Attendance Verification का उपयोग कैसे करें

Attendance Verification पेज सुरक्षा स्टाफ और ग्रीटर्स के लिए एक समर्पित टूल है, जो आपके इवेंट प्रवेश पर मेहमानों को सत्यापित करने में मदद करता है। QR कोड स्कैनिंग या मैन्युअल लुकअप का उपयोग करके, आप जल्दी से मेहमान की पहचान की पुष्टि कर सकते हैं और यह ट्रैक कर सकते हैं कि कौन पहुंच चुका है।

यह गाइड इवेंट प्रवेश पर verification पेज का उपयोग करने वाले सुरक्षा स्टाफ और इवेंट कर्मियों के लिए है।

Attendance Verification सेट अप करना

इस फीचर का उपयोग करने से पहले, इवेंट आयोजक को इवेंट डैशबोर्ड के Check-in टैब से इसे सक्षम करना होगा। विवरण के लिए कस्टमाइज़ेशन गाइड में Door check-in सेक्शन देखें।

इवेंट आयोजकों के लिए

1. साइडबार में Invitation पर क्लिक करें और Check-in टैब खोलें
2. Staff password के अंतर्गत, "Set password" पर क्लिक करें — एक पासवर्ड टाइप करें या तैयार-तैयार पासवर्ड के लिए "Generate" पर क्लिक करें (न्यूनतम 6 कैरेक्टर्स)
3. Door check-in स्विच को चालू करें
4. Check-in page for door staff के अंतर्गत, "Copy link" पर क्लिक करें (या स्टाफ़ को फ़ोन पर पेज खोलने के लिए छोटा QR कोड स्कैन करने दें)
5. लिंक और पासवर्ड अपनी सुरक्षा टीम के साथ साझा करें

चेक-इन चालू होने के बाद, वही टैब Arrivals को लाइव दिखाता है: कितनी पार्टियाँ और अतिथि अंदर हैं बनाम कितने अपेक्षित हैं, और नवीनतम चेक-इन जैसे-जैसे होते हैं। बाद में पासवर्ड बदलने पर चेक-इन पेज पर लॉग-इन हर डिवाइस साइन आउट हो जाता है।

डैशबोर्ड से डोर संभालना

आपको स्टाफ़ पेज की खुद ज़रूरत नहीं है। चेक-इन चालू होने पर, टैब के शीर्ष पर मौजूद Check in guests ब्लॉक आपको पुष्टि की गई सूची में खोजने (नाम, ईमेल, फ़ोन या अतिथि के निमंत्रण पर मौजूद शॉर्ट कोड से), Not yet in / Checked in पर फ़िल्टर करने, और किसी पार्टी पर Check in टैप करने देता है — या हर नामित अतिथि को अलग-अलग टिक करने के लिए People खोलें। Undo किसी गलत चेक-इन को पलट देता है। Scan code अतिथि का एंट्री QR कोड सीधे पढ़ने के लिए आपके डिवाइस का कैमरा खोलता है।

चेक-इन पेज खोलना

डोर स्टाफ के लिए

1. आयोजक द्वारा दिया गया चेक-इन लिंक खोलें (या उनके Check-in टैब पर मौजूद छोटा QR कोड स्कैन करें)
2. स्टाफ़ पासवर्ड टाइप करें — आँख वाला आइकन दिखाता है कि आपने क्या टाइप किया, जो लंबे जनरेट किए गए पासवर्ड के साथ मदद करता है
3. "चेक-इन खोलें" पर टैप करें

पेज उस फ़ोन पर आपको 24 घंटे तक याद रखता है, इसलिए रिफ्रेश करने या गलती से टैब बंद हो जाने पर आप सीधे सूची पर वापस आ जाते हैं। हेडर में हरा "लाइव" बैज दिखाता है कि पेज हर दूसरे डोर से रीयल टाइम में आगमन प्राप्त कर रहा है; जब तक कनेक्शन फिर से बहाल हो रहा हो, यह "पुनः कनेक्ट हो रहा है" दिखाता है और आप काम करना जारी रख सकते हैं।

साइन आउट करना

सबसे ऊपर दाईं ओर मौजूद ⋮ मेनू पर टैप करें और "साइन आउट करें" चुनें। उसी मेनू में "सूची रीफ़्रेश करें" भी है, अगर आप कभी मेहमान सूची को फिर से लोड करने के लिए बाध्य करना चाहें।

स्क्रीन को समझना

आपको जो कुछ चाहिए वह सब एक ही स्क्रीन पर है — कुछ भी खोलने या टॉगल करने की ज़रूरत नहीं है:

आगमन काउंटर

सबसे ऊपर, "90 में से 25 अतिथि अंदर" और एक प्रोग्रेस बार दिखाते हैं कि अपेक्षित संख्या की तुलना में कितने लोग पहुंच चुके हैं, साथ में पार्टियों की संख्या भी। जैसे ही कोई भी डिवाइस लोगों को चेक-इन करता है, काउंटर लाइव अपडेट होता है।

हाल के आगमन

जब कोई अन्य डोर (या आयोजक डैशबोर्ड से) किसी को चेक-इन करता है, तो उनके नाम और समय के साथ एक छोटा हरा चिप काउंटर के नीचे स्लाइड करके आता है। यह एक शांत लॉग है, पॉप-अप नहीं — यह आपके काम में कोई बाधा नहीं डालता।

खोज और फ़िल्टर

सर्च बॉक्स हमेशा दिखता है। इसके नीचे, सभी / अभी अंदर नहीं / अंदर चिप्स लाइव संख्या दिखाते हैं, ताकि आप एक नज़र में देख सकें कि कितनी पार्टियाँ अभी भी अपेक्षित हैं।

अतिथि सूची

हर पुष्टि की गई पार्टी एक पंक्ति होती है: नाम, पार्टी का आकार (या नामित अतिथियों वाली पार्टियों के लिए "4 में से 2 अंदर"), और — एक बार अंदर आने पर — उनके आने का समय। जो पंक्तियाँ अंदर आ चुकी हैं वे चेक मार्क के साथ हरी हो जाती हैं; आधा भरा हुआ गोला दिखाता है कि नामित पार्टी में से केवल कुछ लोग ही आए हैं।

कोड स्कैन करें

स्क्रीन के नीचे बड़ा "कोड स्कैन करें" बटन कैमरे को फ़ुल-स्क्रीन में खोलता है।

QR कोड से मेहमानों का सत्यापन

मेहमानों को चेक इन करने का सबसे तेज़ तरीका है उनके एंट्री कोड स्कैन करना।

स्कैन कैसे करें

1. "कोड स्कैन करें" पर टैप करें
2. पूछे जाने पर कैमरा एक्सेस की अनुमति दें (हर फ़ोन पर एक बार)
3. कैमरे को अतिथि के QR कोड की ओर करें — अंधेरे प्रवेश द्वारों के लिए एक टॉर्च बटन भी है
4. कोड अपने-आप पढ़ लिया जाता है और पार्टी स्क्रीन के नीचे से ऊपर स्लाइड करके आती है

जो कोड Fotify के एंट्री कोड नहीं हैं, या किसी अन्य इवेंट के हैं, उनके लिए कैमरा व्यू के नीचे एक छोटा नोटिस दिखता है और स्कैनर चलता रहता है।

स्कैन करने के बाद

आपको क्या दिखेगा, यह इस पर निर्भर करता है कि आयोजक ने निमंत्रण कैसे सेट अप किया है।

सरल मोड (कोई अतिथि नाम एकत्र नहीं किए गए) — पार्टी शीट दिखाती है:

• एक स्टेटस बैंड: जो पार्टी अभी नहीं आई है उसके लिए "2 अतिथियों की पुष्टि हुई", या यदि आ चुकी है तो "21:14 से पहले से अंदर"
• पार्टी का नाम
• एक बड़ा "2 अतिथि चेक इन करें" बटन — इसे टैप करें और बैंड हरा हो जाता है: "सब तैयार है - उन्हें अंदर आने दें"

नामित-अतिथि मोड — जब आयोजक ने अतिथि नाम एकत्र करें सक्षम किया हो या सीटिंग का उपयोग कर रहे हों, तो शीट में पार्टी के हर व्यक्ति को अलग-अलग सूचीबद्ध किया जाता है:

• हर व्यक्ति की अपनी टैप करने योग्य पंक्ति होती है
• किसी नाम को टैप करके उस व्यक्ति को चेक इन करें — पंक्ति हरी हो जाती है और चेक-इन का समय दिखाती है
• गलती सुधारने के लिए फिर से टैप करें (यदि आपने गलत व्यक्ति को टैप कर दिया हो तो उपयोगी)
• "सभी को चेक इन करें (3)" पूरी पार्टी को एक साथ आने वाले समूहों के लिए एक बार में चेक इन कर देता है
• ऊपर का बैंड प्रगति दिखाता है ("3 में से 2 लोग अंदर")
• जिसे भी उनकी पार्टी ने नहीं आएंगे बताया है (तीन लोगों का निमंत्रण जो एक व्यक्ति के रूप में पुष्टि हुआ) उसे "नहीं आएंगे" बैज के साथ सूचीबद्ध किया जाता है और उसे चेक इन नहीं किया जा सकता — डोर पर वही होता है जो RSVP कहता है, ठीक वैसे ही जैसे मना कर चुकी पार्टी को चेक इन नहीं किया जा सकता। यदि वे फिर भी आ जाते हैं, तो आयोजक अतिथि पेज से पार्टी का RSVP अपडेट करते हैं (संख्या बढ़ाकर या व्यक्ति को दोबारा जोड़कर) और फिर उन्हें चेक इन किया जा सकता है

अगला अतिथि

लाइन में अगले व्यक्ति के लिए सीधे कैमरे पर वापस जाने के लिए "अगला स्कैन करें" टैप करें, या स्कैनर बंद करके सूची पर लौटने के लिए "पूर्ण" टैप करें। हर सफल चेक-इन पर फ़ोन एक छोटा सा वाइब्रेशन देता है, ताकि आप कतार पर नज़र बनाए रख सकें।

मैन्युअल अतिथि लुकअप

यदि किसी अतिथि के पास उनका QR कोड नहीं है, तो उन्हें नाम से खोजें — सूची पहले से ही स्क्रीन पर है।

अतिथियों को खोजना

1. सबसे ऊपर सर्च बॉक्स पर टैप करें और टाइप करना शुरू करें:
   • नाम (उनके प्लस-वन के नाम सहित)
   • ईमेल
   • फ़ोन नंबर
   • उनके निमंत्रण पर QR के नीचे छपा शॉर्ट कोड
2. जैसे-जैसे आप टाइप करेंगे, सूची छोटी होती जाएगी। एक्सेंट मायने नहीं रखते — "jose" से "José" भी मिल जाता है
3. सूची को छोटा करने के लिए सभी / अभी अंदर नहीं / अंदर चिप्स का उपयोग करें — रात के आख़िर में यह देखने के लिए उपयोगी कि अभी और कौन आना बाकी है
4. यदि केवल एक पार्टी मेल खाती है, तो कीबोर्ड पर Enter दबाने से वह सीधे खुल जाती है

सूची से चेक इन करना

• बिना नामित अतिथियों वाली पार्टी की पंक्ति पर सीधे एक "चेक इन करें" बटन होता है — एक टैप और वे अंदर, कोई अतिरिक्त स्क्रीन नहीं
• नामित अतिथियों वाली पार्टी "3 में से 0 अंदर" दिखाती है; शीट खोलने और लोगों को अलग-अलग टिक करने के लिए पंक्ति पर टैप करें
• जो पार्टी पहले से अंदर है वह अपनी पंक्ति पर आने का समय दिखाती है; अंडू करना हो तो उस पर टैप करें

अतिथियों को चेक इन के रूप में चिह्नित करना

चाहे पार्टी स्कैन से आई हो या सूची से, शीट उसी तरह काम करती है:

सरल मोड

1. बैंड में अतिथियों की संख्या ("2 अतिथियों की पुष्टि हुई") को आपके सामने खड़े लोगों से मिलाएं
2. "2 अतिथि चेक इन करें" पर टैप करें — बैंड हरा हो जाता है
3. गलत पार्टी को चेक इन कर दिया? उसे दोबारा खोलें और उसके नाम के नीचे "चेक-इन पूर्ववत करें" पर टैप करें

नामित-अतिथि मोड

1. व्यक्तिगत नामों की सूची की समीक्षा करें
2. जैसे-जैसे लोग डोर से अंदर आते हैं, हर व्यक्ति पर टैप करें — पंक्ति हरी हो जाती है और समय रिकॉर्ड हो जाता है
3. किसी गलती को सुधारने के लिए चेक-इन किए गए नाम पर फिर से टैप करें
4. जब पूरा समूह एक साथ पहुंचे, तो "सभी को चेक इन करें" का उपयोग करें

डैशबोर्ड में पार्टी को उपस्थित के रूप में तभी चिह्नित किया जाता है जब उसमें से किसी भी व्यक्ति का चेक-इन हो जाए, लेकिन आयोजक प्रति-व्यक्ति टाइमस्टैम्प के कारण यह ठीक-ठीक देख सकते हैं कि कौन आया। उनके डैशबोर्ड पर "डोर पर उपस्थित" आँकड़ा चेक-इन किए गए कुल व्यक्तियों (सिर्फ पार्टियों नहीं) को दिखाता है।

पहले से चेक इन

पहले से अंदर आ चुकी किसी पार्टी का कोड स्कैन करने (या उसे खोलने) पर एक और चेक-इन बटन की जगह आने के समय के साथ एक एम्बर बैंड दिखता है — "21:14 से पहले से अंदर" — यह इस बात का संकेत है कि कोड पहले इस्तेमाल हो चुका है: या तो अतिथि बाहर गया और वापस आ गया, या कोई और उनका कोड लेकर है। एक ही पार्टी को गलती से दो बार चेक इन करने का कोई तरीका नहीं है।

हाल के आगमन

आगमन काउंटर के नीचे, हरे चिप्स की एक पंक्ति किसी भी डिवाइस से चेक-इन किए गए आख़िरी कुछ लोगों को समय के साथ दिखाती है। जैसे ही किसी अन्य प्रवेश द्वार पर मौजूद साथी (या आयोजक डैशबोर्ड से) किसी को चेक-इन करता है, यह अपडेट हो जाती है, और अंडू करने पर चिप फिर से हट जाती है।

इसका उपयोग यह पुष्टि करने के लिए करें कि चेक-इन हो गया, या यह पहचानने के लिए कि जब कोई पार्टी आपके डोर पर आए तो वह अभी-अभी दूसरे डोर पर एडमिट की गई थी।

इवेंट डे के लिए टिप्स

इवेंट से पहले

• वेरिफिकेशन पेज और अपने डिवाइस के कैमरे का परीक्षण करें
• QR स्कैनिंग के लिए प्रवेश द्वार पर अच्छी लाइटिंग सुनिश्चित करें
• पासवर्ड सेव करके तैयार रखें
• अपना डिवाइस पूरी तरह चार्ज करें

इवेंट के दौरान

• पेज खुला रखें - "लाइव" बैज दिखाता है कि आप कनेक्टेड हैं, और काम करते समय पेज स्क्रीन को जागृत रखता है
• जहां संभव हो, गति के लिए QR स्कैनिंग का उपयोग करें
• जब मेहमान अपना QR कोड न ढूंढ पाएं, तो खोज का उपयोग करें - सूची हमेशा स्क्रीन पर रहती है
• चेक इन पर टैप करने से पहले बैंड में अतिथियों की संख्या को अपने सामने खड़े लोगों से मिलाएं

समस्याओं को संभालना

• अतिथि नहीं मिला: उनसे नाम की स्पेलिंग पूछें या उनका ईमेल देने को कहें
• QR कोड स्कैन नहीं हो रहा: इसके बजाय मैन्युअल लुकअप आज़माएँ
• अतिथियों की गलत संख्या: उपस्थिति दर्ज करने से पहले अतिथि से पुष्टि करें
• कनेक्शन टूट गया: हेडर में "पुनः कनेक्ट हो रहा है" दिखता है; पेज वहीं से जारी रहता है जहां छूटा था और खुद ही सूची को फिर से लोड कर लेता है। यदि आप निश्चित होना चाहते हैं तो ⋮ → सूची रीफ़्रेश करें का उपयोग करें
• दोबारा पासवर्ड मांगा गया: आयोजक ने स्टाफ़ पासवर्ड बदल दिया है या चेक-इन बंद कर दिया है - उनसे वर्तमान पासवर्ड लें और फिर से साइन इन करें

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

Q: मेहमानों को उनके QR कोड कहाँ से मिलते हैं? A: जैसे ही कोई अतिथि निमंत्रण स्वीकार करता है, उनके निमंत्रण (उनके RSVP लिंक) पर उनके व्यक्तिगत QR कोड वाला एक Entry सेक्शन दिखाई देता है, जहाँ से वे इसे अपने फ़ोन में सेव कर सकते हैं। इवेंट से तीन दिन पहले, स्वचालित इवेंट-पूर्व रिमाइंडर ईमेल में भी कोड और उसका छोटा फ़ॉलबैक कोड शामिल होता है, जब तक आयोजक ने इसे रिमाइंडर की सेटिंग्स में बंद न किया हो।

Q: अगर कोई ऐसा मेहमान आ जाए जो सूची में नहीं है तो क्या करें? A: हो सकता है उन्होंने RSVP न किया हो या वे प्लस-वन हों। इवेंट आयोजक से पुष्टि करें, या संभव हो तो मेहमान से मौके पर ही RSVP करने के लिए कहें।

Q: क्या एक ही समय में कई स्टाफ सदस्य वेरिफिकेशन पेज का उपयोग कर सकते हैं? A: हाँ, एक ही पासवर्ड के साथ कई डिवाइस लॉग इन हो सकते हैं। यह कई प्रवेश द्वार वाले इवेंट्स के लिए उपयोगी है।

Q: क्या यह ऑफ़लाइन काम करता है? A: नहीं, मेहमानों को सत्यापित करने और उपस्थिति दर्ज करने के लिए इंटरनेट कनेक्शन आवश्यक है। "लाइव" संकेतक पुष्टि करता है कि आप कनेक्टेड हैं।

Q: अगर मैंने गलत मेहमान को चेक इन के रूप में चिह्नित कर दिया तो क्या होगा? A: नामित-अतिथि मोड में, चेक-इन पूर्ववत करने के लिए उसी पंक्ति पर फिर से टैप करें। सरल मोड में, पार्टी को दोबारा खोलें (उसकी पंक्ति पर टैप करें या दोबारा स्कैन करें) और "चेक-इन पूर्ववत करें" पर टैप करें। आयोजक अपने डैशबोर्ड के चेक-इन टैब से भी किसी भी चेक-इन को पूर्ववत कर सकते हैं।

Q: 4 लोगों की एक पार्टी आती है, लेकिन वास्तव में केवल 2 लोग आए। मैं क्या करूँ? A: यदि आयोजक ने अतिथि नाम एकत्र करें सक्षम किया है, तो केवल उन्हीं दो लोगों पर टैप करें जो वास्तव में आए हैं। पार्टी की स्थिति "चेक-इन हो गया" में बदल जाती है, लेकिन डैशबोर्ड डोर पर ठीक 2 व्यक्तियों को दर्ज करता है, 4 को नहीं। सरल मोड (कोई अतिथि नाम नहीं) में, आप केवल पूरी पार्टी को उपस्थित के रूप में चिह्नित कर सकते हैं — यदि प्रति-व्यक्ति सटीक गणना महत्वपूर्ण हो, तो यह बात आयोजक के साथ उठाएँ।

Q: क्या मैं देख सकता/सकती हूँ कि कौन पहले ही आ चुका है? A: हाँ — सबसे ऊपर का काउंटर दिखाता है कि कितनी पार्टियाँ और अतिथि अंदर हैं, अंदर / अभी अंदर नहीं चिप्स सूची को फ़िल्टर करते हैं, और हर डोर से हाल के आगमन काउंटर के नीचे दिखते हैं। आयोजक भी अपने डैशबोर्ड के चेक-इन टैब में वही आगमन लाइव देखते हैं।

Q: क्या मुझे कोई विशेष ऐप चाहिए? A: नहीं, वेरिफिकेशन पेज किसी भी मोबाइल ब्राउज़र में काम करता है। ऐप इंस्टॉल करने की आवश्यकता नहीं है।

Q: अगर कैमरा नहीं खुल रहा हो तो क्या करें? A: सुनिश्चित करें कि आपने अपने ब्राउज़र सेटिंग्स में कैमरा परमिशन दी है। पेज रिफ्रेश करके देखें या कोई दूसरा ब्राउज़र इस्तेमाल करें।

Q: क्या मेहमानों का एक से अधिक बार चेक-इन हो सकता है? A: नहीं। किसी पार्टी को फिर से स्कैन करने पर उसकी मौजूदा स्थिति दिखती है: सरल मोड में आने के समय के साथ एक एम्बर "...से पहले से अंदर" बैंड, नामित-अतिथि मोड में ठीक-ठीक यह सूची कि कौन आया है (टाइमस्टैम्प वाली हरी पंक्तियाँ) ताकि आप जिनका चेक-इन नहीं हुआ है उन्हें पूरा कर सकें।

Q: "2 अतिथियों की पुष्टि हुई" का क्या मतलब है? A: यह दिखाता है कि मेहमान ने कितने लोगों के आने की बात कही थी (खुद सहित और किसी भी प्लस-वन सहित)। चेक-इन बटन इस संख्या को दोहराता है ताकि आप इसकी तुलना वास्तव में आए लोगों से कर सकें।

Q: सरल और नामित-अतिथि मोड में क्या अंतर है? A: यह इस पर निर्भर करता है कि आयोजक ने क्या चालू किया है:

• सरल मोड — आयोजक ने अतिथि नाम एकत्र करें सक्षम नहीं किया। आप एक टैप में पूरी पार्टी का चेक इन करते हैं। कैज़ुअल इवेंट्स के लिए अच्छा है।
• नामित-अतिथि मोड — आयोजक ने RSVP के दौरान प्रत्येक उपस्थित व्यक्ति का नाम एकत्र किया। आप आगमन पर हर व्यक्ति को अलग-अलग चेक इन करते हैं, और आयोजक को प्रति-व्यक्ति सटीक आगमन समय दिखाई देता है। शादियों, कॉर्पोरेट इवेंट्स, या जहाँ यह जानना महत्वपूर्ण हो कि ठीक-ठीक कौन आया, वहाँ के लिए अच्छा है।