Come raccogliere i nomi degli ospiti durante l’RSVP

Raccogli i nomi degli ospiti ti permette di acquisire il nome individuale di ogni persona che ciascun invitato porta con sé — non solo il numero. È l’ideale quando ti serve un elenco completo dei partecipanti (segnaposto, conteggi per il catering, badge, check-in della lista ospiti) ma non ti serve una piantina dei tavoli completa.

Se in seguito decidi che vuoi assegnare i posti, ti basta aprire la pagina Seating — ogni nome che hai già raccolto diventa un ospite non assegnato, pronto per essere trascinato su un tavolo. Nessuna nuova raccolta, nessuna perdita di dati.

Abilitare la raccolta dei nomi degli ospiti

Raccogli i nomi degli ospiti è attivo per impostazione predefinita (ON) per i nuovi inviti. Per verificare o modificare l'impostazione:

1. Vai alla dashboard del tuo evento su dashboard.fotify.app
2. Seleziona il tuo evento e fai clic su "Invitation" nella barra laterale
3. Apri la scheda "Dettagli"
4. Trova "Raccogli i nomi degli ospiti" nella sezione Impostazioni evento
5. Attivala su ON o OFF

Finché è attiva, a ogni ospite che invia l'RSVP (tramite il suo link di invito o il modulo di registrazione pubblico) viene chiesto di inserire nome e cognome di ogni persona del suo gruppo.

Cosa vedono gli ospiti

Una volta abilitata, il modulo RSVP si adatta in base a quante persone l’ospite sta portando:

• Accetta da solo — inserisce il proprio nome, come di consueto
• Porta accompagnatori — compare una nuova sezione con una riga per il nome di ciascun partecipante aggiuntivo
• Rifiuta — non vengono mostrati campi per i nomi

Nome e cognome sono obbligatori per ogni inserimento, così avrai sempre un elenco completo dei partecipanti.

Se hai già inserito i nomi del gruppo (dalla pagina Guests o dalla pagina Seating), il modulo li mostra già precompilati. I nomi che l'ospite mantiene sono le persone che parteciperanno; chiunque venga rimosso — o lasciato fuori riducendo la dimensione del gruppo — resta nel tuo elenco ospiti contrassegnato come non partecipa, così un posto che avevi assegnato non viene mai riassegnato silenziosamente e nulla di quanto hai scritto va perso. Se in seguito aumenti di nuovo la dimensione del gruppo, quelle persone tornano con il loro nome.

Dove compaiono i nomi raccolti

Tutti i nomi acquisiti sono disponibili in tutto il pannello di controllo:

• Pagina Guests — sotto-righe espandibili — ogni gruppo di 2 o più persone ha un chevron accanto al nome principale. Fai clic per espandere la riga e vedere ogni accompagnatore elencato sotto, con un badge "+1" per ciascuna persona, e un badge "Non partecipa" per chi l'ospite ha lasciato fuori dalla propria conferma. Una piccola matita su ogni sotto-riga porta direttamente alla modifica di quel nome
• Pagina Guests — ricerca — la barra di ricerca trova anche i nomi degli accompagnatori, quindi digitando "Jane" individui l’invito a cui è associata anche se l’ospite principale è "Sarah Smith". Le righe corrispondenti si espandono automaticamente e il nome corrispondente viene evidenziato
• Esportazione Excel/CSV della lista ospiti — quando l’acquisizione dei nomi è attiva, entrambe le esportazioni per fogli di calcolo includono una colonna Plus Ones con ogni ospite non principale separato da pipe (ad es. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). Funziona perfettamente per importazione/esportazione con i fogli di calcolo
• Esportazione PDF della lista ospiti — ogni accompagnatore appare come una sotto-riga rientrata sotto l’invito principale
• Pagina Verifica presenze — quando un gruppo viene scansionato all’ingresso, il personale di sicurezza tocca ogni persona singolarmente man mano che arriva, con timestamp per ciascuna persona
• Pagina Seating — ogni persona nominata compare come chip non assegnata, pronta per essere assegnata a un posto

Puoi anche precompilare tu stesso i nomi dalla pagina Guests, se sai già chi verrà con ciascun invitato.

Relazione con Seating

Raccogli i nomi degli ospiti e la pagina Seating funzionano sugli stessi dati di base — sono semplicemente due modi diversi di utilizzarli.

Impostazione	Nomi ON (predefinito)	Nomi OFF
Gli ospiti inseriscono i nomi durante l’RSVP	Sì	No — solo la dimensione del loro gruppo
Piantina / trascina e rilascia	Ogni persona compare per nome	Gli accompagnatori compaiono come segnaposto numerati (ad es. "Maria G. x2")
Rinominare le persone nella pagina Seating	In qualsiasi momento	In qualsiasi momento — puoi inserire tu stesso i nomi

Comportamento chiave:

• Raccogli i nomi degli ospiti è indipendente da Seating — è una scelta libera, attiva per impostazione predefinita, e ti consigliamo semplicemente di tenerla attiva se prevedi di usare i tavoli (la dashboard mostra un piccolo promemoria quando è disattivata).
• Puoi iniziare in modo semplice con solo Raccogli i nomi degli ospiti, e poi iniziare ad assegnare i posti in un secondo momento — ogni nome esistente viene preservato e compare come chip non assegnata.
• Il fatto che gli ospiti vedano il proprio tavolo sull’invito è un interruttore separato — Table Assignments nella scheda Details della sezione Invitation.

Quando usare ciascuna opzione

Usa solo Raccogli i nomi degli ospiti se vuoi:

• Un elenco completo dei partecipanti per catering, badge o check-in
• Segnaposto personalizzati senza una piantina dei tavoli formale
• Pianificare i posti in modo informale (ad es. su carta) usando la lista ospiti esportata

Usa la pagina Seating (idealmente insieme a Raccogli i nomi degli ospiti) se vuoi:

• Una piantina dei tavoli visuale con trascina e rilascia
• Capienze per tavolo e stato RSVP con codifica a colori
• Che gli ospiti vedano il tavolo assegnato all’interno dell’invito

Domande frequenti

D: Ho attivato Raccogli i nomi degli ospiti dopo che alcuni ospiti avevano già inviato l’RSVP. Otterrò i nomi dei loro accompagnatori? R: Gli RSVP già esistenti mantengono i nomi che sono stati inviati (il nome dell’ospite principale è sempre presente). I nuovi RSVP e le modifiche all’RSVP da parte di ospiti già registrati includeranno i nomi degli accompagnatori da quel momento in avanti. Puoi anche precompilare tu stesso eventuali nomi mancanti dalla pagina Guests.

D: Posso disattivare Raccogli i nomi degli ospiti dopo averlo attivato? R: Sì, in qualsiasi momento — anche mentre stai usando Seating. I nomi già raccolti vengono mantenuti; i nuovi RSVP smettono semplicemente di richiederli. Con i nomi disattivati, gli accompagnatori compaiono sulla piantina come segnaposto numerati che puoi rinominare tu stesso.

D: Nascondere le assegnazioni dei tavoli agli ospiti cancellerà i nomi raccolti? R: No. I nomi degli ospiti e le piantine dei posti vengono sempre preservati. L’interruttore Table Assignments controlla solo cosa vedono gli ospiti sull’invito — i nomi restano associati all’RSVP.

D: I nomi degli ospiti sono visibili agli altri ospiti? R: No. I nomi individuali sono visibili solo nella dashboard dell’organizzatore e nell’invito del singolo ospite (dove può modificare il proprio gruppo).

D: Raccogli i nomi degli ospiti sostituisce il contatore degli accompagnatori? R: No, funzionano insieme. Gli ospiti continuano a selezionare quante persone porteranno, e poi viene chiesto loro di indicare il nome di ciascuna.

D: Funziona con il modulo di registrazione pubblico? R: Sì. Ogni volta che Raccogli i nomi degli ospiti è attivo, il modulo di registrazione pubblico richiede il nome di ciascun accompagnatore.