Så använder du planeringshubben: gemensam budget, leverantörer, beslut, dokument och checklista

Planeringshubben är platsen där arrangörerna av ett evenemang planerar det tillsammans. Den ligger intill gästlistan, inbjudan och fotogalleriet, så siffrorna den visar är alltid aktuella: kostnader per gäst följer era bekräftade RSVP, och alla som hjälper till att arrangera evenemanget ser samma budget, samma leverantörer och samma att göra-lista.

Den har sex flikar som visas som en rad knappar under sidans rubrik:

Översikt — budgeten i ett ögonkast: beräknad total, betalt, kvar att betala, nästa betalningar, vem som betalar vad och förloppet i checklistan.
Budget — kategorier, budgetposter, avtalade priser och en betalningsplan med förfallodatum.
Leverantörer — alla ni samarbetar med, deras status och deras ankomsttid på dagen.
Beslut — frågor med alternativ som arrangörerna röstar om och kommenterar, och sedan gör till budgetposter.
Dokument — kontrakt, offerter, fakturor och inspiration, kopplade till leverantörer och budgetposter.
Checklista — daterade uppgifter med ansvariga, skapade från en mall för din typ av evenemang.

Planeringshubben är tillgänglig från Professional-planen och uppåt samt på varje evenemang som körs under ett evenemangsabonnemang. På andra planer kan du öppna den och bläddra bland alla flikar med exempeldata (märket "Förhandsvisning med exempeldata" visas), så att du kan se vad den gör innan du uppgraderar.

Vem kan använda den

Evenemangets arrangör och varje accepterad evenemangsmedarbetare får full åtkomst till planeringshubben. Ett par som planerar ett bröllop tillsammans, en värd och en medvärd eller ett företagsteam kan alla redigera samma budget, rösta om samma beslut och bocka av samma checklista. Medarbetare får också påminnelsemejlen om betalningar och uppgifter.

Gäster ser aldrig planeringshubben. Inget i den är kopplat till inbjudan eller fotoalbumet.

Så öppnar du planeringshubben

Logga in på dashboard.fotify.app.
Se till att rätt evenemang är valt i evenemangsväljaren högst upp på sidan.
Klicka på Planering i menyn till vänster (plånboksikonen). Planeringshubben öppnas på fliken Översikt.
Byt flik genom att klicka på Översikt, Budget, Leverantörer, Beslut, Dokument eller Checklista under sidans rubrik. En röd siffra på en flik betyder att något behöver din uppmärksamhet: försenade betalningar på Budget, öppna beslut på Beslut, försenade uppgifter på Checklista.

Allt du redigerar i planeringshubben öppnas i en sidopanel till höger. Varje panel har knapparna Avbryt och Spara längst ned; stäng den utan att spara med Avbryt eller X i hörnet.

Steg 1: Ställ in planeringshubben

Första gången du öppnar Planering för ett evenemang ser du kortet Ställ in din planeringshubb.

Under Mall klickar du på ett av de fyra alternativen: Bröllop, Fest / födelsedag, Företag / konferens eller Annat evenemang. Mallen skapar dina budgetkategorier, etiketterna för "vem betalar" och en checklista med datum. Du kan byta namn på eller ta bort allt senare.
I rullgardinsmenyn Valuta väljer du evenemangets valuta. En valuta per evenemang; belopp sparas ned till öret. Du kan ändra den senare i budgetinställningarna (se "Byt valuta, förväntade gäster, mål och betalare" nedan).
I Förväntade gäster skriver du hur många gäster du räknar med. Siffran används för kostnader per gäst tills dina RSVP bekräftar ett gästantal.
Skriv gärna ett Budgetmål. Översikten visar hur långt du har kvar till det.
Låt Lägg till mallens checklista, daterad utifrån evenemangsdagen vara ikryssad för att få en att göra-lista daterad baklänges från ditt evenemangsdatum.
Klicka på Skapa planeringshubb. Hubben öppnas på fliken Översikt.

Mallarna skapar dessa budgetkategorier:

Mall	Kategorier
Bröllop	Lokal, Catering och dryck, Foto och video, Musik och underhållning, Blommor och dekor, Klädsel och skönhet, Inbjudningar och trycksaker, Transport, Hyra av utrustning, Tårta och desserter, Ringar och presenter, Gästpresenter, Ceremoni och vigselförrättare, Buffert
Fest / födelsedag	Lokal, Mat och dryck, Musik och underhållning, Dekor, Foto och video, Tårta och desserter, Inbjudningar, Gästpresenter, Hyra av utrustning, Buffert
Företag / konferens	Lokal, Catering, AV och produktion, Talare och artister, Marknadsföring och skyltning, Resa och boende, Foto och video, Profilprodukter och tryck, Personal, Anmälan och teknik, Buffert
Annat evenemang	Lokal, Mat och dryck, Underhållning, Dekor, Foto och video, Övrigt, Buffert

Steg 2: Bygg budgeten

Klicka på fliken Budget. Varje kategori är ett block som går att fälla ihop; klicka på kategorins namn för att fälla ut eller ihop dess budgetposter.

Lägg till en budgetpost

Fäll ut den kategori som kostnaden hör till (till exempel Lokal).
Klicka på + Lägg till budgetpost längst ned i kategorin. Panelen Lägg till budgetpost öppnas.
Skriv ett Namn (till exempel "Hyra av Villa Aurora").
Kontrollera rullgardinsmenyn Kategori; byt den om posten hör hemma någon annanstans.
Skriv beloppet under Uppskattat — din gissning innan du har en offert.
När en offert är signerad fyller du i Avtalat pris. Så snart det är ifyllt ersätter det uppskattningen i alla summor.
Kryssa i Det här är en kostnad per gäst för catering, fri bar, hyrd utrustning eller allt annat som prissätts per gäst. Beloppen du angett är då per gäst och multipliceras automatiskt med ditt gästantal (se nedan).
Under Vem betalar väljer du en av dina betalare (till exempel Partner 1, Partner 2, Gemensamt) eller låter den stå på Ej tilldelad.
Under Leverantör väljer du leverantören som levererar den, eller låter den stå på Ingen leverantör.
Lägg till Anteckningar om du vill komma ihåg något om offerten.
Klicka på Spara.

Redigera eller ta bort en budgetpost

Klicka på pennikonen till höger om posten för att redigera den, ändra fälten och klicka på Spara.
Klicka på papperskorgsikonen till höger om posten för att ta bort den och bekräfta. När du tar bort en post tas även dess betalningar bort.

Beräknat, betalt och kvar

Varje post visar Uppskattat, Avtalat och Betalt; varje kategori och Översikten summerar dem till:

Beräknat — vad posten kommer att kosta: det avtalade priset om det finns ett, annars uppskattningen, gånger gästantalet för poster per gäst. En post beräknas aldrig till mindre än det du redan har betalat.
Betalt — summan av de betalningar du markerat som betalda.
Kvar — beräknat minus betalt.

Fliken Översikt jämför den beräknade totalen med ditt budgetmål och fördelar den per kategori och per betalare.

Gästantal för poster per gäst

Gästantalet som används för kostnader per gäst är:

Antalet gäster som bekräftats genom dina RSVP (accepterade och incheckade sällskap), när du har några.
Annars siffran under Förväntade gäster i dina inställningar.

Allteftersom svaren kommer in rör sig den beräknade totalen av sig själv. Kortet Gästantal på Översikten talar om huruvida siffran är Bekräftat via RSVP eller Förväntat (inga RSVP ännu).

Lägg till, byt namn på eller ta bort en kategori

Klicka på Lägg till kategori högst upp till höger på fliken Budget för att lägga till en, skriv ett Kategorinamn och klicka på Spara.
Klicka på pennikonen bredvid kategorinamnet för att byta namn, ändra namnet och klicka på Spara.
Klicka på papperskorgsikonen bredvid kategorinamnet för att ta bort den och bekräfta. En kategori kan bara tas bort när den inte har några poster; flytta eller ta bort dess poster först.

Byt valuta, förväntade gäster, mål och betalare

Klicka på Inställningar högst upp till höger på fliken Budget. Panelen Inställningar öppnas.
Byt valuta genom att ersätta koden med 3 bokstäver i Valuta (till exempel EUR, GBP, MXN). Beloppen får bara en ny etikett, de räknas inte om: en post på 1 000 är fortfarande 1 000 i den nya valutan.
Ändra Förväntade gäster eller Budgetmål i samma panel.
Under Betalare kan du ändra ett namn direkt, klicka på papperskorgsikonen för att ta bort en eller klicka på + Lägg till betalare för att lägga till en (upp till 8). Betalare är de personer eller grupper som kan ta en kostnad: partner, familjer, företaget.
Klicka på Spara.

Steg 3: Planera betalningar och få påminnelser

Varje budgetpost har sin egen betalningsplan.

Lägg till en betalning

Klicka på betalningslänken under en post på fliken Budget (det står Inga betalningar, 1 betalning, 2 betalningar...). Postens betalningar fälls ut nedanför.
Klicka på + Lägg till betalning. Panelen Lägg till betalning öppnas med postens namn i rubriken.
Skriv en Benämning (Handpenning, Andra delbetalningen, Slutbetalning...).
Skriv Belopp.
Välj Förfallodatum. Det är en kalenderdag i lokalens tidszon. Alla som planerar får ett e-postmeddelande en vecka och en dag innan.
Vem betalar utgår från postens betalare; byt den om någon annan betalar just den delbetalningen.
Kryssa i Redan betald när du registrerar en betalning du gjort tidigare.
Klicka på Spara.

Markera en betalning som betald

Kryssa i kryssrutan framför betalningen. Postens Betalt-belopp och Översikten uppdateras direkt. Kryssa ur för att ångra.

Redigera eller ta bort en betalning

Klicka på pennikonen till höger om betalningen för att ändra den, eller på papperskorgsikonen för att ta bort den (bekräfta dialogrutan).

Påminnelsemejl

Fotify mejlar arrangören och varje accepterad medarbetare:

en vecka innan en obetald betalning förfaller, och
en dag innan den förfaller.

Varje betalning påminns om högst två gånger. När du markerar en betalning som betald, eller ändrar dess förfallodatum, nollställs påminnelserna. Mejlet listar varje betalning och uppgift som förfaller, med en länk tillbaka till planeringshubben. Kortet Nästa betalningar på Översikten visar samma lista; klicka på Öppna budget där för att hoppa till fliken Budget.

Steg 4: Samla dina leverantörer på ett ställe

Klicka på fliken Leverantörer. Det är ditt register över alla du samarbetar med.

Lägg till en leverantör

Klicka på Lägg till leverantör högst upp till höger. Panelen Lägg till leverantör öppnas.
Skriv leverantörens Namn (obligatoriskt) och en Kategori (catering, fotografi, blommor...).
Välj en Status:
- Förfrågad — du har hört av dig.
- Offert mottagen — du har ett pris.
- Bokad — kontraktet är signerat.
- Betald — allt är reglerat.
Fyll i de uppgifter du har under Kontaktperson, Telefon, E-post och Webbplats.
Ange Ankomst på dagen till det datum och den tid leverantören väntas på plats, i lokalens lokala tid. Det skrivs ut på körschemat.
Lägg till Anteckningar och klicka på Spara.

Redigera, filtrera eller ta bort en leverantör

Klicka på pennikonen på ett leverantörskort för att redigera det, och sedan på Spara.
Använd rullgardinsmenyn Filtrera efter status högst upp (Alla statusar, Förfrågad, Offert mottagen, Bokad, Betald) för att smalna av listan.
Klicka på papperskorgsikonen på ett leverantörskort och bekräfta för att ta bort det. Budgetposter och dokument som är kopplade till leverantören blir kvar; de förlorar bara kopplingen.

Leverantörer kan kopplas till budgetposter, beslutsalternativ och dokument, så att du från vilken budgetpost som helst ser vem som levererar den.

Körschema som PDF

Klicka på Körschema PDF högst upp på fliken Leverantörer för att ladda ner ett dokument med din inbjudans program och varje leverantörs ankomsttid och kontaktuppgifter, redo att dela med lokalen och dina leverantörer. Knappen är inaktiverad tills du har minst en leverantör.

Steg 5: Bestäm tillsammans på beslutstavlan

Klicka på fliken Beslut. Den är till för de val ni gör som grupp: vilken lokal, band eller DJ, buffé eller serverad middag.

Skapa ett beslut

Klicka på Nytt beslut högst upp till höger. Panelen Nytt beslut öppnas.
Skriv Fråga (till exempel "Vilken lokal ska vi boka?") och gärna lite Sammanhang.
Fyll i Alternativ 1, Alternativ 2 och så vidare: varje alternativ har en titel, ett Pris, Fördelar, Nackdelar, en Länk och en Leverantör. Klicka på Lägg till alternativ för fler (upp till 10).
Klicka på Spara. Beslutet visas i listan som Öppet.

Rösta och diskutera

Klicka på ett beslutskort för att öppna det.
Klicka på Rösta under det alternativ du föredrar. Du kan rösta på ett alternativ per beslut; klicka på Ta bort röst för att ta tillbaka rösten eller rösta på ett annat alternativ. Kortet visar hur många röster varje alternativ har och Du har röstat på ditt.
Skrolla till Diskussion längst ned, skriv i Skriv en kommentar och klicka på Skicka. Kommentarens författare och arrangören kan ta bort den med dess papperskorgsikon.
Klicka på Lägg till alternativ inne i beslutet för att lägga till alternativ senare, eller på papperskorgsikonen bredvid ett alternativ för att ta bort det.

Välj vinnaren

Öppna beslutet och klicka på Välj under det vinnande alternativet. Bekräftelsen Välj "..." öppnas.
Under Lägg till i budgeten som väljer du en budgetkategori för att skapa en avtalad budgetpost till alternativets pris, kopplad till dess leverantör. Leverantören markeras som Bokad samtidigt. Välj Lägg inte till någon budgetpost om du bara vill registrera valet.
Klicka på Bekräfta valet. Beslutet flyttas till gruppen Beslutade och visar Valt: ....

Om du ändrar dig öppnar du beslutet och klickar på Öppna igen. Budgetposten det skapade blir kvar; ta bort den från fliken Budget om du inte längre behöver den. Vill du ta bort ett beslut helt öppnar du det och klickar på papperskorgsikonen i panelens rubrikrad.

Steg 6: Spara kontrakt, offerter och inspiration

Klicka på fliken Dokument.

Ladda upp ett dokument

Dra filer till ytan Släpp filer här eller klicka för att ladda upp, klicka på den för att välja filer, eller klicka på Ladda upp högst upp till höger.
Godkända filer: PDF, bilder, Word, Excel och text, upp till 25 MB per fil. En avisering bekräftar Dokumenten har laddats upp.
Varje evenemang har ett lagringsutrymme för planeringsdokument som beror på dess plan; stapeln högst upp på fliken visar hur mycket som används.

Märk ett dokument

Klicka på pennikonen på dokumentet. Panelen Redigera dokument öppnas.
Ändra Filnamn om du vill.
Välj en Typ: Kontrakt, Offert, Faktura, Inspiration eller Övrigt.
Koppla det till en Leverantör och en Budgetpost, så att det signerade kontraktet ligger intill den post det hör till.
Klicka på Spara.

Ladda ner, filtrera eller ta bort

Klicka på Ladda ner på ett dokument för att öppna en kortlivad länk till originalfilen. Filerna är privata för arrangörerna.
Använd rullgardinsmenyn Filtrera efter typ högst upp för att bara visa kontrakt, offerter, fakturor, inspiration eller övriga filer.
Klicka på papperskorgsikonen och bekräfta för att ta bort ett dokument.

Dokumenten tas bort tillsammans med evenemangets övriga filer när galleriets åtkomstperiod tar slut.

Steg 7: Arbeta med checklistan

Klicka på fliken Checklista. Uppgifterna är grupperade i Försenade, Denna vecka, Senare och Inget datum, med en förloppsindikator högst upp där det till exempel står 3 av 12 klara.

Slutför en uppgift

Kryssa i kryssrutan framför uppgiften. Slutförda uppgifter försvinner ur listan; kryssa i Visa klara högst upp för att se dem i gruppen Klara, och kryssa ur en uppgift för att öppna den igen.

Lägg till en uppgift

Klicka på Lägg till uppgift högst upp till höger. Panelen Lägg till uppgift öppnas.
Skriv titeln under Uppgift.
Välj ett Förfallodatum (valfritt) och lägg till Anteckningar.
Under Tilldelad till väljer du arrangören eller en accepterad medarbetare, eller låter den stå på Ej tilldelad.
Klicka på Spara.

Klicka på pennikonen på en uppgift för att redigera den, eller på papperskorgsikonen för att ta bort den.

Lägg till uppgifter från en mall

I rullgardinsmenyn högst upp på fliken Checklista väljer du en mall: Bröllop, Fest / födelsedag, Företag / konferens eller Annat evenemang.
Klicka på Lägg till mallens uppgifter. Bara uppgifter du inte redan har läggs till, och en avisering talar om hur många.

Mallens uppgifter dateras baklänges från din evenemangsdag: bröllopsmallen lägger till exempel "Boka lokalen" 11 månader innan och "Bekräfta ankomsttider med alla leverantörer" 3 dagar innan.

Alla som planerar får ett e-postmeddelande dagen innan en uppgift förfaller.

Export

Högst upp till höger på fliken Budget:

Klicka på CSV för att ladda ner varje budgetpost med dess kategori, leverantör, betalare samt uppskattade, avtalade, beräknade, betalda och kvarvarande belopp.
Klicka på Betalningar CSV för att ladda ner varje inplanerad och betald betalning med dess förfallodatum och status.
Klicka på PDF för att ladda ner en utskrivbar budgetsammanfattning grupperad per kategori.

Högst upp på fliken Leverantörer klickar du på Körschema PDF för körschemat för dagen som beskrivs ovan.

Använda planeringshubben från en AI-assistent

Om du har anslutit en AI-assistent som Claude eller ChatGPT till Fotify kan den göra det mesta av ovanstående åt dig:

ställa in planeringshubben från en mall och ändra dess valuta, förväntade gäster, budgetmål och betalare;
läsa budgetöversikten och hela budgeten;
lägga till, uppdatera och ta bort budgetposter samt lägga till eller uppdatera betalningar (inklusive att markera dem som betalda);
lista, lägga till och uppdatera leverantörer;
lista beslut, skapa nya med deras alternativ och välja vinnaren (med eller utan en budgetpost);
lista, lägga till och uppdatera uppgifter i checklistan (inklusive att slutföra dem).

Be den till exempel "lägg till en handpenning på 2 000 kr som förfaller 1 oktober på posten för lokalen", "vilka betalningar förfaller den här månaden?" eller "byt budgeten till euro". Uppladdning av dokument och röstning om beslut görs i instrumentpanelen.

Vanliga frågor

Q: Vilka planer innehåller planeringshubben? A: Den ingår från Professional-planen och uppåt samt på varje evenemang som skapas under ett evenemangsabonnemang. Andra planer kan öppna hubben och bläddra i den med exempeldata, och uppgraderingskortet länkar till planen som låser upp den.

Q: Kan min partner också redigera budgeten? A: Ja. Bjud in hen som evenemangsmedarbetare. Accepterade medarbetare har samma åtkomst som du i planeringshubben och får påminnelsemejlen.

Q: Kan jag byta valuta efter att hubben ställts in? A: Ja. Klicka på Inställningar på fliken Budget, ersätt koden med 3 bokstäver i Valuta och klicka på Spara. Vilken ISO-valutakod som helst fungerar (EUR, GBP, ARS, MXN, ILS...). Befintliga belopp behåller sina siffror och får bara en ny etikett, så byt gärna innan du lägger in dina offerter.

Q: Varför ändrades min beräknade total av sig själv? A: Poster per gäst multipliceras med ditt bekräftade gästantal. När fler gäster tackar ja till inbjudan stiger catering och andra kostnader per gäst i motsvarande grad. Kortet Gästantal på Översikten visar om siffran kommer från RSVP eller från dina förväntade gäster.

Q: När skickas påminnelsemejlen? A: En vecka och en dag före förfallodatumet för en obetald betalning, och dagen före en uppgifts förfallodatum. Påminnelserna går till arrangören och varje accepterad medarbetare, på deras eget språk.

Q: Ser gästerna något av det här? A: Nej. Planeringshubben syns bara för evenemangets arrangörer.

Q: Vad händer med dokumenten när evenemanget är slut? A: De tas bort tillsammans med evenemangets foton när galleriets åtkomstperiod i din plan tar slut. Ladda ner det du vill behålla innan dess.

Q: Kan jag exportera budgeten till ett kalkylark? A: Ja. Klicka på CSV på fliken Budget för alla poster eller på Betalningar CSV för alla betalningar, plus PDF för en utskrivbar sammanfattning.

Q: Varför är knappen Körschema PDF inaktiverad? A: Den kräver minst en leverantör. Lägg till din första leverantör på fliken Leverantörer, så blir knappen tillgänglig.