Sådan bruger du tilstedeværelsesverificering

Siden Tilstedeværelsesverificering er et dedikeret værktøj til sikkerhedspersonale og modtagere, der skal verificere gæster ved indgangen til dit arrangement. Ved hjælp af scanning af QR-koder eller manuel opslag kan du hurtigt bekræfte gæstens identitet og holde styr på, hvem der er ankommet.

Denne guide er til sikkerhedspersonale og eventpersonale, der bruger verifikationssiden ved indgangen til arrangementet.

Opsætning af tilstedeværelsesverificering

Før denne funktion kan bruges, skal arrangøren aktivere den i RSVP-indstillingerne. Se afsnittet Attendance Settings i tilpasningsguiden for detaljer.

For arrangører

Gå til dit RSVP-dashboard, og klik på fanen Invitation
Rul ned til Attendance Settings
Aktivér "QR Code Access" for at slå gæsteverificering til
Angiv en adgangskode (minimum 6 tegn)
Klik på "Copy Link" under Security Staff Access for at få URL'en til verifikationssiden
Del linket og adgangskoden med dit sikkerhedsteam

Adgang til verifikationssiden

For sikkerhedspersonale

Åbn verifikationslinket, som du har fået af arrangøren
Indtast den adgangskode, du har fået
Klik på "Verify Password"

Når du er logget ind, ser du den primære verifikationsgrænseflade med en grøn "Live"-indikator, der viser, at du er forbundet.

Log ud

Klik på den røde "Logout"-knap for at afslutte din session. Du skal indtaste adgangskoden igen for at få adgang til siden.

Forstå grænsefladen

Verifikationssiden har to hovedfunktioner:

Start Scanning QR Code

Klik på denne blå knap for at aktivere din enheds kamera og scanne gæsters QR-koder.

Guest List

Klik på den lilla "Guest List"-knap for at se og søge i alle bekræftede gæster. Tallet i parentes viser, hvor mange gæster der er på listen.

Verificering af gæster med QR-koder

Den hurtigste måde at verificere gæster på er ved at scanne deres QR-koder.

Sådan scanner du

Klik på "Start scanning af QR-kode"
Tillad kameraadgang, når du bliver bedt om det
Ret din enheds kamera mod gæstens QR-kode
Scanneren registrerer og læser automatisk koden
Gæsteoplysninger vises på skærmen

Efter scanning

Det, du ser efter en scanning, afhænger af, hvordan arrangøren har opsat invitationen.

Simpel tilstand (ingen gæstenavne indsamlet) — ét kort med:

Gæstens navn (den primære RSVP)
Status (f.eks. "Klar til at deltage")
"Bekræftede gæster" — antal personer i deres selskab
"Markér som ankommet"-knap — registrerer hele selskabet som ankommet

Tilstand med navngivne gæster — når arrangøren har aktiveret Indsaml gæstenavne eller Bordplan, viser kortet hver person i selskabet individuelt:

Hver person har sin egen række, som kan trykkes på
Tryk på et navn for at tjekke personen ind — rækken bliver grøn og viser tidspunktet for indtjekning
Tryk igen for at fortryde (praktisk, hvis du trykker på den forkerte person)
En "Tjek alle ind"-knap markerer hele selskabet på én gang for grupper, der bliver vinket ind samlet
En tæller øverst viser status ("3 af 5 tjekket ind")

Luk scanneren

Klik på "Luk kamera" for at stoppe scanningen og vende tilbage til hovedskærmen.

Manuel gæsteopslag

Hvis en gæst ikke har sin QR-kode, kan du slå vedkommende op manuelt.

Søg efter gæster

Klik på "Guest List" for at åbne gæstepanelet
Brug søgefeltet til at finde gæster efter:
- Navn
- E-mail
- Telefonnummer
Listen filtreres, mens du skriver

Oplysninger i gæstelisten

Listen viser:

Column	Description
Name	Gæstens navn
Status	RSVP-svar (ACCEPTED, DECLINED osv.)
Guests	Antal personer i deres gruppe

Klik på en gæst for at se vedkommendes detaljer og markere tilstedeværelse.

Markering af gæster som ankommet

Når du verificerer en gæst (via QR-scanning eller manuel søgning):

Simpel tilstand

Gennemgå oplysningerne på det grønne bekræftelseskort
Bekræft antallet af gæster i deres selskab
Klik på "Markér som ankommet" for at registrere hele selskabet som ankommet

Tilstand med navngivne gæster

Gennemgå listen med individuelle navne
Tryk på hver person, når de går ind — rækken bliver grøn og registrerer tidspunktet
Tryk på et allerede indtjekket navn igen for at fortryde en fejl
Brug "Tjek alle ind", når hele gruppen ankommer samlet

Selskabet markeres som ankommet i dashboardet, så snart en hvilken som helst person i selskabet er tjekket ind, men arrangøren kan se præcis, hvem der ankom, takket være tidsstempler pr. person. En statistik med "Ankommet ved døren" i deres dashboard viser det samlede antal personer (ikke kun selskaber), der er tjekket ind.

Scan flere gæster

Når du har tjekket gæster ind, skal du klikke på "Scan en anden" for hurtigt at behandle den næste QR-kode i køen.

Seneste aktivitet

Nederst på skærmen ser du en log over Recent Activity, som viser:

Gæstens navn
Verifikationsstatus
Tidsstempel

Det hjælper dig med at følge de seneste check-ins og sikre, at du har behandlet gæsterne korrekt.

Tips til arrangementsdagen

Før arrangementet

Test verifikationssiden og din enheds kamera
Sørg for god belysning ved indgangen til QR-scanning
Hav adgangskoden gemt og klar
Oplad din enhed helt

Under arrangementet

Hold siden åben – "Live"-indikatoren viser, at du er forbundet
Brug QR-scanning for hastighed, når det er muligt
Brug manuelt opslag, når gæster ikke kan finde deres QR-kode
Tjek gæsteantallet for at bekræfte gruppens størrelse

Håndtering af problemer

Gæst ikke fundet: Bed dem om at stave deres navn eller oplyse deres e-mail
QR-koden kan ikke scannes: Prøv manuelt opslag i stedet
Forkert antal gæster: Bekræft med gæsten, før du markerer tilstedeværelse
Forbindelsen mistet: Opdater siden, og log ind igen

Ofte stillede spørgsmål

Q: Hvor får gæster deres QR-koder? A: Gæster modtager en unik QR-kode, når de tilmelder sig (RSVP). Den er inkluderet i deres bekræftelse og kan tilgås via deres RSVP-link.

Q: Hvad hvis der møder en gæst op, som ikke står på listen? A: Vedkommende har måske ikke tilmeldt sig (RSVP) eller er en plus-one. Tjek med arrangøren, eller bed gæsten om at tilmelde sig på stedet, hvis det er muligt.

Q: Kan flere medarbejdere bruge verifikationssiden på samme tid? A: Ja, flere enheder kan være logget ind med samme adgangskode. Det er nyttigt ved arrangementer med flere indgange.

Q: Virker det her offline? A: Nej, der kræves en internetforbindelse for at verificere gæster og registrere fremmøde. "Live"-indikatoren bekræfter, at du er forbundet.

Q: Hvad sker der, hvis jeg markerer den forkerte gæst som ankommet? A: I tilstand med navngivne gæster kan du bare trykke på den samme række igen for at fortryde indtjekningen. I simpel tilstand skal du kontakte arrangøren — de kan se og administrere fremmøderegistreringer fra deres dashboard.

Q: Et selskab på 4 ankommer, men kun 2 personer kom faktisk. Hvad gør jeg? A: Hvis arrangøren har aktiveret Indsaml gæstenavne, skal du kun trykke på de to personer, der faktisk dukkede op. Selskabets status skifter til "Ankommet", men dashboardet registrerer præcis 2 personer ved døren — ikke 4. I simpel tilstand (ingen gæstenavne) kan du kun markere hele selskabet som ankommet — tag det op med arrangøren, hvis præcise optællinger pr. person er vigtige.

Q: Kan jeg se, hvem der allerede er ankommet? A: Arrangøren kan se fremmødestatus i deres dashboard. Verifikationssiden viser din seneste aktivitetslog.

Q: Skal jeg bruge en særlig app? A: Nej, verifikationssiden fungerer i enhver mobilbrowser. Ingen app-installation kræves.

Q: Hvad hvis kameraet ikke vil åbne? A: Tjek, at du har givet kameratilladelser i din browsers indstillinger. Prøv at opdatere siden eller bruge en anden browser.

Q: Kan gæster tjekkes ind mere end én gang? A: Systemet sporer fremmøde, så genscanning af et selskab viser den aktuelle status. I simpel tilstand er selskabet markeret som "allerede tjekket ind". I tilstand med navngivne gæster viser listen præcis, hvem der er ankommet (grønne rækker med tidsstempler), så du kan færdiggøre indtjekningen af dem, der mangler.

Q: Hvad er tallet for "Bekræftede gæster"? A: Det viser, hvor mange personer gæsten har angivet vil deltage (inklusive dem selv og eventuelle plus-ones).

Q: Hvad er forskellen på simpel tilstand og tilstand med navngivne gæster? A: Det afhænger af, hvad arrangøren har slået til:

Simpel tilstand — arrangøren har ikke aktiveret Indsaml gæstenavne. Du tjekker hele selskabet ind med ét tryk. Godt til uformelle arrangementer.
Tilstand med navngivne gæster — arrangøren har indsamlet hver deltagers navn under RSVP. Du markerer hver person individuelt, når de ankommer, og arrangøren ser nøjagtige ankomsttidspunkter pr. person. Godt til bryllupper, firmaarrangementer eller hvor det er vigtigt at vide præcis, hvem der dukkede op.