Underbegivenheder og særlige fordele

Virkelige begivenheder sker sjældent på ét tidspunkt. Et bryllup har en ceremoni, en reception, nogle gange en velkomstmiddag aftenen før og en brunch morgenen efter. En flerdages konference har en hovedbegivenhed, en VIP-netværksmiddag og et workshopspor, som kun nogle deltagere kan få adgang til. En rund fødselsdag har en privat familiesammenkomst og en åben afterparty.

Underbegivenheder og særlige fordele gør det muligt at modellere den virkelighed i én samlet Fotify-invitation. Hver gæst ser kun det, der gælder for dem — ceremonien, de er inviteret til, afterparty’et, de kvalificerer sig til, og de fordele, du har arrangeret til deres selskab (hotelrabat, transportkredit, velkomstgave).

Beta: Denne funktion udrulles som beta. Vi itererer hurtigt baseret på feedback fra arrangører — hvis noget virker forkert, så kontakt support, og vi vil prioritere det.

Hvad sub-events og special treatments løser

Sub-events er underoplevelser inden for dit hovedarrangement. Hver enkelt har sin egen:

• Navn, beskrivelse, foto, dresscode, accentfarve
• Dato, tidspunkt, lokation med kortlink
• RSVP-regler: deadline, ledsagere, kapacitet, venteliste
• Adgangsregler: offentlig eller tag-afgrænset
• Valgfri adgangskode til "hemmelige" sub-events
• Valgfri afhængighed af et andet sub-event (f.eks. "skal først acceptere ceremonien")

Special treatments er fordele, du har arrangeret til nogle eller alle gæster. Tænk på dem som VIP-sporet til dit arrangement:

• Hotelblok med rabatkode til gruppen
• $40 Uber-kredit til familie, der kommer langvejsfra
• Velkomstmiddag inkluderet (ingen ekstra RSVP nødvendig)
• Adgang til VIP-lounge for bryllupsfølget
• Spapas til de første 20 gæster, der gør krav på den

Treatments vises privat på hver gæsts invitation — gæster kan kun se det, der er tildelt dem.

Hvor du finder dette i dit dashboard

1. Åbn din begivenhed på dashboard.fotify.app
2. Gå til RSVP i sidebjælken
3. Klik på fanen Underbegivenheder og VIP (se efter Beta-mærket)

Du vil se to paneler: Underbegivenheder øverst og Særlige fordele nedenunder. De administreres uafhængigt — en gæst kan blive inviteret til en underbegivenhed uden at modtage nogen fordele, eller modtage en fordel uden at være inviteret til nogen underbegivenheder.

Bemærk: Underbegivenheder og særlige fordele er en del af premium-funktionssættet. De er tilgængelige for begivenheder, der er på et betalt (kredit-)niveau eller har et aktivt abonnement. Hvis din begivenhed endnu ikke har adgang, viser fanen et opgraderingskort i stedet for editoren.

Trin 1: Opret dit første sub-event

Klik Add sub-event i Sub-events-panelet. En sidepanelskuffe åbner med editoren.

Grundlæggende

• Name — det gæsterne ser ("Welcome dinner", "After-party", "Sunday brunch")
• Description — et kort afsnit, der vises på kortet og i detaljemodalen
• Photo URL — et coverbillede til kortet (enhver offentlig billed-URL virker; vi anbefaler et 3:2- eller 16:9-format)
• Accent color — bruges til kortets header-stribe og knappen Accept

Tid og sted

• Starts at / Ends at — tidsvinduet for dette sub-event
• Location name + Address — hvad der skal vises; hvis du også indsætter et Google Maps-link i feltet map URL, bliver navnet til et klikbart link
• Dress code — vises som en chip på kortet

RSVP-regler

• Requires RSVP — når den er slået til, skal gæster acceptere eller afslå. Når den er slået fra, er kortet kun informativt (ingen knapper).
• RSVP deadline — efter denne dato forsvinder knapperne Accept/Decline.
• Allow plus-ones + Max plus-ones per RSVP — begrænser, hvor mange personer fra samme selskab der kan komme. Lad stå tomt for "ubegrænset (op til selskabets størrelse)".
• Capacity — samlet antal pladser på tværs af alle selskaber. Lad stå tomt for ubegrænset.
• Enable waitlist — når kapaciteten er nået, placeres nye RSVPs på en nummereret venteliste i stedet for at blive afvist.

Adgangsregler

Det er her, sub-events bliver stærke — du bestemmer, hvem der kan RSVP:

• Anyone with an RSVP (offentlig) — alle gæster til hovedarrangementet kan se dette sub-event.
• Guests with specific tags (tag-afgrænset) — kun gæster med mindst ét af de valgte tags kan se og RSVP. Kombinér med guest tags som family, wedding-party eller out-of-town for en ren segmentering. For at begrænse et sub-event til én enkelt gæst kan du give vedkommende et dedikeret tag (f.eks. vip) og afgrænse ud fra det.

Adgangskoder — til overraskelses-sub-events

For tag-afgrænsede sub-events kan du valgfrit angive en Access code. Selv efter at en gæst matcher via tag, ser de ikke sub-event-kortet, før de indtaster koden i feltet "Have a code?" nederst på deres invitation. Brug dette til overraskelsesfester, hemmelige after-hours-rum eller bare sjove afsløringer.

Afhængighed

Hvis dit arrangement har en logisk rækkefølge — f.eks. at receptionen kun giver mening for gæster, der kommer til ceremonien — så sæt receptionens felt "Requires acceptance of" til ceremonien. Serveren blokerer reception-RSVPs, indtil den overordnede er accepteret.

Gem

Klik Save. Sub-eventet vises i panelet med en kapacitetsstatuslinje og en status-chip. Klik på det for at redigere igen når som helst.

Sådan spiller selskabsstørrelse og ledsagere sammen

To grænser gælder samtidigt for hver RSVP til en underbegivenhed:

• Underbegivenhedens Maks. ledsagere — loftet pr. RSVP, som du angiver (f.eks. "maks. 1 ledsager til afterparty").
• Gæstens bekræftede selskabsstørrelse — hvor mange personer de bekræftede på hoved-RSVP’en.

Den effektive grænse er den mindste af de to. Så hvis hoved-RSVP’en bekræftede 2 ud af 3 inviterede, og underbegivenheden tillader op til 3 ledsagere, kan gæsten stadig kun tage 2 personer med til underbegivenheden. Afslår man hoved-RSVP’en, skjules underbegivenheder helt — der findes ingen version af "springe ceremonien over men komme til festen".

Navngiv hvem der kommer

Når en gæst accepterer en underbegivenhed, bliver de bedt om at indtaste navnene på hver deltager fra deres selskab. Hvis du har slået Indsaml gæstenavne til på hoved-RSVP’en, er navnene udfyldt på forhånd — gæster kan beholde dem, redigere dem eller erstatte dem.

Det samme gælder for særlige fordele: når en fordel bruger en unik kode pr. gæst, vælger gæsten, hvilke medlemmer af deres selskab fordelen gælder for. En Uber-kredit på 40 $ til 2 ud af 4 familiemedlemmer fungerer præcis som forventet.

Trin 2: Opret en special treatment

I panelet Special treatments skal du klikke Add treatment. Vælg en type — formularen omarrangerer sig afhængigt af dit valg:

Type — hvilken slags fordel er dette?

Type	Hvornår skal den bruges
Badge	Kun anerkendelse ("VIP Guest", "Wedding party") — ingen indløsning, vises blot
Discount code	Hotelblok, restaurant 20% rabat, detailkupon
Allowance / credit	"$40 Uber credit", "$100 transport budget"
Included service	Velkomstmiddag, fotograf-time, spa-session — allerede betalt af dig
Lodging / hotel	En hotelblok med et bookingslink
Transportation	Shuttle-afhentning, detaljer om lufthavnstransfer
Gift	Velkomstpose, gavekort, skræddersyet gave
Ticket / pass	VIP-pass, backstage-adgang, all-access-armbånd
Concierge contact	Et WhatsApp-nummer eller kontakt til ethvert behov
Custom	Alt, der ikke passer ind ovenfor

Category — hvordan den grupperes på invitationen

Hver treatment tilhører også en kategori — Stay, Travel, Experience, Gift, Service eller Recognition. På gæstens invitation grupperes treatments visuelt efter kategori, så "Where to stay" viser dine hotelmuligheder samlet, og "Getting there" samler transportfordele.

Udbyder, værdi, gyldighed

• Provider — "Marriott", "Uber", "Fotify Concierge" — vises som en undertitel på kortet
• Value + Currency — valgfrit, f.eks. "$40 USD" vist som et pris-badge
• Valid from / Valid until — hvis angivet, håndhæves indløsningsperioden på serversiden
• Limited quantity — lad stå tomt for ubegrænset; angiv et tal for først-til-mølle (f.eks. "De første 20 gæster får et spapas")

Sådan indløser gæster

Vælg en Redemption mode:

• No redemption (display only) — ren information, ingen claim-flow
• Shared code for all guests — én kode, som alle ser ("WEDDING2026") med en valgfri booking-URL
• Unique code per guest — tag én kode fra din pulje pr. gæst (perfekt til personlige Uber/Lyft-promokoder)
• Redemption URL — en knap, der linker ud til en bookingside
• Contact someone — instruktioner til at tage kontakt
• QR voucher — en engangs-QR-kode til indløsning på stedet

Når du vælger Unique code per guest, vises en manager til kodepuljen nederst i skuffen. Indsæt koder (én pr. linje eller kommasepareret) og klik Import codes, eller klik Generate 25 codes for at få Fotify til at oprette dem for dig. Hver gæst, der gør krav, får én unik kode fra puljen — først til mølle.

Hvem får den

• Assign to tags — hver gæst med et af de valgte tags modtager automatisk denne treatment.
• Targeting one or a few guests — opret et dedikeret tag (f.eks. vip), anvend det kun på de gæster på guest list, og tildel treatmenten til det tag.

Hvad gæsten ser

Underbegivenheder og særlige fordele er skjult, indtil gæsten accepterer hoved-RSVP’en. Det er bevidst: Det holder førstehåndsindtrykket fokuseret på hovedbegivenheden og undgår at friste med ekstra ting for gæster, der afslår.

Når gæsten trykker Accepter på hoved-RSVP’en:

1. De ser den sædvanlige "Tak for din bekræftelse!"-toast.
2. Cirka 2 sekunder senere, hvis de har nogen underbegivenheder eller fordele tilgængelige, vises en opfølgende toast: "Vi har også låst op for 2 ekstra underbegivenheder og 1 særlig fordel til dig — scroll ned for at udforske."
3. Sektionen Andre øjeblikke til dig afslører underbegivenhedskortene i den rækkefølge, du har sat.
4. Sektionen Kun til dig viser deres tildelte fordele, grupperet efter kategori, med kopier-til-udklipsholder-knapper til koder og indløsnings-URL’er.

Gæster uden tildelte ekstra ting ser aldrig nogen af sektionerne og ser heller aldrig den opfølgende toast.

Sub-event RSVP-flow

Hvert underbegivenhedskort viser foto, dato, lokation, dresscode og kapacitetsstatus (med et hint om "pladser tilbage", når der er ved at være udsolgt). Derefter gør gæsten:

1. Vælger, hvor mange fra deres selskab der kommer (begrænset af deres bekræftede selskabsstørrelse og underbegivenhedens ledsagergrænse)
2. Bekræfter navne på hver deltager (forudfyldt fra hoved-RSVP’en, hvis du indsamlede gæstenavne)
3. Trykker Accepter eller Afslå

Efter indsendelse viser kortet en status-chip — Kommer, Kommer ikke, eller På venteliste #3 hvis kapaciteten var nået, og ventelisten er aktiveret.

Flow for at gøre krav på en fordel

Fordele, der kun vises, og fordele med delt kode kræver ingen claim — de vises med det samme med en Kopiér-knap til koden. For fordele med begrænset antal eller unikke koder trykker gæsten på Gør krav for at låse deres plads. Hvis fordelen tillader at angive, hvem den gælder for, markerer gæsten først afkrydsningsfelterne for, hvilke medlemmer af deres selskab fordelen dækker.

Sporing af svar og eksport af CSV

Åbn en underbegivenhed eller fordel fra dashboard-panelet for at se live-statistik i editor-panelet:

• Underbegivenheder: antal accepterede, afslag, venteliste og afventende — samt en Eksportér CSV-knap, der downloader alle svar med gæstekontaktinfo, deltagernavne og tidsstempler.
• Særlige fordele: antal tildelte, claimede og indløste — med en Eksportér CSV, der inkluderer unikke koder, hvem fordelen gælder for, og indløsningsstatus.

CSV’er bruger semikolon som separator (som ved eksport af hovedgæstelisten) og åbner pænt i Excel, Numbers og Google Sheets.

Tips og mønstre

Bryllup over flere dage

Et godt standard-setup til bryllupper:

• Welcome dinner (fredag) — tag-afgrænset til out-of-town-family. Kapacitet 30.
• Ceremony (lørdag eftermiddag) — offentlig, ingen ledsagere ud over selskabets størrelse.
• Reception (lørdag aften) — offentlig, afhænger af at ceremonien er accepteret.
• Sunday brunch (søndag morgen) — tag-afgrænset til wedding-party + immediate-family.

Kombinér med treatments:

• "Marriott Downtown — 20% off room block, code WEDDING2026" → tag out-of-town-family
• "$40 Uber credit (unique per guest)" → tag out-of-town-family
• "Welcome bag at your hotel" → tag wedding-party
• "VIP lounge access" → tag wedding-party

VIP-spor til konference

• Main conference — offentlig
• VIP networking dinner (torsdag aften) — tag-afgrænset til vip, kapacitet 50, afhængig af at hovedarrangementet er accepteret
• Speaker breakfast (fredag) — tag-afgrænset til speakers

Treatments:

• "Premium hotel block — code CONF26" (shared code) → tag out-of-town
• "Backstage pass" (limited quantity 25) → først til mølle, intet tag

Overraskelsesarrangement

• Tag-afgræns overraskelsen til en lille gruppe nære venner + angiv en Access code. Vennerne skal stadig indtaste koden på deres invitation for at se kortet. Resten af gæsterne er helt uvidende om, at det findes.

Ofte stillede spørgsmål

Q: Kan en gæst RSVP til et sub-event uden at acceptere hovedarrangementet? A: Nej. Sub-events vises først, når hoved-RSVP er accepteret. Hvis man afslår hoved-RSVP, skjules alle ekstra elementer.

Q: Hvad sker der, hvis jeg ændrer kapaciteten for et sub-event, efter at folk har RSVPed? A: Eksisterende accepterede svar forbliver gyldige. Nye RSVPs tjekkes op imod den nye kapacitet. Hvis du sænker den til under det nuværende antal, fjernes ingen — men den næste, der RSVPer, bliver enten blokeret eller sat på ventelisten (afhængigt af dine indstillinger).

Q: Kan jeg give en treatment til én bestemt gæst? A: Treatments tildeles via tags. For at ramme én enkelt gæst skal du oprette et dedikeret tag (for eksempel vip), anvende det på den gæst på gæstelisten og derefter tildele treatmenten til det tag. Samme tilgang virker til at begrænse et sub-event til specifikke gæster.

Q: Får gæster en e-mail- eller SMS-påmindelse om sub-events? A: I den nuværende beta vises sub-events på selve invitationen. Påmindelser pr. sub-event er på roadmap’et — vi kobler dem på den eksisterende SMS/e-mail-planlægning.

Q: Kan gæster skifte mening efter at have accepteret et sub-event? A: Ja, indtil sub-eventets RSVP-deadline. Afslå skifter blot status — pladsen frigives tilbage til kapaciteten, og den næste RSVP på ventelisten kan blive rykket op.

Q: Hvad med oversættelser? Jeg afholder events på flere sprog. A: UI-teksterne oversættes sammen med resten af dashboardet og invitationen. Sub-event-navne, beskrivelser, dresscodes og treatment-indhold ligger i databasen på det sprog, du skriver dem på — vi auto-oversætter ikke brugerindhold.

Q: Hvordan er eksport formateret? A: Semikolon-separeret CSV, UTF-8-kodet, samme format som eksporten af hovedgæstelisten. Kolonner inkluderer gæsternes kontaktinfo, status, deltager-navne, tags og tidsstempler. Treatment-eksporter inkluderer også unikke koder og indløsningsstatus.

Næste skridt

• Tilpas din RSVP-invitation for at indstille designskabelon og kerneafsnit
• Administrér din gæsteliste og tags — tags er fundamentet for adgangsregler til underbegivenheder
• Indsaml gæstenavne på hoved-RSVP’en, så de udfyldes automatisk ved svar på underbegivenheder
• Har du feedback på betaen? Kontakt os via chat-widgetten i dashboardet — vi læser hver eneste besked.