Cómo gestionar tu lista de invitados

La pestaña Guests en tu panel de RSVP es el lugar donde añades, gestionas y haces seguimiento de todos los asistentes a tu evento. Tanto si estás agregando invitados uno por uno como si importas cientos desde una hoja de cálculo, Fotify facilita mantener tu lista de invitados organizada.

Acceder a la lista de invitados

Ve al panel de tu evento en dashboard.fotify.app
Selecciona tu evento y haz clic en "RSVP" en la barra lateral
Haz clic en la pestaña "Guests"

Si aún no has creado una invitación de RSVP, consulta primero Cómo crear tu invitación de RSVP.

Verás tu lista completa de invitados con los estados de respuesta y los botones de acción.

Understanding the Guest List

Filtering Guests

Todo el filtrado se gestiona desde una sola barra de filtros en la parte superior de la pestaña Guests. Cada filtro se combina (AND), por lo que puede apilarlos para responder preguntas precisas como "VIPs que no han respondido y tienen un número de teléfono".

Status es un conjunto de chips y es de selección múltiple: haga clic en tantos como quiera:

Chip	Muestra
All	Todos los invitados de su lista (borra el filtro de estado)
Accepted	Invitados que confirmaron que asistirán
Declined	Invitados que no pueden asistir
Not Answered	Invitados que todavía no han respondido
Attended	Invitados que hicieron check-in en el evento (cuando la asistencia por QR está habilitada)

Como el estado es de selección múltiple, puede mostrar Accepted + Attended juntos (todos los que vienen) o Not Answered + Declined juntos (todos los que aún hay que contactar). Cada chip muestra un recuento en vivo.

More filters (el botón deslizante) abre dimensiones adicionales:

Source — Added by me (usted los agregó) vs Self-registered (se registraron mediante un enlace de registro)
Party size — Solo (solo esa persona) vs Group (2+ personas con acompañantes)
Has email / Has phone — solo invitados a los que realmente puede enviar un email o un mensaje, muy útil justo antes de un envío

Cada filtro activo aparece como un chip extraíble en una fila de resumen, con un botón Clear all y un contador en vivo "X of Y matching", para que siempre sepa exactamente qué segmento está viendo.

Guest Information Columns

La tabla muestra información clave de cada invitado:

Name - Nombre completo del invitado
Email - Dirección de correo electrónico (si se proporcionó)
Cellphone - Número de teléfono para SMS/WhatsApp
Guests - Número de personas en su grupo (incluye acompañantes)
Confirmed - Cuántas personas confirmaron que asistirán
Status - Su respuesta de RSVP (Accepted, Declined, Not Answered)
Tags - Chips de colores que muestran las etiquetas de invitado aplicadas a este invitado. Haga clic en el botón + Add tag de la fila para adjuntar o quitar etiquetas en línea
Registered - Cuándo se agregó el invitado o se registró por su cuenta
Actions - Botones de acción rápida

Sorting and Searching

Search - Use la barra de búsqueda para encontrar invitados por nombre, email, teléfono o — cuando Collect Guest Names está activado — por el nombre de un acompañante. Si coincide un acompañante, esa invitación se expande automáticamente y el nombre coincidente se resalta
Sort - Haga clic en cualquier encabezado de columna para ordenar la lista (p. ej., por nombre, estado)

Viewing Plus-One Names (when Guest Names is on)

Cuando haya habilitado Collect Guest Names (o Table Management, que lo incluye), los grupos de 2 o más muestran un chevrón junto al nombre principal. Haga clic para expandir la fila y ver a cada acompañante como una subfila con sangría debajo de la invitación principal:

Cada invitado con nombre aparece con una insignia "+1" (o "Main guest" para el principal)
Un icono de lápiz en cada subfila le lleva directamente a editar ese nombre específico
Si un grupo tiene menos nombres que su tamaño declarado, verá un marcador "N names not provided yet" con un enlace Add names
Durante la búsqueda, las filas que contengan un acompañante coincidente se expanden automáticamente para que la coincidencia sea visible de un vistazo — aún puede contraer manualmente y su elección se recuerda hasta que borre la búsqueda

Filtering & Tagging Guests

El sistema de etiquetas de Fotify le permite etiquetar invitados (p. ej., "Family", "VIP", "Work") y filtrarlos. Los detalles completos están en el artículo Guest Tags; aquí se explica cómo aparecen las etiquetas en la lista de invitados.

The tag filter row

La barra de filtros incluye una fila Tags. Contiene:

Un chip por cada etiqueta que haya creado (haga clic para activarla/desactivarla como filtro)
Un chip punteado "+ New tag" que abre el gestor de etiquetas para que pueda crear una en línea
Un botón "Manage tags" a la derecha (renombrar colores, editar o eliminar etiquetas existentes)
Cuando hay dos o más chips de etiquetas activos, un conmutador segmentado Any / All controla si el filtro coincide con invitados que tengan cualquiera de las etiquetas seleccionadas o todas ellas

Cuando un filtro de etiquetas está activo, la lista de invitados solo muestra los invitados coincidentes. Haga clic en el mismo chip otra vez para quitar esa etiqueta, o use Clear all para restablecer todos los filtros a la vez. Los filtros por etiquetas se combinan con los chips de estado, la búsqueda y las dimensiones de More filters.

Tagging guests inline

En cualquier fila de invitado (tabla de escritorio o tarjeta móvil), haga clic en el botón + Add tag de la columna Tags. Aparece un desplegable con todas las etiquetas del evento; haga clic para activar/desactivar y luego Save. Las etiquetas existentes del invitado aparecen como chips de colores junto al botón.

Bulk-tagging selected guests

Para etiquetar (o quitar etiquetas a) muchos invitados a la vez:

Seleccione invitados usando las casillas de verificación a la izquierda de cada fila
En la barra de herramientas de selección que aparece, haga clic en "Apply tags"
Elija un modo — Add, Remove o Replace
Marque las etiquetas que quiera y luego haga clic en el botón verde Save

Add añade las etiquetas seleccionadas a cada invitado, además de las que ya tenga
Remove quita las etiquetas seleccionadas de cada invitado
Replace borra sus etiquetas actuales y establece exactamente la lista seleccionada

Añadir invitados individualmente

Para agregar un solo invitado:

Haz clic en el botón "Add Guest"
Completa los datos del invitado:
- Name - Nombre del invitado (obligatorio)
- Last Name - Apellido del invitado
- Email - Correo para invitaciones digitales
- Cellphone - Número de teléfono en formato internacional con + (p. ej., +14155551234)
- Number of Guests - Cuántas personas incluye su grupo (predeterminado: 1)
- SMS Language - Sustituye el idioma predeterminado para los SMS de este invitado
Haz clic en "Add Guest"

Formato del número de teléfono

Para que funcionen las opciones de SMS y WhatsApp, los números deben estar en formato internacional E.164:

Comienza con + seguido del código de país
Sin espacios, guiones ni paréntesis
Ejemplos: +14155551234 (EE. UU.), +34612345678 (España), +4915112345678 (Alemania)

Importar varios invitados (carga de CSV)

Para listas grandes de invitados, impórtalos todos a la vez usando un archivo CSV.

Cómo importar

Haz clic en "Upload Guest List"
Prepara tu archivo CSV con el formato requerido (ver abajo)
Arrastra y suelta tu archivo, o haz clic para seleccionarlo
Haz clic en "Upload Guest List"

Formato CSV

Tu archivo CSV debe incluir estas columnas:

Columna	Obligatorio	Descripción
Name	Sí	Nombre del invitado
LastName	No	Apellido del invitado (puede estar vacío)
Email	No	Dirección de correo electrónico (puede estar vacía)
Phone	No	Teléfono en formato E.164 con + y código de país
Guests	No	Número de invitados en el grupo (predeterminado: 1)
Locale	No	Código de idioma para SMS y correo (en, es, fr, de, it, pt, etc.). `SmsLocale` y `MessagingLocale` siguen aceptándose por compatibilidad con versiones anteriores
Tags	No	Nombres de etiquetas que se aplicarán a este invitado, separados por `\|` (barra vertical). Las etiquetas faltantes se crean automáticamente
DisplayAlias	No	Nombre para mostrar que se usa en los mensajes en lugar de `Name + LastName` (p. ej., "Adam & Susan", "The Smith Family"). Útil para parejas, familias y grupos
IsPlural	No	Establécelo en `true` (o `yes` / `1`) cuando la invitación es para varias personas, para que los mensajes usen la forma plural en los idiomas compatibles (sueco, español, francés, italiano, portugués, neerlandés, polaco, árabe, hebreo, danés). El valor predeterminado es `false`

Ejemplo de CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

Consejos para la importación CSV

Haz clic en "Download Example" para obtener un archivo de plantilla
El correo electrónico y el teléfono son opcionales: déjalos vacíos si no están disponibles
Idiomas de mensajería compatibles: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
Si Locale está vacío, el invitado recibe SMS y correos en el idioma predeterminado de tu evento
Columna Tags: separa varias etiquetas con | (p. ej., Family|VIP). Cualquier nombre de etiqueta que aún no exista para el evento se crea automáticamente con un color predeterminado — puedes cambiar el color más adelante en Manage tags
DisplayAlias: cuando se establece, este nombre se usa en SMS, correos y en la página de RSVP (también reemplaza {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} y {{FULLNAME}} en plantillas de mensajes personalizadas). Déjalo vacío para usar el Name + LastName habitual
IsPlural: solo importa en idiomas que distinguen singular/plural en la 2.ª persona — por ejemplo, en sueco "du är inbjuden" (singular) pasa a "ni är inbjudna" (plural). En inglés, alemán, ruso y otros idiomas sin esa distinción, el campo se ignora

Guest Action Buttons

Cada fila de invitado tiene botones de acción para una gestión rápida:

Icon	Action	Description
Pencil	Edit	Modificar los datos del invitado (nombre, email, teléfono, invitados, estado)
Eye	View	Ver toda la información del invitado sin hacer cambios
Copy	Copy Message	Copiar el mensaje de invitación personalizado (nombre del invitado + enlace RSVP único, desde su plantilla)
Link	Copy Invite Link	Copiar solo el enlace RSVP del invitado — sin texto de mensaje — listo para pegar en cualquier lugar
Envelope	Email	Abrir el cliente de correo con la invitación prellenada (si se proporcionó email)
WhatsApp	WhatsApp	Abrir WhatsApp Web con un mensaje prellenado (si se proporcionó teléfono)
People	Manage Names	Añadir o editar nombres de acompañantes (se muestra cuando Guest Names o Table Management está activado)
Trash	Delete	Eliminar al invitado de la lista (requiere confirmación)

Copy Message vs. Copy Invite Link: Copy le da el mensaje personalizado completo (saludo + enlace + cualquier texto de la plantilla), ideal para pegar en un chat. El icono Link copia solo la URL sin texto, perfecto para una invitación de calendario, una historia de Instagram o cualquier lugar donde un mensaje completo sería demasiado.

Mobile View

En dispositivos móviles, se puede acceder a los botones de acción mediante un menú (tres puntos) en la parte inferior derecha de cada tarjeta de invitado.

Sending Invitations to Guests

Después de agregar invitados, necesita enviarles sus enlaces RSVP personalizados.

Option 1: Copy and Paste

Haga clic en el icono Copy para un invitado
Se copia el mensaje personalizado (con su nombre y enlace único)
Péguelo en el email, SMS o app de mensajería que prefiera

Option 1b: Copy Just the Link

Haga clic en el icono Link para un invitado
Se copia solo el enlace RSVP — sin texto de mensaje
Péguelo en una invitación de calendario, una historia de Instagram, un chat grupal o en cualquier lugar donde un mensaje completo sería excesivo

Option 2: WhatsApp Direct

Haga clic en el icono WhatsApp (solo visible para invitados con número de teléfono)
Se abre WhatsApp Web con un mensaje de invitación prellenado
Envíe el mensaje directamente

WhatsApp Tracking

Los invitados a los que haya enviado un mensaje por WhatsApp tendrán un fondo verde sutil
Esto le ayuda a llevar control de quién ha recibido su invitación
Use "Reset All Sent" para borrar este historial de seguimiento y empezar de nuevo

Exporting Your Guest List

Haga clic en "Download" en la barra de herramientas de la pestaña Guests y elija un formato: Excel (.xlsx) para ordenar y editar, CSV (.csv) para importar en otras herramientas, o PDF (.pdf) para un documento listo para imprimir.

Las exportaciones respetan sus filtros activos y el orden de clasificación. Lo que la tabla de invitados esté mostrando en ese momento es exactamente lo que se incluirá en el archivo — mismas filas, mismo orden — así puede descargar solo Accepted VIPs o Self-registered guests with no phone number. ¿Quiere la lista completa? Primero haga clic en Clear all.

Los archivos se nombran según su evento y la fecha de exportación (p. ej. my-wedding-guests-2026-07-09.xlsx), para que varias descargas nunca se sobrescriban entre sí.

Download as Excel (recommended for spreadsheets)

Haga clic en "Download" → Excel (.xlsx)
La hoja Guests incluye toda la información del invitado, las respuestas, cada campo personalizado de su formulario de registro (p. ej. rol, organización, necesidades dietéticas) como columna propia, y una columna Tags — con la fila de encabezado fijada y los filtros de columna ya activados, para que pueda ordenar y filtrar de inmediato por cualquier criterio
Una segunda hoja Summary muestra sus estadísticas de respuesta de un vistazo: total de invitaciones, aceptadas, rechazadas, sin respuesta, asistieron y número de invitados confirmados
Se abre correctamente en Excel, Google Sheets y Numbers sin importar la configuración regional de su equipo

Download as CSV

Haga clic en "Download" → CSV (.csv)
El archivo incluye toda la información del invitado, respuestas, valores de campos personalizados y una columna Tags (nombres de etiquetas separados por barras verticales — el mismo formato que se acepta al importar, para poder hacer un ciclo completo de ida y vuelta)
Cuando Collect Guest Names está habilitado, el CSV también incluye una columna Plus Ones justo después de Guests — cada invitado que no sea el principal separado por barras verticales (p. ej. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). La columna se omite cuando la captura de nombres está desactivada, para que la estructura del CSV se mantenga predecible en eventos que no usan la función. La misma columna también aparece en la exportación de Excel
Si el CSV se abre con todo en una sola columna en Excel, use el formato Excel (.xlsx) en su lugar — no se ve afectado por la configuración regional del separador de listas

Download as PDF

Haga clic en "Download" → PDF (.pdf)
Se genera un PDF con formato, con el nombre del evento, la fecha y un resumen de estadísticas de respuestas
El PDF incluye todos los datos del invitado en un diseño de tabla limpio, con una columna Tags que muestra los nombres de etiquetas de cada invitado como texto separado por comas

Nota: los campos personalizados de registro (p. ej. rol, organización) no se incluyen en el diseño fijo del PDF — descargue el formato Excel o CSV cuando necesite esas columnas.

Cuando Collect Guest Names está habilitado, el PDF también incluye:

Subfilas con sangría para cada acompañante debajo de la invitación principal, indicando su nombre individual

Cuando Table Management también está habilitado, cada subfila además muestra la mesa asignada a esa persona en una nueva columna Table.

Esto hace que el PDF sea ideal para:

Imprimir una lista de invitados para el lugar o el personal de acceso
Compartir con proveedores (catering, organizadores de eventos) que no usan hojas de cálculo
Tener una copia física de respaldo en el evento
Revisar asignaciones de mesa de un vistazo

Managing Guest Responses

Editing a Response

Si un invitado se pone en contacto con usted para cambiar su RSVP:

Haga clic en el icono Edit (lápiz) de ese invitado
Actualice su estado (Accepted, Declined)
Ajuste el número de invitados confirmados si es necesario
Guarde los cambios

Viewing Response Details

Haga clic en el icono View (ojo) para ver:

La información completa del invitado
Su respuesta de RSVP
Cualquier comentario que haya enviado
Respuestas de campos personalizados

Deleting Guests

Para eliminar un invitado:

Haga clic en el icono Delete (papelera)
Confirme la eliminación

Para eliminar varios invitados:

Seleccione invitados usando las casillas de verificación
Haga clic en "Delete all (X)" para eliminar los invitados seleccionados

¿Va a actuar sobre una lista filtrada a través de varias páginas? Cuando haya más invitados que coincidan con sus filtros de los que caben en la página actual, la barra de herramientas de selección muestra un botón "Select all N matching". Selecciona a todos los invitados coincidentes en todas las páginas, de modo que Apply tags o la eliminación masiva se aplique al conjunto filtrado completo, no solo a la página que ve.

Consejos para la gestión de la lista de invitados

Antes de tu evento

Añade a todos los invitados antes de enviar invitaciones
Verifica que los números de teléfono estén en formato internacional
Usa la importación por CSV para listas grandes y ahorrar tiempo
Configura el idioma de SMS adecuado para invitados internacionales

Seguimiento de respuestas

Revisa con frecuencia el filtro Not Answered para hacer seguimiento
Usa el seguimiento de WhatsApp para ver quién recibió las invitaciones
Exporta la lista periódicamente para controlar el progreso

Recordatorios

Para los invitados que no han respondido, usa los botones Copy o WhatsApp para enviar recordatorios
Considera usar la función de SMS para recordatorios masivos

Frequently Asked Questions

Q: Is there a limit to how many guests I can add? A: Los límites de invitados dependen de su plan de Fotify. Revise los detalles de su plan para ver los límites específicos.

Q: Can I add guests after sending invitations? A: ¡Sí! Puede agregar nuevos invitados en cualquier momento. Solo recuerde enviarles su enlace de invitación.

Q: What happens if I delete a guest who already responded? A: Su respuesta se elimina de forma permanente. Si intentan usar su enlace RSVP anterior, ya no funcionará.

Q: Can I change a guest's RSVP status manually? A: Sí, use el botón Edit para actualizar manualmente el estado de cualquier invitado, por ejemplo cuando llaman para confirmar en lugar de usar el formulario en línea.

Q: Why can't I see the WhatsApp button for some guests? A: El botón de WhatsApp solo aparece para invitados que tienen un número de teléfono guardado. Agregue su número para habilitar esta función.

Q: What's the difference between "Guests" and "Confirmed" columns? A: "Guests" es cuántas personas invitó en ese grupo. "Confirmed" es cuántas personas indicó el invitado que realmente asistirán cuando respondieron.

Q: Can I import guests from Google Contacts or another app? A: Exporte sus contactos como un archivo CSV desde su aplicación de contactos, luego déle el formato necesario para cumplir los requisitos de CSV de Fotify e impórtelo.

Q: What's the difference between the CSV and PDF export? A: El CSV es mejor para trabajar en hojas de cálculo — editar, filtrar e importar a otras herramientas. El PDF es un documento con formato e imprimible con el encabezado del evento y estadísticas resumidas, ideal para compartir con proveedores o imprimir para el personal de acceso en el evento.

Q: Does the PDF include table assignments and plus-one names? A: Los nombres de acompañantes aparecen como subfilas con sangría debajo de la invitación principal siempre que Collect Guest Names esté habilitado. Cuando Table Management también está activado, el PDF añade una columna Table que muestra la asignación de asiento individual de cada persona.

Q: Can I search by a plus-one's name? A: Sí — cuando Collect Guest Names está activado, la barra de búsqueda también encuentra nombres de acompañantes. La invitación coincidente se expande automáticamente para que pueda ver qué integrante del grupo coincidió, con el nombre resaltado. Esto es útil cuando un invitado se pone en contacto con usted y solo recuerda el nombre de quien viene con él, no el invitado principal.

Q: Does the CSV export include plus-one names? A: Cuando Collect Guest Names está habilitado, el CSV añade una columna Plus Ones justo después de Guests, con cada integrante del grupo que no sea el principal separado por barras verticales. Cuando la captura de nombres está desactivada, la columna se omite para que la estructura del CSV se mantenga consistente.

Q: How do I know which guests I've already sent invitations to? A: Los invitados contactados por WhatsApp muestran un fondo verde. Para otros métodos, considere usar el SMS Language o un sistema de notas para hacer el seguimiento.

Q: Can guests RSVP without being added to the list first? A: Para invitaciones personalizadas, primero debe agregar a los invitados a su lista para que reciban su enlace RSVP único. Sin embargo, si habilita la función Registration Form, los invitados pueden registrarse por su cuenta usando un enlace público; se agregarán automáticamente a su lista de invitados cuando completen el formulario.

Q: What happens if I upload a CSV with duplicate guests? A: El sistema le notificará los duplicados. Puede elegir omitirlos o actualizar las entradas existentes.

Q: Can I import guests with tags already applied? A: Sí. Agregue una columna Tags a su CSV con nombres de etiquetas separados por barras verticales (p. ej., Family|VIP). Cualquier etiqueta que no exista aún para el evento se crea automáticamente con un color predeterminado. Flujo completo: consulte el artículo Guest Tags.

Q: Are tags included when I export guests? A: Sí — tanto la exportación CSV (nombres separados por barras verticales) como la exportación PDF (lista separada por comas en una columna Tags) incluyen cada etiqueta aplicada al invitado. Puede reimportar el CSV para restaurar las etiquetas.

Q: How do I tag many guests at once? A: Use las casillas de verificación para seleccionar los invitados que quiera, luego haga clic en "Apply tags" en la barra de herramientas de selección. Puede Add, Remove o Replace etiquetas en todos los invitados seleccionados con un solo clic.

Q: Can I filter by more than one status at once? A: Sí. El filtro de estado es de selección múltiple — haga clic en tantos chips como quiera. Por ejemplo, seleccione Accepted + Attended para ver a todos los que vienen, o Not Answered + Declined para ver a todos los que aún hay que contactar. El estado se combina con etiquetas, búsqueda y las dimensiones de More filters.

Q: How do I copy just a guest's link without the whole message? A: Haga clic en el icono Link en la columna Actions. Copia solo la URL RSVP — sin saludo ni texto de plantilla — para que pueda pegarla en una invitación de calendario, una historia o un chat. El icono Copy sigue copiando el mensaje personalizado completo.

Q: Can I filter by whether a guest has an email or phone? A: Sí. Abra More filters y active Has email o Has phone. Esto es útil justo antes de un envío por email o WhatsApp, para que solo vea a los invitados con los que realmente puede contactar.

Q: Can I tell self-registered guests apart from ones I added? A: Sí. En More filters, configure Source como Self-registered (se registraron mediante un enlace de registro) o Added by me.

Q: Does the CSV/PDF export only include the guests I've filtered to? A: Sí — las exportaciones respetan los filtros activos, por lo que el archivo contiene exactamente lo que la lista está mostrando. Haga clic en Clear all primero si quiere exportarlos a todos.