如何使用策划中心：共享预算、供应商、决策、文件与清单

策划中心是活动组织者共同筹备活动的地方。它就在宾客名单、邀请函和照片相册旁边，因此它显示的数字都是实时的：人均费用随已确认的 RSVP 变动，每一位协助筹备活动的人看到的都是同一份预算、同一批供应商和同一张待办清单。

它有六个选项卡，以一排按钮的形式显示在页面标题下方：

总览 — 预算一览：预计总额、已付、尚需支付、即将到期的付款、谁来付，以及清单的完成进度。
预算 — 分类、预算条目、签约价，以及带到期日的付款计划。
供应商 — 所有与您合作的伙伴、他们的状态和活动当天的到场时间。
决策 — 由组织者投票和评论的问题与选项，之后可转为预算条目。
文件 — 合同、报价单、发票和灵感素材，可关联到供应商与预算条目。
清单 — 带日期和负责人的任务，由适合您活动类型的模板自动生成。

策划中心自 Professional 套餐起提供，在活动订阅下运行的每一场活动中也都包含。其他套餐可以打开它，用示例数据浏览所有选项卡（会显示“示例数据预览”标签），以便在升级前先看看它能做什么。

谁可以使用

活动的组织者和每位已接受邀请的活动协作者都拥有策划中心的完整访问权限。共同筹备婚礼的新人、主办人与联合主办，或者一个企业团队，都可以编辑同一份预算、为同一批决策投票、勾选同一张清单。协作者同样会收到付款提醒和任务提醒邮件。

宾客永远看不到策划中心。中心里的任何内容都不会关联到邀请函或照片相册。

如何打开策划中心

登录 dashboard.fotify.app。
确认页面顶部的活动切换器中选中的是正确的活动。
点击左侧边栏中的策划（钱包图标）。策划中心会打开并停留在总览选项卡。
在页面标题下方点击总览、预算、供应商、决策、文件或清单即可切换选项卡。选项卡上的红色数字表示有事项需要关注：预算上是逾期付款，决策上是待决事项，清单上是逾期任务。

在策划中心里编辑的所有内容都会在右侧的侧边面板中打开。每个面板底部都有取消和保存按钮；点击取消或面板角上的 X 即可不保存直接关闭。

第 1 步：设置策划中心

第一次为某场活动打开策划时，您会看到设置您的策划中心卡片。

在模板下点击四个选项之一：婚礼、派对 / 生日、企业 / 会议或其他活动。模板会自动生成预算分类、“谁来付”标签和一份带日期的清单。之后都可以重命名或删除。
在货币下拉框中选择活动使用的货币。每场活动只用一种货币；金额精确到分。之后可以在预算设置中更改（见下文“更改货币、预计宾客人数、目标和付款人”）。
在预计宾客人数中填写您预计的宾客人数。在 RSVP 确认人数之前，这个数字会用于计算按人头计费的费用。
可以选填预算目标。总览会显示您与目标之间的差距。
保持勾选添加模板清单，日期按活动当天倒推，即可得到一份从活动日期倒推排期的待办清单。
点击创建策划中心。中心会打开并停留在总览选项卡。

各个模板会生成以下预算分类：

模板	分类
婚礼	场地、餐饮与酒水、摄影与摄像、音乐与娱乐、花艺与布置、服饰与造型、邀请函与文具、交通、租赁、蛋糕与甜点、戒指与礼物、伴手礼、仪式与司仪、备用金
派对 / 生日	场地、餐饮与酒水、音乐与娱乐、布置、摄影与摄像、蛋糕与甜点、邀请函、伴手礼与礼物、租赁、备用金
企业 / 会议	场地、餐饮、视听与制作、演讲嘉宾与表演、市场推广与标识、差旅与住宿、摄影与摄像、周边与印刷、人员、报名与技术、备用金
其他活动	场地、餐饮与酒水、娱乐、布置、摄影与摄像、其他、备用金

第 2 步：搭建预算

点击预算选项卡。每个分类都是一个可折叠的区块；点击分类名称即可展开或收起其中的预算条目。

添加预算条目

展开这笔费用所属的分类（例如场地）。
点击分类底部的 + 添加预算条目，添加预算条目面板会打开。
填写名称（例如“奥罗拉别墅场地费”）。
检查分类下拉框；如果该条目属于别处，请改掉。
填写估算金额——也就是您在拿到报价之前的预估。
拿到签署的报价单后，填写签约价。一旦填入，它会在所有合计中取代估算金额。
餐饮、无限畅饮、租赁等按人头计价的项目，请勾选这是按人头计费的费用。此时您填写的金额即为每位宾客的单价，并会自动乘以出席人数（见下文）。
在谁来付中选择一个付款人标签（例如伴侣一、伴侣二、共同承担），或保留未指定。
在供应商中选择提供该服务的供应商，或保留无供应商。
如果想记下有关报价的信息，可以填写备注。
点击保存。

编辑或删除预算条目

要编辑，请点击条目右侧的铅笔图标，修改字段后点击保存。
要删除，请点击条目右侧的垃圾桶图标并确认。删除条目也会同时删除它的付款记录。

预计、已付和尚需支付

每个条目都会显示估算、签约价和已付；每个分类和总览会把它们汇总为：

预计 — 该条目最终会花多少：有签约价就用签约价，否则用估算金额；按人头计费的条目再乘以出席人数。任何条目的预计金额都不会低于您已经支付的金额。
已付 — 您已标记为已付的付款之和。
尚需支付 — 预计金额减去已付金额。

总览选项卡会把预计总额与您的预算目标对比，并按分类和付款人拆分。

按人头计费条目的出席人数

用于人均费用的出席人数为：

通过 RSVP 确认出席的宾客人数（已接受和已签到的团组），前提是已经有回复。
否则使用设置中的预计宾客人数。

随着 RSVP 陆续到来，预计总额会自动变动。总览上的出席人数卡片会注明它是由 RSVP 确认还是预计（暂无 RSVP）。

添加、重命名或删除分类

要添加，请点击预算选项卡右上角的添加分类，填写分类名称后点击保存。
要重命名，请点击分类名称旁的铅笔图标，修改名称后点击保存。
要删除，请点击分类名称旁的垃圾桶图标并确认。只有当分类下没有条目时才能删除；请先移动或删除其中的条目。

更改货币、预计宾客人数、目标和付款人

在预算选项卡右上角点击设置，设置面板会打开。
要更改货币，请在货币中替换那 3 位字母的代码（例如 EUR、GBP、MXN）。金额只是换个标签，并不会按汇率换算：一条 1,000 的条目在新货币下仍是 1,000。
在同一面板中更改预计宾客人数或预算目标。
在付款人下可以就地修改名称、点击垃圾桶图标删除一位，或点击 + 添加付款人新增（最多 8 位）。付款人就是可以承担费用的人或群体：伴侣、双方家庭、公司。
点击保存。

第 3 步：排定付款并接收提醒

每个预算条目都有自己的付款计划。

添加付款

在预算选项卡上，点击某个条目下方的付款链接（显示为暂无付款、1 笔付款、2 笔付款……）。该条目的付款会在其下方展开。
点击 + 添加付款，添加付款面板会打开，标题中带有该条目的名称。
填写名目（定金、第二期款、尾款……）。
填写金额。
选择到期日。它是按场地时区计算的日历日。所有参与策划的人会在到期前一周和前一天收到邮件。
谁来付默认取该条目的付款人；如果这一期由别人支付，请改掉。
记录一笔过去已经支付的款项时，请勾选已付款。
点击保存。

把付款标记为已付

勾选付款前面的复选框。该条目的已付金额和总览会立即更新。取消勾选即可撤销。

编辑或删除付款

点击付款右侧的铅笔图标进行修改，或点击垃圾桶图标删除（需在对话框中确认）。

提醒邮件

Fotify 会给组织者和每位已接受邀请的协作者发送邮件：

未付款项到期前一周，以及
到期前一天。

每笔付款最多提醒两次。把付款标记为已付，或更改它的到期日，都会重置提醒。邮件会列出所有到期的付款和任务，并附上返回策划中心的链接。总览上的下次付款卡片显示的是同一份列表；在那里点击打开预算即可跳转到预算选项卡。

第 4 步：把供应商集中在一处

点击供应商选项卡。这是您所有合作方的名录。

添加供应商

点击右上角的添加供应商，添加供应商面板会打开。
填写供应商的名称（必填）和类别（餐饮、摄影、花艺……）。
选择一个状态：
- 已询价 — 您已经联系过对方。
- 已报价 — 您已经拿到价格。
- 已预订 — 合同已签署。
- 已付清 — 所有款项都已结清。
填写您已掌握的联系人、电话、电子邮箱和网站。
把当天到场时间设置为供应商预计到达现场的日期和时间，以场地当地时间为准。它会打印在当日流程表上。
填写备注并点击保存。

编辑、筛选或移除供应商

点击供应商卡片上的铅笔图标进行编辑，然后点击保存。
使用顶部的按状态筛选下拉框（全部状态、已询价、已报价、已预订、已付清）缩小列表范围。
点击供应商卡片上的垃圾桶图标并确认即可移除。与之关联的预算条目和文件会保留，只是失去关联。

供应商可以关联到预算条目、决策选项和文件，因此在任何一条预算条目上都能看到是谁在提供这项服务。

当日流程表 PDF

点击供应商选项卡顶部的当日流程表 PDF，即可下载一份文件，其中包含邀请函中的行程，以及每位供应商的到场时间和联系方式，可直接发给场地和各位供应商。在您至少添加一位供应商之前，该按钮不可用。

第 5 步：在决策板上共同拍板

点击决策选项卡。它用于需要大家一起做的选择：选哪个场地、乐队还是 DJ、自助还是位上。

创建一个决策

点击右上角的新建决策，新建决策面板会打开。
填写问题（例如“我们该预订哪个场地？”），并可选填一些背景说明。
填写选项 1、选项 2 等等：每个选项都有标题、价格、优点、缺点、链接和供应商。点击添加选项可以增加更多（最多 10 个）。
点击保存。该决策会以待决状态出现在列表中。

投票与讨论

点击决策卡片将其打开。
在您倾向的选项下点击投票。每个决策只能投一个选项；点击取消投票可以收回，或改投另一个选项。卡片会显示每个选项的票数，并在您投过的选项上显示您已投票。
滚动到底部的讨论，在添加评论中输入内容后点击发布。评论的作者和组织者可以用垃圾桶图标删除评论。
在决策内部点击添加选项可以稍后补充选项，点击选项旁的垃圾桶图标可以移除它。

选定胜出方案

打开决策，在胜出的选项下点击选定，**选定“……”**确认框会打开。
在添加到预算，归入分类下选择一个预算分类，即可按该选项的价格创建一条签约预算条目，并关联到它的供应商。该供应商会同时被标记为已预订。如果您只想记录这个选择，请选不添加预算条目。
点击确认选择。该决策会移入已决定分组，并显示已选择：……。

如果改变主意，打开决策并点击重新开启。它此前创建的预算条目会保留；如果不再需要，请在预算选项卡中删除。要彻底删除一个决策，请打开它并点击面板标题栏中的垃圾桶图标。

第 6 步：存放合同、报价单和灵感素材

点击文件选项卡。

上传文件

把文件拖到把文件拖到此处，或点击上传区域，或点击该区域选择文件，也可以点击右上角的上传。
支持的文件：PDF、图片、Word、Excel 和文本文件，每个最大 25 MB。上传成功后会弹出文件已上传提示。
每场活动的策划文件都有一个随套餐而定的存储额度；选项卡顶部的进度条会显示已用量。

为文件打标签

点击文件上的铅笔图标，编辑文件面板会打开。
如有需要，可以修改文件名。
选择一个类型：合同、报价单、发票、灵感素材或其他。
把它关联到某个供应商和某条预算条目，这样已签合同就会紧挨着它所属的条目。
点击保存。

下载、筛选或删除

点击文件上的下载，即可打开一个短时有效的原始文件链接。文件仅组织者可见。
使用顶部的按类型筛选下拉框，只显示合同、报价单、发票、灵感素材或其他文件。
点击垃圾桶图标并确认即可删除文件。

当相册访问期结束时，这些文件会与活动的其他文件一起被删除。

第 7 步：推进清单

点击清单选项卡。任务会分成已逾期、本周、稍后和无日期四组，顶部有一个进度条，显示类似已完成 3／12 的文字。

完成一项任务

勾选任务前面的复选框。已完成的任务会移出列表；勾选顶部的显示已完成即可在已完成分组中看到它们，取消勾选某项任务即可重新打开。

添加任务

点击右上角的添加任务，添加任务面板会打开。
填写任务标题。
选择到期日（可选）并填写备注。
在负责人中选择组织者或任意一位已接受邀请的协作者，或保留未指定。
点击保存。

点击任务上的铅笔图标可以编辑，点击垃圾桶图标可以删除。

添加模板任务

在清单选项卡顶部的下拉框中选择一个模板：婚礼、派对 / 生日、企业 / 会议或其他活动。
点击添加模板任务。只有您还没有的任务会被添加，提示会告诉您添加了多少项。

模板任务的日期是从活动当天倒推的：例如婚礼模板会把“预订场地”放在 11 个月前，把“与所有供应商确认到场时间”放在 3 天前。

所有参与策划的人都会在任务到期前一天收到邮件。

导出

在预算选项卡右上角：

点击 CSV 可下载所有预算条目，含各自的分类、供应商、付款人、估算、签约价、预计、已付和尚需支付金额。
点击付款 CSV 可下载所有已排定和已支付的付款，含到期日与状态。
点击 PDF 可下载一份按分类分组、可打印的预算摘要。

在供应商选项卡顶部，点击当日流程表 PDF 可获取上文介绍的当日流程表。

通过 AI 助手使用策划中心

如果您已经把 Claude 或 ChatGPT 之类的 AI 助手连接到 Fotify，它可以替您完成上面的大部分操作：

用模板设置策划中心，并更改它的货币、预计宾客人数、预算目标和付款人；
读取预算总览和完整预算；
添加、更新和删除预算条目，添加或更新付款（包括标记为已付）；
列出、添加和更新供应商；
列出决策、创建新的决策及其选项，并选定胜出方案（可选择是否创建预算条目）；
列出、添加和更新清单任务（包括完成任务）。

例如可以对它说：“在场地条目下添加一笔 10 月 1 日到期的 2,000 美元定金”“本月有哪些款项要付？”或“把预算改成欧元”。上传文件和为决策投票仍需在控制台中完成。

常见问题

Q: 哪些套餐包含策划中心？ A: 它自 Professional 套餐起提供，在活动订阅下创建的每一场活动中也都包含。其他套餐可以打开中心并用示例数据浏览，升级卡片会指向解锁它的那个套餐。

Q: 我的伴侣也可以编辑预算吗？ A: 可以。把对方邀请为活动协作者。已接受邀请的协作者在策划中心里拥有与您相同的权限，也会收到提醒邮件。

Q: 设置好中心之后还能更改货币吗？ A: 可以。在预算选项卡点击设置，在货币中替换那 3 位字母的代码，然后点击保存。任何 ISO 货币代码都可以（EUR、GBP、ARS、MXN、ILS……）。已有金额的数字保持不变，只是换个标签，所以如果可以，请在录入报价之前更改。

Q: 我的预计总额为什么自己变了？ A: 按人头计费的条目会乘以已确认的出席人数。当更多宾客接受邀请时，餐饮等人均费用也会相应上升。总览上的出席人数卡片会显示这个数字来自 RSVP 还是您的预计宾客人数。

Q: 提醒邮件什么时候发送？ A: 未付款项到期前一周和前一天，以及任务到期前一天。提醒会以各人自己的语言发送给组织者和每位已接受邀请的协作者。

Q: 宾客会看到这些内容吗？ A: 不会。策划中心只对活动的组织者可见。

Q: 活动结束后文件会怎样？ A: 当您套餐的相册访问期结束时，它们会和活动的照片一起被移除。请在此之前下载您想保留的内容。

Q: 可以把预算导出到表格里吗？ A: 可以。在预算选项卡点击 CSV 导出所有条目，点击付款 CSV 导出所有付款，再点击 PDF 获取可打印的摘要。

Q: 为什么“当日流程表 PDF”按钮不可用？ A: 它至少需要一位供应商。请先在供应商选项卡添加第一位供应商，按钮就会可用。