Sådan bruger du tilstedeværelsesverificering

Siden Tilstedeværelsesverificering er et dedikeret værktøj til sikkerhedspersonale og modtagere, der skal verificere gæster ved indgangen til dit arrangement. Ved hjælp af scanning af QR-koder eller manuel opslag kan du hurtigt bekræfte gæstens identitet og holde styr på, hvem der er ankommet.

Denne guide er til sikkerhedspersonale og eventpersonale, der bruger verifikationssiden ved indgangen til arrangementet.

Opsætning af tilstedeværelsesverificering

Før denne funktion kan bruges, skal arrangøren aktivere den under fanen Check-in i event-dashboardet. Se afsnittet Check-in ved døren i tilpasningsguiden for detaljer.

For arrangører

1. Klik på Invitation i sidebjælken, og åbn fanen Check-in
2. Under Adgangskode til personale skal du klikke på "Angiv adgangskode" — skriv en, eller klik på "Generér" for en færdiglavet (minimum 6 tegn)
3. Slå kontakten Check-in ved døren til
4. Under Check-in-side til dørpersonale skal du klikke på "Kopiér link" (eller lade personalet scanne den lille QR-kode for at åbne siden på deres telefoner)
5. Del linket og adgangskoden med jeres sikkerhedsteam

Når check-in er slået til, viser den samme fane Ankomster live: hvor mange selskaber og gæster der er inde i forhold til forventet, samt de seneste check-ins, efterhånden som de sker. Ændrer du adgangskoden senere, bliver alle enheder, der aktuelt er logget ind på check-in-siden, logget ud.

Håndter døren fra dashboardet

Du behøver ikke selv personalesiden. Når check-in er slået til, kan du i blokken Tjek gæster ind øverst på fanen søge i listen over bekræftede gæster (efter navn, e-mail, telefon eller den korte kode på en gæsts invitation), filtrere til Ikke tjekket ind endnu / Tjekket ind, og trykke på Tjek ind ved et selskab — eller åbne Personer for at afkrydse hver navngiven gæst individuelt. Fortryd omgør en fejlagtig check-in. Scan kode åbner din enheds kamera, så du kan læse en gæsts indgangs-QR-kode direkte.

Åbning af check-in-siden

For dørpersonale

1. Åbn det check-in-link, arrangøren har givet dig (eller scan den lille QR-kode på deres Check-in-fane)
2. Skriv medarbejderadgangskoden — øjenikonet viser, hvad du har skrevet, hvilket er en hjælp ved lange, genererede adgangskoder
3. Tryk på "Åbn check-in"

Siden husker dig på den telefon i 24 timer, så en opdatering eller et utilsigtet lukket faneblad fører dig direkte tilbage til listen. En grøn "Live"-boble i toppen betyder, at siden modtager ankomster fra alle andre døre i realtid; mens forbindelsen genoprettes, viser den "Forbinder igen", og du kan fortsætte med at arbejde.

Log ud

Tryk på ⋮-menuen i øverste højre hjørne, og vælg "Log ud". Den samme menu har "Opdater listen", hvis du nogensinde vil tvinge gæstelisten til at genindlæse.

Forstå skærmen

Alt, hvad du skal bruge, er på én skærm — der er ikke noget at åbne eller slå til/fra:

Ankomsttæller

Øverst viser "25 af 90 gæster inde" og en fremdriftslinje, hvor mange personer der er ankommet i forhold til, hvor mange der forventes, med antallet af selskaber ved siden af. Tælleren opdateres live, efterhånden som enhver enhed tjekker folk ind.

Seneste ankomster

Når andre døre (eller arrangøren fra dashboardet) tjekker nogen ind, glider et lille grønt chip med navn og tidspunkt ind under tælleren. Det er en stille log, ikke en pop-up — intet afbryder det, du er i gang med.

Søgning og filtre

Søgefeltet er altid synligt. Under det viser chipsene Alle / Ikke tjekket ind endnu / Tjekket ind live-tal, så du hurtigt kan se, hvor mange selskaber der stadig forventes.

Gæstelisten

Hvert bekræftet selskab er en række: navnet, selskabets størrelse (eller "2 af 4 inde" for selskaber med navngivne gæster) og — når de er inde — tidspunktet, de ankom. Rækker, der er inde, bliver grønne med et flueben; en halvt udfyldt cirkel betyder, at kun nogle af et navngivet selskab er ankommet.

Scan kode

Den store "Scan kode"-knap nederst på skærmen åbner kameraet i fuld skærm.

Bekræft gæster med QR-koder

Den hurtigste måde at tjekke gæster ind på er ved at scanne deres indgangskoder.

Sådan scanner du

1. Tryk på "Scan kode"
2. Tillad kameraadgang, når du bliver bedt om det (én gang pr. telefon)
3. Ret kameraet mod gæstens QR-kode — der er en lygteknap til mørke indgange
4. Koden læses automatisk, og selskabet glider op fra bunden af skærmen

Koder, der ikke er Fotify-indgangskoder, eller som hører til et andet event, viser en kort besked nederst i kameravisningen, og scanneren fortsætter med at køre.

Efter scanning

Det, du ser, afhænger af, hvordan arrangøren har sat invitationen op.

Simpel tilstand (ingen gæstenavne indsamlet) — selskabskortet viser:

• Et statusbånd: "2 gæster bekræftet" for et selskab, der ikke er ankommet, eller "Allerede inde siden 21:14", hvis de er
• Selskabets navn
• Én stor "Tjek 2 gæster ind"-knap — tryk på den, og båndet bliver grønt: "Alt klar - lad dem komme ind"

Tilstand med navngivne gæster — når arrangøren har aktiveret Indsaml gæstenavne eller bruger bordplan, viser kortet hver person i selskabet individuelt:

• Hver person har sin egen række, som kan trykkes på
• Tryk på et navn for at tjekke personen ind — rækken bliver grøn og viser tidspunktet for indtjekning
• Tryk igen for at fortryde (praktisk, hvis du trykker på den forkerte person)
• "Tjek alle ind (3)" markerer hele selskabet på én gang for grupper, der bliver vinket ind samlet
• Båndet øverst viser status ("2 af 3 personer inde")
• Alle, som selskabet har angivet kommer ikke (en invitation til tre, der blev bekræftet som én), vises med et "Kommer ikke"-badge og kan ikke tjekkes ind — døren giver adgang efter det, RSVP'en siger, ligesom et afslået selskab ikke kan tjekkes ind. Dukker de alligevel op, opdaterer arrangøren selskabets RSVP fra siden Gæster (hæver antallet eller tilføjer personen igen), og så bliver de mulige at tjekke ind

Næste gæst

Tryk på "Scan næste" for at gå direkte tilbage til kameraet til den næste person i køen, eller "Færdig" for at lukke scanneren og vende tilbage til listen. Telefonen giver et kort vibrationssignal ved hver vellykket check-in, så du kan holde øje med køen.

Manuelt gæsteopslag

Hvis en gæst ikke har sin QR-kode, kan du slå vedkommende op på navn — listen er allerede på skærmen.

Søg efter gæster

1. Tryk på søgefeltet øverst, og begynd at skrive:
   • Navn (inklusive navnene på deres ledsagere)
   • E-mail
   • Telefonnummer
   • Den korte kode, der er trykt under QR-koden på deres invitation
2. Listen indsnævres, mens du skriver. Accenter er ligegyldige — "jose" finder "José"
3. Brug chipsene Alle / Ikke tjekket ind endnu / Tjekket ind til at indsnævre listen — praktisk sidst på aftenen for at se, hvem der stadig forventes
4. Hvis kun ét selskab matcher, åbner et tryk på Enter på tastaturet det med det samme

Tjek ind fra listen

• Et selskab uden navngivne gæster har en "Tjek ind"-knap direkte på sin række — ét tryk, og de er inde, uden ekstra skærmbillede
• Et selskab med navngivne gæster viser "0 af 3 inde"; tryk på rækken for at åbne kortet og afkrydse personer individuelt
• Et selskab, der allerede er inde, viser ankomsttidspunktet på sin række; tryk på det, hvis du skal fortryde

Markering af gæster som ankommet

Uanset om et selskab kommer fra en scanning eller fra listen, fungerer kortet på samme måde:

Simpel tilstand

1. Tjek antallet af gæster i båndet ("2 gæster bekræftet") mod dem, der står foran dig
2. Tryk på "Tjek 2 gæster ind" — båndet bliver grønt
3. Markerede du det forkerte selskab? Åbn det igen, og tryk på "Fortryd check-in" under navnet

Tilstand med navngivne gæster

1. Gennemgå listen med individuelle navne
2. Tryk på hver person, når de går gennem døren — rækken bliver grøn og registrerer tidspunktet
3. Tryk på et allerede indtjekket navn igen for at fortryde en fejl
4. Brug "Tjek alle ind", når hele gruppen ankommer samlet

Selskabet markeres som ankommet i dashboardet, så snart en hvilken som helst person i selskabet er tjekket ind, men arrangøren kan se præcis, hvem der ankom, takket være tidsstempler pr. person. En statistik med "Ankommet ved døren" i deres dashboard viser det samlede antal personer (ikke kun selskaber), der er tjekket ind.

Allerede tjekket ind

Hvis du scanner en kode (eller åbner et selskab), der allerede er inde, viser den et ravgult bånd med ankomsttidspunktet — "Allerede inde siden 21:14" — i stedet for endnu en check-in-knap. Det er dit tegn på, at koden er brugt før: enten er gæsten gået ud og kommet tilbage, eller også har en anden gæstens kode. Det er ikke muligt at tjekke det samme selskab ind to gange ved et uheld.

Seneste ankomster

Under ankomsttælleren viser en række grønne chips de seneste personer, der er tjekket ind fra enhver enhed, hver med tidspunktet. Den opdateres, i det øjeblik en kollega ved en anden indgang (eller arrangøren fra dashboardet) tjekker nogen ind, og en fortrydelse fjerner chippen igen.

Brug den til at bekræfte, at en check-in gik igennem, eller til at opdage et selskab, der lige er blevet lukket ind ved den anden dør, når de dukker op ved din.

Tips til eventdagen

Før eventet

• Test verifikationssiden og din enheds kamera
• Sørg for god belysning ved indgangen til QR-scanning
• Hav adgangskoden gemt og klar
• Oplad din enhed helt

Under eventet

• Hold siden åben - "Live"-boblen viser, at du er forbundet, og siden holder skærmen tændt, mens du arbejder
• Brug QR-scanning for hastighed, når det er muligt
• Skift til søgning, når gæster ikke kan finde deres QR-kode - listen er altid på skærmen
• Tjek gæsteantallet i båndet mod personerne foran dig, før du trykker på tjek ind

Håndtering af problemer

• Gæst ikke fundet: Bed dem om at stave deres navn eller oplyse deres e-mail
• QR-koden kan ikke scannes: Prøv manuelt opslag i stedet
• Forkert antal gæster: Bekræft med gæsten, før du markerer tilstedeværelse
• Forbindelsen mistet: Headeren viser "Forbinder igen"; siden fortsætter, hvor den slap, og genindlæser selv listen. Brug ⋮ → Opdater listen, hvis du vil være sikker
• Bedt om adgangskoden igen: Arrangøren har ændret medarbejderadgangskoden eller slået check-in fra - få den aktuelle adgangskode fra dem, og log ind igen

Ofte stillede spørgsmål

Q: Hvor får gæster deres QR-koder? A: Så snart en gæst accepterer, vises der en Indgang-sektion med deres personlige QR-kode på deres invitation (deres RSVP-link), hvor de kan gemme den på deres telefon. Tre dage før eventet indeholder den automatiske påmindelse før begivenheden også koden og dens korte reservekode, medmindre arrangøren har slået det fra i påmindelsens indstillinger.

Q: Hvad hvis der møder en gæst op, som ikke står på listen? A: Vedkommende har måske ikke tilmeldt sig (RSVP) eller er en plus-one. Tjek med arrangøren, eller bed gæsten om at tilmelde sig på stedet, hvis det er muligt.

Q: Kan flere medarbejdere bruge verifikationssiden på samme tid? A: Ja, flere enheder kan være logget ind med samme adgangskode. Det er nyttigt ved arrangementer med flere indgange.

Q: Virker det her offline? A: Nej, der kræves en internetforbindelse for at verificere gæster og registrere fremmøde. "Live"-indikatoren bekræfter, at du er forbundet.

Q: Hvad sker der, hvis jeg markerer den forkerte gæst som ankommet? A: I tilstand med navngivne gæster skal du bare trykke på den samme række igen for at fortryde check-in'en. I simpel tilstand skal du åbne selskabet igen (tryk på dets række eller genscan) og trykke på Fortryd check-in. Arrangøren kan også fortryde enhver check-in fra fanen Check-in i sit dashboard.

Q: Et selskab på 4 ankommer, men kun 2 personer kom faktisk. Hvad gør jeg? A: Hvis arrangøren har aktiveret Indsaml gæstenavne, skal du kun trykke på de to personer, der faktisk dukkede op. Selskabets status skifter til "Ankommet", men dashboardet registrerer præcis 2 personer ved døren — ikke 4. I simpel tilstand (ingen gæstenavne) kan du kun markere hele selskabet som ankommet — tag det op med arrangøren, hvis præcise optællinger pr. person er vigtige.

Q: Kan jeg se, hvem der allerede er ankommet? A: Ja — tælleren øverst viser, hvor mange selskaber og gæster der er inde, chipsene Tjekket ind / Ikke tjekket ind endnu filtrerer listen, og seneste ankomster fra alle døre vises under tælleren. Arrangøren ser de samme ankomster live under fanen Check-in i sit dashboard.

Q: Skal jeg bruge en særlig app? A: Nej, verifikationssiden fungerer i enhver mobilbrowser. Ingen app-installation kræves.

Q: Hvad hvis kameraet ikke vil åbne? A: Tjek, at du har givet kameratilladelser i din browsers indstillinger. Prøv at opdatere siden eller bruge en anden browser.

Q: Kan gæster tjekkes ind mere end én gang? A: Nej. Genscanning af et selskab viser dets aktuelle status: i simpel tilstand et ravgult bånd "Allerede inde siden …" med ankomsttidspunktet, i tilstand med navngivne gæster listen over præcis, hvem der er ankommet (grønne rækker med tidsstempler), så du kan færdiggøre indtjekningen af dem, der mangler.

Q: Hvad betyder "2 gæster bekræftet"? A: Hvor mange personer gæsten har angivet vil deltage (inklusive dem selv og eventuelle plus-ones). Check-in-knappen gentager tallet, så du kan sammenligne det med, hvem der faktisk er dukket op.

Q: Hvad er forskellen på simpel tilstand og tilstand med navngivne gæster? A: Det afhænger af, hvad arrangøren har slået til:

• Simpel tilstand — arrangøren har ikke aktiveret Indsaml gæstenavne. Du tjekker hele selskabet ind med ét tryk. Godt til uformelle arrangementer.
• Tilstand med navngivne gæster — arrangøren har indsamlet hver deltagers navn under RSVP. Du markerer hver person individuelt, når de ankommer, og arrangøren ser nøjagtige ankomsttidspunkter pr. person. Godt til bryllupper, firmaarrangementer eller hvor det er vigtigt at vide præcis, hvem der dukkede op.