Sådan sender du e-mailinvitationer

Send smukt designede e-mailinvitationer, save-the-dates, påmindelser, begivenhedsopdateringer og takkemails til dine gæster direkte fra dit Fotify-dashboard. Tilpas udseendet og indholdet i hver e-mail med dine egne billeder, beskeder, farver og skrifttyper — planlæg derefter afsendelser, automatisér påmindelser, og følg åbninger, klik og svar i realtid.

Kom godt i gang

1. Gå til dit begivenhedsdashboard på dashboard.fotify.app
2. Vælg din begivenhed, og klik på "RSVP" i sidepanelet
3. Klik på fanen "E-mail"

Før du sender e-mails, skal du sikre dig, at du har tilføjet gæster til din liste med gyldige e-mailadresser.

Køb af e-mailkreditter

E-mailinvitationer bruger et kreditbaseret system. Du skal købe kreditter, før du kan sende:

1. På fanen E-mail kan du se de tilgængelige kreditpakker
2. Vælg en pakkestørrelse, og klik på "Køb kreditter"
3. Gennemfør betalingen via Stripe
4. Kreditterne føjes straks til din begivenhed

Kreditter gælder pr. begivenhed og kan ikke overføres mellem begivenheder. Du kan købe flere kreditter når som helst. Automatiske RSVP-bekræftelsesmails er gratis og bruger aldrig kreditter.

Typer af e-mailskabeloner

Fotify tilbyder seks e-mailtyper, du kan sende, plus én automatisk e-mail — hver designet til en anden fase af din begivenhed:

Save the Date

En kort forhåndsmeddelelse, der sendes tidligt for at fortælle gæsterne, at din begivenhed er på vej. Der er ingen RSVP-knap — kun en besked om, at en "formel invitation kommer snart", samt links til at føje begivenheden til kalenderen, så gæsterne kan reservere datoen med det samme. Perfekt til at sende uger eller måneder før begivenheden.

Invitation

Den primære e-mail med alle begivenhedsdetaljer, links til at føje begivenheden til kalenderen og en RSVP-knap, der linker direkte til hver gæsts personlige RSVP-side. Dette er den vigtigste e-mail, du sender for at indsamle svar. Hver gæst kan modtage invitationen op til to gange, så du kan følge op senere — for eksempel ved kun at målrette mod gæster, der aldrig åbnede den første.

Påmindelse

En opfølgning til gæster, der endnu ikke har svaret. Indeholder et nedtællingsmærke, der viser, hvor mange dage der er til begivenheden, og en besked om, at de ikke har svaret. Sendes kun til gæster med RSVP-statussen "Ikke besvaret". Påmindelser kan også sendes automatisk, når din RSVP-deadline nærmer sig — se Planlægning og automatisering.

Begivenhedsopdatering

Til når detaljer ændrer sig — et nyt sted, et andet tidspunkt eller opdateret logistik. Sender din tilpassede besked sammen med de aktuelle begivenhedsdetaljer og opdaterede links til at føje begivenheden til kalenderen. Kan sendes op til tre gange pr. gæst.

Aflysning

Hvis begivenheden aflyses, kan du give alle gæster besked på én gang med en tydelig aflysningsmeddelelse. Én afsendelse pr. gæst.

Tak & billeder

En e-mail efter begivenheden, hvor du takker gæsterne for at komme — knappen linker direkte til din begivenheds fotogalleri, så gæsterne kan genopleve dagen og uploade deres egne billeder. Sendes bedst til målgruppen "gæster, der deltog" eller "gæster, der accepterede" en dag eller to efter begivenheden. Én afsendelse pr. gæst.

RSVP-bekræftelse (automatisk)

Når en gæst svarer på din invitation, sender Fotify automatisk en bekræftelse via e-mail med deres svar (deltager eller ej, samt størrelsen på deres selskab), begivenhedsdetaljerne og links til at føje begivenheden til kalenderen. Du kan tilpasse indholdet som enhver anden skabelon, men du sender den aldrig manuelt — og den er helt gratis og bruger aldrig dine kreditter.

Tilpasning af dine e-mails

Klik på "Konfigurer" på et hvilket som helst skabelonkort for at åbne editoren. En live forhåndsvisning ved siden af formularen opdateres, mens du skriver, så du altid kan se præcis, hvad gæsterne modtager. Du kan tilpasse:

Indhold

Felt	Beskrivelse
Afsendernavn	Det afsendernavn, gæsterne ser i deres indbakke (f.eks. "Sarah & John"). Selve e-mailadressen forbliver på Fotifys verificerede domæne for bedre levering — kun visningsnavnet tilpasses. Lad feltet være tomt for at bruge "Fotify" som afsendernavn.
Arrangørnavn	Dit navn eller din organisation (vises i e-mailens indhold under begivenhedsdetaljer)
Begivenhedsnavn	Navnet på din begivenhed
Emnelinje	Tilpasset e-mailemne (lad feltet være tomt for standarden). Understøtter personlige pladsholdere
Titel / Overskrift	Den primære overskriftstekst (f.eks. "Du er inviteret!"). Understøtter personlige pladsholdere
Tilpasset besked	En personlig besked til dine gæster. URL'er konverteres automatisk til klikbare links. Understøtter personlige pladsholdere
Knaptekst	Tilpasset CTA-knaptekst (ikke tilgængelig for Save the Date)
Svar til-e-mail	Hvor gæsternes svar sendes hen (standard er din kontos e-mailadresse)

Personlig tilpasning med pladsholdere

Felterne Emnelinje, Titel / Overskrift og Tilpasset besked understøtter personlige pladsholdere — de samme som bruges i din skabelon til invitationsbesked. Når du sender, erstattes hver pladsholder med modtagerens egne oplysninger, så én enkelt e-mail hilser alle ved navn.

Pladsholder	Erstattes med
{{FIRSTNAME}}	Gæstens fornavn (eller deres viste alias, hvis det er angivet)
{{LASTNAME}}	Gæstens efternavn
{{FULLNAME}}	Gæstens fulde navn
{{EMAIL}}	Gæstens e-mailadresse
{{RSVP_LINK}}	Gæstens personlige RSVP-link

I editoren vises de tilgængelige pladsholdere som klikbare chips under beskedfeltet — klik på en for at kopiere den, og indsæt den derefter i et af de understøttede felter. For eksempel modtages et emne som {{FIRSTNAME}}, you're invited! som "Maria, you're invited!". Hvis en gæst ikke har en værdi for en pladsholder (f.eks. intet efternavn), erstattes den blot med ingenting.

Billeder

• Coverbillede — Et hero-billede, der vises i fuld bredde øverst i e-mailen. Klik på uploadområdet, eller træk en fil ind for at tilføje et.
• Yderligere billeder — Ekstra billeder, der vises i e-mailens indhold. Klik på knappen + for at tilføje flere.

Billeder uploades til sikker cloudlagring og indlejres med langtidsholdbare URL'er, så de vises pålideligt i alle e-mailklienter.

E-mailstil (tema)

Vælg mellem 8 visuelle temaer, så e-mailen matcher din begivenheds stil:

Tema	Bedst til
Fotify Dark	Standard mørkt tema med magenta- og guldaccenter
Elegant Ivory	Bryllupper og formelle begivenheder — cremefarvede toner med serif-skrifttyper
Modern Slate	Firmaarrangementer — mørk marineblå med indigoaccenter
Romantic Rose	Bryllupper og romantiske begivenheder — bløde lyserøde toner med serif-skrifttyper
Garden Green	Udendørs begivenheder — frisk grøn med smaragdaccenter
Midnight Blue	Gallaer og aftenbegivenheder — dyb lilla med violette accenter
Warm Sunset	Afslappede fejringer — varme toner med orange accenter
Minimal White	Rent og professionelt — hvid med sorte accenter

Live forhåndsvisningen opdateres med det samme, når du skifter tema.

Forhåndsvisning og test

Forhåndsvisning

Editoren viser en live forhåndsvisning, der opdateres, mens du skriver — inklusive ikke-gemte ændringer, dine billeder og det valgte tema. Du kan også klikke på "Forhåndsvis" på et hvilket som helst skabelonkort for en forhåndsvisning i fuld størrelse. Brug sprogrullemenuen til at forhåndsvise på forskellige sprog.

Send test-e-mail

Klik på "Send test" for at sende en test-e-mail til din egen e-mailadresse. Test-e-mails:

• Er gratis og bruger ikke kreditter
• Indeholder præfikset [TEST] i emnelinjen
• Bruger eksempeldata for gæsten (f.eks. "Test Guest" som navn), så eventuelle personlige pladsholdere erstattes med disse eksempeldata og et forhåndsvisningslink i testen

Send altid en test før din første masseudsendelse for at kontrollere, at e-mailen ser korrekt ud i din indbakke.

Afsendelse af e-mails

Send til en gruppe af gæster

1. I sektionen "Send e-mails" skal du klikke på knappen for den e-mailtype, du vil sende
2. Vælg målgruppen — hvem der skal modtage denne e-mail:
   • Alle gæster — alle gæster med en e-mailadresse
   • Gæster, der ikke har svaret — kun afventende RSVP'er
   • Gæster, der accepterede / afviste / deltog — filtrér efter svar
   • Gæster, der ikke åbnede den forrige e-mail — målret igen mod uengagerede gæster (ideelt til en anden invitationsudsendelse)
3. Dialogboksen viser præcis hvor mange gæster der modtager e-mailen — og hvorfor nogen springes over (har allerede modtaget den, har afmeldt sig, tidligere e-mails blev afvist)
4. Vælg standardsprog for gæster uden et specifikt sprog angivet
5. Klik på "Send" — eller markér "Planlæg til senere" for i stedet at vælge en dato og et tidspunkt

E-mails sættes i kø og sendes i baggrunden. Statistiksektionen opdateres live, mens en afsendelse er i gang.

Send til individuelle gæster

I tabellen Gæsternes e-mailstatus viser hver gæsterække de tilgængelige afsendelseshandlinger:

• Send-ikon (pink) — Send en invitation til denne gæst. Tallet ved siden af viser, hvor mange invitationsafsendelser denne gæst har tilbage.
• Klokkeikon (blåt) — Send en påmindelse til denne gæst (kun for gæster, der ikke har svaret)
• Historikikon (gråt) — Se alle e-mails, denne gæst har modtaget, med tidsstempler for sendt, leveret, åbnet og klikket

Afsendelsesgrænser pr. gæst

For at forhindre spam og beskytte dit afsenderomdømme er antallet af afsendelser pr. gæst begrænset efter e-mailtype:

E-mailtype	Afsendelser pr. gæst
Save the Date	1
Invitation	2
Påmindelse	1
Begivenhedsopdatering	3
Aflysning	1
Tak & billeder	1

Når en gæst når grænsen for en given e-mailtype, blokeres yderligere afsendelser af den type. Mislykkede afsendelser tæller ikke med i grænsen.

Planlægning og automatisering

Planlæg en afsendelse til senere

Når du sender en e-mailtype til en gruppe, skal du markere "Planlæg til senere" i bekræftelsesdialogen og vælge en dato og et tidspunkt. Planlagte afsendelser vises på listen Planlagte afsendelser, hvor du kan annullere dem når som helst, før de kører. Når en planlagt afsendelse er fuldført, viser listen, hvor mange e-mails der blev sat i kø og sprunget over.

Automatiske påmindelser

Hvis din invitation har en RSVP-deadline, kan du lade Fotify håndtere påmindelserne for dig:

1. Klik på "Konfigurer" på skabelonen Påmindelse
2. Aktivér "Automatiske påmindelser"
3. Vælg, hvor mange dage før RSVP-deadlinen påmindelsen skal sendes

Når deadlinen nærmer sig, sender Fotify automatisk en e-mail til alle gæster, der endnu ikke har svaret. Hver gæst modtager højst én påmindelse — uanset om den blev sendt automatisk eller manuelt — og automatiske påmindelser bruger dine kreditter ligesom enhver anden afsendelse.

Automatiske RSVP-bekræftelser

Hver gang en gæst svarer via sit RSVP-link, modtager vedkommende automatisk en bekræftelsesmail med sit svar, begivenhedsdetaljerne og links til at føje begivenheden til kalenderen. Der er ikke noget at aktivere — det fungerer bare, og det er gratis.

E-mailstatistik

Statistiksektionen viser målinger i realtid og opdateres automatisk, mens e-mails sendes:

Måling	Beskrivelse
Gæster med e-mail	Samlet antal gæster, der har en e-mailadresse
Sendt	E-mails, der er sat i kø og sendt korrekt
Leveret	E-mails, der er bekræftet leveret til modtagerens indbakke
Åbnet	E-mails åbnet af modtageren (kræver åbningssporing)
Klikket	Modtagere, der klikkede på RSVP-knappen
Mislykket	E-mails, der blev afvist eller ikke kunne leveres
Sender...	E-mails, der aktuelt er i kø (vises, mens en afsendelse er i gang)
Markeret som spam	Modtagere, der rapporterede e-mailen som spam (vises når > 0)
Afmeldt	Gæster, der har fravalgt e-mails om begivenheden (vises når > 0)

Kreditlinje

Under statistikken viser kreditlinjen:

• X / Y brugt — Hvor mange kreditter du har brugt ud af dit samlede antal (afsendelser i kø reserverer kreditter, indtil de er fuldført; mislykkede afsendelser refunderer dem)
• Z tilbage — Kreditter, der stadig er tilgængelige

En bemærkning om åbnings- og kliksporing

Åbnings- og kliksporing afhænger af teknikker, der ikke er 100 % nøjagtige:

• Åbningssporing bruger et lille usynligt billede (sporingspixel). Nogle e-mailklienter blokerer billeder som standard (f.eks. Outlook desktop og mange firmaers e-mailsystemer), så åbninger registreres muligvis ikke. Omvendt indlæser nogle klienter som Apple Mail Privacy Protection automatisk billeder i baggrunden, hvilket kan øge antallet af registrerede åbninger.
• Kliksporing fungerer ved at sende links via en sporingsserver. Dette er generelt pålideligt, men nogle sikkerhedsbevidste e-mailklienter eller virksomheders firewalls kan automatisk forhåndshente links, hvilket kan registrere falske klik.

Derfor bør du betragte åbnings- og klikmålinger som retningsgivende indikatorer frem for nøjagtige tal. Leveringstallet er den mest pålidelige måling — hvis en e-mail blev leveret, har gæsten modtaget den, selv hvis åbningen ikke blev sporet.

Tabel over gæsternes e-mailstatus

Tabellen viser hver gæst og deres e-mailstatus. Brug værktøjerne over tabellen til at finde specifikke gæster:

Søg

Skriv et navn eller en e-mailadresse for straks at filtrere listen.

Filtre

• RSVP-status — Filtrér efter Afventer, Accepteret, Afvist eller Deltog
• E-mailstatus — Filtrér efter Har e-mail, Ingen e-mail, Sendt, Ikke sendt, Leveret, Åbnet eller Afvist
• Klik på "Ryd filtre" for at nulstille

Tabelkolonner

Kolonne	Beskrivelse
Navn	Gæstens fulde navn
E-mail	E-mailadresse (eller "Ingen e-mail", hvis den mangler)
RSVP	Aktuelt svar: Afventer (grå), Accepteret (grøn), Afvist (rød), Deltog (grøn)
Save Date	Leveringsstatus for save-the-date-e-mailen
Invitation	Leveringsstatus for invitationsmailen
Påmindelse	Leveringsstatus for påmindelsesmailen
Handlinger	Send-, påmindelses- og e-mailhistorikknapper for berettigede gæster

Ikoner for e-mailstatus

• Ur — Afventer eller i kø
• Send-pil — Sendt til udbyder
• Grønt flueben — Leveret
• Lilla kuvert — Åbnet
• Blå markør — Klikket
• Rødt X — Afvist eller mislykket
• Rødt forbudsskilt — Spamklage

E-mailhistorik pr. gæst

Klik på historikikonet på en gæsterække for at se den komplette tidslinje for alle e-mails, den gæst har modtaget — inklusive e-mailtype, hvornår den blev sat i kø, sendt, leveret, åbnet og klikket, samt eventuelle fejldetaljer, hvis en afsendelse mislykkedes. Dette er den hurtigste måde at besvare spørgsmålet "fik tante Carla faktisk sin invitation?"

Flersproget understøttelse

E-mailinvitationer understøtter 19 sprog: engelsk, spansk, fransk, tysk, italiensk, portugisisk, hollandsk, polsk, russisk, tyrkisk, arabisk, hebraisk, hindi, japansk, koreansk, kinesisk, dansk, svensk og tjekkisk.

Sådan fungerer sprogvalg

1. Hver gæst kan have en beskedlokalitet angivet i gæstelisten (kan redigeres, når du tilføjer eller redigerer en gæst)
2. Ved afsendelse modtager gæster e-mails på deres specifikke lokalitet
3. Gæster uden en angivet lokalitet modtager e-mailen på det standardsprog, du vælger ved afsendelse

Arabiske og hebraiske e-mails gengives automatisk fra højre mod venstre (RTL).

Afmelding og fravalg

Hver e-mail indeholder et afmeldingslink i sidefoden og understøtter den ét-klik-afmeldingsknap, der er indbygget i Gmail og andre e-mailapps. Når en gæst afmelder sig:

• En bekræftelsesside beder dem om at bekræfte (så en sikkerhedsscanner ikke kan afmelde dem ved et uheld)
• Når det er bekræftet, afmeldes de alle e-mails om begivenheden
• Deres status vises som fravalgt i din gæsteliste
• Der kan ikke sendes flere e-mails til den adresse

Du skal respektere fravalg. Forsøg på at omgå afmeldingssystemet kan medføre, at din e-mailfunktion deaktiveres.

Bedste praksis

Før afsendelse

• Send altid en test-e-mail først for at kontrollere formatering, billeder og links
• Angiv et afsendernavn, som gæsterne kan genkende (f.eks. dit navn eller parrets navne) — det er det, der vises i indbakkens "Fra"-kolonne og påvirker åbningsrater
• Angiv arrangørnavn og begivenhedsnavn — disse vises tydeligt i e-mailen
• Upload et coverbillede — e-mails med billeder skaber større engagement
• Vælg et tema, der matcher din begivenheds stil og formalitet

Timing af dine e-mails

• Send Save the Date uger eller måneder før begivenheden
• Send Invitationer 3–6 uger før begivenheden
• Aktivér automatiske påmindelser, så gæster, der ikke har svaret, får et venligt skub før din RSVP-deadline — eller send påmindelser manuelt 1–2 uger før begivenheden
• Brug "Planlæg til senere" til at forberede afsendelser på forhånd og få dem sendt på et tidspunkt, der passer gæsterne
• Send Tak & billeder til deltagere en dag eller to efter begivenheden, mens minderne stadig er friske — det er også den bedste måde at fylde dit fotogalleri på

Håndtering af svar

• Hold øje med statistikkerne Åbnet og Klikket for at vurdere engagement
• Brug målgruppen "åbnede ikke den forrige e-mail" til kun at gensende invitationen til uengagerede gæster
• Brug filtre til hurtigt at finde gæster efter RSVP-status eller e-mailleveringsstatus
• Tjek for afviste e-mails — de kan indikere forkerte e-mailadresser

Ofte stillede spørgsmål

Q: Hvad koster e-mailkreditter? A: E-mailkreditter sælges i pakker til forskellige priser. Se fanen E-mail i dit begivenhedsdashboard for de nyeste priser og pakkestørrelser.

Q: Kan jeg sende e-mails uden at købe kreditter? A: Test-e-mails er gratis og kræver ikke kreditter, og automatiske RSVP-bekræftelsesmails er altid gratis. Afsendelse til faktiske gæster kræver dog købte kreditter.

Q: Hvad sker der, hvis jeg løber tør for kreditter midt i en afsendelse? A: Masseudsendelsen stopper, når kreditterne er opbrugt. E-mails, der allerede er sat i kø, bliver stadig leveret. Du kan købe flere kreditter og sende til de resterende gæster.

Q: Kan jeg planlægge, at en e-mail sendes senere? A: Ja. Markér "Planlæg til senere" i afsendelsesdialogen, og vælg en dato og et tidspunkt. Du kan se og annullere kommende afsendelser på listen Planlagte afsendelser.

Q: Kan påmindelser sendes automatisk? A: Ja. Aktivér "Automatiske påmindelser" i indstillingerne for påmindelsesskabelonen, og vælg, hvor mange dage før din RSVP-deadline de skal sendes. Gæster, der ikke har svaret, får automatisk én påmindelse.

Q: Får gæster en bekræftelse, når de svarer på RSVP? A: Ja — automatisk. Gæster, der svarer, modtager en gratis bekræftelsesmail med deres svar, begivenhedsdetaljerne og links til at føje begivenheden til kalenderen. Du kan tilpasse udseendet i RSVP-bekræftelsesskabelonen.

Q: Kan gæster føje begivenheden til deres kalender fra e-mailen? A: Ja. Invitationer, save-the-dates, påmindelser, opdateringer og bekræftelser indeholder links til Føj til kalender for Google Kalender, Outlook og Apple/iCal.

Q: Kan jeg tilpasse e-maildesignet ud over temaerne? A: Du kan tilpasse indholdet (titel, besked, billeder, CTA-tekst, emnelinje) og vælge mellem 8 visuelle temaer. E-mailens layoutstruktur er fast for at sikre pålidelig visning på tværs af alle e-mailklienter.

Q: Kan jeg personliggøre hver e-mail med gæstens navn? A: Ja. Emnelinjen, titlen og beskeden understøtter pladsholdere som {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}}, {{FULLNAME}}, {{EMAIL}} og {{RSVP_LINK}}. Hver af dem erstattes med modtagerens oplysninger, når e-mailen sendes, så én e-mail personaliseres til alle. Se Personlig tilpasning med pladsholdere.

Q: Hvorfor kan jeg ikke se åbnings-/kliksporing? A: Åbnings- og kliksporing skal være aktiveret i din e-mailudbyders domæneindstillinger. Kontakt support, hvis du har brug for hjælp til at aktivere dette. Bemærk også, at nogle e-mailklienter blokerer sporingspixels eller forhåndshenter links, så disse målinger er omtrentlige — se sporingsansvarsfraskrivelsen i statistiksektionen ovenfor.

Q: Hvad sker der, hvis en e-mail bliver afvist? A: Hårde afvisninger (ugyldige e-mailadresser) spores, og gæsten markeres, så yderligere afsendelser ikke skader din leveringsevne. Bløde afvisninger (midlertidige problemer som fuld postkasse) kan løse sig ved et nyt forsøg.

Q: Kan en gæst modtage den samme e-mailtype to gange? A: Det afhænger af typen: invitationer kan sendes op til to gange pr. gæst, og begivenhedsopdateringer op til tre gange; save-the-dates, påmindelser, aflysninger og takkemails er én pr. gæst. Disse grænser forhindrer spam og beskytter dit afsenderomdømme.

Q: Fungerer e-mails sammen med RSVP-systemet? A: Ja. Invitations- og påmindelsesmails indeholder en personlig RSVP-knap, der linker direkte til hver gæsts individuelle RSVP-side. Når en gæst svarer via linket, opdateres deres status i dit dashboard i realtid — og gæsten får en automatisk bekræftelsesmail.

Q: Kan jeg kun sende til specifikke gæster? A: Ja. Ved afsendelse vælger du en målgruppe: alle gæster, gæster der ikke har svaret, gæster der accepterede/afviste/deltog, eller gæster der ikke åbnede den forrige e-mail. Dialogboksen viser præcis, hvor mange gæster der modtager den, før du bekræfter.

Q: Hvilke sprog understøttes? A: 19 sprog: engelsk, spansk, fransk, tysk, italiensk, portugisisk, hollandsk, polsk, russisk, tyrkisk, arabisk, hebraisk, hindi, japansk, koreansk, kinesisk, dansk, svensk og tjekkisk. Arabisk og hebraisk gengives automatisk fra højre mod venstre.

Q: Hvorfor blev min e-mailfunktion deaktiveret? A: Hvis indholdet af dine e-mails markeres af vores automatiske moderationssystem (for spam, stødende indhold eller politikovertrædelser), deaktiveres funktionen midlertidigt. Kontakt support@fotify.app for at løse problemet.

Q: Kan e-mailkreditter refunderes? A: E-mailkreditter kan ikke refunderes og kan ikke overføres mellem begivenheder. Se vores Refusionspolitik for detaljer.

Priser kan variere afhængigt af dit land og din valuta. Se de nyeste priser på prissiden.