उप-इवेंट्स (Sub-events) और विशेष लाभ (Special Treatments)

वास्तविक दुनिया में इवेंट्स शायद ही कभी एक ही पल में घटित होते हैं। एक शादी में समारोह, रिसेप्शन, कभी-कभी पिछली रात स्वागत-भोज और अगली सुबह ब्रंच होता है। कई दिनों का कॉन्फ़्रेंस एक मुख्य इवेंट, एक VIP नेटवर्किंग डिनर, और एक वर्कशॉप ट्रैक रख सकता है, जिस तक केवल कुछ उपस्थित लोगों की पहुँच होती है। एक माइलस्टोन जन्मदिन में परिवार के लिए निजी मिलन और एक खुला आफ्टर-पार्टी हो सकता है।

उप-इवेंट्स और विशेष लाभ आपको उसी वास्तविकता को एक ही Fotify इनविटेशन के भीतर मॉडल करने देते हैं। हर अतिथि केवल वही देखता है जो उसके लिए लागू होता है — वह समारोह जिसमें उसे आमंत्रित किया गया था, वह आफ्टर-पार्टी जिसके लिए वह पात्र है, और वे सुविधाएँ जो आपने उसके समूह के लिए तय की हैं (होटल डिस्काउंट, ट्रांसपोर्ट क्रेडिट, वेलकम गिफ्ट)।

बीटा: यह फीचर बीटा में रोल आउट हो रहा है। हम आयोजकों की प्रतिक्रिया के आधार पर तेज़ी से सुधार कर रहे हैं — अगर कुछ भी ठीक न लगे, तो सपोर्ट को संदेश भेजें और हम उसे प्राथमिकता देंगे।

सब-इवेंट्स और स्पेशल ट्रीटमेंट्स किस समस्या का समाधान करते हैं

सब-इवेंट्स आपके मुख्य इवेंट के भीतर होने वाले चाइल्ड अनुभव होते हैं। हर सब-इवेंट की अपनी अलग चीज़ें होती हैं:

नाम, विवरण, फोटो, ड्रेस कोड, एक्सेंट रंग
तारीख, समय, मैप लिंक के साथ लोकेशन
RSVP नियम: डेडलाइन, प्लस-वन, क्षमता, वेटलिस्ट
एक्सेस नियम: पब्लिक या टैग-गेटेड
"सीक्रेट" सब-इवेंट्स के लिए वैकल्पिक एक्सेस कोड
किसी अन्य सब-इवेंट पर वैकल्पिक निर्भरता (जैसे "पहले सेरेमनी स्वीकार करना आवश्यक")

स्पेशल ट्रीटमेंट्स वे पर्क्स/सुविधाएँ हैं जिन्हें आपने कुछ या सभी मेहमानों के लिए व्यवस्थित किया है। इन्हें अपने इवेंट के VIP ट्रैक की तरह समझें:

ग्रुप डिस्काउंट कोड के साथ होटल ब्लॉक
बाहर से आए परिवार के लिए $40 Uber क्रेडिट
वेलकम डिनर शामिल (अलग RSVP की ज़रूरत नहीं)
वेडिंग पार्टी के लिए VIP लाउंज एक्सेस
पहले 20 मेहमानों के लिए स्पा पास (जो क्लेम करें)

ट्रीटमेंट्स हर मेहमान के इनविटेशन पर निजी रूप से दिखते हैं — मेहमान केवल वही देखते हैं जो उनके लिए असाइन किया गया हो।

अपने डैशबोर्ड में इसे कहाँ देखें

dashboard.fotify.app पर अपना इवेंट खोलें
साइडबार में RSVP पर जाएँ
Sub-events & VIP टैब पर क्लिक करें ( Beta बैज देखें)

आपको दो पैनल दिखाई देंगे: ऊपर Sub-events और नीचे Special treatments। इन्हें अलग-अलग मैनेज किया जाता है — किसी अतिथि को कोई ट्रीटमेंट दिए बिना भी उप-इवेंट में आमंत्रित किया जा सकता है, या किसी उप-इवेंट में आमंत्रित किए बिना भी ट्रीटमेंट दिया जा सकता है।

ध्यान दें: उप-इवेंट्स और विशेष लाभ प्रीमियम फीचर सेट का हिस्सा हैं। ये उन इवेंट्स पर उपलब्ध हैं जो पेड (क्रेडिट) टियर पर हैं या जिनकी सक्रिय सब्सक्रिप्शन है। यदि आपका इवेंट अभी एंटाइटल्ड नहीं है, तो इस टैब में एडिटर की जगह अपग्रेड कार्ड दिखाई देगा।

चरण 1: अपना पहला सब-इवेंट बनाएं

Sub-events पैनल में Add sub-event पर क्लिक करें। एडिटर के साथ एक साइड ड्रॉअर खुल जाएगा।

बेसिक्स

Name — मेहमानों को क्या दिखाई देगा ("Welcome dinner", "After-party", "Sunday brunch")
Description — कार्ड और डिटेल्स मोडल में दिखने वाला एक छोटा पैराग्राफ
Photo URL — कार्ड के लिए कवर इमेज (कोई भी पब्लिक इमेज URL चलेगा; हम 3:2 या 16:9 रेशियो सुझाते हैं)
Accent color — कार्ड हेडर स्ट्रिप और Accept बटन के लिए इस्तेमाल होता है

कब और कहाँ

Starts at / Ends at — इस सब-इवेंट की समय-सीमा
Location name + Address — क्या दिखाना है; अगर आप map URL फ़ील्ड में Google Maps लिंक भी पेस्ट करते हैं, तो नाम क्लिक करने योग्य लिंक बन जाता है
Dress code — कार्ड पर चिप के रूप में दिखता है

RSVP नियम

Requires RSVP — ऑन होने पर, मेहमानों को Accept या Decline करना होगा। ऑफ होने पर, कार्ड केवल जानकारी के लिए होता है (कोई बटन नहीं)।
RSVP deadline — इस तारीख के बाद Accept/Decline बटन गायब हो जाते हैं।
Allow plus-ones + Max plus-ones per RSVP — एक पार्टी से कितने लोग आ सकते हैं, इसकी सीमा तय करता है। "unlimited (up to the party size)" के लिए खाली छोड़ दें।
Capacity — सभी पार्टियों को मिलाकर कुल सीटें। अनलिमिटेड के लिए खाली छोड़ दें।
Enable waitlist — क्षमता पूरी होने पर, नए RSVPs को रिजेक्ट करने के बजाय नंबर वाली वेटलिस्ट में रखा जाता है।

एक्सेस नियम

यही चीज़ सब-इवेंट्स को शक्तिशाली बनाती है — आप तय करते हैं कि कौन RSVP कर सकता है:

Anyone with an RSVP (public) — मुख्य इवेंट का हर मेहमान यह सब-इवेंट देखता है।
Guests with specific tags (tag-gated) — केवल वे मेहमान जिनके पास चुने गए टैग्स में से कम-से-कम एक टैग है, वही इसे देख और RSVP कर सकते हैं। साफ़ सेगमेंटेशन के लिए guest tags जैसे family, wedding-party, या out-of-town के साथ संयोजन करें। किसी सब-इवेंट को केवल एक मेहमान तक सीमित करने के लिए, उसे एक डेडिकेटेड टैग (जैसे vip) दें और उसी पर गेट करें।

Access codes — सरप्राइज़ सब-इवेंट्स के लिए

टैग-गेटेड सब-इवेंट्स के लिए, आप वैकल्पिक रूप से Access code सेट कर सकते हैं। मेहमान टैग से मैच होने के बाद भी, जब तक वे अपने इनविटेशन के नीचे "Have a code?" फ़ील्ड में कोड दर्ज नहीं करते, तब तक उन्हें सब-इवेंट कार्ड नहीं दिखेगा। इसे सरप्राइज़ पार्टियों, सीक्रेट आफ्टर-आवर्स रूम्स, या सिर्फ़ मज़ेदार रिवील्स के लिए इस्तेमाल करें।

Dependency

अगर आपके इवेंट में कोई लॉजिकल क्रम है — जैसे, रिसेप्शन केवल उन्हीं मेहमानों के लिए अर्थपूर्ण है जो सेरेमनी में आ रहे हैं — तो रिसेप्शन के "Requires acceptance of" फ़ील्ड में सेरेमनी सेट करें। सर्वर पैरेंट स्वीकार होने तक रिसेप्शन RSVP को ब्लॉक कर देगा।

Save

Save पर क्लिक करें। सब-इवेंट पैनल में क्षमता प्रोग्रेस बार और स्टेटस चिप के साथ दिखाई देगा। इसे कभी भी फिर से एडिट करने के लिए क्लिक करें।

पार्टी साइज और प्लस-वन का आपसी संबंध

हर उप-इवेंट RSVP पर एक साथ दो सीमाएँ लागू होती हैं:

उप-इवेंट का Max plus-ones — प्रति-RSVP वह सीमा जो आपने सेट की है (उदा. "आफ्टर-पार्टी के लिए max 1 plus-one")
अतिथि का पुष्टि किया हुआ पार्टी साइज — मुख्य RSVP पर उन्होंने कितने लोगों की पुष्टि की

Effective cap इन दोनों में से छोटी संख्या होती है। इसलिए यदि मुख्य RSVP में 3 में से 2 आमंत्रित लोगों की पुष्टि हुई, और उप-इवेंट में 3 plus-ones तक की अनुमति है, तब भी अतिथि उप-इवेंट में केवल 2 लोगों को ही ला सकता है। मुख्य RSVP को Decline करने पर उप-इवेंट्स पूरी तरह छिप जाते हैं — "समारोह छोड़कर पार्टी में आना" जैसा कोई विकल्प नहीं होता।

कौन आ रहा है — नाम दर्ज करना

जब कोई अतिथि उप-इवेंट Accept करता है, तो उसे अपनी पार्टी से आने वाले प्रत्येक उपस्थित व्यक्ति के नाम दर्ज करने के लिए कहा जाता है। यदि आपने मुख्य RSVP पर Collect guest names ऑन किया था, तो वे नाम पहले से भरे हुए होते हैं — अतिथि उन्हें वैसा ही रख सकते हैं, एडिट कर सकते हैं, या बदल सकते हैं।

यही नियम विशेष लाभों पर भी लागू होता है: जब कोई ट्रीटमेंट प्रति-अतिथि यूनिक कोड का उपयोग करता है, तो अतिथि चुनता है कि उसकी पार्टी के किन सदस्यों पर वह पर्क लागू होगा। 4 में से 2 परिवारजन के लिए $40 Uber क्रेडिट बिल्कुल अपेक्षित तरीके से काम करता है।

चरण 2: एक स्पेशल ट्रीटमेंट बनाएं

Special treatments पैनल में Add treatment पर क्लिक करें। एक प्रकार चुनें — आपके चयन के अनुसार फ़ॉर्म खुद को री-अरेंज कर लेता है:

Type — यह किस तरह की सुविधा है?

Type	कब उपयोग करें
Badge	केवल पहचान/मान्यता ("VIP Guest", "Wedding party") — कोई रिडेम्प्शन नहीं, सिर्फ़ दिखाया जाता है
Discount code	होटल ब्लॉक, रेस्टोरेंट 20% ऑफ, रिटेल कूपन
Allowance / credit	"$40 Uber credit", "$100 transport budget"
Included service	वेलकम डिनर, फ़ोटोग्राफ़र घंटा, स्पा सेशन — पहले से आपके द्वारा भुगतान किया गया
Lodging / hotel	बुकिंग लिंक के साथ होटल ब्लॉक
Transportation	शटल पिकअप, एयरपोर्ट ट्रांसफर विवरण
Gift	वेलकम बैग, गिफ्ट कार्ड, कस्टम प्रेज़ेंट
Ticket / pass	VIP पास, बैकस्टेज एक्सेस, ऑल-एक्सेस रिस्टबैंड
Concierge contact	किसी भी ज़रूरत के लिए WhatsApp नंबर या संपर्क
Custom	जो ऊपर फिट न हो

Category — इनविटेशन पर इसे कैसे समूहबद्ध किया जाता है

हर ट्रीटमेंट एक कैटेगरी से भी संबंधित होता है — Stay, Travel, Experience, Gift, Service, या Recognition। मेहमान के इनविटेशन पर, ट्रीटमेंट्स कैटेगरी के अनुसार विज़ुअली ग्रुप होते हैं, ताकि "Where to stay" में आपके होटल विकल्प साथ दिखें और "Getting there" में ट्रांसपोर्ट पर्क्स एक साथ दिखें।

Provider, value, validity

Provider — "Marriott", "Uber", "Fotify Concierge" — कार्ड पर सबटाइटल के रूप में दिखता है
Value + Currency — वैकल्पिक, जैसे "$40 USD" जो प्राइस बैज के रूप में दिखता है
Valid from / Valid until — सेट करने पर, रिडेम्प्शन विंडो सर्वर-साइड लागू की जाती है
Limited quantity — अनलिमिटेड के लिए खाली छोड़ें; फर्स्ट-कम-फर्स्ट-सर्व्ड के लिए संख्या सेट करें (जैसे "First 20 guests get a spa pass")

मेहमान कैसे रिडीम करें

एक Redemption mode चुनें:

No redemption (display only) — केवल जानकारी, कोई क्लेम फ़्लो नहीं
Shared code for all guests — एक ही कोड जो सभी देखते हैं ("WEDDING2026") और वैकल्पिक बुकिंग URL
Unique code per guest — आपके पूल से प्रति मेहमान एक कोड (पर्सनलाइज़्ड Uber/Lyft प्रोमो कोड्स के लिए बढ़िया)
Redemption URL — एक बटन जो बुकिंग पेज पर ले जाता है
Contact someone — संपर्क करने के निर्देश
QR voucher — इन-पर्सन रिडेम्प्शन के लिए एक-बार वाला QR कोड

जब आप Unique code per guest चुनते हैं, तो ड्रॉअर के नीचे एक कोड पूल मैनेजर दिखाई देता है। कोड्स पेस्ट करें (प्रति लाइन एक या comma-separated) और Import codes पर क्लिक करें, या Generate 25 codes दबाएँ ताकि Fotify उन्हें आपके लिए बना दे। जो भी मेहमान क्लेम करता है, उसे पूल से एक यूनिक कोड मिलता है — फर्स्ट-कम, फर्स्ट-सर्व्ड।

किसे मिलेगा

Assign to tags — चुने गए टैग्स में से किसी भी टैग वाले हर मेहमान को यह ट्रीटमेंट अपने-आप मिलता है।
Targeting one or a few guests — एक डेडिकेटेड टैग (जैसे vip) बनाएं, उसे guest list पर सिर्फ़ उन्हीं मेहमानों पर लागू करें, और ट्रीटमेंट उसी टैग को असाइन करें।

अतिथि क्या देखता है

उप-इवेंट्स और विशेष लाभ तब तक छिपे रहते हैं जब तक अतिथि मुख्य RSVP Accept नहीं करता। यह जानबूझकर किया गया है: इससे पहली छाप मुख्य इवेंट पर केंद्रित रहती है और जो अतिथि Decline करते हैं, उनके लिए अतिरिक्त चीज़ें दिखाकर अनावश्यक "टीज़" नहीं होता।

जब अतिथि मुख्य RSVP पर Accept टैप करता है:

उसे सामान्य "Thanks for confirming!" टोस्ट दिखता है।
लगभग 2 सेकंड बाद, यदि उसके लिए कोई उप-इवेंट या ट्रीटमेंट उपलब्ध है, तो एक फॉलो-अप टोस्ट दिखता है: "We've also unlocked 2 additional sub-events and 1 special perk for you — scroll down to explore."
Other moments for you सेक्शन में उप-इवेंट कार्ड्स, आपके सेट किए गए क्रम में, दिखाई देते हैं।
Just for you सेक्शन में उसके असाइन किए गए ट्रीटमेंट्स कैटेगरी के अनुसार ग्रुप होकर दिखते हैं, और कोड्स व redemption URLs के लिए copy-to-clipboard बटन भी होते हैं।

जिन अतिथियों को कोई extra असाइन नहीं किया गया, उन्हें ये दोनों सेक्शन कभी नहीं दिखते और फॉलो-अप टोस्ट भी नहीं दिखाई देता।

Sub-event RSVP flow

हर उप-इवेंट कार्ड में फोटो, तारीख, लोकेशन, ड्रेस कोड, और क्षमता स्थिति दिखती है (और कम स्लॉट बचे होने पर "spots left" का संकेत)। उसके नीचे, अतिथि:

चुनता है कि उसकी पार्टी से कितने लोग आ रहे हैं (यह उसकी पुष्टि किए हुए पार्टी साइज और उप-इवेंट की plus-one सीमा तक सीमित होता है)
हर उपस्थित व्यक्ति के नाम कन्फ़र्म करता है (यदि आपने मुख्य RSVP पर guest names कलेक्ट किए थे, तो वे पहले से भरे होते हैं)
Accept या Decline टैप करता है

सबमिट करने के बाद, कार्ड एक स्टेटस चिप दिखाता है — Going, Not going, या Waitlisted #3 (यदि क्षमता भर गई थी और वेटलिस्ट सक्षम है)।

Treatment claim flow

Display-only और shared-code ट्रीटमेंट्स को क्लेम करने की आवश्यकता नहीं होती — वे तुरंत दिख जाते हैं और कोड के लिए Copy बटन होता है। limited-quantity या unique-code ट्रीटमेंट्स के लिए, अतिथि Claim टैप करके अपना स्लॉट लॉक करता है। यदि ट्रीटमेंट में यह निर्धारित किया जा सकता है कि यह किन पर लागू होगा, तो अतिथि पहले अपनी पार्टी के उन सदस्यों के लिए चेकबॉक्स चुनता है जिन्हें यह पर्क कवर करेगा।

प्रतिक्रियाएँ ट्रैक करना और CSV एक्सपोर्ट करना

डैशबोर्ड पैनल से किसी भी उप-इवेंट या ट्रीटमेंट को खोलें ताकि एडिटर ड्रॉअर के भीतर लाइव स्टैट्स देख सकें:

Sub-events: accepted, declined, waitlisted, और pending की गिनती — साथ में Export CSV बटन, जो अतिथि संपर्क जानकारी, उपस्थित लोगों के नाम, और timestamps के साथ हर प्रतिक्रिया डाउनलोड करता है।
Special treatments: assigned, claimed, और redeemed की गिनती — और Export CSV, जिसमें यूनिक कोड्स, ट्रीटमेंट किस पर लागू है, और redemption state शामिल होता है।

CSVs separators के रूप में semicolons का उपयोग करते हैं (मुख्य guest list export के अनुरूप) और Excel, Numbers, तथा Google Sheets में साफ़-सुथरे तरीके से खुलते हैं।

टिप्स और पैटर्न

वेडिंग मल्टी-डे फ़्लो

वेडिंग्स के लिए एक बेहतरीन डिफ़ॉल्ट:

Welcome dinner (Friday) — out-of-town-family के लिए टैग-गेटेड। Capacity 30.
Ceremony (Saturday afternoon) — पब्लिक, पार्टी साइज से अधिक प्लस-वन नहीं।
Reception (Saturday evening) — पब्लिक, सेरेमनी पर निर्भर।
Sunday brunch (Sunday morning) — wedding-party + immediate-family के लिए टैग-गेटेड।

ट्रीटमेंट्स के साथ पेयर करें:

"Marriott Downtown — 20% off room block, code WEDDING2026" → टैग out-of-town-family
"$40 Uber credit (unique per guest)" → टैग out-of-town-family
"Welcome bag at your hotel" → टैग wedding-party
"VIP lounge access" → टैग wedding-party

कॉन्फ़्रेंस VIP ट्रैक

Main conference — पब्लिक
VIP networking dinner (Thursday night) — vip के लिए टैग-गेटेड, capacity 50, main accepted पर dependency
Speaker breakfast (Friday) — speakers के लिए टैग-गेटेड

ट्रीटमेंट्स:

"Premium hotel block — code CONF26" (shared code) → टैग out-of-town
"Backstage pass" (limited quantity 25) → फर्स्ट-कम फर्स्ट-सर्व्ड, कोई टैग नहीं

सरप्राइज़ इवेंट

सरप्राइज़ को क्लोज़ फ्रेंड्स की छोटी लिस्ट तक टैग-गेट करें + एक Access code सेट करें। दोस्तों को कार्ड देखने के लिए अपने इनविटेशन पर कोड दर्ज करना होगा। बाकी मेहमानों को इसके अस्तित्व की पूरी तरह भनक भी नहीं लगेगी।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

Q: क्या कोई मेहमान मुख्य इवेंट स्वीकार किए बिना किसी सब-इवेंट के लिए RSVP कर सकता है? A: नहीं। सब-इवेंट्स केवल मुख्य RSVP स्वीकार होने के बाद ही दिखाई देते हैं। मुख्य RSVP Decline करने पर सभी एक्स्ट्राज़ छिप जाते हैं।

Q: अगर लोग पहले से RSVP कर चुके हों, और मैं सब-इवेंट की capacity बदल दूँ तो क्या होता है? A: पहले से स्वीकार किए गए रिस्पॉन्स वैध रहते हैं। नए RSVPs नई capacity के अनुसार जांचे जाते हैं। यदि आप इसे मौजूदा काउंट से नीचे कर देते हैं, तो किसी को हटाया नहीं जाता — लेकिन अगला व्यक्ति RSVP करने पर या तो ब्लॉक हो जाएगा या वेटलिस्ट में जाएगा (आपकी सेटिंग्स पर निर्भर)।

Q: क्या मैं किसी ट्रीटमेंट को सिर्फ़ एक खास मेहमान को दे सकता/सकती हूँ? A: ट्रीटमेंट्स टैग के आधार पर असाइन होते हैं। किसी एक मेहमान को टार्गेट करने के लिए, एक डेडिकेटेड टैग (उदाहरण vip) बनाएं, उसे गेस्ट लिस्ट पर उस मेहमान को दें, फिर ट्रीटमेंट उसी टैग को असाइन करें। यही तरीका किसी सब-इवेंट को खास मेहमानों तक सीमित करने के लिए भी काम करता है।

Q: क्या सब-इवेंट्स के लिए मेहमानों को ईमेल या SMS रिमाइंडर मिलता है? A: वर्तमान बीटा में सब-इवेंट्स इनविटेशन पर ही दिखते हैं। प्रति-सब-इवेंट रिमाइंडर्स रोडमैप पर हैं — हम इन्हें मौजूदा SMS/email scheduling के साथ जोड़ेंगे।

Q: क्या सब-इवेंट स्वीकार करने के बाद मेहमान अपना निर्णय बदल सकते हैं? A: हाँ, सब-इवेंट की RSVP डेडलाइन तक। Decline करने से केवल स्टेटस बदलता है — सीट capacity में वापस मुक्त हो जाती है, और वेटलिस्ट में अगला RSVP प्रमोट हो सकता है।

Q: ट्रांसलेशंस के बारे में क्या? मैं कई भाषाओं में इवेंट चलाता/चलाती हूँ। A: UI strings डैशबोर्ड और इनविटेशन के बाकी हिस्सों के साथ-साथ अनुवादित होते हैं। सब-इवेंट के नाम, विवरण, ड्रेस कोड, और ट्रीटमेंट कंटेंट डेटाबेस में उसी भाषा में रहते हैं जिसमें आप उन्हें लिखते हैं — हम यूज़र कंटेंट का ऑटो-ट्रांसलेशन नहीं करते।

Q: एक्सपोर्ट्स किस फ़ॉर्मेट में होते हैं? A: Semicolon-delimited CSV, UTF-8 encoded, वही फ़ॉर्मेट जो मुख्य गेस्ट लिस्ट एक्सपोर्ट में होता है। कॉलम्स में मेहमान की संपर्क जानकारी, स्टेटस, अटेंडी नाम, टैग्स, और timestamps शामिल होते हैं। ट्रीटमेंट एक्सपोर्ट्स में यूनिक कोड्स और रिडेम्प्शन स्टेट भी शामिल होता है।

Next steps

डिज़ाइन टेम्पलेट और मुख्य सेक्शंस सेट करने के लिए Customize your RSVP invitation
Manage your guest list and tags — टैग्स, उप-इवेंट access rules की नींव हैं
उप-इवेंट प्रतिक्रियाओं पर नाम अपने आप भरने के लिए मुख्य RSVP पर Collect guest names
बीटा पर फीडबैक है? डैशबोर्ड में चैट विजेट के माध्यम से संपर्क करें — हम हर संदेश पढ़ते हैं।