RSVP के दौरान अतिथि नाम कैसे एकत्र करें

Collect Guest Names आपको हर आमंत्रित व्यक्ति के साथ आने वाले प्रत्येक व्यक्ति का व्यक्तिगत नाम कैप्चर करने देता है — केवल संख्या नहीं। यह तब बिल्कुल उपयुक्त है जब आपको पूरी उपस्थित-व्यक्ति सूची चाहिए (प्लेस कार्ड, कैटरिंग हेड काउंट, बैज, गेस्ट-लिस्ट चेक-इन), लेकिन आपको पूरा सीटिंग चार्ट नहीं चाहिए।

यदि बाद में आप तय करते हैं कि आप लोगों को सीट भी देना चाहते हैं, तो बस Seating page खोलें — आपने पहले से जो भी नाम एकत्र किए हैं, वे सभी एक unassigned guest के रूप में उपलब्ध हो जाते हैं जिन्हें आप तालिका पर ड्रैग कर सकते हैं। न दोबारा संग्रह, न डेटा लॉस।

अतिथि नाम कैप्चर सक्षम करना

Collect Guest Names नए invitations के लिए डिफ़ॉल्ट रूप से ON रहता है। इसे जाँचने या बदलने के लिए:

1. dashboard.fotify.app पर अपने इवेंट डैशबोर्ड पर जाएँ
2. अपना इवेंट चुनें और साइडबार में "Invitation" पर क्लिक करें
3. "Details" टैब खोलें
4. Event Settings सेक्शन में "Collect Guest Names" ढूँढें
5. इसे ON या OFF टॉगल करें

जब तक यह चालू है, RSVP करने वाला हर अतिथि (अपने invitation link या public registration form के माध्यम से) से उनकी पार्टी में शामिल हर व्यक्ति का first और last name दर्ज करने को कहा जाता है।

अतिथि क्या देखते हैं

एक बार सक्षम होने पर, RSVP फ़ॉर्म इस आधार पर समायोजित होता है कि अतिथि कितने लोगों को ला रहे हैं:

• Accepting solo — वे सामान्य रूप से अपना नाम भरते हैं
• Bringing plus-ones — प्रत्येक अतिरिक्त उपस्थित व्यक्ति के लिए एक name row के साथ एक नया सेक्शन दिखाई देता है
• Declining — कोई name fields नहीं दिखाए जाते

प्रत्येक प्रविष्टि के लिए first और last name आवश्यक हैं, इसलिए आपके पास हमेशा एक पूर्ण attendee list रहती है।

यदि आपने पार्टी के लिए पहले से नाम दर्ज कर रखे हैं (Guests page या Seating page से), तो फ़ॉर्म उन्हें पहले से भरा हुआ दिखाता है। जो नाम अतिथि रखता है वे वही लोग हैं जो आ रहे हैं; जिसे भी वे हटा देते हैं — या पार्टी का साइज़ घटाकर छोड़ देते हैं — वह आपकी गेस्ट लिस्ट में नहीं आएंगे के रूप में चिह्नित होकर बना रहता है, ताकि आपने जो सीट असाइन की थी वह चुपचाप किसी और को न मिल जाए और आपने जो भी टाइप किया वह न खोए। पार्टी साइज़ फिर से बढ़ाने पर वे लोग नाम सहित वापस आ जाते हैं।

जहाँ एकत्र किए गए नाम दिखाई देते हैं

सभी कैप्चर किए गए नाम पूरे डैशबोर्ड में उपलब्ध होते हैं:

• Guests page — expandable sub-rows — 2 या उससे अधिक लोगों वाली हर पार्टी के मुख्य नाम के पास एक शेवरॉन दिखाई देता है। इसे क्लिक करके पंक्ति को विस्तार करें और नीचे सूचीबद्ध प्रत्येक प्लस-वन देखें, जहाँ प्रति व्यक्ति एक "+1" बैज होता है, और अतिथि द्वारा अपनी पुष्टि से छोड़े गए किसी भी व्यक्ति के लिए एक "नहीं आएंगे" बैज होता है। हर उप-पंक्ति पर एक छोटा पेंसिल आइकन होता है, जो सीधे उस नाम को संपादित करने पर ले जाता है
• Guests page — search — सर्च बार प्लस-वन नामों से भी मैच करता है, इसलिए "Jane" टाइप करने पर वह निमंत्रण मिल जाता है जिससे वह जुड़ी है, भले ही मुख्य अतिथि "Sarah Smith" हो। मैच होने वाली पंक्तियाँ अपने-आप विस्तार हो जाती हैं और मैच हुआ नाम हाइलाइट हो जाता है
• Guest list Excel/CSV export — जब नेम कैप्चर चालू होता है, तो दोनों स्प्रेडशीट एक्सपोर्ट में एक Plus Ones कॉलम जुड़ जाता है, जिसमें हर गैर-मुख्य अतिथि पाइप से अलग किया जाता है (उदा. John Doe | Jane Doe | Kid Smith)। स्प्रेडशीट्स में राउंड-ट्रिप साफ़-सुथरे तरीके से हो जाता है
• Guest list PDF export — हर प्लस-वन, मुख्य निमंत्रण के नीचे एक इंडेंटेड उप-पंक्ति के रूप में दिखाई देता है
• Attendance verification page — जब दरवाज़े पर किसी पार्टी को स्कैन किया जाता है, तो सुरक्षा स्टाफ जैसे-जैसे लोग आते हैं, प्रत्येक व्यक्ति को अलग-अलग टैप करता है, और प्रति व्यक्ति टाइमस्टैम्प दर्ज होते हैं
• Seating page — हर नामित व्यक्ति एक अनअसाइन्ड चिप के रूप में दिखाई देता है, जिसे सीट करने के लिए तैयार

यदि आपको पहले से पता है कि हर इनवाइटी के साथ कौन आ रहा है, तो आप Guests page से खुद भी नाम प्री-फिल कर सकते हैं।

Seating के साथ संबंध

Collect Guest Names और Seating page एक ही underlying data के साथ काम करते हैं — ये बस इसे इस्तेमाल करने के दो अलग तरीके हैं।

Setting	Names ON (डिफ़ॉल्ट)	Names OFF
Guests enter names during RSVP	हाँ	नहीं — केवल उनका party size
Seating chart / drag-and-drop	हर व्यक्ति नाम से दिखता है	Plus-ones नंबर वाले placeholders के रूप में दिखते हैं (जैसे, "Maria G. x2")
Seating page पर लोगों का नाम बदलना	कभी भी	कभी भी — आप खुद नाम भर सकते हैं

Key behaviour:

• Collect Guest Names seating से स्वतंत्र है — यह एक स्वतंत्र विकल्प है, डिफ़ॉल्ट रूप से ON रहता है, और यदि आप tables का उपयोग करने की योजना बना रहे हैं तो हम बस इसे ON रखने की सलाह देते हैं (जब यह OFF हो तो डैशबोर्ड एक छोटा रिमाइंडर दिखाता है)।
• आप start simple कर सकते हैं — पहले केवल Collect Guest Names के साथ — और बाद में seating शुरू कर सकते हैं; हर मौजूदा नाम सुरक्षित रहता है और unassigned चिप के रूप में दिखाई देता है।
• अतिथि अपना टेबल आमंत्रण में देखते हैं या नहीं, यह एक अलग स्विच है — Invitation सेक्शन के Details टैब में Table Assignments।

कब कौन-सा विकल्प उपयोग करें

यदि आप चाहते हैं, तो केवल Collect Guest Names उपयोग करें:

• कैटरिंग, बैज, या चेक-इन के लिए पूरी attendee list
• औपचारिक seating chart के बिना personalized place cards
• exported guest list का उपयोग करके अनौपचारिक रूप से seating plan करना (जैसे कागज़ पर)

यदि आप चाहते हैं, तो Seating page (आदर्श रूप से Guest Names के साथ) उपयोग करें:

• drag-and-drop के साथ एक visual seating chart
• per-table capacities और color-coded RSVP status
• अतिथि अपने invitation के अंदर अपनी assigned table देखें

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

Q: मैंने कुछ अतिथियों के पहले से RSVP करने के बाद Collect Guest Names चालू किया। क्या मुझे उनके plus-ones के नाम मिलेंगे? A: मौजूदा RSVPs वही नाम रखते हैं जो उन्होंने सबमिट किए थे (main guest का नाम हमेशा होता है)। आगे से नए RSVPs और मौजूदा अतिथियों द्वारा किए गए RSVP edits में plus-one नाम शामिल होंगे। आप Guests page से किसी भी missing names को खुद भी pre-fill कर सकते हैं।

Q: इसे चालू करने के बाद क्या मैं Collect Guest Names को बंद कर सकता/सकती हूँ? A: हाँ, कभी भी — यहाँ तक कि seating का उपयोग करते हुए भी। पहले से एकत्र किए गए नाम सुरक्षित रहते हैं; नए RSVPs बस नाम माँगना बंद कर देते हैं। नाम OFF होने पर, plus-ones seating chart पर नंबर वाले placeholders के रूप में दिखते हैं जिन्हें आप खुद नाम दे सकते हैं।

Q: क्या अतिथियों से टेबल असाइनमेंट छिपाने से एकत्र किए गए नाम मिट जाएँगे? A: नहीं। आपके guest names और seating charts हमेशा सुरक्षित रहते हैं। Table Assignments स्विच केवल यह नियंत्रित करता है कि अतिथि आमंत्रण में क्या देखते हैं — नाम RSVP से जुड़े ही रहते हैं।

Q: क्या अतिथि नाम अन्य अतिथियों को दिखाए जाते हैं? A: नहीं। व्यक्तिगत नाम केवल आपके organizer dashboard में और अतिथि के अपने invitation में दिखाई देते हैं (जहाँ वे अपनी पार्टी को संपादित कर सकते हैं)।

Q: क्या Collect Guest Names plus-one counter को replace कर देता है? A: नहीं, दोनों साथ काम करते हैं। अतिथि अब भी चुनते हैं कि वे कितने लोगों को ला रहे हैं, और फिर उनसे हर व्यक्ति का नाम देने को कहा जाता है।

Q: क्या यह public registration form के साथ काम करता है? A: हाँ। जब भी Collect Guest Names चालू होता है, public registration form हर plus-one का नाम पूछता है।