Cómo gestionar tu lista de invitados

La página Invitados de tu panel es el lugar donde añades, gestionas y haces seguimiento de todos los asistentes a tu evento. Tanto si estás agregando invitados uno por uno como si importas cientos desde una hoja de cálculo, Fotify facilita mantener tu lista de invitados organizada.

No necesitas una invitación con RSVP para crear tu lista de invitados — la página funciona por sí sola, y todo se conecta automáticamente si creas una invitación más adelante.

Acceder a la lista de invitados

1. Ve al panel de tu evento en dashboard.fotify.app
2. Selecciona tu evento y haz clic en "Invitados" en la barra lateral

Verás tu lista completa de invitados con los estados de respuesta y los botones de acción.

Nota: Las acciones de compartir por invitado (copiar invitación, copiar enlace de invitación, enviar desde mi correo, WhatsApp) aparecen una vez que hayas configurado tu invitación y habilitado el RSVP — antes de eso todavía no hay nada que compartir. Un banner en la página te lleva a la configuración cuando estés listo.

Comprender la lista de invitados

Filtrar invitados

Todo el filtrado se gestiona desde una sola barra de filtros en la parte superior de la página Invitados. Cada filtro se combina (AND), por lo que puede apilarlos para responder preguntas precisas como "VIPs que no han respondido y tienen un número de teléfono".

Status es un conjunto de chips y es de selección múltiple: haga clic en tantos como quiera:

Chip	Muestra
All	Todos los invitados de su lista (borra el filtro de estado)
Accepted	Invitados que confirmaron que asistirán
Declined	Invitados que no pueden asistir
Not Answered	Invitados que todavía no han respondido
Attended	Invitados que hicieron check-in en el evento (cuando la asistencia por QR está habilitada)

Como el estado es de selección múltiple, puede mostrar Accepted + Attended juntos (todos los que vienen) o Not Answered + Declined juntos (todos los que aún hay que contactar). Cada chip muestra un recuento en vivo.

More filters (el botón deslizante) abre dimensiones adicionales:

• Source — Added by me (usted los agregó) vs Self-registered (se registraron mediante un enlace de registro)
• Party size — Solo (solo esa persona) vs Group (2+ personas con acompañantes)
• Has email / Has phone — solo invitados a los que realmente puede enviar un email o un mensaje, muy útil justo antes de un envío

Cada filtro activo aparece como un chip extraíble en una fila de resumen, con un botón Clear all y un contador en vivo "X of Y matching", para que siempre sepa exactamente qué segmento está viendo.

Columnas de información del invitado

La tabla muestra información clave de cada invitado:

• Name - Nombre completo del invitado
• Email - Dirección de correo electrónico (si se proporcionó)
• Cellphone - Número de teléfono para SMS/WhatsApp
• Invitados - Número de personas en su grupo (incluye acompañantes)
• Confirmed - Cuántas personas confirmaron que asistirán
• Status - Su respuesta de RSVP (Accepted, Declined, Not Answered)
• Tags - Chips de colores que muestran las etiquetas de invitado aplicadas a este invitado. Haga clic en el botón + Add tag de la fila para adjuntar o quitar etiquetas en línea
• Registered - Cuándo se agregó el invitado o se registró por su cuenta
• Actions - Botones de acción rápida

Ordenar y buscar

• Search - Use la barra de búsqueda para encontrar invitados por nombre, email, teléfono o — cuando Collect Guest Names está activado — por el nombre de un acompañante. Si coincide un acompañante, esa invitación se expande automáticamente y el nombre coincidente se resalta
• Sort - Haga clic en cualquier encabezado de columna para ordenar la lista (p. ej., por nombre, estado)

Ver los nombres de los acompañantes (cuando Guest Names está activado)

Cuando haya habilitado Collect Guest Names (o esté usando Seating, que lo incluye), los grupos de 2 o más muestran un chevrón junto al nombre principal. Haga clic para expandir la fila y ver a cada acompañante como una subfila con sangría debajo de la invitación principal:

• Cada invitado con nombre aparece con una insignia "+1" (o "Main guest" para el principal)
• Un icono de lápiz en cada subfila le lleva directamente a editar ese nombre específico
• Si un grupo tiene menos nombres que su tamaño declarado, verá un marcador "N names not provided yet" con un enlace Add names
• Durante la búsqueda, las filas que contengan un acompañante coincidente se expanden automáticamente para que la coincidencia sea visible de un vistazo — aún puede contraer manualmente y su elección se recuerda hasta que borre la búsqueda

Los nombres que edite aquí y los nombres que edite en la página Seating son los mismos nombres — corrija una grafía en cualquiera de los dos lugares y ambas se actualizarán. Un invitado que vuelva a enviar su RSVP más adelante no podrá sobrescribir un nombre que usted ya haya corregido.

Filtrar y etiquetar invitados

El sistema de etiquetas de Fotify le permite etiquetar invitados (p. ej., "Family", "VIP", "Work") y filtrarlos. Los detalles completos están en el artículo Guest Tags; aquí se explica cómo aparecen las etiquetas en la lista de invitados.

La fila de filtro de etiquetas

La barra de filtros incluye una fila Tags. Contiene:

• Un chip por cada etiqueta que haya creado (haga clic para activarla/desactivarla como filtro)
• Un chip punteado "+ New tag" que abre el gestor de etiquetas para que pueda crear una en línea
• Un botón "Manage tags" a la derecha (renombrar colores, editar o eliminar etiquetas existentes)
• Cuando hay dos o más chips de etiquetas activos, un conmutador segmentado Any / All controla si el filtro coincide con invitados que tengan cualquiera de las etiquetas seleccionadas o todas ellas

Cuando un filtro de etiquetas está activo, la lista de invitados solo muestra los invitados coincidentes. Haga clic en el mismo chip otra vez para quitar esa etiqueta, o use Clear all para restablecer todos los filtros a la vez. Los filtros por etiquetas se combinan con los chips de estado, la búsqueda y las dimensiones de More filters.

Etiquetar invitados en línea

En cualquier fila de invitado (tabla de escritorio o tarjeta móvil), haga clic en el botón + Add tag de la columna Tags. Aparece un desplegable con todas las etiquetas del evento; haga clic para activar/desactivar y luego Save. Las etiquetas existentes del invitado aparecen como chips de colores junto al botón.

Etiquetado masivo de invitados seleccionados

Para etiquetar (o quitar etiquetas a) muchos invitados a la vez:

1. Seleccione invitados usando las casillas de verificación a la izquierda de cada fila
2. En la barra de herramientas de selección que aparece, haga clic en "Apply tags"
3. Elija un modo — Add, Remove o Replace
4. Marque las etiquetas que quiera y luego haga clic en el botón verde Save

• Add añade las etiquetas seleccionadas a cada invitado, además de las que ya tenga
• Remove quita las etiquetas seleccionadas de cada invitado
• Replace borra sus etiquetas actuales y establece exactamente la lista seleccionada

Añadir invitados individualmente

Para agregar un solo invitado:

1. Haz clic en el botón "Add Guest"
2. Completa los datos del invitado:
   • Name - Nombre del invitado (obligatorio)
   • Last Name - Apellido del invitado
   • Email - Correo para invitaciones digitales
   • Cellphone - Número de teléfono en formato internacional con + (p. ej., +14155551234)
   • Número de Invitados - Cuántas personas incluye su grupo (predeterminado: 1)
   • SMS Language - Sustituye el idioma predeterminado para los SMS de este invitado
3. Haz clic en "Add Guest"

Formato del número de teléfono

Para que funcionen las opciones de SMS y WhatsApp, los números deben estar en formato internacional E.164:

• Comienza con + seguido del código de país
• Sin espacios, guiones ni paréntesis
• Ejemplos: +14155551234 (EE. UU.), +34612345678 (España), +4915112345678 (Alemania)

Importar varios invitados (CSV, Excel o pegado)

Para listas grandes, impórtalas todas a la vez desde un archivo o directamente desde tu hoja de cálculo.

Cómo importar

1. Haz clic en "Subir Lista de Invitados"
2. Arrastra y suelta tu archivo (.csv o Excel .xlsx) sobre el área de carga, o haz clic en "O pega filas desde una hoja de cálculo" y pega las celdas que copiaste de Excel o Google Sheets, incluida la fila de encabezado
3. Haz clic en "Subir Lista de Invitados"

Los libros de Excel se leen desde su primera hoja, así que puedes subir el mismo archivo en el que ya llevas tu lista, sin necesidad de guardarlo antes como CSV. Los archivos binarios antiguos .xls no se aceptan: ábrelos en Excel y guárdalos como .xlsx.

Importar más invitados de los que permite tu plan

En un plan con límite de invitaciones (Free incluye hasta 20 invitaciones y Photo Gallery hasta 20), una lista más larga que las invitaciones que te quedan se importa igualmente. Las filas que caben se añaden en el orden del archivo, y el resultado indica que el resto supera el límite de tu plan, junto a un enlace Mejora tu plan para invitar a todos. Después de mejorar el plan, importa solo las filas que no cupieron — o, si tu archivo tiene una columna Guest ID, vuelve a subir el archivo completo: las filas que ya están en tu lista actualizan a esos invitados en lugar de añadirlos dos veces, y las filas que actualizan a un invitado nunca cuentan para tu límite.

Formato de columnas

Solo se requiere la columna Name (un archivo con una columna Guest ID que solo actualiza invitados que ya están en tu lista puede omitirla). El resto de columnas son opcionales: puedes omitirlas por completo del archivo, o incluirlas y dejar las celdas en blanco. Un archivo con una única columna Name y un nombre por línea es una importación válida.

Los nombres de columna se reconocen de forma flexible. Las mayúsculas, los espacios y la puntuación no importan, y se reconocen los nombres habituales que ya usa una hoja de cálculo, por ejemplo First Name, Surname, E-mail, Mobile, Party Size, así como Nombre, Apellidos, Vorname, Nachname, Prénom, Nom, Telefono y similares. No hace falta que cambies tus encabezados por los de abajo; esos son simplemente los que usa la plantilla.

Las columnas que Fotify no reconoce se omiten, y el resultado de la importación las muestra para que sepas que no se guardó nada de ellas.

Columna	Obligatorio	Descripción
Name	Sí	Nombre del invitado (también sirve el nombre completo)
LastName	No	Apellido del invitado
Email	No	Dirección de correo electrónico. Las filas con una dirección mal formada (p. ej., john@) se notifican y se omiten: corrige el valor o deja la celda vacía
Phone	No	Teléfono con + y código de país (p. ej., +14155551234). Los espacios, guiones, puntos y paréntesis se eliminan automáticamente, y un 00 inicial se convierte en +
Guests	No	Número de invitados del grupo (predeterminado: 1)
Locale	No	Código de idioma para SMS y correo (en, es, fr, de, it, pt, etc.). SmsLocale y MessagingLocale se siguen aceptando por compatibilidad con versiones anteriores
Tags	No	Nombres de las etiquetas que se aplicarán a este invitado, separados por | (barra vertical). Las etiquetas que no existan se crean automáticamente
DisplayAlias	No	Nombre que se usa en los mensajes en lugar de Name + LastName (p. ej., "Adam & Susan", "The Smith Family"). Útil para parejas, familias y grupos
IsPlural	No	Ponlo en true (o yes / 1) cuando la invitación sea para varias personas, para que los mensajes usen la forma plural en los idiomas compatibles (sueco, español, francés, italiano, portugués, neerlandés, polaco, árabe, hebreo, danés). El valor predeterminado es false
Status	No	Respuesta de RSVP que ya tienes de este invitado: Accepted, Declined, Attended o Not Answered. El valor predeterminado es Not Answered
Confirmed Guests	No	Cuántas personas del grupo están confirmadas. Solo se usa cuando Status es Accepted o Attended; el valor predeterminado es el tamaño completo del grupo
Guest ID	No	Tu propio ID para el invitado, como el ID de la app de RSVP o de la hoja de cálculo de la que viene la lista. Una fila cuyo Guest ID ya está en tu lista actualiza a ese invitado en lugar de añadir un duplicado. También se reconocen los encabezados ID y External ID

Ejemplo de CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural,Status,Confirmed Guests,Guest ID
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,,,,G-001
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true,Accepted,2,G-002
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true,Accepted,2,G-003
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,,Declined,,G-004
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,,Not Answered,,G-006

Actualizar invitados que ya importaste

Añade una columna Guest ID y la importación se convierte en una actualización para cada invitado que ya conoce:

• Tus propios ID: pon en la columna Guest ID el ID que cada invitado tiene en tu otra app de RSVP u hoja de cálculo (también sirve un encabezado llamado ID). La primera subida añade a los invitados y recuerda sus ID; cada subida posterior de la misma hoja actualiza a esos invitados y añade solo las filas nuevas.
• Listas que exportaste desde Fotify: todas las exportaciones de Excel y CSV empiezan con una columna Guest ID. Edita el archivo — cambia estados, corrige nombres, añade números de teléfono — y vuelve a subirlo para actualizar a todos sin crear copias.
• Las celdas vacías conservan lo que el invitado ya tiene. Un archivo con solo las columnas Guest ID y Status cambia los estados y nada más. Las etiquetas del archivo se añaden a las etiquetas que el invitado ya tiene.
• Los invitados actualizados siguen las mismas reglas que si los editaras a mano: marcar a alguien como Aceptado cuenta a todo su grupo, y bajar Guests por debajo del número de personas ya nombradas en la invitación se rechaza para esa fila.
• Cada Guest ID puede aparecer una sola vez por archivo, y solo se emparejan invitados de la lista de este evento. Una fila con un ID que no está en tu lista se añade como invitado nuevo (necesita un Name).

El resultado de la importación te indica cuántos invitados se añadieron, cuántos invitados existentes se actualizaron y cuántos ya estaban al día.

Consejos para la importación CSV

• Haz clic en "Descargar plantilla simple (solo Name)" para obtener el archivo válido más pequeño, o en "Descargar ejemplo" para una plantilla con todas las columnas
• El correo electrónico y el teléfono son opcionales: déjalos vacíos si no los tienes
• Se aceptan archivos separados tanto por comas como por punto y coma (en la mayor parte de Europa, Excel guarda el CSV con punto y coma); los archivos separados por tabulaciones también funcionan
• Los nombres con acentos sobreviven a cualquier codificación que haya usado tu hoja de cálculo: UTF-8, Windows/ANSI y el "Texto Unicode" de Excel se detectan automáticamente
• Un archivo (o texto pegado) que sea solo una columna de nombres sin fila de encabezado se importa como una lista de nombres
• Se aceptan archivos de hasta 5 MB
• Una fila con la celda Name vacía se omite y aparece en el resultado; el resto de filas se importan igualmente
• Si ves "Missing required column: Name", la primera línea de tu archivo no tiene ningún encabezado que Fotify pueda interpretar como el nombre del invitado. El mensaje muestra los encabezados que encontró: cambia el nombre de uno de ellos a Name (o First Name, Full Name, …)
• Idiomas de mensajería compatibles: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
• Si Locale está vacío, el invitado recibe los SMS y correos en el idioma predeterminado de tu evento
• Columna Tags: separa varias etiquetas con | (p. ej., Family|VIP). Cualquier etiqueta que aún no exista en el evento se crea automáticamente con un color predeterminado; puedes cambiar el color más adelante en Gestionar etiquetas
• DisplayAlias: cuando se indica, este nombre se usa en los SMS, en los correos y en la página de RSVP (también sustituye a {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} y {{FULLNAME}} en las plantillas de mensajes personalizadas). Déjalo vacío para usar el Name + LastName habitual
• Status: úsalo para importar una lista que ya hayas recopilado en otro sitio o para pasar una lista de invitados de un evento a otro. Las listas de invitados exportadas ya incluyen esta columna, así que una exportación se vuelve a importar con las mismas respuestas — y como las exportaciones también llevan un Guest ID, volver a subir una exportación al mismo evento actualiza a los invitados en lugar de añadir copias. Si omites la columna (o la dejas vacía), todos se importan como Sin Respuesta
• IsPlural: solo importa en los idiomas que distinguen singular y plural en la 2.ª persona; por ejemplo, en sueco "du är inbjuden" (singular) pasa a "ni är inbjudna" (plural). En inglés, alemán, ruso y otros idiomas sin esa distinción, el campo se ignora

Botones de acción del invitado

Cada fila de invitado tiene botones de acción para una gestión rápida:

Icon	Action	Description
Pencil	Edit	Modificar los datos del invitado (nombre, email, teléfono, invitados, estado)
Eye	View	Ver toda la información del invitado sin hacer cambios
Copy	Copy Invitation	Copiar la invitación del invitado — el correo diseñado para un cliente de correo, la plantilla de mensaje en cualquier otro lugar
Link	Copy Invite Link	Copiar solo el enlace RSVP del invitado — sin texto de mensaje — listo para pegar en cualquier lugar
Envelope	Send from my email	Copiar la invitación diseñada y abrir el cliente de correo, dirigido a ese invitado, para pegarla (si se proporcionó email)
WhatsApp	WhatsApp	Abrir WhatsApp Web con un mensaje prellenado (si se proporcionó teléfono)
People	Manage Names	Añadir o editar nombres de acompañantes (se muestra cuando Guest Names o Seating está activado)
Trash	Delete	Eliminar al invitado de la lista (requiere confirmación)

Copy Invitation vs. Copy Invite Link: Copy coloca la invitación del invitado en su portapapeles en dos formatos a la vez, y lo que sea que pegue elige el que entiende — péguela en Outlook o Gmail y obtiene la invitación diseñada con su imagen de portada y el botón de RSVP, péguela en WhatsApp o una app de notas y obtiene el mensaje de texto personalizado (saludo + enlace + cualquier texto de la plantilla). El icono Link copia solo la URL, perfecto para una invitación de calendario, una historia de Instagram o cualquier lugar donde un mensaje completo sería demasiado.

Vista móvil

En dispositivos móviles, se puede acceder a los botones de acción mediante un menú (tres puntos) en la parte inferior derecha de cada tarjeta de invitado.

Enviar invitaciones a los invitados

Después de agregar invitados, necesita enviarles sus enlaces RSVP personalizados.

Copiar y pegar

1. Haga clic en el icono Copy para un invitado
2. Espere a que aparezca la marca de verificación — la invitación estará en su portapapeles en cuanto aparezca
3. Péguela en el email, SMS o app de mensajería que prefiera

Si pega en un cliente de correo obtendrá la invitación diseñada; si pega en cualquier otro sitio obtendrá el mensaje personalizado en texto plano. Usted no elige — la app en la que pegue toma la versión que puede mostrar.

Copiar solo el enlace

1. Haga clic en el icono Link para un invitado
2. Se copia solo el enlace RSVP — sin texto de mensaje
3. Péguelo en una invitación de calendario, una historia de Instagram, un chat grupal o en cualquier lugar donde un mensaje completo sería excesivo

¿Necesita los enlaces de todos sus invitados a la vez? Descargue la lista en Excel o CSV — la columna RSVP Link contiene el enlace personal de cada invitado.

Enviar desde su propio correo

1. Haga clic en el icono Envelope (solo visible para invitados con dirección de correo electrónico)
2. Se copia la invitación diseñada y se abre su cliente de correo, dirigido a ese invitado con el asunto ya completado
3. Haga clic en el cuerpo del mensaje, que estará vacío, y pegue (Ctrl+V, o Cmd+V en un Mac); luego envíelo

Esto envía la invitación desde su propio buzón en lugar del nuestro. Es la opción a la que recurrir cuando el sistema de correo del empleador de un invitado está filtrando nuestros emails a la carpeta de correo no deseado — consulte Cómo enviar invitaciones por correo electrónico para saber cuándo ocurre esto y cómo detectarlo.

Dos cosas que debe saber. El cuerpo del mensaje se abre vacío a propósito, así que pegue el contenido antes de enviar. Y como es su cliente de correo el que envía el mensaje, estas invitaciones no aparecen en las estadísticas de apertura y clics de Fotify — los RSVP se siguen registrando con normalidad.

Outlook en la web: Outlook pega con su propio formato de forma predeterminada, lo que elimina los colores y fondos de la invitación y deja solo texto plano en negro. Esto es una configuración de Outlook, no un problema de la invitación. Justo después de pegar, aparece un pequeño botón de opciones de pegado en la parte inferior izquierda del mensaje — haga clic en él y elija Keep source formatting (también mostrado como "Paste as is") y el diseño se recupera. Puede establecerlo como predeterminado en Settings → Mail → Compose and reply.

Outlook para Windows (versiones antiguas): Esta versión redacta a través de Word, así que la invitación llega con su diseño, colores, imágenes y fuentes, pero las esquinas redondeadas pueden mostrarse cuadradas. Todo sigue siendo legible y todos los enlaces funcionan. Gmail y Apple Mail muestran la invitación tal como fue diseñada.

WhatsApp directo

1. Haga clic en el icono WhatsApp (solo visible para invitados con número de teléfono)
2. Se abre WhatsApp Web con un mensaje de invitación prellenado
3. Envíe el mensaje directamente

Seguimiento de WhatsApp

• Los invitados a los que haya enviado un mensaje por WhatsApp tendrán un fondo verde sutil
• Esto le ayuda a llevar control de quién ha recibido su invitación
• Use "Reset All Sent" para borrar este historial de seguimiento y empezar de nuevo

Exportar tu lista de invitados

Haga clic en "Download" en la barra de herramientas de la página Invitados y elija un formato: Excel (.xlsx) para ordenar y editar, CSV (.csv) para importar en otras herramientas, o PDF (.pdf) para un documento listo para imprimir.

Las exportaciones respetan sus filtros activos y el orden de clasificación. Lo que la tabla de invitados esté mostrando en ese momento es exactamente lo que se incluirá en el archivo — mismas filas, mismo orden — así puede descargar solo Accepted VIPs o Self-registered guests with no phone number. ¿Quiere la lista completa? Primero haga clic en Clear all.

Los archivos se nombran según su evento y la fecha de exportación (p. ej. my-wedding-guests-2026-07-09.xlsx), para que varias descargas nunca se sobrescriban entre sí.

Se incluye el enlace RSVP personal de cada invitado. Las descargas en Excel y CSV tienen una columna RSVP Link con el enlace propio de cada invitado — el mismo que copia el icono Link y que usan sus correos de invitación, en su dominio personalizado si tiene uno. Úsela para hacer una combinación de correspondencia desde Gmail u Outlook o para envíos masivos desde otra herramienta de mensajería. La columna se omite al importar un archivo, así que cada invitado importado recibe su propio enlace nuevo.

Las exportaciones empiezan con una columna Guest ID. Contiene su propio ID del invitado si importó uno, o el ID de Fotify en caso contrario. Edite el archivo y vuelva a subirlo a este evento, y esos invitados se actualizarán directamente en lugar de añadirse por segunda vez.

Descargar como Excel (recomendado para hojas de cálculo)

1. Haga clic en "Download" → Excel (.xlsx)
2. La hoja Guests incluye toda la información del invitado, las respuestas, cada campo personalizado de su formulario de registro (p. ej. rol, organización, necesidades dietéticas) como columna propia, una columna Tags y una columna RSVP Link con el enlace de invitación personal de cada invitado (clicable) — con la fila de encabezado fijada y los filtros de columna ya activados, para que pueda ordenar y filtrar de inmediato por cualquier criterio
3. Una segunda hoja Summary muestra sus estadísticas de respuesta de un vistazo: total de invitaciones, aceptadas, rechazadas, sin respuesta, asistieron y número de invitados confirmados
4. Se abre correctamente en Excel, Google Sheets y Numbers sin importar la configuración regional de su equipo

Descargar como CSV

1. Haga clic en "Download" → CSV (.csv)
2. El archivo incluye toda la información del invitado, respuestas, valores de campos personalizados, una columna Tags (nombres de etiquetas separados por barras verticales — el mismo formato que se acepta al importar, para poder hacer un ciclo completo de ida y vuelta) y una columna RSVP Link con el enlace de invitación personal de cada invitado
3. Cuando Collect Guest Names está habilitado, el CSV también incluye una columna Plus Ones justo después de Guests — cada invitado que no sea el principal separado por barras verticales (p. ej. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). La columna se omite cuando la captura de nombres está desactivada, para que la estructura del CSV se mantenga predecible en eventos que no usan la función. La misma columna también aparece en la exportación de Excel
4. Si el CSV se abre con todo en una sola columna en Excel, use el formato Excel (.xlsx) en su lugar — no se ve afectado por la configuración regional del separador de listas

Descargar como PDF

1. Haga clic en "Download" → PDF (.pdf)
2. Se genera un PDF con formato, con el nombre del evento, la fecha y un resumen de estadísticas de respuestas
3. El PDF incluye todos los datos del invitado en un diseño de tabla limpio, con una columna Tags que muestra los nombres de etiquetas de cada invitado como texto separado por comas

Nota: los campos personalizados de registro (p. ej. rol, organización) no se incluyen en el diseño fijo del PDF — descargue el formato Excel o CSV cuando necesite esas columnas.

Cuando Collect Guest Names está habilitado, el PDF también incluye:

• Subfilas con sangría para cada acompañante debajo de la invitación principal, indicando su nombre individual

Cuando Seating también está en uso, cada subfila además muestra la mesa asignada a esa persona en una nueva columna Table.

Esto hace que el PDF sea ideal para:

• Imprimir una lista de invitados para el lugar o el personal de acceso
• Compartir con proveedores (catering, organizadores de eventos) que no usan hojas de cálculo
• Tener una copia física de respaldo en el evento
• Revisar asignaciones de mesa de un vistazo

Gestionar las respuestas de los invitados

Editar una respuesta

Si un invitado se pone en contacto con usted para cambiar su RSVP:

1. Haga clic en el icono Edit (lápiz) de ese invitado
2. Actualice su estado (Accepted, Declined)
3. Ajuste el número de invitados confirmados si es necesario
4. Guarde los cambios

Establecer el estado de muchos invitados a la vez

¿Ha recopilado respuestas en otro lugar, como otra app de RSVP, una lista en papel o llamadas telefónicas? Aplíquelas de una sola vez en lugar de editar a cada invitado:

1. Seleccione los invitados con las casillas de verificación (use "Seleccionar los N coincidentes" para abarcar todas las páginas, por ejemplo después de filtrar por Sin Respuesta)
2. En la barra de herramientas de selección, haga clic en "Establecer estado"
3. Elija Aceptado, Declinado, Sin Respuesta o Asistió
4. Haga clic en "Aplicar a N invitados" para confirmar

Cada invitado se actualiza exactamente como si lo hubiera editado a mano: Aceptado cuenta a todo su grupo (un invitado con 3 pases cuenta como 3), Declinado y Sin Respuesta lo sacan del recuento de asistentes, y Asistió lo marca como que ya hizo check-in. Los invitados que ya tenían ese estado se quedan como estaban. El nuevo estado reemplaza lo que el invitado haya respondido por sí mismo, así que revise bien su selección antes de aplicarlo.

Ver los detalles de la respuesta

Haga clic en el icono View (ojo) para ver:

• La información completa del invitado
• Su respuesta de RSVP
• Cualquier comentario que haya enviado
• Respuestas de campos personalizados

Eliminar invitados

Para eliminar un invitado:

1. Haga clic en el icono Delete (papelera)
2. Confirme la eliminación

Para eliminar varios invitados:

• Seleccione invitados usando las casillas de verificación
• Haga clic en "Delete all (X)" para eliminar los invitados seleccionados

¿Va a actuar sobre una lista filtrada a través de varias páginas? Cuando haya más invitados que coincidan con sus filtros de los que caben en la página actual, la barra de herramientas de selección muestra un botón "Seleccionar los N coincidentes". Selecciona a todos los invitados coincidentes en todas las páginas, de modo que Aplicar etiquetas, Establecer estado o la eliminación masiva se apliquen al conjunto filtrado completo, no solo a la página que ve.

Consejos para la gestión de la lista de invitados

Antes de tu evento

• Añade a todos los invitados antes de enviar invitaciones
• Verifica que los números de teléfono estén en formato internacional
• Usa la importación por CSV para listas grandes y ahorrar tiempo
• Configura el idioma de SMS adecuado para invitados internacionales

Seguimiento de respuestas

• Revisa con frecuencia el filtro Not Answered para hacer seguimiento
• Usa el seguimiento de WhatsApp para ver quién recibió las invitaciones
• Exporta la lista periódicamente para controlar el progreso

Recordatorios

• Para los invitados que no han respondido, usa los botones Copy, Envelope o WhatsApp para enviar recordatorios
• Considera usar la función de SMS para recordatorios masivos

Preguntas frecuentes

P: ¿Hay un límite de invitados que puedo agregar? R: Depende de su plan. Los eventos Free incluyen hasta 20 invitaciones y los eventos Photo Gallery hasta 20, ambos con invitaciones digitales y RSVP. A partir del plan Premium, y en los eventos por suscripción, la lista de invitados es ilimitada. El límite cuenta invitaciones, no personas: un grupo de cuatro en una sola invitación usa una. En un plan con límite, la página de invitados muestra cuántas invitaciones ha usado y, si su enlace de registro tuvo que rechazar a personas porque la lista estaba completa, cuántos invitados intentaron confirmar asistencia después de que se llenara, junto a un botón para mejorar el plan. Si importa una lista de invitados más larga que las invitaciones que le quedan, se añaden las filas que caben y se muestra el resto (consulte Importar más invitados de los que permite tu plan).

P: ¿Puedo agregar invitados después de enviar las invitaciones? R: ¡Sí! Puede agregar nuevos invitados en cualquier momento. Solo recuerde enviarles su enlace de invitación.

P: ¿Qué pasa si elimino a un invitado que ya respondió? R: Su respuesta se elimina de forma permanente. Si intenta usar su enlace de RSVP anterior, ya no funcionará.

P: ¿Puedo cambiar manualmente el estado de RSVP de un invitado? R: Sí, use el botón Editar para actualizar manualmente el estado de cualquier invitado, por ejemplo cuando le llaman para confirmar en lugar de usar el formulario en línea.

P: ¿Puedo marcar a muchos invitados como Aceptado a la vez? R: Sí. Selecciónelos con las casillas de verificación (o con "Seleccionar los N coincidentes"), haga clic en "Establecer estado" en la barra de herramientas de selección, elija Aceptado y aplíquelo. Es la forma más rápida de incorporar respuestas que recopiló en otra app de RSVP, sin volver a importar la lista.

P: ¿Por qué no veo el botón de WhatsApp en algunos invitados? R: El botón de WhatsApp solo aparece para los invitados que tienen un número de teléfono guardado. Agregue su número para activar esta función.

P: ¿Cuál es la diferencia entre las columnas "Invitados" y "Confirmados"? R: "Invitados" es cuántas personas invitó en ese grupo. "Confirmados" es cuántas personas indicó el invitado, al responder, que realmente asistirán.

P: Bajé el número de invitados de una invitación y no cambió nada. ¿Por qué? R: Revise qué esperaba que cambiara. La invitación en sí nunca desaparece: bajar el número de invitados cambia cuántas personas cubre esa invitación, no cuántas invitaciones tiene, así que el número de filas y el total de "invitaciones" se mantienen igual. Lo que debería haber cambiado es la columna Invitados de esa fila.

La columna Confirmados solo se completa cuando el invitado responde, así que un grupo que no ha respondido muestra un guion ahí, sin importar cuántos invitados le asigne.

P: No me deja bajar el número de invitados. ¿Por qué? R: Porque esa invitación todavía tiene personas con nombre. El número de invitados y las personas tienen que coincidir, y no eliminamos a un invitado al que usted puso nombre (o que ya tiene asiento) solo para que cuadre el número, así que la eliminación tiene que ser una decisión suya. El mensaje indica quién lo está impidiendo.

Quite primero a esa persona con el botón de personas de esa fila (Gestionar nombres) y luego baje el número de invitados. Si esa persona ya tiene mesa en la página de distribución de mesas, al quitarla se le pedirá confirmación, ya que también libera su asiento. Los marcadores de posición vacíos sin nombre no bloquean nada: esos se eliminan automáticamente.

P: ¿Puedo importar invitados desde Google Contacts u otra aplicación? R: Exporte sus contactos como archivo CSV desde su aplicación de contactos, adáptelo a los requisitos de CSV de Fotify e impórtelo.

P: ¿Cuál es la diferencia entre la exportación en CSV y la de PDF? R: El CSV es mejor para trabajar en hojas de cálculo: editar, filtrar e importar en otras herramientas. El PDF es un documento maquetado e imprimible con el encabezado del evento y estadísticas resumidas, ideal para compartir con proveedores o imprimir para el personal de la entrada el día del evento.

P: ¿El PDF incluye las asignaciones de mesa y los nombres de los acompañantes? R: Los nombres de los acompañantes aparecen como subfilas con sangría debajo de la invitación principal siempre que Recopilar nombres de invitados esté activado. Si además usa la distribución de mesas, el PDF añade una columna Mesa con la asignación de asiento individual de cada persona.

P: ¿Puedo buscar por el nombre de un acompañante? R: Sí: cuando Recopilar nombres de invitados está activado, la barra de búsqueda también encuentra nombres de acompañantes. La invitación que coincide se despliega automáticamente para que vea qué integrante del grupo coincidió, con su nombre resaltado. Es útil cuando un invitado se pone en contacto con usted y solo recuerda el nombre de quien viene con él, no el del invitado principal.

P: ¿La exportación en CSV incluye los nombres de los acompañantes? R: Cuando Recopilar nombres de invitados está activado, el CSV añade una columna Plus Ones justo después de Guests, con cada integrante del grupo que no es el principal separado por barras verticales. Cuando la recopilación de nombres está desactivada, la columna se omite para que la estructura del CSV sea siempre la misma.

P: ¿Cómo sé a qué invitados ya les envié la invitación? R: Los invitados contactados por WhatsApp muestran un fondo verde, y aquellos a los que envió la invitación desde su propio cliente de correo muestran un sobre ámbar. Ambos se registran en el navegador que usó, así que no le seguirán a otro dispositivo. Para las invitaciones que envió Fotify, las estadísticas de correo electrónico son el registro fiable.

P: Mis invitados dicen que nunca recibieron la invitación. ¿Qué puedo hacer? R: Primero revise las estadísticas de correo electrónico para ver si se entregó: algunos sistemas de correo de empresa aceptan un correo y luego lo mandan a correo no deseado, por lo que aparece como entregado pero nunca abierto. Cuando es toda una empresa la que los filtra, use el icono del sobre para enviar la invitación de ese invitado desde su propio buzón. Consulte Cómo enviar invitaciones por correo electrónico para saber cómo interpretar las estadísticas.

P: ¿Los invitados pueden confirmar asistencia sin estar antes en la lista? R: Para las invitaciones personalizadas, primero debe agregar a los invitados a su lista para que reciban su enlace de RSVP único. Sin embargo, si activa la función de formulario de registro, los invitados pueden registrarse por su cuenta con un enlace público; se agregarán automáticamente a su lista de invitados cuando completen el formulario.

P: ¿Qué pasa si subo un CSV con invitados duplicados? R: Sin una columna Guest ID, cada fila del archivo se convierte en un invitado nuevo, así que subir el mismo archivo dos veces crea cada invitado por duplicado. Añada una columna Guest ID (o vuelva a subir una lista que exportó desde Fotify, que ya la incluye) y las filas que coincidan con un invitado de su lista actualizarán a ese invitado en lugar de duplicarlo. Si ya tiene duplicados, filtre la lista (por ejemplo, por la etiqueta con la que importó) y use la eliminación masiva para quitar las copias sobrantes.

P: ¿Puedo importar invitados con etiquetas ya aplicadas? R: Sí. Agregue a su CSV una columna Tags con los nombres de las etiquetas separados por barras verticales (p. ej., Family|VIP). Cualquier etiqueta que aún no exista en el evento se crea automáticamente con un color predeterminado. Para el flujo completo, consulte el artículo sobre etiquetas de invitados.

P: ¿Las etiquetas se incluyen al exportar los invitados? R: Sí: tanto la exportación CSV (nombres separados por barras verticales) como la exportación PDF (lista separada por comas en una columna Etiquetas) incluyen todas las etiquetas aplicadas al invitado. Puede volver a importar el CSV para restaurar las etiquetas.

P: ¿Cómo etiqueto a muchos invitados a la vez? R: Use las casillas para seleccionar a los invitados que quiera y luego haga clic en "Aplicar etiquetas" en la barra de selección. Puede Agregar, Eliminar o Reemplazar etiquetas en todos los invitados seleccionados con un solo clic.

P: ¿Puedo filtrar por más de un estado a la vez? R: Sí. El filtro de estado es de selección múltiple: haga clic en tantos chips como quiera. Por ejemplo, seleccione Aceptados + Asistieron para ver a todos los que vienen, o Sin responder + Rechazados para ver a todos a los que aún hay que insistir. El estado se combina con las etiquetas, la búsqueda y los criterios de Más filtros.

P: ¿Cómo copio solo el enlace de un invitado, sin el mensaje completo? R: Haga clic en el icono del enlace en la columna Acciones. Copia solo la URL de RSVP, sin saludo ni texto de plantilla, para que pueda pegarla en una invitación de calendario, una historia o un chat. El icono de copiar habitual sigue copiando el mensaje personalizado completo.

P: ¿Puedo filtrar según si un invitado tiene correo electrónico o teléfono? R: Sí. Abra Más filtros y active Tiene correo electrónico o Tiene teléfono. Es útil justo antes de un envío por correo o por WhatsApp, para ver solo a los invitados a los que realmente puede llegar.

P: ¿Puedo distinguir a los invitados que se registraron solos de los que agregué yo? R: Sí. En Más filtros, ponga Fuente en Autoregistrado (se registraron mediante un enlace de registro) o en Añadido por mí.

P: ¿La exportación en CSV/PDF incluye solo los invitados que filtré? R: Sí: las exportaciones respetan los filtros activos, así que el archivo contiene exactamente lo que muestra la lista. Haga clic primero en Borrar todo si quiere exportar a todos.