Subeventos y Tratamientos Especiales: RSVPs multipista para eventos reales

La mayoría de los eventos del mundo real no son un solo momento. Una boda es una ceremonia y una recepción, a menudo con una cena de bienvenida la noche anterior y un brunch la mañana siguiente. Una conferencia es el programa principal, una cena de networking VIP y una pista de talleres a la que solo algunos asistentes pueden acceder. Un cumpleaños importante es la reunión familiar y luego el after‑party abierto a medianoche.

Durante años, los organizadores han estirado invitaciones con un único RSVP para cubrir todo esto: torpes botones de radio de "¿también vienes al brunch?", formularios de Google separados para el after‑party, capturas de pantalla de códigos de bloque de hotel enviadas por WhatsApp. Nada de eso escala y los datos viven en cinco sitios distintos.

Hoy lanzamos dos nuevos componentes dentro del sistema de invitaciones de Fotify: subeventos y tratamientos especiales. Juntos te permiten modelar los eventos tal y como suceden en realidad: varias partes, diferentes reglas de acceso por invitado y ventajas reales para quienes viajan.

Si ya usas Fotify para compartir fotos de bodas o invitaciones digitales con RSVP, la nueva función vive dentro de la misma invitación. No hay una herramienta nueva que aprender ni una lista de invitados separada.

Beta: Esta función se está desplegando en beta para eventos de pago y por suscripción. Iteramos rápido según el feedback de los organizadores: cuéntanos qué te gustaría ver después.

Qué resuelven los subeventos

Un subevento es una experiencia hija dentro de tu evento principal. Cada uno tiene su propio:

• Nombre, descripción, foto, código de vestimenta, color de acento
• Fecha, hora, ubicación con enlace al mapa
• Fecha límite de RSVP, reglas de acompañantes, capacidad, lista de espera
• Reglas de acceso: abierto para todos, restringido por etiquetas de invitados o completamente explícito
• Código de acceso opcional para subeventos "secretos"
• Dependencia opcional de otro subevento (p. ej., "debe aceptar la ceremonia primero")

La gran novedad no es el seguimiento de aforo ni los dress codes — eso existe en otras herramientas. El desbloqueo es vincular las reglas de acceso a tu lista de invitados. Puedes hacer una cena de bienvenida solo para la familia de fuera de la ciudad. Una recepción abierta para todos. Un brunch nupcial limitado al cortejo y la familia inmediata. Cada invitado ve solo los subeventos que le aplican — sin confusión de "¿esto es para mí?", sin mensajes incómodos pidiendo que no vengan.

Qué resuelven los tratamientos especiales

Un tratamiento especial es una ventaja que has preparado para algunos o todos los invitados. El motor de ventajas admite diez tipos distintos, desde simples insignias de reconocimiento hasta asignaciones por orden de llegada con códigos de canje únicos:

• Descuento en bloque de hotel — Marriott Downtown, 20% de descuento, código de grupo WEDDING2026
• Código único por invitado — crédito de $40 en Uber; cada invitado recibe su propio código de un solo uso
• Servicio incluido — "La cena de bienvenida está cubierta, no se necesita RSVP por separado"
• Detalles de transporte — shuttle desde el hotel a las 17:00 del sábado
• Pase VIP / entrada — acceso backstage para el cortejo nupcial
• Regalo — bolsa de bienvenida física en su hotel
• Ventajas de cantidad limitada — los primeros 20 invitados obtienen un pase de spa, FCFS

Los tratamientos aparecen de forma privada en la invitación de cada invitado, agrupados en categorías como "Dónde alojarse", "Cómo llegar", "Experiencias" y "Regalos". Un invitado solo ve las ventajas que se le asignan. Si un tratamiento usa códigos únicos, cada invitado que lo reclama extrae un código de tu pool de forma atómica — sin doble asignación, sin distribución manual de códigos.

Ambas funciones se gestionan desde la nueva pestaña Subeventos y VIP en el panel de RSVP (busca la insignia de Beta). Cada una tiene su propio editor en panel lateral con todo el conjunto de opciones.

Cinco casos de uso reales

1. El fin de semana completo de boda

Este es el caso de uso principal. Una típica boda en sábado se convierte en una experiencia de viernes a domingo:

• Cena de bienvenida (viernes) — restringida por etiqueta out-of-town-family, capacidad 30, requiere RSVP. Solo la ven los invitados con esa etiqueta.
• Ceremonia (sábado por la tarde) — pública, sin acompañantes más allá del tamaño del grupo principal, sin capacidad separada (la cubre el lugar).
• Recepción (sábado por la noche) — pública, depende de la ceremonia. El flujo de aceptación no permitirá que un invitado confirme la recepción sin aceptar la ceremonia primero.
• Brunch del domingo — restringido por etiquetas wedding-party + immediate-family, capacidad 20.

Combínalo con tratamientos:

• Tarifa de grupo en Marriott (código compartido) → etiqueta out-of-town-family
• Crédito de Uber de $40 por invitado (código único por invitado) → etiqueta out-of-town-family
• Bolsa de bienvenida en tu hotel → etiqueta wedding-party
• Acceso a la suite VIP (privado, asignado manualmente) → 4 invitados específicos

Compáralo con el flujo antiguo: una web de boda, una tarjeta de itinerario en papel, un email del bloque de hotel, un código promo de Uber por Slack y una hoja de Google para seguir quién viene al brunch. El nuevo flujo es una invitación, una lista de invitados, una exportación CSV por subevento.

Si también estás planificando la parte de fotos, nuestra guía sobre recopilar fotos de boda de los invitados explica cómo funciona en paralelo la captura por QR.

2. Bloque de hotel + transporte para bodas de destino

Las bodas de destino tienen un dolor particular: llevar a los invitados al lugar es la mitad del trabajo. Los subeventos manejan el horario, pero la magia está en los tratamientos.

Configura un tratamiento "Alojamiento" con el nombre del hotel, código de grupo, URL de reserva, ventana de validez y el precio (p. ej., "$249 USD"). Asígnalo a la etiqueta out-of-town. En la invitación del invitado, se muestra como una tarjeta bajo "Dónde alojarse" con un botón Copiar para el código y un enlace Reservar.

Añade un tratamiento "Transporte" para el shuttle: un horario de recogida único por invitado sería excesivo, pero un "Shuttle desde el Hyatt a las 17:00" compartido con el número de contacto funciona perfecto. O usa códigos únicos si tu partner de viajes te dio un lote de promos de Uber/Lyft.

Todo se siente como un traspaso de concierge dentro de la invitación. Los invitados ven exactamente lo que tienen disponible, pueden reclamar/copiar/canjear en línea y tú recibes el seguimiento de canjes en el panel para saber qué se está usando realmente. Esto conecta de forma natural con flujos más amplios de compartir fotos de eventos: los invitados que se sienten bien atendidos comparten más.

3. Track VIP de conferencia

Para eventos corporativos y conferencias, el motor de reglas de acceso es la función decisiva.

• Conferencia principal — pública, todos los que hagan RSVP pueden asistir.
• Cena de networking VIP (jueves) — acceso explícito únicamente (capacidad 50). Concedes acceso manualmente a invitados específicos desde la pestaña Invitados. Oculta para los demás.
• Desayuno de ponentes (viernes) — restringido por etiqueta speakers.
• Rooftop after-hours — restringido por etiqueta executive-passes con un código de acceso "ROOFTOP". Incluso los invitados con la etiqueta executive verán la tarjeta solo después de escribir el código en el campo "¿Tienes un código?" al final de su invitación.

Tratamientos en capa:

• "Bloque de hotel premium" (código compartido) → etiqueta out-of-town
• "Backstage pass" (cantidad limitada 25) → sin etiqueta, por orden de llegada. Una vez 25 invitados lo reclamen, el resto ve un estado de "Agotado".

El panel te muestra conteos en vivo: cuántas plazas de la cena VIP están ocupadas, cuántos backstage passes quedan, quién reclamó cada uno. Exportación CSV por subevento para recuentos de catering y por tratamiento para seguimiento de canjes.

Para conectar a las personas adecuadas en la conferencia, nuestra función de networking y matchmaking de eventos es la contraparte natural: los subeventos gestionan quién está invitado, el matchmaking gestiona quién conecta cuando llega.

4. El evento sorpresa con código de acceso

Quizá las mejores amigas de la novia organizan una despedida secreta la noche antes del fin de semana de la boda. O la empresa hace un brindis sorpresa de los fundadores a medianoche tras la gala. Quieres invitar a un grupo pequeño sin filtrar la sorpresa al resto de la lista.

Configura el subevento como restringido por etiqueta Y con un código de acceso. Los invitados que coincidan ven una tarjeta en su invitación que dice "¿Tienes un código?" — escriben el código, la sorpresa se desbloquea y pueden confirmar. Los demás no tienen idea de que existe. El panel sigue quién viene para que puedas planificar catering, transporte y el resto. Una vez revelada la sorpresa, puedes eliminar el código de acceso si quieres y la tarjeta queda desbloqueada.

5. Ventajas de cantidad limitada (los primeros 20 obtienen pase de spa)

Para bodas o retiros con componente de bienestar, a menudo quieres ofrecer una ventaja genuinamente limitada — por ejemplo, el spa del lugar tiene 20 plazas y se asignan por orden de llegada.

Crea un tratamiento con quantityTotal: 20. Los invitados ven "Pase de spa — los primeros 20 reclaman" en su invitación con un botón Reclamar. Los primeros 20 en pulsar Reclamar bloquean su plaza de forma atómica. Después, el botón cambia a "Agotado". Puedes combinarlo con código único por invitado (cada uno de los 20 recibe un código de reserva distinto) o con instrucciones de reserva compartidas.

Las condiciones de carrera se gestionan en el servidor con un bloqueo transaccional en la fila del tratamiento, así que incluso si cien invitados pulsan Reclamar simultáneamente tendrás exactamente 20 ganadores — sin sobreventa, sin conciliación manual.

Cómo se mantiene limpio para los invitados

Tres decisiones de diseño mantienen la experiencia enfocada:

1. Los subeventos y tratamientos están ocultos hasta que se acepta el RSVP principal. La primera impresión es el evento titular. Una vez que un invitado pulsa Aceptar, la nueva sección se revela con una notificación suave: "También hemos desbloqueado 2 subeventos adicionales y 1 ventaja especial para ti — desplázate hacia abajo para explorarlos." Los invitados sin extras asignados nunca ven la notificación.

2. El límite de tamaño del grupo respeta lo que realmente confirmaron. Si el RSVP principal invitaba a 3 personas pero el invitado confirmó solo 2, los subeventos también se limitan a 2. No puedes llevar a un acompañante fantasma al after‑party que no llevaste a la boda. La misma lógica aplica a los tratamientos: un acceso al lounge VIP para 2 de 4 miembros de la familia funciona como se espera.

3. Los nombres se capturan y se pueden exportar. Cuando un invitado acepta un subevento, se le piden los nombres de cada asistente. Si activaste recoger nombres de invitados en el RSVP principal, esos nombres aparecen precargados y editables. Las reclamaciones de tratamientos tienen un selector "Aplica a: ☑ Alice ☑ Bob ☐ Carol" para que el invitado indique a qué miembros del grupo cubre la ventaja. Todo se exporta como CSV delimitado por punto y coma listo para Excel — incluidos los códigos únicos, el estado de canje y los nombres de asistentes por subevento o por tratamiento.

La experiencia en el panel

Dentro del panel, la nueva pestaña se sitúa entre Mesas y SMS. La interfaz son dos paneles apilados:

• Subeventos — cuadrícula de tarjetas con miniatura de foto, etiqueta de estado y una barra de progreso de capacidad en vivo. Haz clic en cualquier tarjeta para abrir el editor.
• Tratamientos especiales — agrupados por categoría, con el mismo patrón de panel lateral. El editor cambia sus campos según el tipo que elijas: Alojamiento muestra "Proveedor", "Código de grupo", "URL de reserva"; Asignación muestra "Valor monetario", "Divisa", "URL de canje"; y así sucesivamente.

Para tratamientos con códigos únicos, el panel lateral incluye un gestor del pool de códigos: pega un CSV, arrastra y suelta un archivo, o haz clic en "Generar 25 códigos" para que Fotify los cree por ti. Cuando un invitado reclama, se extrae atómicamente un código del pool.

Los conteos en vivo aparecen dentro de cada editor para que veas de un vistazo cuántas personas aceptaron, rechazaron o están en lista de espera en un subevento — y cuántos canjes de tratamientos se han realizado. Cada panel tiene un botón "Exportar CSV" junto a esos contadores.

Función premium, lista para producción

Los subeventos y los tratamientos especiales forman parte del conjunto de funciones premium de Fotify. Están disponibles en:

• Eventos de pago (cualquier evento comprado con créditos)
• Eventos por suscripción cubiertos por una suscripción activa de organizador o equipo

Si tu evento aún no tiene derecho, la pestaña muestra una tarjeta de actualización con un camino de activación a un toque. Consulta nuestra página de precios para los niveles actuales: el mismo plan que desbloquea las plantillas premium de invitación (Atelier, Cinematic, Marigold, Vesper, Linen) también cubre los subeventos.

Las cinco plantillas premium ya incluyen estilos de marca para las nuevas secciones: tratamientos con contorno metalizado en Atelier, talones de entrada en Cinematic, píldoras redondeadas en Marigold y Vesper, y rectángulos de línea fina en Linen, para que la experiencia se mantenga cohesionada tanto si usas el kit por defecto como un diseño de pago.

Empezar

Si ya ejecutas un evento de Fotify con RSVP:

1. Abre tu evento en dashboard.fotify.app
2. Haz clic en RSVP en la barra lateral
3. Abre la pestaña Subeventos y VIP (la que tiene la insignia Beta)
4. Añade tu primer subevento: ponle nombre, fecha, ubicación y regla de acceso
5. Opcionalmente añade tratamientos para las ventajas que has organizado

Nuestro artículo guía paso a paso recorre cada campo. Si aún no tienes un evento, crea uno en pocos minutos: el plan gratuito cubre lo básico y el plan premium desbloquea el flujo multipista descrito arriba.

Si estás planificando una boda y quieres la visión completa, empieza por las 10 mejores apps para compartir fotos de boda en 2026 para ver cómo encajan la parte de fotos y la de RSVP. Para fiestas, conferencias y eventos corporativos, consulta compartir fotos de eventos para el mapa de funciones más amplio.

Qué viene después

Publicamos en beta para iterar rápido. En la hoja de ruta inmediata:

• Recordatorios por subevento conectados al programador de email/SMS existente
• Check‑in con QR por subevento — el control de acceso escanea el mismo QR para asistencia específica del subevento
• Interfaz para asignación masiva de tratamientos desde la pestaña Invitados (la API ya lo soporta)
• Integraciones de marketplace — plantillas de tratamientos preconfiguradas con partners de hotel/transporte

¿Tienes un evento próximo que necesita subeventos o tratamientos? Nos encantará saber cómo lo usarías. Escríbenos por el widget de chat en el panel o simplemente empieza a construir: leemos cada comentario de la beta.