Cómo usar la verificación de asistencia

La página de Verificación de asistencia es una herramienta dedicada para el personal de seguridad y los anfitriones, con el fin de verificar a los invitados en la entrada del evento. Mediante el escaneo de códigos QR o la búsqueda manual, puede confirmar rápidamente la identidad del invitado y llevar el control de quién ha llegado.

Esta guía está dirigida al personal de seguridad y al personal del evento que utiliza la página de verificación en la entrada del evento.

Configurar la verificación de asistencia

Antes de usar esta función, el organizador del evento debe habilitarla desde la pestaña Check-in del panel del evento. Consulte la sección Check-in en la puerta en la guía de personalización para obtener más detalles.

Para organizadores de eventos

1. Haga clic en Invitation en la barra lateral y abra la pestaña Check-in
2. En Contraseña del personal, haga clic en "Configurar contraseña" — escriba una o haga clic en "Generar" para obtener una ya hecha (mínimo 6 caracteres)
3. Active el interruptor Check-in en la puerta
4. En Página de check-in para el personal de la puerta, haga clic en "Copiar enlace" (o deje que el personal escanee el pequeño código QR para abrir la página en sus teléfonos)
5. Comparta el enlace y la contraseña con su equipo de seguridad

Una vez activado el check-in, la misma pestaña muestra las Llegadas en vivo: cuántos grupos e invitados están dentro frente a los esperados, y los check-ins más recientes a medida que ocurren. Cambiar la contraseña más adelante cierra la sesión de todos los dispositivos que en ese momento tengan abierta la página de check-in.

Trabajar la puerta desde el panel

No necesita la página del personal usted mismo. Con el check-in activado, el bloque Registrar entrada de invitados en la parte superior de la pestaña le permite buscar en la lista de confirmados (por nombre, correo electrónico, teléfono o el código corto de la invitación de un invitado), filtrar por Pendientes / Registrados, y tocar Registrar entrada en un grupo — o abrir Personas para marcar a cada invitado nombrado individualmente. Deshacer revierte un check-in por error. Escanear código abre la cámara de su dispositivo para leer directamente el código QR de entrada de un invitado.

Abrir la página de check-in

Para el personal de la puerta

1. Abra el enlace de check-in que le dio el organizador (o escanee el pequeño código QR en su pestaña Check-in)
2. Escriba la contraseña de personal — el icono del ojo muestra lo que escribió, lo que ayuda con contraseñas generadas largas
3. Toque "Abrir check-in"

La página lo recuerda en ese teléfono durante 24 horas, así que una actualización o el cierre accidental de una pestaña lo devuelve directamente a la lista. Una pastilla verde "En vivo" en el encabezado significa que la página está recibiendo llegadas de todas las demás puertas en tiempo real; mientras se restablece la conexión, muestra "Reconectando" y usted puede seguir trabajando.

Cerrar sesión

Toque el menú ⋮ en la esquina superior derecha y elija "Cerrar sesión". El mismo menú tiene "Actualizar lista" por si alguna vez quiere forzar una recarga de la lista de invitados.

Entender la pantalla

Todo lo que necesita está en una sola pantalla; no hay nada que abrir ni activar:

Contador de llegadas

Arriba, "25 de 90 invitados dentro" y una barra de progreso muestran cuántas personas han llegado frente a las que se esperan, con el número de grupos al lado. El contador se mueve en vivo a medida que cualquier dispositivo registra la entrada de invitados.

Llegadas recientes

Cuando otra puerta (o el organizador desde el panel) registra la entrada de alguien, una pequeña ficha verde con su nombre y la hora aparece deslizándose bajo el contador. Es un registro discreto, no una ventana emergente; nada interrumpe lo que está haciendo.

Búsqueda y filtros

El cuadro de búsqueda siempre está visible. Debajo, los chips Todos / Pendientes / Dentro muestran recuentos en vivo, así puede ver de un vistazo cuántos grupos siguen esperados.

La lista de invitados

Cada grupo confirmado es una fila: el nombre, el tamaño del grupo (o "2 de 4 dentro" para grupos con invitados nombrados) y, una vez dentro, la hora en que llegaron. Las filas que ya están dentro se ponen verdes con una marca de verificación; un círculo medio lleno indica que solo parte de un grupo nombrado ha llegado.

Escanear código

El botón grande "Escanear código" en la parte inferior de la pantalla abre la cámara a pantalla completa.

Verificar invitados con códigos QR

La forma más rápida de registrar la entrada de los invitados es escaneando sus códigos de entrada.

Cómo escanear

1. Toque "Escanear código"
2. Permita el acceso a la cámara cuando se le solicite (una vez por teléfono)
3. Apunte la cámara al código QR del invitado — hay un botón de linterna para entradas oscuras
4. El código se lee automáticamente y el grupo se desliza desde la parte inferior de la pantalla

Los códigos que no son códigos de entrada de Fotify, o que pertenecen a otro evento, muestran un aviso breve en la parte inferior de la vista de la cámara, y el escáner sigue funcionando.

Después de escanear

Lo que ve depende de cómo el organizador haya configurado la invitación.

Modo simple (no se recopilan nombres de invitados) — la ficha del grupo muestra:

• Una franja de estado: "2 invitados confirmados" para un grupo que aún no ha llegado, o "Ya dentro desde las 21:14" si ya llegó
• El nombre del grupo
• Un gran botón "Registrar entrada a 2 invitados" — tóquelo y la franja se pone verde: "Todo listo: que pasen"

Modo con invitados nombrados — cuando el organizador ha habilitado Collect Guest Names o está usando asientos, la ficha lista a cada persona del grupo individualmente:

• Cada persona tiene su propia fila que se puede tocar
• Toque un nombre para registrar la entrada de esa persona — la fila se pone verde y muestra la hora de entrada
• Tóquela de nuevo para deshacer (útil si toca a la persona equivocada)
• "Registrar a todos (3)" marca a todo el grupo de una vez para los grupos que pasan juntos
• La franja superior muestra el progreso ("2 de 3 personas dentro")
• Cualquier persona que su grupo haya marcado como no asiste (una invitación para tres confirmada como una) aparece con la etiqueta "No asiste" y no puede registrar su entrada — la puerta respeta lo que indica el RSVP, igual que un grupo que rechazó la invitación tampoco puede registrar su entrada. Si aun así se presenta, el organizador actualiza el RSVP del grupo desde la página de Invitados (aumenta el número o vuelve a añadir a la persona) y esa persona pasa a poder registrarse

Siguiente invitado

Toque "Escanear siguiente" para volver directamente a la cámara para la siguiente persona en la fila, o "Listo" para cerrar el escáner y volver a la lista. El teléfono da una pequeña vibración en cada entrada registrada con éxito, así puede mantener la vista en la fila.

Búsqueda manual de invitados

Si un invitado no tiene su código QR, búsquelo por nombre — la lista ya está en pantalla.

Buscar invitados

1. Toque el cuadro de búsqueda en la parte superior y empiece a escribir:
   • Nombre (incluidos los nombres de sus acompañantes)
   • Correo electrónico
   • Número de teléfono
   • El código corto impreso bajo el QR de su invitación
2. La lista se reduce a medida que escribe. Los acentos no importan: "jose" encuentra "José"
3. Use los chips Todos / Pendientes / Dentro para acotar la lista — útil cerca del final de la noche para ver quién sigue esperado
4. Si solo coincide un grupo, pulsar Enter en el teclado lo abre directamente

Registrar la entrada desde la lista

• Un grupo sin invitados nombrados tiene un botón "Registrar entrada" justo en su fila — un toque y ya están dentro, sin pantalla adicional
• Un grupo con invitados nombrados muestra "0 de 3 dentro"; toque la fila para abrir la ficha y marcar a cada persona individualmente
• Un grupo que ya está dentro muestra la hora de llegada en su fila; tóquelo si necesita deshacer

Marcar invitados como asistidos

Ya sea que un grupo venga de un escaneo o de la lista, la ficha funciona igual:

Modo simple

1. Compare el número de invitados en la franja ("2 invitados confirmados") con quién tiene delante
2. Toque "Registrar entrada a 2 invitados" — la franja se pone verde
3. ¿Marcó al grupo equivocado? Ábralo de nuevo y toque "Deshacer check-in" debajo de su nombre

Modo con invitados nombrados

1. Revise la lista de nombres individuales
2. Toque a cada persona a medida que entra por la puerta — la fila se pone verde y registra la hora
3. Toque de nuevo un nombre ya registrado para deshacer un error
4. Use "Registrar a todos" cuando el grupo completo llegue junto

El grupo queda marcado como asistido en el panel en cuanto cualquier persona de él hace check-in, pero el organizador puede ver exactamente quién llegó gracias a las marcas de tiempo por persona. Una estadística "Asistieron en la puerta" en su panel muestra el total de personas individuales (no solo grupos) registradas.

Entrada ya registrada

Escanear un código (o abrir un grupo) que ya está dentro muestra una franja ámbar con la hora de llegada — "Ya dentro desde las 21:14" — en lugar de otro botón de registro. Esa es su señal de que el código ya se usó antes: o el invitado salió y volvió, o alguien más tiene su código. No hay forma de registrar la entrada del mismo grupo dos veces por accidente.

Llegadas recientes

Debajo del contador de llegadas, una fila de fichas verdes muestra a las últimas personas registradas desde cualquier dispositivo, cada una con su hora. Se actualiza en el momento en que un compañero en otra entrada (o el organizador desde el panel) registra a alguien, y deshacer la acción quita la ficha de nuevo.

Úsela para confirmar que una entrada se registró correctamente, o para detectar a un grupo que acaba de ser admitido en la otra puerta cuando aparece en la suya.

Consejos para el día del evento

Antes del evento

• Pruebe la página de check-in y la cámara de su dispositivo
• Asegure buena iluminación en la entrada para el escaneo de QR
• Tenga la contraseña guardada y lista
• Cargue su dispositivo por completo

Durante el evento

• Mantenga la página abierta: la pastilla "En vivo" muestra que está conectado, y la página mantiene la pantalla encendida mientras trabaja
• Use el escaneo de QR para mayor rapidez cuando sea posible
• Recurra a la búsqueda cuando los invitados no encuentren su código QR — la lista siempre está en pantalla
• Compare el número de invitados en la franja con las personas que tiene delante antes de tocar registrar entrada

Manejo de problemas

• Invitado no encontrado: pídale que deletree su nombre o proporcione su correo electrónico
• El código QR no se escanea: pruebe la búsqueda manual
• Número de invitados incorrecto: verifíquelo con el invitado antes de marcar la asistencia
• Conexión perdida: el encabezado muestra "Reconectando"; la página retoma donde se quedó y recarga la lista por sí sola. Use ⋮ → Actualizar lista si quiere asegurarse
• Le vuelven a pedir la contraseña: el organizador cambió la contraseña de personal o desactivó el check-in — pídale la contraseña actual e inicie sesión de nuevo

Preguntas frecuentes

P: ¿Dónde obtienen los invitados sus códigos QR? R: En cuanto un invitado acepta, aparece una sección Entrada con su código QR personal en su invitación (su enlace de RSVP), donde puede guardarlo en su teléfono. Tres días antes del evento, el correo de recordatorio previo al evento automático también incluye el código y su alternativa corta, a menos que el organizador lo haya desactivado en los ajustes del recordatorio.

P: ¿Qué pasa si aparece un invitado que no está en la lista? R: Es posible que no haya confirmado asistencia (RSVP) o que sea un acompañante. Confírmelo con el organizador del evento o pida al invitado que confirme su asistencia en el momento, si es posible.

P: ¿Pueden varios miembros del personal usar la página de check-in a la vez? R: Sí, se puede iniciar sesión en varios dispositivos con la misma contraseña. Esto es útil para eventos con múltiples entradas.

P: ¿Esto funciona sin conexión? R: No, se requiere una conexión a internet para verificar invitados y registrar la asistencia. El indicador "En vivo" confirma que está conectado.

P: ¿Qué ocurre si marco al invitado equivocado como asistido? R: En el modo con invitados nombrados, solo toque la misma fila de nuevo para deshacer el check-in. En el modo simple, abra el grupo de nuevo (toque su fila o vuelva a escanear) y toque "Deshacer check-in". El organizador también puede deshacer cualquier check-in desde la pestaña Check-in de su panel.

P: Llega un grupo de 4, pero en realidad solo vinieron 2 personas. ¿Qué hago? R: Si el organizador ha habilitado Collect Guest Names, toque solo a las dos personas que realmente se presentaron. El estado del grupo pasa a "Asistió", pero el panel registra exactamente 2 personas en la puerta, no 4. En el modo simple (sin nombres de invitados), solo puede marcar a todo el grupo como asistido — coméntelo con el organizador si le importa contar con cifras exactas por persona.

P: ¿Puedo ver quién ya llegó? R: Sí — el contador en la parte superior muestra cuántos grupos e invitados están dentro, los chips Dentro / Pendientes filtran la lista, y las llegadas recientes de todas las puertas aparecen bajo el contador. El organizador ve las mismas llegadas en vivo en la pestaña Check-in de su panel.

P: ¿Necesito una app especial? R: No, la página de check-in funciona en cualquier navegador móvil. No se requiere instalación de una app.

P: ¿Qué pasa si la cámara no se abre? R: Verifique que haya concedido permisos de cámara en la configuración de su navegador. Intente actualizar la página o usar un navegador diferente.

P: ¿Se puede registrar la entrada de un invitado más de una vez? R: No. Volver a escanear un grupo muestra su estado actual: en modo simple, una franja ámbar "Ya dentro desde…" con la hora de llegada; en modo con invitados nombrados, la lista de exactamente quién ha llegado (filas verdes con marcas de tiempo) para que pueda terminar de registrar a quien falte.

P: ¿Qué significa "2 invitados confirmados"? R: Cuántas personas dijo el invitado que asistirían (incluyéndose a sí mismo y a cualquier acompañante). El botón de registrar entrada repite el número para que pueda compararlo con quién realmente se presentó.

P: ¿Cuál es la diferencia entre el modo simple y el modo con invitados nombrados? R: Depende de lo que el organizador haya activado:

• Modo simple — el organizador no habilitó Collect Guest Names. Registra la entrada de todo el grupo con un solo toque. Ideal para eventos informales.
• Modo con invitados nombrados — el organizador recopiló el nombre de cada asistente durante el RSVP. Marca a cada persona individualmente a medida que llega, y el organizador ve horas de llegada precisas por persona. Ideal para bodas, eventos corporativos o cualquier situación en la que importe saber exactamente quién se presentó.