Jak korzystać z tagów gości

Tagi gości to kolorowe etykiety, które możesz przypisać do dowolnego gościa — np. „Rodzina”, „VIP”, „Współpracownicy”, „Osoby towarzyszące”, „Instagram”. Gdy gość ma tagi, możesz filtrować listę gości według nich, przypisywać je zbiorczo wielu osobom naraz, a nawet automatycznie stosować je do osób, które samodzielnie rejestrują się przez konkretny link rejestracyjny.

Używaj tagów do:

• Segmentacji listy gości (np. zobacz tylko rodzinę, tylko usługodawców, tylko gości z odmową, którzy mieli tag VIP)
• Atrybucji — aby wiedzieć, z którego linku rejestracyjnego lub kanału pochodziło każde RSVP
• Przygotowań — tagowania gości według grupy stolika, potrzeb dietetycznych lub wymagań dostępności
• Działań zbiorczych — wysyłania przypomnień tylko do jednego segmentu bez ujawniania danych kontaktowych pozostałych osób

Tworzenie pierwszego taga

1. Przejdź do panelu wydarzenia na dashboard.fotify.app
2. Wybierz wydarzenie i kliknij „RSVP” na pasku bocznym
3. Kliknij kartę „Guests”
4. W wierszu filtrów tagów nad filtrami statusu kliknij „Manage tags” (lub przerywany żeton „+ New tag”)
5. Otworzy się okno modalne. W karcie „Create tag”:
   • Wpisz Name (maks. 50 znaków, np. „Family”)
   • Wybierz Color z palety
   • Kliknij Create tag

Nowy tag pojawi się na liście poniżej. Możesz tworzyć kolejne, nie zamykając okna modalnego.

Edycja i usuwanie tagów

W oknie zarządzania każdy istniejący tag ma:

• ikonę ołówka do zmiany nazwy i zmiany koloru bezpośrednio w wierszu
• czerwoną ikonę kosza do usunięcia

Usunięcie taga natychmiast usuwa go od wszystkich gości (pozostałe tagi zostają). Każdy link rejestracyjny, który miał ten tag na liście automatycznego stosowania, również zostanie wyczyszczony. RSVP zarejestrowane przed usunięciem zachowują pozostałe tagi — znika tylko ten usunięty.

Tagi są przypisane do jednego wydarzenia. Utworzenie taga „VIP” dla jednego wesela nie spowoduje, że pojawi się on w innym wydarzeniu.

Przypisywanie tagów do gości

Możesz dodać tagi na cztery sposoby — wybierz ten, który najlepiej pasuje do sytuacji.

1. Bezpośrednio w wierszu gościa

W dowolnym wierszu gościa (tabela na komputerze lub karta na telefonie) spójrz na kolumnę Tags. Kliknij przycisk + Add tag, aby otworzyć małe menu:

1. Zaznacz tagi, które chcesz przypisać
2. Kliknij zielony przycisk Save

Istniejące tagi są widoczne jako kolorowe żetony w wierszu obok przycisku. Kliknij przycisk ponownie, aby je zmodyfikować.

2. Zbiorcze przypisywanie wielu gościom

Gdy musisz otagować naraz dziesiątki gości:

1. Zaznacz gości, używając pól wyboru po lewej stronie każdego wiersza
2. Na czerwonym pasku narzędzi zaznaczenia, który się pojawi, kliknij „Apply tags”
3. Wybierz tryb:
   • Add — dodaj wybrane tagi do tych, które gość już ma
   • Remove — usuń wybrane tagi u każdego gościa
   • Replace — usuń wszystkie tagi u gościa i ustaw dokładnie wybraną listę
4. Zaznacz tagi
5. Kliknij zielony przycisk Save

Pasek narzędzi pokazuje, ilu gości zostanie objętych zmianą (Apply to 23 selected).

3. Przez import CSV

Podczas wgrywania listy gości dodaj kolumnę Tags z nazwami tagów rozdzielonymi znakiem pionowej kreski:

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Tags
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,Family|VIP
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,Colleagues

Każda nazwa taga, która jeszcze nie istnieje w Twoim wydarzeniu, zostanie utworzona automatycznie z domyślnym kolorem — kolor możesz później dostosować. Pełną referencję kolumn znajdziesz tutaj: Manage Your Guest List → CSV Format.

4. Automatycznie przez link rejestracyjny

Najbardziej efektywny workflow: przypisz każdemu linkowi rejestracyjnemu osobny tag. Każdy gość, który samodzielnie zarejestruje się przez ten URL, zostanie automatycznie otagowany. Dzięki temu uzyskasz czytelną atrybucję per kanał bez ręcznej pracy.

Pełna konfiguracja: Registration Form → Auto-Applying Tags.

Filtrowanie listy gości według tagów

Wiersz filtrów tagów znajduje się nad filtrami statusu (Accepted / Declined / Not Answered / Attended) w karcie Guests.

1. Kliknij dowolny żeton taga, aby włączyć filtr — na liście pozostaną tylko goście z tym tagiem
2. Kliknij wiele żetonów, aby filtrować według kilku tagów
3. Gdy aktywnych jest więcej niż jeden tag, pojawia się przełącznik Any / All:
   • Any — dopasuj gości, którzy mają co najmniej jeden z wybranych tagów
   • All — dopasuj gości, którzy mają wszystkie wybrane tagi
4. Kliknij „Clear tag filter”, aby jednocześnie usunąć wszystkie filtry tagów

Filtry tagów łączą się z filtrem statusu i paskiem wyszukiwania, więc szybko odpowiesz na pytania typu „pokaż wszystkich zaakceptowanych VIP-ów, którzy przyszli z Instagrama”.

Eksportowanie i tworzenie kopii zapasowej tagów

Tagi są uwzględniane w obu formatach eksportu:

• Eksport CSV — lista rozdzielona znakami „|” w kolumnie Tags (np. Family|VIP). Możesz ponownie zaimportować CSV, aby odtworzyć tagi w innym wydarzeniu, albo w arkuszu kalkulacyjnym edytować kolumnę tagów i wgrać plik ponownie
• Eksport PDF — lista rozdzielona przecinkami w osobnej kolumnie Tags na wydrukowanej liście gości, przydatna jako lista do odhaczania przy wejściu na wydarzenie

Dobre praktyki

Utrzymuj krótką listę tagów

Kilka dobrze dobranych tagów jest lepsze niż dziesiątki nakładających się na siebie. Dobre zestawy na start:

• Według relacji — Family, Friends, Colleagues, Plus-ones
• Według kanału — Website, Instagram, Family list, Work list (w parze z tagami rejestracji per link)
• Według logistyki — VIP, Vendor, Kids, Accessibility
• Według podróży — Local, Flying in, Staying at hotel

Twórz tagi przed udostępnieniem linków rejestracyjnych

Jeśli planujesz automatycznie stosować tagi do linku rejestracyjnego, najpierw utwórz tagi — w przeciwnym razie edytor linku rejestracyjnego pokaże pusty selektor i będziesz musieć wrócić i edytować link po utworzeniu taga.

Łącz z filtrami, aby usprawnić komunikację

Przefiltruj listę do jednego taga + jednego statusu (np. „Family + Not Answered”), a następnie użyj przycisków Copy lub WhatsApp w wierszu każdego gościa, aby wysłać dopasowane przypomnienia. Działasz na przefiltrowanej liście.

Dobrze się zastanów przed usunięciem taga

Usunięcie jest natychmiastowe i nieodwracalne. Jeśli tylko porządkujesz nazewnictwo (np. „vip” → „VIP”), użyj ikony edycji, aby zmienić nazwę na miejscu — to zachowa przypisanie u każdego gościa.

Najczęściej zadawane pytania

Q: Ile tagów mogę utworzyć na jedno wydarzenie? A: Do 50 na wydarzenie.

Q: Czy istnieje limit znaków w nazwach tagów? A: Tak — 50 znaków. Krótkie nazwy lepiej wyglądają jako żetony i utrzymują porządek w wierszu filtrów.

Q: Czy dwa tagi mogą mieć tę samą nazwę? A: Nie, nazwy są unikalne w ramach wydarzenia. Próba utworzenia drugiego taga o istniejącej nazwie wyświetli błąd, aby zapobiec przypadkowemu duplikowaniu.

Q: Co się dzieje, gdy usunę tag? A: Zostaje usunięty od wszystkich gości, którzy go mieli, usunięty z list automatycznego stosowania w linkach rejestracyjnych i znika na stałe. Pozostałe tagi u tych gości pozostają bez zmian. Nie ma możliwości cofnięcia.

Q: Czy goście rejestrujący się samodzielnie otrzymują tagi automatycznie? A: Tak, jeśli link rejestracyjny, którego użyli, ma skonfigurowane tagi. Zobacz Registration Form → Auto-Applying Tags.

Q: Czy gość może mieć więcej niż jeden tag? A: Tak, gość może mieć dowolną liczbę tagów. Wszystkie są widoczne jako żetony w wierszu.

Q: Czy mogę zmienić nazwę taga bez utraty przypisań? A: Tak. Kliknij ikonę ołówka w oknie Manage tags, zmień nazwę i zapisz. Każdy gość zachowa tag, a kolor pozostanie spójny.

Q: Czy kolory tagów coś oznaczają? A: Nie — kolory są wyłącznie wizualne. Wybierz takie, które najszybciej pozwalają wzrokiem skanować listę. Zalecamy kolory o wysokim kontraście (różowy, złoty, zielony) dla tagów, których często używasz do filtrowania.

Q: Czy mogę użyć tego samego taga w wielu wydarzeniach? A: Nie, tagi są przypisane do wydarzenia. To zapobiega temu, by porządki w jednym wydarzeniu wpływały na inne, i pozwala tagować według rzeczy specyficznych dla wydarzenia, takich jak „Welcome dinner” czy „After-party”.

Q: Czy import CSV tworzy tagi, jeśli nie istnieją? A: Tak. Każda nazwa taga w kolumnie Tags, której nie ma jeszcze w wydarzeniu, zostanie utworzona z domyślnym szarym kolorem. Później możesz zmienić nazwę lub kolor w managerze.

Q: Czy tagi są widoczne dla gości? A: Nie. Tagi są widoczne tylko dla organizatora. Goście nigdy nie widzą tagów przypisanych do nich na zaproszeniach, stronach rejestracji ani w e-mailach potwierdzających.

Q: Czy mogę filtrować gości według „nie ma taga X”? A: Nie bezpośrednio, ale można to obejść: włącz wszystkie INNE tagi w trybie All — nie, to robi się nieczytelne. Najprostsza droga na dziś to wyeksportować CSV i filtrować w arkuszu kalkulacyjnym.

Q: Jaka jest różnica między tagiem a statusem RSVP? A: Status to stały zestaw (Accepted / Declined / Not Answered / Attended), który odzwierciedla odpowiedź gościa. Tagi to dowolne etykiety, które tworzysz — od „Family” po „Needs wheelchair access”. Możesz filtrować po obu jednocześnie.