Как пользоваться центром планирования: общий бюджет, подрядчики, решения, документы и чек-лист

Центр планирования — это место, где организаторы мероприятия планируют его вместе. Он живёт рядом со списком гостей, приглашением и фотогалереей, поэтому цифры в нём всегда актуальны: расходы на гостя следуют за подтверждёнными RSVP, а все, кто помогает организовать мероприятие, видят один и тот же бюджет, одних и тех же подрядчиков и один и тот же список дел.

В нём шесть вкладок, показанных рядом кнопок под заголовком страницы:

Обзор — бюджет с высоты птичьего полёта: прогноз расходов, оплачено, осталось оплатить, ближайшие платежи, кто за что платит и прогресс по чек-листу.
Бюджет — категории, статьи бюджета, цены по договору и график платежей со сроками.
Подрядчики — все, с кем вы работаете, их статус и время приезда в день события.
Решения — вопросы с вариантами, за которые организаторы голосуют и которые обсуждают, а затем превращают в статьи бюджета.
Документы — договоры, сметы, счета и вдохновение, связанные с подрядчиками и статьями бюджета.
Чек-лист — задачи с датами и ответственными, созданные из шаблона для вашего типа мероприятия.

Центр планирования доступен начиная с тарифа Professional и выше, а также на каждом мероприятии, которое работает по подписке. На других тарифах вы можете открыть его и просмотреть все вкладки на примере данных (показывается значок «Просмотр на примере данных»), чтобы понять, как он работает, до перехода на другой тариф.

Кто может им пользоваться

Организатор мероприятия и каждый сотрудник мероприятия, принявший приглашение, получают полный доступ к центру планирования. Пара, которая готовит свадьбу вместе, хозяин и соорганизатор или корпоративная команда — все они могут редактировать один и тот же бюджет, голосовать за одни и те же решения и отмечать пункты одного чек-листа. Сотрудники также получают письма-напоминания о платежах и задачах.

Гости никогда не видят центр планирования. Ничто в нём не связано с приглашением или фотоальбомом.

Как открыть центр планирования

Войдите в dashboard.fotify.app.
Убедитесь, что вверху страницы в переключателе мероприятий выбрано нужное мероприятие.
Нажмите Планирование в левом меню (иконка кошелька). Центр планирования откроется на вкладке Обзор.
Переключайте вкладки, нажимая Обзор, Бюджет, Подрядчики, Решения, Документы или Чек-лист под заголовком страницы. Красное число на вкладке означает, что что-то требует внимания: просроченные платежи на вкладке Бюджет, открытые решения на вкладке Решения, просроченные задачи на вкладке Чек-лист.

Всё, что вы редактируете в центре планирования, открывается в боковой панели справа. Внизу каждой панели есть кнопки Отмена и Сохранить; закрыть панель без сохранения можно кнопкой Отмена или крестиком X в её углу.

Шаг 1. Настройте центр планирования

Когда вы впервые открываете раздел Планирование для мероприятия, вы видите карточку Настройте центр планирования.

В поле Шаблон выберите один из четырёх вариантов: Свадьба, Вечеринка / день рождения, Корпоратив / конференция или Другое событие. Шаблон создаст категории бюджета, названия плательщиков и чек-лист с датами. Позже всё можно переименовать или удалить.
В списке Валюта выберите валюту мероприятия. Одна валюта на мероприятие; суммы хранятся с точностью до сотых. Позже её можно поменять в настройках бюджета (см. раздел «Как изменить валюту, ожидаемое число гостей, цель и плательщиков» ниже).
В поле Ожидаемое число гостей укажите, сколько гостей вы ожидаете. Это число используется для расходов на одного гостя, пока RSVP не подтвердят количество гостей.
При желании укажите Целевой бюджет. В обзоре будет видно, насколько вы от него далеки.
Оставьте включённой опцию Добавить чек-лист шаблона с датами относительно дня события, чтобы получить список дел с датами, отсчитанными назад от даты мероприятия.
Нажмите Создать центр планирования. Центр откроется на вкладке Обзор.

Шаблоны создают такие категории бюджета:

Шаблон	Категории
Свадьба	Площадка, Кейтеринг и напитки, Фото и видео, Музыка и развлечения, Цветы и декор, Наряды и красота, Приглашения и полиграфия, Транспорт, Аренда, Торт и десерты, Кольца и подарки, Подарки гостям, Церемония и ведущий, Резерв
Вечеринка / день рождения	Площадка, Еда и напитки, Музыка и развлечения, Декор, Фото и видео, Торт и десерты, Приглашения, Подарки гостям, Аренда, Резерв
Корпоратив / конференция	Площадка, Кейтеринг, Техника и продакшн, Спикеры и артисты, Маркетинг и вывески, Поездки и проживание, Фото и видео, Сувениры и печать, Персонал, Регистрация и технологии, Резерв
Другое событие	Площадка, Еда и напитки, Развлечения, Декор, Фото и видео, Другое, Резерв

Шаг 2. Составьте бюджет

Откройте вкладку Бюджет. Каждая категория — это сворачиваемый блок; нажмите на название категории, чтобы развернуть или свернуть её статьи бюджета.

Как добавить статью бюджета

Разверните категорию, к которой относится расход (например, Площадка).
Нажмите + Добавить статью бюджета внизу категории. Откроется панель Добавить статью бюджета.
Введите Название (например, «Аренда виллы Аврора»).
Проверьте список Категория; измените его, если статья относится к другой категории.
Введите сумму в поле Оценка — ваше предположение до получения сметы.
Когда смета подписана, введите цену в поле Цена по договору. Как только поле заполнено, оно заменяет оценку во всех итогах.
Включите опцию Это расход на одного гостя для кейтеринга, открытого бара, аренды и всего, что считается на человека. Тогда введённые суммы считаются на одного гостя и автоматически умножаются на количество гостей (см. ниже).
В поле Кто платит выберите одного из ваших плательщиков (например, «Партнёр 1», «Партнёр 2», «Поровну») или оставьте значение Не назначен.
В поле Подрядчик выберите исполнителя или оставьте значение Без подрядчика.
Добавьте Заметки, если хотите что-то запомнить о смете.
Нажмите Сохранить.

Как изменить или удалить статью бюджета

Чтобы изменить статью, нажмите иконку карандаша справа от неё, измените поля и нажмите Сохранить.
Чтобы удалить статью, нажмите иконку корзины справа от неё и подтвердите действие. Вместе со статьёй удаляются и её платежи.

Прогноз, оплачено и остаток

В каждой статье показаны Оценка, По договору и Оплачено; каждая категория и вкладка «Обзор» складывают их в:

Прогноз — во сколько обойдётся статья: цена по договору, если она есть, иначе оценка, умноженная на количество гостей для статей на одного гостя. Прогноз по статье никогда не бывает меньше уже оплаченной суммы.
Оплачено — сумма платежей, отмеченных как оплаченные.
Осталось оплатить — прогноз минус оплачено.

Вкладка «Обзор» сравнивает прогноз расходов с вашим целевым бюджетом и распределяет его по категориям и плательщикам.

Количество гостей для статей на одного гостя

Для расходов на одного гостя используется:

Число гостей, подтверждённых через RSVP (принятые и зарегистрированные компании), если такие есть.
Иначе — число из поля Ожидаемое число гостей в настройках.

По мере поступления RSVP прогноз расходов меняется сам. Карточка Количество гостей в обзоре показывает, откуда взято число: Подтверждено по RSVP или Ожидаемое (RSVP пока нет).

Как добавить, переименовать или удалить категорию

Чтобы добавить категорию, нажмите Добавить категорию в правом верхнем углу вкладки «Бюджет», введите Название категории и нажмите Сохранить.
Чтобы переименовать категорию, нажмите иконку карандаша рядом с её названием, измените название и нажмите Сохранить.
Чтобы удалить категорию, нажмите иконку корзины рядом с её названием и подтвердите действие. Категорию можно удалить, только когда в ней нет статей; сначала перенесите или удалите их.

Как изменить валюту, ожидаемое число гостей, цель и плательщиков

На вкладке Бюджет нажмите Настройки в правом верхнем углу. Откроется панель Настройки.
Чтобы сменить валюту, замените 3-буквенный код в поле Валюта (например, EUR, GBP, MXN). Суммы меняют подпись, но не пересчитываются: статья на 1 000 останется 1 000 в новой валюте.
В этой же панели измените Ожидаемое число гостей или Целевой бюджет.
В разделе Плательщики отредактируйте имя прямо в списке, нажмите иконку корзины, чтобы удалить плательщика, или + Добавить плательщика, чтобы добавить нового (до 8). Плательщики — это люди или группы, которые могут взять расход на себя: партнёры, семьи, компания.
Нажмите Сохранить.

Шаг 3. Запланируйте платежи и получайте напоминания

У каждой статьи бюджета есть свой график платежей.

Как добавить платёж

На вкладке Бюджет нажмите ссылку с платежами под статьёй (она читается как Платежей нет, 1 платёж, 2 платежа...). Платежи этой статьи раскроются под ней.
Нажмите + Добавить платёж. Откроется панель Добавить платёж с названием статьи в заголовке.
Введите Назначение («Предоплата», «Второй платёж», «Остаток»...).
Введите сумму в поле Сумма.
Выберите Срок. Это календарный день по часовому поясу вашей площадки. Все, кто планирует мероприятие, получат письмо за неделю и за день до срока.
В поле Кто платит по умолчанию подставляется плательщик статьи; измените его, если этот платёж вносит кто-то другой.
Включите опцию Уже оплачено, если вносите платёж, который был сделан раньше.
Нажмите Сохранить.

Как отметить платёж оплаченным

Поставьте галочку перед платежом. Сумма Оплачено по статье и данные в обзоре обновятся сразу же. Снимите галочку, чтобы отменить.

Как изменить или удалить платёж

Нажмите иконку карандаша справа от платежа, чтобы изменить его, или иконку корзины, чтобы удалить (подтвердите действие в диалоге).

Письма-напоминания

Fotify отправляет письма организатору и каждому принявшему приглашение сотруднику:

за неделю до срока неоплаченного платежа и
за день до срока.

По каждому платежу напоминание приходит не более двух раз. Отметка платежа как оплаченного или изменение срока сбрасывает напоминания. В письме перечислены все платежи и задачи, срок которых подходит, со ссылкой на центр планирования. Карточка Ближайшие платежи в обзоре показывает тот же список; нажмите на ней Открыть бюджет, чтобы перейти на вкладку «Бюджет».

Шаг 4. Держите подрядчиков в одном месте

Откройте вкладку Подрядчики. Это ваш каталог всех, с кем вы работаете.

Как добавить подрядчика

Нажмите Добавить подрядчика в правом верхнем углу. Откроется панель Добавить подрядчика.
Введите Название подрядчика (обязательно) и заполните поле Категория (кейтеринг, фотография, цветы...).
Выберите Статус:
- Запрос отправлен — вы написали подрядчику.
- Есть смета — вы знаете цену.
- Забронирован — договор подписан.
- Оплачен — всё оплачено.
Заполните поля Контактное лицо, Телефон, Эл. почта и Сайт, которые у вас есть.
В поле Приезд в день события укажите дату и время, когда подрядчика ждут на площадке, по её местному времени. Это время печатается в тайминге дня.
Добавьте Заметки и нажмите Сохранить.

Как изменить, отфильтровать или удалить подрядчика

Нажмите иконку карандаша на карточке подрядчика, чтобы изменить его, затем Сохранить.
Используйте список Фильтр по статусу вверху (Все статусы, Запрос отправлен, Есть смета, Забронирован, Оплачен), чтобы сузить список.
Нажмите иконку корзины на карточке подрядчика и подтвердите удаление. Связанные с ним статьи бюджета и документы остаются — они просто теряют связь.

Подрядчиков можно связывать со статьями бюджета, вариантами решений и документами, поэтому из любой статьи бюджета видно, кто её исполняет.

Тайминг дня в PDF

Нажмите Тайминг дня (PDF) вверху вкладки «Подрядчики», чтобы скачать один документ с программой из вашего приглашения, временем приезда и контактами каждого подрядчика — готовый к отправке площадке и подрядчикам. Кнопка неактивна, пока у вас нет хотя бы одного подрядчика.

Шаг 5. Решайте вместе на доске решений

Откройте вкладку Решения. Она нужна для выборов, которые вы делаете вместе: какая площадка, группа или диджей, фуршет или банкет.

Как создать решение

Нажмите Новое решение в правом верхнем углу. Откроется панель Новое решение.
Введите Вопрос (например, «Какую площадку выбрать?») и при желании Контекст.
Заполните Вариант 1, Вариант 2 и так далее: у каждого варианта есть название, Цена, Плюсы, Минусы, Ссылка и Подрядчик. Нажмите Добавить вариант, чтобы добавить ещё (до 10).
Нажмите Сохранить. Решение появится в списке со статусом Открыто.

Как голосовать и обсуждать

Нажмите на карточку решения, чтобы открыть его.
Нажмите Голосовать под вариантом, который вам нравится. В одном решении можно голосовать только за один вариант; нажмите Отозвать голос, чтобы забрать голос или проголосовать за другой вариант. На карточке видно, сколько голосов у каждого варианта, а на вашем — надпись Вы проголосовали.
Прокрутите до раздела Обсуждение внизу, введите текст в поле Добавить комментарий и нажмите Отправить. Автор комментария и организатор могут удалить его иконкой корзины.
Нажмите Добавить вариант внутри решения, чтобы добавить варианты позже, или иконку корзины рядом с вариантом, чтобы удалить его.

Как выбрать победителя

Откройте решение и нажмите Выбрать под победившим вариантом. Откроется подтверждение Выбрать «...».
В поле Добавить в бюджет как выберите категорию бюджета, чтобы создать статью с ценой варианта по договору, связанную с его подрядчиком. Подрядчик одновременно получает статус Забронирован. Выберите Не добавлять статью бюджета, если хотите только зафиксировать выбор.
Нажмите Подтвердить выбор. Решение переедет в группу Решённые и будет показывать надпись Выбрано: ....

Если вы передумали, откройте решение и нажмите Открыть заново. Созданная статья бюджета остаётся; удалите её на вкладке «Бюджет», если она больше не нужна. Чтобы удалить решение целиком, откройте его и нажмите иконку корзины в заголовке панели.

Шаг 6. Храните договоры, сметы и вдохновение

Откройте вкладку Документы.

Как загрузить документ

Перетащите файлы в область Перетащите файлы сюда или нажмите, чтобы загрузить, нажмите на неё, чтобы выбрать файлы, или нажмите Загрузить в правом верхнем углу.
Допустимые файлы: PDF, изображения, Word, Excel и текст — до 25 МБ каждый. Уведомление подтвердит: Документы загружены.
У каждого мероприятия есть объём хранилища для документов планирования, который зависит от тарифа; полоса вверху вкладки показывает, сколько уже использовано.

Как указать тип документа

Нажмите иконку карандаша на документе. Откроется панель Изменить документ.
При желании измените Имя файла.
Выберите Тип: Договор, Смета, Счёт, Вдохновение или Другое.
Свяжите документ с полями Подрядчик и Статья бюджета, чтобы подписанный договор лежал рядом со своей статьёй.
Нажмите Сохранить.

Как скачать, отфильтровать или удалить

Нажмите Скачать на документе, чтобы открыть короткоживущую ссылку на исходный файл. Файлы доступны только организаторам.
Используйте список Фильтр по типу вверху, чтобы показать только договоры, сметы, счета, вдохновение или прочие файлы.
Нажмите иконку корзины и подтвердите удаление документа.

Документы удаляются вместе с остальными файлами мероприятия, когда заканчивается период доступа к галерее.

Шаг 7. Работайте с чек-листом

Откройте вкладку Чек-лист. Задачи сгруппированы в Просрочено, На этой неделе, Позже и Без даты, а вверху есть полоса прогресса с надписью вроде 3 из 12 выполнено.

Как выполнить задачу

Поставьте галочку перед задачей. Выполненные задачи уходят из списка; включите опцию Показать выполненные вверху, чтобы увидеть их в группе Выполнено, и снимите галочку с задачи, чтобы вернуть её в работу.

Как добавить задачу

Нажмите Добавить задачу в правом верхнем углу. Откроется панель Добавить задачу.
Введите название в поле Задача.
Выберите Срок (необязательно) и добавьте Заметки.
В поле Ответственный выберите организатора или любого сотрудника, принявшего приглашение, либо оставьте значение Не назначен.
Нажмите Сохранить.

Нажмите иконку карандаша на задаче, чтобы изменить её, или иконку корзины, чтобы удалить.

Как добавить задачи шаблона

В списке вверху вкладки «Чек-лист» выберите шаблон: Свадьба, Вечеринка / день рождения, Корпоратив / конференция или Другое событие.
Нажмите Добавить задачи шаблона. Добавятся только те задачи, которых у вас ещё нет, а уведомление сообщит, сколько именно.

Задачи шаблона датируются назад от дня вашего мероприятия: например, свадебный шаблон ставит задачу «Забронировать площадку» за 11 месяцев, а «Подтвердить время приезда со всеми подрядчиками» — за 3 дня.

Все, кто планирует мероприятие, получают письмо за день до срока задачи.

Выгрузки

В правом верхнем углу вкладки Бюджет:

Нажмите CSV, чтобы скачать все статьи бюджета с их категорией, подрядчиком, плательщиком, оценкой, ценой по договору, прогнозом, оплаченной суммой и остатком.
Нажмите Платежи CSV, чтобы скачать все запланированные и оплаченные платежи с их сроками и статусами.
Нажмите PDF, чтобы скачать сводку бюджета для печати, сгруппированную по категориям.

Вверху вкладки Подрядчики нажмите Тайминг дня (PDF), чтобы получить описанный выше тайминг дня события.

Работа с центром планирования из ИИ-ассистента

Если вы подключили ИИ-ассистента, например Claude или ChatGPT, к Fotify, он может сделать за вас большую часть описанного выше:

настроить центр планирования из шаблона и изменить его валюту, ожидаемое число гостей, целевой бюджет и плательщиков;
прочитать обзор бюджета и весь бюджет целиком;
добавлять, изменять и удалять статьи бюджета, а также добавлять и изменять платежи (в том числе отмечать их оплаченными);
показывать, добавлять и изменять подрядчиков;
показывать решения, создавать новые с их вариантами и выбирать победителя (со статьёй бюджета или без неё);
показывать, добавлять и изменять задачи чек-листа (в том числе выполнять их).

Попросите его, например: «добавь предоплату 2 000 $ со сроком 1 октября к статье на площадку», «какие платежи нужно внести в этом месяце?» или «переведи бюджет в евро». Загрузка документов и голосование за решения делаются в панели управления.

Часто задаваемые вопросы

Q: В какие тарифы входит центр планирования? A: Он доступен начиная с тарифа Professional и выше, а также на каждом мероприятии, созданном по подписке. На других тарифах можно открыть центр и просмотреть его на примере данных, а карточка обновления тарифа ведёт к плану, который его открывает.

Q: Может ли мой партнёр тоже редактировать бюджет? A: Да. Пригласите его как сотрудника мероприятия. Сотрудники, принявшие приглашение, имеют такой же доступ к центру планирования, как и вы, и получают письма-напоминания.

Q: Можно ли сменить валюту после настройки центра? A: Да. На вкладке Бюджет нажмите Настройки, замените 3-буквенный код в поле Валюта и нажмите Сохранить. Подходит любой код валюты по ISO (EUR, GBP, ARS, MXN, ILS...). Существующие суммы сохраняют свои числа и только меняют подпись, поэтому по возможности меняйте валюту до внесения смет.

Q: Почему прогноз расходов изменился сам по себе? A: Статьи на одного гостя умножаются на подтверждённое количество гостей. Когда приглашение принимает больше гостей, кейтеринг и другие расходы на гостя растут соответственно. Карточка Количество гостей в обзоре показывает, откуда взято число: из RSVP или из ожидаемого числа гостей.

Q: Когда отправляются письма-напоминания? A: За неделю и за день до срока неоплаченного платежа и за день до срока задачи. Напоминания приходят организатору и каждому принявшему приглашение сотруднику, на его языке.

Q: Видят ли гости что-то из этого? A: Нет. Центр планирования виден только организаторам мероприятия.

Q: Что происходит с документами после мероприятия? A: Они удаляются вместе с фотографиями мероприятия, когда заканчивается период доступа к галерее на вашем тарифе. Скачайте заранее всё, что хотите сохранить.

Q: Можно ли выгрузить бюджет в таблицу? A: Да. На вкладке Бюджет нажмите CSV для всех статей или Платежи CSV для всех платежей, а также PDF для сводки на печать.

Q: Почему кнопка «Тайминг дня (PDF)» неактивна? A: Для неё нужен хотя бы один подрядчик. Добавьте первого подрядчика на вкладке Подрядчики, и кнопка станет доступной.