Collaborateurs de l’événement : partager la gestion de l’événement

Les collaborateurs de l’événement vous permettent d’inviter d’autres personnes à vous aider sur un événement précis. Vous choisissez ce qu’ils obtiennent : tout l’événement en tant que co-organisateur, ou seulement les photos, seulement les invités, ou les deux, avec un accès en modification ou en lecture seule. Cette fonctionnalité est incluse dans le forfait Professional Event et dans chaque événement créé avec un abonnement.

Idéal pour les professionnels de l’événementiel

Si vous êtes photographe, wedding planner ou organisateur d’événements et que vous gérez des événements pour le compte de clients, les collaborateurs vous permettent de donner à vos clients un accès direct à leur événement. Ajoutez-les comme collaborateurs afin qu’ils puissent :

Voir et télécharger leurs photos en temps réel
Approuver des photos pour le carrousel en direct
S’occuper de leur liste d’invités et du placement
Accéder à leur événement sans avoir besoin de leur propre forfait ou abonnement

Ainsi, vous gardez le contrôle du forfait ou de l’abonnement tout en donnant à vos clients exactement l’accès dont ils ont besoin : un membre de la famille peut voir les photos sans toucher à la liste d’invités, et un wedding planner peut gérer la liste d’invités sans modifier vos paramètres.

Accès des collaborateurs

Lorsque vous invitez un collaborateur, vous choisissez l’un des trois niveaux d’accès :

Co-organisateur : gère tout l’événement avec vous. Il modifie les informations et les paramètres de l’événement, l’invitation, les photos, les invités, le placement et les messages. Les co-organisateurs peuvent aussi inviter d’autres collaborateurs.
Peut modifier : travaille uniquement dans les sections que vous choisissez.
Lecture seule : consulte et télécharge les sections que vous choisissez, mais ne peut rien modifier.

Pour Peut modifier et Lecture seule, choisissez au moins une section :

Photos et vidéos : la galerie, les albums, la modération, le carrousel en direct et les téléchargements
Invités : la liste d’invités et les RSVP, le placement, l’enregistrement à l’entrée, ainsi que les e-mails et les SMS envoyés aux invités

Action	Co-organisateur	Peut modifier	Lecture seule
Voir et télécharger les sections auxquelles ils ont accès	Tout	Leurs sections	Leurs sections
Approuver, supprimer et organiser les photos	Oui	Avec Photos et vidéos	Non
Modifier les invités, le placement et l’enregistrement à l’entrée	Oui	Avec Invités	Non
Envoyer des e-mails et des SMS aux invités	Oui	Avec Invités	Non
Voir l’invitation telle que la voient les invités	Oui	Avec Invités	Avec Invités
Modifier les paramètres de l’événement et l’invitation	Oui	Non	Non
Inviter d’autres collaborateurs	Oui	Non	Non

Pour permettre à quelqu’un de parcourir les photos sans voir la liste d’invités, invitez-le avec Lecture seule et cochez uniquement Photos et vidéos : il pourra télécharger la galerie, et les pages des invités ne s’afficheront pas pour lui.

Aucun collaborateur ne peut supprimer l’événement ni retirer le propriétaire de l’événement.

Ajouter un collaborateur

Pour ajouter un collaborateur à votre événement :

Accédez à votre événement dans le tableau de bord Fotify
Cliquez sur Collaborateurs
Saisissez l’adresse e-mail de la personne
Sous Accès, choisissez Co-organisateur, Peut modifier ou Lecture seule et, pour les deux derniers, cochez Photos et vidéos, Invités, ou les deux
Cliquez sur Envoyer l’invitation

La personne recevra une invitation par e-mail. Elle peut l’accepter même si elle n’a pas encore de compte Fotify : le lien d’inscription contenu dans l’e-mail ouvre le formulaire d’inscription de Fotify avec l’adresse invitée déjà renseignée. L’invitation est liée à cette adresse ; la personne doit donc s’inscrire avec celle-ci (par lien magique, ou avec Google ou Microsoft s’il s’agit de la même adresse e-mail). Dès qu’elle est connectée, elle dispose de l’accès que vous avez choisi.

Gérer les collaborateurs

Statut de l’invitation

Dans le panneau Collaborateurs, vous pouvez voir le statut et l’accès de chaque collaborateur :

Accepté : le collaborateur a accepté l’invitation et dispose de l’accès indiqué sous son nom
En attente : l’invitation a été envoyée mais n’a pas encore été acceptée

Modifier l’accès d’un collaborateur

Accédez au panneau Collaborateurs de votre événement
Cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté du collaborateur
Choisissez le nouvel accès et cliquez sur Enregistrer

La modification s’applique immédiatement, y compris aux invitations qui n’ont pas encore été acceptées.

Retirer un collaborateur

Pour retirer un collaborateur :

Accédez au panneau Collaborateurs de votre événement
Trouvez le collaborateur que vous souhaitez retirer
Cliquez sur l’icône de corbeille à côté de son nom

Le collaborateur perdra immédiatement l’accès à l’événement.

Le propriétaire de l’événement, les co-organisateurs ainsi que les Propriétaires et les Administrateurs de l’équipe peuvent ajouter, modifier et retirer des collaborateurs. Toute personne peut quitter un événement sur lequel elle collabore.

Collaborateurs et membres de l’équipe

Les collaborateurs et les membres de l’équipe répondent à des besoins différents :

Fonctionnalité	Collaborateurs	Membres de l’équipe
Portée	Un seul événement	Tous les événements de l’équipe
Nécessite	Un événement Professional Event ou un événement avec abonnement	Un abonnement d’équipe
Peut créer de nouveaux événements	Non	Oui
Durée d’accès	Jusqu’au retrait ou à la fin de l’événement	Jusqu’à ce qu’ils quittent l’équipe
Idéal pour	Wedding planners, photographes, aides ponctuels	Agences, lieux, partenariats sur la durée

Utilisez des collaborateurs lorsque vous avez besoin que quelqu’un vous aide sur un événement précis, sans lui donner accès à vos autres événements ni à votre équipe.

Utilisez des membres de l’équipe lorsque vous travaillez avec des personnes qui ont besoin d’un accès continu pour créer et gérer plusieurs événements.

Foire aux questions

Q : Puis-je ajouter des collaborateurs à n’importe quel événement ? R : Des collaborateurs peuvent être ajoutés aux événements du forfait Professional Event et à tout événement créé avec un abonnement. Les événements Free, Photo Gallery et Premium affichent à la place une invitation à passer à un forfait supérieur sur la tuile Collaborateurs.

Q : Y a-t-il une limite au nombre de collaborateurs que je peux ajouter ? R : Non, vous pouvez ajouter autant de collaborateurs que nécessaire à un événement.

Q : Les collaborateurs ont-ils besoin d’un compte Fotify ? R : Pour accepter l’invitation, ils devront créer un compte Fotify gratuit avec l’adresse e-mail à laquelle vous les avez invités, mais ils n’ont pas besoin de leur propre forfait ou abonnement.

Q : Que se passe-t-il pour les collaborateurs lorsque l’événement se termine ? R : Les collaborateurs conservent l’accès pour consulter l’événement et ses photos selon la durée d’accès à la galerie, mais ils ne peuvent pas apporter de modifications aux événements terminés.

Q : Puis-je être collaborateur sur l’événement de quelqu’un d’autre ? R : Oui, toute personne disposant d’un compte Fotify peut être invitée en tant que collaborateur, qu’elle ait ou non son propre forfait ou abonnement.

Les prix peuvent varier selon votre pays et votre devise. Consultez les tarifs les plus récents sur la page des tarifs.