Sub-eventos y tratamientos especiales

Los eventos del mundo real rara vez ocurren en un solo momento. Una boda tiene ceremonia, recepción, a veces una cena de bienvenida la noche anterior y un brunch a la mañana siguiente. Una conferencia de varios días tiene un evento principal, una cena de networking VIP y un circuito de talleres al que solo algunas personas asistentes pueden acceder. Un cumpleaños importante tiene una reunión privada familiar y un after-party abierto.

Los sub-eventos y los tratamientos especiales te permiten modelar esa realidad dentro de una sola invitación de Fotify. Cada invitado ve únicamente lo que le corresponde: la ceremonia a la que fue invitado, el after-party para el que califica y los beneficios que has organizado para su grupo (descuento de hotel, crédito de transporte, regalo de bienvenida).

Beta: Esta función se está implementando en beta. Estamos iterando rápidamente en función de los comentarios de los organizadores; si algo no te cuadra, contacta con soporte y lo priorizaremos.

Qué resuelven los sub-eventos y los tratamientos especiales

Los sub-eventos son experiencias secundarias dentro de tu evento principal. Cada uno tiene su propio:

Nombre, descripción, foto, código de vestimenta, color de acento
Fecha, hora, ubicación con enlace al mapa
Reglas de confirmación (RSVP): fecha límite, acompañantes, aforo, lista de espera
Reglas de acceso: público o restringido por etiquetas
Código de acceso opcional para sub-eventos "secretos"
Dependencia opcional de otro sub-evento (p. ej., "debe aceptar primero la ceremonia")

Los tratamientos especiales son beneficios que has organizado para algunos o todos los invitados. Piénsalos como la vía VIP de tu evento:

Bloqueo de habitaciones con código de descuento de grupo
Crédito de Uber de $40 para familiares de fuera de la ciudad
Cena de bienvenida incluida (no se requiere RSVP adicional)
Acceso al lounge VIP para el cortejo nupcial
Pase de spa para los primeros 20 invitados que lo reclamen

Los tratamientos aparecen de forma privada en la invitación de cada invitado; los invitados solo ven lo que se les ha asignado.

Dónde encontrarlo en tu panel

Abre tu evento en dashboard.fotify.app
Ve a RSVP en la barra lateral
Haz clic en la pestaña Sub-events & VIP (busca la insignia Beta)

Verás dos paneles: Sub-events arriba y Special treatments abajo. Se gestionan de forma independiente: un invitado puede estar invitado a un sub-evento sin recibir ningún tratamiento, o recibir un tratamiento sin estar invitado a ningún sub-evento.

Aviso: Los sub-eventos y los tratamientos especiales forman parte del conjunto de funciones premium. Están disponibles en eventos que estén en un nivel de pago (créditos) o tengan una suscripción activa. Si tu evento aún no tiene acceso, la pestaña mostrará una tarjeta de actualización en lugar del editor.

Paso 1: Crea tu primer sub-evento

Haz clic en Add sub-event en el panel de Sub-events. Se abrirá un panel lateral con el editor.

Básicos

Name — lo que verán los invitados ("Welcome dinner", "After-party", "Sunday brunch")
Description — un párrafo breve que se muestra en la tarjeta y en el modal de detalles
Photo URL — una imagen de portada para la tarjeta (cualquier URL de imagen pública funciona; recomendamos una proporción 3:2 o 16:9)
Accent color — se usa para la franja del encabezado de la tarjeta y el botón Accept

Cuándo y dónde

Starts at / Ends at — la ventana de tiempo para este sub-evento
Location name + Address — lo que se mostrará; si también pegas un enlace de Google Maps en el campo de URL del mapa, el nombre se convierte en un enlace clicable
Dress code — se muestra como una etiqueta (chip) en la tarjeta

Reglas de RSVP

Requires RSVP — cuando está activado, los invitados deben aceptar o rechazar. Cuando está desactivado, la tarjeta es solo informativa (sin botones).
RSVP deadline — pasada esta fecha, los botones Accept/Decline desaparecen.
Allow plus-ones + Max plus-ones per RSVP — limita cuántas personas de un mismo grupo pueden asistir. Déjalo vacío para "unlimited (up to the party size)".
Capacity — plazas totales entre todos los grupos. Déjalo vacío para ilimitado.
Enable waitlist — cuando se alcanza el aforo, las nuevas confirmaciones se colocan en una lista de espera numerada en lugar de ser rechazadas.

Reglas de acceso

Esto es lo que hace potentes a los sub-eventos: tú decides quién puede confirmar asistencia:

Anyone with an RSVP (public) — todos los invitados del evento principal ven este sub-evento.
Guests with specific tags (tag-gated) — solo los invitados con al menos una de las etiquetas seleccionadas pueden verlo y confirmar asistencia. Combínalo con guest tags como family, wedding-party o out-of-town para segmentar con claridad. Para limitar un sub-evento a un solo invitado, asígnale una etiqueta dedicada (p. ej., vip) y restrínge el acceso con ella.

Códigos de acceso — para sub-eventos sorpresa

Para sub-eventos restringidos por etiquetas, puedes configurar opcionalmente un Access code. Incluso después de que un invitado coincida por etiqueta, no verá la tarjeta del sub-evento hasta que introduzca el código en el campo "Have a code?" al final de su invitación. Úsalo para fiestas sorpresa, salas secretas fuera de horario o revelaciones solo por diversión.

Dependencia

Si tu evento tiene un orden lógico — por ejemplo, la recepción solo tiene sentido para invitados que asistan a la ceremonia — configura el campo "Requires acceptance of" de la recepción para que apunte a la ceremonia. El servidor bloqueará las confirmaciones de la recepción hasta que se acepte el evento principal (padre).

Guardar

Haz clic en Save. El sub-evento aparecerá en el panel con una barra de progreso de aforo y una etiqueta de estado. Haz clic para volver a editarlo en cualquier momento.

Cómo interactúan el tamaño del grupo y los acompañantes

Dos límites se aplican simultáneamente a cada RSVP de sub-evento:

El Max plus-ones del sub-evento — el límite por RSVP que estableces (p. ej., «máx. 1 acompañante para el after-party»).
El tamaño de grupo confirmado del invitado — cuántas personas confirmó en el RSVP principal.

El límite efectivo es el menor de los dos. Así, si el RSVP principal confirmó 2 de 3 invitados, y el sub-evento permite hasta 3 acompañantes, el invitado aún solo puede llevar 2 personas al sub-evento. Si rechaza el RSVP principal, los sub-eventos se ocultan por completo: no existe una versión de «me salto la ceremonia pero voy a la fiesta».

Indicar quiénes van

Cuando un invitado acepta un sub-evento, se le pide que introduzca los nombres de cada asistente de su grupo. Si activaste Collect guest names en el RSVP principal, esos nombres se completan previamente; los invitados pueden mantenerlos, editarlos o sustituirlos.

Lo mismo aplica a los tratamientos especiales: cuando un tratamiento usa un código único por invitado, el invitado elige a qué miembros de su grupo se aplica el beneficio. Un crédito de Uber de $40 para 2 de 4 familiares funciona exactamente como esperarías.

Paso 2: Crea un tratamiento especial

En el panel de Special treatments, haz clic en Add treatment. Elige un tipo: el formulario se reorganiza según lo que selecciones.

Type — ¿qué tipo de beneficio es?

Type	When to use it
Badge	Solo reconocimiento ("VIP Guest", "Wedding party") — sin canje, solo se muestra
Discount code	Bloqueo de hotel, 20% de descuento en restaurante, cupón retail
Allowance / credit	"$40 Uber credit", "$100 transport budget"
Included service	Cena de bienvenida, hora de fotógrafo, sesión de spa — ya pagado por ti
Lodging / hotel	Un bloqueo de hotel con enlace de reserva
Transportation	Recogida del shuttle, detalles de traslado al aeropuerto
Gift	Bolsa de bienvenida, tarjeta regalo, regalo personalizado
Ticket / pass	Pase VIP, acceso backstage, pulsera de acceso total
Concierge contact	Un número de WhatsApp o contacto para cualquier necesidad
Custom	Cualquier cosa que no encaje arriba

Category — cómo se agrupa en la invitación

Cada tratamiento también pertenece a una categoría: Stay, Travel, Experience, Gift, Service o Recognition. En la invitación del invitado, los tratamientos se agrupan visualmente por categoría, de modo que "Where to stay" muestra juntas tus opciones de hotel y "Getting there" agrupa los beneficios de transporte.

Provider, value, validity

Provider — "Marriott", "Uber", "Fotify Concierge" — se muestra como subtítulo en la tarjeta
Value + Currency — opcional; p. ej., "$40 USD" se muestra como insignia de precio
Valid from / Valid until — si se configura, la ventana de canje se aplica del lado del servidor
Limited quantity — déjalo vacío para ilimitado; establece un número para primero en llegar, primero en ser atendido (p. ej., "First 20 guests get a spa pass")

Cómo canjean los invitados

Elige un Redemption mode:

No redemption (display only) — información pura, sin flujo de reclamación
Shared code for all guests — un código que ve todo el mundo ("WEDDING2026") con una URL de reserva opcional
Unique code per guest — asigna un código de tu pool a cada invitado (ideal para códigos promocionales personalizados de Uber/Lyft)
Redemption URL — un botón que enlaza a una página de reserva
Contact someone — instrucciones para ponerse en contacto
QR voucher — un código QR de un solo uso para canje presencial

Cuando eliges Unique code per guest, aparece un gestor de pool de códigos en la parte inferior del panel lateral. Pega los códigos (uno por línea o separados por comas) y haz clic en Import codes, o pulsa Generate 25 codes para que Fotify los cree por ti. Cada invitado que lo reclame recibe un código único del pool: por orden de llegada.

Quién lo recibe

Assign to tags — todos los invitados con cualquiera de las etiquetas seleccionadas reciben este tratamiento automáticamente.
Targeting one or a few guests — crea una etiqueta dedicada (p. ej., vip), aplícala solo a esos invitados en la guest list y asigna el tratamiento a esa etiqueta.

Lo que ve el invitado

Los sub-eventos y los tratamientos especiales están ocultos hasta que el invitado acepta el RSVP principal. Esto es intencional: mantiene la primera impresión centrada en el evento principal y evita mostrar extras a invitados que rechazan.

Una vez que el invitado toca Accept en el RSVP principal:

Ve el aviso habitual de «Thanks for confirming!».
Unos 2 segundos después, si tiene sub-eventos o tratamientos disponibles, aparece un segundo aviso: «We've also unlocked 2 additional sub-events and 1 special perk for you — scroll down to explore.»
La sección Other moments for you muestra las tarjetas de sub-eventos, en el orden que configuraste.
La sección Just for you muestra sus tratamientos asignados, agrupados por categoría, con botones para copiar códigos al portapapeles y URLs de canje.

Los invitados sin extras asignados no ven ninguna de las dos secciones ni el segundo aviso.

Flujo de RSVP de sub-evento

Cada tarjeta de sub-evento muestra la foto, fecha, ubicación, código de vestimenta y estado de capacidad (con una indicación de «spots left» cuando quedan pocos cupos). Debajo, el invitado:

Elige cuántas personas de su grupo asistirán (limitado por el tamaño de grupo confirmado y el límite de acompañantes del sub-evento)
Confirma los nombres de cada asistente (prellenados desde el RSVP principal si recopilaste nombres)
Toca Accept o Decline

Después de enviar, la tarjeta muestra una etiqueta de estado: Going, Not going o Waitlisted #3 si se alcanzó la capacidad y la lista de espera está habilitada.

Flujo de reclamación de tratamientos

Los tratamientos solo informativos y los de código compartido no requieren reclamación: aparecen de inmediato con un botón Copy para el código. Para tratamientos de cantidad limitada o de código único, el invitado toca Claim para asegurar su cupo. Si el tratamiento permite especificar a quién aplica, el invitado primero marca las casillas de qué miembros de su grupo cubre el beneficio.

Seguimiento de respuestas y exportación a CSV

Abre cualquier sub-evento o tratamiento desde el panel del panel de control para ver estadísticas en vivo dentro del panel lateral del editor:

Sub-events: recuentos de aceptados, rechazados, en lista de espera y pendientes; además de un botón Export CSV que descarga cada respuesta con información de contacto del invitado, nombres de asistentes y marcas de tiempo.
Special treatments: recuentos de asignados, reclamados y canjeados; con un Export CSV que incluye códigos únicos, a quién aplica el tratamiento y el estado de canje.

Los CSV usan punto y coma como separador (igual que la exportación de la lista principal de invitados) y se abren correctamente en Excel, Numbers y Google Sheets.

Consejos y patrones

Flujo de boda de varios días

Un buen estándar para bodas:

Welcome dinner (viernes) — restringido por etiquetas a out-of-town-family. Aforo 30.
Ceremony (sábado por la tarde) — público, sin acompañantes más allá del tamaño del grupo.
Reception (sábado por la noche) — público, depende de la ceremonia.
Sunday brunch (domingo por la mañana) — restringido por etiquetas a wedding-party + immediate-family.

Combínalo con tratamientos:

"Marriott Downtown — 20% off room block, code WEDDING2026" → etiqueta out-of-town-family
"$40 Uber credit (unique per guest)" → etiqueta out-of-town-family
"Welcome bag at your hotel" → etiqueta wedding-party
"VIP lounge access" → etiqueta wedding-party

Vía VIP para conferencia

Main conference — público
VIP networking dinner (jueves por la noche) — restringido por etiquetas a vip, aforo 50, dependencia de main accepted
Speaker breakfast (viernes) — restringido por etiquetas a speakers

Tratamientos:

"Premium hotel block — code CONF26" (shared code) → etiqueta out-of-town
"Backstage pass" (limited quantity 25) → primero en llegar, primero en ser atendido, sin etiqueta

Evento sorpresa

Restringe el acceso mediante etiquetas a una lista pequeña de amigos cercanos y configura un Access code. Los amigos igualmente deberán introducir el código en su invitación para ver la tarjeta. El resto de los invitados no sabrá en absoluto que existe.

Preguntas frecuentes

P: ¿Puede un invitado confirmar asistencia a un sub-evento sin aceptar el evento principal? R: No. Los sub-eventos solo aparecen después de que se acepte el RSVP principal. Rechazar el RSVP principal oculta todos los extras.

P: ¿Qué ocurre si cambio el aforo de un sub-evento después de que la gente haya confirmado? R: Las respuestas aceptadas existentes siguen siendo válidas. Las nuevas confirmaciones se validan contra el nuevo aforo. Si lo bajas por debajo del conteo actual, no se elimina a nadie; pero la siguiente persona que intente confirmar quedará bloqueada o pasará a la lista de espera (según tu configuración).

P: ¿Puedo dar un tratamiento a un solo invitado específico? R: Los tratamientos se asignan por etiqueta. Para apuntar a un único invitado, crea una etiqueta dedicada (por ejemplo vip), aplícala a ese invitado en la lista de invitados y luego asigna el tratamiento a esa etiqueta. El mismo enfoque sirve para limitar un sub-evento a invitados específicos.

P: ¿Los invitados reciben un recordatorio por email o SMS para los sub-eventos? R: La beta actual muestra los sub-eventos en la propia invitación. Los recordatorios por sub-evento están en la hoja de ruta; los integraremos con la programación existente de SMS/email.

P: ¿Pueden los invitados cambiar de opinión después de aceptar un sub-evento? R: Sí, hasta la fecha límite de RSVP del sub-evento. Rechazar simplemente cambia el estado: la plaza vuelve a liberarse en el aforo y el siguiente RSVP en lista de espera puede ser promovido.

P: ¿Y las traducciones? Organizo eventos en varios idiomas. R: Las cadenas de la interfaz se traducen junto con el resto del panel y la invitación. Los nombres, descripciones, códigos de vestimenta y contenido de tratamientos se guardan en la base de datos en el idioma en que los escribas; no traducimos automáticamente el contenido del usuario.

P: ¿Cómo se formatean las exportaciones? R: CSV delimitado por punto y coma, codificado en UTF-8, el mismo formato que la exportación principal de la lista de invitados. Las columnas incluyen información de contacto del invitado, estado, nombres de asistentes, etiquetas y marcas de tiempo. Las exportaciones de tratamientos también incluyen códigos únicos y el estado de canje.

Próximos pasos

Personaliza tu invitación de RSVP para establecer la plantilla de diseño y las secciones principales
Gestiona tu lista de invitados y etiquetas — las etiquetas son la base de las reglas de acceso a sub-eventos
Recopila los nombres de los invitados en el RSVP principal para que se completen automáticamente en las respuestas de sub-eventos
¿Tienes comentarios sobre la beta? Escríbenos a través del widget de chat del panel: leemos cada mensaje.