Jak zarządzać listą gości

Zakładka Guests w panelu RSVP to miejsce, w którym dodajesz, zarządzasz i śledzisz wszystkich uczestników wydarzenia. Niezależnie od tego, czy dodajesz gości pojedynczo, czy importujesz setki osób z arkusza kalkulacyjnego, Fotify ułatwia utrzymanie porządku na liście gości.

Dostęp do listy gości

Przejdź do panelu wydarzenia na dashboard.fotify.app
Wybierz wydarzenie i kliknij "RSVP" na pasku bocznym
Kliknij kartę "Guests"

Jeśli nie utworzono jeszcze zaproszenia RSVP, najpierw zapoznaj się z artykułem How to Create Your RSVP Invitation.

Zobaczysz pełną listę gości wraz ze statusami odpowiedzi i przyciskami działań.

Understanding the Guest List

Filtering Guests

All filtering lives in one filter bar at the top of the Guests tab. Every filter combines (AND), so you can stack them to answer precise questions like "VIPs who haven't answered and have a phone number."

Status is a set of chips, and it's multi-select — click as many as you like:

Chip	Shows
All	Every guest on your list (clears the status filter)
Accepted	Guests who confirmed they're attending
Declined	Guests who can't attend
Not Answered	Guests who haven't responded yet
Attended	Guests who checked in at the event (when QR attendance is enabled)

Because status is multi-select, you can show Accepted + Attended together (everyone who's coming) or Not Answered + Declined together (everyone still to chase). Each chip shows a live count.

More filters (the slider button) opens extra dimensions:

Source — Added by me (you added them) vs Self-registered (they signed up through a registration link)
Party size — Solo (just the one person) vs Group (2+ people with plus-ones)
Has email / Has phone — only guests you can actually email or message, handy right before a send

Every active filter shows as a removable chip on a summary row, with a Clear all button and a live "X of Y matching" count, so you always know exactly what slice you're looking at.

Guest Information Columns

The table displays key information for each guest:

Name - Guest's full name
Email - Email address (if provided)
Cellphone - Phone number for SMS/WhatsApp
Guests - Number of people in their party (including plus-ones)
Confirmed - How many people they confirmed are attending
Status - Their RSVP response (Accepted, Declined, Not Answered)
Tags - Colored chips showing the guest tags applied to this guest. Click the + Add tag button on the row to attach or remove tags inline
Registered - When the guest was added or self-registered
Actions - Quick action buttons

Sorting and Searching

Search - Use the search bar to find guests by name, email, phone, or — when Collect Guest Names is on — a plus-one's name. If a plus-one matches, that invitation auto-expands and the matched name is highlighted
Sort - Click any column header to sort the list (e.g., by name, status)

Viewing Plus-One Names (when Guest Names is on)

When you've enabled Collect Guest Names (or Table Management, which includes it), parties of 2 or more show a chevron next to the main name. Click it to expand the row and reveal each plus-one as an indented sub-row beneath the main invitation:

Every named guest shows with a "+1" badge (or "Main guest" for the primary)
A pencil icon on each sub-row jumps straight to editing that specific name
If a party has fewer names than its declared size, you'll see a "N names not provided yet" placeholder with an Add names link
During search, rows containing a matching plus-one auto-expand so the match is visible at a glance — you can still collapse manually and your choice is remembered until you clear the search

Filtering & Tagging Guests

Fotify's tag system lets you label guests (e.g., "Family", "VIP", "Work") and filter on them. Full details live in the Guest Tags article; here's how tags show up in the guest list.

The tag filter row

The filter bar includes a Tags row. It contains:

A chip for every tag you've created (click to toggle it on/off as a filter)
A dashed "+ New tag" chip that opens the tag manager so you can create one inline
A "Manage tags" button on the right (rename colors, edit, or delete existing tags)
When two or more tag chips are active, an Any / All segmented toggle controls whether the filter matches guests with any of the selected tags or all of them

When a tag filter is active, the guest list only shows matching guests. Click the same chip again to remove that one tag, or use Clear all to reset every filter at once. Tag filters stack with the status chips, search, and the More filters dimensions.

Tagging guests inline

On any guest row (desktop table or mobile card), click the + Add tag button in the Tags column. A dropdown appears with every tag for the event; click to toggle, then Save. Existing tags on the guest show as colored chips next to the button.

Bulk-tagging selected guests

To tag (or untag) many guests at once:

Select guests using the checkboxes on the left of each row
In the selection toolbar that appears, click "Apply tags"
Pick a mode — Add, Remove, or Replace
Tick the tags you want, then click the green Save button

Add attaches the selected tags to every guest, on top of their existing ones
Remove strips the selected tags from every guest
Replace wipes their current tags and sets exactly the selected list

Dodawanie gości pojedynczo

Aby dodać jednego gościa:

Kliknij przycisk "Add Guest"
Uzupełnij dane gościa:
- Name - Imię gościa (wymagane)
- Last Name - Nazwisko gościa
- Email - Adres e-mail do zaproszeń cyfrowych
- Cellphone - Numer telefonu w formacie międzynarodowym z + (np. +14155551234)
- Number of Guests - Liczba osób w zaproszeniu (domyślnie: 1)
- SMS Language - Nadpisanie domyślnego języka SMS dla tego gościa
Kliknij "Add Guest"

Format numeru telefonu

Aby funkcje SMS i WhatsApp działały, numery telefonów muszą być w międzynarodowym formacie E.164:

Zacznij od +, po którym następuje kod kraju
Bez spacji, myślników ani nawiasów
Przykłady: +14155551234 (USA), +34612345678 (Hiszpania), +4915112345678 (Niemcy)

Importowanie wielu gości (przesyłanie CSV)

W przypadku dużych list gości możesz zaimportować je wszystkie naraz za pomocą pliku CSV.

Jak zaimportować

Kliknij "Upload Guest List"
Przygotuj plik CSV w wymaganym formacie (patrz poniżej)
Przeciągnij i upuść plik albo kliknij, aby go wybrać
Kliknij "Upload Guest List"

Format CSV

Twój plik CSV musi zawierać następujące kolumny:

Column	Required	Description
Name	Yes	Imię gościa
LastName	No	Nazwisko gościa (może być puste)
Email	No	Adres e-mail (może być pusty)
Phone	No	Numer telefonu w formacie E.164 z + i kodem kraju
Guests	No	Liczba gości w grupie (domyślnie: 1)
Locale	No	Kod języka dla SMS-ów i e-maili (en, es, fr, de, it, pt itd.). `SmsLocale` i `MessagingLocale` są nadal akceptowane ze względu na zgodność wsteczną
Tags	No	Nazwy tagów do zastosowania do tego gościa, rozdzielone `\|` (pipe). Brakujące tagi są tworzone automatycznie
DisplayAlias	No	Nazwa wyświetlana używana w wiadomościach zamiast `Name + LastName` (np. "Adam & Susan", "The Smith Family"). Przydatne dla par, rodzin i grup
IsPlural	No	Ustaw na `true` (lub `yes` / `1`), gdy zaproszenie dotyczy wielu osób, aby wiadomości używały liczby mnogiej w obsługiwanych językach (szwedzki, hiszpański, francuski, włoski, portugalski, niderlandzki, polski, arabski, hebrajski, duński). Domyślnie: `false`

Przykładowy CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

Wskazówki dotyczące importu CSV

Kliknij "Download Example", aby pobrać plik szablonu
E-mail i telefon są opcjonalne — pozostaw puste, jeśli nie są dostępne
Obsługiwane języki wiadomości: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
Jeśli pole Locale jest puste, gość otrzyma SMS i e-mail w Twoim domyślnym języku wydarzenia
Kolumna Tags: rozdziel wiele tagów znakiem | (np. Family|VIP). Każda nazwa taga, która jeszcze nie istnieje dla wydarzenia, zostanie automatycznie utworzona z domyślnym kolorem — kolor możesz później zmienić w Manage tags
DisplayAlias: jeśli ustawione, ta nazwa jest używana w SMS-ach, e-mailach oraz na stronie RSVP (zastępuje też {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} i {{FULLNAME}} w niestandardowych szablonach wiadomości). Pozostaw puste, aby użyć standardowego Name + LastName
IsPlural: ma znaczenie tylko w językach, które rozróżniają liczbę pojedynczą i mnogą w 2. osobie — na przykład szwedzkie "du är inbjuden" (liczba pojedyncza) zmienia się na "ni är inbjudna" (liczba mnoga). W przypadku angielskiego, niemieckiego, rosyjskiego i innych języków bez takiego rozróżnienia pole jest ignorowane

Guest Action Buttons

Each guest row has action buttons for quick management:

Icon	Action	Description
Pencil	Edit	Modify guest details (name, email, phone, guests, status)
Eye	View	See all guest information without making changes
Copy	Copy Message	Copy the personalized invitation message (guest's name + unique RSVP link, from your template)
Link	Copy Invite Link	Copy just the guest's RSVP link — no message text — ready to paste anywhere
Envelope	Email	Open email client with pre-filled invitation (if email provided)
WhatsApp	WhatsApp	Open WhatsApp Web with pre-filled message (if phone provided)
People	Manage Names	Add or edit plus-one names (shown when Guest Names or Table Management is on)
Trash	Delete	Remove guest from list (requires confirmation)

Copy Message vs. Copy Invite Link: Copy gives you the full personalized message (greeting + link + any template text), ideal for pasting into a chat. The Link icon copies only the bare URL, perfect for a calendar invite, an Instagram story, or anywhere a full message would be too much.

Mobile View

On mobile devices, action buttons are accessible through a menu (three dots) at the bottom right of each guest card.

Sending Invitations to Guests

After adding guests, you need to send them their personalized RSVP links.

Option 1: Copy and Paste

Click the Copy icon for a guest
The personalized message (with their name and unique link) is copied
Paste into email, text message, or messaging app of your choice

Option 1b: Copy Just the Link

Click the Link icon for a guest
Only the bare RSVP link is copied — no message text
Paste it into a calendar invite, an Instagram story, a group chat, or anywhere a full message would be overkill

Option 2: WhatsApp Direct

Click the WhatsApp icon (only visible for guests with phone numbers)
WhatsApp Web opens with a pre-filled invitation message
Send the message directly

WhatsApp Tracking

Guests you've messaged on WhatsApp will have a subtle green background
This helps you track who has received their invitation
Use "Reset All Sent" to clear this tracking history and start fresh

Eksportowanie listy gości

Kliknij "Download" na pasku narzędzi zakładki Guests i wybierz format: Excel (.xlsx) do sortowania i edycji, CSV (.csv) do importu do innych narzędzi lub PDF (.pdf) jako gotowy do wydruku dokument.

Eksporty uwzględniają aktywne filtry i kolejność sortowania. Wszystko, co aktualnie wyświetla tabela gości, trafia do pliku dokładnie w tej samej postaci — te same wiersze, ta sama kolejność — dzięki czemu możesz pobrać tylko zaakceptowanych gości VIP albo samodzielnie zarejestrowanych gości bez numeru telefonu. Chcesz pobrać całą listę? Najpierw kliknij Clear all.

Pliki są nazywane na podstawie nazwy Twojego wydarzenia oraz daty eksportu (np. my-wedding-guests-2026-07-09.xlsx), dzięki czemu kolejne pobrania nigdy się wzajemnie nie nadpisują.

Pobieranie jako Excel (zalecane w przypadku arkuszy kalkulacyjnych)

Kliknij "Download" → Excel (.xlsx)
Arkusz Guests zawiera wszystkie informacje o gościach, odpowiedzi, każde niestandardowe pole z formularza rejestracji (np. rola, organizacja, wymagania dietetyczne) jako osobną kolumnę oraz kolumnę Tags — z przypiętym wierszem nagłówkowym i już włączonymi filtrami kolumn, dzięki czemu od razu możesz sortować i analizować dane według dowolnego kryterium
Drugi arkusz, Summary, pokazuje na pierwszy rzut oka podsumowanie statystyk odpowiedzi: łączną liczbę zaproszeń, liczbę zaakceptowanych, odrzuconych, bez odpowiedzi, obecnych oraz potwierdzoną liczbę gości
Otwiera się poprawnie w Excelu, Google Sheets i Numbers niezależnie od ustawień regionalnych Twojego komputera

Pobieranie jako CSV

Kliknij "Download" → CSV (.csv)
Plik zawiera wszystkie informacje o gościach, odpowiedzi, wartości pól niestandardowych oraz kolumnę Tags (nazwy tagów oddzielone znakiem kreski pionowej — ten sam format jest akceptowany przy imporcie, dzięki czemu możesz bezproblemowo przenosić dane w obie strony)
Gdy Collect Guest Names jest włączone, CSV zyskuje również kolumnę Plus Ones zaraz po kolumnie Guests — każdy gość niebędący głównym gościem jest oddzielony znakiem kreski pionowej (np. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). Kolumna jest pomijana, gdy przechwytywanie imion jest wyłączone, dzięki czemu struktura CSV pozostaje przewidywalna dla wydarzeń, które nie korzystają z tej funkcji. Ta sama kolumna pojawia się także w eksporcie do Excela
Jeśli po otwarciu CSV w Excelu wszystko trafia do jednej kolumny, użyj zamiast tego formatu Excel (.xlsx) — nie jest on wrażliwy na regionalne ustawienia separatora list

Pobieranie jako PDF

Kliknij "Download" → PDF (.pdf)
Generowany jest sformatowany plik PDF z nazwą i datą Twojego wydarzenia oraz podsumowaniem statystyk odpowiedzi
PDF zawiera wszystkie dane gości w przejrzystym układzie tabeli, z kolumną Tags pokazującą nazwy tagów każdego gościa jako tekst oddzielony przecinkami

Uwaga: niestandardowe pola formularza rejestracji (np. rola, organizacja) nie są uwzględnione w stałym układzie PDF — pobierz format Excel lub CSV, jeśli potrzebujesz tych kolumn.

Gdy Collect Guest Names jest włączone, PDF zawiera również:

Wcięte podwiersze dla każdej osoby towarzyszącej pod głównym zaproszeniem, z podaniem jej imienia i nazwiska

Gdy dodatkowo włączone jest Table Management, każdy podwiersz pokazuje dodatkowo stolik przypisany tej osobie w nowej kolumnie Table.

Dzięki temu PDF świetnie sprawdza się do:

Drukowania listy gości dla obsługi miejsca wydarzenia lub personelu przy wejściu
Udostępniania dostawcom (cateringom, planerom wydarzeń), którzy nie korzystają z arkuszy kalkulacyjnych
Posiadania fizycznej kopii zapasowej na wydarzeniu
Szybkiego sprawdzania przypisań do stolików

Managing Guest Responses

Editing a Response

If a guest contacts you to change their RSVP:

Click the Edit (pencil) icon for that guest
Update their status (Accepted, Declined)
Adjust the number of confirmed guests if needed
Save changes

Viewing Response Details

Click the View (eye) icon to see:

Full guest information
Their RSVP response
Any comments they submitted
Custom field responses

Deleting Guests

To remove a guest:

Click the Delete (trash) icon
Confirm the deletion

To delete multiple guests:

Select guests using the checkboxes
Click "Delete all (X)" to remove selected guests

Acting on a filtered list across pages? When more guests match your filters than fit on the current page, the selection toolbar shows a "Select all N matching" button. It selects every matching guest across all pages, so bulk Apply tags or delete acts on the whole filtered set, not just the page you can see.

Wskazówki dotyczące zarządzania listą gości

Przed wydarzeniem

Dodaj wszystkich gości przed wysłaniem zaproszeń
Sprawdź dwukrotnie, czy numery telefonów są w formacie międzynarodowym
Użyj importu CSV dla dużych list, aby oszczędzić czas
Ustaw odpowiedni język SMS dla gości z innych krajów

Śledzenie odpowiedzi

Regularnie sprawdzaj filtr Not Answered, aby ponawiać prośbę o odpowiedź
Używaj śledzenia WhatsApp, aby widzieć, kto otrzymał zaproszenia
Okresowo eksportuj listę, aby monitorować postępy

Przypominanie

W przypadku gości, którzy nie odpowiedzieli, użyj przycisków Copy lub WhatsApp, aby wysłać przypomnienie
Rozważ użycie funkcji SMS feature do masowych przypomnień

Frequently Asked Questions

Q: Is there a limit to how many guests I can add? A: Guest limits depend on your Fotify plan. Check your plan details for specific limits.

Q: Can I add guests after sending invitations? A: Yes! You can add new guests at any time. Just remember to send them their invitation link.

Q: What happens if I delete a guest who already responded? A: Their response is permanently removed. If they try to use their old RSVP link, it will no longer work.

Q: Can I change a guest's RSVP status manually? A: Yes, use the Edit button to manually update any guest's status, such as when they call to confirm instead of using the online form.

Q: Why can't I see the WhatsApp button for some guests? A: The WhatsApp button only appears for guests who have a phone number saved. Add their phone number to enable this feature.

Q: What's the difference between "Guests" and "Confirmed" columns? A: "Guests" is how many people you invited in that party. "Confirmed" is how many the guest said are actually attending when they responded.

Q: Can I import guests from Google Contacts or another app? A: Export your contacts as a CSV file from your contact app, then format it to match Fotify's CSV requirements and import it.

Q: What's the difference between the CSV and PDF export? A: CSV is best for spreadsheet work — editing, filtering, and importing into other tools. PDF is a formatted, printable document with your event header and summary stats, ideal for sharing with vendors or printing for door staff at the event.

Q: Does the PDF include table assignments and plus-one names? A: Plus-one names appear as indented sub-rows beneath the main invitation whenever Collect Guest Names is enabled. When Table Management is also on, the PDF adds a Table column showing each person's individual seat assignment.

Q: Can I search by a plus-one's name? A: Yes — when Collect Guest Names is on, the search bar matches plus-one names too. The matching invitation auto-expands so you can see which party member matched, with that name highlighted. This is handy when a guest contacts you and you only remember the name of who's coming with them, not the main invitee.

Q: Does the CSV export include plus-one names? A: When Collect Guest Names is enabled, the CSV adds a Plus Ones column right after Guests, listing each non-main party member pipe-separated. When name capture is off, the column is omitted so the CSV shape stays consistent.

Q: How do I know which guests I've already sent invitations to? A: Guests contacted via WhatsApp show a green background. For other methods, consider using the SMS Language or a notes system to track.

Q: Can guests RSVP without being added to the list first? A: For personalized invitations, guests must be added to your list first to receive their unique RSVP link. However, if you enable the Registration Form feature, guests can self-register using a public link - they'll be automatically added to your guest list when they complete the form.

Q: What happens if I upload a CSV with duplicate guests? A: The system will notify you of duplicates. You can choose to skip them or update existing entries.

Q: Can I import guests with tags already applied? A: Yes. Add a Tags column to your CSV with pipe-separated tag names (e.g., Family|VIP). Any tag that doesn't already exist for the event is created automatically with a default color. Full workflow: see the Guest Tags article.

Q: Are tags included when I export guests? A: Yes — both the CSV export (pipe-separated names) and the PDF export (comma-separated list in a Tags column) include every tag applied to the guest. You can re-import the CSV to restore tags.

Q: How do I tag many guests at once? A: Use the checkboxes to select the guests you want, then click "Apply tags" in the selection toolbar. You can Add, Remove, or Replace tags across all selected guests in one click.

Q: Can I filter by more than one status at once? A: Yes. The status filter is multi-select — click as many chips as you want. For example, select Accepted + Attended to see everyone who's coming, or Not Answered + Declined to see everyone still to chase. Status combines with tags, search, and the More filters dimensions.

Q: How do I copy just a guest's link without the whole message? A: Click the Link icon in the Actions column. It copies only the bare RSVP URL — no greeting or template text — so you can paste it into a calendar invite, story, or chat. The regular Copy icon still copies the full personalized message.

Q: Can I filter by whether a guest has an email or phone? A: Yes. Open More filters and toggle Has email or Has phone. This is handy right before an email or WhatsApp send, so you only look at guests you can actually reach.

Q: Can I tell self-registered guests apart from ones I added? A: Yes. In More filters, set Source to Self-registered (signed up through a registration link) or Added by me.

Q: Does the CSV/PDF export only include the guests I've filtered to? A: Yes — exports respect your active filters, so the file contains exactly what the list is showing. Click Clear all first if you want to export everyone.