Sådan bruger du gæstetags

Gæstetags er farvede etiketter, du kan knytte til enhver gæst — tænk "Familie", "VIP", "Kollegaer", "Plus-ones", "Instagram". Når en gæst har tags, kan du filtrere gæstelisten efter dem, tildele dem i bulk til mange gæster på én gang og endda automatisk anvende dem på personer, der selv tilmelder sig via et bestemt tilmeldingslink.

Brug tags til:

• Opdeling af din gæsteliste (f.eks. se kun familie, kun leverandører, kun afviste gæster, der havde et VIP-tag)
• Attribuering — se hvilket tilmeldingslink eller hvilken kanal hver RSVP kom fra
• Forberedelse — tag gæster efter bordgruppe, kosthensyn eller tilgængelighedskrav
• Handlinger i bulk — send påmindelser til kun ét segment uden at lække alle andres kontaktoplysninger

Oprettelse af dit første tag

1. Gå til dit event-dashboard på dashboard.fotify.app
2. Vælg dit event, og klik på "RSVP" i sidepanelet
3. Klik på fanen "Guests"
4. I tag-filterrækken over statusfiltrene klikker du på "Manage tags" (eller den stiplede "+ New tag"-chip)
5. Der åbnes en modal. I kortet "Create tag":
   • Indtast et Name (maks. 50 tegn, f.eks. "Family")
   • Vælg en Color i paletten
   • Klik på Create tag

Det nye tag vises i listen nedenfor. Du kan fortsætte med at oprette flere uden at forlade modalen.

Redigering og sletning af tags

I administrationsmodalen viser hvert eksisterende tag:

• Et blyant-ikon til at omdøbe og ændre farve direkte
• Et rødt skraldespands-ikon til at slette

Når du sletter et tag, fjernes det straks fra alle gæster (deres øvrige tags bliver). Alle tilmeldingslinks, der havde tagget i deres auto-apply-liste, ryddes også op. RSVP’er registreret før sletningen beholder de andre tags, de havde — kun det slettede fjernes.

Tags er afgrænset til et enkelt event. Oprettelse af et "VIP"-tag til ét bryllup får det ikke til at dukke op på et andet event.

Anvendelse af tags på gæster

Du kan knytte tags på fire måder — vælg den, der passer til situationen.

1. Direkte på en gæsterække

På enhver gæsterække (desktop-tabel eller mobilkort) kan du se kolonnen Tags. Klik på knappen + Add tag for at åbne en lille dropdown:

1. Markér de tags, du vil anvende
2. Klik på den grønne Save-knap

Eksisterende tags vises som farvede chips på rækken ved siden af knappen. Klik på knappen igen for at ændre dem.

2. Bulk-anvendelse på mange gæster

Når du skal tagge mange gæster på én gang:

1. Vælg gæster med afkrydsningsfelterne til venstre for hver række
2. I den røde værktøjslinje for valg, der vises, klikker du på "Apply tags"
3. Vælg en mode:
   • Add — tilføj de valgte tags oven i det, hver gæst allerede har
   • Remove — fjern de valgte tags fra hver gæst
   • Replace — nulstil hver gæsts tags og sæt præcis den valgte liste
4. Markér tags
5. Klik på den grønne Save-knap

Værktøjslinjen viser, hvor mange gæster der påvirkes (Apply to 23 selected).

3. Via CSV-import

Når du uploader en gæsteliste, tilføjer du en Tags-kolonne med tag-navne adskilt af lodret streg:

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Tags
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,Family|VIP
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,Colleagues

Ethvert tag-navn, der ikke allerede findes for dit event, oprettes automatisk med en standardfarve — du kan tilpasse farven senere. Se Manage Your Guest List → CSV Format for den komplette kolonnereference.

4. Automatisk via et tilmeldingslink

Den mest effektive arbejdsgang: giv hvert tilmeldingslink sit eget tag. Hver gæst, der selv tilmelder sig via den URL, bliver automatisk tagget. Sådan får du ren attribuering pr. kanal uden manuelt arbejde.

Se Registration Form → Auto-Applying Tags for den fulde opsætning.

Filtrering af gæstelisten efter tags

Tag-filterrækken ligger over statusfiltrene (Accepted / Declined / Not Answered / Attended) i fanen Guests.

1. Klik på en hvilken som helst tag-chip for at slå filteret til — kun gæster med det tag vises i listen
2. Klik på flere chips for at filtrere på flere tags
3. Når mere end ét tag er aktivt, vises Any / All-knappen:
   • Any — match gæster, der har mindst ét af de valgte tags
   • All — match gæster, der har alle de valgte tags
4. Klik på "Clear tag filter" for at fjerne alle tag-filtre på én gang

Tag-filtre kombineres med statusfilteret og søgefeltet, så du hurtigt kan besvare spørgsmål som "vis mig alle accepterede VIP’er, der kom fra Instagram".

Eksport og backup af tags

Tags er inkluderet i begge eksportformater:

• CSV-eksport — en liste adskilt af lodret streg i en Tags-kolonne (f.eks. Family|VIP). Du kan genimportere CSV’en for at gendanne tags på et andet event, eller redigere tag-kolonnen i et regneark og uploade igen
• PDF-eksport — en kommasepareret liste i en dedikeret Tags-kolonne i den udskrevne gæsteliste, praktisk som en tjekliste ved indgangen til eventet

Bedste praksis

Hold din tag-liste kort

En håndfuld velvalgte tags slår dusinvis af overlappende. Gode startsæt:

• Efter relation — Family, Friends, Colleagues, Plus-ones
• Efter kanal — Website, Instagram, Family list, Work list (kombinér med registreringstags pr. link)
• Efter logistik — VIP, Vendor, Kids, Accessibility
• Efter rejse — Local, Flying in, Staying at hotel

Opret tags, før du deler tilmeldingslinks

Hvis du planlægger at auto-anvende tags til et tilmeldingslink, så opret tags først — ellers viser tilmeldingslink-editoren en tom vælger, og du skal tilbage og redigere linket efter, at du har oprettet tagget.

Kombinér med filtre for at styre kommunikationen

Filtrér listen til ét tag + én status (f.eks. "Family + Not Answered"), og brug derefter knapperne Copy eller WhatsApp på hver gæsterække til at sende målrettede påmindelser. Den filtrerede liste er den, du arbejder ud fra.

Tænk dig om, før du sletter et tag

Sletning sker øjeblikkeligt og er permanent. Hvis du blot rydder op i navngivning (f.eks. "vip" → "VIP"), så brug redigeringsikonet til at omdøbe på stedet — det bevarer alle gæsters tildelinger.

Ofte stillede spørgsmål

Q: Hvor mange tags kan jeg oprette pr. event? A: Op til 50 pr. event.

Q: Er der en tegnbegrænsning på tag-navne? A: Ja — 50 tegn. Korte navne ser bedre ud som chips og holder filterrækken overskuelig.

Q: Kan to tags have samme navn? A: Nej, navne er unikke inden for et event. Hvis du forsøger at oprette et andet tag med et eksisterende navn, vises en fejl, så du ikke kommer til at duplicere.

Q: Hvad sker der, når jeg sletter et tag? A: Det fjernes fra alle gæster, der havde det, fjernes fra enhver tilmeldingslinks auto-apply-liste og forsvinder permanent. Andre tags på de gæster påvirkes ikke. Der er ingen fortryd.

Q: Bliver gæster, der selv tilmelder sig, automatisk tagget? A: Ja, hvis tilmeldingslinket, de brugte, har tags konfigureret. Se Registration Form → Auto-Applying Tags.

Q: Kan en gæst have mere end ét tag? A: Ja, en gæst kan have et vilkårligt antal tags. De vises alle som chips på rækken.

Q: Kan jeg omdøbe et tag uden at miste dets tildelinger? A: Ja. Klik på blyant-ikonet i modalen Manage tags, ændr navnet, og gem. Alle gæster beholder tagget, og farven forbliver den samme.

Q: Betyder tag-farver noget? A: Nej — farver er udelukkende visuelle. Vælg det, der gør det nemmest for dig at skimme listen. Vi anbefaler farver med høj kontrast (pink, guld, grøn) til tags, du ofte filtrerer på.

Q: Kan jeg bruge det samme tag på flere events? A: Nej, tags er pr. event. Det sikrer, at oprydning i ét event ikke påvirker et andet, og gør det muligt at tagge efter event-specifikke ting som "Welcome dinner" eller "After-party".

Q: Opretter CSV-import tags, hvis de ikke findes? A: Ja. Ethvert tag-navn i kolonnen Tags, som ikke allerede findes på eventet, oprettes med en standard grå farve. Du kan omdøbe eller ændre farven senere i manageren.

Q: Er tags synlige for gæster? A: Nej. Tags er kun for arrangøren. Gæster ser aldrig tags, der er knyttet til dem, på invitationer, tilmeldingssider eller bekræftelsesemails.

Q: Kan jeg filtrere gæster på "har ikke tag X"? A: Ikke direkte, men du kan tilnærme det: slå alle ANDRE tags til i All-tilstand — nej vent, det bliver hurtigt rodet. Den enkleste løsning i dag er at eksportere CSV’en og filtrere i et regneark.

Q: Hvad er forskellen på et tag og en RSVP-status? A: Status er et fast sæt (Accepted / Declined / Not Answered / Attended), der afspejler gæstens svar. Tags er frie etiketter, du selv opfinder — alt fra "Family" til "Needs wheelchair access". Du kan filtrere på begge på samme tid.