Subeventos e Tratamentos Especiais

Os eventos do mundo real raramente acontecem num único momento. Um casamento tem uma cerimónia, uma receção e, por vezes, um jantar de boas-vindas na noite anterior e um brunch na manhã seguinte. Uma conferência de vários dias tem um evento principal, um jantar de networking VIP e uma série de workshops a que apenas alguns participantes conseguem aceder. Um aniversário marcante pode ter um encontro privado em família e uma after-party aberta.

Os subeventos e os tratamentos especiais permitem-lhe modelar essa realidade dentro de um único convite do Fotify. Cada convidado vê apenas o que se aplica a si — a cerimónia para a qual foi convidado, a after-party para a qual é elegível e as vantagens que preparou para o seu grupo (desconto de hotel, crédito de transporte, presente de boas-vindas).

Beta: Esta funcionalidade está a ser disponibilizada em beta. Estamos a iterar rapidamente com base no feedback dos organizadores — se algo lhe parecer estranho, contacte o suporte e iremos dar prioridade.

O que os subeventos e os tratamentos especiais resolvem

Subeventos são experiências “filhas” dentro do seu evento principal. Cada um tem o seu próprio:

Nome, descrição, foto, código de vestuário, cor de destaque
Data, hora, localização com link do mapa
Regras de RSVP: prazo, acompanhantes, lotação, lista de espera
Regras de acesso: público, controlado por etiquetas, ou explícito por convidado
Código de acesso opcional para subeventos “secretos”
Dependência opcional de outro subevento (ex.: “tem de aceitar a cerimónia primeiro”)

Tratamentos especiais são benefícios que preparou para alguns ou para todos os convidados. Pense neles como o percurso VIP do seu evento:

Bloco de quartos de hotel com um código de desconto de grupo
Crédito de Uber de $40 para família vinda de fora
Jantar de boas-vindas incluído (sem RSVP adicional)
Acesso ao lounge VIP para o grupo do casamento
Passe de spa para os primeiros 20 convidados que o reclamarem

Os tratamentos aparecem de forma privada no convite de cada convidado — os convidados só veem o que lhes foi atribuído.

Onde encontrar isto no seu painel

Abra o seu evento em dashboard.fotify.app
Vá a RSVP na barra lateral
Clique no separador Sub-events & VIP (procure o emblema Beta)

Verá dois painéis: Sub-events no topo e Special treatments abaixo. São geridos de forma independente — um convidado pode ser convidado para um subevento sem receber quaisquer tratamentos, ou receber um tratamento sem ser convidado para quaisquer subeventos.

Atenção: Os subeventos e os tratamentos especiais fazem parte do conjunto de funcionalidades premium. Estão disponíveis em eventos num plano pago (crédito) ou com uma subscrição ativa. Se o seu evento ainda não tiver direito, o separador mostra um cartão de atualização em vez do editor.

Passo 1: Crie o seu primeiro subevento

Clique em Add sub-event no painel Sub-events. Abre-se uma gaveta lateral com o editor.

Básicos

Name — o que os convidados veem ("Welcome dinner", "After-party", "Sunday brunch")
Description — um parágrafo curto apresentado no cartão e no modal de detalhes
Photo URL — uma imagem de capa para o cartão (qualquer URL pública de imagem funciona; recomendamos um rácio 3:2 ou 16:9)
Accent color — usada para a faixa do cabeçalho do cartão e para o botão Accept

Quando e onde

Starts at / Ends at — a janela de tempo para este subevento
Location name + Address — o que apresentar; se também colar um link do Google Maps no campo de URL do mapa, o nome passa a ser um link clicável
Dress code — apresentado como uma etiqueta no cartão

Regras de RSVP

Requires RSVP — quando ativado, os convidados têm de aceitar ou recusar. Quando desativado, o cartão é apenas informativo (sem botões).
RSVP deadline — após esta data, os botões Accept/Decline desaparecem.
Allow plus-ones + Max plus-ones per RSVP — limita quantas pessoas de um mesmo grupo podem ir. Deixe em branco para "unlimited (up to the party size)".
Capacity — lugares totais entre todos os grupos. Deixe em branco para ilimitado.
Enable waitlist — quando a lotação é atingida, novos RSVPs entram numa lista de espera numerada em vez de serem rejeitados.

Regras de acesso

Isto é o que torna os subeventos tão poderosos — decide quem pode fazer RSVP:

Anyone with an RSVP (public) — todos os convidados do evento principal veem este subevento.
Guests with specific tags (tag-gated) — apenas os convidados com pelo menos uma das etiquetas selecionadas conseguem ver e fazer RSVP. Combine com etiquetas de convidados como family, wedding-party ou out-of-town para segmentar de forma clara.
Only specific guests (explicit) — completamente oculto por predefinição. Concede acesso individualmente a partir do separador Guests.

Códigos de acesso — para subeventos surpresa

Para subeventos controlados por etiquetas, pode opcionalmente definir um Access code. Mesmo depois de um convidado corresponder por etiqueta, não verá o cartão do subevento até introduzir o código no campo "Have a code?" no fim do seu convite. Use isto para festas surpresa, salas secretas fora de horas, ou revelações apenas por diversão.

Dependência

Se o seu evento tiver uma ordem lógica — por exemplo, a receção só faz sentido para convidados que vão à cerimónia — defina o campo "Requires acceptance of" da receção para a cerimónia. O servidor bloqueará RSVPs para a receção até o evento “pai” ser aceite.

Guardar

Clique em Save. O subevento aparece no painel com uma barra de progresso de lotação e um indicador de estado. Clique nele para editar novamente a qualquer momento.

Como o tamanho do grupo e os acompanhantes interagem

Dois limites aplicam-se em simultâneo a cada RSVP de subevento:

O Max plus-ones do subevento — o limite por RSVP que definiu (por exemplo, "máx. 1 acompanhante para a after-party").
O tamanho de grupo confirmado do convidado — quantas pessoas confirmou no RSVP principal.

O limite efetivo é o menor dos dois. Assim, se o RSVP principal confirmou 2 de 3 convidados, e o subevento permite até 3 acompanhantes, o convidado ainda assim só pode levar 2 pessoas ao subevento. Se recusar o RSVP principal, os subeventos ficam totalmente ocultos — não existe uma versão de "não vou à cerimónia, mas vou à festa".

Indicar quem vai

Quando um convidado aceita um subevento, é-lhe pedido que introduza os nomes de cada participante do seu grupo. Se tiver ativado Collect guest names no RSVP principal, esses nomes são preenchidos automaticamente — os convidados podem mantê-los, editá-los ou substituí-los.

O mesmo se aplica aos tratamentos especiais: quando um tratamento usa um código único por convidado, o convidado escolhe a que membros do seu grupo a vantagem se aplica. Um crédito de Uber de $40 para 2 de 4 familiares funciona exatamente como esperado.

Passo 2: Criar um tratamento especial

No painel Special treatments, clique em Add treatment. Escolha um tipo — o formulário reorganiza-se consoante a sua seleção:

Type — que tipo de vantagem é esta?

Type	When to use it
Badge	Apenas reconhecimento ("VIP Guest", "Wedding party") — sem resgate, apenas apresentado
Discount code	Bloco de hotel, 20% de desconto num restaurante, cupão de loja
Allowance / credit	"$40 Uber credit", "$100 transport budget"
Included service	Jantar de boas-vindas, hora de fotógrafo, sessão de spa — já pago por si
Lodging / hotel	Um bloco de hotel com link de reserva
Transportation	Detalhes de recolha do shuttle, transferência do aeroporto
Gift	Saco de boas-vindas, cartão-oferta, presente personalizado
Ticket / pass	Passe VIP, acesso aos bastidores, pulseira all-access
Concierge contact	Um número de WhatsApp ou contacto para qualquer necessidade
Custom	Tudo o que não se encaixa acima

Category — como é agrupado no convite

Cada tratamento também pertence a uma categoria — Stay, Travel, Experience, Gift, Service ou Recognition. No convite do convidado, os tratamentos são agrupados visualmente por categoria, para que "Where to stay" mostre as opções de hotel em conjunto e "Getting there" agrupe as vantagens de transporte.

Fornecedor, valor, validade

Provider — "Marriott", "Uber", "Fotify Concierge" — apresentado como subtítulo no cartão
Value + Currency — opcional, por exemplo, "$40 USD" apresentado como um selo de preço
Valid from / Valid until — se definido, a janela de resgate é aplicada do lado do servidor
Limited quantity — deixe em branco para ilimitado; defina um número para “primeiro a chegar, primeiro a ser servido” (ex.: "First 20 guests get a spa pass")

Como os convidados resgatam

Escolha um Redemption mode:

No redemption (display only) — informação pura, sem fluxo de reclamação
Shared code for all guests — um código que todos veem ("WEDDING2026") com um URL de reserva opcional
Unique code per guest — atribui um código do seu conjunto por convidado (ótimo para códigos promocionais Uber/Lyft personalizados)
Redemption URL — um botão que encaminha para uma página de reserva
Contact someone — instruções para entrar em contacto
QR voucher — um QR code de utilização única para resgate presencial

Quando escolhe Unique code per guest, aparece um gestor de conjunto de códigos na parte inferior da gaveta. Cole códigos (um por linha ou separados por vírgulas) e clique em Import codes, ou selecione Generate 25 codes para o Fotify os criar por si. Cada convidado que reclamar recebe um código único do conjunto — por ordem de chegada.

Quem o recebe

Assign to tags — todos os convidados com qualquer uma das etiquetas selecionadas recebem este tratamento automaticamente.
Private — quando ativado, o tratamento fica invisível a menos que seja atribuído explicitamente (use isto para vantagens VIP que não quer que convidados com etiquetas gerais vejam).
Assign to specific guests — a partir do separador Guests, pode conceder tratamentos individualmente.

O que o convidado vê

Os subeventos e os tratamentos especiais ficam ocultos até o convidado aceitar o RSVP principal. Isto é intencional: mantém a primeira impressão focada no evento principal e evita “provocar” extras para convidados que recusem.

Depois de o convidado tocar em Accept no RSVP principal:

Vê o toast habitual "Thanks for confirming!".
Cerca de 2 segundos depois, se tiver subeventos ou tratamentos disponíveis, aparece um toast de seguimento: "We've also unlocked 2 additional sub-events and 1 special perk for you — scroll down to explore."
A secção Other moments for you revela os cartões de subeventos, pela ordem que definiu.
A secção Just for you mostra os tratamentos atribuídos, agrupados por categoria, com botões de copiar para a área de transferência para códigos e URLs de resgate.

Os convidados sem extras atribuídos nunca veem nenhuma das secções nem o toast de seguimento.

Fluxo de RSVP do subevento

Cada cartão de subevento mostra a foto, data, local, código de vestuário e o estado de lotação (com uma indicação de "spots left" quando estiver a esgotar). Abaixo disso, o convidado:

Escolhe quantas pessoas do seu grupo vão (limitado pelo tamanho do grupo confirmado e pelo limite de acompanhantes do subevento)
Confirma os nomes de cada participante (preenchidos a partir do RSVP principal se tiver recolhido nomes)
Toca em Accept ou Decline

Após submeter, o cartão mostra um indicador de estado — Going, Not going ou Waitlisted #3 se a lotação tiver sido atingida e a lista de espera estiver ativada.

Fluxo de reclamação do tratamento

Tratamentos apenas de exibição e com código partilhado não requerem reclamação — aparecem imediatamente com um botão Copy para o código. Para tratamentos com quantidade limitada ou com código único, o convidado toca em Claim para garantir o seu lugar. Se o tratamento permitir indicar a quem se aplica, o convidado primeiro assinala as caixas dos membros do seu grupo que a vantagem cobre.

Acompanhar respostas e exportar CSV

Abra qualquer subevento ou tratamento a partir do painel do dashboard para ver estatísticas em tempo real dentro da gaveta do editor:

Sub-events: contagens de aceites, recusados, em lista de espera e pendentes — além de um botão Export CSV que descarrega todas as respostas com dados de contacto do convidado, nomes dos participantes e carimbos de data/hora.
Special treatments: contagens de atribuídos, reclamados e resgatados — com um Export CSV que inclui códigos únicos, a quem o tratamento se aplica e o estado de resgate.

Os CSVs usam ponto e vírgula como separador (a condizer com a exportação da lista principal de convidados) e abrem corretamente no Excel, Numbers e Google Sheets.

Dicas e padrões

Fluxo de casamento em vários dias

Um excelente padrão por defeito para casamentos:

Welcome dinner (Friday) — controlado por etiquetas para out-of-town-family. Lotação 30.
Ceremony (Saturday afternoon) — público, sem acompanhantes além do tamanho do grupo.
Reception (Saturday evening) — público, depende da cerimónia.
Sunday brunch (Sunday morning) — controlado por etiquetas para wedding-party + immediate-family.

Combine com tratamentos:

"Marriott Downtown — 20% off room block, code WEDDING2026" → etiqueta out-of-town-family
"$40 Uber credit (unique per guest)" → etiqueta out-of-town-family
"Welcome bag at your hotel" → etiqueta wedding-party
"VIP lounge access" → etiqueta wedding-party, private

Percurso VIP de conferência

Main conference — público
VIP networking dinner (Thursday night) — apenas acesso explícito, lotação 50, dependência de aceitação do evento principal
Speaker breakfast (Friday) — controlado por etiquetas para speakers

Tratamentos:

"Premium hotel block — code CONF26" (shared code) → etiqueta out-of-town
"Backstage pass" (limited quantity 25) → primeiro a chegar, primeiro a ser servido, sem etiqueta

Evento surpresa

Controle o acesso à surpresa por etiquetas para uma pequena lista de amigos próximos + defina um Access code. Os amigos ainda precisam de introduzir o código no convite para ver o cartão. O resto dos convidados fica completamente a leste da sua existência.

Perguntas frequentes

Q: Can a guest RSVP to a sub-event without accepting the main one? A: Não. Os subeventos só aparecem depois de o RSVP principal ser aceite. Recusar o RSVP principal oculta todos os extras.

Q: What happens if I change a sub-event's capacity after people have RSVPed? A: As respostas aceites existentes continuam válidas. Novos RSVPs são verificados face à nova lotação. Se a reduzir abaixo da contagem atual, ninguém é removido — mas a próxima pessoa a fazer RSVP é bloqueada ou vai para a lista de espera (consoante as suas definições).

Q: Can I assign a treatment to one specific guest without using tags? A: Sim. O separador Guests permite atribuir tratamentos individualmente. É também assim que o interruptor "Private" foi pensado para funcionar — tratamentos privados não são atribuídos automaticamente por etiquetas; requerem atribuição explícita por convidado.

Q: Do guests get an email or SMS reminder for sub-events? A: A beta atual apresenta os subeventos no próprio convite. Lembretes por subevento estão no nosso roadmap — vamos integrá-los no agendamento de SMS/e-mail existente.

Q: Can guests change their mind after accepting a sub-event? A: Sim, até ao prazo de RSVP do subevento. Recusar apenas troca o estado — o lugar volta a ficar disponível na lotação, e o próximo RSVP em lista de espera pode ser promovido.

Q: What about translations? I run events in multiple languages. A: As strings da interface são traduzidas juntamente com o resto do dashboard e do convite. Nomes, descrições, códigos de vestuário e conteúdo dos tratamentos vivem na base de dados no idioma que escrever — não traduzimos automaticamente conteúdo do utilizador.

Q: How are exports formatted? A: CSV delimitado por ponto e vírgula, codificado em UTF-8, no mesmo formato da exportação da lista principal de convidados. As colunas incluem dados de contacto do convidado, estado, nomes dos participantes, etiquetas e carimbos de data/hora. As exportações de tratamentos também incluem códigos únicos e o estado de resgate.

Próximos passos

Personalizar o seu convite de RSVP para definir o template de design e as secções principais
Gerir a sua lista de convidados e etiquetas — as etiquetas são a base das regras de acesso a subeventos
Recolher nomes de convidados no RSVP principal para que sejam preenchidos automaticamente nas respostas a subeventos
Tem feedback sobre a beta? Contacte-nos através do widget de chat no dashboard — lemos todas as mensagens.