Cómo recopilar los nombres de los invitados durante la confirmación de asistencia (RSVP)

Recopilar nombres de invitados te permite capturar el nombre individual de cada persona que trae cada invitado — no solo la cantidad. Es ideal cuando necesitas una lista completa de asistentes (tarjetas de lugar, recuentos para catering, credenciales, control de acceso con lista de invitados), pero no necesitas un plano de mesas completo.

Si más adelante decides que sí quieres asignar asientos, solo tienes que abrir la página Seating — cada nombre que ya hayas recopilado se convierte en un invitado sin asignar, listo para arrastrarse a una mesa. Sin volver a recopilar, sin pérdida de datos.

Activar la captura de nombres de invitados

Collect Guest Names está ACTIVADO de forma predeterminada para las invitaciones nuevas. Para revisarlo o cambiarlo:

1. Ve al panel de tu evento en dashboard.fotify.app
2. Selecciona tu evento y haz clic en "Invitation" en la barra lateral
3. Abre la pestaña "Details"
4. Busca "Collect Guest Names" en la sección de configuración del evento
5. Actívalo en ON o OFF

Mientras está activado, todos los invitados que confirman su asistencia (a través de su enlace de invitación o del formulario de registro público) deben introducir el nombre y apellido de cada persona de su grupo.

Qué ven los invitados

Una vez activado, el formulario de RSVP se ajusta según cuántas personas llevará el invitado:

• Acepta solo — completa su propio nombre, como siempre
• Trae acompañantes — aparece una nueva sección con una fila de nombre para cada asistente adicional
• Rechaza — no se muestran campos de nombres

El nombre y el apellido son obligatorios para cada registro, de modo que siempre terminas con una lista completa de asistentes.

Si ya has introducido los nombres del grupo (desde la página Guests o la página Seating), el formulario los muestra ya rellenados. Los nombres que el invitado mantiene son las personas que sí vienen; a cualquiera que elimine — o deje fuera al reducir el tamaño de su grupo — permanece en tu lista de invitados marcado como no asiste, de modo que un asiento que le hayas asignado nunca se reasigna en silencio y no se pierde nada de lo que escribiste. Si vuelve a aumentar el tamaño del grupo, esas personas regresan con su nombre.

Dónde aparecen los nombres recopilados

Todos los nombres capturados están disponibles en todo el panel:

• Página Guests — subfilas expandibles — cada grupo de 2 o más obtiene un chevrón junto al nombre principal. Haga clic para expandir la fila y ver cada acompañante listado debajo, con una insignia "+1" por persona, y una insignia "No asiste" para quien el invitado haya dejado fuera de su confirmación. Un pequeño lápiz en cada subfila le lleva directamente a editar ese nombre
• Página Guests — búsqueda — la barra de búsqueda también coincide con los nombres de acompañantes, por lo que al escribir "Jane" se encuentra la invitación a la que está asociada incluso si la invitada principal es "Sarah Smith". Las filas coincidentes se expanden automáticamente y el nombre coincidente se resalta
• Exportación Excel/CSV de la lista de invitados — cuando la captura de nombres está activada, ambas exportaciones a hoja de cálculo incorporan una columna Plus Ones con cada invitado que no sea el principal separado por barras verticales (p. ej., John Doe | Jane Doe | Kid Smith). Se importa y exporta correctamente en hojas de cálculo
• Exportación PDF de la lista de invitados — cada acompañante aparece como una subfila con sangría debajo de la invitación principal
• Página de verificación de asistencia — cuando se escanea a un grupo en la entrada, el personal de seguridad toca a cada persona de forma individual a medida que llega, con marcas de tiempo por persona
• Página Seating — cada persona con nombre aparece como una etiqueta sin asignar, lista para ubicar

También puede completar previamente los nombres usted mismo desde la página Guests si ya sabe quién vendrá con cada invitado.

Relación con Seating

Recopilar nombres de invitados y la página Seating funcionan con los mismos datos subyacentes — simplemente son dos maneras distintas de utilizarlos.

Configuración	Nombres ACTIVADOS (predeterminado)	Nombres DESACTIVADOS
Los invitados escriben nombres durante el RSVP	Sí	No — solo el tamaño de su grupo
Plano de asientos / arrastrar y soltar	Cada persona aparece con su nombre	Los acompañantes aparecen como marcadores numerados (p. ej., "Maria G. x2")
Renombrar personas en la página Seating	En cualquier momento	En cualquier momento — puedes completar los nombres tú mismo

Comportamiento clave:

• Collect Guest Names es independiente de la función de asientos — es una elección libre, activada de forma predeterminada, y simplemente recomendamos mantenerla activada si piensas usar mesas (el panel muestra un pequeño recordatorio cuando está desactivada).
• Puedes empezar de forma sencilla solo con Collect Guest Names y activar la función de asientos más adelante — todos los nombres existentes se conservan y aparecen como una ficha sin asignar.
• Que los invitados vean su mesa en la invitación es un interruptor aparte — Table Assignments, en la pestaña Details de la sección Invitation.

Cuándo usar cada opción

Usa solo Recopilar nombres de invitados si quieres:

• Una lista completa de asistentes para catering, credenciales o control de acceso
• Tarjetas de lugar personalizadas sin un plano de mesas formal
• Planificar los asientos de manera informal (p. ej., en papel) usando la lista de invitados exportada

Usa la página Seating (idealmente junto con Nombres de invitados) si quieres:

• Un plano de mesas visual con arrastrar y soltar
• Capacidades por mesa y estado de RSVP con códigos de color
• Que los invitados vean su mesa asignada dentro de la invitación

Preguntas frecuentes

P: Activé Recopilar nombres de invitados después de que algunos invitados ya hubieran confirmado su asistencia. ¿Obtendré los nombres de sus acompañantes? R: Las RSVPs existentes conservan los nombres que enviaron (el nombre del invitado principal siempre está). Las nuevas RSVPs y las ediciones de RSVP de invitados existentes incluirán los nombres de los acompañantes a partir de ese momento. También puedes completar previamente cualquier nombre faltante tú mismo desde la página Guests.

P: ¿Puedo desactivar Recopilar nombres de invitados después de haberlo activado? R: Sí, en cualquier momento — incluso mientras estás usando la función de asientos. Los nombres ya recopilados se conservan; las nuevas RSVPs simplemente dejan de solicitarlos. Con los nombres desactivados, los acompañantes aparecen en el plano de asientos como marcadores numerados que puedes renombrar tú mismo.

P: ¿Ocultar las asignaciones de mesa a los invitados borrará los nombres recopilados? R: No. Los nombres de tus invitados y tus planos de asientos siempre se conservan. El interruptor Table Assignments solo controla lo que ven los invitados en la invitación — los nombres siguen asociados a la RSVP.

P: ¿Los nombres de los invitados se muestran a otros invitados? R: No. Los nombres individuales solo son visibles en tu panel de organizador y en la propia invitación del invitado (donde puede editar a su propio grupo).

P: ¿Recopilar nombres de invitados reemplaza el contador de acompañantes? R: No, funcionan juntos. Los invitados siguen eligiendo cuántas personas llevarán y luego se les pide que nombre a cada una.

P: ¿Esto funciona con el formulario de registro público? R: Sí. Siempre que Recopilar nombres de invitados esté activada, el formulario de registro público solicita el nombre de cada acompañante.