الفعاليات الفرعية والمعاملات الخاصة

نادرًا ما تقع الأحداث في العالم الحقيقي في لحظة واحدة. فالزفاف يضم مراسم، وحفل استقبال، وأحيانًا عشاء ترحيبي في الليلة السابقة، ووجبة برنش في صباح اليوم التالي. أما المؤتمر متعدد الأيام فيضم فعالية رئيسية، وعشاء تعارف لكبار الشخصيات، ومسار ورش عمل لا يمكن إلا لبعض الحضور الوصول إليه. وحتى عيد الميلاد «المفصلي» قد يتضمن تجمعًا عائليًا خاصًا وحفلًا لاحقًا مفتوحًا.

تتيح لك الفعاليات الفرعية والمعاملات الخاصة تمثيل هذه الحقيقة داخل دعوة Fotify واحدة. يرى كل ضيف فقط ما ينطبق عليه — المراسم التي تمت دعوته إليها، والحفل اللاحق الذي يستوفي شروطه، والمزايا التي رتبتها لمجموعته (خصم الفندق، رصيد المواصلات، هدية ترحيبية).

نسخة تجريبية (Beta): يتم طرح هذه الميزة كنسخة تجريبية. نُجري تحسينات بسرعة بناءً على ملاحظات المنظمين — إذا بدا لك شيء غير صحيح، تواصل مع الدعم وسنعطيه الأولوية.

ما الذي تحلّه الفعاليات الفرعية والمعاملات الخاصة

الفعاليات الفرعية هي تجارب فرعية ضمن فعاليتك الرئيسية. لكل واحدة منها ما يلي:

الاسم، الوصف، الصورة، قواعد اللباس، لون التمييز
التاريخ، الوقت، الموقع مع رابط خريطة
قواعد تأكيد الحضور (RSVP): الموعد النهائي، المرافقون (+1)، السعة، قائمة الانتظار
قواعد الوصول: عامة أو مقيّدة بالوسوم
رمز وصول اختياري للفعاليات الفرعية "السرّية"
تبعية اختيارية لفعالية فرعية أخرى (مثل: "يجب قبول حفل المراسم أولاً")

المعاملات الخاصة هي مزايا رتّبتها لبعض الضيوف أو لجميعهم. فكّر فيها باعتبارها مسار كبار الشخصيات (VIP) ضمن فعاليتك:

حجز فندقي جماعي مع رمز خصم للمجموعة
رصيد Uber بقيمة 40$ للعائلة القادمة من خارج المدينة
عشاء ترحيبي مشمول (لا حاجة إلى RSVP إضافي)
دخول صالة VIP لطاقم/فريق الزفاف
تصريح سبا لأول 20 ضيفًا يقومون بالمطالبة به

تظهر المعاملات بشكل خاص على دعوة كل ضيف — ولا يرى الضيوف سوى ما تم تخصيصه لهم.

أين تجد هذا في لوحة التحكم

افتح فعاليتك على dashboard.fotify.app
انتقل إلى RSVP في الشريط الجانبي
انقر علامة التبويب Sub-events & VIP (ابحث عن شارة Beta)

سترى لوحتين: Sub-events في الأعلى و Special treatments في الأسفل. تتم إدارتهما بشكل مستقل — يمكن دعوة ضيف إلى فعالية فرعية دون تلقي أي معاملات، أو تلقي معاملة دون دعوته لأي فعاليات فرعية.

تنبيه: تُعد الفعاليات الفرعية والمعاملات الخاصة جزءًا من مجموعة الميزات المدفوعة. وهي متاحة للفعاليات الموجودة على مستوى مدفوع (بالرصيد) أو التي لديها اشتراك نشط. إذا لم تكن فعاليتك مؤهلة بعد، فستعرض علامة التبويب بطاقة ترقية بدلًا من المحرّر.

الخطوة 1: إنشاء أول فعالية فرعية

انقر Add sub-event في لوحة Sub-events. سيفتح درج جانبي يحتوي على المحرّر.

الأساسيات

Name — ما يراه الضيوف ("Welcome dinner"، "After-party"، "Sunday brunch")
Description — فقرة قصيرة تظهر على البطاقة ونافذة التفاصيل
Photo URL — صورة غلاف للبطاقة (يعمل أي رابط صورة عام؛ نوصي بنسبة 3:2 أو 16:9)
Accent color — يُستخدم لشريط رأس البطاقة وزر Accept

الوقت والمكان

Starts at / Ends at — نافذة الوقت لهذه الفعالية الفرعية
Location name + Address — ما سيتم عرضه؛ وإذا لصقت أيضًا رابط Google Maps في حقل map URL، يصبح الاسم رابطًا قابلًا للنقر
Dress code — يظهر كشارة (chip) على البطاقة

قواعد RSVP

Requires RSVP — عند تشغيله، يجب على الضيوف القبول أو الرفض. عند إيقافه، تكون البطاقة معلوماتية فقط (بدون أزرار).
RSVP deadline — بعد هذا التاريخ، تختفي أزرار Accept/Decline.
Allow plus-ones + Max plus-ones per RSVP — يحدد الحد الأقصى لعدد الأشخاص من المجموعة الواحدة الذين يمكنهم الحضور. اتركه فارغًا لـ "غير محدود (حتى حجم المجموعة)".
Capacity — إجمالي المقاعد عبر جميع المجموعات. اتركه فارغًا لعدم وجود حد.
Enable waitlist — عند الوصول إلى السعة، يتم وضع طلبات RSVP الجديدة في قائمة انتظار مرقّمة بدلًا من رفضها.

قواعد الوصول

هذا ما يجعل الفعاليات الفرعية قوية — أنت من يقرر من يمكنه RSVP:

Anyone with an RSVP (عام) — يرى كل ضيف في الفعالية الرئيسية هذه الفعالية الفرعية.
Guests with specific tags (مقيّد بالوسوم) — لا يرى ولا يمكنه RSVP إلا الضيوف الذين لديهم وسم واحد على الأقل من الوسوم المحددة. اجمع ذلك مع guest tags مثل family أو wedding-party أو out-of-town لتقسيم الضيوف بشكل واضح. ولحصر فعالية فرعية على ضيف واحد، امنحه وسمًا مخصصًا (مثل vip) واجعل الوصول مقيّدًا به.

رموز الوصول — للفعاليات الفرعية المفاجِئة

بالنسبة للفعاليات الفرعية المقيّدة بالوسوم، يمكنك اختياريًا تعيين Access code. حتى بعد مطابقة الضيف عبر الوسم، لن يرى بطاقة الفعالية الفرعية إلى أن يدخل الرمز في حقل "Have a code?" أسفل دعوته. استخدم ذلك للحفلات المفاجئة، أو الغرف السرّية بعد ساعات العمل، أو مجرد كشف ممتع.

التبعية

إذا كانت فعاليتك لها ترتيب منطقي — مثلًا، لا معنى للاستقبال إلا للضيوف القادمين إلى المراسم — فاضبط حقل "Requires acceptance of" الخاص بالاستقبال ليشير إلى المراسم. سيمنع الخادم RSVPs للاستقبال إلى أن يتم قبول الفعالية الأصل.

الحفظ

انقر Save. ستظهر الفعالية الفرعية في اللوحة مع شريط تقدّم السعة وشارة الحالة. انقر عليها لتحريرها مجددًا في أي وقت.

كيف يتفاعل حجم المجموعة والمرافقون (plus-ones)

ينطبق حدّان في الوقت نفسه على كل RSVP لفعالية فرعية:

قيمة Max plus-ones للفعالية الفرعية — الحد لكل RSVP الذي تحدده (مثلًا: "مرافق واحد كحد أقصى للحفل اللاحق").
حجم المجموعة المؤكد للضيف — عدد الأشخاص الذين أكدهم الضيف في RSVP الرئيسي.

الحد الفعلي هو الأصغر بين الاثنين. لذا إذا أكد RSVP الرئيسي حضور 2 من أصل 3 مدعوين، وكانت الفعالية الفرعية تسمح حتى 3 مرافقين، فلن يتمكن الضيف مع ذلك إلا من إحضار 2 إلى الفعالية الفرعية. عند رفض RSVP الرئيسي، تُخفى الفعاليات الفرعية بالكامل — فلا توجد حالة من نوع "تخطي المراسم والحضور للحفل".

تسمية الحاضرين

عندما يقبل الضيف فعالية فرعية، سيُطلب منه إدخال أسماء كل حاضر من مجموعته. إذا فعّلت Collect guest names في RSVP الرئيسي، فستكون تلك الأسماء مُعبّأة مسبقًا — ويمكن للضيوف إبقاءها أو تعديلها أو استبدالها.

وينطبق الأمر نفسه على المعاملات الخاصة: عندما تستخدم معاملة رمزًا فريدًا لكل ضيف، يختار الضيف أي أعضاء من مجموعته تنطبق عليهم الميزة. يعمل رصيد Uber بقيمة 40$ لاثنين من أصل أربعة من أفراد العائلة تمامًا كما تتوقع.

الخطوة 2: إنشاء معاملة خاصة

في لوحة Special treatments، انقر Add treatment. اختر نوعًا — وسيعيد النموذج ترتيب نفسه بناءً على اختيارك:

النوع — ما نوع هذه الميزة؟

Type	متى تستخدمه
Badge	للتقدير فقط ("VIP Guest"، "Wedding party") — بدون استرداد، يظهر فقط
Discount code	حجز فندقي جماعي، خصم 20% في مطعم، قسيمة بيع بالتجزئة
Allowance / credit	"رصيد Uber بقيمة 40$"، "ميزانية نقل بقيمة 100$"
Included service	عشاء ترحيبي، ساعة تصوير، جلسة سبا — مدفوعة مسبقًا من قبلك
Lodging / hotel	حجز فندقي جماعي مع رابط للحجز
Transportation	تفاصيل النقل بالحافلة، أو خدمة نقل من/إلى المطار
Gift	حقيبة ترحيب، بطاقة هدية، هدية مخصّصة
Ticket / pass	تصريح VIP، دخول خلف الكواليس، سوار دخول شامل
Concierge contact	رقم WhatsApp أو جهة تواصل لأي احتياج
Custom	أي شيء لا يندرج ضمن ما سبق

الفئة — كيف يتم تجميعها على الدعوة

تنتمي كل معاملة أيضًا إلى فئة — Stay أو Travel أو Experience أو Gift أو Service أو Recognition. على دعوة الضيف، يتم تجميع المعاملات بصريًا حسب الفئة، بحيث تعرض "Where to stay" خيارات الفندق معًا وتجمع "Getting there" مزايا النقل.

المزوّد، القيمة، الصلاحية

Provider — "Marriott" أو "Uber" أو "Fotify Concierge" — تظهر كعنوان فرعي على البطاقة
Value + Currency — اختياري، مثل "$40 USD" وتُعرض كشارة سعر
Valid from / Valid until — عند ضبطها، يتم فرض نافذة الاسترداد على مستوى الخادم
Limited quantity — اتركه فارغًا لعدم وجود حد؛ أو ضع رقمًا لمبدأ الأسبقية (مثل: "أول 20 ضيفًا يحصلون على تصريح سبا")

كيفية الاسترداد للضيوف

اختر Redemption mode:

No redemption (display only) — معلومات فقط، بدون آلية مطالبة
Shared code for all guests — رمز واحد يراه الجميع ("WEDDING2026") مع رابط حجز اختياري
Unique code per guest — تخصيص رمز واحد من مجموعتك لكل ضيف (ممتاز لرموز Uber/Lyft الترويجية المخصّصة)
Redemption URL — زر يفتح صفحة حجز خارجية
Contact someone — تعليمات للتواصل
QR voucher — رمز QR للاستخدام مرة واحدة للاسترداد الحضوري

عند اختيار Unique code per guest، يظهر مدير مجموعة الرموز أسفل الدرج. الصق الرموز (واحد في كل سطر أو مفصولة بفواصل) ثم انقر Import codes، أو اضغط Generate 25 codes ليقوم Fotify بإنشائها لك. كل ضيف يقوم بالمطالبة يحصل على رمز فريد من المجموعة — وفق مبدأ الأسبقية.

من يحصل عليها

Assign to tags — كل ضيف لديه أي من الوسوم المحددة يتلقى هذه المعاملة تلقائيًا.
Targeting one or a few guests — أنشئ وسمًا مخصصًا (مثل vip)، وطبّقه فقط على هؤلاء الضيوف في guest list، ثم اسند المعاملة إلى ذلك الوسم.

ما الذي يراه الضيف

تكون الفعاليات الفرعية والمعاملات الخاصة مخفية إلى أن يقبل الضيف RSVP الرئيسي. هذا مقصود: فهو يُبقي الانطباع الأول مركّزًا على الفعالية الأساسية ويمنع إظهار الإضافات لضيوف سيرفضون.

بعد أن ينقر الضيف Accept في RSVP الرئيسي:

يرى إشعارًا منبثقًا "Thanks for confirming!" كالمعتاد.
بعد نحو ثانيتين، إذا كانت لديه أي فعاليات فرعية أو معاملات متاحة، يظهر إشعار متابعة: "We've also unlocked 2 additional sub-events and 1 special perk for you — scroll down to explore."
يكشف قسم Other moments for you بطاقات الفعاليات الفرعية، حسب الترتيب الذي ضبطته.
يعرض قسم Just for you المعاملات المعينة له، مجمعة حسب الفئة، مع أزرار نسخ للرموز وروابط الاسترداد.

الضيوف الذين لم تُعيَّن لهم أي إضافات لا يرون أيًا من القسمين ولا يرون إشعار المتابعة.

مسار RSVP للفعالية الفرعية

تُظهر كل بطاقة فعالية فرعية الصورة والتاريخ والموقع وقواعد اللباس وحالة السعة (مع تلميح "spots left" عند اقتراب النفاد). أسفل ذلك، يقوم الضيف بما يلي:

يختار عدد القادمين من مجموعته (مع تقيد ذلك بحجم مجموعته المؤكد وحد المرافقين للفعالية الفرعية)
يؤكد أسماء كل حاضر (معبأة مسبقًا من RSVP الرئيسي إذا كنت تجمع أسماء الضيوف)
ينقر Accept أو Decline

بعد الإرسال، تُظهر البطاقة شارة حالة — Going أو Not going أو Waitlisted #3 إذا وصلت السعة وتم تفعيل قائمة الانتظار.

مسار المطالبة بالمعاملة

المعاملات المعروضة فقط والمعاملات ذات الرمز المشترك لا تتطلب مطالبة — تظهر فورًا مع زر Copy للرمز. بالنسبة للمعاملات ذات الكمية المحدودة أو الرموز الفريدة، ينقر الضيف Claim لحجز مكانه. وإذا كانت المعاملة تسمح بتحديد من تنطبق عليه، يحدد الضيف أولًا مربعات اختيار أعضاء مجموعته الذين تغطيهم الميزة.

تتبع الردود وتصدير CSV

افتح أي فعالية فرعية أو معاملة من لوحة التحكم لرؤية إحصاءات مباشرة داخل درج المحرّر:

Sub-events: أعداد القبول والرفض وقائمة الانتظار والمعلّقة — بالإضافة إلى زر Export CSV الذي ينزّل كل رد مع معلومات تواصل الضيف وأسماء الحضور والطوابع الزمنية.
Special treatments: أعداد المعيّنة والمُطالَب بها والمستردة — مع Export CSV يتضمن الرموز الفريدة، وعلى من تنطبق المعاملة، وحالة الاسترداد.

تستخدم ملفات CSV الفواصل المنقوطة كفواصل (مطابقة لتصدير قائمة الضيوف الرئيسية) وتفتح بشكل منظم في Excel وNumbers وGoogle Sheets.

نصائح وأنماط

تدفّق زفاف متعدد الأيام

إعداد افتراضي ممتاز لحفلات الزفاف:

Welcome dinner (الجمعة) — مقيّد بالوسوم إلى out-of-town-family. السعة 30.
Ceremony (بعد ظهر السبت) — عام، دون مرافقين (+1) يتجاوزون حجم المجموعة.
Reception (مساء السبت) — عام، يعتمد على قبول المراسم.
Sunday brunch (صباح الأحد) — مقيّد بالوسوم إلى wedding-party + immediate-family.

اقرن ذلك بمعاملات:

"Marriott Downtown — خصم 20% على حجز الغرف الجماعي، الرمز WEDDING2026" → الوسم out-of-town-family
"رصيد Uber بقيمة 40$ (فريد لكل ضيف)" → الوسم out-of-town-family
"حقيبة ترحيب في فندقك" → الوسم wedding-party
"دخول صالة VIP" → الوسم wedding-party

مسار VIP لمؤتمر

Main conference — عام
VIP networking dinner (ليلة الخميس) — مقيّد بالوسوم إلى vip، السعة 50، تبعية على قبول الفعالية الرئيسية
Speaker breakfast (الجمعة) — مقيّد بالوسوم إلى speakers

المعاملات:

"Premium hotel block — code CONF26" (رمز مشترك) → الوسم out-of-town
"Backstage pass" (كمية محدودة 25) → وفق مبدأ الأسبقية، بدون وسم

فعالية مفاجِئة

قيّد المفاجأة بالوسوم لقائمة صغيرة من الأصدقاء المقرّبين + عيّن Access code. ما زال الأصدقاء بحاجة لإدخال الرمز على دعوتهم لرؤية البطاقة. بقية الضيوف لن يعلموا بوجودها إطلاقًا.

الأسئلة الشائعة

س: هل يمكن للضيف تأكيد الحضور (RSVP) لفعالية فرعية دون قبول الفعالية الرئيسية؟ ج: لا. لا تظهر الفعاليات الفرعية إلا بعد قبول RSVP للفعالية الرئيسية. رفض RSVP الرئيسي يُخفي جميع الإضافات.

س: ماذا يحدث إذا غيّرت سعة فعالية فرعية بعد أن قام أشخاص بتأكيد الحضور؟ ج: تظل الردود المقبولة الحالية سارية. يتم التحقق من RSVPs الجديدة مقابل السعة الجديدة. إذا خفّضتها إلى ما دون العدد الحالي، فلن يتم إزالة أحد — لكن الشخص التالي الذي يحاول RSVP إما سيتم منعه أو يوضع في قائمة الانتظار (حسب إعداداتك).

س: هل يمكنني منح معاملة لضيف واحد محدد فقط؟ ج: يتم إسناد المعاملات عبر الوسوم. لاستهداف ضيف واحد، أنشئ وسمًا مخصصًا (مثل vip)، وطبّقه على ذلك الضيف في قائمة الضيوف، ثم اسند المعاملة إلى ذلك الوسم. وينطبق النهج نفسه على حصر فعالية فرعية لضيوف محددين.

س: هل يتلقى الضيوف تذكيرًا عبر البريد الإلكتروني أو SMS للفعاليات الفرعية؟ ج: الإصدار التجريبي الحالي يعرض الفعاليات الفرعية على الدعوة نفسها. تذكيرات لكل فعالية فرعية ضمن الخطة — وسنقوم بربطها بجدولة SMS/البريد الإلكتروني الحالية.

س: هل يمكن للضيوف تغيير رأيهم بعد قبول فعالية فرعية؟ ج: نعم، حتى الموعد النهائي لـ RSVP الخاص بالفعالية الفرعية. الرفض يبدّل الحالة ببساطة — ويتم تحرير المقعد وإعادته إلى السعة، ويمكن ترقية الطلب التالي في قائمة الانتظار.

س: ماذا عن الترجمات؟ أنا أنظم فعاليات بعدة لغات. ج: تتم ترجمة نصوص واجهة المستخدم جنبًا إلى جنب مع باقي لوحة التحكم والدعوة. أسماء الفعاليات الفرعية، والأوصاف، وقواعد اللباس، ومحتوى المعاملات تُحفظ في قاعدة البيانات باللغة التي تكتبها بها — ولا نقوم بالترجمة التلقائية لمحتوى المستخدم.

س: كيف يتم تنسيق ملفات التصدير؟ ج: ملف CSV مفصول بفواصل منقوطة، ومشفّر بـ UTF-8، وبنفس تنسيق تصدير قائمة الضيوف الرئيسية. تتضمن الأعمدة معلومات تواصل الضيف، والحالة، وأسماء الحاضرين، والوسوم، والطوابع الزمنية. كما تتضمن صادرات المعاملات أيضًا الرموز الفريدة وحالة الاسترداد.

الخطوات التالية

Customize your RSVP invitation لضبط قالب التصميم والأقسام الأساسية
Manage your guest list and tags — الوسوم هي أساس قواعد الوصول للفعاليات الفرعية
Collect guest names على RSVP الرئيسي لكي تُعبّأ تلقائيًا في ردود الفعاليات الفرعية
هل لديك ملاحظات حول النسخة التجريبية؟ تواصل عبر أداة الدردشة في لوحة التحكم — نقرأ كل رسالة.