सीटिंग व्यवस्था के लिए Table Management का उपयोग कैसे करें

Table Management आपके इवेंट के लिए बैठने (seating) की व्यवस्था को व्यवस्थित करने में मदद करता है। जब आप Tables टैब खोलते हैं, तो आपके सभी मेहमान अपने-आप लोड हो जाते हैं — RSVP स्टेटस के अनुसार रंग-कोडेड — ताकि आप तुरंत प्लानिंग शुरू कर सकें। टेबल बनाएं, मेहमानों को ड्रैग करके सीट असाइन करें, तुरंत नाम एडिट करें, और मेहमानों को अपनी असाइनमेंट सीधे उनके इनविटेशन में दिखने दें।

Table Management सक्षम करना

टेबल बनाने से पहले, आपको यह फीचर सक्षम करना होगा:

dashboard.fotify.app पर अपने इवेंट डैशबोर्ड पर जाएँ
अपना इवेंट चुनें और साइडबार में "RSVP" पर क्लिक करें
"Details" टैब पर जाएँ
Event Settings सेक्शन में "Table Management" ढूँढें
इसे ON करें

सक्षम होने के बाद, आपकी RSVP नेविगेशन में एक नया "Tables" टैब दिखाई देगा।

Note: Table Management सक्षम करने से Collect Guest Names अपने-आप ON हो जाता है (और ON पर लॉक हो जाता है), ताकि सीटिंग के लिए हर अटेंडी की पहचान हो सके। अगर आपको सिर्फ अटेंडी लिस्ट चाहिए और सीटिंग चार्ट नहीं, तो Collect Guest Names को अलग से इस्तेमाल करें — आप बाद में बिना कोई डेटा खोए Tables सक्षम कर सकते हैं।

टेबल बनाना

नया टेबल जोड़ना

"Tables" टैब पर क्लिक करें
"Create Table" पर क्लिक करें
टेबल की जानकारी भरें:
- Table Number - टेबल के लिए एक यूनिक नंबर (आवश्यक)
- Alias - "VIP", "Family", या "Friends" जैसा वैकल्पिक फ्रेंडली नाम
- Capacity - इस टेबल पर सीटों की अधिकतम संख्या
"Create" पर क्लिक करें

टेबल के गुण

Property	Required	Description
Number	Yes	यूनिक पहचानकर्ता (1, 2, 3, आदि)
Alias	No	मेहमानों को दिखाया जाने वाला फ्रेंडली नाम
Capacity	Yes	उपलब्ध सीटों की अधिकतम संख्या

टेबल एडिट करना

टेबल में बदलाव करने के लिए:

Tables टैब में टेबल कार्ड ढूँढें
Edit (पेंसिल) आइकन पर क्लिक करें
विवरण अपडेट करें
"Save" पर क्लिक करें

टेबल डिलीट करना

टेबल कार्ड पर Delete (ट्रैश) आइकन पर क्लिक करें
डिलीशन की पुष्टि करें

अगर मेहमान उस टेबल पर असाइन हैं, तो उन्हें unassigned pool में मूव कर दिया जाएगा।

मेहमानों को टेबल पर असाइन करना

ऑटोमैटिक गेस्ट लोडिंग

जब आप Tables टैब खोलते हैं, तो आपके सभी मेहमान अपने-आप लोड हो जाते हैं — कोई मैन्युअल सेटअप आवश्यक नहीं। मेहमान आपकी RSVP सूची से बनाए जाते हैं:

Accepted/Attended guests — उनके कन्फर्म्ड party size के साथ लोड होते हैं
Pending guests (अभी तक जवाब नहीं दिया) — उनकी invited quantity के साथ लोड होते हैं ताकि आप पहले से प्लान कर सकें
Declined guests — एक सिंगल एंट्री के रूप में दिखते हैं ताकि आपको पूरी तस्वीर मिले

इसका मतलब है कि आप किसी भी समय tables सक्षम कर सकते हैं — यहाँ तक कि सभी मेहमान पहले से RSVP कर चुके हों — और सभी तुरंत दिखाई देंगे।

कलर-कोडेड RSVP स्टेटस

हर guest chip रंग-कोडेड होता है ताकि आप एक नज़र में RSVP स्टेटस देख सकें:

🟢 Green — Accepted / Attended
🔵 Blue — Pending (अभी तक जवाब नहीं दिया)
🔴 Red (dimmed) — Declined

गेस्ट लिस्ट के ऊपर filter pills का उपयोग करके केवल किसी एक स्टेटस को दिखाएँ। उदाहरण के लिए, टेबल असाइन करते समय सिर्फ कन्फर्म्ड मेहमान देखने के लिए green pill पर क्लिक करें।

Plus-One डिस्प्ले

जिन मेहमानों के plus-ones के नाम नहीं दिए गए हैं, वे मुख्य मेहमान के नाम के साथ एक नंबर के रूप में दिखते हैं:

Maria G. — मुख्य मेहमान
Maria G. x2 — Maria की पार्टी में दूसरा व्यक्ति
Maria G. x3 — तीसरा व्यक्ति

जैसे ही आप असली नाम भरते हैं, वे सामान्य रूप से दिखते हैं (उदा., "Carlos R.")।

Drag and Drop का उपयोग

मेहमानों को असाइन करने का सबसे आसान तरीका drag and drop है:

बाईं ओर "Unassigned" सेक्शन में मेहमान ढूँढें
किसी guest chip को इच्छित टेबल तक ड्रैग करें
guest को टेबल कार्ड पर ड्रॉप करें

टेबल अपनी वर्तमान occupancy दिखाएगा (उदा., "6/8")।

Assign Modal का उपयोग

किसी भी guest name पर क्लिक करके assign modal खोलें, जहाँ आप:

उनका नाम एडिट करें — पहला और अंतिम नाम सीधे बदलें ("Guest 2" को वास्तविक नाम से बदलने के लिए बढ़िया)
देखें वे किससे जुड़े हैं — plus-ones के लिए, modal "Guest of [Main Guest Name]" दिखाता है
टेबल चुनें — नीचे दी गई टेबल लिस्ट से चुनें
बदलाव कन्फर्म करने के लिए Save पर क्लिक करें, या रद्द करने के लिए Cancel

असाइनमेंट हटाना

किसी मेहमान को टेबल से unassign करने के लिए:

उनके assigned टेबल में मेहमान को ढूँढें
उन्हें वापस "Unassigned" एरिया में ड्रैग करें
या guest name पर क्लिक करें और modal में "Remove from table" चुनें

मैप के साथ अपना वेन्यू डिज़ाइन करना

लिस्ट व्यू के अलावा, Map view आपको टेबल्स को एक 2D फ्लोर प्लान पर व्यवस्थित करने देता है जो आपके वास्तविक वेन्यू से मेल खाता है। Tables टैब के ऊपर दिए गए टॉगल का उपयोग करके Grid और Map के बीच स्विच करें।

मैप पर आप क्या कर सकते हैं

ड्रैग-एंड-ड्रॉप से फ्लोर पर कहीं भी टेबल रखें।
टेबल शेप चुनें — Round, Square, Rectangle, या Oval.
अपने वेन्यू के लेआउट को दर्शाने के लिए हर टेबल को resize और rotate करें।
कमरे, डिवाइडर, या स्टेज एरिया की आउटलाइन बनाने के लिए walls जोड़ें।
"Dance Floor", "Bar", या "Stage" जैसे लैंडमार्क्स के लिए labels जोड़ें।
पैनल से सीधे टेबल पर ड्रैग करके मेहमानों को बैठाएँ।
सेटअप के दौरान ध्यान भटकने से बचने के लिए fullscreen में जाएँ।

टेबल रखना

नए टेबल मैप के दाईं ओर Unplaced पैनल में शुरू होते हैं।

एक बनाने के लिए टूलबार में "Add table" पर क्लिक करें (या मौजूदा Create Table फ्लो का उपयोग करें)।
इसे दाईं ओर Unplaced पैनल में ढूँढें।
टेबल को दबाकर रखें और फ्लोर पर कहीं भी ड्रैग करें।
चयनित टेबल पर brand-coloured handles का उपयोग करके resize (bottom-right) या rotate (top) करें।

किसी टेबल को डिलीट किए बिना मैप से हटाने के लिए, टेबल चुनें और "Unplace" पर क्लिक करें — यह वापस Unplaced पैनल में चला जाएगा।

Shape, Size और Rotation बदलना

किसी भी टेबल पर क्लिक करके दाईं ओर साइडबार खोलें और समायोजित करें:

Shape — Round, Square, Rectangle, या Oval चुनें। शेप बदलने पर यह एक उपयुक्त default size पर रीसेट हो जाता है।
Size — W/H sliders ड्रैग करें, या टेबल पर मौजूद resize handle पकड़ें।
Rotation — slider ड्रैग करें, या टेबल के ऊपर rotation handle का उपयोग करें।

Walls जोड़ना

Walls कॉन्फ़िगरेबल rectangles हैं, जो वेन्यू की संरचना को आउटलाइन करने में उपयोगी हैं।

टूलबार में "Add wall" पर क्लिक करें — एक नई wall visible canvas के केंद्र में दिखाई देती है।
इसे सही स्थान पर ड्रैग करें।
इसे चुनकर Length (यह कितनी लंबी है) और Thickness slider समायोजित करें।
तिरछी walls या angles के लिए इसे rotate करें।

Labels जोड़ना

Labels एडिटेबल टेक्स्ट annotations हैं।

टूलबार में "Add label" पर क्लिक करें — label default टेक्स्ट के साथ दिखाई देता है और तुरंत edit mode में चला जाता है।
एरिया का नाम टाइप करें (उदा. "Dance Floor", "Bar", "Buffet")।
सेव करने के लिए Enter दबाएँ या बाहर क्लिक करें।
किसी भी मौजूदा label को फिर से एडिट करने के लिए Double-click करें, या right sidebar से टेक्स्ट बदलें।
टेबल्स की तरह ही size और rotation समायोजित करें।

मैप पर मेहमानों को बैठाना

बाएँ पैनल में सभी unassigned मेहमान सूचीबद्ध होते हैं।

बाएँ पैनल से किसी guest name को दबाकर ड्रैग करें।
लक्ष्य टेबल पर hover करें — वैध होने पर वह हरा (green) हाइलाइट होता है।
guest को असाइन करने के लिए छोड़ दें। यदि टेबल full capacity पर है तो एक toast आपको बताता है।

किसी मेहमान को unseat करने के लिए:

मैप पर टेबल पर क्लिक करके sidebar खोलें।
जिस guest को हटाना है उस पर hover करें।
उनके नाम के पास दिखाई देने वाले × पर क्लिक करें। वे तुरंत unassigned पैनल में वापस चले जाते हैं।

मैप कंट्रोल्स

Control	What it does
Drag empty canvas	फ्लोर प्लान को पैन (इधर-उधर) करता है
Ctrl + scroll	कर्सर के आसपास zoom in और out करता है
Grid toggle	alignment grid दिखाता या छुपाता है
Snap toggle	ड्रैग करते समय टेबल्स और एलिमेंट्स को grid पर snap करता है
Fit view	आपने जो भी place किया है, उसे ऑटो-फ्रेम करता है
Fullscreen	सेटअप डे के लिए मैप को पूरे स्क्रीन पर फैलाता है
Delete / Backspace	चयनित wall या label को डिलीट करता है
Escape	चयन हटाता है

Tip: fullscreen के अंदर से टेबल जोड़ने पर आप अपने-आप डैशबोर्ड पर वापस आ जाते हैं ताकि आप टेबल का नाम और capacity भर सकें।

व्यक्तिगत मेहमान नाम मैनेज करना

जब मेहमान अपनी पार्टी में एक से अधिक लोगों (plus-ones) के साथ RSVP करते हैं, तो टेबल असाइनमेंट के लिए आपको हर व्यक्ति की पहचान जानना जरूरी होता है। नाम मैनेज करने के तीन तरीके हैं:

Option 1: Tables टैब में सीधे नाम एडिट करें

सबसे तेज़ तरीका — Tables टैब में किसी भी guest chip पर क्लिक करके assign modal खोलें, जहाँ आप तुरंत उनका नाम बदल सकते हैं:

किसी guest chip पर क्लिक करें (उदा., "Maria G. x2")
modal में name inputs पहले से भरे होते हैं — plus-ones के लिए यह "Guest of [Main Guest Name]" भी दिखाता है
वास्तविक नाम टाइप करें और Save पर क्लिक करें

यह तब आदर्श है जब आप टेबल असाइन कर रहे हों और साथ-साथ नाम भी भरना चाहते हों।

Option 2: Organizer Guests टैब में नाम पहले से भरता है

यदि आपको पहले से पता है कि हर मेहमान की पार्टी में कौन है:

"Guests" टैब पर जाएँ
उस मेहमान को ढूँढें जिसकी पार्टी में कई लोग हैं
उनके नाम के पास Users आइकन (people icon) पर क्लिक करें
पार्टी के हर व्यक्ति के लिए first और last name जोड़ें
"Save" पर क्लिक करें

Option 3: मेहमान RSVP के दौरान नाम प्रदान करते हैं

यदि आप नाम पहले से नहीं भरते, तो मेहमानों से उनके इनविटेशन का जवाब देते समय नाम माँगे जाएँगे:

मेहमान अपना personalized invitation link खोलता है
जब वे कई attendees के साथ RSVP करते हैं, तो उन्हें हर व्यक्ति का नाम दर्ज करने के लिए कहा जाता है
नाम अपने-आप सेव हो जाते हैं और आपके डैशबोर्ड में दिखाई देते हैं

यह अपने-आप होता है — जैसे ही Table Management सक्षम किया जाता है, आपके लिए Collect Guest Names ON कर दिया जाता है।

नाम कैसे काम करते हैं

Scenario	What Happens
Names not yet provided	Tables टैब में "Maria G. x2", "Maria G. x3" के रूप में दिखता है
Organizer edits in Tables tab	chip पर नाम तुरंत अपडेट हो जाता है
Organizer pre-fills in Guests tab	नाम Tables टैब में असाइनमेंट के लिए दिखाई देते हैं
Guest provides names during RSVP	मेहमान के जवाब देने के बाद नाम अपने-आप sync हो जाते हैं

नाम कलेक्शन के लिए टिप्स

शादियों के लिए, स्पेलिंग गलतियों से बचने हेतु मेहमानों को अपने नाम खुद भरने दें
कॉर्पोरेट इवेंट्स के लिए, अपने employee database से pre-fill करें या Tables टैब में सीधे एडिट करें
primary RSVP holder हमेशा अपने-आप शामिल होता है
हर named व्यक्ति को अलग-अलग टेबल पर असाइन किया जा सकता है

मेहमानों के लिए टेबल नोटिफिकेशन

एक बार जब आप मेहमानों को टेबल पर असाइन कर देते हैं, तो वे अपने इनविटेशन में अपने-आप अपनी टेबल असाइनमेंट देख पाएँगे।

मेहमान क्या देखते हैं

जब किसी मेहमान को टेबल असाइन करने के बाद वे अपना इनविटेशन खोलते हैं:

उनका assigned टेबल नंबर दिखाया जाता है
यदि अभी तक असाइन नहीं है, तो उन्हें "To be announced" दिखता है

यह कब दिखाई देता है

टेबल असाइनमेंट सेक्शन मेहमान के इनविटेशन में तभी दिखाई देता है जब:

इवेंट के लिए table management सक्षम हो
मेहमान ने इनविटेशन स्वीकार किया हो (RSVP status Accepted या Attended हो)

आप Invitation टैब में Section Order settings का उपयोग करके इस सेक्शन की पोज़िशन बदल सकते हैं।

सीटिंग स्टैटिस्टिक्स देखना

Tables टैब हेडर में मुख्य आँकड़े दिखते हैं:

Stat	Description
Tables	बनाए गए टेबल्स की कुल संख्या
Capacity	सभी टेबल्स में कुल सीटें
Seated	टेबल्स पर असाइन किए गए मेहमानों की संख्या
Unseated	unassigned pool में अभी भी मौजूद मेहमान

इन स्टैट्स का उपयोग करके आप अपनी सीटिंग प्रगति जल्दी से देख सकते हैं।

टेबल असाइनमेंट एक्सपोर्ट करना

अपनी पूरी सीटिंग व्यवस्था एक्सपोर्ट करें:

Tables टैब में "Export" पर क्लिक करें
सभी टेबल असाइनमेंट्स के साथ CSV फ़ाइल डाउनलोड करें
Excel या Google Sheets में खोलें

एक्सपोर्ट में शामिल होता है:

टेबल नंबर और alias
हर टेबल पर असाइन किए गए मेहमानों के नाम
Capacity और वर्तमान occupancy

यह इन कामों के लिए उपयोगी है:

place cards प्रिंट करना
venue staff के साथ साझा करना
भौतिक seating charts बनाना

Table Management के लिए टिप्स

अपने लेआउट की योजना बनाना

असाइनमेंट शुरू करने से पहले सभी टेबल बना लें
अपने वेन्यू के आधार पर यथार्थवादी capacities सेट करें
आसान पहचान के लिए aliases का उपयोग करें ("Bride's Family", "Groom's Family")

प्रभावी असाइनमेंट

विशिष्ट मेहमानों को ढूँढने के लिए search फीचर का उपयोग करें
परिवार के समूहों को साथ में असाइन करें
नियमित रूप से unassigned count चेक करें ताकि कोई छूट न जाए

इवेंट से पहले

सुनिश्चित करें कि सभी accepted मेहमान असाइन किए गए हैं
एक्सपोर्ट करें और venue coordinators के साथ साझा करें
दोबारा जाँचें कि capacity limits पार न हों

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

Q: क्या मैं मेहमानों को RSVP से पहले असाइन कर सकता/सकती हूँ? A: हाँ! सभी मेहमान — accepted, pending, और declined — अपने-आप लोड हो जाते हैं। Pending मेहमान नीले (blue) रंग में दिखते हैं ताकि आप पहले से प्लान कर सकें।

Q: अगर मैं किसी टेबल की capacity से अधिक कर दूँ तो क्या होगा? A: सिस्टम आपको टेबल की capacity से अधिक मेहमान असाइन करने से रोकता है।

Q: क्या एक ही RSVP के मेहमान अलग-अलग टेबल पर बैठ सकते हैं? A: हाँ! जब आप किसी पार्टी के मेहमानों के individual names जोड़ देते हैं, तो हर व्यक्ति को अलग-अलग टेबल पर असाइन किया जा सकता है।

Q: जब मैं किसी मेहमान को टेबल असाइन करूँ, तो क्या मेहमानों को नोटिफाई किया जाएगा? A: मेहमान अपना इनविटेशन देखने पर अपनी टेबल असाइनमेंट देखते हैं। कोई अलग नोटिफिकेशन नहीं भेजा जाता।

Q: क्या इवेंट शुरू होने के बाद मैं असाइनमेंट बदल सकता/सकती हूँ? A: हाँ, आप डैशबोर्ड से किसी भी समय टेबल असाइनमेंट्स में बदलाव कर सकते हैं।

Q: अगर किसी मेहमान ने असाइन होने के बाद decline कर दिया तो क्या होगा? A: उनका chip लाल (declined status) हो जाता है। असाइनमेंट बना रहता है, लेकिन मेहमान को नहीं दिखाया जाएगा। आप सीट खाली करने के लिए उन्हें unassign कर सकते हैं।

Q: क्या मैं कितने भी टेबल बना सकता/सकती हूँ? A: टेबल्स की संख्या पर कोई सीमा नहीं है। आपके वेन्यू को जितने टेबल चाहिए, उतने बनाइए।

Q: क्या मैं seating charts प्रिंट कर सकता/सकती हूँ? A: CSV एक्सपोर्ट करें और अपने पसंदीदा डिज़ाइन टूल या स्प्रेडशीट ऐप में seating charts बनाने के लिए उसका उपयोग करें।

Q: मैं plus-ones के नाम कैसे कलेक्ट करूँ? A: तीन विकल्प: (1) Tables टैब में plus-one chip पर सीधे क्लिक करके नाम बदलें, (2) Guests टैब में Users आइकन का उपयोग करके नाम pre-fill करें, या (3) मेहमानों को RSVP करते समय खुद नाम भरने दें। बिना नाम वाले plus-ones "Maria G. x2" के रूप में दिखते हैं ताकि आपको हमेशा पता रहे कि वे किसके मेहमान हैं।

Q: मैंने guests के RSVP करने के बाद tables सक्षम किए। मेरे guests कहाँ हैं? A: जब आप Tables टैब खोलते हैं, तो सभी guests अपने-आप लोड हो जाते हैं — भले ही उन्होंने tables सक्षम करने से पहले RSVP किया हो। किसी manual sync की जरूरत नहीं। यदि आप tables सक्षम करने से पहले ही Collect Guest Names उपयोग कर रहे थे, तो आपने जो individual plus-one names कलेक्ट किए थे वे सुरक्षित रहते हैं और unassigned chips के रूप में सीटिंग के लिए तैयार दिखते हैं।

Q: रंगों का क्या मतलब है? A: Guest chips RSVP status के अनुसार color-coded हैं: green = accepted, blue = pending (उत्तर नहीं दिया), red = declined। आप guest list के ऊपर दिए गए pills का उपयोग करके status के अनुसार filter कर सकते हैं।

Q: क्या मैं Tables टैब से guest names एडिट कर सकता/सकती हूँ? A: हाँ! किसी भी guest chip पर क्लिक करके modal खोलें, जहाँ आप first और last name बदल सकते हैं। Plus-ones के लिए, modal यह भी दिखाता है कि वे किससे जुड़े हैं (उदा., "Guest of Maria Garcia")।

Q: मैं list view और venue map के बीच कैसे स्विच करूँ? A: Tables टैब के ऊपर Grid / Map टॉगल का उपयोग करें। दोनों views एक ही डेटा शेयर करते हैं — एक view में की गई assignments और edits तुरंत दूसरे में भी दिखती हैं।

Q: क्या मुझे मैप पर टेबल place करना जरूरी है? A: नहीं। मैप वैकल्पिक है। अगर आपको सिर्फ सूची चाहिए और visual floor plan की जरूरत नहीं, तो आप Grid view का उपयोग जारी रख सकते हैं। जो टेबल आप बनाते हैं वे मैप के Unplaced पैनल में तब तक रहते हैं, जब तक आप उन्हें फ्लोर पर ड्रैग नहीं करते।

Q: कौन-कौन से table shapes उपलब्ध हैं? A: Round, Square, Rectangle, और Oval। जो आपके वेन्यू से मेल खाए वही चुनें — shape केवल visual है और capacity rules को प्रभावित नहीं करता।

Q: क्या walls और labels मेरे मेहमानों को दिखाई देते हैं? A: नहीं। Walls और labels सिर्फ आयोजक (organizer) के लिए planning aids हैं। मेहमानों को उनके इनविटेशन में केवल उनका assigned table number दिखता है, ठीक Grid view की तरह।

Q: क्या मैं मैप पर किसी guest को एक टेबल से दूसरी टेबल पर ड्रैग कर सकता/सकती हूँ? A: अभी के लिए, उन्हें बैठाने के लिए बाएँ Unassigned पैनल से किसी टेबल पर ड्रैग करें, और unseat करने के लिए टेबल sidebar में × बटन का उपयोग करें (वे वापस Unassigned पैनल में लौट आते हैं)। किसी को दो टेबल्स के बीच मूव करने के लिए, पहले unseat करें और फिर नए टेबल पर ड्रैग करें।

Q: मैं wall या label कैसे डिलीट करूँ? A: wall या label पर क्लिक करें, फिर या तो right sidebar में trash बटन पर क्लिक करें या अपने कीबोर्ड पर Delete / Backspace दबाएँ।

Q: क्या मैप fullscreen में काम करता है? A: हाँ। मैप टूलबार में Fullscreen बटन पर क्लिक करके canvas को पूरे स्क्रीन तक बढ़ाएँ — यह बड़े मॉनिटर या प्रोजेक्टर पर वेन्यू सेटअप के दौरान प्लानिंग के लिए उपयोगी है। fullscreen से नया टेबल जोड़ने पर आप थोड़ी देर के लिए डैशबोर्ड पर लौटते हैं ताकि create-table dialog दिखाई दे, और फिर आप बाद में दोबारा fullscreen में जा सकते हैं।