Jak korzystać z weryfikacji obecności

Strona Weryfikacja obecności to dedykowane narzędzie dla personelu ochrony i osób witających gości, służące do weryfikowania uczestników przy wejściu na wydarzenie. Korzystając ze skanowania kodów QR lub ręcznego wyszukiwania, możesz szybko potwierdzić tożsamość gościa i śledzić, kto już przybył.

Ten przewodnik jest przeznaczony dla personelu ochrony i obsługi wydarzenia korzystających ze strony weryfikacji przy wejściu na wydarzenie.

Konfigurowanie weryfikacji obecności

Przed użyciem tej funkcji organizator wydarzenia musi ją włączyć w zakładce Check-in panelu wydarzenia. Szczegóły znajdziesz w sekcji Check-in przy wejściu w przewodniku personalizacji.

Dla organizatorów wydarzenia

1. Kliknij Invitation na pasku bocznym i otwórz zakładkę Check-in
2. W sekcji Hasło personelu kliknij "Ustaw hasło" — wpisz własne albo kliknij "Generuj", aby otrzymać gotowe (minimum 6 znaków)
3. Włącz przełącznik Check-in przy wejściu
4. W sekcji Strona check-in dla personelu przy wejściu kliknij "Kopiuj link" (albo pozwól personelowi zeskanować mały kod QR, aby otworzyć stronę na telefonie)
5. Udostępnij link i hasło swojemu zespołowi ochrony

Gdy check-in jest włączony, ta sama zakładka pokazuje na żywo sekcję Przybycia: ile grup i gości jest już w środku w stosunku do oczekiwanej liczby, oraz najnowsze zameldowania w miarę ich pojawiania się. Późniejsza zmiana hasła wyloguje wszystkie urządzenia obecnie zalogowane na stronie check-in.

Obsługa wejścia z poziomu panelu

Nie musisz sam(a) korzystać ze strony dla personelu. Gdy check-in jest włączony, blok Melduj gości u góry zakładki pozwala przeszukać listę potwierdzonych gości (po imieniu i nazwisku, e-mailu, telefonie lub krótkim kodzie z zaproszenia gościa), filtrować do Nie zameldowani / Zameldowani i dotknąć Zamelduj przy danej grupie — albo otworzyć Osoby, aby zaznaczyć każdego wymienionego z imienia gościa osobno. Cofnij przywraca omyłkowe zameldowanie. Skanuj kod otwiera aparat Twojego urządzenia, aby bezpośrednio odczytać kod QR wejścia gościa.

Otwieranie strony check-in

Dla personelu przy wejściu

1. Otwórz link check-in przekazany przez organizatora (albo zeskanuj mały kod QR w jego zakładce Check-in)
2. Wpisz hasło personelu — ikona oka pokazuje, co wpisałeś/aś, co ułatwia pracę z długimi, wygenerowanymi hasłami
3. Dotknij "Otwórz zameldowanie"

Strona zapamiętuje Cię na tym telefonie przez 24 godziny, więc odświeżenie lub przypadkowe zamknięcie karty od razu przywraca Cię do listy. Zielona plakietka "Na żywo" w nagłówku oznacza, że strona odbiera przybycia ze wszystkich innych wejść w czasie rzeczywistym; gdy połączenie jest przywracane, widnieje napis "Ponowne łączenie", a Ty możesz spokojnie kontynuować pracę.

Wylogowywanie

Dotknij menu ⋮ w prawym górnym rogu i wybierz "Wyloguj". To samo menu zawiera opcję "Odśwież listę", gdy chcesz wymusić ponowne wczytanie listy gości.

Zrozumienie ekranu

Wszystko, czego potrzebujesz, znajduje się na jednym ekranie — nie ma niczego do otwierania ani przełączania:

Licznik przybyć

Na górze napis w stylu "25 z 90 gości zameldowanych" wraz z paskiem postępu pokazuje, ile osób dotarło w porównaniu z oczekiwaną liczbą, a obok widać liczbę grup. Licznik aktualizuje się na żywo, gdy dowolne urządzenie kogoś zamelduje.

Ostatnio przybyli

Gdy inne wejście (albo organizator z poziomu panelu) zamelduje kogoś, pod licznikiem wsuwa się mały zielony chip z imieniem i godziną. To cichy dziennik, a nie wyskakujące powiadomienie — nic nie przerywa Twojej pracy.

Wyszukiwanie i filtry

Pole wyszukiwania jest zawsze widoczne. Poniżej chipy Wszyscy / Nie zameldowani / Zameldowani pokazują liczby na żywo, dzięki czemu od razu widzisz, ile grup wciąż jest oczekiwanych.

Lista gości

Każda potwierdzona grupa to wiersz: imię i nazwisko, wielkość grupy (albo "2 z 4 zameldowanych" dla grup z nazwiskami gości) oraz — gdy już są w środku — godzina przybycia. Wiersze osób w środku są zielone i mają znacznik wyboru; w połowie wypełnione kółko oznacza, że tylko część nazwanej grupy dotarła.

Skanuj kod

Duży przycisk "Skanuj kod" na dole ekranu otwiera aparat na pełnym ekranie.

Weryfikowanie gości za pomocą kodów QR

Najszybszym sposobem meldowania gości jest skanowanie ich kodów wejścia.

Jak skanować

1. Dotknij "Skanuj kod"
2. Zezwól na dostęp do aparatu, gdy pojawi się prośba (raz na telefon)
3. Skieruj aparat na kod QR gościa — jest przycisk latarki na ciemne wejścia
4. Kod jest odczytywany automatycznie, a karta grupy wysuwa się z dołu ekranu

Kody, które nie są kodami wejścia Fotify albo należą do innego wydarzenia, wyświetlają krótki komunikat na dole widoku aparatu, a skaner działa dalej.

Po zeskanowaniu

To, co zobaczysz, zależy od tego, jak organizator skonfigurował zaproszenie.

Tryb prosty (bez zbierania nazwisk gości) — karta grupy pokazuje:

• Pasek statusu: "2 goście potwierdzeni" dla grupy, która jeszcze nie dotarła, albo "Już zameldowany od 21:14", jeśli już jest w środku
• Nazwę grupy
• Jeden duży przycisk "Zamelduj 2 gości" — dotknij go, a pasek zmieni kolor na zielony: "Wszystko gotowe — wpuść ich"

Tryb z nazwiskami gości — gdy organizator włączył Zbieranie nazwisk gości lub korzysta z rozmieszczenia miejsc, karta wyświetla każdą osobę z grupy osobno:

• Każda osoba ma własny, klikalny wiersz
• Dotknij nazwiska, aby zameldować tę osobę — wiersz zmieni kolor na zielony i pokaże godzinę zameldowania
• Dotknij ponownie, aby cofnąć (przydatne, jeśli dotkniesz niewłaściwej osoby)
• "Zamelduj wszystkich (3)" oznacza całą grupę jednym dotknięciem — dla grup wpuszczanych razem
• Pasek na górze pokazuje postęp ("2 z 3 osób zameldowanych")
• Każda osoba, o której grupa poinformowała, że nie przyjdzie (zaproszenie dla trzech osób potwierdzone jako jedna), jest wyświetlana z odznaką "Nie przyjdzie" i nie można jej zameldować — wejście honoruje to, co wynika z RSVP, tak samo jak w przypadku odrzuconej grupy nikogo nie można zameldować. Jeśli taka osoba mimo wszystko się pojawi, organizator aktualizuje RSVP grupy na stronie Goście (zwiększając liczbę gości lub dodając tę osobę ponownie), po czym można ją zameldować

Kolejny gość

Dotknij "Zeskanuj kolejny", aby od razu wrócić do aparatu i obsłużyć następną osobę w kolejce, albo "Gotowe", aby zamknąć skaner i wrócić do listy. Telefon krótko wibruje przy każdym udanym zameldowaniu, dzięki czemu możesz nie odrywać wzroku od kolejki.

Ręczne wyszukiwanie gościa

Jeśli gość nie ma swojego kodu QR, wyszukaj go po imieniu — lista jest już na ekranie.

Wyszukiwanie gości

1. Dotknij pola wyszukiwania na górze i zacznij wpisywać:
   • Imię i nazwisko (w tym imiona osób towarzyszących)
   • Adres e-mail
   • Numer telefonu
   • Krótki kod wydrukowany pod kodem QR na zaproszeniu
2. Lista zawęża się w trakcie wpisywania. Znaki diakrytyczne nie mają znaczenia — "jose" znajdzie "José"
3. Użyj chipów Wszyscy / Nie zameldowani / Zameldowani, aby zawęzić listę — przydatne pod koniec wieczoru, żeby zobaczyć, kto jeszcze jest oczekiwany
4. Jeśli pasuje tylko jedna grupa, naciśnięcie Enter na klawiaturze od razu ją otwiera

Meldowanie z listy

• Grupa bez nazwisk gości ma przycisk "Zamelduj" bezpośrednio w swoim wierszu — jedno dotknięcie i już są w środku, bez dodatkowego ekranu
• Grupa z nazwiskami gości pokazuje "0 z 3 zameldowanych"; dotknij wiersza, aby otworzyć kartę i zaznaczać osoby pojedynczo
• Grupa, która już jest w środku, pokazuje w swoim wierszu godzinę przybycia; dotknij jej, jeśli trzeba cofnąć zameldowanie

Oznaczanie gości jako obecnych

Niezależnie od tego, czy grupa pochodzi ze skanowania, czy z listy, karta działa tak samo:

Tryb prosty

1. Sprawdź liczbę gości na pasku ("2 goście potwierdzeni") w porównaniu z osobami stojącymi przed Tobą
2. Dotknij "Zamelduj 2 gości" — pasek zmieni kolor na zielony
3. Oznaczono niewłaściwą grupę? Otwórz ją ponownie i dotknij "Cofnij zameldowanie" pod jej nazwą

Tryb z nazwiskami gości

1. Przejrzyj listę poszczególnych imion i nazwisk
2. Dotykaj każdej osoby, gdy wchodzi przez drzwi — wiersz zmieni kolor na zielony i zapisze godzinę
3. Dotknij ponownie zameldowanego nazwiska, aby cofnąć pomyłkę
4. Użyj "Zamelduj wszystkich", gdy cała grupa przychodzi razem

Grupa zostaje oznaczona jako obecna w panelu, gdy tylko zostanie zameldowana jakakolwiek osoba z niej, ale dzięki znacznikom czasu dla każdej osoby organizator dokładnie widzi, kto dotarł. Statystyka "Obecni przy wejściu" w jego panelu pokazuje łączną liczbę zameldowanych osób (nie tylko grup).

Już zameldowani

Zeskanowanie kodu (albo otwarcie grupy), która już jest w środku, pokazuje bursztynowy pasek z godziną przybycia — "Już zameldowany od 21:14" — zamiast kolejnego przycisku zameldowania. To sygnał, że kod został już wcześniej użyty: albo gość wyszedł i wrócił, albo ktoś inny trzyma jego kod. Nie da się przypadkowo zameldować tej samej grupy dwa razy.

Ostatnio przybyli

Pod licznikiem przybyć wiersz zielonych chipów pokazuje kilka ostatnich osób zameldowanych z dowolnego urządzenia, każda z godziną. Aktualizuje się w chwili, gdy kolega z innego wejścia (albo organizator z poziomu panelu) kogoś zamelduje, a cofnięcie zameldowania ponownie usuwa chip.

Użyj go, aby potwierdzić, że zameldowanie się powiodło, albo zauważyć grupę, która właśnie została wpuszczona przy innym wejściu, gdy pojawi się przy Twoim.

Wskazówki na dzień wydarzenia

Przed wydarzeniem

• Przetestuj stronę check-in oraz aparat w swoim urządzeniu
• Zapewnij dobre oświetlenie przy wejściu, aby ułatwić skanowanie QR
• Miej zapisane hasło i gotowe do użycia
• W pełni naładuj urządzenie

W trakcie wydarzenia

• Trzymaj stronę otwartą — plakietka "Na żywo" pokazuje, że jesteś połączony(-a), a strona nie pozwala ekranowi zgasnąć podczas pracy
• Gdy to możliwe, korzystaj ze skanowania QR dla szybkości
• Gdy goście nie mogą znaleźć swojego kodu QR, skorzystaj z wyszukiwania — lista jest zawsze na ekranie
• Sprawdzaj liczbę gości na pasku w porównaniu z osobami przed Tobą, zanim dotkniesz zameldowania

Rozwiązywanie problemów

• Nie znaleziono gościa: poproś o przeliterowanie imienia i nazwiska lub podanie adresu e-mail
• Kod QR nie chce się zeskanować: spróbuj zamiast tego wyszukiwania ręcznego
• Nieprawidłowa liczba gości: potwierdź z gościem przed oznaczeniem obecności
• Utracono połączenie: nagłówek pokazuje "Ponowne łączenie"; strona sama wznawia działanie i ponownie wczytuje listę. Użyj ⋮ → Odśwież listę, jeśli chcesz mieć pewność
• Ponowna prośba o hasło: organizator zmienił hasło personelu lub wyłączył check-in — poproś go o aktualne hasło i zaloguj się ponownie

Często zadawane pytania

Q: Skąd goście biorą swoje kody QR? A: Gdy gość zaakceptuje zaproszenie, na jego zaproszeniu (jego linku RSVP) pojawia się sekcja Wejście z osobistym kodem QR, który może zapisać na telefonie. Trzy dni przed wydarzeniem automatyczny e-mail z przypomnieniem przed wydarzeniem również zawiera ten kod oraz jego krótki kod zapasowy, chyba że organizator wyłączył to w ustawieniach przypomnienia.

Q: Co jeśli pojawi się gość, którego nie ma na liście? A: Być może nie potwierdził RSVP lub jest osobą towarzyszącą. Skontaktuj się z organizatorem wydarzenia lub poproś gościa o potwierdzenie RSVP na miejscu, jeśli to możliwe.

Q: Czy kilku członków personelu może jednocześnie korzystać ze strony weryfikacji? A: Tak, na wielu urządzeniach można zalogować się tym samym hasłem. To przydatne na wydarzeniach z wieloma wejściami.

Q: Czy to działa offline? A: Nie, do weryfikacji gości i zapisywania obecności wymagane jest połączenie z internetem. Wskaźnik "Na żywo" potwierdza, że jesteś połączony(-a).

Q: Co się stanie, jeśli oznaczę niewłaściwego gościa jako obecnego? A: W trybie z nazwiskami wystarczy ponownie dotknąć tego samego wiersza, aby cofnąć zameldowanie. W trybie prostym otwórz grupę ponownie (dotknij jej wiersza albo zeskanuj kod jeszcze raz) i dotknij "Cofnij zameldowanie". Organizator może też cofnąć dowolne zameldowanie z zakładki Check-in w swoim panelu.

Q: Przychodzi grupa 4 osób, ale faktycznie pojawiły się tylko 2. Co mam zrobić? A: Jeśli organizator włączył Zbieranie nazwisk gości, zamelduj tylko te dwie osoby, które faktycznie przyszły. Status grupy zmieni się na "Obecny", ale panel zapisze dokładnie 2 osoby przy wejściu, a nie 4. W trybie prostym (bez nazwisk gości) możesz oznaczyć jako obecną tylko całą grupę — zgłoś to organizatorowi, jeśli zależy Wam na dokładnych danych per osoba.

Q: Czy mogę zobaczyć, kto już dotarł? A: Tak — licznik na górze pokazuje, ile grup i gości jest już w środku, chipy Zameldowani / Nie zameldowani filtrują listę, a pod licznikiem pojawiają się ostatnio przybyli ze wszystkich wejść. Organizator widzi te same przybycia na żywo w zakładce Check-in w swoim panelu.

Q: Czy potrzebuję specjalnej aplikacji? A: Nie, strona weryfikacji działa w każdej mobilnej przeglądarce. Instalacja aplikacji nie jest wymagana.

Q: Co jeśli aparat się nie uruchamia? A: Sprawdź, czy przyznano uprawnienia do aparatu w ustawieniach przeglądarki. Spróbuj odświeżyć stronę lub użyć innej przeglądarki.

Q: Czy gości można zameldować więcej niż raz? A: Nie. Ponowne zeskanowanie grupy pokazuje jej aktualny stan: w trybie prostym bursztynowy pasek "Już zameldowany od …" z godziną przybycia, a w trybie z nazwiskami gości listę pokazującą dokładnie, kto już dotarł (zielone wiersze ze znacznikami czasu), dzięki czemu możesz dokończyć meldowanie osób, które jeszcze nie weszły.

Q: Co oznacza napis "2 goście potwierdzeni"? A: Liczbę osób, które gość zadeklarował, że przyjdą (wliczając siebie i ewentualne osoby towarzyszące). Przycisk zameldowania powtarza tę liczbę, żebyś mógł/mogła porównać ją z tym, kto faktycznie się pojawił.

Q: Jaka jest różnica między trybem prostym a trybem z nazwiskami gości? A: To zależy od tego, co włączył organizator:

• Tryb prosty — organizator nie włączył Zbierania nazwisk gości. Meldujesz całą grupę jednym dotknięciem. Dobre rozwiązanie na mniej formalne wydarzenia.
• Tryb z nazwiskami gości — organizator zebrał imię i nazwisko każdej osoby podczas RSVP. Oznaczasz każdą osobę osobno w miarę przychodzenia, a organizator widzi dokładne czasy przybycia dla poszczególnych osób. Dobre rozwiązanie na wesela, wydarzenia firmowe lub wszędzie tam, gdzie liczy się wiedza, kto dokładnie się pojawił.