Cómo recopilar los nombres de los invitados durante la confirmación de asistencia (RSVP)

Recopilar nombres de invitados te permite capturar el nombre individual de cada persona que trae cada invitado — no solo la cantidad. Es ideal cuando necesitas una lista completa de asistentes (tarjetas de lugar, recuentos para catering, credenciales, control de acceso con lista de invitados), pero no necesitas un plano de mesas completo.

Si más adelante decides que sí quieres asignar asientos, solo tienes que activar Gestión de mesas — cada nombre que ya hayas recopilado se convierte en un invitado sin asignar, listo para arrastrarse a una mesa. Sin volver a recopilar, sin pérdida de datos.

Activar la captura de nombres de invitados

1. Ve al panel de tu evento en dashboard.fotify.app
2. Selecciona tu evento y haz clic en "RSVP" en la barra lateral
3. Abre la pestaña "Details"
4. Busca "Collect Guest Names" en la sección de configuración del evento
5. Actívalo en ON

Eso es todo. La próxima vez que un invitado confirme su asistencia (a través de su enlace de invitación o del formulario de registro público), se le pedirá que introduzca el nombre y apellido de cada persona de su grupo.

Qué ven los invitados

Una vez activado, el formulario de RSVP se ajusta según cuántas personas llevará el invitado:

• Acepta solo — completa su propio nombre, como siempre
• Trae acompañantes — aparece una nueva sección con una fila de nombre para cada asistente adicional
• Rechaza — no se muestran campos de nombres

El nombre y el apellido son obligatorios para cada registro, de modo que siempre terminas con una lista completa de asistentes.

Dónde aparecen los nombres recopilados

Todos los nombres capturados están disponibles en todo el panel:

• Pestaña Guests — haz clic en el icono de Users junto a una RSVP para ver o editar a todas las personas de ese grupo
• Exportación PDF de la lista de invitados — cada acompañante aparece como una subfila con sangría debajo de la invitación principal
• Página de Verificación de asistencia — cuando se escanea a un grupo en la entrada, el personal de seguridad toca a cada persona individualmente a medida que llega, con marcas de tiempo por persona
• Pestaña Tables (si más adelante activas Gestión de mesas) — cada persona con nombre aparece como una ficha sin asignar, lista para sentarla

También puedes completar previamente los nombres tú mismo desde la pestaña Guests si ya sabes quién vendrá con cada invitado.

Relación con la Gestión de mesas

Recopilar nombres de invitados y Gestión de mesas funcionan con los mismos datos subyacentes — simplemente son dos maneras distintas de utilizarlos.

Setting	Tables Off	Tables On
Collect Guest Names toggle	Optional	Required — automatically ON and locked
Guests enter names during RSVP	Yes, if toggle is on	Always yes
Dashboard shows Tables tab	No	Yes
Seating chart / drag-and-drop	No	Yes

Comportamiento clave:

• Activar Table Management ON activa automáticamente Collect Guest Names ON y lo bloquea (las mesas necesitan nombres por persona para funcionar).
• Desactivar Table Management OFF deja el interruptor de nombres de invitados tal como lo configuraste. Puedes seguir recopilando nombres sin mesas, o desactivar ambos.
• Puedes empezar de forma sencilla solo con Recopilar nombres de invitados y luego activar las mesas más adelante — todos los nombres existentes se conservan.

Cuándo usar cada opción

Usa solo Recopilar nombres de invitados si quieres:

• Una lista completa de asistentes para catering, credenciales o control de acceso
• Tarjetas de lugar personalizadas sin un plano de mesas formal
• Planificar los asientos de manera informal (p. ej., en papel) usando la lista de invitados exportada

Usa Gestión de mesas (que incluye Nombres de invitados) si quieres:

• Un plano de mesas visual con arrastrar y soltar
• Capacidades por mesa y estado de RSVP con códigos de color
• Que los invitados vean su mesa asignada dentro de la invitación

Preguntas frecuentes

P: Activé Recopilar nombres de invitados después de que algunos invitados ya hubieran confirmado su asistencia. ¿Obtendré los nombres de sus acompañantes? R: Las RSVPs existentes conservan los nombres que enviaron (el nombre del invitado principal siempre está). Las nuevas RSVPs y las ediciones de RSVP de invitados existentes incluirán los nombres de los acompañantes a partir de ese momento. También puedes completar previamente cualquier nombre faltante tú mismo desde la pestaña Guests.

P: ¿Puedo desactivar Recopilar nombres de invitados después de haberlo activado? R: Sí — siempre que la Gestión de mesas esté desactivada. Mientras la Gestión de mesas esté activada, Recopilar nombres de invitados es obligatorio y el interruptor está deshabilitado. Desactiva las mesas primero si quieres dejar de recopilar nombres.

P: ¿Desactivar la Gestión de mesas borrará los nombres recopilados? R: No. Los nombres de tus invitados se conservan independientemente del interruptor de Tables. Desactivar las mesas solo oculta la interfaz de asientos — los nombres siguen asociados a la RSVP.

P: ¿Los nombres de los invitados se muestran a otros invitados? R: No. Los nombres individuales solo son visibles en tu panel de organizador y en la propia invitación del invitado (donde puede editar a su propio grupo).

P: ¿Recopilar nombres de invitados reemplaza el contador de acompañantes? R: No, funcionan juntos. Los invitados siguen eligiendo cuántas personas llevarán y luego se les pide que nombre a cada una.

P: ¿Esto funciona con el formulario de registro público? R: Sí. Siempre que Recopilar nombres de invitados (o Gestión de mesas) esté activado, el formulario de registro público solicita el nombre de cada acompañante.