Jak zbierać imiona i nazwiska gości podczas RSVP
Funkcja Zbieranie imion i nazwisk gości pozwala zebrać imię i nazwisko każdej osoby, którą zaproszony gość przyprowadza — nie tylko liczbę osób. To idealne rozwiązanie, gdy potrzebujesz pełnej listy uczestników (winietki, zestawienia dla cateringu, identyfikatory, check-in na liście gości), ale nie potrzebujesz pełnego planu stołów.
Jeśli później zdecydujesz, że jednak chcesz rozsadzić gości, po prostu otwórz stronę Seating — każde imię i nazwisko, które już zebrano, stanie się nieprzypisanym gościem gotowym do przeciągnięcia na stół. Bez ponownego zbierania, bez utraty danych.
Włączanie zbierania imion i nazwisk gości
Zbieranie imion i nazwisk gości jest domyślnie włączone (ON) dla nowych zaproszeń. Aby to sprawdzić lub zmienić:
- Przejdź do panelu wydarzenia na stronie dashboard.fotify.app
- Wybierz swoje wydarzenie i kliknij "Invitation" na pasku bocznym
- Otwórz kartę "Details"
- Znajdź "Collect Guest Names" w sekcji Ustawienia wydarzenia
- Przełącz na ON lub OFF
Gdy opcja jest włączona, każdy gość, który wysyła RSVP (przez link z zaproszenia lub publiczny formularz rejestracji), jest proszony o podanie imienia i nazwiska każdej osoby w swojej grupie.
Co widzą goście
Po włączeniu tej opcji formularz RSVP dopasowuje się do liczby osób, które gość przyprowadza:
- Akceptuje w pojedynkę — uzupełnia swoje imię i nazwisko, jak zwykle
- Przyprowadza osoby towarzyszące — pojawia się nowa sekcja z wierszem na imię i nazwisko dla każdego dodatkowego uczestnika
- Odrzuca zaproszenie — pola na imiona i nazwiska nie są wyświetlane
Imię i nazwisko są wymagane dla każdej pozycji, dzięki czemu zawsze uzyskujesz kompletną listę uczestników.
Jeśli wcześniej wpisałeś(-aś) już imiona i nazwiska dla grupy (ze strony Guests lub strony Seating), formularz pokazuje je wstępnie uzupełnione. Imiona i nazwiska, które gość zachowa, to osoby, które przyjdą; każda osoba, którą usunie — lub pominie, zmniejszając liczebność grupy — pozostaje na Twojej liście gości oznaczona jako nieobecna, dzięki czemu przypisane wcześniej miejsce nigdy nie zostaje po cichu przydzielone komuś innemu, a nic z tego, co wpisałeś(-aś), nie ginie. Ponowne zwiększenie liczebności grupy przywraca te osoby z powrotem, z ich imionami i nazwiskami.
Gdzie pojawiają się zebrane imiona i nazwiska
Wszystkie przechwycone imiona i nazwiska są dostępne w całym panelu:
- Strona Guests — rozwijane podwiersze — każda grupa składająca się z 2 lub więcej osób ma obok głównego nazwiska strzałkę (chevron). Kliknij ją, aby rozwinąć wiersz i zobaczyć każdą osobę towarzyszącą wypisaną poniżej, z odznaką “+1” przy każdej osobie, oraz odznaką "Nie przyjdzie" przy każdej osobie, którą gość pominął w swoim potwierdzeniu. Mała ikona ołówka przy każdym podwierszu przenosi bezpośrednio do edycji tej osoby
- Strona Guests — wyszukiwanie — pasek wyszukiwania dopasowuje także imiona osób towarzyszących, więc wpisanie „Jane” znajdzie zaproszenie, do którego jest przypisana, nawet jeśli głównym gościem jest „Sarah Smith”. Dopasowane wiersze rozwijają się automatycznie, a dopasowane imię jest podświetlane
- Eksport listy gości do Excela/CSV — gdy przechwytywanie imion jest włączone, oba eksporty do arkuszy kalkulacyjnych zyskują kolumnę Plus Ones, w której każdy gość niebędący głównym gościem jest oddzielony znakiem kreski pionowej (np.
John Doe | Jane Doe | Kid Smith). Bezproblemowo działa przy ponownym imporcie do arkuszy kalkulacyjnych - Eksport listy gości do PDF — każda osoba towarzysząca pojawia się jako wcięty podwiersz pod głównym zaproszeniem
- Strona Attendance verification — gdy grupa jest skanowana przy wejściu, personel ochrony zaznacza każdą osobę osobno w momencie jej przybycia, z indywidualnymi znacznikami czasu
- Strona Seating — każda osoba z imieniem i nazwiskiem pojawia się jako nieprzypisany żeton, gotowy do rozsadzenia
Możesz też samodzielnie uzupełnić imiona i nazwiska na stronie Guests, jeśli już wiesz, kto przyjdzie z każdym zaproszonym.
Powiązanie z funkcją Seating
Zbieranie imion i nazwisk gości oraz strona Seating działają na tych samych danych — to po prostu dwa różne sposoby ich wykorzystania.
| Ustawienie | Imiona i nazwiska włączone (domyślnie) | Imiona i nazwiska wyłączone |
|---|---|---|
| Goście wpisują imiona i nazwiska podczas RSVP | Tak | Nie — tylko liczebność ich grupy |
| Plan miejsc / przeciągnij i upuść | Każda osoba pojawia się z imieniem i nazwiskiem | Osoby towarzyszące pojawiają się jako numerowane symbole zastępcze (np. „Maria G. x2”) |
| Zmiana nazw osób na stronie Seating | W dowolnym momencie | W dowolnym momencie — możesz samodzielnie uzupełnić imiona i nazwiska |
Kluczowe działanie:
- Zbieranie imion i nazwisk gości jest niezależne od funkcji miejsc (Seating) — to wolny wybór, domyślnie włączony, a my po prostu zalecamy pozostawienie go włączonym, jeśli planujesz korzystać ze stołów (panel wyświetla wtedy małe przypomnienie, gdy opcja jest wyłączona).
- Możesz zacząć prosto od samego Zbierania imion i nazwisk gości, a potem rozpocząć planowanie miejsc później — każde już zebrane imię i nazwisko zostaje zachowane i pojawia się jako nieprzypisany żeton.
- To, czy goście widzą swój stół w zaproszeniu, kontroluje osobny przełącznik — Table Assignments na karcie Details w sekcji Invitation.
Kiedy użyć każdej opcji
Użyj tylko Zbierania imion i nazwisk gości, jeśli chcesz:
- Pełnej listy uczestników dla cateringu, identyfikatorów lub check-in
- Spersonalizowanych winietek bez formalnego planu stołów
- Zaplanować miejsca nieformalnie (np. na papierze) na podstawie wyeksportowanej listy gości
Użyj strony Seating (najlepiej razem ze Zbieraniem imion i nazwisk gości), jeśli chcesz:
- Wizualnego planu stołów z funkcją przeciągnij i upuść
- Limitów miejsc przy stołach i oznaczeń kolorami statusu RSVP
- Aby goście widzieli przypisany stół w zaproszeniu
Najczęściej zadawane pytania
P: Włączyłem(-am) Zbieranie imion i nazwisk gości po tym, jak część gości już wysłała RSVP. Czy otrzymam imiona i nazwiska ich osób towarzyszących? O: Istniejące RSVP zachowują imiona i nazwiska, które zostały przesłane (imię i nazwisko głównego gościa zawsze jest dostępne). Nowe RSVP oraz edycje RSVP od dotychczasowych gości będą od tej pory zawierać imiona i nazwiska osób towarzyszących. Możesz też samodzielnie uzupełnić brakujące dane na stronie Guests.
P: Czy mogę wyłączyć Zbieranie imion i nazwisk gości po jego włączeniu? O: Tak, w dowolnym momencie — nawet jeśli korzystasz z funkcji miejsc (Seating). Już zebrane imiona i nazwiska zostają zachowane, a nowe RSVP po prostu przestają o nie pytać. Gdy ta opcja jest wyłączona, osoby towarzyszące pojawiają się na planie miejsc jako numerowane symbole zastępcze, które możesz samodzielnie nazwać.
P: Czy ukrycie przypisań do stołów przed gośćmi usunie zebrane imiona i nazwiska? O: Nie. Imiona i nazwiska gości oraz plany miejsc są zawsze zachowywane. Przełącznik Table Assignments kontroluje wyłącznie to, co widzą goście w zaproszeniu — dane pozostają przypisane do RSVP.
P: Czy imiona i nazwiska gości są widoczne dla innych gości? O: Nie. Imiona i nazwiska poszczególnych osób są widoczne wyłącznie w panelu organizatora oraz w zaproszeniu danego gościa (gdzie może on edytować własną grupę).
P: Czy Zbieranie imion i nazwisk gości zastępuje licznik osób towarzyszących? O: Nie — te funkcje działają razem. Goście nadal wybierają, ile osób przyprowadzają, a następnie proszeni są o podanie imienia i nazwiska każdej z nich.
P: Czy to działa z publicznym formularzem rejestracji? O: Tak. Zawsze gdy Zbieranie imion i nazwisk gości jest włączone, publiczny formularz rejestracji prosi o imię i nazwisko każdej osoby towarzyszącej.
Czy ten artykuł był pomocny?