Guest Tags का उपयोग कैसे करें

Guest tags रंगीन लेबल होते हैं जिन्हें आप किसी भी अतिथि के साथ जोड़ सकते हैं — जैसे "Family", "VIP", "Colleagues", "Plus-ones", "Instagram"। एक बार किसी अतिथि पर tags लग जाने के बाद, आप उनके आधार पर guest list को फ़िल्टर कर सकते हैं, एक साथ कई अतिथियों को bulk में assign कर सकते हैं, और यहाँ तक कि किसी खास registration link के ज़रिए self-register करने वाले लोगों पर इन्हें auto-apply भी कर सकते हैं।

Tags का उपयोग इन कामों के लिए करें:

• Segmenting आपकी guest list (उदा., केवल family देखें, केवल vendors देखें, या केवल declined guests देखें जिन पर VIP tag था)
• Attribution — पता रखें कि हर RSVP किस registration link या channel से आया
• Prep work — table group, dietary needs, या accessibility requirements के आधार पर guests को tag करें
• Bulk actions — सभी का contact info उजागर किए बिना सिर्फ़ किसी एक segment को reminders भेजें

अपना पहला Tag बनाना

1. dashboard.fotify.app पर अपने event dashboard पर जाएँ
2. अपना event चुनें और sidebar में "RSVP" पर क्लिक करें
3. "Guests" tab पर क्लिक करें
4. status filters के ऊपर, tag filter row में "Manage tags" (या dashed "+ New tag" chip) पर क्लिक करें
5. एक modal खुलता है। "Create tag" card में:
   • एक Name टाइप करें (अधिकतम 50 characters, जैसे "Family")
   • palette से एक Color चुनें
   • Create tag पर क्लिक करें

नया tag नीचे सूची में दिखने लगेगा। आप modal छोड़े बिना और भी tags बना सकते हैं।

Tags को edit & delete करना

manager modal में, हर existing tag के साथ दिखता है:

• inline rename और change color करने के लिए pencil icon
• delete करने के लिए लाल trash icon

किसी tag को delete करने पर वह तुरंत सभी guests से हट जाता है (उनके अन्य tags बने रहते हैं)। जिस भी registration link की auto-apply list में वह tag था, वहाँ से भी उसे हटा दिया जाता है। delete से पहले registered RSVPs में जो अन्य tags थे, वे बने रहते हैं — सिर्फ़ delete किया गया tag हटता है।

Tags एक single event तक सीमित होते हैं। एक wedding के लिए "VIP" tag बनाने से वह दूसरे event में अपने-आप नहीं दिखेगा।

Guests पर Tags लागू करना

आप tags चार तरीकों से जोड़ सकते हैं — जो उस समय सबसे उपयुक्त हो, वही चुनें।

1. Guest row में inline

किसी भी guest row (desktop table या mobile card) पर Tags column देखें। छोटा dropdown खोलने के लिए + Add tag button पर क्लिक करें:

1. जिन tags को लागू करना है उन्हें tick करें
2. हरे Save button पर क्लिक करें

Existing tags row पर button के साथ colored chips के रूप में दिखते हैं। उन्हें बदलने के लिए button पर फिर से क्लिक करें।

2. कई guests पर bulk-apply

जब आपको एक साथ दर्जनों guests को tag करना हो:

1. हर row के बाएँ दिए गए checkboxes से guests select करें
2. जो लाल selection toolbar दिखाई दे, उसमें "Apply tags" पर क्लिक करें
3. एक mode चुनें:
   • Add — हर guest के मौजूदा tags के ऊपर selected tags जोड़ें
   • Remove — हर guest से selected tags हटाएँ
   • Replace — हर guest के tags हटाकर ठीक selected list सेट करें
4. tags tick करें
5. हरे Save button पर क्लिक करें

toolbar यह भी दिखाता है कि कितने guests प्रभावित होंगे (Apply to 23 selected)।

3. CSV import के ज़रिए

guest list upload करते समय, pipe-separated tag names के साथ एक Tags column जोड़ें:

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Tags
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,Family|VIP
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,Colleagues

जो tag name आपके event में पहले से मौजूद नहीं है, वह default color के साथ अपने-आप बन जाएगा — बाद में आप color customize कर सकते हैं। सभी columns की पूरी reference के लिए Manage Your Guest List → CSV Format देखें।

4. Registration link के ज़रिए automatically

सबसे शक्तिशाली workflow: हर registration link के लिए उसका अपना tag रखें। जो भी guest उस URL से self-register करेगा, उसे automatically tag कर दिया जाएगा। इससे बिना manual काम के साफ़ per-channel attribution मिलता है।

पूरे setup के लिए Registration Form → Auto-Applying Tags देखें।

Tags के आधार पर Guest List को फ़िल्टर करना

Guests tab में tag filter row, status filters (Accepted / Declined / Not Answered / Attended) के ऊपर होती है।

1. किसी भी tag chip पर क्लिक करके filter on करें — list में केवल वही guests दिखेंगे जिन पर वह tag है
2. कई tags पर फ़िल्टर करने के लिए कई chips पर क्लिक करें
3. जब एक से अधिक tag active हो, तो Any / All toggle दिखता है:
   • Any — ऐसे guests match करें जिनके पास selected tags में से कम-से-कम एक हो
   • All — ऐसे guests match करें जिनके पास selected tags में से हर एक हो
4. एक साथ सभी tag filters हटाने के लिए "Clear tag filter" पर क्लिक करें

Tag filters, status filter और search bar के साथ stack होते हैं, इसलिए आप जल्दी से ऐसे सवालों के जवाब पा सकते हैं जैसे "show me all accepted VIPs who came from Instagram"।

Tags को export & backup करना

Tags दोनों export formats में शामिल होते हैं:

• CSV export — Tags column में pipe-separated list (उदा., Family|VIP)। आप tags को किसी दूसरे event में restore करने के लिए CSV को re-import कर सकते हैं, या spreadsheet में tags column edit करके फिर से upload कर सकते हैं
• PDF export — printed guest list के एक dedicated Tags column में comma-separated list, जो event पर door-check sheet के लिए उपयोगी है

Best Practices

अपनी tag list छोटी रखें

कई overlapping tags की तुलना में कुछ अच्छी तरह चुने गए tags बेहतर होते हैं। शुरुआत के लिए अच्छे सेट:

• By relationship — Family, Friends, Colleagues, Plus-ones
• By channel — Website, Instagram, Family list, Work list (pair with per-link registration tags)
• By logistics — VIP, Vendor, Kids, Accessibility
• By travel — Local, Flying in, Staying at hotel

Registration links साझा करने से पहले tags बनाएँ

यदि आप किसी registration link पर tags auto-apply करने की योजना बना रहे हैं, तो पहले tags बना लें — वरना registration-link editor में empty picker दिखेगा और आपको tag बनाने के बाद वापस आकर link edit करना पड़ेगा।

Communications चलाने के लिए filters के साथ combine करें

list को एक tag + एक status (उदा., "Family + Not Answered") पर filter करें, फिर tailored reminders भेजने के लिए हर guest row पर Copy या WhatsApp buttons का उपयोग करें। आप उसी filtered list पर action लेते हैं।

Tag delete करने से पहले दो बार सोचें

Deleting तुरंत और permanent होता है। यदि आप सिर्फ़ naming साफ़ कर रहे हैं (उदा., "vip" → "VIP"), तो edit icon से वहीं rename करें — इससे हर guest की assignment बनी रहती है।

Frequently Asked Questions

Q: मैं प्रति event कितने tags बना सकता/सकती हूँ? A: प्रति event अधिकतम 50।

Q: क्या tag names पर character limit है? A: हाँ — 50 characters। छोटे नाम chips के रूप में बेहतर दिखते हैं और filter row को tidy रखते हैं।

Q: क्या दो tags का एक ही नाम हो सकता है? A: नहीं, एक event के भीतर names unique होते हैं। मौजूदा नाम के साथ दूसरा tag बनाने पर error दिखता है ताकि आप गलती से duplicate न बना दें।

Q: जब मैं कोई tag delete करता/करती हूँ तो क्या होता है? A: वह उन सभी guests से हट जाता है जिनके पास वह था, किसी भी registration link की auto-apply list से हट जाता है, और permanent रूप से चला जाता है। उन guests के अन्य tags प्रभावित नहीं होते। इसका undo नहीं है।

Q: क्या self-registered guests को automatically tag किया जाता है? A: हाँ, यदि जिस registration link का उन्होंने उपयोग किया उसमें tags configured हैं। Registration Form → Auto-Applying Tags देखें।

Q: क्या एक guest के पास एक से अधिक tag हो सकते हैं? A: हाँ, एक guest पर कितने भी tags हो सकते हैं। वे सभी row पर chips के रूप में render होते हैं।

Q: क्या मैं assignments खोए बिना किसी tag को rename कर सकता/सकती हूँ? A: हाँ। Manage tags modal में pencil icon पर क्लिक करें, name बदलें, और save करें। हर guest के पास tag बना रहता है और color consistent रहता है।

Q: क्या tag colors का कोई अर्थ होता है? A: नहीं — colors केवल visual हैं। जो आपकी आँखों को list सबसे तेज़ी से scan करने में मदद करे, वही चुनें। हम high-contrast colors (pink, gold, green) की सलाह देते हैं उन tags के लिए जिन पर आप अक्सर filter करते हैं।

Q: क्या मैं multiple events पर वही tag उपयोग कर सकता/सकती हूँ? A: नहीं, tags per-event होते हैं। इससे एक event की cleanup दूसरे event को प्रभावित नहीं करती, और आप event-specific चीज़ों जैसे "Welcome dinner" या "After-party" के आधार पर tag कर सकते हैं।

Q: क्या CSV import, tags मौजूद न होने पर उन्हें बनाता है? A: हाँ। Tags column में कोई भी tag name जो event पर पहले से नहीं है, वह default gray color के साथ बन जाता है। बाद में manager में उसे rename या recolor कर लें।

Q: क्या tags guests को दिखते हैं? A: नहीं। Tags केवल organizer के लिए होते हैं। invitations, registration pages, या confirmation emails पर guests को उनके साथ जुड़े tags कभी नहीं दिखते।

Q: क्या मैं guests को "does not have tag X" पर filter कर सकता/सकती हूँ? A: सीधे तौर पर नहीं, लेकिन आप इसे approximate कर सकते हैं: All mode में हर OTHER tag on करें — नहीं, यह उलझन भरा हो जाता है। आज सबसे सरल तरीका है CSV export करना और spreadsheet में filter करना।

Q: Tag और RSVP status में क्या अंतर है? A: Status एक fixed set है (Accepted / Declined / Not Answered / Attended) जो guest के response को दर्शाता है। Tags free-form labels होते हैं जिन्हें आप बनाते हैं — "Family" से लेकर "Needs wheelchair access" तक। आप दोनों पर साथ में filter कर सकते हैं।