Trouwbudget plannen als stel: kosten verdelen, betalingen bijhouden en nooit een aanbetaling missen

De meeste trouwbudgetten beginnen als een spreadsheet die een van jullie om middernacht heeft gemaakt. Met een tabblad voor locaties, een kolom "wie betaalt?" die nooit helemaal wordt ingevuld, en een aanbetalingsdatum die ergens in een mailwisseling is begraven. Rond maand drie hebben de spreadsheet en de werkelijkheid afscheid van elkaar genomen.

Het probleem is niet het rekenwerk. Het is dat een trouwbudget een gedeeld, bewegend document is: twee mensen (vaak vier, zodra de ouders meebetalen) die dezelfde cijfers bewerken, offertes die als pdf binnenkomen, een gastenaantal dat elke week verandert en betalingen die op verschillende dagen aan een stuk of twaalf leveranciers vervallen. Een trouwbudget moet dat allemaal aankunnen, anders beheer je uiteindelijk het budget in plaats van de bruiloft.

Deze gids laat zien hoe je een trouwbudget opzet dat klopt van de eerste offerte tot het laatste restbedrag, en hoe de planningshub in Fotify doet wat een spreadsheet niet kan: herinneringen voor aanbetalingen, kosten per gast die aan je RSVP's hangen, en één overzicht dat jullie allebei op je telefoon kunnen openen.

Wat een trouwbudget echt moet bijhouden

Voordat je een tool kiest, helpt het om eerlijk te zijn over de zes dingen die je steeds opnieuw zult opzoeken:

1. Categorieën en regels. Locatie, catering, foto en video, muziek, bloemen, kleding, drukwerk, vervoer, verhuur, taart, ringen, bedankjes, ceremonie. En een post onvoorzien, want die is er altijd.
2. Geschat versus gecontracteerd. Je eerste getal is een schatting. Zodra een offerte getekend is, moet die schatting uit de totalen verdwijnen en moet de echte prijs het overnemen, zonder dat jij moet onthouden welke van de twee geldt.
3. Kosten per gast. Catering, open bar en verhuur worden per persoon berekend. Als je gastenaantal van 90 naar 110 gaat, bewegen die regels mee. Een budget dat "catering: € 9.000" als vast getal opslaat, klopt niet meer zodra de RSVP's veranderen.
4. Wie betaalt. Partner 1, Partner 2, gedeeld, haar ouders, zijn ouders. Elke regel en elke betaling hoort een betaler te hebben, zodat niemand aan het eind voor verrassingen staat.
5. Betalingsschema's. Aanbetalingen, tweede termijnen en restbedragen, elk met een vervaldatum, elk wel of niet betaald. Hier gaan spreadsheets het vaakst de mist in: ze bewaren het totaal, niet de tijdlijn.
6. Het papierwerk. De offerte waarmee je akkoord ging, het getekende contract, de factuur. Als een leverancier zegt "zoals afgesproken", wil je dat bestand twee klikken verderop hebben, naast de budgetregel waar het bij hoort.

Als je huidige trouwbudget-spreadsheet de eerste twee goed doet en de andere vier slecht, ben je in goed gezelschap. Precies dat gat vult de rest van dit artikel.

Stap 1: Begin met een sjabloon, niet met een leeg vel

Open in Fotify je bruiloftsevenement, klik in de zijbalk op Planning en kies het sjabloon Bruiloft. Dat zet veertien budgetcategorieën klaar (van Locatie tot Onvoorzien), drie betalerslabels (Partner 1, Partner 2 en Gedeeld) en een checklist die terugloopt vanaf je trouwdag: "Boek de locatie" elf maanden vooraf, "Bevestig de aankomsttijden met alle leveranciers" drie dagen ervoor.

Twee instellingen zijn op dit moment belangrijk:

• Valuta. Eén per evenement. Kies hem voordat je offertes invoert; je kunt hem later via de budgetinstellingen wijzigen, maar bedragen krijgen dan een ander label in plaats van dat ze worden omgerekend.
• Verwachte gasten. Je beste inschatting van het aantal gasten. Dat stuurt de kosten per gast aan totdat echte RSVP's het overnemen.

Voeg een Budgetdoel toe als je er een hebt. Het overzicht laat je op elk moment zien hoeveel je erboven of eronder zit — een veel rustiger manier om daarachter te komen dan een kolom optellen.

Stap 2: Voer schattingen in en laat offertes ze vervangen

Elke categorie bevat budgetregels. Voeg een regel toe voor elke kostenpost zodra je weet dat die bestaat, ook als je alleen nog een schatting hebt:

• Geschat: je inschatting.
• Contractprijs: ingevuld zodra de offerte getekend is. Vanaf dat moment vervangt hij de schatting in alle totalen.
• Wie betaalt en Leverancier: wijs ze allebei meteen toe, zodat de verdeling en het leveranciersoverzicht bij blijven zonder tweede ronde.

Vink bij catering, drank en verhuur Dit zijn kosten per gast aan en vul de prijs per persoon in. Fotify vermenigvuldigt die met je aantal gasten: het aantal gasten dat via je RSVP heeft bevestigd zodra je die hebt, of tot die tijd je verwachte gasten. Als je tante eindelijk haar introducé bevestigt, beweegt de cateringregel met precies één couvert mee, en het verwachte totaal ook.

Een bekende vuistregel is dat locatie en catering samen ongeveer de helft van een trouwbudget opslokken, en dat foto en video, muziek, bloemen en kleding elk grofweg een tiende of minder vragen. Gebruik dat alleen als controle op je schattingen. Je eigen offertes zijn het budget.

Stap 3: Beslis wie wat betaalt (en leg het vast)

De meest ongemakkelijke gesprekken rond een bruiloft zijn de gesprekken over geld die te laat komen. Voer ze vroeg en leg het antwoord vast op elke regel.

De planningshub geeft elk evenement een lijst met Betalers: de standaard Partner 1, Partner 2 en Gedeeld, plus alles wat je zelf toevoegt tot maximaal acht (zijn ouders, haar ouders, het bedrijf, de getuigen). Wijs een betaler toe aan elke budgetregel, en eventueel een andere betaler aan een losse betaling: de locatie is misschien gedeeld, maar de aanbetaling kwam van één rekening.

De kaart Wie betaalt wat op het overzicht doet het rekenwerk dan voor je: verwacht totaal per betaler, hoeveel daarvan is betaald, hoeveel er nog openstaat. Het is het meest geruststellende scherm van de hele hub, omdat het "dat zoeken we later wel uit" verandert in een getal dat jullie allebei zien.

Stap 4: Plan elke aanbetaling en laat de herinneringen het werk doen

Leveranciers willen zelden één betaling. Een fotograaf vraagt misschien een aanbetaling bij het boeken, een tweede termijn drie maanden vooraf en het restbedrag een week ervoor. Voeg die onder elke budgetregel toe als losse betalingen met een label, een bedrag en een vervaldatum.

En stop dan met erover piekeren. Fotify mailt iedereen die de bruiloft meeplant een week voordat en een dag voordat een onbetaalde betaling vervalt, in hun eigen taal, met een link rechtstreeks terug naar het budget. Vink de betaling af als betaald en het bedrag Betaald van de regel, de verdeling per betaler en het overzicht worden in één keer bijgewerkt.

De kaart Volgende betalingen op het overzicht zet op datum wat eraan komt, zodat de check bij de ochtendkoffie een blik is in plaats van een zoektocht door twaalf mails van leveranciers.

Stap 5: Houd leveranciers, contracten en het draaiboek bij elkaar

Elke leverancier krijgt een kaart met een contactpersoon, telefoon, e-mail, website, een status (Aangevraagd, Offerte, Geboekt, Betaald) en een aankomsttijd op de dag zelf. Omdat budgetregels aan leveranciers gekoppeld zijn, zie je vanaf elke kostenpost wie hem levert, en vanaf elke leverancier wat die je kost.

Upload de offerte en het getekende contract naar het tabblad Documenten en koppel ze aan de leverancier en de budgetregel. Contracten, offertes, facturen en inspiratie krijgen elk hun eigen type, zodat "laat me elk getekend contract zien" één klik is.

Als de dag nadert, brengt de Draaiboek-PDF het programma van je uitnodiging samen met de aankomsttijd en contactgegevens van elke leverancier in één document dat je naar de coördinator van de locatie kunt sturen. Het is hetzelfde bestand of je het nu in week één of de avond ervoor exporteert, en het wijkt nooit af van wat er in het budget staat.

Stap 6: Maak de grote keuzes op een beslissingenbord, niet in een appgroep

"Band of dj?" "Villa Aurora of de loft in de stad?" "Buffet of uitgeserveerd?" Deze keuzes leveren de langste berichtenreeksen van elke bruiloft op, en het antwoord belandt alsnog ergens waar niemand het terugvindt.

Het tabblad Beslissingen maakt van elke keuze een kaart: de vraag, tot tien opties met een prijs, voordelen, nadelen, een link en een leverancier, en een stem van jullie allebei. Bespreek het in de reacties onder de kaart. Als jullie eruit zijn, klik je op Kiezen bij de winnaar. Fotify maakt een budgetregel aan met die contractprijs, koppelt de leverancier en zet die op geboekt, allemaal in één stap. De keuze is vastgelegd, begroot en verwerkt in de verdeling per betaler, zonder dat iemand een getal overtypt.

Stap 7: Werk de checklist samen af

Het bruiloftssjabloon zet zo'n twee dozijn taken met datums klaar: het totale budget afspreken, een eerste gastenlijst maken, de locatie boeken, save-the-dates versturen, uitnodigingen bestellen, ontbrekende RSVP's najagen, de tafelindeling maken, het definitieve aantal gasten bij de leveranciers bevestigen, de laatste betalingen doen. Elke taak wordt aan een van jullie toegewezen en gegroepeerd in Achterstallig, Deze week en Later, met een herinneringsmail de dag voor de vervaldatum.

Voeg daarnaast je eigen taken toe. De checklist staat in dezelfde hub als het budget en de leveranciers, zodat "Boek de bloemist" kan worden afgevinkt in dezelfde sessie waarin de aanbetaling voor de bloemist wordt ingepland.

Bonus: laat je AI-assistent het typewerk doen

Als je Claude, ChatGPT of Gemini als AI-evenementenplanner aan Fotify hebt gekoppeld, hoort de planningshub bij wat die kan bedienen. Plak een offerte in de chat en zeg "voeg een aanbetaling van € 2.000 toe aan de locatieregel, te betalen op 1 oktober", vraag "welke betalingen vervallen deze maand?" of "zet het budget om naar euro's", en de assistent voert de wijziging door in je budget. Stemmen op beslissingen en bestanden uploaden blijven in het dashboard, zodat de keuzes altijd van jullie zijn.

De categorieën voor je trouwbudget, als je liever op papier begint

Of je nu de planningshub gebruikt of een spreadsheet: dit zijn de veertien categorieën waarmee het bruiloftssjabloon komt. Neem ze over als je eerste kolom:

Markeer de regels per gast, voeg een kolom "wie betaalt" toe en geef elke regel drie betalingsrijen (aanbetaling, termijn, restbedrag) met vervaldatums. Als dat klinkt als veel kolommen om met de hand bij te houden: dat is precies het punt — de planningshub houdt ze voor je bij.

Volgende stappen

De planningshub zit in het Professional-pakket en hoger en bij elk evenementabonnement (zie prijzen); in de andere pakketten kun je hem openen en met voorbeeldgegevens bekijken. Hij staat naast de rest van de bruiloftstools: digitale uitnodigingen met RSVP die je aantal gasten voeden, de tafelindeling, en de app om bruiloftsfoto's te delen die op de dag zelf de foto's van al je gasten verzamelt.

Maak je evenement aan, klik op Planning, kies het sjabloon Bruiloft en voer het gesprek over wie wat betaalt deze week in plaats van de week voor de bruiloft.