Sådan administrerer du din gæsteliste

Siden Gæster i dit dashboard er det sted, hvor du tilføjer, administrerer og følger alle deltagere til dit event. Uanset om du tilføjer gæster én ad gangen eller importerer hundredvis fra et regneark, gør Fotify det nemt at holde din gæsteliste organiseret.

Du behøver ikke en RSVP-invitation for at bygge din gæsteliste — siden fungerer på egen hånd, og alt forbindes automatisk, hvis du opretter en invitation senere.

Sådan får du adgang til gæstelisten

1. Gå til dit event-dashboard på dashboard.fotify.app
2. Vælg dit event, og klik på "Gæster" i sidepanelet

Du vil se din komplette gæsteliste med svarstatusser og handlingsknapper.

Bemærk: De handlinger, du kan dele pr. gæst (kopiér invitation, kopiér invitationslink, send fra min e-mail, WhatsApp) vises, når du har sat din invitation op og aktiveret RSVP — indtil da er der endnu ikke noget at dele. Et banner på siden fører dig til opsætningen, når du er klar.

Forstå gæstelisten

Filtrering af gæster

Al filtrering foregår i én filterlinje øverst på siden Gæster. Alle filtre kombineres (OG), så du kan stable dem for at besvare præcise spørgsmål som "VIP'er, der ikke har svaret, og som har et telefonnummer."

Status er et sæt chips, og det er multivalg — klik på lige så mange, du vil:

Chip	Viser
Alle	Alle gæster på din liste (rydder statusfilteret)
Accepteret	Gæster, der har bekræftet deltagelse
Afvist	Gæster, der ikke kan deltage
Ikke besvaret	Gæster, der endnu ikke har svaret
Deltog	Gæster, der checkede ind til eventet (når QR-fremmøde er slået til)

Fordi status er multivalg, kan du vise Accepteret + Deltog sammen (alle, der kommer) eller Ikke besvaret + Afvist sammen (alle, du stadig skal følge op på). Hver chip viser en løbende optælling.

Flere filtre (skyderknappen) åbner ekstra dimensioner:

• Kilde — Tilføjet af mig (du har tilføjet dem) versus Selvregistreret (de har tilmeldt sig via et registreringslink)
• Gruppestørrelse — Solo (kun én person) versus Gruppe (2+ personer med plus-ones)
• Har e-mail / Har telefon — kun gæster, du reelt kan e-maile eller sende beskeder til, praktisk lige før en udsendelse

Hvert aktivt filter vises som en fjernbar chip i en opsummeringsrække med en Ryd alle-knap og en løbende "X af Y matcher"-optælling, så du altid ved præcis, hvilken del af listen du kigger på.

Kolonner med gæsteoplysninger

Tabellen viser nøgleoplysninger for hver gæst:

• Navn - Gæstens fulde navn
• E-mail - E-mailadresse (hvis angivet)
• Mobilnummer - Telefonnummer til SMS/WhatsApp
• Gæster - Antal personer i deres selskab (inklusive plus-ones)
• Bekræftet - Hvor mange personer de har bekræftet deltager
• Status - Deres RSVP-svar (Accepteret, Afvist, Ikke besvaret)
• Tags - Farvede chips, der viser de gæstetags, der er anvendt på denne gæst. Klik på knappen + Tilføj tag i rækken for at tilføje eller fjerne tags direkte
• Registreret - Hvornår gæsten blev tilføjet eller selvregistrerede sig
• Handlinger - Hurtige handlingsknapper

Sortering og søgning

• Søg - Brug søgefeltet til at finde gæster efter navn, e-mail, telefon eller — når Indsaml gæstenavne er slået til — en plus-ones navn. Hvis en plus-one matcher, udvides invitationen automatisk, og det matchende navn fremhæves
• Sortér - Klik på en kolonneoverskrift for at sortere listen (f.eks. efter navn, status)

Visning af plus-one-navne (når "Indsaml gæstenavne" er slået til)

Når du har aktiveret Indsaml gæstenavne (eller Bordsætning, som inkluderer det), viser selskaber på 2 eller flere en pil ved siden af hovednavnet. Klik på den for at udvide rækken og se hver plus-one som en indrykket underrække under hovedinvitationen:

• Hver navngiven gæst vises med et "+1"-mærke (eller "Hovedgæst" for den primære)
• Et blyantikon på hver underrække springer direkte til redigering af det pågældende navn
• Hvis et selskab har færre navne end den angivne størrelse, ser du en pladsholder med "N navne endnu ikke angivet" og et link til Tilføj navne
• Under søgning udvides rækker med en matchende plus-one automatisk, så matchet er synligt med det samme — du kan stadig folde manuelt sammen igen, og dit valg huskes, indtil du rydder søgningen

Navne, du redigerer her, og navne, du redigerer på Seating-siden, er de samme navne — ret en stavefejl det ene sted, og begge steder opdateres. En gæst, der senere RSVPer igen, kan ikke overskrive et navn, du har rettet.

Filtrering og tagging af gæster

Fotifys tagsystem lader dig mærke gæster (f.eks. "Familie", "VIP", "Arbejde") og filtrere på dem. Alle detaljer findes i artiklen om gæstetags; her er hvordan tags vises på gæstelisten.

Tagfilterrækken

Filterlinjen indeholder en Tags-række. Den indeholder:

• En chip for hvert tag, du har oprettet (klik for at slå det til/fra som filter)
• En stiplet "+ Nyt tag"-chip, der åbner tag-administrationen, så du kan oprette et direkte
• En "Administrér tags"-knap til højre (omdøb farver, redigér eller slet eksisterende tags)
• Når to eller flere tag-chips er aktive, styrer en Vilkårlig / Alle-skifteknap, om filteret matcher gæster med ét vilkårligt af de valgte tags eller alle

Når et tagfilter er aktivt, viser gæstelisten kun matchende gæster. Klik på den samme chip igen for at fjerne det ene tag, eller brug Ryd alle for at nulstille alle filtre på én gang. Tagfiltre stables med statuschips, søgning og dimensionerne under Flere filtre.

Tag gæster direkte i listen

På enhver gæsterække (skrivebordstabel eller mobilkort) skal du klikke på knappen + Tilføj tag i kolonnen Tags. En rullemenu viser alle tags for eventet; klik for at slå til/fra, og klik derefter på Gem. Eksisterende tags på gæsten vises som farvede chips ved siden af knappen.

Massetagging af valgte gæster

Sådan tagger (eller fjerner du tags fra) mange gæster på én gang:

1. Vælg gæster ved hjælp af afkrydsningsfelterne til venstre for hver række
2. Klik på "Anvend tags" i værktøjslinjen, der vises
3. Vælg en tilstand — Tilføj, Fjern eller Erstat
4. Sæt kryds ved de tags, du ønsker, og klik derefter på den grønne Gem-knap

• Tilføj knytter de valgte tags til alle gæster, oven i deres eksisterende
• Fjern fjerner de valgte tags fra alle gæster
• Erstat fjerner deres nuværende tags og sætter præcis den valgte liste

Tilføj gæster enkeltvis

Sådan tilføjer du én gæst:

1. Klik på knappen "Add Guest"
2. Udfyld gæsteoplysningerne:
   • Navn - Gæstens fornavn (påkrævet)
   • Efternavn - Gæstens efternavn
   • E-mail - E-mailadresse til digitale invitationer
   • Mobilnummer - Telefonnummer i internationalt format med + (f.eks. +14155551234)
   • Antal gæster - Hvor mange personer der er i deres gruppe (standard: 1)
   • SMS-sprog - Tilsidesæt standardsproget for denne gæsts SMS-beskeder
3. Klik på "Add Guest"

Telefonnummerformat

For at SMS- og WhatsApp-funktioner kan virke, skal telefonnumre være i internationalt E.164-format:

• Start med + efterfulgt af landekode
• Ingen mellemrum, bindestreger eller parenteser
• Eksempler: +14155551234 (US), +34612345678 (Spain), +4915112345678 (Germany)

Import af flere gæster (CSV, Excel eller indsæt)

Til store gæstelister kan du importere dem alle på én gang fra en fil eller direkte fra dit regneark.

Sådan importerer du

1. Klik på "Upload gæsteliste"
2. Enten træk og slip din fil (.csv eller Excel .xlsx) på uploadområdet, eller klik på "Eller indsæt rækker fra et regneark" og indsæt de celler, du har kopieret fra Excel eller Google Sheets — inklusive overskriftsrækken
3. Klik på "Upload gæsteliste"

Excel-projektmapper læses fra deres første ark, så du kan uploade den fil, du allerede har din liste i — du behøver ikke gemme den som CSV først. Ældre binære .xls-filer accepteres ikke: åbn dem i Excel, og gem dem som .xlsx.

Import af flere gæster, end din plan tillader

På en plan med en invitationsgrænse (Free omfatter op til 20 invitationer og Photo Gallery op til 20) bliver en liste, der er længere end de invitationer, du har tilbage, stadig importeret. De rækker, der er plads til, tilføjes i filens rækkefølge, og resultatet viser resten som over din plans grænse sammen med et Opgrader for at invitere alle-link. Når du har opgraderet, skal du kun importere de rækker, der ikke var plads til — eller, hvis din fil har en Guest ID-kolonne, uploade hele filen igen: rækker, der allerede står på din liste, opdaterer de gæster i stedet for at blive tilføjet to gange, og rækker, der opdaterer en gæst, tæller aldrig med i din grænse.

Kolonneformat

Kun en Name-kolonne er påkrævet (en fil med en Guest ID-kolonne, der kun opdaterer gæster, som allerede står på din liste, kan udelade den). Alle andre kolonner er valgfrie: udelad dem helt fra filen, eller medtag dem og lad cellerne stå tomme. En fil med en enkelt Name-kolonne og ét navn pr. linje er en gyldig import.

Kolonnenavne genkendes fleksibelt. Store/små bogstaver, mellemrum og tegnsætning er ligegyldigt, og de gængse navne, et regneark allerede bruger, genkendes — for eksempel First Name, Surname, E-mail, Mobile, Party Size, samt Fornavn, Efternavn, Vorname, Nachname, Prénom, Nom, Telefono og lignende. Du behøver ikke omdøbe dine overskrifter til dem nedenfor; de er blot, hvad skabelonen bruger.

Kolonner, Fotify ikke genkender, springes over, og importresultatet lister dem, så du ved, at intet fra dem blev gemt.

Kolonne	Påkrævet	Beskrivelse
Name	Ja	Gæstens fornavn (et fuldt navn virker også)
LastName	Nej	Gæstens efternavn
Email	Nej	E-mailadresse. Rækker med en forkert formateret adresse (f.eks. john@) rapporteres og springes over — ret værdien, eller lad cellen stå tom
Phone	Nej	Telefon med + og landekode (f.eks. +14155551234). Mellemrum, bindestreger, punktummer og parenteser fjernes automatisk, og et indledende 00 bliver til +
Guests	Nej	Antal gæster i selskabet (standard: 1)
Locale	Nej	Sprogkode til SMS og e-mail (en, es, fr, de, it, pt osv.). SmsLocale og MessagingLocale accepteres stadig af hensyn til bagudkompatibilitet
Tags	Nej	Tagnavne, der skal anvendes på denne gæst, adskilt med | (pipe). Manglende tags oprettes automatisk
DisplayAlias	Nej	Vist navn, der bruges i beskeder i stedet for Name + LastName (f.eks. "Adam & Susan", "The Smith Family"). Nyttigt til par, familier og grupper
IsPlural	Nej	Sæt til true (eller yes / 1), når invitationen er til flere personer, så beskeder bruger flertalsform i understøttede sprog (svensk, spansk, fransk, italiensk, portugisisk, hollandsk, polsk, arabisk, hebraisk, dansk). Standard er false
Status	Nej	RSVP-svar, du allerede har for denne gæst: Accepted, Declined, Attended eller Not Answered. Standard er Not Answered
Confirmed Guests	Nej	Hvor mange personer i selskabet der er bekræftet. Bruges kun, når Status er Accepted eller Attended; standard er hele gruppens størrelse
Guest ID	Nej	Dit eget ID for gæsten, f.eks. ID'et fra den RSVP-app eller det regneark, listen kommer fra. En række, hvis Guest ID allerede findes på din liste, opdaterer den gæst i stedet for at tilføje en dublet. Overskrifterne ID og External ID genkendes også

Eksempel på CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural,Status,Confirmed Guests,Guest ID
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,,,,G-001
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true,Accepted,2,G-002
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true,Accepted,2,G-003
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,,Declined,,G-004
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,,Not Answered,,G-006

Opdatering af gæster, du allerede har importeret

Tilføj en Guest ID-kolonne, så bliver importen en opdatering for hver gæst, den allerede kender:

• Dine egne ID'er: skriv det ID, hver gæst har i din anden RSVP-app eller dit regneark, i kolonnen Guest ID (en overskrift, der hedder ID, virker også). Den første upload tilføjer gæsterne og husker deres ID'er; hver senere upload af det samme ark opdaterer de gæster og tilføjer kun de nye rækker.
• Lister, du har eksporteret fra Fotify: hver Excel- og CSV-eksport starter med en Guest ID-kolonne. Redigér filen — ændr statusser, ret navne, tilføj telefonnumre — og upload den igen for at opdatere alle på stedet.
• Tomme celler bevarer gæstens nuværende oplysninger. En fil med kun kolonnerne Guest ID og Status ændrer statusser og intet andet. Tags i filen føjes til gæstens eksisterende tags.
• Opdaterede gæster følger de samme regler, som når du redigerer dem manuelt: markerer du nogen som Accepteret, tælles hele deres selskab med, og sænker du Guests til under det antal personer, der allerede er navngivet på invitationen, afvises den række.
• Hvert Guest ID må kun forekomme én gang pr. fil, og kun gæster på dette events liste bliver matchet. En række med et ID, der ikke står på din liste, tilføjes som en ny gæst (den skal have et Name).

Importresultatet viser, hvor mange gæster der blev tilføjet, hvor mange eksisterende gæster der blev opdateret, og hvor mange der allerede havde aktuelle oplysninger.

Tips til CSV-import

• Klik på "Download simpel skabelon (kun navn)" for den mindste gyldige fil, eller "Download eksempel" for en skabelon med alle kolonner
• E-mail og telefon er valgfrie – lad dem stå tomme, hvis de ikke er tilgængelige
• Både komma- og semikolonseparerede filer accepteres (Excel i det meste af Europa gemmer CSV med semikolon); tabulatorseparerede filer virker også
• Navne med accenttegn overlever, uanset hvilken tegnkodning dit regneark brugte: UTF-8, Windows/ANSI og Excels "Unicode Text" registreres alle automatisk
• En fil (eller indsættelse), der kun er én kolonne med navne uden overskriftsrække, importeres som en liste med navne
• Filer op til 5 MB accepteres
• En række, hvis Name-celle er tom, springes over og vises i resultatet; de øvrige rækker importeres stadig
• Hvis du ser "Missing required column: Name", har den første linje i din fil ingen overskrift, Fotify kan læse som gæstens navn. Beskeden lister de overskrifter, den fandt — omdøb en af dem til Name (eller First Name, Full Name …)
• Understøttede beskedsprog: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
• Hvis Locale er tom, modtager gæsten SMS og e-mail på dit events standardsprog
• Tags-kolonnen: adskil flere tags med | (f.eks. Family|VIP). Ethvert tagnavn, der ikke allerede findes for eventet, oprettes automatisk med en standardfarve — du kan ændre farven senere i Manage tags
• DisplayAlias: når det er angivet, bruges dette navn i SMS, e-mails og på RSVP-siden (erstatter også {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} og {{FULLNAME}} i tilpassede beskedskabeloner). Lad feltet være tomt for at bruge den normale Name + LastName
• Status: brug det til at importere en liste, du allerede har indsamlet et andet sted, eller til at flytte en gæsteliste mellem events. Eksporterede gæstelister indeholder allerede denne kolonne, så en eksport kan genimporteres med de samme svar — og fordi eksporter også indeholder et Guest ID, opdaterer en ny upload af en eksport til det samme event gæsterne i stedet for at tilføje kopier. Undlad kolonnen (eller lad den stå tom), og alle importeres som Not Answered
• IsPlural: betyder kun noget i sprog, der skelner mellem ental/flertal i 2. person — f.eks. svensk "du är inbjuden" (ental) bliver til "ni är inbjudna" (flertal). For engelsk, tysk, russisk og andre sprog uden den skelnen ignoreres feltet

Handlingsknapper for gæster

Hver gæsterække har handlingsknapper til hurtig administration:

Ikon	Handling	Beskrivelse
Blyant	Redigér	Ret gæsteoplysninger (navn, e-mail, telefon, gæster, status)
Øje	Vis	Se alle gæsteoplysninger uden at foretage ændringer
Kopiér	Kopiér invitation	Kopiér gæstens invitation — den designede e-mail til en mailklient, din beskedskabelon alle andre steder
Link	Kopiér invitationslink	Kopiér kun gæstens RSVP-link — ingen beskedtekst — klar til at indsætte hvor som helst
Kuvert	Send fra min e-mail	Kopiér den designede invitation, og åbn din mailklient, adresseret til den pågældende gæst, klar til at du indsætter den (hvis e-mail er angivet)
WhatsApp	WhatsApp	Åbn WhatsApp Web med forududfyldt besked (hvis telefonnummer er angivet)
Personer	Administrér navne	Tilføj eller redigér plus-one-navne (vises, når Gæstenavne eller Bordsætning er slået til)
Papirkurv	Slet	Fjern gæst fra listen (kræver bekræftelse)

Kopiér invitation vs. Kopiér invitationslink: Kopiér lægger gæstens invitation på din udklipsholder i to former på én gang, og det, du indsætter i, vælger selv den version, det forstår — indsæt i Outlook eller Gmail, og du får den designede invitation med forsidebillede og RSVP-knap; indsæt i WhatsApp eller en notatapp, og du får den personlige tekstbesked (hilsen + link + eventuel skabelontekst). Link-ikonet kopierer kun den rene URL, perfekt til en kalenderinvitation, en Instagram-story eller andre steder, hvor en hel besked ville være for meget.

Mobilvisning

På mobilenheder er handlingsknapperne tilgængelige via en menu (tre prikker) nederst til højre på hvert gæstekort.

Send invitationer til gæster

Når du har tilføjet gæster, skal du sende dem deres personlige RSVP-links.

Kopiér og indsæt

1. Klik på Kopiér-ikonet for en gæst
2. Vent på fluebenet — invitationen er på din udklipsholder, når det vises
3. Indsæt i e-mail, sms eller den beskedapp, du foretrækker

Indsæt i en mailklient, og du får den designede invitation; indsæt andre steder, og du får den almindelige personlige besked. Du vælger ikke selv — den app, du indsætter i, tager den version, den kan vise.

Kopiér kun linket

1. Klik på Link-ikonet for en gæst
2. Kun det rene RSVP-link kopieres — ingen beskedtekst
3. Indsæt det i en kalenderinvitation, en Instagram-story, en gruppechat, eller hvor som helst en hel besked ville være for meget

Har du brug for alle gæsternes links på én gang? Download listen som Excel eller CSV — RSVP Link-kolonnen indeholder hver gæsts personlige link.

Send fra din egen e-mail

1. Klik på Kuvert-ikonet (kun synligt for gæster med e-mailadresser)
2. Den designede invitation kopieres, og din mailklient åbner, adresseret til den pågældende gæst med emnefeltet allerede udfyldt
3. Klik ind i den tomme beskedtekst, og indsæt (Ctrl+V, eller Cmd+V på en Mac), og send derefter

Dette sender invitationen fra din egen postkasse i stedet for vores. Det er løsningen at gribe til, når en gæsts arbejdsgiver filtrerer vores e-mails til spam — se Sådan sender du e-mailinvitationer for, hvornår det sker, og hvordan du opdager det.

To ting, du bør vide. Beskedteksten åbner tom med vilje, så husk at indsætte, inden du sender. Og fordi det er din mailklient, der sender, dukker disse invitationer ikke op i Fotifys statistik for åbninger og klik — RSVP'er tælles dog stadig med som normalt.

Outlook på nettet: Outlook indsætter som standard med sin egen formatering, hvilket fjerner invitationens farver og baggrunde og efterlader dig med almindelig sort tekst. Det er en indstilling i Outlook, ikke et problem med invitationen. Lige efter du indsætter, vises der en lille knap til indsætningsindstillinger nederst til venstre i beskeden — klik på den, og vælg Keep source formatting (også vist som "Paste as is"), så kommer designet tilbage. Du kan gøre det til standard under Settings → Mail → Compose and reply.

Ældre Outlook til Windows: Denne version skriver beskeder via Word, så invitationen ankommer med layout, farver, billeder og skrifttyper intakte, men afrundede hjørner kan komme til at fremstå firkantede. Alt forbliver læsbart, og alle links virker. Gmail og Apple Mail viser invitationen som designet.

WhatsApp direkte

1. Klik på WhatsApp-ikonet (kun synligt for gæster med telefonnummer)
2. WhatsApp Web åbner med en forududfyldt invitationsbesked
3. Send beskeden direkte

WhatsApp-sporing

• Gæster, du har sendt beskeder til via WhatsApp, får en diskret grøn baggrund
• Det hjælper dig med at holde styr på, hvem der har modtaget deres invitation
• Brug "Reset All Sent" for at rydde denne sporingshistorik og starte forfra

Eksport af din gæsteliste

Klik på "Download" i værktøjslinjen på siden Gæster, og vælg et format: Excel (.xlsx) til sortering og redigering, CSV (.csv) til import i andre værktøjer, eller PDF (.pdf) til et printklart dokument.

Eksporter respekterer dine aktive filtre og sorteringsrækkefølge. Det, gæstetabellen viser lige nu, er præcis det, der havner i filen — samme rækker, samme rækkefølge — så du kan downloade netop Accepterede VIP'er eller Selvregistrerede gæster uden telefonnummer. Vil du have hele listen? Klik på Clear all først.

Filer navngives efter dit event og eksportdatoen (f.eks. my-wedding-guests-2026-07-09.xlsx), så flere downloads aldrig overskriver hinanden.

Hver gæsts personlige RSVP-link er med. Excel- og CSV-filerne har en RSVP Link-kolonne med hver gæsts eget link — det samme, som Link-ikonet kopierer, og som dine invitations-e-mails bruger, på dit brugerdefinerede domæne, hvis du har et. Brug den til brevfletning fra Gmail eller Outlook eller til masseudsendelse fra et andet beskedværktøj. Kolonnen springes over, når du importerer en fil, så hver importeret gæst får sit eget nye link.

Eksporterede filer starter med en Guest ID-kolonne. Den indeholder dit eget ID for gæsten, hvis du importerede et, og ellers Fotifys ID. Redigér filen, og upload den igen til dette event, så bliver de gæster opdateret på stedet i stedet for at blive tilføjet en gang til.

Download som Excel (anbefales til regneark)

1. Klik på "Download" → Excel (.xlsx)
2. Arket Guests indeholder alle gæsteoplysninger, svar, hvert brugerdefineret felt fra din tilmeldingsformular (f.eks. rolle, organisation, kostbehov) som sin egen kolonne, en Tags-kolonne og en RSVP Link-kolonne med hver gæsts personlige invitationslink (klikbart) — med overskriftsrækken fastgjort og kolonnefiltre allerede aktiveret, så du straks kan sortere og opdele efter ethvert kriterie
3. Et andet ark, Summary, viser dine svarstatistikker på et øjeblik: samlede invitationer, accepteret, afvist, ikke besvaret, deltog og bekræftet gæsteantal
4. Åbner korrekt i Excel, Google Sheets og Numbers uanset din computers regionale indstillinger

Download som CSV

1. Klik på "Download" → CSV (.csv)
2. Filen indeholder alle gæsteoplysninger, svar, brugerdefinerede feltværdier, en Tags-kolonne (tagnavne adskilt med lodrette streger — samme format som accepteres ved import, så data kan gå frem og tilbage uden problemer) og en RSVP Link-kolonne med hver gæsts personlige invitationslink
3. Når Indsaml gæstenavne er aktiveret, får CSV-filen også en Plus Ones-kolonne lige efter Guests — hver ikke-hovedgæst adskilt med lodrette streger (f.eks. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). Kolonnen udelades, når navneindsamling er slået fra, så CSV-formatet forbliver forudsigeligt for events, der ikke bruger funktionen. Den samme kolonne findes også i Excel-eksporten
4. Hvis CSV-filen åbner med alt i én kolonne i Excel, skal du bruge Excel (.xlsx)-formatet i stedet — det påvirkes ikke af regionale listeseparator-indstillinger

Download som PDF

1. Klik på "Download" → PDF (.pdf)
2. Der genereres en formateret PDF med dit eventnavn, dato og en oversigt over svarstatistikker
3. PDF'en indeholder alle gæstedetaljer i et pænt tabellayout, med en Tags-kolonne, der viser hver gæsts tagnavne som kommaseparet tekst

Bemærk: brugerdefinerede tilmeldingsfelter (f.eks. rolle, organisation) er ikke inkluderet i PDF'ens faste layout — download Excel- eller CSV-formatet, når du har brug for disse kolonner.

Når Indsaml gæstenavne er aktiveret, inkluderer PDF'en også:

• Indrykkede underrækker for hver plus-one-gæst under hovedinvitationen, med angivelse af deres individuelle navn

Når Bordsætning også er slået til, viser hver underrække derudover den pågældende persons tildelte bord i en ny Table-kolonne.

Dette gør PDF'en ideel til:

• At printe en gæsteliste til stedet eller dørpersonalet
• At dele med leverandører (cateringfirmaer, eventplanlæggere), der ikke bruger regneark
• At have en fysisk backup til eventet
• At tjekke bordtildelinger med et øjeblik

Håndtering af gæstesvar

Redigering af et svar

Hvis en gæst kontakter dig for at ændre deres RSVP:

1. Klik på Redigér-ikonet (blyanten) for den pågældende gæst
2. Opdatér deres status (Accepteret, Afvist)
3. Justér antallet af bekræftede gæster, hvis nødvendigt
4. Gem ændringerne

Angivelse af status for mange gæster på én gang

Har du indsamlet svar et andet sted — i en anden RSVP-app, på en papirliste, over telefonen? Angiv dem i ét hug i stedet for at redigere hver gæst:

1. Vælg gæsterne med afkrydsningsfelterne (brug "Vælg alle N matchende" for at dække alle sider, f.eks. efter at have filtreret efter Ikke besvaret)
2. Klik på "Angiv status" i værktøjslinjen for markeringen
3. Vælg Accepteret, Afvist, Ikke besvaret eller Deltog
4. Klik på "Opdater N gæster" for at anvende ændringen

Hver gæst opdateres præcis, som hvis du havde redigeret dem manuelt: Accepteret tæller hele deres selskab med (en gæst med 3 pladser tæller som 3), Afvist og Ikke besvaret tager dem ud af deltagerantallet, og Deltog markerer dem som tjekket ind. Gæster, der allerede havde den status, forbliver uændrede. Den nye status erstatter det, gæsten selv har svaret, så dobbelttjek din markering først.

Se svardetaljer

Klik på Vis-ikonet (øjet) for at se:

• Alle gæsteoplysninger
• Deres RSVP-svar
• Eventuelle kommentarer, de har indsendt
• Svar på brugerdefinerede felter

Sletning af gæster

Sådan fjerner du en gæst:

1. Klik på Slet-ikonet (papirkurven)
2. Bekræft sletningen

Sådan sletter du flere gæster:

• Vælg gæster ved hjælp af afkrydsningsfelterne
• Klik på "Delete all (X)" for at fjerne de valgte gæster

Handler du på en filtreret liste på tværs af sider? Når flere gæster matcher dine filtre, end der er plads til på den nuværende side, viser værktøjslinjen en knap med "Vælg alle N matchende". Den vælger alle matchende gæster på tværs af alle sider, så massehandlinger som Anvend tags, Angiv status eller sletning virker på hele det filtrerede sæt — ikke kun den side, du kan se.

Tips til administration af gæstelisten

Før dit event

• Tilføj alle gæster, før du sender invitationer
• Dobbelttjek at telefonnumre er i internationalt format
• Brug CSV-import til store lister for at spare tid
• Indstil passende SMS-sprog for internationale gæster

Følg svar

• Tjek filteret Not Answered regelmæssigt for at følge op
• Brug WhatsApp-sporing til at se, hvem der har modtaget invitationer
• Eksportér listen med jævne mellemrum for at følge udviklingen

Følg op

• For gæster, der ikke har svaret, kan du bruge Copy-, Kuvert- eller WhatsApp-knapperne til at sende påmindelser
• Overvej at bruge SMS-funktionen til masse-påmindelser

Ofte stillede spørgsmål

Q: Er der en grænse for, hvor mange gæster jeg kan tilføje? A: Det afhænger af din plan. Free-events omfatter op til 20 invitationer og Photo Gallery-events op til 20, begge med digitale invitationer og RSVP. Fra Premium-planen og opefter, og på abonnements-events, er gæstelisten ubegrænset. Grænsen tæller invitationer, ikke personer: en gruppe på fire på én invitation bruger én. På en plan med loft viser siden Gæster, hvor mange invitationer du har brugt, og — hvis dit tilmeldingslink har måttet afvise folk, fordi listen var fuld — hvor mange gæster der forsøgte at svare, efter at den blev fuld, ved siden af en opgraderingsknap. En import af en gæsteliste, der er længere end dine resterende invitationer, tilføjer de rækker, der er plads til, og viser resten (se Import af flere gæster, end din plan tillader).

Q: Kan jeg tilføje gæster, efter jeg har sendt invitationer? A: Ja! Du kan tilføje nye gæster når som helst. Husk blot at sende dem deres invitationslink.

Q: Hvad sker der, hvis jeg sletter en gæst, der allerede har svaret? A: Deres svar fjernes permanent. Hvis de forsøger at bruge deres gamle RSVP-link, virker det ikke længere.

Q: Kan jeg ændre en gæsts RSVP-status manuelt? A: Ja, brug Redigér-knappen til manuelt at opdatere en gæsts status, for eksempel når de ringer for at bekræfte i stedet for at bruge onlineformularen.

Q: Kan jeg markere mange gæster som Accepteret på én gang? A: Ja. Vælg dem med afkrydsningsfelterne (eller "Vælg alle N matchende"), klik på "Angiv status" i værktøjslinjen for markeringen, vælg Accepteret, og anvend ændringen. Det er den hurtigste måde at hente svar ind, som du har indsamlet i en anden RSVP-app, uden at importere listen igen.

Q: Hvorfor kan jeg ikke se WhatsApp-knappen for nogle gæster? A: WhatsApp-knappen vises kun for gæster, der har et gemt telefonnummer. Tilføj deres telefonnummer for at aktivere denne funktion.

Q: Hvad er forskellen mellem kolonnerne "Gæster" og "Bekræftet"? A: "Gæster" er, hvor mange personer du har inviteret i det pågældende selskab. "Bekræftet" er, hvor mange gæsten sagde reelt deltager, da de svarede.

Q: Jeg sænkede antallet af gæster på en invitation, og der skete ikke noget. Hvorfor? A: Tjek, hvad du forventede skulle ændre sig. Selve invitationen forsvinder aldrig — at sænke antallet af gæster ændrer, hvor mange personer den ene invitation dækker, ikke hvor mange invitationer du har, så rækkeantallet og totalen "invitationer" forbliver den samme. Kolonnen Gæster på den række er det, der burde have ændret sig.

Kolonnen Bekræftet udfyldes først, når gæsten svarer, så et selskab, der ikke har svaret, viser en streg der, uanset hvor mange gæster du giver det.

Q: Det vil ikke lade mig sænke antallet af gæster. Hvorfor? A: Fordi den invitation stadig lister personer med navn. Antallet af gæster og personerne skal stemme overens, og vi sletter ikke en gæst, du har navngivet — eller allerede har placeret — bare for at få tallet til at passe, så fjernelsen skal være en beslutning, du selv træffer. Beskeden navngiver, hvem der er i vejen.

Fjern den person først med knappen Personer på den række (Administrér navne), og sænk derefter antallet af gæster. Hvis den person allerede har et bord på Seating-siden, beder fjernelsen dig om at bekræfte, da det også frigør deres sæde. Tomme unavngivne pladsholdere blokerer ikke noget — de bliver ryddet for dig.

Q: Kan jeg importere gæster fra Google Contacts eller en anden app? A: Eksportér dine kontakter som en CSV-fil fra din kontaktapp, formatér den derefter, så den matcher Fotifys CSV-krav, og importér den.

Q: Hvad er forskellen mellem CSV- og PDF-eksporten? A: CSV er bedst til regnearksarbejde — redigering, filtrering og import i andre værktøjer. PDF er et formateret, printklart dokument med dit eventheader og opsummerende statistik, ideelt til deling med leverandører eller print til dørpersonalet ved eventet.

Q: Inkluderer PDF'en bordtildelinger og plus-one-navne? A: Plus-one-navne vises som indrykkede underrækker under hovedinvitationen, når Indsaml gæstenavne er aktiveret. Når Bordsætning også er slået til, tilføjer PDF'en en Table-kolonne, der viser hver persons individuelle bordplacering.

Q: Kan jeg søge efter en plus-ones navn? A: Ja — når Indsaml gæstenavne er slået til, matcher søgefeltet også plus-one-navne. Den matchende invitation udvides automatisk, så du kan se, hvilket medlem af selskabet matchede, med navnet fremhævet. Det er praktisk, når en gæst kontakter dig, og du kun husker navnet på den, der kommer sammen med dem, ikke hovedgæsten.

Q: Inkluderer CSV-eksporten plus-one-navne? A: Når Indsaml gæstenavne er aktiveret, tilføjer CSV-filen en Plus Ones-kolonne lige efter Guests, der lister hvert ikke-hovedmedlem af selskabet adskilt med lodrette streger. Når navneindsamling er slået fra, udelades kolonnen, så CSV-formen forbliver konsistent.

Q: Hvordan ved jeg, hvilke gæster jeg allerede har sendt invitationer til? A: Gæster, der er kontaktet via WhatsApp, vises med en grøn baggrund, og gæster, du har sendt til fra din egen mailklient, vises med en ravgul kuvert. Begge dele registreres i den browser, du brugte, så de følger ikke med til en anden enhed. For invitationer sendt af Fotify er e-mailstatistikken det pålidelige register.

Q: Mine gæster siger, de aldrig fik invitationen. Hvad kan jeg gøre? A: Tjek først e-mailstatistikken for at se, om den blev leveret — nogle firmaers e-mailsystemer accepterer en e-mail og lægger den derefter i spammappen, hvilket vises som leveret, men aldrig åbnet. Når et helt firma filtrerer dem fra, kan du bruge Kuvert-ikonet til i stedet at sende den gæsts invitation fra din egen postkasse. Se Sådan sender du e-mailinvitationer for, hvordan du læser statistikken.

Q: Kan gæster svare på RSVP uden først at være tilføjet til listen? A: Til personlige invitationer skal gæster først tilføjes til din liste for at modtage deres unikke RSVP-link. Hvis du derimod aktiverer Registreringsformular-funktionen, kan gæster selvregistrere sig via et offentligt link — de tilføjes automatisk til din gæsteliste, når de udfylder formularen.

Q: Hvad sker der, hvis jeg uploader en CSV-fil med dublerede gæster? A: Uden en Guest ID-kolonne bliver hver række i filen til en ny gæst, så uploader du den samme fil to gange, oprettes hver gæst to gange. Tilføj en Guest ID-kolonne (eller upload en liste, du har eksporteret fra Fotify, som allerede har en), så opdaterer rækker, der matcher en gæst på din liste, den gæst i stedet. Har du allerede dubletter, kan du filtrere listen (f.eks. efter det tag, du importerede med) og bruge "Slet valgte" til at fjerne de ekstra kopier.

Q: Kan jeg importere gæster med tags allerede tilføjet? A: Ja. Tilføj en Tags-kolonne til din CSV-fil med tagnavne adskilt af lodrette streger (f.eks. Family|VIP). Ethvert tag, der ikke allerede findes for eventet, oprettes automatisk med en standardfarve. Se hele arbejdsgangen i artiklen om gæstetags.

Q: Inkluderes tags, når jeg eksporterer gæster? A: Ja — både CSV-eksporten (navne adskilt med lodrette streger) og PDF-eksporten (kommasepareret liste i en Tags-kolonne) inkluderer alle tags, der er anvendt på gæsten. Du kan genimportere CSV-filen for at gendanne tags.

Q: Hvordan tagger jeg mange gæster på én gang? A: Brug afkrydsningsfelterne til at vælge de gæster, du ønsker, og klik derefter på "Anvend tags" i værktøjslinjen. Du kan tilføje, fjerne eller erstatte tags på tværs af alle valgte gæster med ét klik.

Q: Kan jeg filtrere efter mere end én status ad gangen? A: Ja. Statusfilteret er multivalg — klik på lige så mange chips, du vil. Vælg for eksempel Accepteret + Deltog for at se alle, der kommer, eller Ikke besvaret + Afvist for at se alle, du stadig skal følge op på. Status kombineres med tags, søgning og dimensionerne under Flere filtre.

Q: Hvordan kopierer jeg kun en gæsts link uden hele beskeden? A: Klik på Link-ikonet i kolonnen Handlinger. Det kopierer kun den rene RSVP-URL — ingen hilsen eller skabelontekst — så du kan indsætte den i en kalenderinvitation, story eller chat. Det almindelige Kopiér-ikon kopierer stadig hele den personlige besked.

Q: Kan jeg filtrere efter, om en gæst har e-mail eller telefon? A: Ja. Åbn Flere filtre, og slå Har e-mail eller Har telefon til. Det er praktisk lige før en e-mail- eller WhatsApp-udsendelse, så du kun ser gæster, du reelt kan nå.

Q: Kan jeg skelne selvregistrerede gæster fra dem, jeg selv har tilføjet? A: Ja. Under Flere filtre kan du sætte Kilde til Selvregistreret (tilmeldt via et registreringslink) eller Tilføjet af mig.

Q: Inkluderer CSV-/PDF-eksporten kun de gæster, jeg har filtreret til? A: Ja — eksporter respekterer dine aktive filtre, så filen indeholder præcis det, listen viser. Klik på Ryd alle først, hvis du vil eksportere alle.