Sådan bruger du Bordstyring til bordplan

Bordstyring hjælper dig med at organisere bordplanen til dit arrangement. Alle dine gæster indlæses automatisk, når du åbner fanen Tables — farvekodet efter RSVP-status — så du kan begynde planlægningen med det samme. Opret borde, træk gæster for at tildele pladser, redigér navne med det samme, og lad gæster se deres placering direkte i deres invitation.

Aktivering af Bordstyring

Før du kan oprette borde, skal du aktivere funktionen:

Gå til dit event-dashboard på dashboard.fotify.app
Vælg dit arrangement, og klik på "RSVP" i sidepanelet
Gå til fanen "Details"
Find "Table Management" i afsnittet Event Settings
Slå den TIL

Når den er aktiveret, vises en ny fane "Tables" i din RSVP-navigation.

Bemærk: Aktivering af Bordstyring slår automatisk Collect Guest Names til (og låser den til) så hver deltager kan identificeres til bordplanen. Hvis du kun har brug for deltagerlisten og ikke en bordplan, kan du bruge Collect Guest Names alene — du kan stadig aktivere Tables senere uden at miste data.

Oprettelse af borde

Tilføjelse af et nyt bord

Klik på fanen "Tables"
Klik på "Create Table"
Udfyld bordets oplysninger:
- Table Number - Et unikt nummer for bordet (påkrævet)
- Alias - Et valgfrit, venligt navn som "VIP", "Familie" eller "Venner"
- Capacity - Maksimalt antal pladser ved bordet
Klik på "Create"

Bordegenskaber

Egenskab	Påkrævet	Beskrivelse
Number	Ja	Unik identifikator (1, 2, 3 osv.)
Alias	Nej	Venligt navn, der vises til gæster
Capacity	Ja	Maksimalt antal tilgængelige pladser

Redigering af borde

Sådan ændrer du et bord:

Find bordkortet i fanen Tables
Klik på ikonet Edit (blyant)
Opdatér oplysningerne
Klik på "Save"

Sletning af borde

Klik på ikonet Delete (skraldespand) på bordkortet
Bekræft sletningen

Hvis der er gæster tildelt bordet, flyttes de til puljen uden tildeling.

Tildeling af gæster til borde

Automatisk indlæsning af gæster

Når du åbner fanen Tables, indlæses alle dine gæster automatisk — ingen manuel opsætning kræves. Gæster oprettes ud fra din RSVP-liste:

Accepterede/deltagende gæster — indlæses med deres bekræftede antal i selskabet
Afventende gæster (har endnu ikke svaret) — indlæses med det inviterede antal, så du kan planlægge på forhånd
Afslåede gæster — vises som én post, så du bevarer det fulde overblik

Det betyder, at du kan aktivere borde når som helst — selv efter at alle dine gæster allerede har RSVPed — og alle vises med det samme.

Farvekodet RSVP-status

Hver gæste-chip er farvekodet, så du kan se RSVP-status med et blik:

🟢 Grøn — Accepteret / Deltaget
🔵 Blå — Afventer (har ikke svaret endnu)
🔴 Rød (nedtonet) — Afslået

Brug filter-pillerne over gæstelisten til kun at vise en bestemt status. Du kan f.eks. klikke på den grønne pille for kun at se bekræftede gæster, mens du tildeler borde.

Visning af plus-one

Gæster med unavngivne plus-ones vises med hovedgæstens navn og et nummer:

Maria G. — hovedgæsten
Maria G. x2 — anden person i Marias selskab
Maria G. x3 — tredje person

Når du udfylder rigtige navne, vises de normalt (f.eks. "Carlos R.").

Brug af træk og slip

Den nemmeste måde at tildele gæster på er træk og slip:

Find gæster i sektionen "Unassigned" til venstre
Træk en gæste-chip til det ønskede bord
Slip gæsten på bordkortet

Bordet viser sin aktuelle belægning (f.eks. "6/8").

Brug af tildelingsmodulet

Klik på et hvilket som helst gæstenavn for at åbne tildelingsmodulet, hvor du kan:

Redigere deres navn — ændr for- og efternavn direkte (perfekt til at omdøbe "Guest 2" til et rigtigt navn)
Se hvem de hører til — for plus-ones viser modulet "Guest of [Main Guest Name]"
Vælge et bord — vælg fra bordlisten nedenfor
Klik på Save for at bekræfte ændringer, eller Cancel for at annullere

Fjern tildelinger

Sådan fjerner du en gæst fra et bord:

Find gæsten ved det bord, de er tildelt
Træk dem tilbage til området "Unassigned"
Eller klik på gæstens navn og vælg "Remove from table" i modulet

Design af dit lokale med kortet

Ud over listevisningen giver Map view dig mulighed for at placere borde på en 2D-plantegning, der matcher dit faktiske lokale. Skift mellem Grid og Map med knappen øverst i fanen Tables.

Hvad du kan gøre på kortet

Placere borde hvor som helst på gulvet med træk og slip.
Vælge bordformer — Round, Square, Rectangle eller Oval.
Ændre størrelse og rotere hvert bord, så det afspejler lokalets layout.
Tilføje vægge for at afgrænse rum, skillevægge eller sceneområder.
Tilføje labels til pejlemærker som "Dance Floor", "Bar" eller "Stage".
Placere gæster ved at trække dem fra panelet direkte over på et bord.
Gå i fullscreen for planlægning uden forstyrrelser under opsætning.

Placering af et bord

Nye borde starter i panelet Unplaced i højre side af kortet.

Klik på "Add table" i værktøjslinjen for at oprette et (eller brug den eksisterende Create Table-proces).
Find det i panelet Unplaced til højre.
Klik og træk bordet ud på gulvet.
Brug de brand-farvede håndtag på et valgt bord til at ændre størrelse (nederst til højre) eller rotere (øverst).

For at fjerne et bord fra kortet uden at slette det skal du markere bordet og klikke på "Unplace" — så ryger det tilbage til panelet Unplaced.

Ændring af form, størrelse og rotation

Klik på et bord for at åbne sidepanelet til højre og justere:

Shape — vælg Round, Square, Rectangle eller Oval. Når du skifter form, nulstilles størrelsen til en fornuftig standard.
Size — træk i W/H-skyderne, eller brug størrelseshåndtaget på selve bordet.
Rotation — træk i skyderen, eller brug rotationshåndtaget over bordet.

Tilføjelse af vægge

Vægge er konfigurerbare rektangler, som er nyttige til at skitsere lokalets struktur.

Klik på "Add wall" i værktøjslinjen — en ny væg vises i midten af det synlige lærred.
Træk den på plads.
Markér den for at justere Length (hvor lang den er) og skyderen Thickness.
Rotér den for diagonale vægge eller vinkler.

Tilføjelse af labels

Labels er redigerbare tekstannoteringer.

Klik på "Add label" i værktøjslinjen — labelen vises med standardtekst og går straks i redigeringstilstand.
Skriv områdenavnet (f.eks. "Dance Floor", "Bar", "Buffet").
Tryk på Enter eller klik udenfor for at gemme.
Dobbeltklik på en eksisterende label for at redigere den igen, eller ændr teksten fra sidepanelet til højre.
Justér størrelse og rotation ligesom borde.

Placering af gæster på kortet

Panelet til venstre viser alle gæster uden tildeling.

Klik og træk et gæstenavn fra venstre panel.
Hold musen over det ønskede bord — det fremhæves grønt, når placeringen er gyldig.
Slip for at tildele gæsten. En toast-meddelelse fortæller dig, hvis bordet er på fuld kapacitet.

Sådan fjerner du en gæst fra et bord:

Klik på bordet på kortet for at åbne sidepanelet.
Hold musen over den gæst, du vil fjerne.
Klik på ×, der vises ved siden af navnet. Gæsten flyttes straks tilbage til panelet uden tildeling.

Kortkontroller

Kontrol	Hvad den gør
Drag empty canvas	Panorerer plantegningen
Ctrl + scroll	Zoomer ind og ud omkring markøren
Grid toggle	Viser eller skjuler justeringsgitteret
Snap toggle	Låser borde og elementer til gitteret under træk
Fit view	Auto-indrammer alt, du har placeret
Fullscreen	Udvider kortet til fuld skærm til opsætningsdagen
Delete / Backspace	Sletter den valgte væg eller label
Escape	Rydder markering

Tip: Når du tilføjer et bord inde fra fullscreen, returnerer du automatisk til dashboardet, så du kan udfylde bordets navn og kapacitet.

Håndtering af individuelle gæstenavne

Når gæster RSVP’er med flere personer i deres selskab (plus-ones), skal du vide, hvem hver person er, for at kunne lave bordtildelinger. Der er tre måder at håndtere navne på:

Mulighed 1: Redigér navne direkte i fanen Tables

Den hurtigste måde — klik på en gæste-chip i fanen Tables for at åbne tildelingsmodulet, hvor du kan omdøbe dem med det samme:

Klik på en gæste-chip (f.eks. "Maria G. x2")
Modulet viser navnefelterne udfyldt på forhånd — for plus-ones viser det også "Guest of [Main Guest Name]"
Indtast det rigtige navn, og klik på Save

Dette er ideelt, når du tildeler borde og vil udfylde navne samtidig.

Mulighed 2: Arrangøren udfylder navne på forhånd i fanen Guests

Hvis du allerede ved, hvem der er med i hver gæsts selskab:

Gå til fanen "Guests"
Find gæsten med flere personer i deres selskab
Klik på ikonet Users (person-ikon) ved siden af deres navn
Tilføj for- og efternavn for hver person i selskabet
Klik på "Save"

Mulighed 3: Gæster angiver navne under RSVP

Hvis du ikke udfylder navne på forhånd, bliver gæster bedt om at angive dem, når de svarer på deres invitation:

Gæsten åbner deres personlige invitationslink
Når de RSVP’er med flere deltagere, bliver de bedt om at indtaste hver persons navn
Navnene gemmes automatisk og vises i dit dashboard

Dette sker automatisk — Collect Guest Names slås til for dig, så snart Bordstyring er aktiveret.

Sådan fungerer navne

Scenarie	Hvad der sker
Navne er endnu ikke angivet	Vises som "Maria G. x2", "Maria G. x3" i fanen Tables
Arrangøren redigerer i fanen Tables	Navnet opdateres med det samme på chippen
Arrangøren udfylder i fanen Guests	Navne vises i fanen Tables til tildeling
Gæsten angiver navne under RSVP	Navne synkroniseres automatisk efter gæstens svar

Tips til indsamling af navne

Til bryllupper kan du lade gæsterne angive deres egne navne for at undgå stavefejl
Til firmaarrangementer kan du udfylde på forhånd fra dit medarbejderkartotek eller redigere direkte i fanen Tables
Den primære RSVP-indehaver inkluderes altid automatisk
Hver navngiven person kan tildeles forskellige borde

Gæsters bordnotifikationer

Når du har tildelt gæster til borde, vil de automatisk kunne se deres bordtildeling i deres invitation.

Hvad gæster ser

Når en gæst åbner deres invitation efter at være blevet tildelt et bord:

Deres tildelte bordnummer vises
Hvis de endnu ikke er tildelt, ser de "To be announced"

Hvornår det vises

Afsnittet om bordtildeling vises kun i gæstens invitation, når:

Bordstyring er aktiveret for arrangementet
Gæsten har accepteret invitationen (RSVP-status er Accepted eller Attended)

Du kan ændre rækkefølgen for, hvor dette afsnit vises, ved at bruge Section Order settings i fanen Invitation.

Visning af statistik for bordplan

Overskriften i fanen Tables viser centrale statistikker:

Statistik	Beskrivelse
Tables	Samlet antal oprettede borde
Capacity	Samlet antal pladser på tværs af borde
Seated	Antal gæster tildelt til borde
Unseated	Gæster, der stadig er uden tildeling

Brug disse statistikker til hurtigt at se, hvor langt du er med bordplanen.

Eksport af bordtildelinger

Eksportér din komplette bordplan:

Klik på "Export" i fanen Tables
Download CSV-filen med alle bordtildelinger
Åbn den i Excel eller Google Sheets

Eksporten indeholder:

Bordnummer og alias
Gæstenavne tildelt hvert bord
Kapacitet og aktuel belægning

Dette er nyttigt til:

Udskrivning af bordkort
Deling med personale på stedet
Oprettelse af fysiske bordplaner

Tips til Bordstyring

Planlægning af dit layout

Opret alle borde, før du begynder at tildele gæster
Sæt realistiske kapaciteter baseret på dit lokale
Brug aliaser for nem identifikation ("Brudens familie", "Gommens familie")

Effektiv tildeling

Brug søgefunktionen til at finde specifikke gæster
Tildel familier/grupper samlet
Tjek antallet uden tildeling regelmæssigt for at sikre, at ingen bliver overset

Før arrangementet

Kontrollér, at alle accepterede gæster er tildelt
Eksportér og del med venue-koordinatorer
Dobbelttjek, at kapacitetsgrænser ikke overskrides

Ofte stillede spørgsmål

Q: Kan jeg tildele gæster, før de RSVP’er? A: Ja! Alle gæster — accepterede, afventende og afslåede — indlæses automatisk. Afventende gæster vises i blå, så du kan planlægge fremad.

Q: Hvad sker der, hvis jeg overskrider et bords kapacitet? A: Systemet forhindrer dig i at tildele flere gæster, end bordets kapacitet tillader.

Q: Kan gæster fra samme RSVP sidde ved forskellige borde? A: Ja! Når du tilføjer individuelle navne for gæster i et selskab, kan hver person tildeles forskellige borde.

Q: Får gæster besked, når jeg tildeler dem et bord? A: Gæster ser deres bordtildeling, når de åbner deres invitation. Der sendes ingen separat notifikation.

Q: Kan jeg ændre tildelinger, efter arrangementet er startet? A: Ja, du kan ændre bordtildelinger når som helst fra dashboardet.

Q: Hvad hvis en gæst afslår, efter at være blevet tildelt? A: Deres chip bliver rød (afslået status). Tildelingen bevares, men vises ikke til gæsten. Du kan fjerne deres tildeling for at frigøre pladsen.

Q: Er der en grænse for, hvor mange borde jeg kan oprette? A: Der er ingen grænse for antallet af borde. Opret så mange, som dit lokale kræver.

Q: Kan jeg udskrive bordplaner? A: Eksportér CSV’en, og brug den til at lave bordplaner i dit foretrukne designværktøj eller regnearksprogram.

Q: Hvordan indsamler jeg navne til plus-ones? A: Tre muligheder: (1) Klik direkte på plus-one-chippen i fanen Tables for at omdøbe den, (2) udfyld navne på forhånd via Users-ikonet i fanen Guests, eller (3) lad gæsterne indtaste navne selv, når de RSVP’er. Unavngivne plus-ones vises som "Maria G. x2", så du altid ved, hvem de hører til.

Q: Jeg aktiverede borde efter at gæster allerede havde RSVPed. Hvor er mine gæster? A: Alle gæster indlæses automatisk, når du åbner fanen Tables — også selvom de RSVPed, før du aktiverede borde. Ingen manuel synkronisering er nødvendig. Hvis du allerede brugte Collect Guest Names før du aktiverede borde, bevares de individuelle plus-one-navne, du indsamlede, og de vises som chips uden tildeling, klar til at blive placeret.

Q: Hvad betyder farverne? A: Gæste-chips er farvekodet efter RSVP-status: grøn = accepteret, blå = afventende (ikke besvaret), rød = afslået. Du kan filtrere efter status ved hjælp af pillerne over gæstelisten.

Q: Kan jeg redigere gæstenavne fra fanen Tables? A: Ja! Klik på en gæste-chip for at åbne modulet, hvor du kan ændre for- og efternavn. For plus-ones viser modulet også, hvem de hører til (f.eks. "Guest of Maria Garcia").

Q: Hvordan skifter jeg mellem listevisningen og kortet over lokalet? A: Brug knappen Grid / Map øverst i fanen Tables. Begge visninger bruger de samme data — tildelinger og redigeringer foretaget i den ene visning vises med det samme i den anden.

Q: Skal jeg placere borde på kortet? A: Nej. Kortet er valgfrit. Du kan fortsætte med at bruge Grid-visningen, hvis du kun har brug for en liste og ikke en visuel plantegning. Borde, du opretter, bliver i panelet Unplaced på kortet, indtil du trækker dem ud på gulvet.

Q: Hvilke bordformer er tilgængelige? A: Round, Square, Rectangle og Oval. Vælg den, der passer til dit lokale — formen er kun visuel og påvirker ikke kapacitetsreglerne.

Q: Er vægge og labels synlige for mine gæster? A: Nej. Vægge og labels er kun planlægningshjælp for arrangøren. Gæster ser stadig deres tildelte bordnummer i deres invitation, ligesom i Grid-visningen.

Q: Kan jeg trække en gæst fra et bord til et andet på kortet? A: Indtil videre skal du trække fra venstre panel Unassigned over på et bord for at placere dem, og bruge ×-knappen i bordets sidepanel til at fjerne dem igen (de returnerer til panelet Unassigned). For at flytte nogen mellem to borde skal du fjerne dem og derefter trække dem til det nye bord.

Q: Hvordan sletter jeg en væg eller en label? A: Klik på væggen eller labelen, og klik derefter enten på skraldespandsknappen i sidepanelet til højre eller tryk på Delete / Backspace på dit tastatur.

Q: Virker kortet i fullscreen? A: Ja. Klik på knappen Fullscreen i kortets værktøjslinje for at udvide lærredet til hele skærmen — nyttigt til planlægning på en stor skærm eller projektor under opsætning på stedet. Når du tilføjer et nyt bord fra fullscreen, returnerer du kortvarigt til dashboardet, så create-table-dialogen er synlig, og du kan derefter gå i fullscreen igen.