Jak korzystać z weryfikacji obecności

Strona Weryfikacja obecności to dedykowane narzędzie dla personelu ochrony i osób witających gości, służące do weryfikowania uczestników przy wejściu na wydarzenie. Korzystając ze skanowania kodów QR lub ręcznego wyszukiwania, możesz szybko potwierdzić tożsamość gościa i śledzić, kto już przybył.

Ten przewodnik jest przeznaczony dla personelu ochrony i obsługi wydarzenia korzystających ze strony weryfikacji przy wejściu na wydarzenie.

Konfigurowanie weryfikacji obecności

Przed użyciem tej funkcji organizator wydarzenia musi ją włączyć w ustawieniach RSVP. Szczegóły znajdziesz w sekcji Attendance Settings w przewodniku personalizacji.

Dla organizatorów wydarzenia

Przejdź do panelu RSVP i kliknij kartę Invitation
Przewiń do Attendance Settings
Włącz "QR Code Access", aby aktywować weryfikację gości
Ustaw hasło dostępu (co najmniej 6 znaków)
Kliknij "Copy Link" w sekcji Security Staff Access, aby uzyskać adres URL strony weryfikacji
Udostępnij link i hasło swojemu zespołowi ochrony

Uzyskiwanie dostępu do strony weryfikacji

Dla personelu ochrony

Otwórz link do weryfikacji przekazany przez organizatora wydarzenia
Wprowadź otrzymane hasło dostępu
Kliknij "Verify Password"

Po zalogowaniu zobaczysz główny interfejs weryfikacji z zielonym wskaźnikiem "Live", który informuje, że jesteś połączony(-a).

Wylogowywanie

Kliknij czerwony przycisk "Logout", aby zakończyć sesję. Aby ponownie uzyskać dostęp do strony, musisz jeszcze raz wprowadzić hasło.

Omówienie interfejsu

Strona weryfikacji ma dwie główne funkcje:

Start Scanning QR Code

Kliknij ten niebieski przycisk, aby uruchomić aparat urządzenia i skanować kody QR gości.

Guest List

Kliknij fioletowy przycisk "Guest List", aby wyświetlić i przeszukiwać wszystkich potwierdzonych gości. Liczba w nawiasie pokazuje, ilu gości znajduje się na liście.

Weryfikowanie gości za pomocą kodów QR

Najszybszym sposobem weryfikacji gości jest skanowanie ich kodów QR.

Jak skanować

Kliknij "Rozpocznij skanowanie kodu QR"
Gdy pojawi się prośba, zezwól na dostęp do aparatu
Skieruj aparat urządzenia na kod QR gościa
Skaner automatycznie wykryje i odczyta kod
Informacje o gościu pojawią się na ekranie

Po zeskanowaniu

To, co zobaczysz po skanowaniu, zależy od tego, jak organizator skonfigurował zaproszenie.

Tryb prosty (bez zbierania nazwisk gości) — jedna karta z:

Imię i nazwisko gościa (główna osoba RSVP)
Status (np. "Gotowy do udziału")
"Potwierdzeni goście" — liczba osób w grupie
Przycisk "Oznacz jako obecnych" — zapisuje przybycie całej grupy

Tryb z nazwiskami gości — gdy organizator włączył Zbieranie nazwisk gości lub Zarządzanie stołami, karta wyświetla każdą osobę w grupie osobno:

Każda osoba ma własny, klikalny wiersz
Dotknij nazwiska, aby dokonać check-in tej osoby — wiersz zmieni kolor na zielony i pokaże godzinę wejścia
Dotknij ponownie, aby cofnąć (przydatne, jeśli wybierzesz niewłaściwą osobę)
Przycisk "Check in everyone" umożliwia oznaczenie całej grupy jednym kliknięciem, gdy wchodzi razem
Licznik na górze pokazuje postęp ("3 z 5 odprawionych")

Zamykanie skanera

Kliknij "Zamknij aparat", aby zatrzymać skanowanie i wrócić do ekranu głównego.

Ręczne wyszukiwanie gościa

Jeśli gość nie ma swojego kodu QR, możesz wyszukać go ręcznie.

Wyszukiwanie gości

Kliknij "Guest List", aby otworzyć panel gości
Użyj paska wyszukiwania, aby znaleźć gości według:
- Imienia i nazwiska
- Adresu e-mail
- Numeru telefonu
Lista filtruje się w trakcie wpisywania

Informacje na liście gości

Lista pokazuje:

Column	Description
Name	Imię i nazwisko gościa
Status	Odpowiedź RSVP (ACCEPTED, DECLINED itd.)
Guests	Liczba osób w ich grupie

Kliknij gościa, aby wyświetlić szczegóły i oznaczyć obecność.

Oznaczanie gości jako obecnych

Gdy zweryfikujesz gościa (przez skan QR lub wyszukiwanie ręczne):

Tryb prosty

Sprawdź informacje na zielonej karcie potwierdzenia
Potwierdź liczbę gości w grupie
Kliknij "Oznacz jako obecnych", aby zapisać przybycie całej grupy

Tryb z nazwiskami gości

Sprawdź listę imion i nazwisk poszczególnych osób
Dotykaj każdej osoby, gdy wchodzi — wiersz zmieni kolor na zielony i zapisze godzinę
Dotknij ponownie nazwiska już oznaczonego, aby cofnąć pomyłkę
Użyj "Check in everyone", gdy cała grupa przychodzi razem

Grupa zostaje oznaczona jako obecna w panelu zarządzania, gdy tylko zostanie odprawiona jakakolwiek osoba z tej grupy, ale dzięki znacznikom czasu dla każdej osoby organizator może dokładnie zobaczyć, kto dotarł. Statystyka "Attended at the Door" w panelu pokazuje łączną liczbę odprawionych osób (nie tylko grup).

Skanowanie kolejnych gości

Po odprawieniu gości kliknij "Skanuj kolejny", aby szybko obsłużyć następny kod QR w kolejce.

Ostatnia aktywność

Na dole ekranu zobaczysz dziennik Recent Activity, który pokazuje:

Imię i nazwisko gościa
Status weryfikacji
Znacznik czasu

Pomaga to śledzić ostatnie check-iny i upewnić się, że goście zostali prawidłowo obsłużeni.

Wskazówki na dzień wydarzenia

Przed wydarzeniem

Przetestuj stronę weryfikacji oraz aparat w swoim urządzeniu
Zapewnij dobre oświetlenie przy wejściu, aby ułatwić skanowanie QR
Miej zapisane hasło i gotowe do użycia
W pełni naładuj urządzenie

W trakcie wydarzenia

Pozostaw stronę otwartą — wskaźnik "Live" informuje, że jesteś połączony(-a)
Gdy to możliwe, używaj skanowania QR dla szybkości
Gdy goście nie mogą znaleźć swojego kodu QR, skorzystaj z ręcznego wyszukiwania
Sprawdzaj liczbę gości, aby zweryfikować wielkość grupy

Rozwiązywanie problemów

Nie znaleziono gościa: poproś o przeliterowanie imienia i nazwiska lub podanie adresu e-mail
Kod QR nie chce się zeskanować: spróbuj zamiast tego ręcznego wyszukiwania
Nieprawidłowa liczba gości: potwierdź z gościem przed oznaczeniem obecności
Utracono połączenie: odśwież stronę i zaloguj się ponownie

Często zadawane pytania

P: Skąd goście biorą swoje kody QR? O: Goście otrzymują unikalny kod QR podczas potwierdzania RSVP. Jest on zawarty w potwierdzeniu i można uzyskać do niego dostęp z poziomu linku RSVP.

P: Co jeśli pojawi się gość, którego nie ma na liście? O: Być może nie potwierdził RSVP lub jest osobą towarzyszącą. Skontaktuj się z organizatorem wydarzenia lub poproś gościa o potwierdzenie RSVP na miejscu, jeśli to możliwe.

P: Czy kilku członków obsługi może jednocześnie korzystać ze strony weryfikacji? O: Tak, na wielu urządzeniach można zalogować się tym samym hasłem. To przydatne na wydarzeniach z wieloma wejściami.

P: Czy to działa offline? O: Nie, do weryfikacji gości i zapisywania obecności wymagane jest połączenie z internetem. Wskaźnik "Live" potwierdza, że jesteś połączony(-a).

P: Co się stanie, jeśli oznaczę niewłaściwego gościa jako obecnego? O: W trybie z nazwiskami wystarczy ponownie dotknąć tego samego wiersza, aby cofnąć check-in. W trybie prostym skontaktuj się z organizatorem wydarzenia — może on przeglądać i zarządzać zapisami obecności z poziomu panelu.

P: Przychodzi grupa 4 osób, ale faktycznie pojawiły się tylko 2. Co mam zrobić? O: Jeśli organizator włączył Zbieranie nazwisk gości, oznacz tylko te dwie osoby, które faktycznie przyszły. Status grupy zmieni się na "Attended", ale panel zapisze dokładnie 2 osoby na wejściu, a nie 4. W trybie prostym (bez nazwisk gości) możesz oznaczyć jako obecnych tylko całą grupę — zgłoś to organizatorowi, jeśli zależy Wam na dokładnych danych per osoba.

P: Czy mogę zobaczyć, kto już dotarł? O: Organizator widzi status obecności w swoim panelu. Strona weryfikacji pokazuje log Twojej ostatniej aktywności.

P: Czy potrzebuję specjalnej aplikacji? O: Nie, strona weryfikacji działa w każdej mobilnej przeglądarce. Instalacja aplikacji nie jest wymagana.

P: Co jeśli aparat się nie uruchamia? O: Sprawdź, czy przyznano uprawnienia do aparatu w ustawieniach przeglądarki. Spróbuj odświeżyć stronę lub użyć innej przeglądarki.

P: Czy gości można odprawić więcej niż raz? O: System śledzi obecność, więc ponowne zeskanowanie grupy pokazuje jej aktualny stan. W trybie prostym grupa jest oznaczona jako "already checked in". W trybie z nazwiskami lista pokazuje dokładnie, kto już dotarł (zielone wiersze ze znacznikami czasu), dzięki czemu możesz dokończyć odprawę osób, które jeszcze nie weszły.

P: Co oznacza liczba "Potwierdzeni goście"? O: Pokazuje, ile osób gość zadeklarował, że weźmie udział (wliczając jego/jej osobę oraz osoby towarzyszące).

P: Jaka jest różnica między trybem prostym a trybem z nazwiskami gości? O: To zależy od tego, co włączył organizator:

Tryb prosty — organizator nie włączył Zbierania nazwisk gości. Odprawiasz całą grupę jednym dotknięciem. Dobre rozwiązanie na mniej formalne wydarzenia.
Tryb z nazwiskami gości — organizator zebrał imię i nazwisko każdej osoby podczas RSVP. Oznaczasz każdą osobę osobno w miarę przychodzenia, a organizator widzi dokładne czasy przybycia dla poszczególnych osób. Dobre rozwiązanie na wesela, wydarzenia firmowe lub wszędzie tam, gdzie liczy się wiedza, kto dokładnie się pojawił.