अपनी अतिथि सूची कैसे प्रबंधित करें

आपके डैशबोर्ड में Guests पेज वह जगह है जहाँ आप अपने इवेंट के सभी उपस्थित लोगों को जोड़ते, प्रबंधित करते और ट्रैक करते हैं। चाहे आप मेहमानों को एक-एक करके जोड़ रहे हों या स्प्रेडशीट से सैकड़ों को इम्पोर्ट कर रहे हों, Fotify आपकी अतिथि सूची को व्यवस्थित रखना आसान बनाता है।

अपनी अतिथि सूची बनाने के लिए आपको RSVP निमंत्रण की ज़रूरत नहीं है — यह पेज अपने आप काम करता है, और यदि आप बाद में इनविटेशन बनाते हैं तो सब कुछ अपने-आप जुड़ जाता है।

अतिथि सूची तक पहुँचना

dashboard.fotify.app पर अपने इवेंट डैशबोर्ड पर जाएँ
अपना इवेंट चुनें और साइडबार में "Guests" पर क्लिक करें

आपको प्रतिक्रिया स्टेटस और एक्शन बटनों के साथ आपकी पूरी अतिथि सूची दिखाई देगी।

Note: प्रति-अतिथि शेयर एक्शन (copy invitation, copy invite link, send from my email, WhatsApp) तब दिखाई देते हैं जब आप अपना इनविटेशन सेट अप कर लेते हैं और RSVP सक्षम कर देते हैं — उससे पहले शेयर करने के लिए अभी कुछ नहीं होता। पेज पर मौजूद एक बैनर आपको तैयार होने पर सेटअप तक ले जाता है।

अतिथि सूची को समझना

अतिथियों को फ़िल्टर करना

सभी फ़िल्टरिंग Guests पेज के ऊपर एक filter bar में होती है। हर फ़िल्टर कंबाइन (AND) होता है, इसलिए आप उन्हें स्टैक करके सटीक सवालों के जवाब पा सकते हैं, जैसे "VIPs जिन्होंने जवाब नहीं दिया है और जिनके पास फ़ोन नंबर है।"

Status चिप्स का एक सेट है, और यह मल्टी-सेलेक्ट है — जितनी चाहें उतनी पर क्लिक करें:

Chip	Shows
All	आपकी सूची का हर अतिथि (स्टेटस फ़िल्टर को हटा देता है)
Accepted	वे अतिथि जिन्होंने पुष्टि की कि वे आ रहे हैं
Declined	वे अतिथि जो नहीं आ सकते
Not Answered	वे अतिथि जिन्होंने अभी तक जवाब नहीं दिया है
Attended	वे अतिथि जिन्होंने इवेंट में चेक-इन किया (जब QR अटेंडेंस सक्षम हो)

स्टेटस मल्टी-सेलेक्ट होने के कारण, आप Accepted + Attended को एक साथ दिखा सकते हैं (जो भी आ रहे हैं वे सभी) या Not Answered + Declined को एक साथ (जिन्हें अभी भी फॉलो-अप करना है वे सभी)। हर चिप एक लाइव काउंट दिखाती है।

More filters (स्लाइडर बटन) अतिरिक्त आयाम खोलता है:

Source — Added by me (आपने उन्हें जोड़ा) बनाम Self-registered (उन्होंने registration link के ज़रिए साइन अप किया)
Party size — Solo (सिर्फ़ एक व्यक्ति) बनाम Group (प्लस-वन के साथ 2+ लोग)
Has email / Has phone — केवल वे अतिथि जिन्हें आप वास्तव में ईमेल या मैसेज कर सकते हैं, भेजने से ठीक पहले काम आता है

हर सक्रिय फ़िल्टर एक सारांश पंक्ति पर हटाए जा सकने वाली चिप के रूप में दिखता है, साथ में एक Clear all बटन और एक लाइव "X of Y matching" काउंट होता है, ताकि आपको हमेशा पता रहे कि आप बिल्कुल कौन-सा हिस्सा देख रहे हैं।

अतिथि जानकारी कॉलम

टेबल हर अतिथि के लिए मुख्य जानकारी दिखाती है:

Name - अतिथि का पूरा नाम
Email - ईमेल पता (यदि दिया गया हो)
Cellphone - SMS/WhatsApp के लिए फ़ोन नंबर
Guests - उनकी पार्टी में लोगों की संख्या (प्लस-वन सहित)
Confirmed - कितने लोगों ने पुष्टि की कि वे आ रहे हैं
Status - उनका RSVP जवाब (Accepted, Declined, Not Answered)
Tags - इस अतिथि पर लागू किए गए guest tags दिखाने वाली रंगीन चिप्स। पंक्ति में इनलाइन टैग जोड़ने या हटाने के लिए + Add tag बटन पर क्लिक करें
Registered - अतिथि कब जोड़ा गया या स्व-पंजीकृत हुआ
Actions - त्वरित एक्शन बटन

सॉर्ट करना और खोजना

Search - नाम, ईमेल, फ़ोन से अतिथि खोजने के लिए सर्च बार का उपयोग करें, या — जब Collect Guest Names चालू हो — प्लस-वन के नाम से भी। यदि कोई प्लस-वन मेल खाता है, तो वह निमंत्रण अपने-आप एक्सपैंड हो जाता है और मेल खाने वाला नाम हाइलाइट हो जाता है
Sort - सूची को सॉर्ट करने के लिए किसी भी कॉलम हेडर पर क्लिक करें (जैसे नाम, स्टेटस के अनुसार)

प्लस-वन नाम देखना (जब Guest Names चालू हो)

जब आपने Collect Guest Names सक्षम किया हो (या seating का उपयोग कर रहे हों, जिसमें यह शामिल है), तो 2 या अधिक लोगों वाली पार्टियाँ मुख्य नाम के बगल में एक शेवरॉन दिखाती हैं। पंक्ति को एक्सपैंड करने और हर प्लस-वन को मुख्य निमंत्रण के नीचे एक इंडेंटेड सब-रो के रूप में देखने के लिए उस पर क्लिक करें:

हर नामित अतिथि "+1" बैज के साथ दिखता है (या प्राइमरी के लिए "Main guest")
हर सब-रो पर मौजूद पेंसिल आइकन सीधे उस विशेष नाम को संपादित करने ले जाता है
यदि किसी पार्टी में उसके घोषित आकार से कम नाम हैं, तो आपको Add names लिंक के साथ "N names not provided yet" प्लेसहोल्डर दिखेगा
सर्च के दौरान, मेल खाने वाला प्लस-वन रखने वाली पंक्तियाँ अपने-आप एक्सपैंड हो जाती हैं ताकि मैच एक नज़र में दिखे — आप फिर भी मैन्युअल रूप से कोलैप्स कर सकते हैं और आपकी पसंद तब तक याद रखी जाती है जब तक आप सर्च साफ़ नहीं करते

यहाँ आप जो नाम एडिट करते हैं और Seating पेज पर जो नाम एडिट करते हैं, वे एक ही नाम होते हैं — किसी भी जगह spelling ठीक करें और दोनों जगह अपडेट हो जाएगा। बाद में अपना RSVP दोबारा submit करने वाला मेहमान आपके ठीक किए गए नाम को overwrite नहीं कर सकता।

अतिथियों को फ़िल्टर और टैग करना

Fotify का टैग सिस्टम आपको अतिथियों को लेबल करने (जैसे "Family", "VIP", "Work") और उन पर फ़िल्टर करने देता है। पूरी जानकारी Guest Tags article में है; यहाँ बताया गया है कि टैग अतिथि सूची में कैसे दिखते हैं।

टैग फ़िल्टर पंक्ति

फ़िल्टर बार में एक Tags पंक्ति शामिल होती है। इसमें ये होते हैं:

आपके बनाए हर टैग के लिए एक चिप (फ़िल्टर के रूप में ऑन/ऑफ़ टॉगल करने के लिए क्लिक करें)
एक डैश्ड "+ New tag" चिप जो टैग मैनेजर खोलती है ताकि आप इनलाइन एक नया टैग बना सकें
दाईं ओर एक "Manage tags" बटन (रंग बदलें, एडिट करें, या मौजूदा टैग हटाएं)
जब दो या अधिक टैग चिप्स सक्रिय हों, तो एक Any / All सेगमेंटेड टॉगल यह नियंत्रित करता है कि फ़िल्टर चुने गए टैग्स में से किसी भी एक से मेल खाने वाले अतिथियों को दिखाए या सभी से मेल खाने वालों को

जब कोई टैग फ़िल्टर सक्रिय होता है, तो अतिथि सूची में केवल मेल खाने वाले अतिथि दिखते हैं। उस एक टैग को हटाने के लिए उसी चिप पर फिर से क्लिक करें, या सभी फ़िल्टर को एक साथ रीसेट करने के लिए Clear all का उपयोग करें। टैग फ़िल्टर स्टेटस चिप्स, सर्च और More filters आयामों के साथ स्टैक होते हैं।

अतिथियों को इनलाइन टैग करना

किसी भी अतिथि पंक्ति पर (डेस्कटॉप टेबल या मोबाइल कार्ड), Tags कॉलम में + Add tag बटन पर क्लिक करें। इवेंट के हर टैग के साथ एक ड्रॉपडाउन दिखाई देता है; टॉगल करने के लिए क्लिक करें, फिर Save करें। अतिथि पर मौजूदा टैग बटन के बगल में रंगीन चिप्स के रूप में दिखते हैं।

चुने गए अतिथियों को बल्क-टैग करना

एक साथ कई अतिथियों को टैग करने (या टैग हटाने) के लिए:

हर पंक्ति के बाईं ओर चेकबॉक्स का उपयोग करके अतिथि चुनें
दिखाई देने वाली सिलेक्शन टूलबार में, "Apply tags" पर क्लिक करें
एक mode चुनें — Add, Remove, या Replace
जो टैग चाहें उन्हें टिक करें, फिर हरे Save बटन पर क्लिक करें

Add चुने गए टैग को हर अतिथि पर, उनके मौजूदा टैग के ऊपर जोड़ देता है
Remove चुने गए टैग को हर अतिथि से हटा देता है
Replace उनके मौजूदा टैग मिटा देता है और ठीक चुनी गई सूची सेट कर देता है

व्यक्तिगत रूप से अतिथि जोड़ना

एक अतिथि जोड़ने के लिए:

"Add Guest" बटन पर क्लिक करें
अतिथि विवरण भरें:
- Name - अतिथि का पहला नाम (आवश्यक)
- Last Name - अतिथि का अंतिम नाम
- Email - डिजिटल निमंत्रणों के लिए ईमेल पता
- Cellphone - + सहित अंतरराष्ट्रीय फ़ॉर्मेट में फ़ोन नंबर (उदा., +14155551234)
- Number of Guests - उनकी पार्टी में कितने लोग हैं (डिफ़ॉल्ट: 1)
- SMS Language - इस अतिथि के SMS संदेशों के लिए डिफ़ॉल्ट भाषा को ओवरराइड करें
"Add Guest" पर क्लिक करें

फ़ोन नंबर फ़ॉर्मेट

SMS और WhatsApp फीचर्स के काम करने के लिए फ़ोन नंबर का अंतरराष्ट्रीय E.164 फ़ॉर्मेट में होना आवश्यक है:

देश कोड के बाद + से शुरू करें
स्पेस, डैश, या कोष्ठक न रखें
उदाहरण: +14155551234 (US), +34612345678 (Spain), +4915112345678 (Germany)

कई मेहमानों को आयात करना (CSV, Excel या पेस्ट)

बड़ी अतिथि सूचियों के लिए, उन सभी को एक साथ किसी फ़ाइल से या सीधे अपनी स्प्रेडशीट से आयात करें।

आयात कैसे करें

"अतिथि सूची अपलोड करें" पर क्लिक करें
या तो अपनी फ़ाइल (.csv या Excel .xlsx) को अपलोड क्षेत्र में ड्रैग-एंड-ड्रॉप करें, या "या स्प्रेडशीट से पंक्तियाँ पेस्ट करें" पर क्लिक करें और Excel या Google Sheets से कॉपी किए गए सेल पेस्ट करें — हेडर पंक्ति सहित
"अतिथि सूची अपलोड करें" पर क्लिक करें

Excel वर्कबुक उनकी पहली शीट से पढ़ी जाती हैं, इसलिए आप वह फ़ाइल अपलोड कर सकते हैं जिसमें आप पहले से ही अपनी सूची रखते हैं — पहले इसे CSV के रूप में सेव करने की ज़रूरत नहीं। पुरानी बाइनरी .xls फ़ाइलें स्वीकार नहीं की जातीं: उन्हें Excel में खोलें और .xlsx के रूप में सेव करें।

कॉलम फ़ॉर्मेट

केवल Name कॉलम आवश्यक है। बाकी हर कॉलम वैकल्पिक है: इसे फ़ाइल से पूरी तरह छोड़ दें, या इसे शामिल करें और सेल खाली छोड़ दें। सिर्फ एक Name कॉलम और हर लाइन में एक नाम वाली फ़ाइल एक मान्य आयात है।

कॉलम नामों का मिलान लचीले ढंग से किया जाता है। बड़े-छोटे अक्षर, स्पेस और विराम चिह्न मायने नहीं रखते, और एक स्प्रेडशीट जो सामान्य नाम पहले से उपयोग करती है वे पहचाने जाते हैं — उदाहरण के लिए First Name, Surname, E-mail, Mobile, Party Size, साथ ही Nombre, Apellidos, Vorname, Nachname, Prénom, Nom, Telefono और इनके जैसे अन्य नाम। आपको अपने हेडर का नाम नीचे दिए गए नामों जैसा बदलने की ज़रूरत नहीं है; ये बस वे नाम हैं जो टेम्पलेट उपयोग करता है।

जिन कॉलम को Fotify पहचानता नहीं है, उन्हें छोड़ दिया जाता है, और आयात परिणाम में उन्हें सूचीबद्ध किया जाता है ताकि आपको पता चले कि उनमें से कुछ भी सेव नहीं हुआ।

Column	Required	Description
Name	Yes	अतिथि का पहला नाम (पूरा नाम भी काम करता है)
LastName	No	अतिथि का अंतिम नाम
Email	No	ईमेल पता। गलत फ़ॉर्मेट वाले पते (जैसे `john@`) वाली पंक्तियों की सूचना दी जाती है और उन्हें छोड़ दिया जाता है — मान ठीक करें या सेल खाली छोड़ दें
Phone	No	+ और देश कोड सहित फ़ोन (जैसे `+14155551234`)। स्पेस, डैश, बिंदु और कोष्ठक अपने-आप हटा दिए जाते हैं, और शुरुआत का `00` `+` बन जाता है
Guests	No	पार्टी में मेहमानों की संख्या (डिफ़ॉल्ट: 1)
Locale	No	SMS और ईमेल के लिए भाषा कोड (en, es, fr, de, it, pt, आदि)। बैकवर्ड कम्पैटिबिलिटी के लिए `SmsLocale` और `MessagingLocale` अभी भी स्वीकार किए जाते हैं
Tags	No	इस मेहमान पर लागू करने के लिए टैग नाम, `\|` (पाइप) से अलग किए हुए। जो टैग मौजूद नहीं हैं, वे अपने-आप बना दिए जाते हैं
DisplayAlias	No	`Name + LastName` के बजाय संदेशों में उपयोग किया जाने वाला डिस्प्ले नाम (जैसे "Adam & Susan", "The Smith Family")। कपल्स, परिवारों और समूहों के लिए उपयोगी
IsPlural	No	जब निमंत्रण कई लोगों के लिए हो, तो `true` (या `yes` / `1`) सेट करें ताकि समर्थित भाषाओं (Swedish, Spanish, French, Italian, Portuguese, Dutch, Polish, Arabic, Hebrew, Danish) में संदेश बहुवचन रूप का उपयोग करें। डिफ़ॉल्ट `false`
Status	No	इस मेहमान के लिए पहले से ज्ञात RSVP जवाब: `Accepted`, `Declined`, `Attended` या `Not Answered`। डिफ़ॉल्ट `Not Answered` है
Confirmed Guests	No	समूह में से कितने लोग पुष्टि किए गए हैं। इसका उपयोग केवल तब होता है जब Status `Accepted` या `Attended` हो; डिफ़ॉल्ट पूरे समूह का आकार है

उदाहरण CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural,Status,Confirmed Guests
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true,Accepted,2
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true,Accepted,2
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,,Declined,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,,Not Answered,

CSV आयात के लिए सुझाव

सबसे छोटी मान्य फ़ाइल के लिए "सरल टेम्पलेट डाउनलोड करें (केवल Name)" पर क्लिक करें, या हर कॉलम वाले टेम्पलेट के लिए "उदाहरण डाउनलोड करें" पर क्लिक करें
ईमेल और फ़ोन वैकल्पिक हैं — उपलब्ध न हों तो खाली छोड़ दें
अल्पविराम और अर्धविराम दोनों से अलग की गई फ़ाइलें स्वीकार की जाती हैं (यूरोप के अधिकतर हिस्सों में Excel CSV को अर्धविराम के साथ सेव करता है); टैब से अलग की गई फ़ाइलें भी काम करती हैं
उच्चारण चिह्न (accented) वाले नाम आपकी स्प्रेडशीट द्वारा उपयोग किए गए किसी भी एन्कोडिंग में सुरक्षित रहते हैं: UTF-8, Windows/ANSI और Excel का "Unicode Text" सभी अपने-आप पहचाने जाते हैं
बिना हेडर पंक्ति के सिर्फ नामों का एक कॉलम वाली फ़ाइल (या पेस्ट) नामों की सूची के रूप में आयात होती है
5 MB तक की फ़ाइलें स्वीकार की जाती हैं
जिस पंक्ति का Name सेल खाली है वह छोड़ दी जाती है और परिणाम में सूचीबद्ध होती है; बाकी पंक्तियाँ फिर भी आयात होती हैं
यदि आपको "Missing required column: Name" दिखे, तो इसका मतलब है कि आपकी फ़ाइल की पहली लाइन में कोई ऐसा हेडर नहीं है जिसे Fotify अतिथि के नाम के रूप में पढ़ सके। संदेश में मिले हेडर सूचीबद्ध होते हैं — उनमें से किसी एक का नाम बदलकर Name (या First Name, Full Name, ...) कर दें
समर्थित संदेश भाषाएँ: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
यदि Locale खाली है, तो मेहमान को SMS और ईमेल आपके इवेंट की डिफ़ॉल्ट भाषा में मिलेंगे
Tags column: एक से अधिक टैग को | से अलग करें (जैसे, Family|VIP)। इवेंट के लिए जो टैग नाम पहले से मौजूद नहीं है, वह डिफ़ॉल्ट रंग के साथ अपने-आप बन जाता है — बाद में आप Manage tags में रंग बदल सकते हैं
DisplayAlias: सेट होने पर यही नाम SMS, ईमेल और RSVP पेज पर उपयोग होता है (और कस्टम संदेश टेम्पलेट्स में {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} और {{FULLNAME}} को भी बदल देता है)। सामान्य Name + LastName उपयोग करने के लिए इसे खाली छोड़ दें
Status: इसका उपयोग तब करें जब आपने कहीं और से पहले ही एक सूची इकट्ठा कर ली हो, या किसी अतिथि सूची को एक इवेंट से दूसरे इवेंट में ले जाना हो। एक्सपोर्ट की गई अतिथि सूचियों में यह कॉलम पहले से मौजूद होता है, इसलिए एक्सपोर्ट को उन्हीं जवाबों के साथ फिर से आयात किया जा सकता है। कॉलम को खाली छोड़ दें (या हटा दें) तो सभी को Not Answered के रूप में आयात किया जाता है
IsPlural: यह केवल उन भाषाओं में मायने रखता है जहाँ द्वितीय पुरुष (2nd person) में एकवचन/बहुवचन का अंतर होता है — उदाहरण के लिए Swedish "du är inbjuden" (एकवचन) "ni är inbjudna" (बहुवचन) बन जाता है। English, German, Russian और अन्य भाषाओं में जहाँ ऐसा अंतर नहीं है, इस फ़ील्ड को अनदेखा किया जाता है

अतिथि एक्शन बटन

हर अतिथि पंक्ति में त्वरित प्रबंधन के लिए एक्शन बटन होते हैं:

Icon	Action	Description
Pencil	Edit	अतिथि विवरण बदलें (नाम, ईमेल, फ़ोन, guests, status)
Eye	View	बिना कोई बदलाव किए सभी अतिथि जानकारी देखें
Copy	Copy Invitation	अतिथि का निमंत्रण कॉपी करें — मेल क्लाइंट के लिए डिज़ाइन किया हुआ ईमेल, बाकी हर जगह आपका मैसेज टेम्पलेट
Link	Copy Invite Link	सिर्फ़ अतिथि का RSVP लिंक कॉपी करें — कोई मैसेज टेक्स्ट नहीं — कहीं भी पेस्ट करने के लिए तैयार
Envelope	Send from my email	डिज़ाइन किया हुआ निमंत्रण कॉपी करें और उस अतिथि को एड्रेस करते हुए अपना मेल क्लाइंट खोलें, ताकि आप उसे पेस्ट कर सकें (यदि ईमेल दिया गया हो)
WhatsApp	WhatsApp	पहले से भरे संदेश के साथ WhatsApp Web खोलें (यदि फ़ोन दिया गया हो)
People	Manage Names	प्लस-वन नाम जोड़ें या संपादित करें (तब दिखता है जब Guest Names या seating चालू हो)
Trash	Delete	अतिथि को सूची से हटाएं (पुष्टि आवश्यक है)

Copy Invitation बनाम Copy Invite Link: Copy आपके क्लिपबोर्ड पर अतिथि का निमंत्रण एक साथ दो रूपों में रख देता है, और आप जिस भी जगह पेस्ट करते हैं वह वही रूप चुन लेती है जिसे वह समझ सकती है — Outlook या Gmail में पेस्ट करें तो आपको कवर इमेज और RSVP बटन के साथ डिज़ाइन किया हुआ निमंत्रण मिलता है, WhatsApp या किसी नोट्स ऐप में पेस्ट करें तो पर्सनलाइज़्ड टेक्स्ट मैसेज (ग्रीटिंग + लिंक + कोई भी टेम्पलेट टेक्स्ट) मिलता है। Link आइकन केवल बेयर URL कॉपी करता है, जो कैलेंडर इनवाइट, Instagram स्टोरी, या ऐसी किसी भी जगह के लिए परफेक्ट है जहाँ पूरा संदेश बहुत ज़्यादा हो।

मोबाइल व्यू

मोबाइल डिवाइस पर, हर अतिथि कार्ड के नीचे दाईं ओर एक मेनू (तीन डॉट्स) के माध्यम से एक्शन बटन एक्सेस किए जा सकते हैं।

अतिथियों को निमंत्रण भेजना

अतिथियों को जोड़ने के बाद, आपको उन्हें उनके पर्सनलाइज़्ड RSVP लिंक भेजने होंगे।

कॉपी और पेस्ट करें

किसी अतिथि के लिए Copy आइकन पर क्लिक करें
टिक के आने का इंतज़ार करें — टिक दिखते ही निमंत्रण आपके क्लिपबोर्ड पर आ जाता है
इसे अपनी पसंद के ईमेल, टेक्स्ट मैसेज, या मैसेजिंग ऐप में पेस्ट करें

किसी मेल क्लाइंट में पेस्ट करें तो आपको डिज़ाइन किया हुआ निमंत्रण मिलता है; कहीं और पेस्ट करें तो सादा पर्सनलाइज़्ड मैसेज मिलता है। यह चुनाव आप नहीं करते — जिस ऐप में आप पेस्ट करते हैं वह वही रूप लेती है जिसे वह दिखा सकती है।

सिर्फ़ लिंक कॉपी करें

किसी अतिथि के लिए Link आइकन पर क्लिक करें
केवल बेयर RSVP लिंक कॉपी होता है — कोई मैसेज टेक्स्ट नहीं
इसे कैलेंडर इनवाइट, Instagram स्टोरी, ग्रुप चैट, या ऐसी किसी भी जगह पेस्ट करें जहाँ पूरा संदेश ज़रूरत से ज़्यादा हो

अपने ईमेल से भेजें

Envelope आइकन पर क्लिक करें (केवल उन अतिथियों के लिए दिखता है जिनके पास ईमेल पता है)
डिज़ाइन किया हुआ निमंत्रण कॉपी हो जाता है और आपका मेल क्लाइंट उस अतिथि को एड्रेस करते हुए खुलता है, सब्जेक्ट पहले से भरा हुआ
खाली मैसेज बॉडी में क्लिक करके पेस्ट करें (Ctrl+V, या Mac पर Cmd+V), फिर भेजें

इससे निमंत्रण हमारी बजाय आपके अपने मेलबॉक्स से भेजा जाता है। जब किसी अतिथि का एम्प्लॉयर हमारे ईमेल को जंक में भेज रहा हो, तब यही तरीका अपनाएं — यह कब होता है और इसे कैसे पहचानें, इसके लिए देखें ईमेल निमंत्रण कैसे भेजें।

दो बातें ध्यान रखें। मैसेज बॉडी जानबूझकर खाली खुलती है, इसलिए भेजने से पहले पेस्ट करें। और क्योंकि भेजने का काम आपका मेल क्लाइंट करता है, ये निमंत्रण Fotify के ओपन और क्लिक आँकड़ों में नहीं दिखते — RSVP फिर भी सामान्य रूप से ट्रैक होते हैं।

Outlook on the web: Outlook डिफ़ॉल्ट रूप से अपनी खुद की फ़ॉर्मेटिंग के साथ पेस्ट करता है, जिससे निमंत्रण के रंग और बैकग्राउंड हट जाते हैं और सिर्फ़ सादा काला टेक्स्ट रह जाता है। यह Outlook की एक सेटिंग है, निमंत्रण की खराबी नहीं। पेस्ट करते ही मैसेज के नीचे बाईं ओर एक छोटा पेस्ट-ऑप्शन बटन दिखता है — उस पर क्लिक करके Keep source formatting (जिसे "Paste as is" भी दिखाया जाता है) चुनें और डिज़ाइन वापस आ जाएगा। इसे Settings → Mail → Compose and reply में जाकर डिफ़ॉल्ट भी बनाया जा सकता है।

पुराना Outlook for Windows: यह वर्शन Word के ज़रिए कम्पोज़ करता है, इसलिए निमंत्रण अपने लेआउट, रंगों, इमेज और फ़ॉन्ट के साथ आता है, लेकिन गोल कोने चौकोर दिख सकते हैं। बाकी सब कुछ पढ़ने लायक रहता है और हर लिंक काम करता है। Gmail और Apple Mail निमंत्रण को डिज़ाइन के मुताबिक ही दिखाते हैं।

सीधे WhatsApp से

WhatsApp आइकन पर क्लिक करें (केवल उन अतिथियों के लिए दिखता है जिनके पास फ़ोन नंबर है)
WhatsApp Web पहले से भरे निमंत्रण संदेश के साथ खुलता है
संदेश सीधे भेजें

WhatsApp ट्रैकिंग

जिन अतिथियों को आपने WhatsApp पर मैसेज किया है उनका बैकग्राउंड हल्का हरा दिखेगा
इससे आपको यह ट्रैक करने में मदद मिलती है कि किसे निमंत्रण मिल चुका है
इस ट्रैकिंग हिस्ट्री को साफ़ करके फिर से शुरू करने के लिए "Reset All Sent" का उपयोग करें

अपनी अतिथि सूची निर्यात करना

Guests पेज की टूलबार में "Download" पर क्लिक करें और एक फ़ॉर्मेट चुनें: सॉर्ट करने और संपादित करने के लिए Excel (.xlsx), अन्य टूल्स में आयात करने के लिए CSV (.csv), या प्रिंट के लिए तैयार दस्तावेज़ के लिए PDF (.pdf)।

निर्यात आपके सक्रिय फ़िल्टर और सॉर्ट क्रम का पालन करते हैं। अतिथि तालिका में इस समय जो भी दिखाई दे रहा है, वही फ़ाइल में जाएगा — वही पंक्तियाँ, वही क्रम — ताकि आप केवल स्वीकृत VIPs या बिना फ़ोन नंबर वाले स्व-पंजीकृत अतिथि डाउनलोड कर सकें। पूरी सूची चाहिए? पहले Clear all दबाएँ।

फ़ाइलों के नाम आपके इवेंट और निर्यात की तारीख के अनुसार रखे जाते हैं (उदा., my-wedding-guests-2026-07-09.xlsx), इसलिए कई डाउनलोड एक-दूसरे को कभी ओवरराइट नहीं करते।

Excel के रूप में डाउनलोड करें (स्प्रेडशीट के लिए अनुशंसित)

"Download" → Excel (.xlsx) पर क्लिक करें
Guests शीट में सभी अतिथि जानकारी, प्रतिक्रियाएँ, आपके पंजीकरण फ़ॉर्म का हर कस्टम फ़ील्ड (जैसे भूमिका, संगठन, आहार आवश्यकताएँ) अपने ही कॉलम के रूप में, और एक Tags कॉलम शामिल होता है — हेडर रो पिन की गई और कॉलम फ़िल्टर पहले से सक्षम होते हैं, ताकि आप तुरंत किसी भी मानदंड के अनुसार सॉर्ट और विभाजित कर सकें
एक दूसरी Summary शीट एक नज़र में आपके प्रतिक्रिया आँकड़े दिखाती है: कुल निमंत्रण, स्वीकृत, अस्वीकृत, जवाब नहीं दिया, उपस्थित, और पुष्टि किए गए अतिथियों की संख्या
आपके कंप्यूटर की क्षेत्रीय सेटिंग्स से बेपरवाह, Excel, Google Sheets, और Numbers में सही ढंग से खुलती है

CSV के रूप में डाउनलोड करें

"Download" → CSV (.csv) पर क्लिक करें
फ़ाइल में सभी अतिथि जानकारी, प्रतिक्रियाएँ, कस्टम फ़ील्ड मान, और एक Tags कॉलम (पाइप से अलग किए गए टैग नाम — आयात के समय स्वीकार किया जाने वाला वही फ़ॉर्मेट, ताकि आप डेटा को राउंड-ट्रिप कर सकें) शामिल होते हैं
जब Collect Guest Names सक्षम हो, तो CSV में Guests के ठीक बाद एक Plus Ones कॉलम भी शामिल होता है — प्रत्येक गैर-मुख्य अतिथि पाइप से अलग किया हुआ (उदा., John Doe | Jane Doe | Kid Smith)। नाम कैप्चर बंद होने पर यह कॉलम शामिल नहीं होता, ताकि इस फीचर का उपयोग न करने वाले इवेंट्स के लिए CSV की संरचना पूर्वानुमानित बनी रहे। यही कॉलम Excel निर्यात में भी दिखाई देता है
यदि Excel में CSV पूरी तरह एक ही कॉलम में खुलती है, तो इसके बजाय Excel (.xlsx) फ़ॉर्मेट का उपयोग करें — यह क्षेत्रीय लिस्ट-सेपरेटर सेटिंग्स से प्रभावित नहीं होता

PDF के रूप में डाउनलोड करें

"Download" → PDF (.pdf) पर क्लिक करें
आपके इवेंट के नाम, तारीख, और प्रतिक्रिया आँकड़ों के सारांश के साथ एक फ़ॉर्मेटेड PDF जनरेट होता है
PDF में सभी अतिथि विवरण एक स्पष्ट तालिका लेआउट में शामिल होते हैं, जिसमें प्रत्येक अतिथि के टैग नामों को कॉमा से अलग टेक्स्ट के रूप में दिखाने वाला एक Tags कॉलम होता है

नोट: कस्टम पंजीकरण फ़ील्ड (जैसे भूमिका, संगठन) PDF के फ़िक्स्ड लेआउट में शामिल नहीं होते — जब आपको वे कॉलम चाहिए हों तो Excel या CSV फ़ॉर्मेट डाउनलोड करें।

जब Collect Guest Names सक्षम हो, तो PDF में यह भी शामिल होता है:

मुख्य निमंत्रण के नीचे प्रत्येक प्लस-वन अतिथि के लिए इंडेंटेड सब-रो, जो उनका व्यक्तिगत नाम दिखाती है

जब seating भी उपयोग में हो, तो प्रत्येक सब-रो में अतिरिक्त रूप से उस व्यक्ति की असाइन की गई टेबल एक नए Table कॉलम में दिखाई देती है।

यह PDF को इनके लिए आदर्श बनाता है:

वेन्यू या द्वार स्टाफ के लिए अतिथि सूची प्रिंट करना
वेंडर्स (कैटरर्स, इवेंट प्लानर्स) के साथ साझा करना जो स्प्रेडशीट का उपयोग नहीं करते
इवेंट में एक फिजिकल बैकअप रखना
एक नज़र में टेबल असाइनमेंट जांचना

अतिथि प्रतिक्रियाओं का प्रबंधन

प्रतिक्रिया संपादित करना

यदि कोई अतिथि आपसे संपर्क करके अपना RSVP बदलना चाहता है:

उस अतिथि के लिए Edit (पेंसिल) आइकन पर क्लिक करें
उनका स्टेटस अपडेट करें (Accepted, Declined)
यदि ज़रूरत हो तो पुष्टि किए गए अतिथियों की संख्या समायोजित करें
बदलाव सेव करें

प्रतिक्रिया विवरण देखना

देखने के लिए View (आँख) आइकन पर क्लिक करें:

पूरी अतिथि जानकारी
उनका RSVP जवाब
उनके द्वारा सबमिट की गई कोई भी टिप्पणी
कस्टम फ़ील्ड के जवाब

अतिथि हटाना

किसी अतिथि को हटाने के लिए:

Delete (ट्रैश) आइकन पर क्लिक करें
हटाने की पुष्टि करें

कई अतिथियों को हटाने के लिए:

चेकबॉक्स का उपयोग करके अतिथि चुनें
चुने गए अतिथियों को हटाने के लिए "Delete all (X)" पर क्लिक करें

कई पेजों में फ़ैली फ़िल्टर की गई सूची पर कार्रवाई करनी है? जब वर्तमान पेज पर फिट होने से ज़्यादा अतिथि आपके फ़िल्टर से मेल खाते हैं, तो सिलेक्शन टूलबार में एक "Select all N matching" बटन दिखता है। यह सभी पेजों में हर मेल खाने वाले अतिथि को चुन लेता है, ताकि बल्क Apply tags या डिलीट पूरे फ़िल्टर किए गए सेट पर काम करे, न कि सिर्फ़ आपको दिख रहे पेज पर।

अतिथि सूची प्रबंधन के लिए टिप्स

आपके इवेंट से पहले

निमंत्रण भेजने से पहले सभी अतिथियों को जोड़ लें
दोबारा जाँचें कि फ़ोन नंबर अंतरराष्ट्रीय फ़ॉर्मेट में हैं
समय बचाने के लिए बड़ी सूचियों के लिए CSV इम्पोर्ट का उपयोग करें
अंतरराष्ट्रीय अतिथियों के लिए उपयुक्त SMS भाषा सेट करें

प्रतिक्रियाएँ ट्रैक करना

फॉलो-अप के लिए Not Answered फ़िल्टर नियमित रूप से जाँचें
किसे निमंत्रण मिला है, यह देखने के लिए WhatsApp ट्रैकिंग का उपयोग करें
प्रगति ट्रैक करने के लिए सूची को समय-समय पर एक्सपोर्ट करें

फॉलो-अप करना

जिन अतिथियों ने जवाब नहीं दिया है, उन्हें रिमाइंडर भेजने के लिए Copy, Envelope या WhatsApp बटनों का उपयोग करें
बल्क रिमाइंडर्स के लिए SMS feature का उपयोग करने पर विचार करें

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

Q: क्या मैं कितने भी अतिथि जोड़ सकता/सकती हूँ, इसकी कोई सीमा है? A: अतिथि सीमा आपके Fotify प्लान पर निर्भर करती है। विशिष्ट सीमाओं के लिए अपने प्लान का विवरण देखें।

Q: क्या मैं निमंत्रण भेजने के बाद भी अतिथि जोड़ सकता/सकती हूँ? A: हाँ! आप किसी भी समय नए अतिथि जोड़ सकते हैं। बस उन्हें उनका निमंत्रण लिंक भेजना याद रखें।

Q: यदि मैं पहले से जवाब दे चुके किसी अतिथि को हटा दूं तो क्या होगा? A: उनका जवाब स्थायी रूप से हट जाता है। यदि वे अपने पुराने RSVP लिंक का उपयोग करने की कोशिश करते हैं, तो वह अब काम नहीं करेगा।

Q: क्या मैं किसी अतिथि का RSVP स्टेटस मैन्युअली बदल सकता/सकती हूँ? A: हाँ, किसी भी अतिथि का स्टेटस मैन्युअली अपडेट करने के लिए Edit बटन का उपयोग करें, जैसे जब वे ऑनलाइन फॉर्म के बजाय कॉल करके पुष्टि करें।

Q: कुछ अतिथियों के लिए मुझे WhatsApp बटन क्यों नहीं दिख रहा? A: WhatsApp बटन केवल उन अतिथियों के लिए दिखता है जिनका फ़ोन नंबर सेव है। इस फीचर को सक्षम करने के लिए उनका फ़ोन नंबर जोड़ें।

Q: "Guests" और "Confirmed" कॉलम में क्या अंतर है? A: "Guests" यह बताता है कि आपने उस पार्टी में कितने लोगों को आमंत्रित किया। "Confirmed" यह बताता है कि जवाब देते समय अतिथि ने कितने लोगों के वास्तव में आने की बात कही।

Q: मैंने किसी अतिथि का समूह का आकार घटाया और कुछ भी नहीं बदला। ऐसा क्यों? A: जांचें कि आपने क्या बदलने की उम्मीद की थी। निमंत्रण खुद कभी गायब नहीं होता — समूह का आकार घटाने से यह बदलता है कि वह एक निमंत्रण कितने लोगों को कवर करता है, न कि आपके पास कितने निमंत्रण हैं, इसलिए पंक्तियों की संख्या और "निमंत्रण" का कुल योग वैसा ही रहता है। उस पंक्ति में Guests कॉलम वह है जिसे बदलना चाहिए था।

Confirmed कॉलम तभी भरता है जब अतिथि जवाब देता है, इसलिए जिस पार्टी ने अभी तक जवाब नहीं दिया है, वहाँ चाहे जितना भी समूह का आकार दें, एक डैश दिखेगा।

Q: यह मुझे समूह का आकार घटाने नहीं दे रहा। ऐसा क्यों? A: क्योंकि वह निमंत्रण अभी भी लोगों को नाम से सूचीबद्ध करता है। समूह के आकार और लोगों की संख्या का मेल होना ज़रूरी है, और हम किसी ऐसे अतिथि को नहीं हटाएंगे जिसे आपने नाम दिया है — या जिसे पहले से बिठाया जा चुका है — सिर्फ़ संख्या को फिट करने के लिए, इसलिए हटाना आपका खुद का फ़ैसला होना चाहिए। मैसेज में बताया जाता है कि कौन आड़े आ रहा है।

पहले उस व्यक्ति को उसी पंक्ति के People बटन (Manage Names) से हटाएं, फिर समूह का आकार घटाएं। अगर उस व्यक्ति के पास पहले से Seating पेज पर एक टेबल है, तो हटाने पर पुष्टि माँगी जाएगी, क्योंकि इससे उसकी सीट भी खाली हो जाती है। बिना नाम वाले खाली placeholders कुछ भी नहीं रोकते — वे आपके लिए अपने-आप हट जाते हैं।

Q: क्या मैं Google Contacts या किसी अन्य ऐप से अतिथियों को इम्पोर्ट कर सकता/सकती हूँ? A: अपने कॉन्टैक्ट ऐप से अपने कॉन्टैक्ट्स को CSV फ़ाइल के रूप में एक्सपोर्ट करें, फिर इसे Fotify की CSV आवश्यकताओं से मेल खाने के लिए फॉर्मेट करें और इम्पोर्ट करें।

Q: CSV और PDF एक्सपोर्ट में क्या अंतर है? A: स्प्रेडशीट के काम के लिए — संपादन, फ़िल्टरिंग और अन्य टूल्स में इम्पोर्ट करने के लिए — CSV सबसे अच्छा है। PDF आपके इवेंट हेडर और सारांश आँकड़ों के साथ एक फ़ॉर्मेटेड, प्रिंट करने योग्य दस्तावेज़ है, जो वेंडर्स के साथ साझा करने या इवेंट में डोर स्टाफ के लिए प्रिंट करने के लिए आदर्श है।

Q: क्या PDF में टेबल असाइनमेंट और प्लस-वन नाम शामिल होते हैं? A: जब भी Collect Guest Names सक्षम होता है, प्लस-वन नाम मुख्य निमंत्रण के नीचे इंडेंटेड सब-रो के रूप में दिखते हैं। जब seating भी उपयोग में हो, तो PDF में एक Table कॉलम जुड़ जाता है जो हर व्यक्ति की व्यक्तिगत सीट असाइनमेंट दिखाता है।

Q: क्या मैं प्लस-वन के नाम से खोज सकता/सकती हूँ? A: हाँ — जब Collect Guest Names चालू हो, तो सर्च बार प्लस-वन के नामों से भी मेल खाता है। मेल खाने वाला निमंत्रण अपने-आप एक्सपैंड हो जाता है ताकि आप देख सकें कि पार्टी का कौन-सा सदस्य मेल खाया, उस नाम को हाइलाइट करते हुए। यह तब काम आता है जब कोई अतिथि आपसे संपर्क करता है और आपको सिर्फ़ उनके साथ आने वाले व्यक्ति का नाम याद है, मुख्य आमंत्रित व्यक्ति का नहीं।

Q: क्या CSV एक्सपोर्ट में प्लस-वन नाम शामिल होते हैं? A: जब Collect Guest Names सक्षम होता है, तो CSV में Guests के ठीक बाद एक Plus Ones कॉलम जुड़ जाता है, जो हर गैर-मुख्य पार्टी सदस्य को पाइप से अलग करके सूचीबद्ध करता है। जब नाम कैप्चर बंद हो, तो कॉलम शामिल नहीं होता ताकि CSV की संरचना एकसमान बनी रहे।

Q: मुझे कैसे पता चलेगा कि मैंने किन अतिथियों को पहले से निमंत्रण भेज दिया है? A: WhatsApp के ज़रिए संपर्क किए गए अतिथि हरे बैकग्राउंड के साथ दिखते हैं, और जिन अतिथियों को आपने अपने मेल क्लाइंट से भेजा है वे एम्बर एनवलप के साथ दिखते हैं। दोनों उसी ब्राउज़र में ट्रैक होते हैं जिसका आपने उपयोग किया था, इसलिए वे किसी और डिवाइस पर नहीं दिखेंगे। Fotify द्वारा भेजे गए निमंत्रणों के लिए, ईमेल आँकड़े सबसे विश्वसनीय रिकॉर्ड हैं।

Q: मेरे अतिथि कहते हैं कि उन्हें निमंत्रण कभी मिला ही नहीं। मैं क्या कर सकता/सकती हूँ? A: पहले ईमेल आँकड़ों में देखें कि वह डिलीवर हुआ था या नहीं — कुछ कंपनी मेल सिस्टम ईमेल स्वीकार कर लेते हैं और फिर उसे जंक में डाल देते हैं, जो डिलीवर तो दिखता है पर कभी खोला नहीं जाता। जब पूरी कंपनी उन्हें फ़िल्टर कर रही हो, तो उस अतिथि का निमंत्रण अपने मेलबॉक्स से भेजने के लिए Envelope आइकन का उपयोग करें। आँकड़े कैसे पढ़ें, इसके लिए देखें ईमेल निमंत्रण कैसे भेजें।

Q: क्या अतिथि पहले सूची में जोड़े बिना RSVP कर सकते हैं? A: पर्सनलाइज़्ड निमंत्रणों के लिए, अतिथियों को उनका यूनिक RSVP लिंक पाने के लिए पहले आपकी सूची में जोड़ा जाना ज़रूरी है। हालाँकि, यदि आप Registration Form feature सक्षम करते हैं, तो अतिथि एक पब्लिक लिंक का उपयोग करके स्व-पंजीकरण कर सकते हैं - फॉर्म पूरा करते ही वे स्वतः आपकी अतिथि सूची में जुड़ जाएंगे।

Q: यदि मैं डुप्लिकेट अतिथियों वाली CSV अपलोड करूं तो क्या होगा? A: फ़ाइल की हर पंक्ति एक नया अतिथि बन जाती है — आयात मौजूदा अतिथियों की जांच नहीं करता, इसलिए एक ही फ़ाइल को दो बार अपलोड करने से हर अतिथि दो बार बन जाता है। ऐसा होने पर, सूची को फ़िल्टर करें (उदाहरण के लिए जिस टैग के साथ आपने आयात किया था उसके अनुसार) और अतिरिक्त कॉपी हटाने के लिए बल्क डिलीट का उपयोग करें, फिर केवल नई पंक्तियाँ ही अपलोड करें।

Q: क्या मैं पहले से टैग लगे अतिथियों को इम्पोर्ट कर सकता/सकती हूँ? A: हाँ। अपनी CSV में पाइप से अलग किए गए टैग नामों (जैसे, Family|VIP) के साथ एक Tags कॉलम जोड़ें। इवेंट के लिए जो भी टैग पहले से मौजूद नहीं है, वह डिफ़ॉल्ट रंग के साथ अपने-आप बन जाता है। पूरा वर्कफ़्लो: Guest Tags article देखें।

Q: जब मैं अतिथियों को एक्सपोर्ट करता/करती हूँ, तो क्या टैग शामिल होते हैं? A: हाँ — CSV एक्सपोर्ट (पाइप से अलग किए गए नाम) और PDF एक्सपोर्ट (Tags कॉलम में कॉमा से अलग की गई सूची) दोनों में अतिथि पर लागू हर टैग शामिल होता है। आप टैग वापस पाने के लिए CSV को फिर से इम्पोर्ट कर सकते हैं।

Q: मैं एक साथ कई अतिथियों को टैग कैसे करूं? A: जिन अतिथियों को आप चाहते हैं उन्हें चुनने के लिए चेकबॉक्स का उपयोग करें, फिर सिलेक्शन टूलबार में "Apply tags" पर क्लिक करें। आप एक क्लिक में चुने गए सभी अतिथियों पर टैग Add, Remove, या Replace कर सकते हैं।

Q: क्या मैं एक साथ एक से अधिक स्टेटस के अनुसार फ़िल्टर कर सकता/सकती हूँ? A: हाँ। स्टेटस फ़िल्टर मल्टी-सेलेक्ट है — जितनी चाहें उतनी चिप्स पर क्लिक करें। उदाहरण के लिए, जो भी आ रहे हैं उन्हें देखने के लिए Accepted + Attended चुनें, या जिन्हें अभी भी फॉलो-अप करना है उन्हें देखने के लिए Not Answered + Declined चुनें। स्टेटस, टैग, सर्च और More filters आयामों के साथ मिलकर काम करता है।

Q: मैं पूरे संदेश के बिना सिर्फ़ किसी अतिथि का लिंक कैसे कॉपी करूं? A: Actions कॉलम में Link आइकन पर क्लिक करें। यह केवल बेयर RSVP URL कॉपी करता है — कोई ग्रीटिंग या टेम्पलेट टेक्स्ट नहीं — ताकि आप इसे कैलेंडर इनवाइट, स्टोरी, या चैट में पेस्ट कर सकें। सामान्य Copy आइकन अब भी पूरा पर्सनलाइज़्ड संदेश कॉपी करता है।

Q: क्या मैं इस आधार पर फ़िल्टर कर सकता/सकती हूँ कि किसी अतिथि के पास ईमेल या फ़ोन है या नहीं? A: हाँ। More filters खोलें और Has email या Has phone टॉगल करें। यह ईमेल या WhatsApp भेजने से ठीक पहले काम आता है, ताकि आप केवल उन्हीं अतिथियों को देखें जिन तक आप वास्तव में पहुंच सकते हैं।

Q: क्या मैं स्व-पंजीकृत अतिथियों को मेरे द्वारा जोड़े गए अतिथियों से अलग बता सकता/सकती हूँ? A: हाँ। More filters में, Source को Self-registered (registration link के ज़रिए साइन अप किया) या Added by me पर सेट करें।

Q: क्या CSV/PDF एक्सपोर्ट में केवल वही अतिथि शामिल होते हैं जिन पर मैंने फ़िल्टर लगाया है? A: हाँ — एक्सपोर्ट आपके सक्रिय फ़िल्टर का पालन करते हैं, इसलिए फ़ाइल में बिल्कुल वही होता है जो सूची में दिख रहा है। यदि आप सभी को एक्सपोर्ट करना चाहते हैं, तो पहले Clear all पर क्लिक करें।