Cómo gestionar tu lista de invitados

La pestaña Guests en tu panel de RSVP es el lugar donde añades, gestionas y haces seguimiento de todos los asistentes a tu evento. Tanto si estás agregando invitados uno por uno como si importas cientos desde una hoja de cálculo, Fotify facilita mantener tu lista de invitados organizada.

Acceder a la lista de invitados

Ve al panel de tu evento en dashboard.fotify.app
Selecciona tu evento y haz clic en "RSVP" en la barra lateral
Haz clic en la pestaña "Guests"

Si aún no has creado una invitación de RSVP, consulta primero Cómo crear tu invitación de RSVP.

Verás tu lista completa de invitados con los estados de respuesta y los botones de acción.

Comprender la lista de invitados

Filtros de estado

Filtra a tus invitados por estado de respuesta usando las pestañas de la parte superior:

Filtro	Descripción
All	Todos los invitados de tu lista
Accepted	Invitados que confirmaron que asistirán
Declined	Invitados que no pueden asistir
Not Answered	Invitados que aún no han respondido
Attended	Invitados que hicieron check-in en el evento (cuando la asistencia por QR está habilitada)

Columnas de información del invitado

La tabla muestra información clave de cada invitado:

Name - Nombre completo del invitado
Email - Dirección de correo (si se proporcionó)
Cellphone - Número de teléfono para SMS/WhatsApp
Guests - Cantidad de personas en su grupo (incluye acompañantes)
Confirmed - Cuántas personas confirmaron que asistirán
Status - Su respuesta de RSVP (Accepted, Declined, Not Answered)
Tags - Etiquetas de colores que muestran los tags de invitados aplicados a este invitado. Haz clic en el botón + Add tag de la fila para adjuntar o eliminar etiquetas en línea
Registered - Cuándo se agregó el invitado o se registró por su cuenta
Actions - Botones de acciones rápidas

Ordenar y buscar

Search - Usa la barra de búsqueda para encontrar invitados por nombre o correo
Sort - Haz clic en cualquier encabezado de columna para ordenar la lista (p. ej., por nombre o estado)

Filtrar y etiquetar invitados

El sistema de etiquetas de Fotify te permite clasificar invitados (p. ej., "Family", "VIP", "Work") y filtrarlos. Los detalles completos están en el artículo de Guest Tags; aquí tienes cómo se muestran las etiquetas en la lista de invitados.

La fila de filtro de etiquetas

Encima de los filtros de estado verás una fila con el texto "Filter by tags". Incluye:

Un chip por cada etiqueta que hayas creado (haz clic para activarla/desactivarla como filtro)
Un chip con borde discontinuo "+ New tag" que abre el gestor de etiquetas para crear una en línea
Un botón "Manage tags" a la derecha (renombrar colores, editar o eliminar etiquetas existentes)
Cuando hay dos o más chips de etiquetas activos, un selector Any / All controla si el filtro coincide con invitados que tengan cualquiera de las etiquetas seleccionadas o todas ellas

Cuando hay un filtro de etiquetas activo, la lista solo muestra los invitados que coinciden. Haz clic de nuevo en el mismo chip para quitar el filtro, o usa "Clear tag filter" para borrar todos los filtros de etiquetas a la vez.

Etiquetar invitados en línea

En cualquier fila de invitado (tabla en escritorio o tarjeta en móvil), haz clic en el botón + Add tag de la columna Tags. Aparece un desplegable con todas las etiquetas del evento; haz clic para activar/desactivar y luego Save. Las etiquetas existentes del invitado se muestran como chips de colores junto al botón.

Etiquetado masivo de invitados seleccionados

Para etiquetar (o quitar etiquetas) a muchos invitados a la vez:

Selecciona invitados usando las casillas de verificación a la izquierda de cada fila
En la barra de herramientas de selección que aparece, haz clic en "Apply tags"
Elige un mode — Add, Remove o Replace
Marca las etiquetas que quieras y luego haz clic en el botón verde Save

Add añade las etiquetas seleccionadas a cada invitado, además de las que ya tenga
Remove elimina las etiquetas seleccionadas de cada invitado
Replace borra sus etiquetas actuales y deja exactamente la lista seleccionada

Añadir invitados individualmente

Para agregar un solo invitado:

Haz clic en el botón "Add Guest"
Completa los datos del invitado:
- Name - Nombre del invitado (obligatorio)
- Last Name - Apellido del invitado
- Email - Correo para invitaciones digitales
- Cellphone - Número de teléfono en formato internacional con + (p. ej., +14155551234)
- Number of Guests - Cuántas personas incluye su grupo (predeterminado: 1)
- SMS Language - Sustituye el idioma predeterminado para los SMS de este invitado
Haz clic en "Add Guest"

Formato del número de teléfono

Para que funcionen las opciones de SMS y WhatsApp, los números deben estar en formato internacional E.164:

Comienza con + seguido del código de país
Sin espacios, guiones ni paréntesis
Ejemplos: +14155551234 (EE. UU.), +34612345678 (España), +4915112345678 (Alemania)

Importar varios invitados (carga de CSV)

Para listas grandes de invitados, impórtalos todos a la vez usando un archivo CSV.

Cómo importar

Haz clic en "Upload Guest List"
Prepara tu archivo CSV con el formato requerido (ver abajo)
Arrastra y suelta tu archivo, o haz clic para seleccionarlo
Haz clic en "Upload Guest List"

Formato CSV

Tu archivo CSV debe incluir estas columnas:

Columna	Obligatorio	Descripción
Name	Sí	Nombre del invitado
LastName	No	Apellido del invitado (puede estar vacío)
Email	No	Dirección de correo electrónico (puede estar vacía)
Phone	No	Teléfono en formato E.164 con + y código de país
Guests	No	Número de invitados en el grupo (predeterminado: 1)
Locale	No	Código de idioma para SMS y correo (en, es, fr, de, it, pt, etc.). `SmsLocale` y `MessagingLocale` siguen aceptándose por compatibilidad con versiones anteriores
Tags	No	Nombres de etiquetas que se aplicarán a este invitado, separados por `\|` (barra vertical). Las etiquetas faltantes se crean automáticamente
DisplayAlias	No	Nombre para mostrar que se usa en los mensajes en lugar de `Name + LastName` (p. ej., "Adam & Susan", "The Smith Family"). Útil para parejas, familias y grupos
IsPlural	No	Establécelo en `true` (o `yes` / `1`) cuando la invitación es para varias personas, para que los mensajes usen la forma plural en los idiomas compatibles (sueco, español, francés, italiano, portugués, neerlandés, polaco, árabe, hebreo, danés). El valor predeterminado es `false`

Ejemplo de CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

Consejos para la importación CSV

Haz clic en "Download Example" para obtener un archivo de plantilla
El correo electrónico y el teléfono son opcionales: déjalos vacíos si no están disponibles
Idiomas de mensajería compatibles: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
Si Locale está vacío, el invitado recibe SMS y correos en el idioma predeterminado de tu evento
Columna Tags: separa varias etiquetas con | (p. ej., Family|VIP). Cualquier nombre de etiqueta que aún no exista para el evento se crea automáticamente con un color predeterminado — puedes cambiar el color más adelante en Manage tags
DisplayAlias: cuando se establece, este nombre se usa en SMS, correos y en la página de RSVP (también reemplaza {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} y {{FULLNAME}} en plantillas de mensajes personalizadas). Déjalo vacío para usar el Name + LastName habitual
IsPlural: solo importa en idiomas que distinguen singular/plural en la 2.ª persona — por ejemplo, en sueco "du är inbjuden" (singular) pasa a "ni är inbjudna" (plural). En inglés, alemán, ruso y otros idiomas sin esa distinción, el campo se ignora

Botones de acción para invitados

Cada fila de invitado tiene botones de acción para una gestión rápida:

Icono	Acción	Descripción
Pencil	Editar	Modificar los datos del invitado (nombre, correo, teléfono, invitados, estado)
Eye	Ver	Ver toda la información del invitado sin hacer cambios
Copy	Copiar mensaje	Copiar invitación personalizada con el nombre del invitado y su enlace único de RSVP
Envelope	Correo	Abrir el cliente de correo con la invitación prellenada (si se proporcionó correo)
WhatsApp	WhatsApp	Abrir WhatsApp Web con el mensaje prellenado (si se proporcionó teléfono)
Trash	Eliminar	Quitar al invitado de la lista (requiere confirmación)

Vista móvil

En dispositivos móviles, los botones de acción están disponibles a través de un menú (tres puntos) en la parte inferior derecha de cada tarjeta de invitado.

Enviar invitaciones a los invitados

Después de añadir invitados, necesitas enviarles sus enlaces de RSVP personalizados.

Opción 1: Copiar y pegar

Haz clic en el icono Copy de un invitado
Se copia el mensaje personalizado (con su nombre y enlace único)
Pégalo en un correo, un SMS o la app de mensajería que prefieras

Opción 2: WhatsApp directo

Haz clic en el icono WhatsApp (solo visible para invitados con número de teléfono)
Se abre WhatsApp Web con un mensaje de invitación prellenado
Envía el mensaje directamente

Seguimiento de WhatsApp

Los invitados a quienes has enviado mensaje por WhatsApp tendrán un fondo verde sutil
Esto te ayuda a llevar el control de quién recibió su invitación
Usa "Reset All Sent" para borrar este historial de seguimiento y empezar de nuevo

Exportación de tu lista de invitados

Puedes exportar tu lista completa de invitados en dos formatos: CSV para hojas de cálculo o PDF para un documento listo para imprimir.

Descargar como CSV

Haz clic en "Download CSV" en la barra de herramientas de la pestaña Guests
El archivo incluye toda la información del invitado, respuestas, valores de campos personalizados y una columna Tags (nombres de etiquetas separados por barras verticales — el mismo formato aceptado al importar, para que puedas hacer un ciclo completo de importación/exportación de datos)
Ábrelo en Excel, Google Sheets o cualquier aplicación de hojas de cálculo

Descargar como PDF

Haz clic en "Download PDF" en la barra de herramientas de la pestaña Guests
Se genera un PDF con formato que incluye el nombre de tu evento, la fecha y un resumen de estadísticas de respuestas
El PDF incluye todos los detalles de invitados en una tabla clara, con una columna Tags que muestra los nombres de las etiquetas de cada invitado como texto separado por comas

Cuando Collect Guest Names está habilitado, el PDF también incluye:

Subfilas con sangría para cada invitado +1 debajo de la invitación principal, mostrando su nombre individual

Cuando Table Management también está habilitado, cada subfila además muestra la mesa asignada a esa persona en una nueva columna Table.

Esto hace que el PDF sea ideal para:

Imprimir una lista de invitados para el lugar o el personal de acceso
Compartirla con proveedores (catering, organizadores de eventos) que no usan hojas de cálculo
Contar con una copia física de respaldo durante el evento
Revisar las asignaciones de mesa de un vistazo

Gestionar las respuestas de los invitados

Editar una respuesta

Si un invitado se pone en contacto contigo para cambiar su RSVP:

Haz clic en el icono Edit (lápiz) de ese invitado
Actualiza su estado (Accepted, Declined)
Ajusta el número de invitados confirmados si es necesario
Guarda los cambios

Ver detalles de respuesta

Haz clic en el icono View (ojo) para ver:

Información completa del invitado
Su respuesta de RSVP
Cualquier comentario que haya enviado
Respuestas de campos personalizados

Eliminar invitados

Para quitar a un invitado:

Haz clic en el icono Delete (papelera)
Confirma la eliminación

Para eliminar varios invitados:

Selecciona invitados usando las casillas de verificación
Haz clic en "Delete all (X)" para eliminar los invitados seleccionados

Consejos para la gestión de la lista de invitados

Antes de tu evento

Añade a todos los invitados antes de enviar invitaciones
Verifica que los números de teléfono estén en formato internacional
Usa la importación por CSV para listas grandes y ahorrar tiempo
Configura el idioma de SMS adecuado para invitados internacionales

Seguimiento de respuestas

Revisa con frecuencia el filtro Not Answered para hacer seguimiento
Usa el seguimiento de WhatsApp para ver quién recibió las invitaciones
Exporta la lista periódicamente para controlar el progreso

Recordatorios

Para los invitados que no han respondido, usa los botones Copy o WhatsApp para enviar recordatorios
Considera usar la función de SMS para recordatorios masivos

Preguntas frecuentes

P: ¿Hay un límite de cuántos invitados puedo agregar? R: Los límites de invitados dependen de tu plan de Fotify. Revisa los detalles de tu plan para ver los límites específicos.

P: ¿Puedo agregar invitados después de enviar las invitaciones? R: ¡Sí! Puedes agregar nuevos invitados en cualquier momento. Solo recuerda enviarles su enlace de invitación.

P: ¿Qué sucede si elimino a un invitado que ya respondió? R: Su respuesta se elimina de forma permanente. Si intenta usar su enlace de RSVP anterior, ya no funcionará.

P: ¿Puedo cambiar manualmente el estado de RSVP de un invitado? R: Sí. Usa el botón Edit para actualizar manualmente el estado de cualquier invitado, por ejemplo, cuando confirman por teléfono en lugar de usar el formulario en línea.

P: ¿Por qué no puedo ver el botón de WhatsApp para algunos invitados? R: El botón de WhatsApp solo aparece para los invitados que tienen un número de teléfono guardado. Agrega su número de teléfono para habilitar esta función.

P: ¿Cuál es la diferencia entre las columnas "Guests" y "Confirmed"? R: "Guests" es cuántas personas invitaste en ese grupo. "Confirmed" es cuántas personas el invitado indicó que realmente asistirán cuando respondió.

P: ¿Puedo importar invitados desde Google Contacts u otra app? R: Exporta tus contactos como un archivo CSV desde tu app de contactos, luego dale el formato necesario para que coincida con los requisitos de CSV de Fotify e impórtalo.

P: ¿Cuál es la diferencia entre la exportación CSV y PDF? R: El CSV es lo mejor para trabajar en hojas de cálculo — editar, filtrar e importar a otras herramientas. El PDF es un documento con formato, listo para imprimir, con el encabezado de tu evento y estadísticas de resumen, ideal para compartir con proveedores o imprimir para el personal de acceso durante el evento.

P: ¿El PDF incluye asignaciones de mesa y nombres de +1? R: Los nombres de +1 aparecen como subfilas con sangría debajo de la invitación principal siempre que Collect Guest Names esté habilitado. Cuando Table Management también está activado, el PDF agrega una columna Table que muestra la asignación individual de asiento de cada persona.

P: ¿Cómo sé a qué invitados ya les envié invitaciones? R: Los invitados contactados por WhatsApp se muestran con un fondo verde. Para otros métodos, considera usar el SMS Language o un sistema de notas para llevar el control.

P: ¿Los invitados pueden confirmar asistencia (RSVP) sin estar agregados primero a la lista? R: Para invitaciones personalizadas, primero se debe agregar a los invitados a tu lista para que reciban su enlace único de RSVP. Sin embargo, si habilitas la función Registration Form feature, los invitados pueden registrarse por su cuenta usando un enlace público: se agregarán automáticamente a tu lista de invitados cuando completen el formulario.

P: ¿Qué sucede si subo un CSV con invitados duplicados? R: El sistema te notificará sobre los duplicados. Puedes elegir omitirlos o actualizar los registros existentes.

P: ¿Puedo importar invitados con etiquetas ya aplicadas? R: Sí. Agrega una columna Tags a tu CSV con nombres de etiquetas separados por barras verticales (p. ej., Family|VIP). Cualquier etiqueta que aún no exista para el evento se crea automáticamente con un color predeterminado. Flujo completo: consulta el artículo Guest Tags article.

P: ¿Se incluyen las etiquetas cuando exporto invitados? R: Sí — tanto la exportación CSV (nombres separados por barras verticales) como la exportación PDF (lista separada por comas en una columna Tags) incluyen todas las etiquetas aplicadas al invitado. Puedes volver a importar el CSV para restaurar las etiquetas.

P: ¿Cómo etiqueto a muchos invitados a la vez? R: Usa las casillas de verificación para seleccionar los invitados que quieras y luego haz clic en "Apply tags" en la barra de herramientas de selección. Puedes añadir, quitar o reemplazar etiquetas en todos los invitados seleccionados con un solo clic.