게스트 목록을 관리하는 방법

RSVP 대시보드의 Guests(게스트) 탭은 이벤트 참석자를 추가, 관리, 추적하는 곳입니다. 게스트를 한 명씩 추가하든 스프레드시트에서 수백 명을 가져오든, Fotify를 사용하면 게스트 목록을 손쉽게 정리된 상태로 유지할 수 있습니다.

게스트 목록에 액세스하기

dashboard.fotify.app에서 이벤트 대시보드로 이동합니다.
이벤트를 선택한 다음 사이드바에서 **"RSVP"**를 클릭합니다.
"Guests" 탭을 클릭합니다.

아직 RSVP 초대를 만들지 않았다면, 먼저 RSVP 초대를 만드는 방법을 참고하세요.

응답 상태와 작업 버튼이 포함된 전체 게스트 목록이 표시됩니다.

Understanding the Guest List

Filtering Guests

All filtering lives in one filter bar at the top of the Guests tab. Every filter combines (AND), so you can stack them to answer precise questions like "VIPs who haven't answered and have a phone number."

Status is a set of chips, and it's multi-select — click as many as you like:

Chip	Shows
All	Every guest on your list (clears the status filter)
Accepted	Guests who confirmed they're attending
Declined	Guests who can't attend
Not Answered	Guests who haven't responded yet
Attended	Guests who checked in at the event (when QR attendance is enabled)

Because status is multi-select, you can show Accepted + Attended together (everyone who's coming) or Not Answered + Declined together (everyone still to chase). Each chip shows a live count.

More filters (the slider button) opens extra dimensions:

Source — Added by me (you added them) vs Self-registered (they signed up through a registration link)
Party size — Solo (just the one person) vs Group (2+ people with plus-ones)
Has email / Has phone — only guests you can actually email or message, handy right before a send

Every active filter shows as a removable chip on a summary row, with a Clear all button and a live "X of Y matching" count, so you always know exactly what slice you're looking at.

Guest Information Columns

The table displays key information for each guest:

Name - Guest's full name
Email - Email address (if provided)
Cellphone - Phone number for SMS/WhatsApp
Guests - Number of people in their party (including plus-ones)
Confirmed - How many people they confirmed are attending
Status - Their RSVP response (Accepted, Declined, Not Answered)
Tags - Colored chips showing the guest tags applied to this guest. Click the + Add tag button on the row to attach or remove tags inline
Registered - When the guest was added or self-registered
Actions - Quick action buttons

Sorting and Searching

Search - Use the search bar to find guests by name, email, phone, or — when Collect Guest Names is on — a plus-one's name. If a plus-one matches, that invitation auto-expands and the matched name is highlighted
Sort - Click any column header to sort the list (e.g., by name, status)

Viewing Plus-One Names (when Guest Names is on)

When you've enabled Collect Guest Names (or Table Management, which includes it), parties of 2 or more show a chevron next to the main name. Click it to expand the row and reveal each plus-one as an indented sub-row beneath the main invitation:

Every named guest shows with a "+1" badge (or "Main guest" for the primary)
A pencil icon on each sub-row jumps straight to editing that specific name
If a party has fewer names than its declared size, you'll see a "N names not provided yet" placeholder with an Add names link
During search, rows containing a matching plus-one auto-expand so the match is visible at a glance — you can still collapse manually and your choice is remembered until you clear the search

Filtering & Tagging Guests

Fotify's tag system lets you label guests (e.g., "Family", "VIP", "Work") and filter on them. Full details live in the Guest Tags article; here's how tags show up in the guest list.

The tag filter row

The filter bar includes a Tags row. It contains:

A chip for every tag you've created (click to toggle it on/off as a filter)
A dashed "+ New tag" chip that opens the tag manager so you can create one inline
A "Manage tags" button on the right (rename colors, edit, or delete existing tags)
When two or more tag chips are active, an Any / All segmented toggle controls whether the filter matches guests with any of the selected tags or all of them

When a tag filter is active, the guest list only shows matching guests. Click the same chip again to remove that one tag, or use Clear all to reset every filter at once. Tag filters stack with the status chips, search, and the More filters dimensions.

Tagging guests inline

On any guest row (desktop table or mobile card), click the + Add tag button in the Tags column. A dropdown appears with every tag for the event; click to toggle, then Save. Existing tags on the guest show as colored chips next to the button.

Bulk-tagging selected guests

To tag (or untag) many guests at once:

Select guests using the checkboxes on the left of each row
In the selection toolbar that appears, click "Apply tags"
Pick a mode — Add, Remove, or Replace
Tick the tags you want, then click the green Save button

Add attaches the selected tags to every guest, on top of their existing ones
Remove strips the selected tags from every guest
Replace wipes their current tags and sets exactly the selected list

게스트를 개별로 추가하기

게스트 1명을 추가하려면:

"Add Guest" 버튼을 클릭합니다.
게스트 정보를 입력합니다.
- Name - 게스트 이름(필수)
- Last Name - 게스트 성
- Email - 디지털 초대장용 이메일 주소
- Cellphone - +가 포함된 국제 형식의 전화번호(예: +14155551234)
- Number of Guests - 해당 초대에 포함된 인원 수(기본값: 1)
- SMS Language - 이 게스트에게 발송되는 SMS 메시지의 기본 언어를 재정의
**"Add Guest"**를 클릭합니다.

전화번호 형식

SMS 및 WhatsApp 기능이 작동하려면 전화번호가 국제 E.164 형식이어야 합니다.

국가 코드 앞에 **+**로 시작
공백, 하이픈(-), 괄호() 사용 금지
예시: +14155551234(미국), +34612345678(스페인), +4915112345678(독일)

여러 명의 게스트 가져오기 (CSV 업로드)

게스트 목록이 큰 경우 CSV 파일을 사용해 한 번에 모두 가져올 수 있습니다.

가져오기 방법

**"Upload Guest List"**를 클릭합니다.
필수 형식에 맞게 CSV 파일을 준비합니다(아래 참고).
파일을 드래그 앤 드롭하거나, 클릭하여 파일을 선택합니다.
**"Upload Guest List"**를 클릭합니다.

CSV 형식

CSV 파일에는 다음 열이 포함되어야 합니다:

Column	Required	Description
Name	Yes	게스트의 이름(First name)
LastName	No	게스트의 성(Last name) (비워둘 수 있음)
Email	No	이메일 주소 (비워둘 수 있음)
Phone	No	E.164 형식의 전화번호(+, 국가 코드 포함)
Guests	No	동반 인원 수 (기본값: 1)
Locale	No	SMS 및 이메일에 사용할 언어 코드(en, es, fr, de, it, pt 등). 하위 호환성을 위해 `SmsLocale` 및 `MessagingLocale`도 계속 허용됩니다
Tags	No	이 게스트에 적용할 태그 이름. `\|`(파이프)로 구분합니다. 없는 태그는 자동으로 생성됩니다
DisplayAlias	No	`Name + LastName` 대신 메시지에 표시되는 이름(예: "Adam & Susan", "The Smith Family"). 커플, 가족, 그룹에 유용합니다
IsPlural	No	초대가 여러 사람을 대상으로 하는 경우 `true`(또는 `yes` / `1`)로 설정하여, 지원되는 언어에서 메시지가 복수형으로 표시되도록 합니다(스웨덴어, 스페인어, 프랑스어, 이탈리아어, 포르투갈어, 네덜란드어, 폴란드어, 아랍어, 히브리어, 덴마크어). 기본값은 `false`입니다

CSV 예시

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

CSV 가져오기 팁

**"Download Example"**을 클릭하여 템플릿 파일을 받으세요.
이메일과 전화번호는 선택 사항입니다. 정보가 없으면 비워 두세요.
지원되는 메시징 언어: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
Locale이 비어 있으면, 게스트는 이벤트의 기본 언어로 SMS와 이메일을 받습니다.
Tags column: 여러 태그는 |로 구분하세요(예: Family|VIP). 이벤트에 아직 없는 태그 이름은 기본 색상으로 자동 생성되며, 이후 Manage tags에서 색상을 변경할 수 있습니다.
DisplayAlias: 설정하면 이 이름이 SMS, 이메일, RSVP 페이지에 사용됩니다(또한 사용자 지정 메시지 템플릿에서 {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}}, {{FULLNAME}}도 대체합니다). 일반 Name + LastName을 사용하려면 비워 두세요.
IsPlural: 2인칭에서 단수/복수를 구분하는 언어에서만 중요합니다. 예를 들어 스웨덴어에서 "du är inbjuden"(단수)은 "ni är inbjudna"(복수)로 바뀝니다. 영어, 독일어, 러시아어 및 그 밖에 이러한 구분이 없는 언어에서는 이 필드가 무시됩니다

Guest Action Buttons

Each guest row has action buttons for quick management:

Icon	Action	Description
Pencil	Edit	Modify guest details (name, email, phone, guests, status)
Eye	View	See all guest information without making changes
Copy	Copy Message	Copy the personalized invitation message (guest's name + unique RSVP link, from your template)
Link	Copy Invite Link	Copy just the guest's RSVP link — no message text — ready to paste anywhere
Envelope	Email	Open email client with pre-filled invitation (if email provided)
WhatsApp	WhatsApp	Open WhatsApp Web with pre-filled message (if phone provided)
People	Manage Names	Add or edit plus-one names (shown when Guest Names or Table Management is on)
Trash	Delete	Remove guest from list (requires confirmation)

Copy Message vs. Copy Invite Link: Copy gives you the full personalized message (greeting + link + any template text), ideal for pasting into a chat. The Link icon copies only the bare URL, perfect for a calendar invite, an Instagram story, or anywhere a full message would be too much.

Mobile View

On mobile devices, action buttons are accessible through a menu (three dots) at the bottom right of each guest card.

Sending Invitations to Guests

After adding guests, you need to send them their personalized RSVP links.

Option 1: Copy and Paste

Click the Copy icon for a guest
The personalized message (with their name and unique link) is copied
Paste into email, text message, or messaging app of your choice

Option 1b: Copy Just the Link

Click the Link icon for a guest
Only the bare RSVP link is copied — no message text
Paste it into a calendar invite, an Instagram story, a group chat, or anywhere a full message would be overkill

Option 2: WhatsApp Direct

Click the WhatsApp icon (only visible for guests with phone numbers)
WhatsApp Web opens with a pre-filled invitation message
Send the message directly

WhatsApp Tracking

Guests you've messaged on WhatsApp will have a subtle green background
This helps you track who has received their invitation
Use "Reset All Sent" to clear this tracking history and start fresh

게스트 목록 내보내기

Guests 탭 툴바에서 **"Download"**를 클릭하고 형식을 선택하세요: 정렬 및 편집에 적합한 Excel (.xlsx), 다른 도구로 가져오기에 적합한 CSV (.csv), 인쇄 준비가 된 문서인 PDF (.pdf) 중에서 고를 수 있습니다.

내보내기는 현재 적용된 필터와 정렬 순서를 그대로 반영합니다. 게스트 테이블에 현재 표시되고 있는 내용이 그대로 파일에 담깁니다 — 동일한 행, 동일한 순서 — 그래서 수락한 VIP만 또는 전화번호가 없는 자가 등록 게스트만 다운로드할 수도 있습니다. 전체 목록을 원하시나요? 먼저 Clear all을 클릭하세요.

파일 이름은 이벤트 이름과 내보낸 날짜로 지정되므로(예: my-wedding-guests-2026-07-09.xlsx), 여러 번 다운로드해도 서로 덮어쓰지 않습니다.

Excel로 다운로드하기(스프레드시트에 권장)

"Download" → **Excel (.xlsx)**를 클릭합니다
Guests 시트에는 모든 게스트 정보, 응답, 등록 양식의 모든 사용자 지정 필드(예: 역할, 소속, 식단 요구 사항)가 각각 별도의 열로 포함되며, Tags 열도 함께 포함됩니다 — 헤더 행이 고정되어 있고 열 필터가 이미 활성화되어 있어 원하는 기준으로 바로 정렬하고 나눠 볼 수 있습니다
두 번째 Summary 시트에서는 총 초대 수, 수락, 거절, 미응답, 참석, 확정 게스트 수 등 응답 통계를 한눈에 볼 수 있습니다
컴퓨터의 지역 설정과 관계없이 Excel, Google Sheets, Numbers에서 올바르게 열립니다

CSV로 다운로드하기

"Download" → **CSV (.csv)**를 클릭합니다
파일에는 모든 게스트 정보, 응답, 사용자 지정 필드 값, 그리고 Tags 열(파이프로 구분된 태그 이름 — 가져오기에서 허용되는 것과 동일한 형식이라 데이터를 그대로 왕복시킬 수 있습니다)이 포함됩니다
게스트 이름 수집이 활성화되어 있으면, CSV에는 Guests 바로 뒤에 Plus Ones 열도 추가되어 각 동반 게스트의 이름이 파이프로 구분되어 표시됩니다(예: John Doe | Jane Doe | Kid Smith). 이름 수집 기능이 꺼져 있으면 이 열은 생략되어, 해당 기능을 사용하지 않는 이벤트에서도 CSV 구조가 예측 가능하게 유지됩니다. 동일한 열이 Excel 내보내기에도 나타납니다
Excel에서 CSV를 열었을 때 모든 내용이 한 열에 표시된다면, 대신 Excel (.xlsx) 형식을 사용하세요 — 이 형식은 지역별 목록 구분 기호 설정의 영향을 받지 않습니다

PDF로 다운로드하기

"Download" → **PDF (.pdf)**를 클릭합니다
이벤트 이름, 날짜, 응답 통계 요약이 포함된 서식 있는 PDF가 생성됩니다
PDF에는 모든 게스트 세부 정보가 깔끔한 표 레이아웃으로 포함되며, 각 게스트의 태그 이름을 쉼표로 구분한 텍스트로 보여 주는 Tags 열도 포함됩니다

참고: 사용자 지정 등록 필드(예: 역할, 소속)는 PDF의 고정 레이아웃에는 포함되지 않습니다 — 이러한 열이 필요하면 Excel 또는 CSV 형식을 다운로드하세요.

게스트 이름 수집이 활성화되어 있으면 PDF에도 다음이 포함됩니다:

메인 초대 아래에 각 동반 게스트를 위한 들여쓰기된 하위 행이 표시되며, 개별 이름이 나열됩니다

테이블 관리도 함께 활성화되어 있으면, 각 하위 행에는 해당 인원에게 배정된 테이블이 새로운 Table 열에 추가로 표시됩니다.

이를 통해 PDF는 다음과 같은 용도에 이상적입니다:

행사장이나 안내 직원을 위한 게스트 목록 인쇄
스프레드시트를 사용하지 않는 벤더(케이터링 업체, 이벤트 플래너)와 공유
행사 당일 물리적인 백업 자료로 보관
테이블 배정을 한눈에 확인

Managing Guest Responses

Editing a Response

If a guest contacts you to change their RSVP:

Click the Edit (pencil) icon for that guest
Update their status (Accepted, Declined)
Adjust the number of confirmed guests if needed
Save changes

Viewing Response Details

Click the View (eye) icon to see:

Full guest information
Their RSVP response
Any comments they submitted
Custom field responses

Deleting Guests

To remove a guest:

Click the Delete (trash) icon
Confirm the deletion

To delete multiple guests:

Select guests using the checkboxes
Click "Delete all (X)" to remove selected guests

Acting on a filtered list across pages? When more guests match your filters than fit on the current page, the selection toolbar shows a "Select all N matching" button. It selects every matching guest across all pages, so bulk Apply tags or delete acts on the whole filtered set, not just the page you can see.

게스트 목록 관리 팁

이벤트 전

초대를 보내기 전에 모든 게스트를 추가하세요.
전화번호가 국제 형식인지 다시 확인하세요.
목록이 크면 CSV 가져오기를 사용해 시간을 절약하세요.
해외 게스트에게는 적절한 SMS 언어를 설정하세요.

응답 추적

Not Answered 필터를 정기적으로 확인하여 후속 연락하세요.
WhatsApp 전송 추적으로 누가 초대를 받았는지 확인하세요.
진행 상황을 추적하기 위해 주기적으로 목록을 내보내세요.

후속 연락

응답하지 않은 게스트에게는 Copy 또는 WhatsApp 버튼으로 리마인더를 보내세요.
대량 리마인더에는 SMS 기능 사용을 고려해 보세요.

Frequently Asked Questions

Q: Is there a limit to how many guests I can add? A: Guest limits depend on your Fotify plan. Check your plan details for specific limits.

Q: Can I add guests after sending invitations? A: Yes! You can add new guests at any time. Just remember to send them their invitation link.

Q: What happens if I delete a guest who already responded? A: Their response is permanently removed. If they try to use their old RSVP link, it will no longer work.

Q: Can I change a guest's RSVP status manually? A: Yes, use the Edit button to manually update any guest's status, such as when they call to confirm instead of using the online form.

Q: Why can't I see the WhatsApp button for some guests? A: The WhatsApp button only appears for guests who have a phone number saved. Add their phone number to enable this feature.

Q: What's the difference between "Guests" and "Confirmed" columns? A: "Guests" is how many people you invited in that party. "Confirmed" is how many the guest said are actually attending when they responded.

Q: Can I import guests from Google Contacts or another app? A: Export your contacts as a CSV file from your contact app, then format it to match Fotify's CSV requirements and import it.

Q: What's the difference between the CSV and PDF export? A: CSV is best for spreadsheet work — editing, filtering, and importing into other tools. PDF is a formatted, printable document with your event header and summary stats, ideal for sharing with vendors or printing for door staff at the event.

Q: Does the PDF include table assignments and plus-one names? A: Plus-one names appear as indented sub-rows beneath the main invitation whenever Collect Guest Names is enabled. When Table Management is also on, the PDF adds a Table column showing each person's individual seat assignment.

Q: Can I search by a plus-one's name? A: Yes — when Collect Guest Names is on, the search bar matches plus-one names too. The matching invitation auto-expands so you can see which party member matched, with that name highlighted. This is handy when a guest contacts you and you only remember the name of who's coming with them, not the main invitee.

Q: Does the CSV export include plus-one names? A: When Collect Guest Names is enabled, the CSV adds a Plus Ones column right after Guests, listing each non-main party member pipe-separated. When name capture is off, the column is omitted so the CSV shape stays consistent.

Q: How do I know which guests I've already sent invitations to? A: Guests contacted via WhatsApp show a green background. For other methods, consider using the SMS Language or a notes system to track.

Q: Can guests RSVP without being added to the list first? A: For personalized invitations, guests must be added to your list first to receive their unique RSVP link. However, if you enable the Registration Form feature, guests can self-register using a public link - they'll be automatically added to your guest list when they complete the form.

Q: What happens if I upload a CSV with duplicate guests? A: The system will notify you of duplicates. You can choose to skip them or update existing entries.

Q: Can I import guests with tags already applied? A: Yes. Add a Tags column to your CSV with pipe-separated tag names (e.g., Family|VIP). Any tag that doesn't already exist for the event is created automatically with a default color. Full workflow: see the Guest Tags article.

Q: Are tags included when I export guests? A: Yes — both the CSV export (pipe-separated names) and the PDF export (comma-separated list in a Tags column) include every tag applied to the guest. You can re-import the CSV to restore tags.

Q: How do I tag many guests at once? A: Use the checkboxes to select the guests you want, then click "Apply tags" in the selection toolbar. You can Add, Remove, or Replace tags across all selected guests in one click.

Q: Can I filter by more than one status at once? A: Yes. The status filter is multi-select — click as many chips as you want. For example, select Accepted + Attended to see everyone who's coming, or Not Answered + Declined to see everyone still to chase. Status combines with tags, search, and the More filters dimensions.

Q: How do I copy just a guest's link without the whole message? A: Click the Link icon in the Actions column. It copies only the bare RSVP URL — no greeting or template text — so you can paste it into a calendar invite, story, or chat. The regular Copy icon still copies the full personalized message.

Q: Can I filter by whether a guest has an email or phone? A: Yes. Open More filters and toggle Has email or Has phone. This is handy right before an email or WhatsApp send, so you only look at guests you can actually reach.

Q: Can I tell self-registered guests apart from ones I added? A: Yes. In More filters, set Source to Self-registered (signed up through a registration link) or Added by me.

Q: Does the CSV/PDF export only include the guests I've filtered to? A: Yes — exports respect your active filters, so the file contains exactly what the list is showing. Click Clear all first if you want to export everyone.