Zo gebruik je de planningshub: gedeeld budget, leveranciers, beslissingen, documenten en checklist

In de planningshub plannen de organisatoren van een evenement het samen. Hij staat naast de gastenlijst, de uitnodiging en de fotogalerij, dus de cijfers die je ziet kloppen altijd: kosten per gast volgen je bevestigde RSVP's, en iedereen die het evenement mee organiseert ziet hetzelfde budget, dezelfde leveranciers en dezelfde takenlijst.

Hij heeft zes tabbladen, getoond als een rij knoppen onder de paginatitel:

Overzicht — het budget in één oogopslag: verwacht totaal, betaald, nog te betalen, volgende betalingen, wie wat betaalt en de voortgang van de checklist.
Budget — categorieën, budgetregels, contractprijzen en een betalingsschema met vervaldatums.
Leveranciers — iedereen met wie je samenwerkt, hun status en hun aankomsttijd op de dag zelf.
Beslissingen — vragen met opties waarover de organisatoren stemmen en reageren, en die daarna budgetregels worden.
Documenten — contracten, offertes, facturen en inspiratie, gekoppeld aan leveranciers en budgetregels.
Checklist — taken met datums en toegewezen personen, klaargezet vanuit een sjabloon voor jouw type evenement.

De planningshub is beschikbaar vanaf het pakket Professional en hoger, en bij elk evenement dat onder een evenementabonnement draait. In de andere pakketten kun je hem openen en elk tabblad met voorbeeldgegevens bekijken (je ziet dan het label "Voorbeeld met voorbeeldgegevens"), zodat je ziet wat hij doet voordat je upgradet.

Wie hem kan gebruiken

De organisator van het evenement en elke geaccepteerde evenementmedewerker krijgen volledige toegang tot de planningshub. Een stel dat samen een bruiloft plant, een gastheer en een medegastheer of een zakelijk team kunnen allemaal hetzelfde budget bewerken, over dezelfde beslissingen stemmen en dezelfde checklist afvinken. Medewerkers krijgen ook de herinneringsmails voor betalingen en taken.

Gasten zien de planningshub nooit. Niets erin is gekoppeld aan de uitnodiging of het fotoalbum.

Zo open je de planningshub

Log in op dashboard.fotify.app.
Controleer of bovenaan de pagina het juiste evenement geselecteerd staat in de evenementkiezer.
Klik op Planning in de linkerzijbalk (het portemonnee-icoon). De planningshub opent op het tabblad Overzicht.
Wissel van tabblad door onder de paginatitel op Overzicht, Budget, Leveranciers, Beslissingen, Documenten of Checklist te klikken. Een rood cijfer op een tabblad betekent dat er iets aandacht nodig heeft: achterstallige betalingen op Budget, open beslissingen op Beslissingen, achterstallige taken op Checklist.

Alles wat je in de planningshub bewerkt, opent in een zijpaneel aan de rechterkant. Elk paneel heeft onderaan een knop Annuleren en een knop Opslaan; sluit het zonder op te slaan met Annuleren of de X in de hoek.

Stap 1: De planningshub instellen

De eerste keer dat je Planning voor een evenement opent, zie je de kaart Stel je planningshub in.

Klik onder Sjabloon op een van de vier opties: Bruiloft, Feest / verjaardag, Zakelijk / conferentie of Ander evenement. Het sjabloon zet je budgetcategorieën, de labels voor wie betaalt en een checklist met datums klaar. Je kunt later alles hernoemen of verwijderen.
Kies in het dropdownmenu Valuta de valuta van het evenement. Eén valuta per evenement; bedragen worden tot op de cent bewaard. Je kunt hem later wijzigen via de budgetinstellingen (zie "De valuta, verwachte gasten, het doel en de betalers wijzigen" hieronder).
Vul bij Verwachte gasten in hoeveel gasten je verwacht. Dit aantal wordt gebruikt voor kosten per gast totdat je RSVP's een aantal gasten bevestigen.
Vul eventueel een Budgetdoel in. Het overzicht laat zien hoe ver je ervan af zit.
Laat Voeg de checklist uit het sjabloon toe, met datums vanaf de evenementdag aangevinkt om een takenlijst te krijgen die terugloopt vanaf je evenementdatum.
Klik op Planningshub aanmaken. De hub opent op het tabblad Overzicht.

De sjablonen zetten deze budgetcategorieën klaar:

Sjabloon	Categorieën
Bruiloft	Locatie, Catering & drankjes, Foto & video, Muziek & entertainment, Bloemen & decoratie, Kleding & beauty, Uitnodigingen & drukwerk, Vervoer, Verhuur, Taart & desserts, Ringen & cadeaus, Bedankjes, Ceremonie & ceremoniemeester, Onvoorzien
Feest / verjaardag	Locatie, Eten & drinken, Muziek & entertainment, Decoratie, Foto & video, Taart & desserts, Uitnodigingen, Bedankjes & cadeaus, Verhuur, Onvoorzien
Zakelijk / conferentie	Locatie, Catering, AV & productie, Sprekers & talent, Marketing & bewegwijzering, Reis & verblijf, Foto & video, Relatiegeschenken & drukwerk, Personeel, Registratie & techniek, Onvoorzien
Ander evenement	Locatie, Eten & drinken, Entertainment, Decoratie, Foto & video, Overig, Onvoorzien

Stap 2: Het budget opbouwen

Klik op het tabblad Budget. Elke categorie is een uitklapbaar blok; klik op de naam van een categorie om de budgetregels uit of in te klappen.

Een budgetregel toevoegen

Klap de categorie uit waar de kosten bij horen (bijvoorbeeld Locatie).
Klik onderaan de categorie op + Budgetregel toevoegen. Het paneel Budgetregel toevoegen opent.
Vul een Naam in (bijvoorbeeld "Huur Villa Aurora").
Controleer het dropdownmenu Categorie; wijzig het als de regel ergens anders hoort.
Vul het bedrag bij Geschat in — je schatting zolang je nog geen offerte hebt.
Zodra je een getekende offerte hebt, vul je de Contractprijs in. Zodra die is ingevuld, vervangt hij de schatting in alle totalen.
Vink Dit zijn kosten per gast aan voor catering, open bar, verhuur of alles wat per persoon wordt berekend. De bedragen die je hebt ingevuld gelden dan per gast en worden automatisch vermenigvuldigd met je aantal gasten (zie hieronder).
Kies bij Wie betaalt een van je betalerslabels (bijvoorbeeld Partner 1, Partner 2, Gedeeld), of laat Niet toegewezen staan.
Kies bij Leverancier de leverancier die het levert, of laat Geen leverancier staan.
Voeg Notities toe als je iets over de offerte wilt onthouden.
Klik op Opslaan.

Een budgetregel bewerken of verwijderen

Om te bewerken klik je rechts van de regel op het potloodicoon, wijzig je de velden en klik je op Opslaan.
Om te verwijderen klik je rechts van de regel op het prullenbakicoon en bevestig je. Met de regel verdwijnen ook de bijbehorende betalingen.

Verwacht, betaald en openstaand

Elke regel toont Geschat, Contract en Betaald; elke categorie en het Overzicht tellen ze op tot:

Verwacht — wat de regel gaat kosten: de contractprijs als die er is, anders de schatting, bij regels per gast vermenigvuldigd met het aantal gasten. Een regel komt nooit lager uit dan wat je al hebt betaald.
Betaald — de som van de betalingen die je als betaald hebt gemarkeerd.
Openstaand — verwacht min betaald.

Het tabblad Overzicht vergelijkt het verwachte totaal met je budgetdoel en splitst het per categorie en per betaler.

Het aantal gasten voor regels per gast

Voor kosten per gast wordt dit aantal gasten gebruikt:

Het aantal gasten dat via je RSVP's is bevestigd (geaccepteerde en ingecheckte gezelschappen), zodra je die hebt.
Anders het aantal bij Verwachte gasten uit je instellingen.

Terwijl de RSVP's binnenkomen, beweegt het verwachte totaal vanzelf mee. De kaart Aantal gasten op het Overzicht laat zien of het Bevestigd via RSVP's of Verwacht (nog geen RSVP's) is.

Een categorie toevoegen, hernoemen of verwijderen

Om er een toe te voegen klik je rechtsboven op het tabblad Budget op Categorie toevoegen, vul je de Categorienaam in en klik je op Opslaan.
Om er een te hernoemen klik je op het potloodicoon naast de categorienaam, wijzig je de naam en klik je op Opslaan.
Om er een te verwijderen klik je op het prullenbakicoon naast de categorienaam en bevestig je. Een categorie kan pas worden verwijderd als er geen regels meer in staan; verplaats of verwijder eerst de regels.

De valuta, verwachte gasten, het doel en de betalers wijzigen

Klik op het tabblad Budget rechtsboven op Instellingen. Het paneel Instellingen opent.
Om de valuta te wijzigen vervang je de code van 3 letters bij Valuta (bijvoorbeeld EUR, GBP, USD). Bedragen krijgen een ander label, ze worden niet omgerekend: een regel van 1.000 blijft 1.000 in de nieuwe valuta.
Wijzig Verwachte gasten of het Budgetdoel in hetzelfde paneel.
Bewerk onder Betalers een naam ter plekke, klik op het prullenbakicoon om er een te verwijderen, of klik op + Betaler toevoegen om er een toe te voegen (maximaal 8). Betalers zijn de mensen of groepen die kosten op zich kunnen nemen: partners, families, het bedrijf.
Klik op Opslaan.

Stap 3: Betalingen inplannen en herinneringen krijgen

Elke budgetregel heeft zijn eigen betalingsschema.

Een betaling toevoegen

Klik op het tabblad Budget op de link met de betalingen onder een regel (er staat Geen betalingen, 1 betaling, 2 betalingen...). De betalingen van die regel klappen eronder uit.
Klik op + Betaling toevoegen. Het paneel Betaling toevoegen opent met de naam van de regel in de titel.
Vul een Label in (Aanbetaling, Tweede termijn, Restbedrag...).
Vul het Bedrag in.
Kies de Vervaldatum. Dat is een kalenderdag in de tijdzone van je locatie. Iedereen die meeplant krijgt een e-mail een week en een dag vooraf.
Wie betaalt neemt standaard de betaler van de regel over; wijzig het als iemand anders deze termijn betaalt.
Vink Al betaald aan als je een betaling vastlegt die je in het verleden hebt gedaan.
Klik op Opslaan.

Een betaling als betaald markeren

Vink het selectievakje voor de betaling aan. Het bedrag Betaald van de regel en het Overzicht worden meteen bijgewerkt. Vink het uit om het ongedaan te maken.

Een betaling bewerken of verwijderen

Klik rechts van de betaling op het potloodicoon om hem te wijzigen, of op het prullenbakicoon om hem te verwijderen (bevestig het venster).

Herinneringsmails

Fotify mailt de organisator en elke geaccepteerde medewerker:

een week voordat een onbetaalde betaling vervalt, en
een dag voordat hij vervalt.

Voor elke betaling wordt maximaal twee keer herinnerd. Een betaling als betaald markeren of de vervaldatum wijzigen zet de herinneringen terug. De e-mail somt elke betaling en taak op die vervalt, met een link terug naar de planningshub. De kaart Volgende betalingen op het Overzicht toont dezelfde lijst; klik daar op Open budget om naar het tabblad Budget te springen.

Stap 4: Je leveranciers op één plek

Klik op het tabblad Leveranciers. Dat is je overzicht van iedereen met wie je samenwerkt.

Een leverancier toevoegen

Klik rechtsboven op Leverancier toevoegen. Het paneel Leverancier toevoegen opent.
Vul de Naam van de leverancier in (verplicht) en een Categorie (catering, fotografie, bloemen...).
Kies een Status:
- Aangevraagd — je hebt contact gezocht.
- Offerte — je hebt een prijs.
- Geboekt — het contract is getekend.
- Betaald — alles is afgerekend.
Vul de Contactpersoon, Telefoon, E-mail en Website in die je hebt.
Zet Aankomst op de dag zelf op de datum en tijd waarop de leverancier op locatie wordt verwacht, in de lokale tijd van de locatie. Dat wordt op het draaiboek afgedrukt.
Voeg Notities toe en klik op Opslaan.

Een leverancier bewerken, filteren of verwijderen

Klik op het potloodicoon op een leverancierskaart om hem te bewerken en daarna op Opslaan.
Gebruik bovenaan het dropdownmenu Filter op status (Alle statussen, Aangevraagd, Offerte, Geboekt, Betaald) om de lijst te beperken.
Klik op het prullenbakicoon op een leverancierskaart en bevestig om hem te verwijderen. Budgetregels en documenten die eraan gekoppeld waren blijven bestaan; ze verliezen alleen de koppeling.

Leveranciers kunnen worden gekoppeld aan budgetregels, beslissingsopties en documenten, zodat je vanaf elke budgetregel ziet wie het levert.

Draaiboek-PDF

Klik bovenaan het tabblad Leveranciers op Draaiboek-PDF om één document te downloaden met het programma van je uitnodiging en de aankomsttijd en contactgegevens van elke leverancier, klaar om te delen met de locatie en je leveranciers. De knop is uitgeschakeld totdat je minstens één leverancier hebt.

Stap 5: Samen beslissen op het beslissingenbord

Klik op het tabblad Beslissingen. Dat is voor de keuzes die je als groep maakt: welke locatie, band of dj, buffet of uitgeserveerd diner.

Een beslissing aanmaken

Klik rechtsboven op Nieuwe beslissing. Het paneel Nieuwe beslissing opent.
Vul de Vraag in (bijvoorbeeld "Welke locatie zullen we boeken?") en eventueel wat Context.
Vul Optie 1, Optie 2 enzovoort in: elke optie heeft een titel, een Prijs, Voordelen, Nadelen, een Link en een Leverancier. Klik op Optie toevoegen voor meer (maximaal 10).
Klik op Opslaan. De beslissing verschijnt in de lijst als Open.

Stemmen en bespreken

Klik op een beslissingskaart om hem te openen.
Klik op Stemmen onder de optie die jouw voorkeur heeft. Je kunt per beslissing op één optie stemmen; klik op Stem intrekken om hem terug te nemen of op een andere optie te stemmen. De kaart toont hoeveel stemmen elke optie heeft en bij die van jou staat Jij hebt gestemd.
Scroll naar Discussie onderaan, typ bij Reactie toevoegen en klik op Plaatsen. De schrijver van een reactie en de organisator kunnen hem verwijderen met het prullenbakicoon.
Klik binnen de beslissing op Optie toevoegen om later opties toe te voegen, of op het prullenbakicoon naast een optie om hem te verwijderen.

De winnaar kiezen

Open de beslissing en klik op Kiezen onder de winnende optie. De bevestiging "..." kiezen opent.
Kies onder Toevoegen aan het budget als een budgetcategorie om een budgetregel aan te maken met de contractprijs van de optie, gekoppeld aan de leverancier. De leverancier wordt tegelijk op Geboekt gezet. Kies Geen budgetregel toevoegen als je alleen de keuze wilt vastleggen.
Klik op Keuze bevestigen. De beslissing gaat naar de groep Beslist en toont Gekozen: ....

Als je van gedachten verandert, open je de beslissing en klik je op Heropenen. De budgetregel die is aangemaakt blijft staan; verwijder hem via het tabblad Budget als je hem niet meer nodig hebt. Om een beslissing helemaal te verwijderen, open je hem en klik je op het prullenbakicoon in de kop van het paneel.

Stap 6: Contracten, offertes en inspiratie bewaren

Klik op het tabblad Documenten.

Een document uploaden

Sleep bestanden naar het vlak Sleep bestanden hierheen of klik om te uploaden, klik erop om bestanden te kiezen, of klik rechtsboven op Uploaden.
Toegestane bestanden: PDF, afbeeldingen, Word, Excel en tekst, tot 25 MB per bestand. Een melding bevestigt Documenten geüpload.
Elk evenement heeft een opslagruimte voor planningsdocumenten die van het pakket afhangt; de balk bovenaan het tabblad laat zien hoeveel ervan is gebruikt.

Een document labelen

Klik op het potloodicoon op het document. Het paneel Document bewerken opent.
Wijzig eventueel de Bestandsnaam.
Kies een Type: Contract, Offerte, Factuur, Inspiratie of Overig.
Koppel het aan een Leverancier en aan een Budgetregel, zodat het getekende contract naast de regel staat waar het bij hoort.
Klik op Opslaan.

Downloaden, filteren of verwijderen

Klik op Downloaden bij een document om een kortlopende link naar het originele bestand te openen. Bestanden zijn privé voor de organisatoren.
Gebruik bovenaan het dropdownmenu Filter op type om alleen contracten, offertes, facturen, inspiratie of overige bestanden te tonen.
Klik op het prullenbakicoon en bevestig om een document te verwijderen.

Documenten worden samen met de andere bestanden van het evenement verwijderd zodra de galerijtoegang afloopt.

Stap 7: De checklist afwerken

Klik op het tabblad Checklist. Taken zijn gegroepeerd in Achterstallig, Deze week, Later en Geen datum, met bovenaan een voortgangsbalk waarin bijvoorbeeld 3 van 12 klaar staat.

Een taak afronden

Vink het selectievakje voor de taak aan. Afgeronde taken verdwijnen uit de lijst; vink bovenaan Toon afgeronde aan om ze in een groep Klaar te zien, en vink een taak uit om hem weer te openen.

Een taak toevoegen

Klik rechtsboven op Taak toevoegen. Het paneel Taak toevoegen opent.
Vul de titel bij Taak in.
Kies een Vervaldatum (optioneel) en voeg Notities toe.
Kies bij Toegewezen aan de organisator of een geaccepteerde medewerker, of laat Niet toegewezen staan.
Klik op Opslaan.

Klik op het potloodicoon bij een taak om hem te bewerken, of op het prullenbakicoon om hem te verwijderen.

Sjabloontaken toevoegen

Kies in het dropdownmenu bovenaan het tabblad Checklist een sjabloon: Bruiloft, Feest / verjaardag, Zakelijk / conferentie of Ander evenement.
Klik op Sjabloontaken toevoegen. Alleen taken die je nog niet hebt worden toegevoegd, en een melding vertelt je hoeveel.

Sjabloontaken krijgen datums die teruglopen vanaf je evenementdag: het bruiloftssjabloon zet bijvoorbeeld "Boek de locatie" 11 maanden vooraf en "Bevestig de aankomsttijden met alle leveranciers" 3 dagen ervoor.

Iedereen die meeplant krijgt een e-mail de dag voordat een taak vervalt.

Exporteren

Rechtsboven op het tabblad Budget:

Klik op CSV om elke budgetregel te downloaden met categorie, leverancier, betaler en de geschatte, gecontracteerde, verwachte, betaalde en openstaande bedragen.
Klik op Betalingen-CSV om elke ingeplande en betaalde betaling te downloaden met vervaldatum en status.
Klik op PDF om een printbare budgetsamenvatting per categorie te downloaden.

Klik bovenaan het tabblad Leveranciers op Draaiboek-PDF voor het hierboven beschreven draaiboek voor de dag zelf.

De planningshub gebruiken vanuit een AI-assistent

Als je een AI-assistent hebt gekoppeld zoals Claude of ChatGPT aan Fotify, kan die het meeste hiervan voor je doen:

de planningshub instellen vanaf een sjabloon, en de valuta, verwachte gasten, het budgetdoel en de betalers wijzigen;
het budgetoverzicht en het volledige budget lezen;
budgetregels toevoegen, bijwerken en verwijderen, en betalingen toevoegen of bijwerken (ook als betaald markeren);
leveranciers opsommen, toevoegen en bijwerken;
beslissingen opsommen, nieuwe aanmaken met hun opties en de winnaar kiezen (met of zonder budgetregel);
taken op de checklist opsommen, toevoegen en bijwerken (ook afronden).

Vraag bijvoorbeeld "voeg een aanbetaling van € 2.000 toe aan de locatieregel, te betalen op 1 oktober", "welke betalingen vervallen deze maand?" of "zet het budget om naar euro's". Documenten uploaden en op beslissingen stemmen doe je in het dashboard.

Veelgestelde vragen

Q: In welke pakketten zit de planningshub? A: Hij zit in het pakket Professional en hoger, en bij elk evenement dat onder een evenementabonnement wordt aangemaakt. In de andere pakketten kun je de hub openen en met voorbeeldgegevens bekijken, en de upgradekaart verwijst naar het pakket dat hem ontgrendelt.

Q: Kan mijn partner het budget ook bewerken? A: Ja. Nodig hem of haar uit als evenementmedewerker. Geaccepteerde medewerkers hebben in de planningshub dezelfde toegang als jij en krijgen de herinneringsmails.

Q: Kan ik de valuta wijzigen nadat ik de hub heb ingesteld? A: Ja. Klik op het tabblad Budget op Instellingen, vervang de code van 3 letters bij Valuta en klik op Opslaan. Elke ISO-valutacode werkt (EUR, GBP, USD, ARS, ILS...). Bestaande bedragen houden hun getallen en krijgen alleen een ander label, dus wijzig het liefst voordat je je offertes invoert.

Q: Waarom is mijn verwachte totaal vanzelf veranderd? A: Regels per gast worden vermenigvuldigd met je bevestigde aantal gasten. Als meer gasten de uitnodiging accepteren, gaan catering en andere kosten per gast navenant omhoog. De kaart Aantal gasten op het Overzicht laat zien of het getal uit de RSVP's of uit je verwachte gasten komt.

Q: Wanneer worden herinneringsmails verstuurd? A: Een week en een dag voor de vervaldatum van een onbetaalde betaling, en de dag voor de vervaldatum van een taak. Herinneringen gaan naar de organisator en elke geaccepteerde medewerker, in hun eigen taal.

Q: Zien gasten hier iets van? A: Nee. De planningshub is alleen zichtbaar voor de organisatoren van het evenement.

Q: Wat gebeurt er met documenten als het evenement voorbij is? A: Ze worden samen met de foto's van het evenement verwijderd zodra de galerijtoegang van je pakket afloopt. Download alles wat je wilt bewaren voor die tijd.

Q: Kan ik het budget naar een spreadsheet exporteren? A: Ja. Klik op het tabblad Budget op CSV voor alle regels of op Betalingen-CSV voor alle betalingen, plus PDF voor een printbare samenvatting.

Q: Waarom is de knop Draaiboek-PDF uitgeschakeld? A: Er is minstens één leverancier nodig. Voeg je eerste leverancier toe op het tabblad Leveranciers en de knop wordt beschikbaar.