Dostávejte upozornění, když hosté odešlou RSVP

Místo neustálého obnovování seznamu hostů, abyste zjistili, kdo už odpověděl, vám Fotify může poslat e-mail ve chvíli, kdy host zareaguje na vaše pozvání. RSVP upozornění vám pošlou potvrzovací e-mail pokaždé, když někdo pozvání přijme, odmítne nebo se zaregistruje přes váš registrační formulář — takže máte vždy přehled o aktuálním počtu účastníků.

Jde o volitelné nastavení, které ovládáte pro každou událost zvlášť, a ve výchozím stavu je vypnuté.

Jak zapnout RSVP upozornění

1. Přejděte na svůj panel události na dashboard.fotify.app
2. Vyberte svou událost a v postranním panelu klikněte na "Invitation"
3. Otevřete kartu "RSVP & Guests"
4. Najděte sekci "RSVP Notifications" a rozbalte ji
5. Zapněte přepínač "Email me on each RSVP response"

A je to — změna se uloží okamžitě. Od této chvíle každá nová odpověď spustí odeslání e-mailu na adresu uvedenou u vašeho účtu Fotify.

Přidání druhého příjemce

Jakmile je přepínač zapnutý, zobrazí se pod ním pole pro e-mail. Zadejte doplňkovou e-mailovou adresu — svého partnera/partnerky, spoluorganizátora nebo svatebního plánovače — a klikněte na Uložit e-mail. Na tuto adresu bude chodit kopie každého RSVP upozornění spolu s vaším. Chcete-li kopie zastavit, pole vymažte a znovu uložte.

Pokud jste ještě nenastavili své pozvání, začněte článkem How to Create Your RSVP Invitation.

Co spustí upozornění

Jakmile je tato funkce zapnutá, dostanete e-mail, když host:

• Přijme pozvání — e-mail zobrazí jeho jméno a počet hostů, které potvrdil
• Odmítne pozvání
• Zaregistruje se sám přes veřejný odkaz na váš registration form

Každý e-mail obsahuje jméno hosta, jeho odpověď, potvrzenou velikost skupiny (u přijetí) a případný komentář, který zanechal. Tlačítko "View guest list" vás přenese přímo do guest list dané události v dashboardu.

Dobré vědět

• Pro každou událost zvlášť — přepínač (a doplňkový příjemce) se vztahuje pouze na událost, u které jej nastavíte. Zapněte jej u každé události, kde chcete dostávat upozornění.
• Odesílá se na e-mail vašeho účtu — vaše vlastní upozornění chodí na e-mailovou adresu, se kterou jste se zaregistrovali.
• Respektuje předvolby e-mailů vašeho účtu — pokud jste u svého účtu Fotify úplně vypnuli e-mailová upozornění, RSVP upozornění přestanou chodit do vaší schránky. Nastavený doplňkový příjemce je bude dostávat i nadále — jde o výslovně zvolenou druhou schránku, nezávislou na vaší osobní předvolbě.
• Události s vysokým objemem odpovědí — u velkého seznamu hostů, kde očekáváte mnoho odpovědí najednou, může být praktičtější nechat tuto volbu vypnutou a kontrolovat guest list přímo, kde můžete filtrovat podle stavu a vidět aktuální počty.

Často kladené otázky

Q: Uvidí hosté tyto e-mailové notifikace? A: Ne. RSVP upozornění se posílají pouze vám jako organizátorovi. Hosté dostanou vlastní samostatné potvrzení ve chvíli, kdy odpoví.

Q: Dostanu e-mail i u hostů, které ručně označím jako účastnící se? A: Upozornění se spouští jen u odpovědí odeslaných hosty (přes jejich RSVP odkaz nebo váš registrační formulář). Změny, které provedete vy sami v dashboardu, vám upozornění nepošlou.

Q: Zapnul(a) jsem to, ale e-maily mi nechodí. Proč? A: Nejprve zkontrolujte, že jsou pro váš účet Fotify povolená e-mailová upozornění — vaše vlastní kopie přestanou chodit, pokud jsou e-mailová upozornění na úrovni účtu vypnutá (doplňkový příjemce svá upozornění dostává i nadále). Zkontrolujte také složku se spamem a ověřte, že je e-mail u vašeho účtu správný.

Q: Může tato upozornění dostávat i někdo jiný? A: Ano. Se zapnutým přepínačem zadejte jeho adresu do pole doplňkový e-mail a uložte. Bude dostávat každé upozornění pro danou událost spolu s vámi — bez nutnosti mít účet Fotify. U jedné události lze nastavit pouze jednu doplňkovou adresu.

Q: Dostane doplňkový příjemce i něco dalšího? A: Ne. Dostává pouze upozornění na RSVP odpovědi pro danou konkrétní událost — nic ohledně vašeho účtu, fakturace ani dalších událostí.

Q: Můžu to později vypnout? A: Ano. Vraťte se na kartu RSVP & Guests, otevřete RSVP Notifications a kdykoli přepínač vypněte.

Q: Po zapnutí se e-maily odešlou znovu i pro hosty, kteří už odpověděli? A: Ne. Upozornění dostanete pouze pro odpovědi odeslané po zapnutí tohoto nastavení.