الفعاليات الفرعية والمعاملات الخاصة

نادرًا ما تقع الأحداث في العالم الحقيقي في لحظة واحدة. فالزفاف يضم مراسم، وحفل استقبال، وأحيانًا عشاء ترحيبي في الليلة السابقة، ووجبة برنش في صباح اليوم التالي. أما المؤتمر متعدد الأيام فيضم فعالية رئيسية، وعشاء تعارف لكبار الشخصيات، ومسار ورش عمل لا يمكن إلا لبعض الحضور الوصول إليه. وحتى عيد الميلاد «المفصلي» قد يتضمن تجمعًا عائليًا خاصًا وحفلًا لاحقًا مفتوحًا.

تتيح لك الفعاليات الفرعية والمعاملات الخاصة تمثيل هذه الحقيقة داخل دعوة Fotify واحدة. يرى كل ضيف فقط ما ينطبق عليه — المراسم التي تمت دعوته إليها، والحفل اللاحق الذي يستوفي شروطه، والمزايا التي رتبتها لمجموعته (خصم الفندق، رصيد المواصلات، هدية ترحيبية).

نسخة تجريبية (Beta): يتم طرح هذه الميزة كنسخة تجريبية. نُجري تحسينات بسرعة بناءً على ملاحظات المنظمين — إذا بدا لك شيء غير صحيح، تواصل مع الدعم وسنعطيه الأولوية.

ما الذي تحله الفعاليات الفرعية والمعاملات الخاصة

الفعاليات الفرعية هي تجارب فرعية ضمن فعاليتك الرئيسية. ولكل واحدة منها:

الاسم، الوصف، الصورة، قواعد اللباس، لون التمييز
التاريخ، الوقت، الموقع مع رابط الخريطة
قواعد RSVP: الموعد النهائي، المرافقون (Plus-ones)، السعة، قائمة الانتظار
قواعد الوصول: عامة، مقيّدة بالوسوم، أو محددة لكل ضيف بشكل صريح
رمز وصول اختياري للفعاليات الفرعية "السرية"
اعتماد اختياري على فعالية فرعية أخرى (مثل: "يجب قبول المراسم أولاً")

المعاملات الخاصة هي مزايا رتبتها لبعض الضيوف أو لجميعهم. فكّر فيها كمسار كبار الشخصيات في فعاليتك:

حجز فندقي جماعي مع رمز خصم للمجموعة
رصيد Uber بقيمة 40$ لأقارب قادمين من خارج المدينة
عشاء ترحيبي مشمول (لا يلزم RSVP إضافي)
دخول صالة VIP لطاقم الزفاف
تذكرة سبا لأول 20 ضيفًا يقومون بالمطالبة بها

تظهر المعاملات بشكل خاص على دعوة كل ضيف — فلا يرى الضيوف سوى ما تم تعيينه لهم.

أين تجد هذا في لوحة التحكم

افتح فعاليتك على dashboard.fotify.app
انتقل إلى RSVP في الشريط الجانبي
انقر علامة التبويب Sub-events & VIP (ابحث عن شارة Beta)

سترى لوحتين: Sub-events في الأعلى و Special treatments في الأسفل. تتم إدارتهما بشكل مستقل — يمكن دعوة ضيف إلى فعالية فرعية دون تلقي أي معاملات، أو تلقي معاملة دون دعوته لأي فعاليات فرعية.

تنبيه: تُعد الفعاليات الفرعية والمعاملات الخاصة جزءًا من مجموعة الميزات المدفوعة. وهي متاحة للفعاليات الموجودة على مستوى مدفوع (بالرصيد) أو التي لديها اشتراك نشط. إذا لم تكن فعاليتك مؤهلة بعد، فستعرض علامة التبويب بطاقة ترقية بدلًا من المحرّر.

الخطوة 1: إنشاء أول فعالية فرعية

انقر Add sub-event في لوحة Sub-events. سيفتح درج جانبي يحتوي على المحرّر.

الأساسيات

Name — ما يراه الضيوف ("Welcome dinner"، "After-party"، "Sunday brunch")
Description — فقرة قصيرة تظهر على البطاقة وفي نافذة التفاصيل
Photo URL — صورة غلاف للبطاقة (أي رابط صورة عام يعمل؛ نوصي بنسبة 3:2 أو 16:9)
Accent color — يُستخدم لشريط ترويسة البطاقة وزر Accept

الوقت والمكان

Starts at / Ends at — نافذة الوقت لهذه الفعالية الفرعية
Location name + Address — ما سيتم عرضه؛ وإذا لصقت أيضًا رابط Google Maps في حقل map URL، يصبح الاسم رابطًا قابلًا للنقر
Dress code — يظهر كشارة على البطاقة

قواعد RSVP

Requires RSVP — عند تفعيلها، يجب على الضيوف القبول أو الرفض. عند إيقافها، تكون البطاقة معلوماتية فقط (دون أزرار).
RSVP deadline — بعد هذا التاريخ، تختفي أزرار Accept/Decline.
Allow plus-ones + Max plus-ones per RSVP — يحددان عدد الأشخاص الذين يمكن لمجموعة واحدة إحضارهم. اتركه فارغًا ليكون "غير محدود (حتى حجم المجموعة)".
Capacity — إجمالي المقاعد عبر جميع المجموعات. اتركه فارغًا ليكون غير محدود.
Enable waitlist — عند امتلاء السعة، يتم وضع RSVP الجديدة في قائمة انتظار مرقمة بدل رفضها.

قواعد الوصول

هذا ما يجعل الفعاليات الفرعية قوية — أنت من يقرر من يمكنه إجراء RSVP:

Anyone with an RSVP (عام) — يرى كل ضيف في الفعالية الرئيسية هذه الفعالية الفرعية.
Guests with specific tags (مقيّدة بالوسوم) — لا يمكن إلا للضيوف الذين لديهم واحد على الأقل من الوسوم المحددة رؤية الفعالية الفرعية وإجراء RSVP. اجمعها مع guest tags مثل family أو wedding-party أو out-of-town لتقسيم الضيوف بشكل منظم.
Only specific guests (محدد صراحة) — مخفية تمامًا افتراضيًا. تمنح الوصول بشكل فردي من علامة تبويب Guests.

رموز الوصول — للفعاليات الفرعية المفاجئة

بالنسبة للفعاليات الفرعية المقيّدة بالوسوم، يمكنك اختياريًا تعيين Access code. حتى بعد تطابق الضيف عبر الوسم، لن يرى بطاقة الفعالية الفرعية إلا بعد إدخال الرمز في حقل "Have a code?" أسفل دعوته. استخدم ذلك للحفلات المفاجئة، أو الغرف السرية بعد ساعات العمل، أو لإضافات ممتعة تكشفها تدريجيًا.

الاعتمادية

إذا كانت فعاليتك تتبع ترتيبًا منطقيًا — مثلًا، حفل الاستقبال لا معنى له إلا للضيوف القادمين إلى المراسم — فاضبط حقل "Requires acceptance of" الخاص بالاستقبال على المراسم. سيمنع الخادم RSVP الاستقبال حتى يتم قبول الفعالية الأم.

حفظ

انقر Save. ستظهر الفعالية الفرعية في اللوحة مع شريط تقدم للسعة وشارة حالة. انقر عليها لتحريرها مرة أخرى في أي وقت.

كيف يتفاعل حجم المجموعة والمرافقون (plus-ones)

ينطبق حدّان في الوقت نفسه على كل RSVP لفعالية فرعية:

قيمة Max plus-ones للفعالية الفرعية — الحد لكل RSVP الذي تحدده (مثلًا: "مرافق واحد كحد أقصى للحفل اللاحق").
حجم المجموعة المؤكد للضيف — عدد الأشخاص الذين أكدهم الضيف في RSVP الرئيسي.

الحد الفعلي هو الأصغر بين الاثنين. لذا إذا أكد RSVP الرئيسي حضور 2 من أصل 3 مدعوين، وكانت الفعالية الفرعية تسمح حتى 3 مرافقين، فلن يتمكن الضيف مع ذلك إلا من إحضار 2 إلى الفعالية الفرعية. عند رفض RSVP الرئيسي، تُخفى الفعاليات الفرعية بالكامل — فلا توجد حالة من نوع "تخطي المراسم والحضور للحفل".

تسمية الحاضرين

عندما يقبل الضيف فعالية فرعية، سيُطلب منه إدخال أسماء كل حاضر من مجموعته. إذا فعّلت Collect guest names في RSVP الرئيسي، فستكون تلك الأسماء مُعبّأة مسبقًا — ويمكن للضيوف إبقاءها أو تعديلها أو استبدالها.

وينطبق الأمر نفسه على المعاملات الخاصة: عندما تستخدم معاملة رمزًا فريدًا لكل ضيف، يختار الضيف أي أعضاء من مجموعته تنطبق عليهم الميزة. يعمل رصيد Uber بقيمة 40$ لاثنين من أصل أربعة من أفراد العائلة تمامًا كما تتوقع.

الخطوة 2: إنشاء معاملة خاصة

في لوحة Special treatments، انقر Add treatment. اختر نوعًا — سيُعيد النموذج ترتيب نفسه بناءً على ما تختاره:

Type — ما نوع هذه الميزة؟

Type	متى تستخدمه
Badge	للتقدير فقط ("VIP Guest"، "Wedding party") — دون استرداد، تُعرض فقط
Discount code	حجز فندقي جماعي، خصم 20% لمطعم، قسيمة شراء
Allowance / credit	"رصيد Uber بقيمة 40$"، "ميزانية مواصلات 100$"
Included service	عشاء ترحيبي، ساعة مصور، جلسة سبا — مدفوعة مسبقًا من قبلك
Lodging / hotel	حجز فندقي جماعي مع رابط حجز
Transportation	تفاصيل حافلة النقل، تنقل من/إلى المطار
Gift	حقيبة ترحيب، بطاقة هدية، هدية مخصصة
Ticket / pass	تصريح VIP، دخول خلف الكواليس، سوار دخول شامل
Concierge contact	رقم WhatsApp أو جهة اتصال لأي احتياج
Custom	أي شيء لا يندرج ضمن ما سبق

Category — كيف يتم تجميعها في الدعوة

تنتمي كل معاملة أيضًا إلى فئة — Stay أو Travel أو Experience أو Gift أو Service أو Recognition. في دعوة الضيف، تُجمع المعاملات بصريًا حسب الفئة، بحيث يعرض "Where to stay" خيارات الفنادق معًا ويجمع "Getting there" مزايا المواصلات.

المزوّد والقيمة والصلاحية

Provider — مثل "Marriott" أو "Uber" أو "Fotify Concierge" — تظهر كعنوان فرعي على البطاقة
Value + Currency — اختياري، مثل "$40 USD" وتظهر كبادج للسعر
Valid from / Valid until — عند ضبطها، يتم فرض نافذة الاسترداد من جانب الخادم
Limited quantity — اتركها فارغة لتكون غير محدودة؛ أو ضع رقمًا لتكون أسبقية لمن يأتي أولًا (مثل: "أول 20 ضيفًا يحصلون على تذكرة سبا")

كيف يسترد الضيوف

اختر Redemption mode:

No redemption (display only) — معلومات فقط، دون مسار مطالبة
Shared code for all guests — رمز واحد يراه الجميع ("WEDDING2026") مع رابط حجز اختياري
Unique code per guest — توزيع رمز من مخزونك لكل ضيف (رائع لرموز عروض Uber/Lyft الشخصية)
Redemption URL — زر يفتح صفحة حجز خارجية
Contact someone — تعليمات للتواصل
QR voucher — رمز QR للاستخدام مرة واحدة للاسترداد الحضوري

عند اختيار Unique code per guest، سيظهر مدير مخزون الرموز أسفل الدرج. الصق الرموز (رمز واحد لكل سطر أو مفصولة بفواصل) ثم انقر Import codes، أو اضغط Generate 25 codes ليقوم Fotify بإنشائها لك. كل ضيف يقوم بالمطالبة يحصل على رمز فريد من المخزون — بالأسبقية لمن يأتي أولًا.

من يحصل عليها

Assign to tags — كل ضيف يحمل أيًا من الوسوم المحددة يتلقى هذه المعاملة تلقائيًا.
Private — عند تفعيلها، تكون المعاملة غير مرئية ما لم يتم تعيينها صراحة (استخدم هذا لمزايا VIP التي لا تريد أن يراها الضيوف المعيّنون بالوسوم العامة).
Assign to specific guests — من علامة تبويب Guests، يمكنك منح معاملات فردية.

ما الذي يراه الضيف

تكون الفعاليات الفرعية والمعاملات الخاصة مخفية إلى أن يقبل الضيف RSVP الرئيسي. هذا مقصود: فهو يُبقي الانطباع الأول مركّزًا على الفعالية الأساسية ويمنع إظهار الإضافات لضيوف سيرفضون.

بعد أن ينقر الضيف Accept في RSVP الرئيسي:

يرى إشعارًا منبثقًا "Thanks for confirming!" كالمعتاد.
بعد نحو ثانيتين، إذا كانت لديه أي فعاليات فرعية أو معاملات متاحة، يظهر إشعار متابعة: "We've also unlocked 2 additional sub-events and 1 special perk for you — scroll down to explore."
يكشف قسم Other moments for you بطاقات الفعاليات الفرعية، حسب الترتيب الذي ضبطته.
يعرض قسم Just for you المعاملات المعينة له، مجمعة حسب الفئة، مع أزرار نسخ للرموز وروابط الاسترداد.

الضيوف الذين لم تُعيَّن لهم أي إضافات لا يرون أيًا من القسمين ولا يرون إشعار المتابعة.

مسار RSVP للفعالية الفرعية

تُظهر كل بطاقة فعالية فرعية الصورة والتاريخ والموقع وقواعد اللباس وحالة السعة (مع تلميح "spots left" عند اقتراب النفاد). أسفل ذلك، يقوم الضيف بما يلي:

يختار عدد القادمين من مجموعته (مع تقيد ذلك بحجم مجموعته المؤكد وحد المرافقين للفعالية الفرعية)
يؤكد أسماء كل حاضر (معبأة مسبقًا من RSVP الرئيسي إذا كنت تجمع أسماء الضيوف)
ينقر Accept أو Decline

بعد الإرسال، تُظهر البطاقة شارة حالة — Going أو Not going أو Waitlisted #3 إذا وصلت السعة وتم تفعيل قائمة الانتظار.

مسار المطالبة بالمعاملة

المعاملات المعروضة فقط والمعاملات ذات الرمز المشترك لا تتطلب مطالبة — تظهر فورًا مع زر Copy للرمز. بالنسبة للمعاملات ذات الكمية المحدودة أو الرموز الفريدة، ينقر الضيف Claim لحجز مكانه. وإذا كانت المعاملة تسمح بتحديد من تنطبق عليه، يحدد الضيف أولًا مربعات اختيار أعضاء مجموعته الذين تغطيهم الميزة.

تتبع الردود وتصدير CSV

افتح أي فعالية فرعية أو معاملة من لوحة التحكم لرؤية إحصاءات مباشرة داخل درج المحرّر:

Sub-events: أعداد القبول والرفض وقائمة الانتظار والمعلّقة — بالإضافة إلى زر Export CSV الذي ينزّل كل رد مع معلومات تواصل الضيف وأسماء الحضور والطوابع الزمنية.
Special treatments: أعداد المعيّنة والمُطالَب بها والمستردة — مع Export CSV يتضمن الرموز الفريدة، وعلى من تنطبق المعاملة، وحالة الاسترداد.

تستخدم ملفات CSV الفواصل المنقوطة كفواصل (مطابقة لتصدير قائمة الضيوف الرئيسية) وتفتح بشكل منظم في Excel وNumbers وGoogle Sheets.

نصائح وأنماط

سير عمل زفاف على عدة أيام

إعداد افتراضي ممتاز للزفاف:

Welcome dinner (الجمعة) — مقيّد بالوسوم out-of-town-family. السعة 30.
Ceremony (بعد ظهر السبت) — عام، دون مرافقين يتجاوزون حجم المجموعة.
Reception (مساء السبت) — عام، مع اعتماد على المراسم.
Sunday brunch (صباح الأحد) — مقيّد بالوسوم wedding-party + immediate-family.

واجمعه مع معاملات:

"Marriott Downtown — خصم 20% على حجز الغرف، الرمز WEDDING2026" → الوسم out-of-town-family
"رصيد Uber بقيمة 40$ (فريد لكل ضيف)" → الوسم out-of-town-family
"حقيبة ترحيب في فندقك" → الوسم wedding-party
"دخول صالة VIP" → الوسم wedding-party، خاص

مسار VIP لمؤتمر

Main conference — عام
VIP networking dinner (ليلة الخميس) — وصول صريح فقط، السعة 50، يعتمد على قبول الفعالية الرئيسية
Speaker breakfast (الجمعة) — مقيّد بالوسم speakers

المعاملات:

"Premium hotel block — الرمز CONF26" (رمز مشترك) → الوسم out-of-town
"Backstage pass" (كمية محدودة 25) → أسبقية لمن يأتي أولًا، بلا وسم

فعالية مفاجئة

اجعل المفاجأة مقيّدة بالوسوم لقائمة صغيرة من الأصدقاء المقربين + عيّن Access code. سيظل الأصدقاء بحاجة لإدخال الرمز في دعوتهم لرؤية البطاقة. أما بقية الضيوف فلن يعلموا بوجودها تمامًا.

الأسئلة الشائعة

س: هل يمكن للضيف إجراء RSVP لفعالية فرعية دون قبول الرئيسية؟ ج: لا. لا تظهر الفعاليات الفرعية إلا بعد قبول RSVP الرئيسي. رفض RSVP الرئيسي يُخفي كل الإضافات.

س: ماذا يحدث إذا غيّرت سعة فعالية فرعية بعد أن قام الناس بإجراء RSVP؟ ج: تظل الردود المقبولة الحالية صالحة. يتم التحقق من RSVP الجديدة وفق السعة الجديدة. إذا خفضتها إلى ما دون العدد الحالي، فلن تتم إزالة أحد — لكن الشخص التالي الذي يجري RSVP إما يُحجب أو يُضاف إلى قائمة الانتظار (حسب إعداداتك).

س: هل يمكنني تعيين معاملة لضيف واحد محدد دون استخدام الوسوم؟ ج: نعم. تتيح لك علامة تبويب Guests تعيين المعاملات بشكل فردي. وهذا أيضًا هو الاستخدام المقصود لمفتاح "Private" — فالمعاملات الخاصة لا تُعيَّن تلقائيًا عبر الوسوم؛ بل تتطلب تعيينًا صريحًا لكل ضيف.

س: هل يتلقى الضيوف تذكيرًا عبر البريد الإلكتروني أو SMS للفعاليات الفرعية؟ ج: تُظهر النسخة التجريبية الحالية الفعاليات الفرعية داخل الدعوة نفسها. تذكيرات كل فعالية فرعية على خارطة الطريق — وسنربطها بجدولة SMS/البريد الإلكتروني الموجودة.

س: هل يمكن للضيوف تغيير رأيهم بعد قبول فعالية فرعية؟ ج: نعم، حتى الموعد النهائي لـ RSVP الخاص بالفعالية الفرعية. يؤدي الرفض ببساطة إلى تبديل الحالة — ويُعاد المقعد إلى السعة، ويمكن ترقية RSVP التالي في قائمة الانتظار.

س: ماذا عن الترجمات؟ أنا أنظم فعاليات بعدة لغات. ج: تتم ترجمة نصوص واجهة المستخدم جنبًا إلى جنب مع بقية لوحة التحكم والدعوة. أما أسماء الفعاليات الفرعية وأوصافها وقواعد اللباس ومحتوى المعاملات فتُحفظ في قاعدة البيانات باللغة التي تكتبها أنت — ولا نقوم بالترجمة التلقائية لمحتوى المستخدم.

س: كيف تكون صيغة التصدير؟ ج: CSV مفصول بفواصل منقوطة، بترميز UTF-8، وبنفس تنسيق تصدير قائمة الضيوف الرئيسية. تتضمن الأعمدة معلومات تواصل الضيف والحالة وأسماء الحضور والوسوم والطوابع الزمنية. كما تتضمن صادرات المعاملات الرموز الفريدة وحالة الاسترداد.

الخطوات التالية

Customize your RSVP invitation لضبط قالب التصميم والأقسام الأساسية
Manage your guest list and tags — الوسوم هي أساس قواعد الوصول للفعاليات الفرعية
Collect guest names على RSVP الرئيسي لكي تُعبّأ تلقائيًا في ردود الفعاليات الفرعية
هل لديك ملاحظات حول النسخة التجريبية؟ تواصل عبر أداة الدردشة في لوحة التحكم — نقرأ كل رسالة.