Subeventos e Tratamentos Especiais

Os eventos do mundo real raramente acontecem num único momento. Um casamento tem uma cerimónia, uma receção e, por vezes, um jantar de boas-vindas na noite anterior e um brunch na manhã seguinte. Uma conferência de vários dias tem um evento principal, um jantar de networking VIP e uma série de workshops a que apenas alguns participantes conseguem aceder. Um aniversário marcante pode ter um encontro privado em família e uma after-party aberta.

Os subeventos e os tratamentos especiais permitem-lhe modelar essa realidade dentro de um único convite do Fotify. Cada convidado vê apenas o que se aplica a si — a cerimónia para a qual foi convidado, a after-party para a qual é elegível e as vantagens que preparou para o seu grupo (desconto de hotel, crédito de transporte, presente de boas-vindas).

Beta: Esta funcionalidade está a ser disponibilizada em beta. Estamos a iterar rapidamente com base no feedback dos organizadores — se algo lhe parecer estranho, contacte o suporte e iremos dar prioridade.

O que sub-eventos e tratamentos especiais resolvem

Sub-eventos são experiências secundárias dentro do seu evento principal. Cada um tem o seu próprio:

Nome, descrição, foto, código de vestimenta, cor de destaque
Data, hora, local com link do mapa
Regras de RSVP: prazo, acompanhantes, capacidade, lista de espera
Regras de acesso: público ou restrito por tags
Código de acesso opcional para sub-eventos "secretos"
Dependência opcional de outro sub-evento (por exemplo, "precisa aceitar a cerimónia primeiro")

Tratamentos especiais são benefícios que você organizou para alguns ou todos os convidados. Pense neles como a faixa VIP do seu evento:

Bloco de hotel com um código de desconto para o grupo
Crédito de 40$ no Uber para familiares de fora da cidade
Jantar de boas-vindas incluído (sem necessidade de RSVP extra)
Acesso ao lounge VIP para o cortejo nupcial
Passe de spa para os primeiros 20 convidados que o resgatarem

Os tratamentos aparecem de forma privada no convite de cada convidado — os convidados só veem o que foi atribuído a eles.

Onde encontrar isto no seu painel

Abra o seu evento em dashboard.fotify.app
Vá a RSVP na barra lateral
Clique no separador Sub-events & VIP (procure o emblema Beta)

Verá dois painéis: Sub-events no topo e Special treatments abaixo. São geridos de forma independente — um convidado pode ser convidado para um subevento sem receber quaisquer tratamentos, ou receber um tratamento sem ser convidado para quaisquer subeventos.

Atenção: Os subeventos e os tratamentos especiais fazem parte do conjunto de funcionalidades premium. Estão disponíveis em eventos num plano pago (crédito) ou com uma subscrição ativa. Se o seu evento ainda não tiver direito, o separador mostra um cartão de atualização em vez do editor.

Passo 1: Crie o seu primeiro sub-evento

Clique em Add sub-event no painel Sub-events. Abre-se uma gaveta lateral com o editor.

Noções básicas

Name — o que os convidados veem ("Jantar de boas-vindas", "After-party", "Brunch de domingo")
Description — um parágrafo curto mostrado no cartão e no modal de detalhes
Photo URL — uma imagem de capa para o cartão (qualquer URL de imagem pública funciona; recomendamos uma proporção 3:2 ou 16:9)
Accent color — usada na faixa do cabeçalho do cartão e no botão Accept

Quando e onde

Starts at / Ends at — a janela de tempo para este sub-evento
Location name + Address — o que exibir; se você também colar um link do Google Maps no campo de URL do mapa, o nome vira um link clicável
Dress code — mostrado como um chip no cartão

Regras de RSVP

Requires RSVP — quando ativado, os convidados devem aceitar ou recusar. Quando desativado, o cartão é apenas informativo (sem botões).
RSVP deadline — após esta data, os botões Accept/Decline desaparecem.
Allow plus-ones + Max plus-ones per RSVP — limita quantas pessoas de um mesmo grupo podem ir. Deixe em branco para "ilimitado (até o tamanho do grupo)".
Capacity — total de vagas somando todos os grupos. Deixe em branco para ilimitado.
Enable waitlist — quando a capacidade é atingida, novos RSVPs entram numa lista de espera numerada em vez de serem rejeitados.

Regras de acesso

É aqui que os sub-eventos se tornam poderosos — você decide quem pode confirmar presença:

Anyone with an RSVP (público) — todos os convidados do evento principal veem este sub-evento.
Guests with specific tags (restrito por tags) — apenas convidados com pelo menos uma das tags selecionadas conseguem ver e confirmar presença. Combine com tags de convidados como family, wedding-party ou out-of-town para segmentar de forma clara. Para limitar um sub-evento a um único convidado, dê a ele uma tag dedicada (por exemplo, vip) e restrinja por ela.

Códigos de acesso — para sub-eventos surpresa

Para sub-eventos restritos por tags, você pode opcionalmente definir um Access code. Mesmo depois de um convidado corresponder pela tag, ele não verá o cartão do sub-evento até inserir o código no campo "Have a code?" no final do convite. Use isto para festas surpresa, salas secretas fora de horário ou revelações só por diversão.

Dependência

Se o seu evento tem uma ordem lógica — por exemplo, a receção só faz sentido para convidados que vão à cerimónia — defina o campo "Requires acceptance of" da receção para a cerimónia. O servidor irá bloquear RSVPs da receção até que o evento pai seja aceite.

Guardar

Clique em Save. O sub-evento aparece no painel com uma barra de progresso de capacidade e um chip de estado. Clique nele para editar novamente a qualquer momento.

Como o tamanho do grupo e os acompanhantes interagem

Dois limites aplicam-se em simultâneo a cada RSVP de subevento:

O Max plus-ones do subevento — o limite por RSVP que definiu (por exemplo, "máx. 1 acompanhante para a after-party").
O tamanho de grupo confirmado do convidado — quantas pessoas confirmou no RSVP principal.

O limite efetivo é o menor dos dois. Assim, se o RSVP principal confirmou 2 de 3 convidados, e o subevento permite até 3 acompanhantes, o convidado ainda assim só pode levar 2 pessoas ao subevento. Se recusar o RSVP principal, os subeventos ficam totalmente ocultos — não existe uma versão de "não vou à cerimónia, mas vou à festa".

Indicar quem vai

Quando um convidado aceita um subevento, é-lhe pedido que introduza os nomes de cada participante do seu grupo. Se tiver ativado Collect guest names no RSVP principal, esses nomes são preenchidos automaticamente — os convidados podem mantê-los, editá-los ou substituí-los.

O mesmo se aplica aos tratamentos especiais: quando um tratamento usa um código único por convidado, o convidado escolhe a que membros do seu grupo a vantagem se aplica. Um crédito de Uber de $40 para 2 de 4 familiares funciona exatamente como esperado.

Passo 2: Crie um tratamento especial

No painel Special treatments, clique em Add treatment. Escolha um tipo — o formulário reorganiza-se com base no que você selecionar:

Type — que tipo de benefício é este?

Type	Quando usar
Badge	Apenas reconhecimento ("Convidado VIP", "Cortejo nupcial") — sem resgate, apenas exibido
Discount code	Bloco de hotel, 20% de desconto num restaurante, cupão de loja
Allowance / credit	"Crédito de 40$ no Uber", "Orçamento de transporte de 100$"
Included service	Jantar de boas-vindas, hora do fotógrafo, sessão de spa — já pago por você
Lodging / hotel	Um bloco de hotel com link de reserva
Transportation	Detalhes de recolha do shuttle, transfer do aeroporto
Gift	Saco de boas-vindas, cartão-presente, presente personalizado
Ticket / pass	Passe VIP, acesso aos bastidores, pulseira all-access
Concierge contact	Um número de WhatsApp ou contacto para qualquer necessidade
Custom	Qualquer coisa que não se enquadre acima

Category — como é agrupado no convite

Cada tratamento também pertence a uma categoria — Stay, Travel, Experience, Gift, Service ou Recognition. No convite do convidado, os tratamentos são agrupados visualmente por categoria, para que "Onde ficar" mostre as suas opções de hotel juntas e "Como chegar" agrupe benefícios de transporte.

Fornecedor, valor, validade

Provider — "Marriott", "Uber", "Fotify Concierge" — exibido como um subtítulo no cartão
Value + Currency — opcional, por exemplo "40$ USD" exibido como um selo de preço
Valid from / Valid until — se definido, a janela de resgate é aplicada no servidor
Limited quantity — deixe em branco para ilimitado; defina um número para ordem de chegada (por exemplo, "Os primeiros 20 convidados recebem um passe de spa")

Como os convidados resgatam

Escolha um Redemption mode:

No redemption (display only) — informação pura, sem fluxo de resgate
Shared code for all guests — um código que todos veem ("WEDDING2026") com um URL de reserva opcional
Unique code per guest — retira um código do seu conjunto por convidado (ótimo para códigos promocionais personalizados do Uber/Lyft)
Redemption URL — um botão que leva a uma página de reserva
Contact someone — instruções para entrar em contacto
QR voucher — um QR code de uso único para resgate presencial

Quando você escolhe Unique code per guest, aparece um gestor do conjunto de códigos na parte inferior da gaveta. Cole os códigos (um por linha ou separados por vírgula) e clique em Import codes, ou selecione Generate 25 codes para que o Fotify os crie por si. Cada convidado que resgata recebe um código único do conjunto — por ordem de chegada.

Quem recebe

Assign to tags — cada convidado com qualquer uma das tags selecionadas recebe este tratamento automaticamente.
Targeting one or a few guests — crie uma tag dedicada (por exemplo, vip), aplique-a apenas a esses convidados na lista de convidados e atribua o tratamento a essa tag.

O que o convidado vê

Os subeventos e os tratamentos especiais ficam ocultos até o convidado aceitar o RSVP principal. Isto é intencional: mantém a primeira impressão focada no evento principal e evita “provocar” extras para convidados que recusem.

Depois de o convidado tocar em Accept no RSVP principal:

Vê o toast habitual "Thanks for confirming!".
Cerca de 2 segundos depois, se tiver subeventos ou tratamentos disponíveis, aparece um toast de seguimento: "We've also unlocked 2 additional sub-events and 1 special perk for you — scroll down to explore."
A secção Other moments for you revela os cartões de subeventos, pela ordem que definiu.
A secção Just for you mostra os tratamentos atribuídos, agrupados por categoria, com botões de copiar para a área de transferência para códigos e URLs de resgate.

Os convidados sem extras atribuídos nunca veem nenhuma das secções nem o toast de seguimento.

Fluxo de RSVP do subevento

Cada cartão de subevento mostra a foto, data, local, código de vestuário e o estado de lotação (com uma indicação de "spots left" quando estiver a esgotar). Abaixo disso, o convidado:

Escolhe quantas pessoas do seu grupo vão (limitado pelo tamanho do grupo confirmado e pelo limite de acompanhantes do subevento)
Confirma os nomes de cada participante (preenchidos a partir do RSVP principal se tiver recolhido nomes)
Toca em Accept ou Decline

Após submeter, o cartão mostra um indicador de estado — Going, Not going ou Waitlisted #3 se a lotação tiver sido atingida e a lista de espera estiver ativada.

Fluxo de reclamação do tratamento

Tratamentos apenas de exibição e com código partilhado não requerem reclamação — aparecem imediatamente com um botão Copy para o código. Para tratamentos com quantidade limitada ou com código único, o convidado toca em Claim para garantir o seu lugar. Se o tratamento permitir indicar a quem se aplica, o convidado primeiro assinala as caixas dos membros do seu grupo que a vantagem cobre.

Acompanhar respostas e exportar CSV

Abra qualquer subevento ou tratamento a partir do painel do dashboard para ver estatísticas em tempo real dentro da gaveta do editor:

Sub-events: contagens de aceites, recusados, em lista de espera e pendentes — além de um botão Export CSV que descarrega todas as respostas com dados de contacto do convidado, nomes dos participantes e carimbos de data/hora.
Special treatments: contagens de atribuídos, reclamados e resgatados — com um Export CSV que inclui códigos únicos, a quem o tratamento se aplica e o estado de resgate.

Os CSVs usam ponto e vírgula como separador (a condizer com a exportação da lista principal de convidados) e abrem corretamente no Excel, Numbers e Google Sheets.

Dicas e padrões

Fluxo de casamento em vários dias

Um excelente padrão para casamentos:

Jantar de boas-vindas (sexta-feira) — restrito por tags a out-of-town-family. Capacidade 30.
Cerimónia (sábado à tarde) — público, sem acompanhantes além do tamanho do grupo.
Receção (sábado à noite) — público, depende da cerimónia.
Brunch de domingo (domingo de manhã) — restrito por tags a wedding-party + immediate-family.

Combine com tratamentos:

"Marriott Downtown — 20% off room block, code WEDDING2026" → tag out-of-town-family
"Crédito de 40$ no Uber (único por convidado)" → tag out-of-town-family
"Saco de boas-vindas no seu hotel" → tag wedding-party
"Acesso ao lounge VIP" → tag wedding-party

Trilha VIP de conferência

Conferência principal — público
Jantar de networking VIP (quinta à noite) — restrito por tags a vip, capacidade 50, dependência de aceitação da conferência principal
Pequeno-almoço de palestrantes (sexta) — restrito por tags a speakers

Tratamentos:

"Premium hotel block — code CONF26" (código partilhado) → tag out-of-town
"Backstage pass" (quantidade limitada 25) → por ordem de chegada, sem tag

Evento surpresa

Restrinja o evento surpresa por tags a uma pequena lista de amigos próximos + defina um Access code. Os amigos ainda precisam inserir o código no convite para ver o cartão. O restante dos convidados não tem qualquer conhecimento de que ele existe.

Perguntas frequentes

Q: Um convidado pode confirmar presença num sub-evento sem aceitar o evento principal? A: Não. Os sub-eventos só aparecem depois de o RSVP do evento principal ser aceite. Recusar o RSVP principal oculta todos os extras.

Q: O que acontece se eu alterar a capacidade de um sub-evento depois que as pessoas já confirmaram presença? A: As respostas já aceites continuam válidas. Novos RSVPs são verificados com base na nova capacidade. Se você reduzi-la para abaixo do número atual, ninguém é removido — mas a próxima pessoa a confirmar presença será bloqueada ou irá para a lista de espera (dependendo das suas definições).

Q: Posso dar um tratamento a apenas um convidado específico? A: Os tratamentos são atribuídos por tag. Para direcionar um único convidado, crie uma tag dedicada (por exemplo, vip), aplique-a a esse convidado na lista de convidados e depois atribua o tratamento a essa tag. A mesma abordagem funciona para limitar um sub-evento a convidados específicos.

Q: Os convidados recebem um lembrete por e-mail ou SMS para sub-eventos? A: A beta atual apresenta sub-eventos no próprio convite. Lembretes por sub-evento estão no roadmap — vamos integrá-los no agendamento existente de SMS/e-mail.

Q: Os convidados podem mudar de ideia depois de aceitar um sub-evento? A: Sim, até ao prazo de RSVP do sub-evento. Recusar apenas altera o estado — a vaga volta a contar para a capacidade, e o próximo RSVP na lista de espera pode ser promovido.

Q: E quanto a traduções? Eu organizo eventos em vários idiomas. A: Os textos da interface são traduzidos em conjunto com o restante do painel e do convite. Nomes, descrições, códigos de vestimenta e conteúdo de tratamentos ficam guardados na base de dados no idioma em que você os escrever — não traduzimos automaticamente conteúdo do utilizador.

Q: Como as exportações são formatadas? A: CSV delimitado por ponto e vírgula, codificado em UTF-8, no mesmo formato da exportação principal da lista de convidados. As colunas incluem informações de contacto do convidado, estado, nomes dos participantes, tags e carimbos de data/hora. As exportações de tratamentos também incluem códigos únicos e o estado de resgate.

Próximos passos

Personalizar o seu convite de RSVP para definir o template de design e as secções principais
Gerir a sua lista de convidados e etiquetas — as etiquetas são a base das regras de acesso a subeventos
Recolher nomes de convidados no RSVP principal para que sejam preenchidos automaticamente nas respostas a subeventos
Tem feedback sobre a beta? Contacte-nos através do widget de chat no dashboard — lemos todas as mensagens.