Subeventos e Tratamentos Especiais

Os eventos do mundo real raramente acontecem num único momento. Um casamento tem uma cerimônia, uma recepção e, por vezes, um jantar de boas-vindas na noite anterior e um brunch na manhã seguinte. Uma conferência de vários dias tem um evento principal, um jantar de networking VIP e uma série de workshops a que apenas alguns participantes conseguem acessar. Um aniversário marcante pode ter um encontro privado em família e uma after-party aberta.

Os subeventos e os tratamentos especiais permitem a você modelar essa realidade dentro de um único convite do Fotify. Cada convidado vê apenas o que se aplica a si — a cerimônia para a qual foi convidado, a after-party para a qual é elegível e as vantagens que preparou para o seu grupo (desconto de hotel, crédito de transporte, presente de boas-vindas).

Os subeventos e os tratamentos especiais estão incluídos a partir do plano Professional, e em todos os eventos que decorrem ao abrigo de uma assinatura de evento ativa.

O que sub-eventos e tratamentos especiais resolvem

Sub-eventos são experiências secundárias dentro do seu evento principal. Cada um tem o seu próprio:

Nome, descrição, foto, código de vestimenta, cor de destaque
Data, hora, local com link do mapa
Regras de RSVP: prazo, acompanhantes, capacidade, lista de espera
Regras de acesso: público ou restrito por tags
Código de acesso opcional para sub-eventos "secretos"
Dependência opcional de outro sub-evento (por exemplo, "precisa aceitar a cerimônia primeiro")

Tratamentos especiais são benefícios que você organizou para alguns ou todos os convidados. Pense neles como a faixa VIP do seu evento:

Bloco de hotel com um código de desconto para o grupo
Crédito de 40$ no Uber para familiares de fora da cidade
Jantar de boas-vindas incluído (sem necessidade de RSVP extra)
Acesso ao lounge VIP para o cortejo nupcial
Passe de spa para os primeiros 20 convidados que o resgatarem

Os tratamentos aparecem de forma privada no convite de cada convidado — os convidados só veem o que foi atribuído a eles.

Onde encontrar isto no seu painel

Abra seu evento em dashboard.fotify.app
Vá até Convite na barra lateral
Clique na aba Subeventos e VIP (procure o selo Beta)

Você verá dois painéis: Subeventos em cima e Tratamentos especiais embaixo. Eles são gerenciados de forma independente — um convidado pode ser convidado para um subevento sem receber nenhum tratamento, ou receber um tratamento sem ser convidado para nenhum subevento.

Atenção: Subeventos e tratamentos especiais estão disponíveis a partir do plano Professional e em todos os eventos que fazem parte de uma assinatura de eventos ativa. Em qualquer outro plano, a aba mostra um cartão de upgrade em vez do editor.

Passo 1: Crie o seu primeiro sub-evento

Clique em Adicionar subevento no painel Sub-events. Se abre uma gaveta lateral com o editor.

Noções básicas

Nome — o que os convidados veem ("Jantar de boas-vindas", "After-party", "Brunch de domingo")
Descrição — um parágrafo curto mostrado no cartão e no modal de detalhes
URL da foto — uma imagem de capa para o cartão (qualquer URL de imagem pública funciona; recomendamos uma proporção 3:2 ou 16:9)
Cor de destaque — usada na faixa do cabeçalho do cartão e no botão Accept

Quando e onde

Começa às / Termina às — a janela de tempo para este sub-evento
Nome do local + Endereço — o que exibir; se você também colar um link do Google Maps no campo de URL do mapa, o nome vira um link clicável
Código de Vestimenta — mostrado como um chip no cartão

Regras de RSVP

Requer RSVP — quando ativado, os convidados devem aceitar ou recusar. Quando desativado, o cartão é apenas informativo (sem botões).
Prazo para RSVP — após esta data, os botões Accept/Decline desaparecem.
Permitir acompanhantes + Máximo de acompanhantes por RSVP — limita quantas pessoas de um mesmo grupo podem ir. Deixe em branco para "ilimitado (até o tamanho do grupo)".
Capacidade — total de vagas somando todos os grupos. Deixe em branco para ilimitado.
Ativar lista de espera — quando a capacidade é atingida, novos RSVPs entram numa lista de espera numerada em vez de serem rejeitados.

Regras de acesso

É aqui que os sub-eventos se tornam poderosos — você decide quem pode confirmar presença:

Qualquer pessoa com RSVP (público) — todos os convidados do evento principal veem este sub-evento.
Convidados com etiquetas específicas (restrito por tags) — apenas convidados com pelo menos uma das tags selecionadas conseguem ver e confirmar presença. Combine com tags de convidados como family, wedding-party ou out-of-town para segmentar de forma clara. Para limitar um sub-evento a um único convidado, dê a ele uma tag dedicada (por exemplo, vip) e restrinja por ela.

Códigos de acesso — para sub-eventos surpresa

Para sub-eventos restritos por tags, você pode opcionalmente definir um Access code. Mesmo depois de um convidado corresponder pela tag, ele não verá o cartão do sub-evento até inserir o código no campo "Tem um código?" no final do convite. Use isto para festas surpresa, salas secretas fora de horário ou revelações só por diversão.

Dependência

Se o seu evento tem uma ordem lógica — por exemplo, a recepção só faz sentido para convidados que vão à cerimônia — defina o campo "Requer aceitação de" da recepção para a cerimônia. O servidor irá bloquear RSVPs da recepção até que o evento pai seja aceite.

Salvar

Clique em Salvar. O sub-evento aparece no painel com uma barra de progresso de capacidade e um chip de estado. Clique nele para editar novamente a qualquer momento.

Como o tamanho do grupo e os acompanhantes interagem

Dois limites se aplicam em simultâneo a cada RSVP de subevento:

O Max plus-ones do subevento — o limite por RSVP que definiu (por exemplo, "máx. 1 acompanhante para a after-party").
O tamanho de grupo confirmado do convidado — quantas pessoas confirmou no RSVP principal.

O limite efetivo é o menor dos dois. Assim, se o RSVP principal confirmou 2 de 3 convidados, e o subevento permite até 3 acompanhantes, o convidado ainda assim só pode levar 2 pessoas ao subevento. Se recusar o RSVP principal, os subeventos ficam totalmente ocultos — não existe uma versão de "não vou à cerimônia, mas vou à festa".

Indicar quem vai

Quando um convidado aceita um subevento, é-lhe pedido que digite os nomes de cada participante do seu grupo. Se tiver ativado Coletar nomes dos convidados no RSVP principal, esses nomes são preenchidos automaticamente — os convidados podem mantê-los, editá-los ou substituí-los.

O mesmo se aplica aos tratamentos especiais: quando um tratamento usa um código único por convidado, o convidado escolhe a que membros do seu grupo a vantagem se aplica. Um crédito de Uber de $40 para 2 de 4 familiares funciona exatamente como esperado.

Passo 2: Crie um tratamento especial

No painel Tratamentos especiais, clique em Adicionar tratamento. Escolha um tipo — o formulário se reorganiza com base no que você selecionar:

Type — que tipo de benefício é este?

Type	Quando usar
Distintivo	Apenas reconhecimento ("Convidado VIP", "Cortejo nupcial") — sem resgate, apenas exibido
Código de desconto	Bloco de hotel, 20% de desconto num restaurante, cupão de loja
Allowance / credit	"Crédito de 40$ no Uber", "Orçamento de transporte de 100$"
Serviço incluído	Jantar de boas-vindas, hora do fotógrafo, sessão de spa — já pago por você
Lodging / hotel	Um bloco de hotel com link de reserva
Transporte	Detalhes de retirada do shuttle, transfer do aeroporto
Presente	Saco de boas-vindas, cartão-presente, presente personalizado
Ticket / pass	Passe VIP, acesso aos bastidores, pulseira all-access
Contato da concierge	Um número de WhatsApp ou contato para qualquer necessidade
Personalizado	Qualquer coisa que não se enquadre acima

Category — como é agrupado no convite

Cada tratamento também pertence a uma categoria — Hospedagem, Viagem, Experience, Presente, Service ou Reconhecimento. No convite do convidado, os tratamentos são agrupados visualmente por categoria, para que "Onde ficar" mostre as suas opções de hotel juntas e "Como chegar" agrupe benefícios de transporte.

Fornecedor, valor, validade

Fornecedor — "Marriott", "Uber", "Fotify Concierge" — exibido como um subtítulo no cartão
Valor + Moeda — opcional, por exemplo "40$ USD" exibido como um selo de preço
Válido a partir de / Válido até — se definido, a janela de resgate é aplicada no servidor
Quantidade limitada — deixe em branco para ilimitado; defina um número para ordem de chegada (por exemplo, "Os primeiros 20 convidados recebem um passe de spa")

Como os convidados resgatam

Escolha um Redemption mode:

Sem resgate (apenas exibição) — informação pura, sem fluxo de resgate
Código compartilhado para todos os convidados — um código que todos veem ("WEDDING2026") com um URL de reserva opcional
Código único por convidado — retira um código do seu conjunto por convidado (ótimo para códigos promocionais personalizados do Uber/Lyft)
URL de resgate — um botão que leva a uma página de reserva
Contactar alguém — instruções para entrar em contato
Voucher QR — um QR code de uso único para resgate presencial

Quando você escolhe Código único por convidado, aparece um gerenciador do conjunto de códigos na parte inferior da gaveta. Cole os códigos (um por linha ou separados por vírgula) e clique em Importar códigos, ou selecione Gerar 25 códigos para que o Fotify os crie por si. Cada convidado que resgata recebe um código único do conjunto — por ordem de chegada.

Quem recebe

Atribuir a tags — cada convidado com qualquer uma das tags selecionadas recebe este tratamento automaticamente.
Targeting one or a few guests — crie uma tag dedicada (por exemplo, vip), aplique-a apenas a esses convidados na lista de convidados e atribua o tratamento a essa tag.

O que o convidado vê

Os subeventos e os tratamentos especiais ficam ocultos até o convidado aceitar o RSVP principal. Isto é intencional: mantém a primeira impressão focada no evento principal e evita “provocar” extras para convidados que recusem.

Depois de o convidado tocar em Aceitar no RSVP principal:

Vê o toast habitual "Thanks for confirming!".
Cerca de 2 segundos depois, se tiver subeventos ou tratamentos disponíveis, aparece um toast de seguimento: "Também desbloqueamos 2 subeventos adicionais e 1 benefício especial para você — role para baixo para explorar."
A seção Outros momentos para você revela os cartões de subeventos, pela ordem que definiu.
A seção Só para você mostra os tratamentos atribuídos, agrupados por categoria, com botões de copiar para a área de transferência para códigos e URLs de resgate.

Os convidados sem extras atribuídos nunca veem nenhuma das seções nem o toast de seguimento.

Fluxo de RSVP do subevento

Cada cartão de subevento mostra a foto, data, local, código de vestuário e o estado de lotação (com uma indicação de "spots left" quando estiver esgotando). Abaixo disso, o convidado:

Escolhe quantas pessoas do seu grupo vão (limitado pelo tamanho do grupo confirmado e pelo limite de acompanhantes do subevento)
Confirma os nomes de cada participante (preenchidos a partir do RSVP principal se tiver recolhido nomes)
Toca em Aceitar ou Recusar

Após enviar, o cartão mostra um indicador de estado — Vai, Não vai ou Waitlisted #3 se a lotação tiver sido atingida e a lista de espera estiver ativada.

Fluxo de reclamação do tratamento

Tratamentos apenas de exibição e com código compartilhado não requerem reclamação — aparecem imediatamente com um botão Copy para o código. Para tratamentos com quantidade limitada ou com código único, o convidado toca em Resgatar para garantir o seu lugar. Se o tratamento permitir indicar a quem se aplica, o convidado primeiro marca as caixas dos membros do seu grupo que a vantagem cobre.

Acompanhar respostas e exportar CSV

Abra qualquer subevento ou tratamento a partir do painel do dashboard para ver estatísticas em tempo real dentro da gaveta do editor:

Subeventos: contagens de aceitos, recusados, em lista de espera e pendentes — além de um botão Exportar CSV que baixa todas as respostas com dados de contato do convidado, nomes dos participantes e carimbos de data/hora.
Tratamentos especiais: contagens de atribuídos, reclamados e resgatados — com um Exportar CSV que inclui códigos únicos, a quem o tratamento se aplica e o estado de resgate.

Os CSVs usam ponto e vírgula como separador (a condizer com a exportação da lista principal de convidados) e abrem corretamente no Excel, Numbers e Google Sheets.

Dicas e padrões

Fluxo de casamento em vários dias

Um excelente padrão para casamentos:

Jantar de boas-vindas (sexta-feira) — restrito por tags a out-of-town-family. Capacidade 30.
Cerimônia (sábado à tarde) — público, sem acompanhantes além do tamanho do grupo.
Recepção (sábado à noite) — público, depende da cerimônia.
Brunch de domingo (domingo de manhã) — restrito por tags a wedding-party + immediate-family.

Combine com tratamentos:

"Marriott Downtown — 20% off room block, code WEDDING2026" → tag out-of-town-family
"Crédito de 40$ no Uber (único por convidado)" → tag out-of-town-family
"Saco de boas-vindas no seu hotel" → tag wedding-party
"Acesso ao lounge VIP" → tag wedding-party

Trilha VIP de conferência

Conferência principal — público
Jantar de networking VIP (quinta à noite) — restrito por tags a vip, capacidade 50, dependência de aceitação da conferência principal
Café da manhã de palestrantes (sexta) — restrito por tags a speakers

Tratamentos:

"Premium hotel block — code CONF26" (código compartilhado) → tag out-of-town
"Backstage pass" (quantidade limitada 25) → por ordem de chegada, sem tag

Evento surpresa

Restrinja o evento surpresa por tags a uma pequena lista de amigos próximos + defina um Access code. Os amigos ainda precisam inserir o código no convite para ver o cartão. O restante dos convidados não tem qualquer conhecimento de que ele existe.

Perguntas frequentes

Q: Um convidado pode confirmar presença num sub-evento sem aceitar o evento principal? A: Não. Os sub-eventos só aparecem depois de o RSVP do evento principal ser aceite. Recusar o RSVP principal oculta todos os extras.

Q: O que acontece se eu alterar a capacidade de um sub-evento depois que as pessoas já confirmaram presença? A: As respostas já aceitos continuam válidas. Novos RSVPs são verificados com base na nova capacidade. Se você reduzi-la para abaixo do número atual, ninguém é removido — mas a próxima pessoa a confirmar presença será bloqueada ou irá para a lista de espera (dependendo das suas configurações).

Q: Posso dar um tratamento a apenas um convidado específico? A: Os tratamentos são atribuídos por tag. Para direcionar um único convidado, crie uma tag dedicada (por exemplo, vip), aplique-a a esse convidado na lista de convidados e depois atribua o tratamento a essa tag. A mesma abordagem funciona para limitar um sub-evento a convidados específicos.

Q: Os convidados recebem um lembrete por e-mail ou SMS para sub-eventos? A: A beta atual apresenta sub-eventos no próprio convite. Lembretes por sub-evento estão no roadmap — vamos integrá-los no agendamento existente de SMS/e-mail.

Q: Os convidados podem mudar de ideia depois de aceitar um sub-evento? A: Sim, até o prazo de RSVP do sub-evento. Recusar apenas altera o estado — a vaga volta a contar para a capacidade, e o próximo RSVP na lista de espera pode ser promovido.

Q: E quanto a traduções? Eu organizo eventos em vários idiomas. A: Os textos da interface são traduzidos em conjunto com o restante do painel e do convite. Nomes, descrições, códigos de vestimenta e conteúdo de tratamentos ficam salvos na base de dados no idioma em que você os escrever — não traduzimos automaticamente conteúdo do usuário.

Q: Como as exportações são formatadas? A: CSV delimitado por ponto e vírgula, codificado em UTF-8, no mesmo formato da exportação principal da lista de convidados. As colunas incluem informações de contato do convidado, estado, nomes dos participantes, tags e carimbos de data/hora. As exportações de tratamentos também incluem códigos únicos e o estado de resgate.

Próximos passos

Personalizar o seu convite de RSVP para definir o template de design e as seções principais
Gerenciar a sua lista de convidados e etiquetas — as etiquetas são a base das regras de acesso a subeventos
Coletar nomes de convidados no RSVP principal para que sejam preenchidos automaticamente nas respostas a subeventos
Tem feedback sobre a beta? Entre em contato conosco através do widget de chat no dashboard — lemos todas as mensagens.