RSVP के दौरान अतिथि नाम कैसे एकत्र करें
Collect Guest Names आपको हर आमंत्रित व्यक्ति के साथ आने वाले प्रत्येक व्यक्ति का व्यक्तिगत नाम कैप्चर करने देता है — केवल संख्या नहीं। यह तब बिल्कुल उपयुक्त है जब आपको पूरी उपस्थित-व्यक्ति सूची चाहिए (प्लेस कार्ड, कैटरिंग हेड काउंट, बैज, गेस्ट-लिस्ट चेक-इन), लेकिन आपको पूरा सीटिंग चार्ट नहीं चाहिए।
यदि बाद में आप तय करते हैं कि आप लोगों को सीट भी देना चाहते हैं, तो आप बस Table Management चालू कर दें — आपने पहले से जो भी नाम एकत्र किए हैं, वे सभी एक unassigned guest के रूप में उपलब्ध हो जाते हैं जिन्हें आप तालिका पर ड्रैग कर सकते हैं। न दोबारा संग्रह, न डेटा लॉस।
अतिथि नाम कैप्चर सक्षम करना
- dashboard.fotify.app पर अपने इवेंट डैशबोर्ड पर जाएँ
- अपना इवेंट चुनें और साइडबार में "RSVP" पर क्लिक करें
- "Details" टैब खोलें
- Event Settings सेक्शन में "Collect Guest Names" ढूँढें
- इसे ON टॉगल करें
बस इतना ही। अगली बार जब कोई अतिथि RSVP करेगा (अपने invitation link या public registration form के माध्यम से), उनसे उनकी पार्टी में शामिल हर व्यक्ति का first और last name दर्ज करने को कहा जाएगा।
अतिथि क्या देखते हैं
एक बार सक्षम होने पर, RSVP फ़ॉर्म इस आधार पर समायोजित होता है कि अतिथि कितने लोगों को ला रहे हैं:
- Accepting solo — वे सामान्य रूप से अपना नाम भरते हैं
- Bringing plus-ones — प्रत्येक अतिरिक्त उपस्थित व्यक्ति के लिए एक name row के साथ एक नया सेक्शन दिखाई देता है
- Declining — कोई name fields नहीं दिखाए जाते
प्रत्येक प्रविष्टि के लिए first और last name आवश्यक हैं, इसलिए आपके पास हमेशा एक पूर्ण attendee list रहती है।
एकत्र किए गए नाम कहाँ दिखाई देते हैं
सभी कैप्चर किए गए नाम डैशबोर्ड में जगह-जगह उपलब्ध होते हैं:
- Guests tab — किसी RSVP के पास Users आइकन पर क्लिक करके उस पार्टी में शामिल सभी लोगों को देखें या संपादित करें
- Guest list PDF export — प्रत्येक plus-one मुख्य invitation के नीचे indented sub-row के रूप में दिखाई देता है
- Attendance verification page — जब किसी पार्टी को दरवाज़े पर स्कैन किया जाता है, तो सुरक्षा स्टाफ हर व्यक्ति के आने पर उसे अलग-अलग टैप करता है, और प्रति-व्यक्ति timestamps दर्ज होते हैं
- Tables tab (यदि आप बाद में Table Management सक्षम करते हैं) — हर नामित व्यक्ति एक unassigned chip के रूप में दिखता है, सीट करने के लिए तैयार
यदि आपको पहले से पता है कि प्रत्येक आमंत्रित व्यक्ति के साथ कौन आ रहा है, तो आप Guests tab से खुद भी नाम pre-fill कर सकते हैं।
Table Management के साथ संबंध
Collect Guest Names और Table Management एक ही underlying data के साथ काम करते हैं — ये बस इसे इस्तेमाल करने के दो अलग तरीके हैं।
| Setting | Tables Off | Tables On |
|---|---|---|
| Collect Guest Names toggle | Optional | Required — automatically ON and locked |
| Guests enter names during RSVP | Yes, if toggle is on | Always yes |
| Dashboard shows Tables tab | No | Yes |
| Seating chart / drag-and-drop | No | Yes |
Key behaviour:
- Table Management ON करने पर Collect Guest Names ON अपने आप हो जाता है और लॉक हो जाता है (tables को काम करने के लिए प्रति-व्यक्ति नामों की आवश्यकता होती है)।
- Table Management OFF करने पर guest-names toggle उसी स्थिति में रहता है जहाँ आपने उसे सेट किया है। आप tables के बिना भी नाम एकत्र करना जारी रख सकते हैं, या दोनों बंद कर सकते हैं।
- आप start simple कर सकते हैं—पहले केवल Collect Guest Names के साथ—और बाद में tables चालू कर सकते हैं; हर मौजूदा नाम सुरक्षित रहता है।
कब कौन-सा विकल्प उपयोग करें
यदि आप चाहते हैं, तो केवल Collect Guest Names उपयोग करें:
- कैटरिंग, बैज, या चेक-इन के लिए पूरी attendee list
- औपचारिक seating chart के बिना personalized place cards
- exported guest list का उपयोग करके अनौपचारिक रूप से seating plan करना (जैसे कागज़ पर)
यदि आप चाहते हैं, तो Table Management (जिसमें Guest Names शामिल है) उपयोग करें:
- drag-and-drop के साथ एक visual seating chart
- per-table capacities और color-coded RSVP status
- अतिथि अपने invitation के अंदर अपनी assigned table देखें
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
Q: मैंने कुछ अतिथियों के पहले से RSVP करने के बाद Collect Guest Names चालू किया। क्या मुझे उनके plus-ones के नाम मिलेंगे? A: मौजूदा RSVPs वही नाम रखते हैं जो उन्होंने सबमिट किए थे (main guest का नाम हमेशा होता है)। आगे से नए RSVPs और मौजूदा अतिथियों द्वारा किए गए RSVP edits में plus-one नाम शामिल होंगे। आप Guests tab से किसी भी missing names को खुद भी pre-fill कर सकते हैं।
Q: इसे चालू करने के बाद क्या मैं Collect Guest Names को बंद कर सकता/सकती हूँ? A: हाँ — बशर्ते Table Management बंद हो। जब Table Management सक्षम होता है, तो Collect Guest Names आवश्यक होता है और इसका toggle निष्क्रिय रहता है। यदि आप नाम एकत्र करना बंद करना चाहते हैं, तो पहले tables बंद करें।
Q: क्या Table Management बंद करने से एकत्र किए गए नाम मिट जाएँगे? A: नहीं। Tables toggle की परवाह किए बिना आपके guest names सुरक्षित रहते हैं। Tables बंद करने से केवल seating UI छिपता है — नाम RSVP से जुड़े रहते हैं।
Q: क्या अतिथि नाम अन्य अतिथियों को दिखाए जाते हैं? A: नहीं। व्यक्तिगत नाम केवल आपके organizer dashboard में और अतिथि के अपने invitation में दिखाई देते हैं (जहाँ वे अपनी पार्टी को संपादित कर सकते हैं)।
Q: क्या Collect Guest Names plus-one counter को replace कर देता है? A: नहीं, दोनों साथ काम करते हैं। अतिथि अब भी चुनते हैं कि वे कितने लोगों को ला रहे हैं, और फिर उनसे हर व्यक्ति का नाम देने को कहा जाता है।
Q: क्या यह public registration form के साथ काम करता है? A: हाँ। जब भी Collect Guest Names (या Table Management) चालू होता है, public registration form हर plus-one का नाम पूछता है।
क्या यह लेख सहायक था?