Sotto-Eventi & Trattamenti Speciali: RSVP Multi-Traccia per Eventi del Mondo Reale

La maggior parte degli eventi del mondo reale non è un singolo momento. Un matrimonio è una cerimonia e un ricevimento, spesso con una cena di benvenuto la sera prima e un brunch la mattina dopo. Una conferenza è il programma principale, una cena di networking VIP e una track di workshop a cui solo alcuni partecipanti possono accedere. Un compleanno importante è la riunione di famiglia, poi l’after-party aperto a mezzanotte.

Per anni, gli organizzatori hanno stiracchiato inviti con un solo RSVP per coprire tutto — goffi pulsanti di opzione “vieni anche al brunch?”, moduli Google separati per l’after-party, screenshot di codici blocco camere inviati su WhatsApp. Nulla di tutto ciò scala, e i dati vivono in cinque posti diversi.

Oggi lanciamo due nuovi mattoncini nel sistema di inviti di Fotify: sotto-eventi e trattamenti speciali. Insieme ti permettono di modellare gli eventi come accadono davvero — più parti, regole di accesso diverse per ospite, veri vantaggi per chi viaggia.

Se stai già usando Fotify per la condivisione di foto di matrimonio o per inviti digitali con RSVP, la nuova funzione vive dentro lo stesso invito. Nessun nuovo strumento da imparare, nessuna lista ospiti separata.

Beta: Questa funzione è in rollout Beta su eventi a pagamento e in abbonamento. Iteriamo rapidamente in base al feedback degli organizzatori — facci sapere cosa vorresti dopo.

Cosa risolvono i sotto-eventi

Un sotto-evento è un’esperienza figlia all’interno del tuo evento principale. Ognuno ha il proprio:

• Nome, descrizione, foto, codice di abbigliamento, colore d’accento
• Data, ora, luogo con link alla mappa
• Scadenza RSVP, regole per plus-one, capienza, lista d’attesa
• Regole di accesso: aperto a tutti, limitato da tag ospite, oppure completamente esplicito
• Codice di accesso opzionale per sotto-eventi “segreti”
• Dipendenza opzionale da un altro sotto-evento (es. “devi prima accettare la cerimonia”)

La vera svolta non è il tracciamento della capienza o i dress code — quelli esistono altrove. La svolta sono le regole di accesso legate alla tua lista ospiti. Puoi gestire una cena di benvenuto solo per la famiglia da fuori città. Un ricevimento aperto a tutti. Un brunch limitato al corteo nuziale e alla famiglia immediata. Ogni ospite vede solo i sotto-eventi che si applicano a lui — niente confusione “è per me?”, niente imbarazzanti follow-up per chiedere di non venire.

Cosa risolvono i trattamenti speciali

Un trattamento speciale è un vantaggio che hai predisposto per alcuni o tutti gli ospiti. Il motore dei perk supporta dieci tipi diversi, dai semplici badge di riconoscimento fino ad allocazioni “primo arrivato, primo servito” con codici di riscatto univoci:

• Sconto blocco hotel — Marriott Downtown, -20%, codice gruppo WEDDING2026
• Codice univoco per ospite — credito Uber da $40; ogni ospite riceve il proprio codice monouso
• Servizio incluso — “La cena di benvenuto è compresa, non serve un RSVP separato”
• Dettagli trasporto — navetta in partenza dall’hotel alle 17:00 di sabato
• Pass/ticket VIP — accesso backstage per il corteo nuziale
• Regalo — borsa di benvenuto fisica in hotel
• Vantaggi a quantità limitata — i primi 20 ospiti ricevono un pass spa, FCFS

I trattamenti compaiono in privato nell’invito di ciascun ospite, raggruppati in categorie come “Dove alloggiare”, “Come arrivare”, “Esperienze” e “Regali”. Un ospite vede solo i vantaggi assegnati a lui. Se un trattamento usa codici univoci, ogni ospite che lo richiede preleva in modo atomico un codice dal tuo pool — niente doppie assegnazioni, nessuna distribuzione manuale.

Entrambe le funzioni si gestiscono dalla nuova scheda Sotto-eventi & VIP nella dashboard RSVP (cerca il badge Beta). Ognuna ha il proprio drawer di editing con l’intero set di opzioni.

Cinque casi d’uso reali

1. Il weekend di nozze completo

Questo è il caso d’uso principale. Un tipico matrimonio del sabato diventa un’esperienza da venerdì a domenica:

• Cena di benvenuto (venerdì) — limitata dal tag out-of-town-family, capienza 30, richiede RSVP. Solo gli ospiti con quel tag la vedono.
• Cerimonia (sabato pomeriggio) — pubblica, niente plus-one oltre alla dimensione del gruppo principale, nessuna capienza separata (coperta dalla sede).
• Ricevimento (sabato sera) — pubblico, dipende dalla cerimonia. Il flusso di accettazione non consente a un ospite di fare RSVP al ricevimento senza aver prima accettato la cerimonia.
• Brunch della domenica — limitato ai tag wedding-party + immediate-family, capienza 20.

Abbinalo ai trattamenti:

• Tariffa di gruppo Marriott (codice condiviso) → tag out-of-town-family
• Credito Uber da $40 per ospite (codice univoco per ospite) → tag out-of-town-family
• Welcome bag nel tuo hotel → tag wedding-party
• Accesso suite VIP (privato, assegnato manualmente) → 4 ospiti specifici

Confrontalo con il vecchio workflow: un sito di nozze, una card cartacea con l’itinerario, un’email sul blocco camere, un codice promo Uber in DM su Slack e un foglio Google per tracciare chi viene al brunch. Il nuovo flusso è un invito, una lista ospiti, un’esportazione CSV per ciascun sotto-evento.

Se stai pianificando anche la parte foto, la nostra guida su raccogliere le foto di matrimonio dagli ospiti spiega come funziona in parallelo l’acquisizione via QR.

2. Blocco hotel + trasporto per matrimoni di destinazione

I matrimoni di destinazione hanno un dolore specifico: portare gli ospiti in sede è metà del lavoro. I sotto-eventi gestiscono il programma, ma la magia sta nei trattamenti.

Configura un trattamento “Lodging” con nome hotel, codice gruppo, URL di prenotazione, finestra di validità e prezzo (es. “$249 USD”). Assegnalo al tag out-of-town. Nell’invito dell’ospite, viene mostrato come una scheda sotto “Dove alloggiare” con un pulsante Copia per il codice e un link Prenota.

Aggiungi un trattamento “Transportation” per la navetta — un orario di pickup univoco per ospite sarebbe eccessivo, ma un “Navetta dall’Hyatt alle 17:00” con il numero di contatto funziona perfettamente. Oppure usa codici univoci se il tuo partner di viaggio ti ha dato un pacchetto di promo Uber/Lyft.

Il tutto sembra un passaggio di consegne da concierge dentro l’invito. Gli ospiti vedono esattamente ciò che è disponibile per loro, possono richiedere/copiare/riscattare in linea, e tu ottieni in dashboard il tracciamento dei riscatti per sapere cosa viene davvero usato. Questo si collega naturalmente ai flussi più ampi di condivisione foto evento — ospiti ben curati condividono di più.

3. Track VIP di conferenza

Per eventi corporate e conferenze, il motore delle regole di accesso è la funzionalità decisiva.

• Conferenza principale — pubblica, tutti con RSVP possono partecipare.
• Cena di networking VIP (giovedì) — solo accesso esplicito (capienza 50). Concedi manualmente l’accesso a ospiti specifici dalla scheda Ospiti. Nascosta a tutti gli altri.
• Colazione speaker (venerdì) — limitata al tag speakers.
• Rooftop after-hours — limitata al tag executive-passes con codice di accesso “ROOFTOP”. Anche gli ospiti con il tag executive vedono la scheda solo dopo aver digitato il codice nel campo “Hai un codice?” in fondo al loro invito.

Stratifica i trattamenti:

• “Blocco hotel premium” (codice condiviso) → tag out-of-town
• “Backstage pass” (quantità limitata 25) → nessun tag, primo arrivato, primo servito. Una volta che 25 ospiti lo richiedono, gli altri vedono lo stato “Esaurito”.

La dashboard mostra conteggi live: quante sedute per la cena VIP sono occupate, quanti backstage pass restano, chi ha richiesto ciascuno. Esportazione CSV per sotto-evento per i conteggi catering, per trattamento per il tracciamento dei riscatti.

Per far incontrare le persone giuste in conferenza, la nostra funzione di networking e matchmaking evento è il complemento naturale — i sotto-eventi gestiscono chi è invitato, il matchmaking gestisce chi si connette quando arriva.

4. L’evento a sorpresa con codice di accesso

Magari le migliori amiche della sposa organizzano una bachelorette segreta la sera prima del weekend di nozze. O l’azienda fa un brindisi a sorpresa dei founder a mezzanotte dopo il gala. Vuoi invitare un piccolo gruppo senza far trapelare la sorpresa al resto della lista.

Configura il sotto-evento come limitato da tag E con un codice di accesso. Gli ospiti corrispondenti vedono una scheda nel loro invito che dice “Hai un codice?” — digitano il codice, la sorpresa si sblocca, possono fare RSVP. Tutti gli altri non hanno idea che esista. La dashboard traccia chi viene così puoi pianificare catering, trasporti e il resto. Una volta rivelata la sorpresa, puoi rimuovere il codice se vuoi e la scheda resta sbloccata.

5. Vantaggi a quantità limitata (i primi 20 ottengono un pass spa)

Per matrimoni o ritiri con una componente wellness, spesso vuoi offrire un vantaggio davvero limitato — ad esempio, la spa della sede ha 20 slot disponibili e li assegni in modalità FCFS.

Crea un trattamento con quantityTotal: 20. Gli ospiti vedono “Pass spa — i primi 20 richiedono” nel loro invito con un pulsante Richiedi. I primi 20 che toccano Richiedi bloccano in modo atomico il loro slot. Dopo di ciò, il pulsante passa a “Esaurito”. Puoi abbinarlo a codice-univoco-per-ospite (ognuno dei 20 riceve un codice di prenotazione distinto) o a istruzioni di prenotazione condivise.

Le race condition sono gestite lato server con un lock transazionale sulla riga del trattamento, quindi anche se cento ospiti toccano Richiedi simultaneamente avrai esattamente 20 vincitori — niente overbooking, nessuna riconciliazione manuale.

Come resta pulito per gli ospiti

Tre decisioni di design mantengono l’esperienza focalizzata:

1. I sotto-eventi e i trattamenti sono nascosti finché l’RSVP principale non viene accettato. La prima impressione è l’evento principale. Una volta che un ospite tocca Accetta, la nuova sezione si rivela con una delicata notifica di follow-up: “Abbiamo anche sbloccato 2 sotto-eventi aggiuntivi e 1 vantaggio speciale per te — scorri per esplorare.” Gli ospiti senza extra assegnati non vedono mai la notifica.

2. Il limite della dimensione del gruppo rispetta ciò che è stato effettivamente confermato. Se l’RSVP principale invitava 3 persone ma l’ospite ne ha confermate solo 2, i sotto-eventi si limitano a 2. Non puoi portare un plus-one fantasma all’after-party che non hai portato al matrimonio. La stessa logica si applica ai trattamenti — un accesso lounge VIP per 2 membri su 4 della famiglia funziona come previsto.

3. I nomi vengono acquisiti e sono esportabili. Quando un ospite accetta un sotto-evento, gli viene chiesto il nome di ciascun partecipante. Se hai attivato raccogli i nomi degli ospiti sull’RSVP principale, quei nomi sono precompilati e modificabili. Le richieste di trattamento hanno un selettore “Si applica a: ☑ Alice ☑ Bob ☐ Carol” così l’ospite può specificare a quali membri del gruppo copre il vantaggio. Tutto si esporta come CSV delimitato da punto e virgola pronto per Excel — inclusi codici univoci, stato di riscatto e nomi dei partecipanti per sotto-evento o per trattamento.

L’esperienza in dashboard

All’interno della dashboard, la nuova scheda si trova tra Tavoli e SMS. L’interfaccia ha due pannelli impilati:

• Sotto-eventi — griglia di card con miniatura foto, chip di stato e barra di avanzamento della capienza live. Clicca qualsiasi card per aprire il drawer dell’editor.
• Trattamenti speciali — raggruppati per categoria, con lo stesso pattern di drawer. L’editor cambia i campi in base al tipo selezionato — Lodging mostra “Provider”, “Group code”, “Booking URL”; Allowance mostra “Monetary value”, “Currency”, “Redemption URL”; e così via.

Per i trattamenti con codici univoci, il drawer include un gestore del pool di codici — incolla un CSV, trascina un file, oppure clicca “Genera 25 codici” per farli creare a Fotify. Quando un ospite richiede, un codice viene prelevato in modo atomico dal pool.

I conteggi di risposta live compaiono dentro ciascun editor così vedi a colpo d’occhio quante persone hanno accettato, rifiutato o sono in lista d’attesa su un sotto-evento — e quante richieste di trattamento sono state riscattate. Ogni pannello ha un pulsante “Esporta CSV” accanto a quei contatori.

Funzione premium, pronta per la produzione

Sotto-eventi e trattamenti speciali fanno parte del set di funzioni premium di Fotify. Sono disponibili su:

• Eventi a pagamento (qualsiasi evento acquistato con crediti)
• Eventi in abbonamento coperti da un abbonamento attivo dell’organizzatore o del team

Se il tuo evento non è ancora idoneo, la scheda mostra una card di upgrade con un percorso one-tap per abilitarlo. Consulta la nostra pagina prezzi per i piani attuali — lo stesso piano che sblocca i template di invito premium (Atelier, Cinematic, Marigold, Vesper, Linen) copre anche i sotto-eventi.

I cinque template premium includono già uno stile coerente per le nuove sezioni — trattamenti con contorno in lamina in Atelier, tagliandi in Cinematic, pillole arrotondate in Marigold e Vesper, rettangoli sottili in Linen — così l’esperienza resta coesa sia con il kit predefinito che con un design a pagamento.

Per iniziare

Se stai già gestendo un evento Fotify con RSVP:

1. Apri il tuo evento su dashboard.fotify.app
2. Clicca RSVP nella sidebar
3. Apri la scheda Sotto-eventi & VIP (quella con il badge Beta)
4. Aggiungi il tuo primo sotto-evento — dagli nome, data, luogo e regola di accesso
5. Opzionalmente aggiungi trattamenti per i vantaggi che hai predisposto

Il nostro articolo di aiuto passo-passo spiega ogni campo. Se non hai ancora un evento, creane uno in pochi minuti — il livello gratuito copre le basi e il livello premium sblocca il flusso multi-traccia descritto sopra.

Se stai pianificando un matrimonio e vuoi il quadro completo, inizia da le 10 migliori app per condividere foto di matrimonio nel 2026 per vedere come le parti foto e RSVP lavorano insieme. Per feste, conferenze ed eventi aziendali, vedi condivisione foto evento per la mappa funzionale più ampia.

Cosa arriva dopo

Stiamo spedendo in beta per iterare velocemente. Nella roadmap immediata:

• Promemoria per sotto-evento integrati nella programmazione email/SMS esistente
• Check-in QR per sotto-evento — il buttafuori scansiona lo stesso QR per la presenza specifica del sotto-evento
• UI per assegnazione massiva dei trattamenti dalla scheda Ospiti (le API lo supportano già)
• Integrazioni Marketplace — template di trattamento preconfigurati con partner hotel/trasporti

Hai un evento in arrivo che richiede sotto-eventi o trattamenti? Ci piacerebbe sapere come li useresti. Contattaci tramite il widget di chat in dashboard, o inizia a costruire — leggiamo ogni feedback della beta.