Jak zarządzać listą gości

Strona Guests w Twoim panelu to miejsce, w którym dodajesz, zarządzasz i śledzisz wszystkich uczestników wydarzenia. Niezależnie od tego, czy dodajesz gości pojedynczo, czy importujesz setki osób z arkusza kalkulacyjnego, Fotify ułatwia utrzymanie porządku na liście gości.

Nie potrzebujesz zaproszenia RSVP, aby zbudować listę gości — strona działa samodzielnie, a wszystko połączy się automatycznie, jeśli później utworzysz zaproszenie.

Dostęp do listy gości

Przejdź do panelu wydarzenia na dashboard.fotify.app
Wybierz wydarzenie i kliknij "Guests" na pasku bocznym

Zobaczysz pełną listę gości wraz ze statusami odpowiedzi i przyciskami działań.

Uwaga: Akcje udostępniania dla poszczególnych gości (Copy Invitation, Copy Invite Link, Send from my email, WhatsApp) pojawiają się dopiero po skonfigurowaniu zaproszenia i włączeniu RSVP — wcześniej nie ma jeszcze niczego do udostępnienia. Baner na stronie przenosi Cię do konfiguracji, gdy będziesz gotowy/gotowa.

Zrozumienie listy gości

Filtrowanie gości

Wszystkie filtry znajdują się w jednym pasku filtrów na górze strony Guests. Każdy filtr łączy się z pozostałymi (AND), więc możesz je łączyć, aby odpowiedzieć na precyzyjne pytania w stylu „VIP-y, które jeszcze nie odpowiedziały i mają numer telefonu”.

Status to zestaw chipów i jest to filtr z wielokrotnym wyborem — kliknij tyle, ile potrzebujesz:

Chip	Shows
All	Wszyscy goście na liście (czyści filtr statusu)
Accepted	Goście, którzy potwierdzili obecność
Declined	Goście, którzy nie mogą przybyć
Not Answered	Goście, którzy jeszcze nie odpowiedzieli
Attended	Goście, którzy zameldowali się na wydarzeniu (gdy włączona jest weryfikacja obecności przez QR)

Ponieważ status jest polem wielokrotnego wyboru, możesz wyświetlić razem Accepted + Attended (wszyscy, którzy przyjdą) albo Not Answered + Declined (wszyscy, do których jeszcze trzeba dotrzeć). Każdy chip pokazuje aktualną liczbę na żywo.

More filters (przycisk suwaka) otwiera dodatkowe wymiary filtrowania:

Source — Added by me (dodani przez Ciebie) kontra Self-registered (zarejestrowali się sami przez link rejestracyjny)
Party size — Solo (tylko jedna osoba) kontra Group (2 lub więcej osób z osobami towarzyszącymi)
Has email / Has phone — tylko goście, do których faktycznie możesz wysłać e-mail lub wiadomość — przydatne tuż przed wysyłką

Każdy aktywny filtr pojawia się jako usuwalny chip w wierszu podsumowania, wraz z przyciskiem Clear all oraz licznikiem „X z Y pasujących” na żywo, dzięki czemu zawsze wiesz dokładnie, na jaki wycinek listy patrzysz.

Kolumny z informacjami o gościach

Tabela wyświetla kluczowe informacje o każdym gościu:

Name - pełne imię i nazwisko gościa
Email - adres e-mail (jeśli podano)
Cellphone - numer telefonu do SMS-ów/WhatsApp
Guests - liczba osób w grupie (łącznie z osobami towarzyszącymi)
Confirmed - ile osób potwierdziło obecność
Status - odpowiedź RSVP (Accepted, Declined, Not Answered)
Tags - kolorowe chipy pokazujące tagi gości przypisane do tego gościa. Kliknij przycisk + Add tag w wierszu, aby dodać lub usunąć tagi bezpośrednio na liście
Registered - kiedy gość został dodany lub zarejestrował się samodzielnie
Actions - przyciski szybkich akcji

Sortowanie i wyszukiwanie

Search - użyj paska wyszukiwania, aby znaleźć gości po imieniu, e-mailu, telefonie lub — gdy włączone jest zbieranie imion gości — po imieniu osoby towarzyszącej. Jeśli dopasowanie dotyczy osoby towarzyszącej, to zaproszenie automatycznie się rozwija, a dopasowane imię zostaje podświetlone
Sort - kliknij dowolny nagłówek kolumny, aby posortować listę (np. według imienia, statusu)

Wyświetlanie imion osób towarzyszących (gdy włączone jest zbieranie imion gości)

Gdy włączysz zbieranie imion gości (lub korzystasz z funkcji Seating, która je obejmuje), grupy liczące 2 lub więcej osób pokazują strzałkę obok głównego imienia. Kliknij ją, aby rozwinąć wiersz i pokazać każdą osobę towarzyszącą jako wcięty podwiersz pod głównym zaproszeniem:

Każdy nazwany gość ma odznakę "+1" (lub "Main guest" w przypadku głównej osoby)
Ikona ołówka przy każdym podwierszu prowadzi bezpośrednio do edycji tego konkretnego imienia
Jeśli grupa ma mniej podanych imion niż jej zadeklarowana wielkość, zobaczysz placeholder „N imion jeszcze nie podano” wraz z linkiem Add names
Podczas wyszukiwania wiersze zawierające pasującą osobę towarzyszącą automatycznie się rozwijają, dzięki czemu dopasowanie jest widoczne od razu — nadal możesz zwinąć je ręcznie, a Twój wybór jest zapamiętywany do momentu wyczyszczenia wyszukiwania

Imiona i nazwiska, które edytujesz tutaj, oraz te, które edytujesz na stronie Seating, to te same dane — popraw pisownię w jednym miejscu, a zmiana pojawi się też w drugim. Gość, który później ponownie odpowie na RSVP, nie nadpisze imienia i nazwiska, które już poprawiłeś(-aś).

Filtrowanie i tagowanie gości

System tagów Fotify pozwala oznaczać gości etykietami (np. „Family”, „VIP”, „Work”) i filtrować po nich. Pełne informacje znajdziesz w artykule o tagach gości; tutaj wyjaśniamy, jak tagi pojawiają się na liście gości.

Wiersz filtra tagów

Pasek filtrów zawiera wiersz Tags. Zawiera on:

chip dla każdego utworzonego przez Ciebie tagu (kliknij, aby włączyć/wyłączyć go jako filtr)
przerywany chip "+ New tag", który otwiera menedżera tagów, dzięki czemu możesz utworzyć nowy tag od razu na miejscu
przycisk "Manage tags" po prawej stronie (zmiana kolorów, edycja lub usuwanie istniejących tagów)
gdy aktywne są dwa lub więcej chipów tagów, przełącznik segmentowy Any / All decyduje, czy filtr dopasowuje gości mających dowolny z wybranych tagów, czy wszystkie z nich

Gdy filtr tagów jest aktywny, lista gości pokazuje tylko pasujących gości. Kliknij ten sam chip ponownie, aby usunąć dany tag z filtra, albo użyj Clear all, aby zresetować wszystkie filtry naraz. Filtry tagów łączą się z chipami statusu, wyszukiwaniem i wymiarami z More filters.

Tagowanie gości bezpośrednio na liście

Na dowolnym wierszu gościa (w tabeli na komputerze lub na karcie mobilnej) kliknij przycisk + Add tag w kolumnie Tags. Pojawi się lista rozwijana ze wszystkimi tagami wydarzenia; kliknij, aby je przełączać, a następnie Save. Istniejące tagi gościa pojawiają się jako kolorowe chipy obok przycisku.

Zbiorcze tagowanie wybranych gości

Aby otagować (lub odtagować) wielu gości naraz:

Zaznacz gości za pomocą pól wyboru po lewej stronie każdego wiersza
Na pasku narzędzi zaznaczenia, który się pojawi, kliknij "Apply tags"
Wybierz tryb — Add, Remove lub Replace
Zaznacz odpowiednie tagi, a następnie kliknij zielony przycisk Save

Add dodaje wybrane tagi do każdego gościa, oprócz tych, które już ma
Remove usuwa wybrane tagi u każdego gościa
Replace czyści bieżące tagi i ustawia dokładnie wybraną listę

Dodawanie gości pojedynczo

Aby dodać jednego gościa:

Kliknij przycisk "Add Guest"
Uzupełnij dane gościa:
- Name - Imię gościa (wymagane)
- Last Name - Nazwisko gościa
- Email - Adres e-mail do zaproszeń cyfrowych
- Cellphone - Numer telefonu w formacie międzynarodowym z + (np. +14155551234)
- Number of Guests - Liczba osób w zaproszeniu (domyślnie: 1)
- SMS Language - Nadpisanie domyślnego języka SMS dla tego gościa
Kliknij "Add Guest"

Format numeru telefonu

Aby funkcje SMS i WhatsApp działały, numery telefonów muszą być w międzynarodowym formacie E.164:

Zacznij od +, po którym następuje kod kraju
Bez spacji, myślników ani nawiasów
Przykłady: +14155551234 (USA), +34612345678 (Hiszpania), +4915112345678 (Niemcy)

Importowanie wielu gości (CSV, Excel lub wklejenie)

Duże listy gości możesz zaimportować od razu z pliku albo bezpośrednio z arkusza kalkulacyjnego.

Jak zaimportować

Kliknij "Prześlij listę gości"
Przeciągnij i upuść plik (.csv lub Excel .xlsx) na pole przesyłania, albo kliknij "Lub wklej wiersze z arkusza kalkulacyjnego" i wklej komórki skopiowane z Excela lub Arkuszy Google — wraz z wierszem nagłówka
Kliknij "Prześlij listę gości"

Skoroszyty Excela są odczytywane z pierwszego arkusza, więc możesz przesłać plik, w którym już prowadzisz listę — nie trzeba go najpierw zapisywać jako CSV. Starsze pliki binarne .xls nie są akceptowane: otwórz je w Excelu i zapisz jako .xlsx.

Format kolumn

Wymagana jest tylko kolumna Name. Każda inna kolumna jest opcjonalna: możesz ją całkowicie pominąć w pliku albo zostawić puste komórki. Plik z samą kolumną Name i jednym imieniem w wierszu też jest poprawnym importem.

Nazwy kolumn są dopasowywane elastycznie. Wielkość liter, spacje i interpunkcja nie mają znaczenia, a popularne nazwy używane w arkuszach są rozpoznawane — na przykład First Name, Surname, E-mail, Mobile, Party Size, a także Imię, Nazwisko, Telefon i podobne. Nie musisz zmieniać swoich nagłówków na te poniżej — to po prostu te, których używa szablon.

Kolumny, których Fotify nie rozpoznaje, są pomijane, a wynik importu je wymienia, więc wiadomo, że nic z nich nie zostało zapisane.

Column	Required	Description
Name	Yes	Imię gościa (pełne imię i nazwisko też zadziała)
LastName	No	Nazwisko gościa
Email	No	Adres e-mail. Wiersze z nieprawidłowym adresem (np. `john@`) są zgłaszane i pomijane — popraw wartość albo zostaw komórkę pustą
Phone	No	Telefon z + i kodem kraju (np. `+14155551234`). Spacje, myślniki, kropki i nawiasy są usuwane automatycznie, a wiodące `00` zamienia się na `+`
Guests	No	Liczba gości w grupie (domyślnie: 1)
Locale	No	Kod języka dla SMS-ów i e-maili (en, es, fr, de, it, pt itd.). `SmsLocale` i `MessagingLocale` są nadal akceptowane ze względu na zgodność wsteczną
Tags	No	Nazwy tagów do zastosowania do tego gościa, rozdzielone `\|` (pipe). Brakujące tagi są tworzone automatycznie
DisplayAlias	No	Nazwa wyświetlana używana w wiadomościach zamiast `Name + LastName` (np. "Adam & Susan", "The Smith Family"). Przydatne dla par, rodzin i grup
IsPlural	No	Ustaw na `true` (lub `yes` / `1`), gdy zaproszenie dotyczy wielu osób, aby wiadomości używały liczby mnogiej w obsługiwanych językach (szwedzki, hiszpański, francuski, włoski, portugalski, niderlandzki, polski, arabski, hebrajski, duński). Domyślnie `false`
Status	No	Status RSVP, który już masz dla tego gościa: `Accepted`, `Declined`, `Attended` lub `Not Answered`. Domyślnie `Not Answered`
Confirmed Guests	No	Liczba potwierdzonych osób w grupie. Używane tylko, gdy Status to `Accepted` lub `Attended`; domyślnie pełna liczba osób w grupie

Przykładowy CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural,Status,Confirmed Guests
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true,Accepted,2
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true,Accepted,2
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,,Declined,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,,Not Answered,

Wskazówki dotyczące importu CSV

Kliknij "Pobierz prosty szablon (tylko Name)", aby pobrać najmniejszy poprawny plik, albo "Pobierz przykład", aby pobrać szablon ze wszystkimi kolumnami
E-mail i telefon są opcjonalne — pozostaw puste, jeśli nie są dostępne
Akceptowane są pliki rozdzielane przecinkiem i średnikiem (Excel w większości Europy zapisuje CSV ze średnikami), a także pliki rozdzielane tabulatorem
Imiona ze znakami diakrytycznymi przetrwają niezależnie od kodowania Twojego arkusza: UTF-8, Windows/ANSI i "Unicode Text" z Excela są wykrywane automatycznie
Plik (lub wklejona treść) zawierający tylko jedną kolumnę imion bez wiersza nagłówka jest importowany jako lista imion
Akceptowane są pliki do 5 MB
Wiersz z pustą komórką Name jest pomijany i wymieniony w wyniku; pozostałe wiersze nadal się importują
Jeśli zobaczysz "Missing required column: Name", oznacza to, że w pierwszej linii pliku nie ma nagłówka, który Fotify mogłoby odczytać jako imię gościa. Komunikat wymienia znalezione nagłówki — zmień nazwę jednego z nich na Name (lub First Name, Full Name, …)
Obsługiwane języki wiadomości: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
Jeśli pole Locale jest puste, gość otrzyma SMS i e-mail w domyślnym języku Twojego wydarzenia
Kolumna Tags: rozdziel wiele tagów znakiem | (np. Family|VIP). Każda nazwa taga, która jeszcze nie istnieje dla wydarzenia, zostanie automatycznie utworzona z domyślnym kolorem — kolor możesz później zmienić w Manage tags
DisplayAlias: jeśli ustawione, ta nazwa jest używana w SMS-ach, e-mailach oraz na stronie RSVP (zastępuje też {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} i {{FULLNAME}} w niestandardowych szablonach wiadomości). Pozostaw puste, aby użyć standardowego Name + LastName
Status: użyj tej kolumny, aby zaimportować listę zebraną gdzie indziej lub przenieść listę gości między wydarzeniami. Wyeksportowane listy gości już zawierają tę kolumnę, więc eksport można ponownie zaimportować z tymi samymi odpowiedziami. Pozostaw kolumnę pustą (lub ją pomiń), a wszyscy zostaną zaimportowani ze statusem Not Answered
IsPlural: ma znaczenie tylko w językach, które rozróżniają liczbę pojedynczą i mnogą w 2. osobie — na przykład szwedzkie "du är inbjuden" (liczba pojedyncza) zmienia się na "ni är inbjudna" (liczba mnoga). W przypadku angielskiego, niemieckiego, rosyjskiego i innych języków bez takiego rozróżnienia pole jest ignorowane

Przyciski akcji dla gościa

Każdy wiersz gościa ma przyciski akcji do szybkiego zarządzania:

Icon	Action	Description
Pencil	Edit	Edytuj dane gościa (imię, e-mail, telefon, liczba gości, status)
Eye	View	Zobacz wszystkie informacje o gościu bez wprowadzania zmian
Copy	Copy Invitation	Skopiuj zaproszenie gościa — zaprojektowany e-mail dla klienta poczty, a wszędzie indziej Twój szablon wiadomości
Link	Copy Invite Link	Skopiuj tylko link RSVP gościa — bez treści wiadomości — gotowy do wklejenia w dowolnym miejscu
Envelope	Send from my email	Skopiuj zaprojektowane zaproszenie i otwórz klienta poczty zaadresowanego do tego gościa, abyś mógł/mogła je wkleić (jeśli podano e-mail)
WhatsApp	WhatsApp	Otwórz WhatsApp Web z gotową wiadomością (jeśli podano telefon)
People	Manage Names	Dodaj lub edytuj imiona osób towarzyszących (widoczne, gdy włączone jest Guest Names lub używana jest funkcja Seating)
Trash	Delete	Usuń gościa z listy (wymaga potwierdzenia)

Copy Invitation a Copy Invite Link: Copy umieszcza zaproszenie gościa w schowku od razu w dwóch formach, a to, co wklejasz, samo wybiera tę, którą rozumie — wklej w Outlooku lub Gmailu, a otrzymasz zaprojektowane zaproszenie z obrazem okładki i przyciskiem RSVP, wklej w WhatsAppie lub aplikacji notatek, a otrzymasz spersonalizowaną wiadomość tekstową (powitanie + link + ewentualny tekst szablonu). Ikona Link kopiuje wyłącznie sam adres URL — świetne rozwiązanie do zaproszenia w kalendarzu, relacji na Instagramie lub wszędzie tam, gdzie pełna wiadomość byłaby zbędna.

Widok mobilny

Na urządzeniach mobilnych przyciski akcji są dostępne w menu (trzy kropki) w prawym dolnym rogu każdej karty gościa.

Wysyłanie zaproszeń do gości

Po dodaniu gości musisz wysłać im ich spersonalizowane linki RSVP.

Kopiuj i wklej

Kliknij ikonę Copy przy gościu
Poczekaj na ptaszek — zaproszenie znajduje się w schowku, gdy się pojawi
Wklej je w e-mailu, wiadomości tekstowej lub dowolnej aplikacji do przesyłania wiadomości

Wklej w kliencie poczty, a otrzymasz zaprojektowane zaproszenie; wklej gdziekolwiek indziej, a otrzymasz zwykłą spersonalizowaną wiadomość tekstową. Nie wybierasz sam/sama — to aplikacja, w którą wklejasz, wybiera wersję, którą potrafi wyświetlić.

Skopiuj tylko link

Kliknij ikonę Link przy gościu
Zostaje skopiowany tylko sam link RSVP — bez treści wiadomości
Wklej go w zaproszeniu w kalendarzu, relacji na Instagramie, czacie grupowym lub gdziekolwiek indziej, gdzie pełna wiadomość byłaby zbędna

Wyślij z własnej poczty e-mail

Kliknij ikonę Envelope (widoczną tylko przy gościach z adresem e-mail)
Zaprojektowane zaproszenie zostaje skopiowane, a Twój klient poczty otwiera się z uzupełnionym adresatem — tym gościem — i tematem wiadomości
Kliknij w puste pole treści wiadomości i wklej (Ctrl+V, lub Cmd+V na Macu), a następnie wyślij

To wysyła zaproszenie z Twojej własnej skrzynki, a nie z naszej. Jest to rozwiązanie, po które warto sięgnąć, gdy pracodawca gościa filtruje nasze wiadomości do spamu — zobacz Jak wysyłać zaproszenia e-mail, aby dowiedzieć się, kiedy tak się dzieje i jak to rozpoznać.

Dwie rzeczy, o których warto pamiętać. Treść wiadomości otwiera się pusta celowo, więc wklej ją przed wysłaniem. A ponieważ to Twój klient poczty wysyła wiadomość, te zaproszenia nie pojawiają się w statystykach otwarć i kliknięć Fotify — potwierdzenia RSVP są jednak śledzone normalnie.

Outlook w wersji internetowej: Outlook domyślnie wkleja tekst z własnym formatowaniem, co usuwa kolory i tła zaproszenia i zostawia zwykły czarny tekst. To ustawienie Outlooka, nie problem z zaproszeniem. Zaraz po wklejeniu, w lewym dolnym rogu wiadomości pojawia się mały przycisk opcji wklejania — kliknij go i wybierz Keep source formatting (widoczne też jako „Paste as is”), a projekt wróci. Możesz ustawić to jako domyślne w Settings → Mail → Compose and reply.

Starszy Outlook dla Windows: Ta wersja tworzy wiadomości za pomocą Worda, więc zaproszenie wkleja się z zachowanym układem, kolorami, obrazami i czcionkami, ale zaokrąglone rogi mogą wyświetlić się jako proste. Wszystko pozostaje czytelne i każdy link działa. Gmail i Apple Mail pokazują zaproszenie zgodnie z projektem.

Bezpośrednio przez WhatsApp

Kliknij ikonę WhatsApp (widoczną tylko przy gościach z numerem telefonu)
Otworzy się WhatsApp Web z gotową wiadomością zaproszenia
Wyślij wiadomość bezpośrednio

Śledzenie WhatsApp

Goście, do których napisano na WhatsAppie, mają subtelne zielone tło
Ułatwia to śledzenie, kto już otrzymał zaproszenie
Użyj "Reset All Sent", aby wyczyścić historię śledzenia i zacząć od nowa

Eksportowanie listy gości

Kliknij "Download" na pasku narzędzi strony Guests i wybierz format: Excel (.xlsx) do sortowania i edycji, CSV (.csv) do importu do innych narzędzi lub PDF (.pdf) jako gotowy do wydruku dokument.

Eksporty uwzględniają aktywne filtry i kolejność sortowania. Wszystko, co aktualnie wyświetla tabela gości, trafia do pliku dokładnie w tej samej postaci — te same wiersze, ta sama kolejność — dzięki czemu możesz pobrać tylko zaakceptowanych gości VIP albo samodzielnie zarejestrowanych gości bez numeru telefonu. Chcesz pobrać całą listę? Najpierw kliknij Clear all.

Pliki są nazywane na podstawie nazwy Twojego wydarzenia oraz daty eksportu (np. my-wedding-guests-2026-07-09.xlsx), dzięki czemu kolejne pobrania nigdy się wzajemnie nie nadpisują.

Pobieranie jako Excel (zalecane w przypadku arkuszy kalkulacyjnych)

Kliknij "Download" → Excel (.xlsx)
Arkusz Guests zawiera wszystkie informacje o gościach, odpowiedzi, każde niestandardowe pole z formularza rejestracji (np. rola, organizacja, wymagania dietetyczne) jako osobną kolumnę oraz kolumnę Tags — z przypiętym wierszem nagłówkowym i już włączonymi filtrami kolumn, dzięki czemu od razu możesz sortować i analizować dane według dowolnego kryterium
Drugi arkusz, Summary, pokazuje na pierwszy rzut oka podsumowanie statystyk odpowiedzi: łączną liczbę zaproszeń, liczbę zaakceptowanych, odrzuconych, bez odpowiedzi, obecnych oraz potwierdzoną liczbę gości
Otwiera się poprawnie w Excelu, Google Sheets i Numbers niezależnie od ustawień regionalnych Twojego komputera

Pobieranie jako CSV

Kliknij "Download" → CSV (.csv)
Plik zawiera wszystkie informacje o gościach, odpowiedzi, wartości pól niestandardowych oraz kolumnę Tags (nazwy tagów oddzielone znakiem kreski pionowej — ten sam format jest akceptowany przy imporcie, dzięki czemu możesz bezproblemowo przenosić dane w obie strony)
Gdy Collect Guest Names jest włączone, CSV zyskuje również kolumnę Plus Ones zaraz po kolumnie Guests — każdy gość niebędący głównym gościem jest oddzielony znakiem kreski pionowej (np. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). Kolumna jest pomijana, gdy przechwytywanie imion jest wyłączone, dzięki czemu struktura CSV pozostaje przewidywalna dla wydarzeń, które nie korzystają z tej funkcji. Ta sama kolumna pojawia się także w eksporcie do Excela
Jeśli po otwarciu CSV w Excelu wszystko trafia do jednej kolumny, użyj zamiast tego formatu Excel (.xlsx) — nie jest on wrażliwy na regionalne ustawienia separatora list

Pobieranie jako PDF

Kliknij "Download" → PDF (.pdf)
Generowany jest sformatowany plik PDF z nazwą i datą Twojego wydarzenia oraz podsumowaniem statystyk odpowiedzi
PDF zawiera wszystkie dane gości w przejrzystym układzie tabeli, z kolumną Tags pokazującą nazwy tagów każdego gościa jako tekst oddzielony przecinkami

Uwaga: niestandardowe pola formularza rejestracji (np. rola, organizacja) nie są uwzględnione w stałym układzie PDF — pobierz format Excel lub CSV, jeśli potrzebujesz tych kolumn.

Gdy Collect Guest Names jest włączone, PDF zawiera również:

Wcięte podwiersze dla każdej osoby towarzyszącej pod głównym zaproszeniem, z podaniem jej imienia i nazwiska

Gdy dodatkowo używana jest funkcja Seating, każdy podwiersz pokazuje dodatkowo stolik przypisany tej osobie w nowej kolumnie Table.

Dzięki temu PDF świetnie sprawdza się do:

Drukowania listy gości dla obsługi miejsca wydarzenia lub personelu przy wejściu
Udostępniania dostawcom (cateringom, planerom wydarzeń), którzy nie korzystają z arkuszy kalkulacyjnych
Posiadania fizycznej kopii zapasowej na wydarzeniu
Szybkiego sprawdzania przypisań do stolików

Zarządzanie odpowiedziami gości

Edytowanie odpowiedzi

Jeśli gość skontaktuje się z Tobą, aby zmienić swoje RSVP:

Kliknij ikonę Edit (ołówek) przy tym gościu
Zaktualizuj jego status (Accepted, Declined)
W razie potrzeby dostosuj liczbę potwierdzonych gości
Zapisz zmiany

Wyświetlanie szczegółów odpowiedzi

Kliknij ikonę View (oko), aby zobaczyć:

pełne informacje o gościu
jego odpowiedź RSVP
wszelkie przesłane komentarze
odpowiedzi w niestandardowych polach

Usuwanie gości

Aby usunąć gościa:

Kliknij ikonę Delete (kosz)
Potwierdź usunięcie

Aby usunąć wielu gości naraz:

Zaznacz gości za pomocą pól wyboru
Kliknij "Delete all (X)", aby usunąć zaznaczonych gości

Działasz na przefiltrowanej liście obejmującej wiele stron? Gdy więcej gości pasuje do filtrów, niż mieści się na bieżącej stronie, pasek narzędzi zaznaczenia pokazuje przycisk "Select all N matching". Zaznacza on każdego pasującego gościa na wszystkich stronach, dzięki czemu zbiorcze Apply tags lub usuwanie działa na całym przefiltrowanym zbiorze, a nie tylko na widocznej stronie.

Wskazówki dotyczące zarządzania listą gości

Przed wydarzeniem

Dodaj wszystkich gości przed wysłaniem zaproszeń
Sprawdź dwukrotnie, czy numery telefonów są w formacie międzynarodowym
Użyj importu CSV dla dużych list, aby oszczędzić czas
Ustaw odpowiedni język SMS dla gości z innych krajów

Śledzenie odpowiedzi

Regularnie sprawdzaj filtr Not Answered, aby ponawiać prośbę o odpowiedź
Używaj śledzenia WhatsApp, aby widzieć, kto otrzymał zaproszenia
Okresowo eksportuj listę, aby monitorować postępy

Przypominanie

W przypadku gości, którzy nie odpowiedzieli, użyj przycisków Copy, Envelope lub WhatsApp, aby wysłać przypomnienie
Rozważ użycie funkcji SMS feature do masowych przypomnień

Często zadawane pytania

Q: Czy istnieje limit liczby gości, których mogę dodać? A: Limity gości zależą od Twojego planu Fotify. Sprawdź szczegóły planu, aby poznać konkretne limity.

Q: Czy mogę dodawać gości po wysłaniu zaproszeń? A: Tak! Nowych gości możesz dodawać w dowolnym momencie. Pamiętaj tylko, aby wysłać im link z zaproszeniem.

Q: Co się stanie, jeśli usunę gościa, który już odpowiedział? A: Jego odpowiedź zostaje trwale usunięta. Jeśli spróbuje użyć starego linku RSVP, nie będzie już działał.

Q: Czy mogę ręcznie zmienić status RSVP gościa? A: Tak, użyj przycisku Edit, aby ręcznie zaktualizować status dowolnego gościa — na przykład, gdy zadzwoni, aby potwierdzić obecność zamiast korzystać z formularza online.

Q: Dlaczego nie widzę przycisku WhatsApp przy niektórych gościach? A: Przycisk WhatsApp pojawia się tylko przy gościach, którzy mają zapisany numer telefonu. Dodaj ich numer telefonu, aby włączyć tę funkcję.

Q: Jaka jest różnica między kolumnami "Guests" i "Confirmed"? A: "Guests" to liczba osób, które zaprosiłeś w danej grupie. "Confirmed" to liczba osób, które gość zadeklarował jako faktycznie obecne, odpowiadając na zaproszenie.

Q: Zmniejszyłem/zmniejszyłam liczbę gości zaproszenia i nic się nie zmieniło. Dlaczego? A: Sprawdź, czego się spodziewałeś/spodziewałaś. Samo zaproszenie nigdy nie znika — obniżenie liczby gości zmienia, ile osób obejmuje to jedno zaproszenie, a nie ile masz zaproszeń, więc liczba wierszy i łączna liczba zaproszeń pozostają takie same. To kolumna Guests w tym wierszu powinna była się zmienić.

Kolumna Confirmed wypełnia się dopiero, gdy gość odpowie, więc grupa, która jeszcze nie odpowiedziała, pokazuje tam kreskę niezależnie od tego, ile gości jej przypiszesz.

Q: Nie mogę obniżyć liczby gości. Dlaczego? A: Ponieważ to zaproszenie nadal wymienia osoby z imienia i nazwiska. Liczba gości i liczba osób muszą się zgadzać, a my nie usuniemy gościa, którego nazwałeś(-aś) — lub który już ma przypisane miejsce — tylko po to, by dopasować liczbę: usunięcie musi być Twoją decyzją. Wiadomość wskaże, kto stoi na przeszkodzie.

Najpierw usuń tę osobę za pomocą przycisku People w tym wierszu (Manage Names), a potem obniż liczbę gości. Jeśli ta osoba ma już przypisany stół na stronie Seating, usunięcie poprosi Cię o potwierdzenie, ponieważ zwalnia to też miejsce tej osoby. Puste, nienazwane symbole zastępcze niczego nie blokują — są usuwane automatycznie.

Q: Czy mogę importować gości z Kontaktów Google lub innej aplikacji? A: Wyeksportuj kontakty jako plik CSV z aplikacji kontaktów, a następnie sformatuj go zgodnie z wymaganiami CSV Fotify i zaimportuj.

Q: Jaka jest różnica między eksportem CSV a PDF? A: CSV najlepiej sprawdza się do pracy w arkuszach kalkulacyjnych — edycji, filtrowania i importu do innych narzędzi. PDF to sformatowany, gotowy do druku dokument z nagłówkiem wydarzenia i podsumowaniem statystyk, idealny do udostępnienia dostawcom lub wydruku dla personelu przy wejściu.

Q: Czy PDF zawiera przypisania do stolików i imiona osób towarzyszących? A: Imiona osób towarzyszących pojawiają się jako wcięte podwiersze pod głównym zaproszeniem, gdy tylko włączone jest zbieranie imion gości. Gdy dodatkowo używana jest funkcja Seating, PDF dodaje kolumnę Table pokazującą indywidualne przypisanie miejsca każdej osoby.

Q: Czy mogę wyszukiwać po imieniu osoby towarzyszącej? A: Tak — gdy włączone jest Collect Guest Names, pasek wyszukiwania dopasowuje również imiona osób towarzyszących. Pasujące zaproszenie automatycznie się rozwija, dzięki czemu widać, który członek grupy pasuje, a jego imię zostaje podświetlone. Przydaje się to, gdy gość się z Tobą kontaktuje, a Ty pamiętasz tylko imię osoby mu towarzyszącej, a nie głównego zaproszonego.

Q: Czy eksport CSV zawiera imiona osób towarzyszących? A: Gdy włączone jest Collect Guest Names, CSV dodaje kolumnę Plus Ones zaraz po kolumnie Guests, wymieniając każdego niebędącego głównym gościem członka grupy, oddzielonego znakiem kreski pionowej. Gdy przechwytywanie imion jest wyłączone, kolumna jest pomijana, dzięki czemu struktura CSV pozostaje spójna.

Q: Skąd wiem, którym gościom już wysłano zaproszenia? A: Goście, z którymi skontaktowano się przez WhatsApp, mają zielone tło, a goście, którym wysłałeś(-aś) zaproszenie z własnego klienta poczty, mają bursztynową kopertę. Obie oznaczenia są zapamiętywane w przeglądarce, której użyłeś(-aś), więc nie pojawią się na innym urządzeniu. W przypadku zaproszeń wysłanych przez Fotify wiarygodnym źródłem są statystyki e-mail.

Q: Moi goście mówią, że nigdy nie dostali zaproszenia. Co mogę zrobić? A: Najpierw sprawdź statystyki e-mail, aby zobaczyć, czy wiadomość została dostarczona — niektóre firmowe systemy pocztowe przyjmują e-mail, a następnie przenoszą go do spamu, co pokazuje się jako dostarczone, ale nigdy nieotwarte. Gdy filtruje je cała firma, użyj ikony Envelope, aby zamiast tego wysłać zaproszenie temu gościowi z własnej skrzynki. Zobacz Jak wysyłać zaproszenia e-mail, aby dowiedzieć się, jak odczytywać statystyki.

Q: Czy goście mogą potwierdzić obecność bez wcześniejszego dodania do listy? A: W przypadku spersonalizowanych zaproszeń goście muszą najpierw zostać dodani do Twojej listy, aby otrzymać unikalny link RSVP. Jeśli jednak włączysz funkcję formularza rejestracyjnego, goście mogą zarejestrować się samodzielnie za pomocą publicznego linku — zostaną automatycznie dodani do Twojej listy gości po wypełnieniu formularza.

Q: Co się stanie, jeśli prześlę CSV z duplikatami gości? A: Każdy wiersz w pliku staje się nowym gościem — import nie sprawdza, czy taki gość już istnieje, więc przesłanie tego samego pliku dwa razy utworzy każdego gościa podwójnie. W takiej sytuacji przefiltruj listę (np. po tagu użytym przy imporcie) i użyj zbiorczego usuwania, aby pozbyć się dodatkowych kopii, a następnie prześlij tylko nowe wiersze.

Q: Czy mogę importować gości z już przypisanymi tagami? A: Tak. Dodaj do CSV kolumnę Tags z nazwami tagów oddzielonymi znakiem kreski pionowej (np. Family|VIP). Każdy tag, który jeszcze nie istnieje dla wydarzenia, zostanie utworzony automatycznie z domyślnym kolorem. Pełny opis procesu: zobacz artykuł o tagach gości.

Q: Czy tagi są uwzględniane przy eksporcie gości? A: Tak — zarówno eksport CSV (nazwy oddzielone znakiem kreski pionowej), jak i eksport PDF (lista oddzielona przecinkami w kolumnie Tags) zawierają każdy tag przypisany do gościa. Możesz ponownie zaimportować CSV, aby przywrócić tagi.

Q: Jak otagować wielu gości naraz? A: Użyj pól wyboru, aby zaznaczyć wybranych gości, a następnie kliknij "Apply tags" na pasku narzędzi zaznaczenia. Możesz dodać, usunąć lub zastąpić tagi u wszystkich zaznaczonych gości jednym kliknięciem.

Q: Czy mogę filtrować po więcej niż jednym statusie naraz? A: Tak. Filtr statusu obsługuje wielokrotny wybór — kliknij tyle chipów, ile chcesz. Na przykład wybierz Accepted + Attended, aby zobaczyć wszystkich, którzy przyjdą, albo Not Answered + Declined, aby zobaczyć wszystkich, do których jeszcze trzeba dotrzeć. Status łączy się z tagami, wyszukiwaniem i wymiarami z More filters.

Q: Jak skopiować sam link gościa bez całej wiadomości? A: Kliknij ikonę Link w kolumnie Actions. Kopiuje ona wyłącznie sam adres URL RSVP — bez powitania ani tekstu szablonu — dzięki czemu możesz wkleić go w zaproszeniu w kalendarzu, relacji lub na czacie. Zwykła ikona Copy nadal kopiuje pełną spersonalizowaną wiadomość.

Q: Czy mogę filtrować po tym, czy gość ma e-mail lub telefon? A: Tak. Otwórz More filters i przełącz Has email lub Has phone. Przydaje się to tuż przed wysyłką e-maila lub wiadomości WhatsApp, dzięki czemu widzisz tylko gości, z którymi faktycznie możesz się skontaktować.

Q: Czy mogę odróżnić gości, którzy zarejestrowali się sami, od tych, których dodałem? A: Tak. W More filters ustaw Source na Self-registered (zarejestrowali się przez link rejestracyjny) lub Added by me.

Q: Czy eksport CSV/PDF obejmuje tylko gości, do których przefiltrowałem listę? A: Tak — eksporty uwzględniają aktywne filtry, więc plik zawiera dokładnie to, co pokazuje lista. Jeśli chcesz wyeksportować wszystkich, najpierw kliknij Clear all.