Jak korzystać z Zarządzania stołami do planowania miejsc

Zarządzanie stołami pomaga uporządkować rozmieszczenie miejsc na Twoim wydarzeniu. Wszyscy goście są wczytywani automatycznie po otwarciu karty Stoły — z oznaczeniem kolorami według statusu RSVP — dzięki czemu możesz od razu zacząć planowanie. Twórz stoły, przeciągaj gości, aby przypisać im miejsca, edytuj imiona i nazwiska na bieżąco oraz pozwól gościom zobaczyć przydział bezpośrednio w zaproszeniu.

Włączanie Zarządzania stołami

Zanim utworzysz stoły, musisz włączyć tę funkcję:

Przejdź do panelu wydarzenia na stronie dashboard.fotify.app
Wybierz wydarzenie i kliknij "RSVP" w pasku bocznym
Przejdź do karty "Details"
Znajdź "Table Management" w sekcji ustawień wydarzenia (Event Settings)
Przełącz na ON

Po włączeniu w nawigacji RSVP pojawi się nowa karta "Tables".

Uwaga: Włączenie Zarządzania stołami automatycznie włącza Collect Guest Names (i blokuje tę opcję w trybie włączonym), aby każdą osobę można było zidentyfikować na potrzeby usadzania. Jeśli potrzebujesz tylko listy uczestników, a nie planu miejsc, użyj samodzielnie opcji Collect Guest Names — Stoły możesz włączyć później bez utraty danych.

Tworzenie stołów

Dodawanie nowego stołu

Kliknij kartę "Tables"
Kliknij "Create Table"
Uzupełnij dane stołu:
- Table Number - Unikalny numer stołu (wymagane)
- Alias - Opcjonalna, przyjazna nazwa, np. "VIP", "Family" lub "Friends"
- Capacity - Maksymalna liczba miejsc przy tym stole
Kliknij "Create"

Właściwości stołu

Właściwość	Wymagane	Opis
Number	Tak	Unikalny identyfikator (1, 2, 3 itd.)
Alias	Nie	Przyjazna nazwa wyświetlana gościom
Capacity	Tak	Maksymalna liczba dostępnych miejsc

Edytowanie stołów

Aby zmodyfikować stół:

Znajdź kartę stołu w zakładce Tables
Kliknij ikonę Edit (ołówek)
Zaktualizuj szczegóły
Kliknij "Save"

Usuwanie stołów

Kliknij ikonę Delete (kosz) na karcie stołu
Potwierdź usunięcie

Jeśli do stołu są przypisani goście, zostaną przeniesieni do puli nieprzypisanych.

Przypisywanie gości do stołów

Automatyczne wczytywanie gości

Po otwarciu karty Stoły wszyscy goście wczytują się automatycznie — bez ręcznej konfiguracji. Goście są tworzeni na podstawie Twojej listy RSVP:

Goście z statusem Accepted/Attended — wczytywani z potwierdzoną liczebnością grupy
Goście Pending (bez odpowiedzi) — wczytywani z liczbą zaproszonych osób, aby umożliwić planowanie z wyprzedzeniem
Goście Declined — widoczni jako pojedynczy wpis, aby mieć pełny obraz sytuacji

Oznacza to, że możesz włączyć stoły w dowolnym momencie — nawet po tym, jak wszyscy goście już RSVP — a wszyscy pojawią się od razu.

Kolorowe oznaczenie statusu RSVP

Każdy „chip” gościa jest oznaczony kolorem, aby na pierwszy rzut oka było widać status RSVP:

🟢 Zielony — Accepted / Attended
🔵 Niebieski — Pending (jeszcze bez odpowiedzi)
🔴 Czerwony (przygaszony) — Declined

Użyj pigułek filtrowania nad listą gości, aby wyświetlić tylko wybrany status. Na przykład kliknij zieloną pigułkę, aby podczas przypisywania stołów widzieć wyłącznie potwierdzonych gości.

Wyświetlanie osób towarzyszących (plus-one)

Goście z nienazwanymi osobami towarzyszącymi są pokazywani jako imię głównego gościa z numerem:

Maria G. — główny gość
Maria G. x2 — druga osoba w grupie Marii
Maria G. x3 — trzecia osoba

Po uzupełnieniu prawdziwych imion i nazwisk będą wyświetlane standardowo (np. "Carlos R.").

Używanie przeciągania i upuszczania

Najprostszy sposób przypisywania gości to przeciągnij i upuść:

Znajdź gości w sekcji "Unassigned" po lewej stronie
Przeciągnij chip gościa na wybrany stół
Upuść gościa na kartę stołu

Stół pokaże aktualne zapełnienie (np. "6/8").

Używanie okna przypisania (Assign Modal)

Kliknij dowolne nazwisko gościa, aby otworzyć okno przypisania, w którym możesz:

Edytować imię i nazwisko — zmienić imię i nazwisko bezpośrednio (świetne do zmiany "Guest 2" na prawdziwą osobę)
Zobaczyć, do kogo należy — dla osób towarzyszących okno pokazuje "Guest of [Main Guest Name]"
Wybrać stół — wybrać z listy stołów poniżej
Kliknąć Save, aby potwierdzić zmiany, lub Cancel, aby je odrzucić

Usuwanie przypisań

Aby odpiąć gościa od stołu:

Znajdź gościa przy przypisanym stole
Przeciągnij go z powrotem do obszaru "Unassigned"
Albo kliknij nazwisko gościa i wybierz w oknie "Remove from table"

Projektowanie sali na mapie

Poza widokiem listy, widok Mapy pozwala rozmieścić stoły na dwuwymiarowym planie, który odpowiada rzeczywistemu układowi sali. Przełączaj się między Grid i Map za pomocą przełącznika u góry karty Tables.

Co możesz zrobić na mapie

Umieszczać stoły w dowolnym miejscu metodą przeciągnij i upuść.
Wybierać kształty stołów — Round, Square, Rectangle lub Oval.
Zmieniać rozmiar i obracać każdy stół, aby odzwierciedlić układ sali.
Dodawać ściany, aby wyznaczać pomieszczenia, przegrody lub strefę sceny.
Dodawać etykiety dla punktów orientacyjnych, takich jak "Dance Floor", "Bar" lub "Stage".
Sadzić gości przeciągając ich z panelu bezpośrednio na stół.
Przejść do pełnego ekranu, aby planować bez rozpraszaczy podczas przygotowań.

Umieszczanie stołu

Nowe stoły startują w panelu Unplaced po prawej stronie mapy.

Kliknij "Add table" na pasku narzędzi, aby utworzyć stół (lub skorzystaj z istniejącego procesu Create Table).
Znajdź go w panelu Unplaced po prawej.
Naciśnij i przeciągnij stół w dowolne miejsce na plan.
Użyj uchwytów w kolorze marki na zaznaczonym stole, aby zmienić rozmiar (prawy dolny róg) lub obrócić (u góry).

Aby usunąć stół z mapy bez kasowania go, zaznacz stół i kliknij "Unplace" — wróci do panelu Unplaced.

Zmiana kształtu, rozmiaru i obrotu

Kliknij dowolny stół, aby otworzyć prawy panel boczny i dostosować:

Shape — wybierz Round, Square, Rectangle lub Oval. Zmiana kształtu resetuje rozmiar do sensownej wartości domyślnej.
Size — przeciągnij suwaki W/H lub złap uchwyt zmiany rozmiaru na samym stole.
Rotation — przeciągnij suwak lub użyj uchwytu obrotu nad stołem.

Dodawanie ścian

Ściany to konfigurowalne prostokąty przydatne do obrysowania struktury obiektu.

Kliknij "Add wall" na pasku narzędzi — nowa ściana pojawi się na środku widocznego obszaru.
Przeciągnij ją na właściwe miejsce.
Zaznacz ją, aby ustawić Length (długość) oraz suwak Thickness.
Obróć ją, aby uzyskać ściany ukośne lub pod kątem.

Dodawanie etykiet

Etykiety to edytowalne adnotacje tekstowe.

Kliknij "Add label" na pasku narzędzi — etykieta pojawi się z tekstem domyślnym i od razu przejdzie do trybu edycji.
Wpisz nazwę obszaru (np. "Dance Floor", "Bar", "Buffet").
Naciśnij Enter lub kliknij poza etykietą, aby zapisać.
Kliknij dwukrotnie dowolną istniejącą etykietę, aby edytować ją ponownie, albo zmień tekst w prawym panelu bocznym.
Dostosuj rozmiar i obrót tak samo jak w przypadku stołów.

Sadzenie gości na mapie

Lewy panel wyświetla wszystkich nieprzypisanych gości.

Naciśnij i przeciągnij nazwisko gościa z lewego panelu.
Najedź na docelowy stół — podświetli się na zielono, gdy miejsce jest prawidłowe.
Puść, aby przypisać gościa. Komunikat (toast) poinformuje, jeśli stół osiągnął maksymalną pojemność.

Aby „odsadzić” gościa:

Kliknij stół na mapie, aby otworzyć panel boczny.
Najedź na gościa, którego chcesz usunąć.
Kliknij ×, które pojawi się obok jego nazwiska. Natychmiast wróci do panelu nieprzypisanych.

Sterowanie mapą

Sterowanie	Działanie
Przeciągnij puste tło	Przesuwa plan sali
Ctrl + scroll	Powiększa i pomniejsza wokół kursora
Grid toggle	Pokazuje lub ukrywa siatkę wyrównania
Snap toggle	Podczas przeciągania przyciąga stoły i elementy do siatki
Fit view	Automatycznie kadruje wszystko, co zostało umieszczone
Fullscreen	Rozszerza mapę na cały ekran na dzień przygotowań
Delete / Backspace	Usuwa zaznaczoną ścianę lub etykietę
Escape	Czyści zaznaczenie

Wskazówka: Dodanie stołu w trybie pełnoekranowym automatycznie przenosi Cię z powrotem do dashboardu, aby można było uzupełnić nazwę stołu i jego pojemność.

Zarządzanie imionami i nazwiskami poszczególnych gości

Gdy goście potwierdzają udział (RSVP) dla kilku osób w swojej grupie (plus-ones), musisz wiedzieć, kim jest każda z nich, aby przypisać miejsca przy stołach. Istnieją trzy sposoby zarządzania nazwami:

Opcja 1: Edytuj imiona i nazwiska bezpośrednio w karcie Tables

Najszybsza metoda — kliknij dowolny chip gościa w karcie Tables, aby otworzyć okno przypisania i zmienić nazwę od ręki:

Kliknij chip gościa (np. "Maria G. x2")
Okno pokazuje uzupełnione pola imienia i nazwiska — dla osób towarzyszących wyświetla też "Guest of [Main Guest Name]"
Wpisz prawdziwe imię i nazwisko i kliknij Save

To idealne rozwiązanie, gdy przypisujesz stoły i chcesz jednocześnie uzupełniać nazwiska.

Opcja 2: Organizator uzupełnia nazwiska w karcie Guests

Jeśli już wiesz, kto jest w grupie danego gościa:

Przejdź do karty "Guests"
Znajdź gościa, który ma kilka osób w swojej grupie
Kliknij ikonę Users (ikona osób) obok jego nazwiska
Dodaj imię i nazwisko dla każdej osoby w grupie
Kliknij "Save"

Opcja 3: Goście podają nazwiska podczas RSVP

Jeśli nie uzupełnisz nazwisk wcześniej, goście zostaną poproszeni o podanie ich podczas odpowiadania na zaproszenie:

Gość otwiera swój spersonalizowany link do zaproszenia
Gdy potwierdza udział dla kilku osób, zostaje poproszony o wpisanie nazwiska każdej osoby
Nazwy zapisują się automatycznie i pojawiają się w Twoim panelu

Dzieje się to automatycznie — opcja Collect Guest Names jest włączana od razu po włączeniu Table Management.

Jak działają nazwiska

Scenariusz	Co się dzieje
Nazwiska nie zostały jeszcze podane	W karcie Tables widnieje jako "Maria G. x2", "Maria G. x3"
Organizator edytuje w karcie Tables	Nazwa aktualizuje się natychmiast na chipie
Organizator uzupełnia w karcie Guests	Nazwy pojawiają się w karcie Tables do przypisania
Gość podaje nazwiska podczas RSVP	Nazwy synchronizują się automatycznie po odpowiedzi gościa

Wskazówki dotyczące zbierania nazwisk

Przy weselach warto pozwolić gościom podawać własne nazwiska, aby uniknąć błędów w pisowni
Przy wydarzeniach firmowych możesz uzupełnić dane z bazy pracowników lub edytować je bezpośrednio w karcie Tables
Główny uczestnik RSVP jest zawsze automatycznie uwzględniany
Każdą nazwaną osobę można przypisać do innego stołu

Powiadomienia gości o stole

Po przypisaniu gości do stołów automatycznie zobaczą oni swój przydział w zaproszeniu.

Co widzą goście

Gdy gość otworzy zaproszenie po przypisaniu do stołu:

Wyświetli się numer przypisanego stołu
Jeśli jeszcze nie jest przypisany, zobaczy "To be announced"

Kiedy się pojawia

Sekcja z przydziałem stołu pojawia się w zaproszeniu gościa tylko wtedy, gdy:

Zarządzanie stołami jest włączone dla wydarzenia
Gość zaakceptował zaproszenie (status RSVP to Accepted lub Attended)

Możesz zmienić kolejność wyświetlania tej sekcji za pomocą ustawień Section Order settings w karcie Invitation.

Podgląd statystyk usadzania

Nagłówek karty Tables pokazuje kluczowe statystyki:

Statystyka	Opis
Tables	Łączna liczba utworzonych stołów
Capacity	Łączna liczba miejsc we wszystkich stołach
Seated	Liczba gości przypisanych do stołów
Unseated	Goście nadal w puli nieprzypisanych

Korzystaj z tych statystyk, aby szybko ocenić postęp usadzania.

Eksportowanie przypisań do stołów

Wyeksportuj pełny plan usadzenia:

Kliknij "Export" w karcie Tables
Pobierz plik CSV ze wszystkimi przypisaniami do stołów
Otwórz go w Excelu lub Google Sheets

Eksport zawiera:

Numer stołu i alias
Nazwiska gości przypisanych do każdego stołu
Pojemność i aktualne zapełnienie

To przydatne do:

Druku winietek
Udostępnienia obsłudze obiektu
Tworzenia fizycznych planów usadzenia

Wskazówki dotyczące Zarządzania stołami

Planowanie układu

Utwórz wszystkie stoły, zanim zaczniesz przypisywać gości
Ustaw realistyczne pojemności zgodnie z możliwościami obiektu
Używaj aliasów dla łatwej identyfikacji ("Bride's Family", "Groom's Family")

Efektywne przypisywanie

Korzystaj z wyszukiwania, aby szybko znaleźć konkretnych gości
Przypisuj rodziny w grupach
Regularnie sprawdzaj liczbę nieprzypisanych, aby mieć pewność, że nikt nie został pominięty

Przed wydarzeniem

Upewnij się, że wszyscy goście ze statusem Accepted są przypisani
Wyeksportuj dane i udostępnij je koordynatorom obiektu
Sprawdź, czy limity pojemności nie zostały przekroczone

Najczęściej zadawane pytania

Q: Czy mogę przypisywać gości, zanim odpowiedzą na RSVP? A: Tak! Wszyscy goście — accepted, pending i declined — są wczytywani automatycznie. Goście pending są oznaczeni na niebiesko, aby można było planować z wyprzedzeniem.

Q: Co się stanie, jeśli przekroczę pojemność stołu? A: System uniemożliwia przypisanie większej liczby gości, niż pozwala na to pojemność stołu.

Q: Czy goście z tego samego RSVP mogą siedzieć przy różnych stołach? A: Tak! Gdy dodasz indywidualne nazwiska osób w grupie, każdą osobę można przypisać do innego stołu.

Q: Czy goście dostaną powiadomienie, gdy przypiszę ich do stołu? A: Goście widzą przydział stołu, gdy przeglądają zaproszenie. Nie jest wysyłane osobne powiadomienie.

Q: Czy mogę zmieniać przypisania po rozpoczęciu wydarzenia? A: Tak, możesz modyfikować przypisania do stołów w dowolnym momencie z poziomu dashboardu.

Q: Co jeśli gość odmówi po tym, jak został przypisany? A: Jego chip zmieni kolor na czerwony (status declined). Przypisanie pozostaje, ale nie będzie wyświetlane gościowi. Możesz go odpiąć, aby zwolnić miejsce.

Q: Czy istnieje limit liczby stołów, które mogę utworzyć? A: Nie ma limitu liczby stołów. Utwórz ich tyle, ile wymaga Twój obiekt.

Q: Czy mogę wydrukować plan usadzenia? A: Wyeksportuj plik CSV i użyj go do stworzenia planów usadzenia w wybranym narzędziu do projektowania lub arkuszu kalkulacyjnym.

Q: Jak zbierać nazwiska dla osób towarzyszących? A: Masz trzy opcje: (1) kliknij chip osoby towarzyszącej bezpośrednio w karcie Tables, aby zmienić nazwę, (2) uzupełnij nazwiska ikoną Users w karcie Guests lub (3) pozwól gościom wpisać nazwiska samodzielnie podczas RSVP. Nienazwane osoby towarzyszące wyświetlają się jako "Maria G. x2", dzięki czemu zawsze wiesz, czyim są gościem.

Q: Włączyłem(-am) stoły po tym, jak goście już odpowiedzieli na RSVP. Gdzie są moi goście? A: Wszyscy goście są wczytywani automatycznie po otwarciu karty Tables — nawet jeśli odpowiedzieli przed włączeniem stołów. Nie jest potrzebna ręczna synchronizacja. Jeśli przed włączeniem stołów korzystałeś(-aś) już z opcji Collect Guest Names, zebrane indywidualne nazwiska osób towarzyszących zostaną zachowane i pojawią się jako nieprzypisane chipy gotowe do posadzenia.

Q: Co oznaczają kolory? A: Chipy gości są oznaczone kolorami według statusu RSVP: zielony = accepted, niebieski = pending (bez odpowiedzi), czerwony = declined. Możesz filtrować statusy za pomocą pigułek nad listą gości.

Q: Czy mogę edytować nazwiska gości z karty Tables? A: Tak! Kliknij dowolny chip gościa, aby otworzyć okno, w którym możesz zmienić imię i nazwisko. Dla osób towarzyszących okno pokazuje też, do kogo należą (np. "Guest of Maria Garcia").

Q: Jak przełączyć się między widokiem listy a mapą sali? A: Użyj przełącznika Grid / Map u góry karty Tables. Oba widoki korzystają z tych samych danych — przypisania i edycje w jednym widoku pojawiają się natychmiast w drugim.

Q: Czy muszę umieszczać stoły na mapie? A: Nie. Mapa jest opcjonalna. Możesz dalej korzystać z widoku Grid, jeśli potrzebujesz tylko listy i nie zależy Ci na wizualnym planie sali. Utworzone stoły pozostają w panelu Unplaced na mapie, dopóki nie przeciągniesz ich na plan.

Q: Jakie kształty stołów są dostępne? A: Round, Square, Rectangle i Oval. Wybierz kształt, który odpowiada Twojemu obiektowi — kształt jest wyłącznie wizualny i nie wpływa na reguły pojemności.

Q: Czy ściany i etykiety są widoczne dla gości? A: Nie. Ściany i etykiety to narzędzia planowania dostępne tylko dla organizatora. Goście nadal widzą w zaproszeniu numer przypisanego stołu, tak jak w widoku Grid.

Q: Czy mogę przeciągnąć gościa z jednego stołu na drugi na mapie? A: Na ten moment przeciągaj gości z lewego panelu Unassigned na stół, aby ich posadzić, a użyj przycisku × w panelu bocznym stołu, aby ich odpiąć (wrócą do panelu Unassigned). Aby przenieść kogoś między stołami, najpierw go odpnij, a następnie przeciągnij na nowy stół.

Q: Jak usunąć ścianę lub etykietę? A: Kliknij ścianę lub etykietę, a następnie kliknij przycisk kosza w prawym panelu bocznym lub naciśnij Delete / Backspace na klawiaturze.

Q: Czy mapa działa w trybie pełnoekranowym? A: Tak. Kliknij przycisk Fullscreen na pasku narzędzi mapy, aby rozwinąć obszar na cały ekran — przydatne podczas planowania na dużym monitorze lub projektorze w trakcie przygotowań na miejscu. Dodanie nowego stołu w trybie pełnoekranowym na chwilę przenosi Cię z powrotem do dashboardu, aby widoczne było okno tworzenia stołu, a następnie możesz ponownie przejść do pełnego ekranu.