Sub-eventos y tratamientos especiales

Los eventos del mundo real rara vez ocurren en un solo momento. Una boda tiene ceremonia, recepción, a veces una cena de bienvenida la noche anterior y un brunch a la mañana siguiente. Una conferencia de varios días tiene un evento principal, una cena de networking VIP y un circuito de talleres al que solo algunas personas asistentes pueden acceder. Un cumpleaños importante tiene una reunión privada familiar y un after-party abierto.

Los sub-eventos y los tratamientos especiales te permiten modelar esa realidad dentro de una sola invitación de Fotify. Cada invitado ve únicamente lo que le corresponde: la ceremonia a la que fue invitado, el after-party para el que califica y los beneficios que has organizado para su grupo (descuento de hotel, crédito de transporte, regalo de bienvenida).

Beta: Esta función se está implementando en beta. Estamos iterando rápidamente en función de los comentarios de los organizadores; si algo no te cuadra, contacta con soporte y lo priorizaremos.

Qué resuelven los sub-eventos y los tratamientos especiales

Los sub-eventos son experiencias hijas dentro de tu evento principal. Cada uno tiene sus propios:

Nombre, descripción, foto, código de vestimenta, color de acento
Fecha, hora, ubicación con enlace al mapa
Reglas de RSVP: fecha límite, acompañantes, capacidad, lista de espera
Reglas de acceso: público, restringido por etiquetas o explícito por invitado
Código de acceso opcional para sub-eventos «secretos»
Dependencia opcional de otro sub-evento (p. ej., «debe aceptar primero la ceremonia»)

Los tratamientos especiales son beneficios que has organizado para algunos o todos los invitados. Piensa en ellos como la vía VIP de tu evento:

Bloque de hotel con un código de descuento de grupo
Crédito de Uber de $40 para familiares de fuera de la ciudad
Cena de bienvenida incluida (no hace falta RSVP adicional)
Acceso a sala VIP para el cortejo nupcial
Pase de spa para los primeros 20 invitados que lo reclamen

Los tratamientos aparecen de forma privada en la invitación de cada invitado: cada persona solo ve lo que se le haya asignado.

Dónde encontrarlo en tu panel

Abre tu evento en dashboard.fotify.app
Ve a RSVP en la barra lateral
Haz clic en la pestaña Sub-events & VIP (busca la insignia Beta)

Verás dos paneles: Sub-events arriba y Special treatments abajo. Se gestionan de forma independiente: un invitado puede estar invitado a un sub-evento sin recibir ningún tratamiento, o recibir un tratamiento sin estar invitado a ningún sub-evento.

Aviso: Los sub-eventos y los tratamientos especiales forman parte del conjunto de funciones premium. Están disponibles en eventos que estén en un nivel de pago (créditos) o tengan una suscripción activa. Si tu evento aún no tiene acceso, la pestaña mostrará una tarjeta de actualización en lugar del editor.

Paso 1: Crea tu primer sub-evento

Haz clic en Add sub-event en el panel Sub-events. Se abre un panel lateral con el editor.

Básicos

Name — lo que ven los invitados («Welcome dinner», «After-party», «Sunday brunch»)
Description — un párrafo breve que se muestra en la tarjeta y en el modal de detalles
Photo URL — una imagen de portada para la tarjeta (cualquier URL pública funciona; recomendamos una proporción 3:2 o 16:9)
Accent color — se usa para la franja del encabezado de la tarjeta y el botón Accept

Cuándo y dónde

Starts at / Ends at — el intervalo horario de este sub-evento
Location name + Address — lo que se mostrará; si además pegas un enlace de Google Maps en el campo de URL del mapa, el nombre se convierte en un enlace clicable
Dress code — se muestra como una etiqueta en la tarjeta

Reglas de RSVP

Requires RSVP — cuando está activado, los invitados deben aceptar o rechazar. Cuando está desactivado, la tarjeta es solo informativa (sin botones).
RSVP deadline — pasada esta fecha, los botones Accept/Decline desaparecen.
Allow plus-ones + Max plus-ones per RSVP — limita cuántas personas de un mismo grupo pueden asistir. Déjalo vacío para «ilimitado (hasta el tamaño del grupo)».
Capacity — cupos totales entre todos los grupos. Déjalo vacío para ilimitado.
Enable waitlist — cuando se alcanza la capacidad, los nuevos RSVP pasan a una lista de espera numerada en lugar de ser rechazados.

Reglas de acceso

Esto es lo que hace potentes a los sub-eventos: tú decides quién puede confirmar:

Anyone with an RSVP (público) — cada invitado del evento principal ve este sub-evento.
Guests with specific tags (restringido por etiquetas) — solo los invitados con al menos una de las etiquetas seleccionadas pueden verlo y confirmar. Combínalo con guest tags como family, wedding-party o out-of-town para segmentar fácilmente.
Only specific guests (explícito) — completamente oculto de forma predeterminada. Concedes el acceso individualmente desde la pestaña Guests.

Códigos de acceso — para sub-eventos sorpresa

Para sub-eventos restringidos por etiquetas, puedes establecer opcionalmente un Access code. Incluso cuando un invitado coincide por etiqueta, no verá la tarjeta del sub-evento hasta que introduzca el código en el campo «Have a code?» al final de su invitación. Úsalo para fiestas sorpresa, salas secretas fuera de horario o revelaciones por diversión.

Dependencia

Si tu evento tiene un orden lógico — por ejemplo, la recepción solo tiene sentido para quienes van a la ceremonia — configura el campo «Requires acceptance of» de la recepción para que dependa de la ceremonia. El servidor bloqueará los RSVP de la recepción hasta que se acepte el evento padre.

Guardar

Haz clic en Save. El sub-evento aparece en el panel con una barra de progreso de capacidad y una etiqueta de estado. Haz clic para editarlo de nuevo en cualquier momento.

Cómo interactúan el tamaño del grupo y los acompañantes

Dos límites se aplican simultáneamente a cada RSVP de sub-evento:

El Max plus-ones del sub-evento — el límite por RSVP que estableces (p. ej., «máx. 1 acompañante para el after-party»).
El tamaño de grupo confirmado del invitado — cuántas personas confirmó en el RSVP principal.

El límite efectivo es el menor de los dos. Así, si el RSVP principal confirmó 2 de 3 invitados, y el sub-evento permite hasta 3 acompañantes, el invitado aún solo puede llevar 2 personas al sub-evento. Si rechaza el RSVP principal, los sub-eventos se ocultan por completo: no existe una versión de «me salto la ceremonia pero voy a la fiesta».

Indicar quiénes van

Cuando un invitado acepta un sub-evento, se le pide que introduzca los nombres de cada asistente de su grupo. Si activaste Collect guest names en el RSVP principal, esos nombres se completan previamente; los invitados pueden mantenerlos, editarlos o sustituirlos.

Lo mismo aplica a los tratamientos especiales: cuando un tratamiento usa un código único por invitado, el invitado elige a qué miembros de su grupo se aplica el beneficio. Un crédito de Uber de $40 para 2 de 4 familiares funciona exactamente como esperarías.

Paso 2: Crea un tratamiento especial

En el panel Special treatments, haz clic en Add treatment. Elige un tipo: el formulario se reorganiza en función de lo que selecciones.

Type — ¿qué tipo de beneficio es?

Type	Cuándo usarlo
Badge	Solo reconocimiento («VIP Guest», «Wedding party») — sin canje, solo se muestra
Discount code	Bloque de hotel, 20% de descuento en restaurante, cupón minorista
Allowance / credit	«$40 Uber credit», «$100 transport budget»
Included service	Cena de bienvenida, hora de fotógrafo, sesión de spa — ya pagada por ti
Lodging / hotel	Un bloque de hotel con un enlace de reserva
Transportation	Recogida en shuttle, detalles de traslado al aeropuerto
Gift	Bolsa de bienvenida, tarjeta regalo, obsequio personalizado
Ticket / pass	Pase VIP, acceso backstage, pulsera all-access
Concierge contact	Un número de WhatsApp o contacto para cualquier necesidad
Custom	Cualquier cosa que no encaje en lo anterior

Category — cómo se agrupa en la invitación

Cada tratamiento también pertenece a una categoría: Stay, Travel, Experience, Gift, Service o Recognition. En la invitación del invitado, los tratamientos se agrupan visualmente por categoría, de modo que «Where to stay» muestre juntas tus opciones de hotel y «Getting there» agrupe los beneficios de transporte.

Proveedor, valor, vigencia

Provider — «Marriott», «Uber», «Fotify Concierge» — se muestra como subtítulo en la tarjeta
Value + Currency — opcional, p. ej., «$40 USD» se muestra como una insignia de precio
Valid from / Valid until — si se configura, el periodo de canje se aplica del lado del servidor
Limited quantity — déjalo vacío para ilimitado; establece un número para primero en llegar, primero en servir (p. ej., «Los primeros 20 invitados reciben un pase de spa»)

Cómo canjean los invitados

Elige un Redemption mode:

No redemption (display only) — solo información, sin flujo de reclamación
Shared code for all guests — un código que todos ven («WEDDING2026») con una URL de reserva opcional
Unique code per guest — asigna un código de tu conjunto por invitado (ideal para códigos promocionales personalizados de Uber/Lyft)
Redemption URL — un botón que enlaza a una página de reserva
Contact someone — instrucciones para ponerse en contacto
QR voucher — un QR de un solo uso para canje presencial

Cuando eliges Unique code per guest, aparece un gestor de conjunto de códigos al final del panel. Pega los códigos (uno por línea o separados por comas) y haz clic en Import codes, o pulsa Generate 25 codes para que Fotify los cree por ti. Cada invitado que reclama obtiene un código único del conjunto: primero en llegar, primero en servir.

Quién lo recibe

Assign to tags — cada invitado con cualquiera de las etiquetas seleccionadas recibe este tratamiento automáticamente.
Private — cuando está activado, el tratamiento es invisible a menos que se asigne explícitamente (úsalo para beneficios VIP que no quieres que vean los invitados etiquetados de forma general).
Assign to specific guests — desde la pestaña Guests, puedes conceder tratamientos individuales.

Lo que ve el invitado

Los sub-eventos y los tratamientos especiales están ocultos hasta que el invitado acepta el RSVP principal. Esto es intencional: mantiene la primera impresión centrada en el evento principal y evita mostrar extras a invitados que rechazan.

Una vez que el invitado toca Accept en el RSVP principal:

Ve el aviso habitual de «Thanks for confirming!».
Unos 2 segundos después, si tiene sub-eventos o tratamientos disponibles, aparece un segundo aviso: «We've also unlocked 2 additional sub-events and 1 special perk for you — scroll down to explore.»
La sección Other moments for you muestra las tarjetas de sub-eventos, en el orden que configuraste.
La sección Just for you muestra sus tratamientos asignados, agrupados por categoría, con botones para copiar códigos al portapapeles y URLs de canje.

Los invitados sin extras asignados no ven ninguna de las dos secciones ni el segundo aviso.

Flujo de RSVP de sub-evento

Cada tarjeta de sub-evento muestra la foto, fecha, ubicación, código de vestimenta y estado de capacidad (con una indicación de «spots left» cuando quedan pocos cupos). Debajo, el invitado:

Elige cuántas personas de su grupo asistirán (limitado por el tamaño de grupo confirmado y el límite de acompañantes del sub-evento)
Confirma los nombres de cada asistente (prellenados desde el RSVP principal si recopilaste nombres)
Toca Accept o Decline

Después de enviar, la tarjeta muestra una etiqueta de estado: Going, Not going o Waitlisted #3 si se alcanzó la capacidad y la lista de espera está habilitada.

Flujo de reclamación de tratamientos

Los tratamientos solo informativos y los de código compartido no requieren reclamación: aparecen de inmediato con un botón Copy para el código. Para tratamientos de cantidad limitada o de código único, el invitado toca Claim para asegurar su cupo. Si el tratamiento permite especificar a quién aplica, el invitado primero marca las casillas de qué miembros de su grupo cubre el beneficio.

Seguimiento de respuestas y exportación a CSV

Abre cualquier sub-evento o tratamiento desde el panel del panel de control para ver estadísticas en vivo dentro del panel lateral del editor:

Sub-events: recuentos de aceptados, rechazados, en lista de espera y pendientes; además de un botón Export CSV que descarga cada respuesta con información de contacto del invitado, nombres de asistentes y marcas de tiempo.
Special treatments: recuentos de asignados, reclamados y canjeados; con un Export CSV que incluye códigos únicos, a quién aplica el tratamiento y el estado de canje.

Los CSV usan punto y coma como separador (igual que la exportación de la lista principal de invitados) y se abren correctamente en Excel, Numbers y Google Sheets.

Consejos y patrones

Flujo de boda de varios días

Un excelente valor predeterminado para bodas:

Welcome dinner (viernes) — restringido por etiquetas a out-of-town-family. Capacidad 30.
Ceremony (sábado por la tarde) — público, sin acompañantes más allá del tamaño del grupo.
Reception (sábado por la noche) — público, depende de la ceremonia.
Sunday brunch (domingo por la mañana) — restringido por etiquetas a wedding-party + immediate-family.

Combínalo con tratamientos:

«Marriott Downtown — 20% off room block, code WEDDING2026» → etiqueta out-of-town-family
«$40 Uber credit (unique per guest)» → etiqueta out-of-town-family
«Welcome bag at your hotel» → etiqueta wedding-party
«VIP lounge access» → etiquetas wedding-party, private

Vía VIP para conferencias

Main conference — público
VIP networking dinner (jueves por la noche) — solo acceso explícito, capacidad 50, dependencia de aceptar el evento principal
Speaker breakfast (viernes) — restringido por etiquetas a speakers

Tratamientos:

«Premium hotel block — code CONF26» (código compartido) → etiqueta out-of-town
«Backstage pass» (cantidad limitada 25) → primero en llegar, primero en servir, sin etiqueta

Evento sorpresa

Restringe por etiquetas la sorpresa a una lista pequeña de amistades cercanas y configura un Access code. Aun así, las amistades deben introducir el código en su invitación para ver la tarjeta. El resto de invitados no sabe que existe.

Preguntas frecuentes

P: ¿Un invitado puede confirmar un sub-evento sin aceptar el principal? R: No. Los sub-eventos solo aparecen después de que se acepte el RSVP principal. Rechazar el RSVP principal oculta todos los extras.

P: ¿Qué pasa si cambio la capacidad de un sub-evento después de que la gente ya haya confirmado? R: Las respuestas aceptadas existentes siguen siendo válidas. Los nuevos RSVP se comprueban contra la nueva capacidad. Si la reduces por debajo del recuento actual, no se elimina a nadie; pero la siguiente persona que intente confirmar quedará bloqueada o pasará a la lista de espera (según tu configuración).

P: ¿Puedo asignar un tratamiento a un invitado específico sin usar etiquetas? R: Sí. La pestaña Guests te permite asignar tratamientos individualmente. Así es también como está pensado el interruptor «Private»: los tratamientos privados no se asignan automáticamente por etiquetas; requieren asignación explícita por invitado.

P: ¿Los invitados reciben un recordatorio por email o SMS para sub-eventos? R: La beta actual muestra los sub-eventos en la propia invitación. Los recordatorios por sub-evento están en la hoja de ruta; los integraremos con la programación existente de SMS/email.

P: ¿Los invitados pueden cambiar de opinión después de aceptar un sub-evento? R: Sí, hasta la fecha límite de RSVP del sub-evento. Rechazar simplemente cambia el estado: el cupo vuelve a quedar libre en la capacidad, y el siguiente RSVP en lista de espera puede promocionarse.

P: ¿Y las traducciones? Organizo eventos en varios idiomas. R: Las cadenas de la interfaz se traducen junto con el resto del panel y la invitación. Los nombres, descripciones, códigos de vestimenta y contenido de tratamientos se guardan en la base de datos en el idioma en que los escribas; no traducimos automáticamente el contenido del usuario.

P: ¿Cómo se formatean las exportaciones? R: CSV delimitado por punto y coma, codificado en UTF-8, con el mismo formato que la exportación de la lista principal de invitados. Las columnas incluyen información de contacto del invitado, estado, nombres de asistentes, etiquetas y marcas de tiempo. Las exportaciones de tratamientos también incluyen códigos únicos y estado de canje.

Próximos pasos

Personaliza tu invitación de RSVP para establecer la plantilla de diseño y las secciones principales
Gestiona tu lista de invitados y etiquetas — las etiquetas son la base de las reglas de acceso a sub-eventos
Recopila los nombres de los invitados en el RSVP principal para que se completen automáticamente en las respuestas de sub-eventos
¿Tienes comentarios sobre la beta? Escríbenos a través del widget de chat del panel: leemos cada mensaje.