So erstellen Sie benutzerdefinierte Upload-Formulare für Fotoeinsendungen von Gästen

Möchten Sie von Ihren Gästen mehr als nur Fotos sammeln? Mit benutzerdefinierten Upload-Formularen können Sie beim Hochladen zusätzliche Informationen wie Gastnamen, E-Mail-Adressen, Tischnummern oder beliebige benutzerdefinierte Daten erfassen.

Diese Funktion ist ideal für:

• Kontaktinformationen sammeln, um das finale Album mit Gästen zu teilen
• Tisch-/Gruppenzuordnungen nachverfolgen, um Fotos nach Sitzordnung zu organisieren
• Feedback sammeln zum Event-Erlebnis
• Foto-Wettbewerbe durchführen, bei denen Gäste ihre Daten angeben

Schritt 1: Upload-Formular aktivieren

So richten Sie ein benutzerdefiniertes Upload-Formular für Ihr Event ein:

1. Gehen Sie zu Ihrem Event-Dashboard und klicken Sie in der Seitenleiste auf „Fotos“
2. Suchen Sie im linken Bereich den Abschnitt „Formularantworten“
3. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol, um die Formulareinstellungen zu öffnen
4. Schalten Sie „Upload-Formular aktivieren“ auf EIN

Sobald das Formular aktiviert ist, sehen Gäste Ihre benutzerdefinierten Formularfelder, wenn sie die Upload-Seite öffnen.

Schritt 2: Benutzerdefinierte Formularfelder hinzufügen

Nachdem Sie das Formular aktiviert haben, können Sie verschiedene Feldtypen hinzufügen, um unterschiedliche Informationen zu erfassen:

Verfügbare Feldtypen

Feldtyp	Am besten geeignet für	Beispiel
Text	Kurze Antworten	Name, E-Mail, Tischnummer
Textbereich	Längere Antworten	Kommentare, Nachrichten, Feedback
Dropdown	Vordefinierte Auswahl	„Woher kennen Sie das Paar?“, „Welcher Event-Tag?“
Checkbox	Ja/Nein-Fragen	„Meine Fotos öffentlich teilen?“, „Album zusenden?“
Zahl	Numerische Werte	Tischnummer, Anzahl Gäste

Ein Feld hinzufügen

1. Klicken Sie auf „Feld hinzufügen“ und wählen Sie den Feldtyp aus
2. Geben Sie eine Bezeichnung ein (was Gäste sehen)
3. Optional: Fügen Sie Platzhaltertext als Orientierung hinzu
4. Aktivieren Sie „Erforderlich“, wenn das Feld ausgefüllt werden muss
5. Bei Dropdown-Feldern: Fügen Sie Ihre Optionen hinzu

Sie können pro Event bis zu 10 benutzerdefinierte Felder hinzufügen.

Step 3: Formularverhalten konfigurieren

Namens- & Nachrichtenfelder

Jede Upload-Seite enthält zwei integrierte Felder — Name und Nachricht —, die Gäste verwenden können, um ihre Fotos zu signieren. In den Formulareinstellungen können Sie jedes Feld unabhängig voneinander auf Folgendes setzen:

• Optional (Standard): Das Feld wird angezeigt, aber Gäste können es leer lassen
• Erforderlich: Gäste müssen es ausfüllen, bevor sie hochladen können
• Ausgeblendet: Das Feld wird vollständig von der Upload-Seite entfernt

Beispielsweise setzen Sie Name auf Erforderlich, wenn Sie immer wissen möchten, wer jedes Foto hochgeladen hat, oder setzen Sie Nachricht auf Ausgeblendet, um die Upload-Seite so einfach wie möglich zu halten.

Hinweis: Diese Einstellungen gelten unabhängig davon, ob Sie die benutzerdefinierten Formularfelder oben aktivieren — sie steuern die standardmäßigen Namens- und Nachrichtenfelder, die auf jeder Upload-Seite erscheinen.

Formular vor dem Upload erforderlich machen

Aktivieren Sie "Formular vor dem Upload erforderlich", um sicherzustellen, dass Gäste das Formular ausfüllen, bevor sie Fotos auswählen. So stellen Sie sicher, dass Sie Informationen von jedem Gast erfassen, der etwas hochlädt.

Wenn deaktiviert, erscheint das Formular zusammen mit der Fotoauswahl — optional, aber bequem.

Eine Antwort pro Gerät

Aktivieren Sie "Eine Antwort pro Gerät", um Gäste auf eine einzige Formularübermittlung zu beschränken. Das ist hilfreich, um:

• Doppelte Einträge zu verhindern
• Sicherzustellen, dass jeder Gast nur einmal teilnimmt
• Wettbewerbe mit fairen Teilnahmelimits durchzuführen

Was Gäste bei erneuten Besuchen sehen: Wenn ein Gast, der das Formular bereits abgesendet hat, die Upload-Seite auf demselben Gerät erneut öffnet, werden die Formularfelder ausgeblendet und er sieht einen freundlichen Hinweis — "Formular bereits übermittelt — Ihre Angaben sind gespeichert, laden Sie weiter hoch." Er kann weiterhin weitere Fotos hochladen, ohne das Formular erneut auszufüllen, und die neuen Uploads bleiben mit der ursprünglichen Übermittlung verknüpft. Auf diese Weise gilt die Regel „eine Antwort“ für das Formular selbst, nicht für Foto-Uploads.

Hinweis: Dies nutzt den Browser-Speicher und kann durch das Löschen von Cookies oder die Verwendung des Inkognito-Modus umgangen werden.

Schritt 4: Felder organisieren

Verwenden Sie die Pfeile nach oben/unten bei jedem Feld, um die Reihenfolge zu ändern. Sinnvoll ist zum Beispiel:

• Die wichtigsten Felder zuerst (Name, E-Mail)
• Optionale Felder eher am Ende
• Zusammengehörige Felder gruppiert

Die von Ihnen festgelegte Reihenfolge entspricht genau der Ansicht, die Gäste im Formular sehen.

Schritt 5: Formularantworten ansehen

Sobald Gäste Formulare übermitteln, können Sie alle Antworten einsehen:

1. Gehen Sie zur Seite „Fotos“ Ihres Events
2. Sehen Sie sich den Abschnitt „Formularantworten“ mit der Gesamtanzahl an
3. Klicken Sie auf „Alle Antworten anzeigen“, um die vollständige Tabelle zu öffnen

Die Antworttabelle zeigt:

• Übermittlungsdatum – Wann das Formular gesendet wurde
• Autorname – Falls der Gast seinen Namen angegeben hat
• Fotos – Anzahl der Fotos, die mit diesem Formular hochgeladen wurden
• Antwortdaten – Alle Werte aus benutzerdefinierten Feldern

Antworten exportieren

Klicken Sie auf „CSV exportieren“, um alle Formularantworten als Tabelle herunterzuladen. Die CSV enthält:

• Alle Werte aus benutzerdefinierten Feldern
• Zeitstempel der Übermittlung
• Fotoanzahl pro Antwort

Der Export unterstützt Sonderzeichen (Hebräisch, Chinesisch usw.) für internationale Events.

Schritt 6: Antworten verwalten

Eine Antwort löschen

So entfernen Sie eine Formularantwort:

1. Öffnen Sie die Seite mit den Formularantworten
2. Klicken Sie in der Zeile, die Sie löschen möchten, auf das Papierkorb-Symbol
3. Bestätigen Sie das Löschen im Warnhinweis-Dialog

Hinweis: Das Löschen einer Formularantwort löscht nicht die zugehörigen Fotos. Die Fotos bleiben in Ihrer Galerie.

Was Gäste sehen

Wenn Gäste Ihren QR-Code scannen oder den Upload-Link öffnen:

1. Wenn "Vor dem Upload erforderlich" EIN ist: Das Formular erscheint zuerst, und Gäste müssen es ausfüllen, bevor sie Fotos auswählen
2. Wenn "Vor dem Upload erforderlich" AUS ist: Das Formular erscheint zusammen mit den integrierten Namens- und Nachrichtenfeldern

Die integrierten Felder Name und Nachricht werden ebenfalls entsprechend Ihren Einstellungen angezeigt — als optional angezeigt, als erforderlich markiert oder vollständig ausgeblendet (siehe Namens- & Nachrichtenfelder oben).

Gäste füllen das Formular einmal pro Upload-Sitzung aus. Wenn sie mehrere Uploads in mehreren Durchgängen machen, füllen sie das Formular nur einmal aus (ihre Fotos sind mit ihrer ursprünglichen Antwort verknüpft).

Häufige Anwendungsfälle

Hochzeitsfotos sammeln

Erstellen Sie Felder für:

• Name des Gastes (Text, erforderlich)
• E-Mail (Text, erforderlich) – um das finale Album zu senden
• Beziehung zum Paar (Dropdown): „Familie der Braut“, „Familie des Bräutigams“, „Freunde der Braut“, „Freunde des Bräutigams“, „Kollege/Kollegin“, „Sonstiges“
• Tischnummer (Zahl)

Firmenevent

Erstellen Sie Felder für:

• Vollständiger Name (Text, erforderlich)
• Firma (Text)
• Abteilung (Dropdown)
• „Dürfen wir Ihre Fotos im Marketing verwenden?“ (Checkbox)

Geburtstagsparty

Erstellen Sie Felder für:

• Ihr Name (Text, erforderlich)
• Lieblingsmoment mit [Geburtstagskind] (Textbereich)
• „Fügen Sie mich dem Gruppenchat hinzu“ (Checkbox)

Foto-Wettbewerb

Erstellen Sie Felder für:

• Name des Fotografen/der Fotografin (Text, erforderlich)
• E-Mail (Text, erforderlich)
• Fototitel/-beschreibung (Textbereich)
• „Ich stimme den Wettbewerbsbedingungen zu“ (Checkbox, erforderlich)

Tipps für bessere Formularantworten

1. Kurz halten – Gäste sind auf einem Event und füllen keine Umfrage aus. 2–4 Felder funktionieren am besten.

2. Kontaktinfos erforderlich machen – Wenn Sie das Album später teilen möchten, machen Sie E-Mail oder Telefonnummer zur Pflicht.

3. Dropdowns für Konsistenz verwenden – Vordefinierte Optionen lassen sich leichter sortieren und auswerten als Freitext.

4. Erklären, warum Sie fragen – Verwenden Sie Platzhaltertext wie „Wir senden Ihnen den Album-Link per E-Mail“, um das Ausfüllen zu fördern.

5. Vor dem Event testen – Scannen Sie Ihren QR-Code und füllen Sie das Formular selbst aus, um die Erfahrung zu prüfen.

Häufig gestellte Fragen

F: Kann ich eine Formularantwort nach dem Absenden bearbeiten? A: Formularantworten können nach dem Absenden nicht bearbeitet werden. Gäste müssten eine neue Antwort absenden.

F: Sind Formularantworten mit bestimmten Fotos verknüpft? A: Ja, jede Formularantwort ist über eine Sitzungs-ID mit den in dieser Sitzung hochgeladenen Fotos verknüpft. Auf der Antworten-Seite wird angezeigt, wie viele Fotos jeder Antwort zugeordnet sind.

F: Können Gäste die Formularantworten anderer Gäste sehen? A: Nein, Formularantworten sind nur für die Veranstaltungsorganisation im Dashboard sichtbar.

F: Was passiert, wenn ein Gast Fotos hochlädt, aber das Formular nicht ausfüllt? A: Wenn "Vor dem Upload erforderlich" AUS ist, können Gäste ohne Ausfüllen des Formulars hochladen. Ihre Fotos erscheinen weiterhin in Ihrer Galerie, haben jedoch keine zugehörigen Formulardaten.

F: Kann ich den Namen des Gastes als erforderlich festlegen oder das Nachrichtenfeld ausblenden? A: Ja. In den Formulareinstellungen können Sie die integrierten Felder Name und Nachricht jeweils auf Optional, Erforderlich oder Ausgeblendet setzen. Das funktioniert unabhängig von den benutzerdefinierten Formularfeldern, sodass Sie einen Namen auch dann als erforderlich festlegen können, wenn Sie keine benutzerdefinierten Fragen hinzufügen.

F: Kann ich einem bestehenden Event ein Formular hinzufügen? A: Ja! Sie können das Upload-Formular jederzeit aktivieren und konfigurieren — auch nachdem Ihr Event bereits gestartet ist.

F: Gibt es eine Begrenzung, wie viele Antworten ich sammeln kann? A: Nein, es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Formularantworten pro Event.

F: Kann ich das für Zwecke ohne Fotos verwenden (nur Umfragen)? A: Obwohl es für Foto-Uploads entwickelt wurde, könnten Sie "Vor dem Upload erforderlich" aktivieren, um Informationen zu erfassen, bevor Gäste auf den Upload-Bildschirm zugreifen. Gäste müssen jedoch weiterhin den Upload-Ablauf durchlaufen.

F: Funktionieren Formularantworten mit dem Live Carousel? A: Formularantworten sind getrennt vom Karussell. Fotos, die mit Formularen hochgeladen wurden, erscheinen im Karussell wie alle anderen Fotos.

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