Sotto-eventi e trattamenti speciali

Gli eventi reali raramente si svolgono in un solo momento. Un matrimonio ha una cerimonia, un ricevimento, a volte una cena di benvenuto la sera prima e un brunch la mattina dopo. Una conferenza di più giorni ha un evento principale, una cena di networking VIP e un percorso di workshop a cui solo alcuni partecipanti possono accedere. Un compleanno importante ha un ritrovo privato in famiglia e un after-party aperto.

I sotto-eventi e i trattamenti speciali ti permettono di modellare questa realtà all’interno di un unico invito Fotify. Ogni ospite vede solo ciò che lo riguarda: la cerimonia a cui è stato invitato, l’after-party per cui è idoneo e i vantaggi che hai organizzato per il suo gruppo (sconto hotel, credito trasporti, regalo di benvenuto).

Beta: Questa funzionalità è in fase di rilascio in beta. Stiamo iterando rapidamente in base al feedback degli organizzatori: se qualcosa non ti torna, contatta l’assistenza e daremo priorità alla tua segnalazione.

Cosa risolvono i sotto-eventi e i trattamenti speciali

I sotto-eventi sono esperienze “figlie” all’interno del tuo evento principale. Ognuno ha i propri:

Nome, descrizione, foto, dress code, colore di accento
Data, ora, luogo con link alla mappa
Regole RSVP: scadenza, accompagnatori, capienza, lista d’attesa
Regole di accesso: pubblico, vincolato da tag o esplicito per singolo ospite
Codice di accesso opzionale per sotto-eventi “segreti”
Dipendenza opzionale da un altro sotto-evento (ad es. "deve prima accettare la cerimonia")

I trattamenti speciali sono vantaggi che hai predisposto per alcuni o tutti gli ospiti. Puoi pensarli come la “corsia VIP” del tuo evento:

Blocco camere in hotel con un codice sconto di gruppo
Credito Uber da $40 per i familiari che arrivano da fuori città
Cena di benvenuto inclusa (senza bisogno di un’ulteriore RSVP)
Accesso alla lounge VIP per il wedding party
Pass spa per i primi 20 ospiti che lo riscattano

I trattamenti compaiono in modo privato nell’invito di ciascun ospite: ogni ospite vede solo ciò che gli è stato assegnato.

Dove trovarlo nella dashboard

Apri il tuo evento su dashboard.fotify.app
Vai su RSVP nella barra laterale
Clicca sulla scheda Sub-events & VIP (cerca il badge Beta)

Vedrai due pannelli: Sub-events in alto e Special treatments sotto. Vengono gestiti in modo indipendente: un ospite può essere invitato a un sotto-evento senza ricevere alcun trattamento, oppure ricevere un trattamento senza essere invitato ad alcun sotto-evento.

Nota: I sotto-eventi e i trattamenti speciali fanno parte del set di funzionalità premium. Sono disponibili per eventi su un piano a pagamento (a credito) o con un abbonamento attivo. Se il tuo evento non è ancora abilitato, la scheda mostra una card di upgrade invece dell’editor.

Passaggio 1: Crea il tuo primo sotto-evento

Clicca su Add sub-event nel pannello Sub-events. Si apre un pannello laterale con l’editor.

Informazioni di base

Name — ciò che vedono gli ospiti ("Cena di benvenuto", "After-party", "Brunch della domenica")
Description — un breve paragrafo mostrato sulla card e nel modal dei dettagli
Photo URL — un’immagine di copertina per la card (va bene qualsiasi URL pubblico; consigliamo un rapporto 3:2 o 16:9)
Accent color — usato per la striscia dell’intestazione della card e per il pulsante Accept

Quando e dove

Starts at / Ends at — la finestra oraria di questo sotto-evento
Location name + Address — cosa visualizzare; se incolli anche un link di Google Maps nel campo map URL, il nome diventa un link cliccabile
Dress code — mostrato come chip sulla card

Regole RSVP

Requires RSVP — se attivo, gli ospiti devono accettare o rifiutare. Se disattivo, la card è solo informativa (senza pulsanti).
RSVP deadline — dopo questa data, i pulsanti Accept/Decline scompaiono.
Allow plus-ones + Max plus-ones per RSVP — limita quante persone di un gruppo possono partecipare. Lascia vuoto per "illimitato (fino alla dimensione del gruppo)".
Capacity — posti totali considerando tutti i gruppi. Lascia vuoto per illimitato.
Enable waitlist — quando la capienza è raggiunta, le nuove RSVP finiscono in una lista d’attesa numerata invece di essere rifiutate.

Regole di accesso

È qui che i sotto-eventi diventano davvero potenti: decidi tu chi può fare RSVP:

Anyone with an RSVP (pubblico) — ogni ospite dell’evento principale vede questo sotto-evento.
Guests with specific tags (vincolato da tag) — solo gli ospiti con almeno uno dei tag selezionati possono vedere e fare RSVP. Abbina a tag ospiti come family, wedding-party o out-of-town per segmentare in modo pulito.
Only specific guests (esplicito) — nascosto completamente per impostazione predefinita. Concedi l’accesso singolarmente dalla scheda Guests.

Codici di accesso — per sotto-eventi a sorpresa

Per i sotto-eventi vincolati da tag, puoi impostare facoltativamente un Access code. Anche se un ospite corrisponde per tag, non vedrà la card del sotto-evento finché non inserisce il codice nel campo "Have a code?" in fondo al suo invito. Usalo per feste a sorpresa, stanze segrete dopo l’orario o semplicemente reveal divertenti.

Dipendenza

Se il tuo evento segue un ordine logico — ad esempio, il ricevimento ha senso solo per chi partecipa alla cerimonia — imposta il campo "Requires acceptance of" del ricevimento sulla cerimonia. Il server bloccherà le RSVP del ricevimento finché il “genitore” non sarà accettato.

Salvataggio

Clicca Save. Il sotto-evento appare nel pannello con una barra di avanzamento della capienza e un chip di stato. Cliccalo per modificarlo di nuovo in qualsiasi momento.

Come interagiscono dimensione del gruppo e accompagnatori

A ogni RSVP di sotto-evento si applicano contemporaneamente due limiti:

Il Max plus-ones del sotto-evento — il limite per RSVP che imposti (ad es. "massimo 1 accompagnatore per l’after-party").
La dimensione del gruppo confermata dall’ospite — quante persone ha confermato nella RSVP principale.

Il limite effettivo è il più piccolo tra i due. Quindi, se la RSVP principale ha confermato 2 persone su 3 invitate e il sotto-evento consente fino a 3 accompagnatori, l’ospite potrà comunque portare solo 2 persone al sotto-evento. Se rifiuta la RSVP principale, i sotto-eventi vengono nascosti del tutto: non esiste una versione del tipo "salto la cerimonia ma vengo alla festa".

Indicare i nomi di chi partecipa

Quando un ospite accetta un sotto-evento, gli viene chiesto di inserire i nomi di ogni partecipante del suo gruppo. Se nella RSVP principale hai attivato Collect guest names, quei nomi vengono precompilati: gli ospiti possono mantenerli, modificarli o sostituirli.

Lo stesso vale per i trattamenti speciali: quando un trattamento usa un codice univoco per singolo ospite, l’ospite sceglie a quali membri del suo gruppo si applica il vantaggio. Un credito Uber da $40 per 2 persone su 4 della famiglia funziona esattamente come ci si aspetta.

Passaggio 2: Crea un trattamento speciale

Nel pannello Special treatments, clicca Add treatment. Scegli un tipo: il modulo si riorganizza in base alla selezione.

Type — che tipo di vantaggio è?

Type	When to use it
Badge	Solo riconoscimento ("Ospite VIP", "Wedding party") — nessun riscatto, solo visualizzazione
Discount code	Blocco camere in hotel, 20% di sconto al ristorante, coupon retail
Allowance / credit	"Credito Uber da $40", "Budget trasporti da $100"
Included service	Cena di benvenuto, ora con fotografo, sessione spa — già pagata da te
Lodging / hotel	Un blocco hotel con link di prenotazione
Transportation	Dettagli per pickup navetta, transfer aeroportuale
Gift	Welcome bag, gift card, regalo personalizzato
Ticket / pass	Pass VIP, accesso backstage, braccialetto all-access
Concierge contact	Un numero WhatsApp o un contatto per qualsiasi esigenza
Custom	Qualsiasi cosa non rientri nelle opzioni sopra

Category — come viene raggruppato nell’invito

Ogni trattamento appartiene anche a una categoria: Stay, Travel, Experience, Gift, Service o Recognition. Nell’invito dell’ospite, i trattamenti sono raggruppati visivamente per categoria, così "Where to stay" mostra insieme le opzioni hotel e "Getting there" raggruppa i vantaggi legati ai trasporti.

Provider, valore, validità

Provider — "Marriott", "Uber", "Fotify Concierge" — mostrato come sottotitolo sulla card
Value + Currency — opzionale, ad es. "$40 USD" mostrato come badge di prezzo
Valid from / Valid until — se impostati, la finestra di riscatto viene applicata lato server
Limited quantity — lascia vuoto per illimitato; imposta un numero per first-come-first-served (ad es. "I primi 20 ospiti ricevono un pass spa")

Come gli ospiti riscattano

Scegli una Redemption mode:

No redemption (display only) — solo informazione, nessun flusso di richiesta
Shared code for all guests — un unico codice visibile a tutti ("WEDDING2026") con URL di prenotazione opzionale
Unique code per guest — assegna un codice dal tuo pool per ogni ospite (ottimo per codici promo Uber/Lyft personalizzati)
Redemption URL — un pulsante che porta a una pagina di prenotazione
Contact someone — istruzioni per mettersi in contatto
QR voucher — un QR code monouso per il riscatto in presenza

Quando scegli Unique code per guest, nella parte inferiore del pannello compare un gestore del pool di codici. Incolla i codici (uno per riga o separati da virgola) e clicca Import codes, oppure premi Generate 25 codes per farli creare a Fotify. Ogni ospite che richiede il trattamento riceve un codice univoco dal pool — first-come, first-served.

A chi viene assegnato

Assign to tags — ogni ospite con uno qualsiasi dei tag selezionati riceve automaticamente questo trattamento.
Private — se attivo, il trattamento è invisibile a meno che non venga assegnato esplicitamente (usalo per vantaggi VIP che non vuoi far vedere agli ospiti taggati in modo generico).
Assign to specific guests — dalla scheda Guests, puoi concedere trattamenti singoli a specifici ospiti.

Cosa vede l’ospite

I sotto-eventi e i trattamenti speciali restano nascosti finché l’ospite non accetta la RSVP principale. È intenzionale: mantiene la prima impressione focalizzata sull’evento principale ed evita di “stuzzicare” extra a chi poi rifiuta.

Una volta che l’ospite tocca Accept sulla RSVP principale:

Vede il consueto toast "Thanks for confirming!".
Circa 2 secondi dopo, se ha sotto-eventi o trattamenti disponibili, compare un secondo toast: "We've also unlocked 2 additional sub-events and 1 special perk for you — scroll down to explore."
La sezione Other moments for you mostra le card dei sotto-eventi, nell’ordine che hai impostato.
La sezione Just for you mostra i trattamenti assegnati, raggruppati per categoria, con pulsanti di copia negli appunti per codici e URL di riscatto.

Gli ospiti senza extra assegnati non vedono nessuna delle due sezioni e non vedono il secondo toast.

Flusso RSVP del sotto-evento

Ogni card di sotto-evento mostra foto, data, luogo, dress code e stato della capienza (con un suggerimento "spots left" quando i posti stanno finendo). Sotto, l’ospite:

Sceglie quante persone del suo gruppo partecipano (limitato dalla dimensione del gruppo confermata e dal limite di accompagnatori del sotto-evento)
Conferma i nomi di ciascun partecipante (precompilati dalla RSVP principale se hai raccolto i nomi)
Tocca Accept o Decline

Dopo l’invio, la card mostra un chip di stato — Going, Not going o Waitlisted #3 se la capienza è stata raggiunta e la lista d’attesa è attiva.

Flusso di richiesta del trattamento

I trattamenti solo visualizzazione e quelli con codice condiviso non richiedono alcuna richiesta: compaiono subito con un pulsante Copy per il codice. Per i trattamenti a quantità limitata o con codice univoco, l’ospite tocca Claim per assicurarsi il posto. Se il trattamento consente di specificare a chi si applica, prima l’ospite seleziona le caselle dei membri del gruppo coperti dal vantaggio.

Monitorare le risposte ed esportare CSV

Apri qualsiasi sotto-evento o trattamento dal pannello in dashboard per vedere statistiche live dentro al pannello editor:

Sub-events: conteggi di accettati, rifiutati, in lista d’attesa e in sospeso — più un pulsante Export CSV che scarica ogni risposta con contatti dell’ospite, nomi dei partecipanti e timestamp.
Special treatments: conteggi di assegnati, richiesti e riscattati — con Export CSV che include codici univoci, a chi si applica il trattamento e lo stato di riscatto.

I CSV usano il punto e virgola come separatore (in linea con l’export della lista ospiti principale) e si aprono correttamente in Excel, Numbers e Google Sheets.

Suggerimenti e schemi

Flusso matrimonio su più giorni

Un’ottima impostazione predefinita per i matrimoni:

Welcome dinner (venerdì) — vincolato da tag out-of-town-family. Capienza 30.
Ceremony (sabato pomeriggio) — pubblico, nessun accompagnatore oltre la dimensione del gruppo.
Reception (sabato sera) — pubblico, dipende dalla cerimonia.
Sunday brunch (domenica mattina) — vincolato da tag wedding-party + immediate-family.

Abbina con trattamenti:

"Marriott Downtown — 20% off room block, code WEDDING2026" → tag out-of-town-family
"$40 Uber credit (unique per guest)" → tag out-of-town-family
"Welcome bag at your hotel" → tag wedding-party
"VIP lounge access" → tag wedding-party, private

Percorso VIP per conferenza

Main conference — pubblico
VIP networking dinner (giovedì sera) — solo accesso esplicito, capienza 50, dipendenza da main accepted
Speaker breakfast (venerdì) — vincolato da tag speakers

Trattamenti:

"Premium hotel block — code CONF26" (shared code) → tag out-of-town
"Backstage pass" (limited quantity 25) → first-come first-served, no tag

Evento a sorpresa

Vincola la sorpresa con tag a una piccola lista di amici stretti + imposta un Access code. Gli amici devono comunque inserire il codice nel loro invito per vedere la card. Il resto degli ospiti non saprà nemmeno che esiste.

Domande frequenti

D: Un ospite può fare RSVP a un sotto-evento senza accettare quello principale? R: No. I sotto-eventi compaiono solo dopo l’accettazione della RSVP principale. Il rifiuto della RSVP principale nasconde tutti gli extra.

D: Cosa succede se cambio la capienza di un sotto-evento dopo che alcune persone hanno già fatto RSVP? R: Le risposte già accettate restano valide. Le nuove RSVP vengono verificate rispetto alla nuova capienza. Se la abbassi sotto il conteggio attuale, nessuno viene rimosso — ma la persona successiva che prova a fare RSVP viene bloccata oppure finisce in lista d’attesa (in base alle impostazioni).

D: Posso assegnare un trattamento a un singolo ospite senza usare i tag? R: Sì. La scheda Guests ti permette di assegnare trattamenti in modo individuale. È anche il modo previsto di usare l’interruttore "Private": i trattamenti privati non vengono assegnati automaticamente dai tag; richiedono un’assegnazione esplicita per ospite.

D: Gli ospiti ricevono un promemoria email o SMS per i sotto-eventi? R: Nell’attuale beta, i sotto-eventi vengono mostrati direttamente nell’invito. I promemoria per singolo sotto-evento sono nella roadmap: li integreremo con la pianificazione SMS/email esistente.

D: Gli ospiti possono cambiare idea dopo aver accettato un sotto-evento? R: Sì, fino alla scadenza RSVP del sotto-evento. Il rifiuto cambia semplicemente lo stato: il posto torna disponibile nella capienza e la prossima RSVP in lista d’attesa può essere promossa.

D: E le traduzioni? Gestisco eventi in più lingue. R: Le stringhe dell’interfaccia sono tradotte insieme al resto della dashboard e dell’invito. Nomi, descrizioni, dress code e contenuti dei trattamenti vivono nel database nella lingua in cui li scrivi: non traduciamo automaticamente i contenuti inseriti dall’utente.

D: Come sono formattati gli export? R: CSV delimitato da punto e virgola, codifica UTF-8, stesso formato dell’export della lista ospiti principale. Le colonne includono contatti dell’ospite, stato, nomi dei partecipanti, tag e timestamp. Gli export dei trattamenti includono anche codici univoci e stato di riscatto.

Prossimi passi

Personalizza il tuo invito RSVP per impostare il template di design e le sezioni principali
Gestisci la lista ospiti e i tag — i tag sono la base delle regole di accesso ai sotto-eventi
Raccogli i nomi degli ospiti nella RSVP principale, così vengono compilati automaticamente nelle risposte ai sotto-eventi
Hai feedback sulla beta? Contattaci tramite il widget di chat nella dashboard: leggiamo ogni messaggio.