Jak zarządzać listą gości

Zakładka Guests w panelu RSVP to miejsce, w którym dodajesz, zarządzasz i śledzisz wszystkich uczestników wydarzenia. Niezależnie od tego, czy dodajesz gości pojedynczo, czy importujesz setki osób z arkusza kalkulacyjnego, Fotify ułatwia utrzymanie porządku na liście gości.

Dostęp do listy gości

1. Przejdź do panelu wydarzenia na dashboard.fotify.app
2. Wybierz wydarzenie i kliknij "RSVP" na pasku bocznym
3. Kliknij kartę "Guests"

Jeśli nie utworzono jeszcze zaproszenia RSVP, najpierw zapoznaj się z artykułem How to Create Your RSVP Invitation.

Zobaczysz pełną listę gości wraz ze statusami odpowiedzi i przyciskami działań.

Zrozumienie listy gości

Filtry statusu

Filtruj gości według statusu odpowiedzi, korzystając z kart u góry:

Filtr	Opis
All	Wszyscy goście na Twojej liście
Accepted	Goście, którzy potwierdzili obecność
Declined	Goście, którzy nie mogą uczestniczyć
Not Answered	Goście, którzy jeszcze nie odpowiedzieli
Attended	Goście, którzy zameldowali się na wydarzeniu (gdy włączona jest obecność przez QR)

Kolumny informacji o gościu

Tabela wyświetla kluczowe informacje o każdym gościu:

• Name - Imię i nazwisko gościa
• Email - Adres e-mail (jeśli podano)
• Cellphone - Numer telefonu do SMS/WhatsApp
• Guests - Liczba osób w zaproszeniu (w tym osoby towarzyszące)
• Confirmed - Ile osób gość potwierdził jako obecnych
• Status - Odpowiedź RSVP (Accepted, Declined, Not Answered)
• Tags - Kolorowe etykiety pokazujące tagi gości przypisane do tego gościa. Kliknij przycisk + Add tag w wierszu, aby dodać lub usunąć tagi bezpośrednio z listy
• Registered - Kiedy gość został dodany lub zarejestrował się samodzielnie
• Actions - Przyciski szybkich działań

Sortowanie i wyszukiwanie

• Search - Użyj paska wyszukiwania, aby znaleźć gości po imieniu i nazwisku lub adresie e-mail
• Sort - Kliknij dowolny nagłówek kolumny, aby posortować listę (np. według nazwy, statusu)

Filtrowanie i tagowanie gości

System tagów Fotify pozwala oznaczać gości (np. "Family", "VIP", "Work") oraz filtrować listę na ich podstawie. Pełne szczegóły znajdziesz w artykule Guest Tags article; poniżej wyjaśniamy, jak tagi działają na liście gości.

Wiersz filtrowania tagami

Nad filtrami statusu zobaczysz wiersz oznaczony "Filter by tags". Zawiera on:

• Etykietę (chip) dla każdego utworzonego taga (kliknij, aby włączyć/wyłączyć go jako filtr)
• Przerywaną etykietę "+ New tag", która otwiera menedżer tagów i pozwala utworzyć nowy tag bezpośrednio z tego miejsca
• Przycisk "Manage tags" po prawej stronie (zmiana nazw, kolorów, edycja lub usuwanie istniejących tagów)
• Gdy aktywne są co najmniej dwa tagi, przełącznik Any / All określa, czy filtr ma dopasowywać gości z dowolnym z wybranych tagów, czy ze wszystkimi naraz

Gdy filtr tagów jest aktywny, lista gości pokazuje tylko pasujące osoby. Kliknij ponownie ten sam chip, aby usunąć filtr, albo użyj "Clear tag filter", aby wyczyścić wszystkie filtry tagów jednocześnie.

Tagowanie gości bezpośrednio na liście

W dowolnym wierszu gościa (tabela na komputerze lub karta na urządzeniu mobilnym) kliknij przycisk + Add tag w kolumnie Tags. Pojawi się lista rozwijana ze wszystkimi tagami dla wydarzenia; kliknij, aby zaznaczać/odznaczać, a następnie wybierz Save. Istniejące tagi będą widoczne jako kolorowe chipy obok przycisku.

Masowe tagowanie zaznaczonych gości

Aby otagować (lub usunąć tagi) u wielu gości jednocześnie:

1. Zaznacz gości, używając pól wyboru po lewej stronie każdego wiersza
2. Na wyświetlonym pasku narzędzi zaznaczenia kliknij "Apply tags"
3. Wybierz mode — Add, Remove lub Replace
4. Zaznacz odpowiednie tagi, a następnie kliknij zielony przycisk Save

• Add dodaje wybrane tagi do każdego gościa, pozostawiając istniejące
• Remove usuwa wybrane tagi u każdego gościa
• Replace usuwa aktualne tagi i ustawia dokładnie wskazaną listę

Dodawanie gości pojedynczo

Aby dodać jednego gościa:

1. Kliknij przycisk "Add Guest"
2. Uzupełnij dane gościa:
   • Name - Imię gościa (wymagane)
   • Last Name - Nazwisko gościa
   • Email - Adres e-mail do zaproszeń cyfrowych
   • Cellphone - Numer telefonu w formacie międzynarodowym z + (np. +14155551234)
   • Number of Guests - Liczba osób w zaproszeniu (domyślnie: 1)
   • SMS Language - Nadpisanie domyślnego języka SMS dla tego gościa
3. Kliknij "Add Guest"

Format numeru telefonu

Aby funkcje SMS i WhatsApp działały, numery telefonów muszą być w międzynarodowym formacie E.164:

• Zacznij od +, po którym następuje kod kraju
• Bez spacji, myślników ani nawiasów
• Przykłady: +14155551234 (USA), +34612345678 (Hiszpania), +4915112345678 (Niemcy)

Importowanie wielu gości (przesyłanie CSV)

W przypadku dużych list gości możesz zaimportować je wszystkie naraz za pomocą pliku CSV.

Jak zaimportować

1. Kliknij "Upload Guest List"
2. Przygotuj plik CSV w wymaganym formacie (patrz poniżej)
3. Przeciągnij i upuść plik albo kliknij, aby go wybrać
4. Kliknij "Upload Guest List"

Format CSV

Twój plik CSV musi zawierać następujące kolumny:

Column	Required	Description
Name	Yes	Imię gościa
LastName	No	Nazwisko gościa (może być puste)
Email	No	Adres e-mail (może być pusty)
Phone	No	Numer telefonu w formacie E.164 z + i kodem kraju
Guests	No	Liczba gości w grupie (domyślnie: 1)
Locale	No	Kod języka dla SMS-ów i e-maili (en, es, fr, de, it, pt itd.). SmsLocale i MessagingLocale są nadal akceptowane ze względu na zgodność wsteczną
Tags	No	Nazwy tagów do zastosowania do tego gościa, rozdzielone | (pipe). Brakujące tagi są tworzone automatycznie
DisplayAlias	No	Nazwa wyświetlana używana w wiadomościach zamiast Name + LastName (np. "Adam & Susan", "The Smith Family"). Przydatne dla par, rodzin i grup
IsPlural	No	Ustaw na true (lub yes / 1), gdy zaproszenie dotyczy wielu osób, aby wiadomości używały liczby mnogiej w obsługiwanych językach (szwedzki, hiszpański, francuski, włoski, portugalski, niderlandzki, polski, arabski, hebrajski, duński). Domyślnie: false

Przykładowy CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

Wskazówki dotyczące importu CSV

• Kliknij "Download Example", aby pobrać plik szablonu
• E-mail i telefon są opcjonalne — pozostaw puste, jeśli nie są dostępne
• Obsługiwane języki wiadomości: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
• Jeśli pole Locale jest puste, gość otrzyma SMS i e-mail w Twoim domyślnym języku wydarzenia
• Kolumna Tags: rozdziel wiele tagów znakiem | (np. Family|VIP). Każda nazwa taga, która jeszcze nie istnieje dla wydarzenia, zostanie automatycznie utworzona z domyślnym kolorem — kolor możesz później zmienić w Manage tags
• DisplayAlias: jeśli ustawione, ta nazwa jest używana w SMS-ach, e-mailach oraz na stronie RSVP (zastępuje też {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} i {{FULLNAME}} w niestandardowych szablonach wiadomości). Pozostaw puste, aby użyć standardowego Name + LastName
• IsPlural: ma znaczenie tylko w językach, które rozróżniają liczbę pojedynczą i mnogą w 2. osobie — na przykład szwedzkie "du är inbjuden" (liczba pojedyncza) zmienia się na "ni är inbjudna" (liczba mnoga). W przypadku angielskiego, niemieckiego, rosyjskiego i innych języków bez takiego rozróżnienia pole jest ignorowane

Przyciski działań dla gości

Każdy wiersz gościa ma przyciski do szybkiego zarządzania:

Ikona	Działanie	Opis
Pencil	Edit	Zmiana danych gościa (imię i nazwisko, e-mail, telefon, liczba gości, status)
Eye	View	Podgląd wszystkich informacji o gościu bez wprowadzania zmian
Copy	Copy Message	Skopiowanie spersonalizowanego zaproszenia z imieniem gościa i unikalnym linkiem RSVP
Envelope	Email	Otwarcie klienta poczty z przygotowanym zaproszeniem (jeśli podano e-mail)
WhatsApp	WhatsApp	Otwarcie WhatsApp Web z przygotowaną wiadomością (jeśli podano telefon)
Trash	Delete	Usunięcie gościa z listy (wymaga potwierdzenia)

Widok mobilny

Na urządzeniach mobilnych przyciski działań są dostępne w menu (trzy kropki) w prawym dolnym rogu każdej karty gościa.

Wysyłanie zaproszeń do gości

Po dodaniu gości musisz wysłać im spersonalizowane linki RSVP.

Opcja 1: Kopiuj i wklej

1. Kliknij ikonę Copy przy danym gościu
2. Spersonalizowana wiadomość (z jego imieniem i unikalnym linkiem) zostanie skopiowana
3. Wklej ją do e-maila, SMS-a lub wybranej aplikacji do wiadomości

Opcja 2: Bezpośrednio przez WhatsApp

1. Kliknij ikonę WhatsApp (widoczną tylko dla gości z numerem telefonu)
2. Otworzy się WhatsApp Web z przygotowaną treścią zaproszenia
3. Wyślij wiadomość bezpośrednio

Śledzenie WhatsApp

• Goście, do których wysłano wiadomość przez WhatsApp, będą mieli delikatne zielone tło
• Pomaga to śledzić, kto otrzymał zaproszenie
• Użyj "Reset All Sent", aby wyczyścić historię tego śledzenia i zacząć od nowa

Eksportowanie listy gości

Możesz wyeksportować pełną listę gości w dwóch formatach: CSV do arkuszy kalkulacyjnych lub PDF jako dokument gotowy do druku.

Pobierz jako CSV

1. Kliknij "Download CSV" na pasku narzędzi w zakładce Guests
2. Plik zawiera wszystkie informacje o gościach, odpowiedzi, wartości pól niestandardowych oraz kolumnę Tags (nazwy tagów rozdzielone znakiem | — ten sam format jest akceptowany podczas importu, więc możesz łatwo przenosić dane w obie strony)
3. Otwórz w Excelu, Google Sheets lub dowolnej aplikacji arkusza kalkulacyjnego

Pobierz jako PDF

1. Kliknij "Download PDF" na pasku narzędzi w zakładce Guests
2. Zostanie wygenerowany sformatowany plik PDF z nazwą wydarzenia, datą oraz podsumowaniem statystyk odpowiedzi
3. PDF zawiera wszystkie dane gości w przejrzystym układzie tabeli, z kolumną Tags pokazującą nazwy tagów każdego gościa jako tekst rozdzielony przecinkami

Gdy opcja Collect Guest Names jest włączona, PDF zawiera także:

• Wcięte podwiersze dla każdego gościa „plus-one” pod głównym zaproszeniem, z wyszczególnieniem jego imienia i nazwiska

Gdy dodatkowo włączona jest funkcja Table Management, każde podwiersze pokazuje również przypisany tej osobie stół w nowej kolumnie Table.

Dzięki temu PDF świetnie sprawdza się do:

• Wydrukowania listy gości dla obsługi lokalu lub personelu przy wejściu
• Udostępniania dostawcom (catering, organizatorzy wydarzeń), którzy nie korzystają z arkuszy kalkulacyjnych
• Posiadania fizycznej kopii zapasowej na wydarzeniu
• Szybkiego sprawdzania przypisań do stołów na pierwszy rzut oka

Zarządzanie odpowiedziami gości

Edycja odpowiedzi

Jeśli gość skontaktuje się z Tobą, aby zmienić swoje RSVP:

1. Kliknij ikonę Edit (ołówek) przy tym gościu
2. Zaktualizuj jego status (Accepted, Declined)
3. W razie potrzeby dostosuj liczbę potwierdzonych osób
4. Zapisz zmiany

Podgląd szczegółów odpowiedzi

Kliknij ikonę View (oko), aby zobaczyć:

• Pełne informacje o gościu
• Jego odpowiedź RSVP
• Wszelkie przesłane komentarze
• Odpowiedzi w polach niestandardowych

Usuwanie gości

Aby usunąć gościa:

1. Kliknij ikonę Delete (kosz)
2. Potwierdź usunięcie

Aby usunąć wielu gości:

• Zaznacz gości za pomocą pól wyboru
• Kliknij "Delete all (X)", aby usunąć zaznaczone osoby

Wskazówki dotyczące zarządzania listą gości

Przed wydarzeniem

• Dodaj wszystkich gości przed wysłaniem zaproszeń
• Sprawdź dwukrotnie, czy numery telefonów są w formacie międzynarodowym
• Użyj importu CSV dla dużych list, aby oszczędzić czas
• Ustaw odpowiedni język SMS dla gości z innych krajów

Śledzenie odpowiedzi

• Regularnie sprawdzaj filtr Not Answered, aby ponawiać prośbę o odpowiedź
• Używaj śledzenia WhatsApp, aby widzieć, kto otrzymał zaproszenia
• Okresowo eksportuj listę, aby monitorować postępy

Przypominanie

• W przypadku gości, którzy nie odpowiedzieli, użyj przycisków Copy lub WhatsApp, aby wysłać przypomnienie
• Rozważ użycie funkcji SMS feature do masowych przypomnień

Często zadawane pytania

P: Czy istnieje limit liczby gości, których mogę dodać? O: Limity gości zależą od Twojego planu Fotify. Sprawdź szczegóły planu, aby poznać konkretne limity.

P: Czy mogę dodawać gości po wysłaniu zaproszeń? O: Tak! Możesz dodawać nowych gości w dowolnym momencie. Pamiętaj tylko, aby wysłać im link do zaproszenia.

P: Co się stanie, jeśli usunę gościa, który już odpowiedział? O: Jego odpowiedź zostanie trwale usunięta. Jeśli spróbuje użyć starego linku RSVP, nie będzie on już działać.

P: Czy mogę ręcznie zmienić status RSVP gościa? O: Tak, użyj przycisku Edit, aby ręcznie zaktualizować status dowolnego gościa — na przykład gdy potwierdza telefonicznie zamiast korzystać z formularza online.

P: Dlaczego nie widzę przycisku WhatsApp dla niektórych gości? O: Przycisk WhatsApp pojawia się tylko dla gości, którzy mają zapisany numer telefonu. Dodaj numer telefonu, aby włączyć tę funkcję.

P: Jaka jest różnica między kolumnami "Guests" i "Confirmed"? O: "Guests" to liczba osób, które zostały zaproszone w ramach danej grupy. "Confirmed" to liczba osób, które gość zadeklarował jako faktycznie uczestniczące podczas udzielania odpowiedzi.

P: Czy mogę zaimportować gości z Kontaktów Google lub innej aplikacji? O: Wyeksportuj kontakty jako plik CSV z aplikacji kontaktów, następnie sformatuj go tak, aby odpowiadał wymaganiom CSV w Fotify, i zaimportuj.

P: Jaka jest różnica między eksportem CSV i PDF? O: CSV najlepiej nadaje się do pracy w arkuszu — edycji, filtrowania i importowania do innych narzędzi. PDF to sformatowany dokument do druku z nagłówkiem wydarzenia i statystykami podsumowującymi, idealny do udostępniania dostawcom lub drukowania dla personelu przy wejściu na wydarzeniu.

P: Czy PDF zawiera przypisania do stołów i imiona osób „plus-one”? O: Imiona osób „plus-one” pojawiają się jako wcięte podwiersze pod głównym zaproszeniem zawsze, gdy włączona jest opcja Collect Guest Names. Gdy włączone jest także Table Management, PDF dodaje kolumnę Table pokazującą indywidualne przypisanie miejsca każdej osoby.

P: Skąd mam wiedzieć, do których gości wysłałem(-am) już zaproszenia? O: Goście, z którymi skontaktowano się przez WhatsApp, są oznaczeni zielonym tłem. W przypadku innych metod rozważ użycie pola SMS Language lub systemu notatek do śledzenia.

P: Czy goście mogą potwierdzić obecność (RSVP) bez wcześniejszego dodania ich do listy? O: W przypadku spersonalizowanych zaproszeń goście muszą zostać najpierw dodani do Twojej listy, aby otrzymać unikalny link RSVP. Jeśli jednak włączysz funkcję Registration Form feature, goście mogą zarejestrować się samodzielnie, korzystając z publicznego linku — zostaną automatycznie dodani do Twojej listy gości po wypełnieniu formularza.

P: Co się stanie, jeśli wgram plik CSV z duplikatami gości? O: System poinformuje Cię o duplikatach. Możesz zdecydować, czy je pominąć, czy zaktualizować istniejące wpisy.

P: Czy mogę importować gości z już przypisanymi tagami? O: Tak. Dodaj do pliku CSV kolumnę Tags z nazwami tagów rozdzielonymi znakiem | (np. Family|VIP). Każdy tag, który nie istnieje jeszcze dla wydarzenia, zostanie automatycznie utworzony z domyślnym kolorem. Pełny proces: zobacz artykuł Guest Tags article.

P: Czy tagi są uwzględniane podczas eksportu gości? O: Tak — zarówno eksport CSV (nazwy rozdzielone znakiem |), jak i eksport PDF (lista rozdzielona przecinkami w kolumnie Tags) zawierają wszystkie tagi przypisane do gościa. Możesz ponownie zaimportować plik CSV, aby przywrócić tagi.

P: Jak oznaczyć tagami wielu gości jednocześnie? O: Użyj pól wyboru, aby zaznaczyć wybranych gości, a następnie kliknij "Apply tags" na pasku narzędzi zaznaczenia. Możesz dodać, usunąć lub zastąpić tagi dla wszystkich zaznaczonych gości jednym kliknięciem.