Underbegivenheder og særlige fordele

Virkelige begivenheder sker sjældent på ét tidspunkt. Et bryllup har en ceremoni, en reception, nogle gange en velkomstmiddag aftenen før og en brunch morgenen efter. En flerdages konference har en hovedbegivenhed, en VIP-netværksmiddag og et workshopspor, som kun nogle deltagere kan få adgang til. En rund fødselsdag har en privat familiesammenkomst og en åben afterparty.

Underbegivenheder og særlige fordele gør det muligt at modellere den virkelighed i én samlet Fotify-invitation. Hver gæst ser kun det, der gælder for dem — ceremonien, de er inviteret til, afterparty’et, de kvalificerer sig til, og de fordele, du har arrangeret til deres selskab (hotelrabat, transportkredit, velkomstgave).

Beta: Denne funktion udrulles som beta. Vi itererer hurtigt baseret på feedback fra arrangører — hvis noget virker forkert, så kontakt support, og vi vil prioritere det.

Hvad underbegivenheder og særlige fordele løser

Underbegivenheder er oplevelser under din hovedbegivenhed. Hver enkelt har sin egen:

Navn, beskrivelse, foto, dresscode, accentfarve
Dato, tid, lokation med kortlink
RSVP-regler: deadline, ledsagere, kapacitet, venteliste
Adgangsregler: offentlig, tag-afgrænset eller eksplicit pr. gæst
Valgfri adgangskode til "hemmelige" underbegivenheder
Valgfri afhængighed af en anden underbegivenhed (f.eks. "skal først acceptere ceremonien")

Særlige fordele er fordele, du har arrangeret for nogle eller alle gæster. Tænk på dem som VIP-sporet til din begivenhed:

Hotelblok med en gruppe-rabatkode
40 $ Uber-kredit til familie, der kommer langvejs fra
Velkomstmiddag inkluderet (ingen ekstra RSVP nødvendig)
Adgang til VIP-lounge for bryllupsfølget
Spa-adgang til de første 20 gæster, der gør krav på den

Fordele vises privat på hver gæsts invitation — gæster ser kun det, der er tildelt dem.

Hvor du finder dette i dit dashboard

Åbn din begivenhed på dashboard.fotify.app
Gå til RSVP i sidebjælken
Klik på fanen Underbegivenheder og VIP (se efter Beta-mærket)

Du vil se to paneler: Underbegivenheder øverst og Særlige fordele nedenunder. De administreres uafhængigt — en gæst kan blive inviteret til en underbegivenhed uden at modtage nogen fordele, eller modtage en fordel uden at være inviteret til nogen underbegivenheder.

Bemærk: Underbegivenheder og særlige fordele er en del af premium-funktionssættet. De er tilgængelige for begivenheder, der er på et betalt (kredit-)niveau eller har et aktivt abonnement. Hvis din begivenhed endnu ikke har adgang, viser fanen et opgraderingskort i stedet for editoren.

Trin 1: Opret din første underbegivenhed

Klik på Tilføj underbegivenhed i panelet Underbegivenheder. Der åbnes en sidepanel (drawer) med editoren.

Grundlæggende

Navn — det, gæsterne ser ("Velkomstmiddag", "Afterparty", "Søndag brunch")
Beskrivelse — et kort afsnit, der vises på kortet og i detaljemodalen
Foto-URL — et coverbillede til kortet (enhver offentlig billed-URL virker; vi anbefaler et 3:2- eller 16:9-format)
Accentfarve — bruges til kortets header-stribe og knappen Accepter

Hvornår og hvor

Starter kl. / Slutter kl. — tidsrummet for denne underbegivenhed
Lokationsnavn + Adresse — det, der skal vises; hvis du også indsætter et Google Maps-link i feltet map-URL, bliver navnet til et klikbart link
Dresscode — vises som en chip på kortet

RSVP-regler

Kræver RSVP — når det er slået til, skal gæster acceptere eller afslå. Når det er slået fra, er kortet kun informativt (ingen knapper).
RSVP-deadline — efter denne dato forsvinder knapperne Accepter/Afslå.
Tillad ledsagere + Maks. ledsagere pr. RSVP — begrænser, hvor mange personer fra ét selskab der kan komme. Lad være tomt for "ubegrænset (op til selskabsstørrelsen)".
Kapacitet — samlede pladser på tværs af alle selskaber. Lad være tomt for ubegrænset.
Aktivér venteliste — når kapaciteten er nået, placeres nye RSVPs på en nummereret venteliste i stedet for at blive afvist.

Adgangsregler

Det er her, underbegivenheder bliver kraftfulde — du bestemmer, hvem der kan RSVP:

Alle med en RSVP (offentlig) — alle gæster til hovedbegivenheden ser denne underbegivenhed.
Gæster med bestemte tags (tag-afgrænset) — kun gæster med mindst ét af de valgte tags kan se og RSVP. Kombinér med gæste-tags som family, wedding-party eller out-of-town for en tydelig segmentering.
Kun bestemte gæster (eksplicit) — helt skjult som standard. Du giver adgang individuelt fra fanen Gæster.

Adgangskoder — til overraskelses-underbegivenheder

For tag-afgrænsede underbegivenheder kan du valgfrit angive en Adgangskode. Selv efter at en gæst matcher via tag, ser de ikke underbegivenhedskortet, før de indtaster koden i feltet "Har du en kode?" nederst på deres invitation. Brug dette til overraskelsesfester, hemmelige after-hours-rum eller bare sjove afsløringer.

Afhængighed

Hvis din begivenhed har en logisk rækkefølge — f.eks. at receptionen kun giver mening for gæster, der kommer til ceremonien — så sæt receptionens felt "Kræver accept af" til ceremonien. Serveren vil blokere RSVP til receptionen, indtil den overordnede er accepteret.

Gem

Klik på Gem. Underbegivenheden vises i panelet med en kapacitetsprogressbar og en status-chip. Klik på den for at redigere igen når som helst.

Sådan spiller selskabsstørrelse og ledsagere sammen

To grænser gælder samtidigt for hver RSVP til en underbegivenhed:

Underbegivenhedens Maks. ledsagere — loftet pr. RSVP, som du angiver (f.eks. "maks. 1 ledsager til afterparty").
Gæstens bekræftede selskabsstørrelse — hvor mange personer de bekræftede på hoved-RSVP’en.

Den effektive grænse er den mindste af de to. Så hvis hoved-RSVP’en bekræftede 2 ud af 3 inviterede, og underbegivenheden tillader op til 3 ledsagere, kan gæsten stadig kun tage 2 personer med til underbegivenheden. Afslår man hoved-RSVP’en, skjules underbegivenheder helt — der findes ingen version af "springe ceremonien over men komme til festen".

Navngiv hvem der kommer

Når en gæst accepterer en underbegivenhed, bliver de bedt om at indtaste navnene på hver deltager fra deres selskab. Hvis du har slået Indsaml gæstenavne til på hoved-RSVP’en, er navnene udfyldt på forhånd — gæster kan beholde dem, redigere dem eller erstatte dem.

Det samme gælder for særlige fordele: når en fordel bruger en unik kode pr. gæst, vælger gæsten, hvilke medlemmer af deres selskab fordelen gælder for. En Uber-kredit på 40 $ til 2 ud af 4 familiemedlemmer fungerer præcis som forventet.

Trin 2: Opret en særlig fordel

I panelet Særlige fordele skal du klikke på Tilføj fordel. Vælg en type — formularen omorganiserer sig afhængigt af dit valg:

Type — hvilken slags fordel er det?

Type	Hvornår bruges den
Badge	Kun anerkendelse ("VIP-gæst", "Bryllupsfølge") — ingen indløsning, vises blot
Rabatkode	Hotelblok, restaurant 20% rabat, detailkupon
Tillæg / kredit	"40 $ Uber-kredit", "100 $ transportbudget"
Inkluderet service	Velkomstmiddag, fotograf-time, spa-session — allerede betalt af dig
Overnatning / hotel	En hotelblok med et bookinglink
Transport	Shuttle-opsamling, detaljer om lufthavnstransfer
Gave	Velkomstpose, gavekort, skræddersyet gave
Billet / pas	VIP-pas, backstage-adgang, all-access-armbånd
Concierge-kontakt	Et WhatsApp-nummer eller kontakt til enhver henvendelse
Brugerdefineret	Alt, der ikke passer ind ovenfor

Kategori — hvordan den grupperes på invitationen

Hver fordel tilhører også en kategori — Ophold, Rejse, Oplevelse, Gave, Service eller Anerkendelse. På gæstens invitation grupperes fordele visuelt efter kategori, så "Hvor man kan bo" viser dine hotelmuligheder samlet, og "Sådan kommer du derhen" grupperer transportfordele.

Udbyder, værdi, gyldighed

Udbyder — "Marriott", "Uber", "Fotify Concierge" — vises som en undertekst på kortet
Værdi + Valuta — valgfrit, f.eks. "40 $ USD" vist som et pris-badge
Gyldig fra / Gyldig til — hvis angivet, håndhæves indløsningsperioden på serversiden
Begrænset antal — lad være tomt for ubegrænset; angiv et tal for først-til-mølle (f.eks. "De første 20 gæster får et spa-pas")

Sådan indløser gæster

Vælg en Indløsningsmetode:

Ingen indløsning (kun visning) — ren information, ingen claim-flow
Delt kode til alle gæster — én kode, som alle ser ("WEDDING2026") med en valgfri booking-URL
Unik kode pr. gæst — tag én kode fra din pulje pr. gæst (perfekt til personlige Uber/Lyft-promokoder)
Indløsnings-URL — en knap, der linker til en bookingside
Kontakt en person — instruktioner til at komme i kontakt
QR-voucher — en engangs-QR-kode til indløsning på stedet

Når du vælger Unik kode pr. gæst, vises en administration af kodepuljen nederst i panelet. Indsæt koder (én pr. linje eller kommasepareret) og klik Importér koder, eller tryk Generér 25 koder for at lade Fotify oprette dem for dig. Hver gæst, der gør krav, får én unik kode fra puljen — først til mølle.

Hvem får den

Tildel til tags — alle gæster med et af de valgte tags modtager automatisk denne fordel.
Privat — når den er slået til, er fordelen usynlig, medmindre den eksplicit tildeles (brug dette til VIP-fordele, som du ikke ønsker, at generelt taggede gæster skal se).
Tildel til bestemte gæster — fra fanen Gæster kan du give individuelle fordele.

Hvad gæsten ser

Underbegivenheder og særlige fordele er skjult, indtil gæsten accepterer hoved-RSVP’en. Det er bevidst: Det holder førstehåndsindtrykket fokuseret på hovedbegivenheden og undgår at friste med ekstra ting for gæster, der afslår.

Når gæsten trykker Accepter på hoved-RSVP’en:

De ser den sædvanlige "Tak for din bekræftelse!"-toast.
Cirka 2 sekunder senere, hvis de har nogen underbegivenheder eller fordele tilgængelige, vises en opfølgende toast: "Vi har også låst op for 2 ekstra underbegivenheder og 1 særlig fordel til dig — scroll ned for at udforske."
Sektionen Andre øjeblikke til dig afslører underbegivenhedskortene i den rækkefølge, du har sat.
Sektionen Kun til dig viser deres tildelte fordele, grupperet efter kategori, med kopier-til-udklipsholder-knapper til koder og indløsnings-URL’er.

Gæster uden tildelte ekstra ting ser aldrig nogen af sektionerne og ser heller aldrig den opfølgende toast.

Sub-event RSVP-flow

Hvert underbegivenhedskort viser foto, dato, lokation, dresscode og kapacitetsstatus (med et hint om "pladser tilbage", når der er ved at være udsolgt). Derefter gør gæsten:

Vælger, hvor mange fra deres selskab der kommer (begrænset af deres bekræftede selskabsstørrelse og underbegivenhedens ledsagergrænse)
Bekræfter navne på hver deltager (forudfyldt fra hoved-RSVP’en, hvis du indsamlede gæstenavne)
Trykker Accepter eller Afslå

Efter indsendelse viser kortet en status-chip — Kommer, Kommer ikke, eller På venteliste #3 hvis kapaciteten var nået, og ventelisten er aktiveret.

Flow for at gøre krav på en fordel

Fordele, der kun vises, og fordele med delt kode kræver ingen claim — de vises med det samme med en Kopiér-knap til koden. For fordele med begrænset antal eller unikke koder trykker gæsten på Gør krav for at låse deres plads. Hvis fordelen tillader at angive, hvem den gælder for, markerer gæsten først afkrydsningsfelterne for, hvilke medlemmer af deres selskab fordelen dækker.

Sporing af svar og eksport af CSV

Åbn en underbegivenhed eller fordel fra dashboard-panelet for at se live-statistik i editor-panelet:

Underbegivenheder: antal accepterede, afslag, venteliste og afventende — samt en Eksportér CSV-knap, der downloader alle svar med gæstekontaktinfo, deltagernavne og tidsstempler.
Særlige fordele: antal tildelte, claimede og indløste — med en Eksportér CSV, der inkluderer unikke koder, hvem fordelen gælder for, og indløsningsstatus.

CSV’er bruger semikolon som separator (som ved eksport af hovedgæstelisten) og åbner pænt i Excel, Numbers og Google Sheets.

Tips og mønstre

Bryllup over flere dage

En god standard til bryllupper:

Velkomstmiddag (fredag) — tag-afgrænset til out-of-town-family. Kapacitet 30.
Ceremoni (lørdag eftermiddag) — offentlig, ingen ledsagere ud over selskabsstørrelsen.
Reception (lørdag aften) — offentlig, afhænger af ceremonien.
Søndag brunch (søndag morgen) — tag-afgrænset til wedding-party + immediate-family.

Kombinér med fordele:

"Marriott Downtown — 20% rabat på værelsesblok, kode WEDDING2026" → tag out-of-town-family
"40 $ Uber-kredit (unik pr. gæst)" → tag out-of-town-family
"Velkomstpose på dit hotel" → tag wedding-party
"Adgang til VIP-lounge" → tag wedding-party, privat

Konference med VIP-spor

Hovedkonference — offentlig
VIP-netværksmiddag (torsdag aften) — kun eksplicit adgang, kapacitet 50, afhænger af at hoved-RSVP er accepteret
Taler-morgenmad (fredag) — tag-afgrænset til speakers

Fordele:

"Premium hotelblok — kode CONF26" (delt kode) → tag out-of-town
"Backstage-pass" (begrænset antal 25) → først til mølle, ingen tag

Overraskelsesarrangement

Tag-afgræns overraskelsen til en lille liste af nære venner + angiv en Adgangskode. Vennerne skal stadig indtaste koden på deres invitation for at se kortet. Resten af gæsterne er helt uvidende om, at det findes.

Ofte stillede spørgsmål

Q: Kan en gæst RSVP til en underbegivenhed uden at acceptere hovedbegivenheden? A: Nej. Underbegivenheder vises først, efter at hoved-RSVP’en er accepteret. Afslår man hoved-RSVP’en, skjules alle ekstra ting.

Q: Hvad sker der, hvis jeg ændrer en underbegivenheds kapacitet, efter at folk har RSVPed? A: Eksisterende accepterede svar forbliver gyldige. Nye RSVPs kontrolleres mod den nye kapacitet. Hvis du sænker den til under det aktuelle antal, fjernes ingen — men den næste, der RSVP’er, bliver enten blokeret eller havner på ventelisten (afhængigt af dine indstillinger).

Q: Kan jeg tildele en fordel til én bestemt gæst uden at bruge tags? A: Ja. Fanen Gæster lader dig tildele fordele individuelt. Det er også sådan, "Privat"-toggle er tænkt til at fungere — private fordele auto-tildeles ikke via tags; de kræver eksplicit tildeling pr. gæst.

Q: Får gæster en e-mail- eller SMS-påmindelse om underbegivenheder? A: Den nuværende beta viser underbegivenheder på selve invitationen. Påmindelser pr. underbegivenhed er på roadmap’et — vi kobler dem på den eksisterende SMS/e-mail-planlægning.

Q: Kan gæster skifte mening efter at have accepteret en underbegivenhed? A: Ja, indtil underbegivenhedens RSVP-deadline. Afslå ændrer blot status — pladsen frigives tilbage til kapaciteten, og den næste på ventelisten kan rykkes op.

Q: Hvad med oversættelser? Jeg afholder events på flere sprog. A: UI-teksterne oversættes sammen med resten af dashboard og invitationen. Underbegivenhedsnavne, beskrivelser, dresscodes og fordel-indhold ligger i databasen på det sprog, du skriver dem på — vi auto-oversætter ikke brugerindhold.

Q: Hvordan er eksport formateret? A: Semikolon-separeret CSV, UTF-8-kodet, samme format som eksport af hovedgæstelisten. Kolonner inkluderer gæstekontaktinfo, status, deltagernavne, tags og tidsstempler. Eksport af fordele inkluderer også unikke koder og indløsningsstatus.

Næste skridt

Tilpas din RSVP-invitation for at indstille designskabelon og kerneafsnit
Administrér din gæsteliste og tags — tags er fundamentet for adgangsregler til underbegivenheder
Indsaml gæstenavne på hoved-RSVP’en, så de udfyldes automatisk ved svar på underbegivenheder
Har du feedback på betaen? Kontakt os via chat-widgetten i dashboardet — vi læser hver eneste besked.