Cómo usar la verificación de asistencia

La página de Verificación de asistencia es una herramienta dedicada para el personal de seguridad y los anfitriones, con el fin de verificar a los invitados en la entrada del evento. Mediante el escaneo de códigos QR o la búsqueda manual, puede confirmar rápidamente la identidad del invitado y llevar el control de quién ha llegado.

Esta guía está dirigida al personal de seguridad y al personal del evento que utiliza la página de verificación en la entrada del evento.

Configurar la verificación de asistencia

Antes de usar esta función, el organizador del evento debe habilitarla en la configuración de RSVP. Consulte la sección Configuración de asistencia en la guía de personalización para obtener más detalles.

Para organizadores de eventos

Vaya a su panel de RSVP y haga clic en la pestaña Invitation
Desplácese hasta Attendance Settings
Habilite "QR Code Access" para activar la verificación de invitados
Establezca una contraseña de acceso (mínimo 6 caracteres)
Haga clic en "Copy Link" debajo de Security Staff Access para obtener la URL de la página de verificación
Comparta el enlace y la contraseña con su equipo de seguridad

Acceder a la página de verificación

Para el personal de seguridad

Abra el enlace de verificación proporcionado por el organizador del evento
Ingrese la contraseña de acceso que se le proporcionó
Haga clic en "Verify Password"

Una vez que haya iniciado sesión, verá la interfaz principal de verificación con un indicador verde "Live" que muestra que está conectado.

Cerrar sesión

Haga clic en el botón rojo "Logout" para finalizar su sesión. Deberá volver a introducir la contraseña para acceder a la página nuevamente.

Comprender la interfaz

La página de verificación tiene dos funciones principales:

Start Scanning QR Code

Haga clic en este botón azul para activar la cámara de su dispositivo y escanear los códigos QR de los invitados.

Guest List

Haga clic en el botón morado "Guest List" para ver y buscar a todos los invitados confirmados. El número entre paréntesis muestra cuántos invitados hay en la lista.

Verificación de invitados con códigos QR

La forma más rápida de verificar a los invitados es escaneando sus códigos QR.

Cómo escanear

Haga clic en "Start Scanning QR Code"
Permita el acceso a la cámara cuando se le solicite
Apunte la cámara de su dispositivo al código QR del invitado
El escáner detectará y leerá el código automáticamente
La información del invitado aparece en pantalla

Después de escanear

Lo que vea después de un escaneo depende de cómo el organizador haya configurado la invitación.

Modo simple (no se recopilan nombres de invitados) — una sola tarjeta con:

Nombre del invitado (el RSVP principal)
Estado (p. ej., "Ready to attend")
Invitados confirmados — número de personas en su grupo
Botón "Mark as Attended" — registra la llegada de todo el grupo

Modo con invitados con nombre — cuando el organizador ha habilitado Collect Guest Names o Table Management, la tarjeta muestra a cada persona del grupo de forma individual:

Cada persona tiene su propia fila, que se puede tocar
Toque un nombre para registrar la entrada de esa persona — la fila se vuelve verde y muestra la hora de check-in
Toque de nuevo para deshacer (útil si toca a la persona equivocada)
Un botón "Check in everyone" marca a todo el grupo de una sola vez para los grupos que pasan juntos
Un contador en la parte superior muestra el progreso ("3 of 5 checked in")

Cerrar el escáner

Haga clic en "Close Camera" para dejar de escanear y volver a la pantalla principal.

Búsqueda manual de invitados

Si un invitado no tiene su código QR, puede buscarlo manualmente.

Buscar invitados

Haga clic en "Guest List" para abrir el panel de invitados
Use la barra de búsqueda para encontrar invitados por:
- Nombre
- Correo electrónico
- Número de teléfono
La lista se filtra a medida que escribe

Información de la lista de invitados

La lista muestra:

Column	Description
Name	Nombre del invitado
Status	Respuesta de RSVP (ACCEPTED, DECLINED, etc.)
Guests	Número de personas en su grupo

Haga clic en un invitado para ver sus detalles y marcar la asistencia.

Marcar invitados como asistidos

Cuando verifica a un invitado (mediante escaneo de QR o búsqueda manual):

Modo simple

Revise la información en la tarjeta de confirmación verde
Confirme el número de invitados de su grupo
Haga clic en "Mark as Attended" para registrar la llegada de todo el grupo

Modo con invitados con nombre

Revise la lista de nombres individuales
Toque a cada persona a medida que entra — la fila se vuelve verde y registra la hora
Toque nuevamente un nombre ya registrado para deshacer un error
Use "Check in everyone" cuando el grupo completo llegue junto

El grupo queda marcado como asistido en el panel en cuanto cualquier persona del grupo hace check-in, pero el organizador puede ver exactamente quién llegó gracias a las marcas de tiempo por persona. Una estadística "Attended at the Door" en su panel muestra el total de personas (no solo grupos) registradas.

Escanear más invitados

Después de registrar a los invitados, haga clic en "Scan Another" para procesar rápidamente el siguiente código QR en la fila.

Actividad reciente

En la parte inferior de la pantalla, verá un registro de Recent Activity que muestra:

Nombre del invitado
Estado de verificación
Marca de tiempo

Esto le ayuda a hacer seguimiento de los registros recientes y a verificar que ha procesado a los invitados correctamente.

Consejos para el día del evento

Antes del evento

Pruebe la página de verificación y la cámara de su dispositivo
Asegure buena iluminación en la entrada para el escaneo de QR
Tenga la contraseña guardada y lista
Cargue su dispositivo por completo

Durante el evento

Mantenga la página abierta: el indicador "Live" muestra que está conectado
Use el escaneo de QR para mayor rapidez cuando sea posible
Recurra a la búsqueda manual cuando los invitados no puedan encontrar su código QR
Verifique el recuento de invitados para confirmar el tamaño del grupo

Manejo de problemas

Invitado no encontrado: pídale que deletree su nombre o proporcione su correo electrónico
El código QR no se escanea: intente la búsqueda manual
Número de invitados incorrecto: verifíquelo con el invitado antes de marcar la asistencia
Conexión perdida: actualice la página e inicie sesión de nuevo

Preguntas frecuentes

P: ¿Dónde obtienen los invitados sus códigos QR? R: Los invitados reciben un código QR único cuando confirman su asistencia (RSVP). Se incluye en su confirmación y se puede acceder desde su enlace de RSVP.

P: ¿Qué pasa si aparece un invitado que no está en la lista? R: Es posible que no haya confirmado asistencia (RSVP) o que sea un acompañante (plus-one). Confírmelo con el organizador del evento o pida al invitado que confirme su asistencia en el momento, si es posible.

P: ¿Pueden varios miembros del personal usar la página de verificación a la vez? R: Sí, se puede iniciar sesión en varios dispositivos con la misma contraseña. Esto es útil para eventos con múltiples entradas.

P: ¿Esto funciona sin conexión? R: No, se requiere una conexión a internet para verificar invitados y registrar la asistencia. El indicador "Live" confirma que está conectado.

P: ¿Qué ocurre si marco al invitado equivocado como asistido? R: En el modo con invitados con nombre, solo toque la misma fila nuevamente para deshacer el check-in. En el modo simple, contacte al organizador del evento: puede ver y gestionar los registros de asistencia desde su panel.

P: Llega un grupo de 4, pero en realidad solo vinieron 2 personas. ¿Qué hago? R: Si el organizador ha habilitado Collect Guest Names, toque solo a las dos personas que realmente se presentaron. El estado del grupo cambia a "Attended", pero el panel registra exactamente 2 personas en la puerta, no 4. En el modo simple (sin nombres de invitados), solo puede marcar a todo el grupo como asistido; coméntelo con el organizador si es importante contar con cifras precisas por persona.

P: ¿Puedo ver quién ya llegó? R: El organizador puede ver el estado de asistencia en su panel. La página de verificación muestra su registro de actividad reciente.

P: ¿Necesito una app especial? R: No, la página de verificación funciona en cualquier navegador móvil. No se requiere instalación de una app.

P: ¿Qué pasa si la cámara no se abre? R: Verifique que haya concedido permisos de cámara en la configuración de su navegador. Intente actualizar la página o usar un navegador diferente.

P: ¿Se puede registrar a los invitados más de una vez? R: El sistema hace seguimiento de la asistencia, por lo que volver a escanear un grupo muestra el estado actual. En el modo simple, el grupo aparece como "already checked in". En el modo con invitados con nombre, la lista muestra exactamente quién ha llegado (filas verdes con marcas de tiempo), para que pueda completar el check-in de quien falte.

P: ¿Qué significa el número de "Confirmed Guests"? R: Muestra cuántas personas indicó el invitado que asistirían (incluyéndose a sí mismo y a cualquier acompañante).

P: ¿Cuál es la diferencia entre el modo simple y el modo con invitados con nombre? R: Depende de lo que el organizador haya activado:

Modo simple — el organizador no habilitó Collect Guest Names. Registra a todo el grupo con un solo toque. Ideal para eventos informales.
Modo con invitados con nombre — el organizador recopiló el nombre de cada asistente durante el RSVP. Marca a cada persona individualmente a medida que llega, y el organizador ve horas de llegada precisas por persona. Ideal para bodas, eventos corporativos o cualquier situación en la que importe saber exactamente quién se presentó.