Subeventos & Tratamentos Especiais: RSVPs Multitrilha para Eventos do Mundo Real

A maioria dos eventos do mundo real não é um único momento. Um casamento é a cerimônia e a recepção, muitas vezes com um jantar de boas‑vindas na noite anterior e um brunch na manhã seguinte. Uma conferência é o programa principal, um jantar VIP de networking e uma trilha de workshops a que apenas alguns participantes têm acesso. Um aniversário marcante é a reunião da família e, depois, a pós-festa aberta à meia-noite.

Por anos, organizadores esticaram convites com um único RSVP para cobrir tudo isso — botões de rádio do tipo "você também vai ao brunch?", formulários separados no Google Forms para a pós-festa, capturas de tela dos códigos de bloco de hotel enviadas no WhatsApp. Nada disso escala, e os dados ficam espalhados em cinco lugares diferentes.

Hoje estamos lançando dois novos blocos fundamentais dentro do sistema de convites da Fotify: subeventos e tratamentos especiais. Juntos, eles permitem modelar os eventos como realmente acontecem — várias partes, diferentes regras de acesso por convidado, benefícios reais para quem está viajando.

Se você já usa a Fotify para compartilhamento de fotos de casamento ou convites digitais com RSVP, o novo recurso vive dentro do mesmo convite. Nenhuma nova ferramenta para aprender, nenhuma lista de convidados separada.

Beta: Este recurso está sendo lançado em beta em eventos pagos e por assinatura. Estamos iterando rapidamente com base no feedback de organizadores — conte para nós o que você quer ver a seguir.

O que os subeventos resolvem

Um subevento é uma experiência filha dentro do seu evento principal. Cada um tem seu próprio:

• Nome, descrição, foto, traje sugerido, cor de destaque
• Data, hora, local com link do mapa
• Prazo de RSVP, regras de acompanhante, capacidade, lista de espera
• Regras de acesso: aberto a todos, restrito por tags de convidados ou totalmente explícito
• Código de acesso opcional para subeventos "secretos"
• Dependência opcional de outro subevento (ex.: "precisa aceitar a cerimônia primeiro")

A grande diferença não é o controle de capacidade ou os trajes — isso existe em outras ferramentas. O diferencial são as regras de acesso atreladas à sua lista de convidados. Você pode fazer um jantar de boas‑vindas só para a família de fora da cidade. Uma recepção aberta a todos. Um brunch da noiva restrito ao cortejo e à família imediata. Cada convidado vê apenas os subeventos que se aplicam a ele — nada de "isso é para mim?", nem de pedidos constrangedores pedindo para a pessoa não ir.

O que os tratamentos especiais resolvem

Um tratamento especial é um benefício que você organizou para alguns ou todos os convidados. O mecanismo de benefícios oferece dez tipos diferentes, desde simples selos de reconhecimento até alocações por ordem de chegada com códigos de resgate únicos:

• Desconto em bloco de hotel — Marriott Downtown, 20% de desconto, código de grupo WEDDING2026
• Código único por convidado — crédito de US$ 40 no Uber; cada convidado recebe um código de uso único
• Serviço incluído — "O jantar de boas‑vindas está incluído, não é necessário RSVP separado"
• Detalhes de transporte — embarque do shuttle no hotel às 17h de sábado
• Passe/ingresso VIP — acesso aos bastidores para o cortejo do casamento
• Presente — sacola de boas‑vindas física no hotel
• Benefícios com quantidade limitada — os primeiros 20 convidados ganham um passe do spa, FCFS

Os tratamentos aparecem de forma privada no convite de cada convidado, agrupados em categorias como "Onde ficar", "Como chegar", "Experiências" e "Presentes". Um convidado só vê os benefícios atribuídos a ele. Se um tratamento usa códigos únicos, cada convidado que o resgata puxa um código do seu pool de forma atômica — sem dupla atribuição, sem distribuição manual de códigos.

Ambos os recursos são gerenciados na nova aba Subeventos & VIP no painel de RSVP (procure o selo Beta). Cada um tem sua própria gaveta de edição com o conjunto completo de opções.

Cinco casos de uso reais

1. O fim de semana completo de casamento

Este é o caso de uso principal. Um casamento típico de sábado vira uma experiência de sexta a domingo:

• Jantar de boas‑vindas (sexta) — restrito por tag out-of-town-family, capacidade 30, exige RSVP. Só os convidados com essa tag veem.
• Cerimônia (sábado à tarde) — pública, sem acompanhantes além do tamanho principal do grupo, sem capacidade separada (coberta pelo local).
• Recepção (sábado à noite) — pública, depende da cerimônia. O fluxo de aceitação não permite que o convidado confirme presença na recepção sem aceitar a cerimônia primeiro.
• Brunch de domingo — restrito por tag a wedding-party + immediate-family, capacidade 20.

Combine com tratamentos:

• Tarifa de grupo no Marriott (código compartilhado) → tag out-of-town-family
• Crédito de Uber de US$ 40 por convidado (código único por convidado) → tag out-of-town-family
• Sacola de boas‑vindas no seu hotel → tag wedding-party
• Acesso à suíte VIP (privado, atribuído manualmente) → 4 convidados específicos

Compare com o fluxo antigo: um site de casamento, um cartão de itinerário impresso, um e‑mail com o bloco de hotel, um código promocional do Uber por DM no Slack e uma planilha no Google rastreando quem vai ao brunch. O novo fluxo é um convite, uma lista de convidados, uma exportação CSV por subevento.

Se você também está planejando o lado das fotos, nosso guia sobre coletar fotos de casamento dos convidados mostra como a captura por QR funciona em paralelo.

2. Bloco de hotel + transporte para casamentos de destino

Casamentos de destino têm uma dor específica: levar os convidados ao local é metade do trabalho. Subeventos lidam com a agenda, mas a mágica está nos tratamentos.

Crie um tratamento "Hospedagem" com o nome do hotel, código do grupo, URL de reserva, janela de validade e o preço (por exemplo, "US$ 249"). Atribua à tag out-of-town. No convite do convidado, isso aparece como um card em "Onde ficar" com um botão Copiar para o código e um link Reservar.

Adicione um tratamento "Transporte" para o shuttle — um horário de embarque único por convidado seria exagero, mas um "Shuttle a partir do Hyatt às 17h" compartilhado com o número de contato funciona perfeitamente. Ou use códigos únicos se o seu parceiro de viagens forneceu um lote de promos Uber/Lyft.

Tudo soa como uma passagem de bastão de concierge dentro do convite. Os convidados veem exatamente o que está disponível para eles, podem resgatar/copiar/reservar ali mesmo, e você tem o rastreamento de resgate no painel para saber o que de fato foi usado. Isso se conecta naturalmente a fluxos mais amplos de compartilhamento de fotos de eventos — convidados bem cuidados compartilham mais.

3. Trilha VIP de conferência

Para eventos corporativos e conferências, o motor de regras de acesso é o recurso matador.

• Conferência principal — pública, todos com RSVP podem participar.
• Jantar de networking VIP (quinta) — acesso explícito apenas (capacidade 50). Você concede acesso manualmente a convidados específicos na aba Convidados. Oculto para todos os demais.
• Café da manhã dos palestrantes (sexta) — restrito por tag a speakers.
• Rooftop após o horário — restrito por tag a executive-passes com um código de acesso "ROOFTOP". Mesmo convidados com a tag executiva só veem o card depois de digitarem o código no campo "Tem um código?" no final do convite.

Tratamentos por cima:

• "Bloco de hotel premium" (código compartilhado) → tag out-of-town
• "Passe de backstage" (quantidade limitada 25) → sem tag, por ordem de chegada. Quando 25 convidados resgatam, os demais veem o estado "Sem estoque".

O painel mostra contagens em tempo real: quantos lugares do jantar VIP estão ocupados, quantos passes de backstage restam, quem resgatou cada um. Exportação CSV por subevento para contagem de catering, e por tratamento para rastreamento de resgate.

Para conectar as pessoas certas na conferência, nosso recurso de networking e matchmaking de eventos é o complemento natural — subeventos definem quem é convidado, matchmaking conecta quem chegou.

4. O evento surpresa com código de acesso

Talvez as melhores amigas da noiva estejam preparando uma despedida de solteira secreta na véspera do fim de semana do casamento. Ou a empresa fará um brinde surpresa dos fundadores à meia-noite após a gala. Você quer convidar um grupo pequeno sem vazar a surpresa para o restante da lista.

Configure o subevento como restrito por tag E com um código de acesso. Os convidados correspondentes veem um card no convite dizendo "Tem um código?" — eles digitam o código, a surpresa é desbloqueada e podem confirmar presença. Todos os outros não fazem ideia de que isso existe. O painel acompanha quem vai, para você planejar catering, transporte e demais detalhes. Depois que a surpresa for revelada, você pode limpar o código de acesso, se quiser, e o card permanece desbloqueado.

5. Benefícios com quantidade limitada (primeiros 20 ganham passe do spa)

Para casamentos ou retiros com componente de bem‑estar, muitas vezes você quer oferecer um benefício genuinamente limitado — por exemplo, o spa do local tem 20 vagas disponíveis alocadas por ordem de chegada (FCFS).

Crie um tratamento com quantityTotal: 20. Os convidados veem "Passe do spa — primeiros 20 resgatam" no convite com um botão Resgatar. Os primeiros 20 a tocar em Resgatar bloqueiam sua vaga de forma atômica. Depois disso, o botão muda para "Sem estoque". Você pode parear com código‑único‑por‑convidado (cada um dos 20 recebe um código de reserva distinto) ou com instruções de reserva compartilhadas.

Condições de corrida são tratadas no servidor com um bloqueio transacional na linha do tratamento, então mesmo que cem convidados toquem em Resgatar simultaneamente você terá exatamente 20 vencedores — sem overbooking, sem conciliação manual.

Como tudo fica limpo para os convidados

Três decisões de design mantêm a experiência focada:

1. Subeventos e tratamentos ficam ocultos até o RSVP principal ser aceito. A primeira impressão é o evento principal. Assim que o convidado toca em Aceitar, a nova seção é revelada com uma notificação sutil: "Também desbloqueamos 2 subeventos adicionais e 1 benefício especial para você — role para explorar." Convidados sem extras atribuídos nunca veem essa notificação.

2. O limite do tamanho do grupo respeita o que foi confirmado. Se o RSVP principal convidava 3 pessoas mas o convidado confirmou apenas 2, os subeventos limitam a 2 também. Não dá para levar um acompanhante fantasma para a pós‑festa que você não levou ao casamento. A mesma lógica se aplica aos tratamentos — um acesso ao lounge VIP para 2 de 4 membros da família funciona como esperado.

3. Os nomes são capturados e exportáveis. Quando um convidado aceita um subevento, é solicitado o nome de cada participante. Se você ativou coletar nomes dos convidados no RSVP principal, esses nomes vêm pré‑preenchidos e editáveis. Resgates de tratamentos têm um seletor "Aplica-se a: ☑ Alice ☑ Bob ☐ Carol" para o convidado especificar quais membros do grupo o benefício cobre. Tudo é exportado como CSV delimitado por ponto e vírgula, pronto para o Excel — incluindo códigos únicos, estado de resgate e nomes dos participantes por subevento ou por tratamento.

A experiência no painel

Dentro do painel, a nova aba fica entre Mesas e SMS. A interface tem dois painéis empilhados:

• Subeventos — grade de cards com miniatura da foto, selo de status e uma barra de progresso de capacidade ao vivo. Clique em qualquer card para abrir a gaveta do editor.
• Tratamentos especiais — agrupados por categoria, com o mesmo padrão de gaveta. O editor muda os campos com base no tipo escolhido — Hospedagem exibe "Fornecedor", "Código do grupo", "URL de reserva"; Verba exibe "Valor monetário", "Moeda", "URL de resgate"; e assim por diante.

Para tratamentos com códigos únicos, a gaveta tem um gerenciador embutido do pool de códigos — cole um CSV, arraste e solte um arquivo, ou clique em "Gerar 25 códigos" para a Fotify criá‑los para você. Quando um convidado resgata, um código é retirado do pool de forma atômica.

Contagens de resposta em tempo real aparecem dentro de cada editor para você ver de relance quantas pessoas aceitaram, recusaram ou estão na lista de espera de um subevento — e quantos resgates de tratamento foram feitos. Cada painel tem um botão "Exportar CSV" ao lado desses contadores.

Recurso premium, pronto para produção

Subeventos e tratamentos especiais fazem parte do conjunto de recursos premium da Fotify. Eles estão disponíveis em:

• Eventos pagos (qualquer evento adquirido com créditos)
• Eventos por assinatura cobertos por uma assinatura ativa do organizador ou da equipe

Se seu evento ainda não tem direito, a aba mostra um cartão de upgrade com um caminho de um clique para habilitar. Veja nossa página de preços para os planos atuais — o mesmo plano que desbloqueia os modelos premium de convite (Atelier, Cinematic, Marigold, Vesper, Linen) também cobre subeventos.

Os cinco modelos premium já trazem estilos on‑brand para as novas seções — tratamentos com contorno em foil no Atelier, talões de ingresso no Cinematic, pílulas arredondadas no Marigold e Vesper, retângulos de traço fino no Linen — para que a experiência permaneça coesa, esteja você usando o kit padrão ou um design pago.

Primeiros passos

Se você já está rodando um evento com RSVP na Fotify:

1. Abra seu evento em dashboard.fotify.app
2. Clique em RSVP na barra lateral
3. Abra a aba Subeventos & VIP (aquela com o selo Beta)
4. Adicione seu primeiro subevento — dê um nome, data, local e regra de acesso
5. Opcionalmente, adicione tratamentos para os benefícios que você organizou

Nosso artigo de ajuda passo a passo explica cada campo. Se você ainda não tem um evento, crie um em poucos minutos — o plano gratuito cobre o básico e o plano premium desbloqueia o fluxo multitrilha descrito acima.

Se você está planejando um casamento e quer a visão completa, comece com os 10 melhores apps de compartilhamento de fotos de casamento para 2026 para ver como os lados de fotos e RSVP funcionam juntos. Para festas, conferências e eventos corporativos, veja compartilhamento de fotos de eventos para o mapa mais amplo de recursos.

O que vem por aí

Estamos lançando em beta para iterar rápido. No roteiro imediato:

• Lembretes por subevento conectados ao agendamento de e‑mail/SMS existente
• Check-in por QR por subevento — o segurança escaneia o mesmo QR para presença específica do subevento
• UI de atribuição em massa de tratamentos a partir da aba Convidados (a API já suporta)
• Integrações de marketplace — modelos de tratamento pré‑prontos com parceiros de hotel/transporte

Tem um evento chegando que precisa de subeventos ou tratamentos? Adoraríamos saber como você usaria. Fale com a gente pelo widget de chat no painel ou simplesmente comece a construir — lemos cada feedback do beta.