Sotto-eventi e trattamenti speciali

Gli eventi reali raramente si svolgono in un solo momento. Un matrimonio ha una cerimonia, un ricevimento, a volte una cena di benvenuto la sera prima e un brunch la mattina dopo. Una conferenza di più giorni ha un evento principale, una cena di networking VIP e un percorso di workshop a cui solo alcuni partecipanti possono accedere. Un compleanno importante ha un ritrovo privato in famiglia e un after-party aperto.

I sotto-eventi e i trattamenti speciali ti permettono di modellare questa realtà all’interno di un unico invito Fotify. Ogni ospite vede solo ciò che lo riguarda: la cerimonia a cui è stato invitato, l’after-party per cui è idoneo e i vantaggi che hai organizzato per il suo gruppo (sconto hotel, credito trasporti, regalo di benvenuto).

Beta: Questa funzionalità è in fase di rilascio in beta. Stiamo iterando rapidamente in base al feedback degli organizzatori: se qualcosa non ti torna, contatta l’assistenza e daremo priorità alla tua segnalazione.

Cosa risolvono i sotto-eventi e i trattamenti speciali

I sotto-eventi sono esperienze “figlie” all’interno del tuo evento principale. Ognuno ha i propri:

Nome, descrizione, foto, dress code, colore di accento
Data, ora, luogo con link alla mappa
Regole RSVP: scadenza, accompagnatori, capienza, lista d’attesa
Regole di accesso: pubblico o con accesso limitato tramite tag
Codice di accesso opzionale per sotto-eventi "segreti"
Dipendenza opzionale da un altro sotto-evento (ad es. "deve prima accettare la cerimonia")

I trattamenti speciali sono benefit che hai organizzato per alcuni o per tutti gli ospiti. Considerali come il percorso VIP del tuo evento:

Blocco camere in hotel con codice sconto di gruppo
Credito Uber di $40 per i familiari che arrivano da fuori città
Cena di benvenuto inclusa (nessun RSVP aggiuntivo necessario)
Accesso alla lounge VIP per il wedding party
Pass spa per i primi 20 ospiti che lo richiedono

I trattamenti compaiono in privato sull’invito di ciascun ospite: gli ospiti vedono solo ciò che è stato assegnato loro.

Dove trovarlo nella dashboard

Apri il tuo evento su dashboard.fotify.app
Vai su RSVP nella barra laterale
Clicca sulla scheda Sub-events & VIP (cerca il badge Beta)

Vedrai due pannelli: Sub-events in alto e Special treatments sotto. Vengono gestiti in modo indipendente: un ospite può essere invitato a un sotto-evento senza ricevere alcun trattamento, oppure ricevere un trattamento senza essere invitato ad alcun sotto-evento.

Nota: I sotto-eventi e i trattamenti speciali fanno parte del set di funzionalità premium. Sono disponibili per eventi su un piano a pagamento (a credito) o con un abbonamento attivo. Se il tuo evento non è ancora abilitato, la scheda mostra una card di upgrade invece dell’editor.

Passo 1: Crea il tuo primo sotto-evento

Fai clic su Add sub-event nel pannello Sub-events. Si apre un pannello laterale con l’editor.

Informazioni di base

Name — ciò che vedono gli ospiti ("Welcome dinner", "After-party", "Sunday brunch")
Description — un breve paragrafo mostrato sulla card e nella finestra modale dei dettagli
Photo URL — un’immagine di copertina per la card (va bene qualsiasi URL pubblico; consigliamo un rapporto 3:2 o 16:9)
Accent color — usato per la fascia dell’intestazione della card e per il pulsante Accept

Quando e dove

Starts at / Ends at — la finestra temporale di questo sotto-evento
Location name + Address — cosa visualizzare; se incolli anche un link di Google Maps nel campo map URL, il nome diventa un link cliccabile
Dress code — mostrato come “chip” sulla card

Regole RSVP

Requires RSVP — se attivo, gli ospiti devono accettare o rifiutare. Se disattivo, la card è solo informativa (senza pulsanti).
RSVP deadline — dopo questa data, i pulsanti Accept/Decline scompaiono.
Allow plus-ones + Max plus-ones per RSVP — limita quante persone di un gruppo possono partecipare. Lascia vuoto per "illimitato (fino alla dimensione del gruppo)".
Capacity — posti totali complessivi tra tutti i gruppi. Lascia vuoto per illimitato.
Enable waitlist — quando la capienza è raggiunta, i nuovi RSVP vengono inseriti in una lista d’attesa numerata invece di essere rifiutati.

Regole di accesso

È qui che i sotto-eventi diventano davvero potenti: decidi tu chi può fare RSVP:

Anyone with an RSVP (public) — ogni ospite dell’evento principale vede questo sotto-evento.
Guests with specific tags (tag-gated) — solo gli ospiti con almeno uno dei tag selezionati possono vedere e fare RSVP. Abbina ai tag ospite come family, wedding-party o out-of-town per segmentare in modo pulito. Per limitare un sotto-evento a un solo ospite, assegnagli un tag dedicato (ad es. vip) e limita l’accesso a quel tag.

Codici di accesso — per sotto-eventi a sorpresa

Per i sotto-eventi con accesso limitato tramite tag, puoi impostare facoltativamente un Access code. Anche se un ospite corrisponde per tag, non vedrà la card del sotto-evento finché non inserisce il codice nel campo "Have a code?" in fondo al suo invito. Usalo per feste a sorpresa, stanze “after-hours” segrete o semplicemente per rivelazioni divertenti.

Dipendenza

Se il tuo evento segue un ordine logico — ad esempio, il ricevimento ha senso solo per chi partecipa alla cerimonia — imposta il campo "Requires acceptance of" del ricevimento sulla cerimonia. Il server bloccherà gli RSVP al ricevimento finché il “genitore” non sarà stato accettato.

Salva

Fai clic su Save. Il sotto-evento appare nel pannello con una barra di avanzamento della capienza e un “chip” di stato. Fai clic per modificarlo di nuovo in qualsiasi momento.

Come interagiscono dimensione del gruppo e accompagnatori

A ogni RSVP di sotto-evento si applicano contemporaneamente due limiti:

Il Max plus-ones del sotto-evento — il limite per RSVP che imposti (ad es. "massimo 1 accompagnatore per l’after-party").
La dimensione del gruppo confermata dall’ospite — quante persone ha confermato nella RSVP principale.

Il limite effettivo è il più piccolo tra i due. Quindi, se la RSVP principale ha confermato 2 persone su 3 invitate e il sotto-evento consente fino a 3 accompagnatori, l’ospite potrà comunque portare solo 2 persone al sotto-evento. Se rifiuta la RSVP principale, i sotto-eventi vengono nascosti del tutto: non esiste una versione del tipo "salto la cerimonia ma vengo alla festa".

Indicare i nomi di chi partecipa

Quando un ospite accetta un sotto-evento, gli viene chiesto di inserire i nomi di ogni partecipante del suo gruppo. Se nella RSVP principale hai attivato Collect guest names, quei nomi vengono precompilati: gli ospiti possono mantenerli, modificarli o sostituirli.

Lo stesso vale per i trattamenti speciali: quando un trattamento usa un codice univoco per singolo ospite, l’ospite sceglie a quali membri del suo gruppo si applica il vantaggio. Un credito Uber da $40 per 2 persone su 4 della famiglia funziona esattamente come ci si aspetta.

Passo 2: Crea un trattamento speciale

Nel pannello Special treatments, fai clic su Add treatment. Scegli un tipo: il modulo si riorganizza in base alla tua scelta:

Type — che tipo di benefit è?

Type	Quando usarlo
Badge	Solo riconoscimento ("VIP Guest", "Wedding party") — nessun riscatto, viene solo mostrato
Discount code	Blocco camere in hotel, 20% di sconto al ristorante, coupon retail
Allowance / credit	"Credito Uber di $40", "Budget trasporti di $100"
Included service	Cena di benvenuto, ora extra del fotografo, sessione spa — già pagati da te
Lodging / hotel	Un blocco camere con link di prenotazione
Transportation	Navetta, dettagli per transfer aeroportuale
Gift	Welcome bag, gift card, regalo personalizzato
Ticket / pass	Pass VIP, accesso backstage, braccialetto all-access
Concierge contact	Un numero WhatsApp o un contatto per qualsiasi esigenza
Custom	Qualsiasi cosa che non rientra nelle categorie sopra

Category — come viene raggruppato sull’invito

Ogni trattamento appartiene anche a una categoria: Stay, Travel, Experience, Gift, Service o Recognition. Sull’invito dell’ospite, i trattamenti vengono raggruppati visivamente per categoria, così "Where to stay" mostra insieme le opzioni hotel e "Getting there" raggruppa i benefit di trasporto.

Provider, valore, validità

Provider — "Marriott", "Uber", "Fotify Concierge" — mostrato come sottotitolo sulla card
Value + Currency — facoltativi, ad es. "$40 USD" mostrato come badge prezzo
Valid from / Valid until — se impostati, la finestra di riscatto viene applicata lato server
Limited quantity — lascia vuoto per illimitato; imposta un numero per “chi prima arriva” (ad es. "I primi 20 ospiti ricevono un pass spa")

Come gli ospiti riscattano

Scegli un Redemption mode:

No redemption (display only) — pura informazione, nessun flusso di richiesta
Shared code for all guests — un unico codice visibile a tutti ("WEDDING2026") con URL di prenotazione facoltativo
Unique code per guest — assegna un codice dal tuo pool a ogni ospite (ideale per codici promo Uber/Lyft personalizzati)
Redemption URL — un pulsante che rimanda a una pagina di prenotazione
Contact someone — istruzioni per mettersi in contatto
QR voucher — un QR code monouso per il riscatto in presenza

Quando selezioni Unique code per guest, in fondo al pannello laterale compare un gestore del pool di codici. Incolla i codici (uno per riga o separati da virgole) e fai clic su Import codes, oppure premi Generate 25 codes per farli creare a Fotify. Ogni ospite che lo richiede riceve un codice univoco dal pool, in ordine di arrivo.

A chi assegnarlo

Assign to tags — ogni ospite con uno qualsiasi dei tag selezionati riceve automaticamente questo trattamento.
Targeting one or a few guests — crea un tag dedicato (ad es. vip), applicalo solo a quegli ospiti nella guest list, quindi assegna il trattamento a quel tag.

Cosa vede l’ospite

I sotto-eventi e i trattamenti speciali restano nascosti finché l’ospite non accetta la RSVP principale. È intenzionale: mantiene la prima impressione focalizzata sull’evento principale ed evita di “stuzzicare” extra a chi poi rifiuta.

Una volta che l’ospite tocca Accept sulla RSVP principale:

Vede il consueto toast "Thanks for confirming!".
Circa 2 secondi dopo, se ha sotto-eventi o trattamenti disponibili, compare un secondo toast: "We've also unlocked 2 additional sub-events and 1 special perk for you — scroll down to explore."
La sezione Other moments for you mostra le card dei sotto-eventi, nell’ordine che hai impostato.
La sezione Just for you mostra i trattamenti assegnati, raggruppati per categoria, con pulsanti di copia negli appunti per codici e URL di riscatto.

Gli ospiti senza extra assegnati non vedono nessuna delle due sezioni e non vedono il secondo toast.

Flusso RSVP del sotto-evento

Ogni card di sotto-evento mostra foto, data, luogo, dress code e stato della capienza (con un suggerimento "spots left" quando i posti stanno finendo). Sotto, l’ospite:

Sceglie quante persone del suo gruppo partecipano (limitato dalla dimensione del gruppo confermata e dal limite di accompagnatori del sotto-evento)
Conferma i nomi di ciascun partecipante (precompilati dalla RSVP principale se hai raccolto i nomi)
Tocca Accept o Decline

Dopo l’invio, la card mostra un chip di stato — Going, Not going o Waitlisted #3 se la capienza è stata raggiunta e la lista d’attesa è attiva.

Flusso di richiesta del trattamento

I trattamenti solo visualizzazione e quelli con codice condiviso non richiedono alcuna richiesta: compaiono subito con un pulsante Copy per il codice. Per i trattamenti a quantità limitata o con codice univoco, l’ospite tocca Claim per assicurarsi il posto. Se il trattamento consente di specificare a chi si applica, prima l’ospite seleziona le caselle dei membri del gruppo coperti dal vantaggio.

Monitorare le risposte ed esportare CSV

Apri qualsiasi sotto-evento o trattamento dal pannello in dashboard per vedere statistiche live dentro al pannello editor:

Sub-events: conteggi di accettati, rifiutati, in lista d’attesa e in sospeso — più un pulsante Export CSV che scarica ogni risposta con contatti dell’ospite, nomi dei partecipanti e timestamp.
Special treatments: conteggi di assegnati, richiesti e riscattati — con Export CSV che include codici univoci, a chi si applica il trattamento e lo stato di riscatto.

I CSV usano il punto e virgola come separatore (in linea con l’export della lista ospiti principale) e si aprono correttamente in Excel, Numbers e Google Sheets.

Suggerimenti e modelli

Flusso matrimonio su più giorni

Un’ottima impostazione predefinita per i matrimoni:

Welcome dinner (venerdì) — accesso limitato tramite tag out-of-town-family. Capienza 30.
Ceremony (sabato pomeriggio) — pubblico, senza accompagnatori oltre la dimensione del gruppo.
Reception (sabato sera) — pubblico, dipende dall’accettazione della cerimonia.
Sunday brunch (domenica mattina) — accesso limitato tramite tag wedding-party + immediate-family.

Abbina i trattamenti:

"Marriott Downtown — 20% off room block, code WEDDING2026" → tag out-of-town-family
"$40 Uber credit (unique per guest)" → tag out-of-town-family
"Welcome bag at your hotel" → tag wedding-party
"VIP lounge access" → tag wedding-party

Percorso VIP per conferenze

Main conference — pubblico
VIP networking dinner (giovedì sera) — accesso limitato tramite tag vip, capienza 50, dipendenza dall’accettazione del main
Speaker breakfast (venerdì) — accesso limitato tramite tag speakers

Trattamenti:

"Premium hotel block — code CONF26" (shared code) → tag out-of-town
"Backstage pass" (limited quantity 25) → primo arrivato, primo servito, nessun tag

Evento a sorpresa

Limita l’accesso alla sorpresa tramite tag a una piccola lista di amici stretti + imposta un Access code. Gli amici dovranno comunque inserire il codice sul loro invito per vedere la card. Tutti gli altri ospiti non sapranno nemmeno che esiste.

Domande frequenti

D: Un ospite può fare RSVP a un sotto-evento senza accettare quello principale? R: No. I sotto-eventi compaiono solo dopo che l’RSVP principale è stato accettato. Rifiutare l’RSVP principale nasconde tutti gli extra.

D: Cosa succede se cambio la capienza di un sotto-evento dopo che alcune persone hanno già fatto RSVP? R: Le risposte già accettate restano valide. I nuovi RSVP vengono verificati rispetto alla nuova capienza. Se la abbassi sotto il numero attuale, nessuno viene rimosso — ma la persona successiva che fa RSVP viene bloccata oppure finisce in lista d’attesa (in base alle tue impostazioni).

D: Posso assegnare un trattamento a un solo ospite specifico? R: I trattamenti vengono assegnati tramite tag. Per indirizzarlo a un singolo ospite, crea un tag dedicato (ad esempio vip), applicalo a quell’ospite nella guest list, quindi assegna il trattamento a quel tag. Lo stesso approccio funziona anche per limitare un sotto-evento a ospiti specifici.

D: Gli ospiti ricevono un promemoria via email o SMS per i sotto-eventi? R: L’attuale beta mostra i sotto-eventi direttamente sull’invito. I promemoria per singolo sotto-evento sono nella roadmap: li integreremo nella programmazione SMS/email esistente.

D: Gli ospiti possono cambiare idea dopo aver accettato un sotto-evento? R: Sì, fino alla scadenza RSVP del sotto-evento. Rifiutare cambia semplicemente lo stato: il posto torna disponibile nella capienza e il prossimo RSVP in lista d’attesa può essere promosso.

D: E le traduzioni? Organizzo eventi in più lingue. R: Le stringhe dell’interfaccia sono tradotte insieme al resto della dashboard e dell’invito. I nomi, le descrizioni, i dress code e i contenuti dei trattamenti dei sotto-eventi vengono salvati nel database nella lingua in cui li scrivi: non traduciamo automaticamente i contenuti inseriti dall’utente.

D: Come sono formattate le esportazioni? R: CSV con delimitatore punto e virgola, codifica UTF-8, lo stesso formato dell’esportazione della lista ospiti principale. Le colonne includono informazioni di contatto degli ospiti, stato, nomi dei partecipanti, tag e timestamp. Le esportazioni dei trattamenti includono anche i codici univoci e lo stato di riscatto.

Prossimi passi

Personalizza il tuo invito RSVP per impostare il template di design e le sezioni principali
Gestisci la lista ospiti e i tag — i tag sono la base delle regole di accesso ai sotto-eventi
Raccogli i nomi degli ospiti nella RSVP principale, così vengono compilati automaticamente nelle risposte ai sotto-eventi
Hai feedback sulla beta? Contattaci tramite il widget di chat nella dashboard: leggiamo ogni messaggio.