Cómo usar la Gestión de mesas para los planes de asientos

La Gestión de mesas te ayuda a organizar la distribución de asientos de tu evento. Todos tus invitados se cargan automáticamente cuando abres la pestaña Tables — codificados por color según el estado de RSVP — para que puedas empezar a planificar de inmediato. Crea mesas, arrastra invitados para asignar asientos, edita nombres al momento y permite que los invitados vean su asignación directamente en su invitación. Los eventos de varios días o partes incluso pueden mantener varias distribuciones de asientos independientes — por ejemplo, un plano para un paseo en barco y otro para la cena.

Habilitar la Gestión de mesas

Antes de poder crear mesas, necesitas habilitar la función:

Ve al panel de tu evento en dashboard.fotify.app
Selecciona tu evento y haz clic en "RSVP" en la barra lateral
Ve a la pestaña "Details"
Busca "Table Management" en la sección de Configuración del evento
Actívalo en ON

Una vez habilitada, aparecerá una nueva pestaña "Tables" en tu navegación de RSVP.

Nota: Al habilitar la Gestión de mesas, se activa automáticamente Collect Guest Names (y queda bloqueado en activado) para que cada asistente pueda identificarse para la asignación de asientos. Si solo necesitas la lista de asistentes y no un plano de asientos, usa Collect Guest Names por separado — aún puedes habilitar Tables más adelante sin perder ningún dato.

Crear mesas

Añadir una nueva mesa

Haz clic en la pestaña "Tables"
Haz clic en "Create Table"
Completa los detalles de la mesa:
- Table Number - Un número único para la mesa (obligatorio)
- Alias - Un nombre opcional y fácil de reconocer como "VIP", "Family" o "Friends"
- Capacity - Cantidad máxima de asientos en esta mesa
Haz clic en "Create"

Propiedades de la mesa

Propiedad	Obligatorio	Descripción
Number	Sí	Identificador único (1, 2, 3, etc.)
Alias	No	Nombre amigable que se muestra a los invitados
Capacity	Sí	Máximo de asientos disponibles

Editar mesas

Para modificar una mesa:

Encuentra la tarjeta de la mesa en la pestaña Tables
Haz clic en el icono Edit (lápiz)
Actualiza los detalles
Haz clic en "Save"

Renombrar mesas

El alias es el nombre amigable que ven tus invitados en lugar de solo un número — perfecto para nombrar mesas con barcos, familias o temas. Hay dos formas de configurarlo:

Diálogo de edición — haz clic en el icono Edit (lápiz) en la tarjeta de la mesa (o en la mesa seleccionada dentro de la barra lateral del mapa) y completa el campo Alias.
Directamente en el mapa — haz doble clic en cualquier mesa del mapa del lugar y escribe el nombre ahí mismo. Presiona Enter para guardar, Escape para cancelar. No necesitas ningún diálogo.

Eliminar mesas

Haz clic en el icono Delete (papelera) en la tarjeta de la mesa
Confirma la eliminación

Si hay invitados asignados a la mesa, se moverán al grupo de no asignados.

Asignar invitados a mesas

Carga automática de invitados

Cuando abres la pestaña Tables, todos tus invitados se cargan automáticamente — no se requiere configuración manual. Los invitados se crean a partir de tu lista de RSVP:

Invitados aceptados/asistieron — se cargan con el tamaño confirmado de su grupo
Invitados pendientes (aún no respondieron) — se cargan con la cantidad invitada para que puedas planificar con anticipación
Invitados que rechazaron — se muestran como una sola entrada para que tengas el panorama completo

Esto significa que puedes habilitar las mesas en cualquier momento — incluso después de que todos tus invitados ya hayan confirmado su RSVP — y todos aparecen al instante.

Estado de RSVP con código de color

Cada chip de invitado está codificado por color para que puedas ver su estado de RSVP de un vistazo:

🟢 Verde — Aceptado / Asistió
🔵 Azul — Pendiente (aún no respondió)
🔴 Rojo (atenuado) — Rechazado

Usa las píldoras de filtro encima de la lista de invitados para mostrar solo un estado específico. Por ejemplo, haz clic en la píldora verde para ver solo a los invitados confirmados mientras asignas mesas.

Visualización de acompañantes (plus-one)

Los invitados con acompañantes sin nombre se muestran usando el nombre del invitado principal con un número:

Maria G. — el invitado principal
Maria G. x2 — segunda persona del grupo de Maria
Maria G. x3 — tercera persona

Cuando completes los nombres reales, se mostrarán normalmente (por ejemplo, "Carlos R.").

Usar arrastrar y soltar

La forma más fácil de asignar invitados es arrastrar y soltar:

Encuentra a los invitados en la sección "Unassigned" a la izquierda
Arrastra un chip de invitado a la mesa deseada
Suelta el invitado sobre la tarjeta de la mesa

La mesa mostrará su ocupación actual (por ejemplo, "6/8").

Usar el modal de asignación

Haz clic en cualquier nombre de invitado para abrir el modal de asignación, donde puedes:

Editar su nombre — cambia el nombre y apellido directamente (ideal para renombrar "Guest 2" con un nombre real)
Ver a quién pertenece — para acompañantes, el modal muestra "Guest of [Main Guest Name]"
Elegir una mesa — selecciona de la lista de mesas de abajo
Haz clic en Save para confirmar los cambios, o en Cancel para descartarlos

Quitar asignaciones

Para desasignar a un invitado de una mesa:

Encuentra al invitado en su mesa asignada
Arrástralo de vuelta al área "Unassigned"
O haz clic en el nombre del invitado y selecciona "Remove from table" en el modal

Diseñar tu espacio con el mapa

Además de la vista de lista, la vista Map te permite organizar las mesas en un plano 2D que coincide con tu lugar real. Cambia entre Grid y Map usando el selector en la parte superior de la pestaña Tables.

Qué puedes hacer en el mapa

Colocar mesas en cualquier lugar del plano con arrastrar y soltar.
Elegir formas de mesa — Round, Square, Rectangle u Oval.
Renombrar mesas directamente — haz doble clic en una mesa para escribir su nombre justo en el mapa.
Cambiar el tamaño y rotar cada mesa para reflejar el diseño de tu espacio.
Sentar invitados en sillas específicas — cada mesa muestra la cantidad correcta de sillas alrededor; suelta un invitado sobre una silla para fijarlo.
Añadir mobiliario y estructura — paredes, puertas, ventanas, escenario, cabina de DJ, pista de baile, bar, buffet, mesa de regalos, mesa de pastel, fotomatón, baño y etiquetas de texto libre.
Selección múltiple y alineación — shift-clic o selección con recuadro, luego mover, rotar, alinear, distribuir, bloquear, duplicar o eliminar como grupo.
Deshacer / rehacer cualquier cambio de diseño con ⌘Z / ⌘⇧Z.
Guías inteligentes — líneas de alineación rosas ajustan un objeto en movimiento a los bordes o centros de sus vecinos.
Bloquear elementos para que no se muevan durante los ajustes finos.
Guardado automático mantiene cada cambio sincronizado; un indicador Saving / Saved vive en la barra de herramientas.
Exportar el diseño como PNG, SVG, PDF listo para imprimir, tarjetas por mesa o CSV.
Pantalla completa para planificar sin distracciones durante el montaje.

Colocar una mesa

Las mesas nuevas comienzan en el panel Unplaced en el lado derecho del mapa.

Haz clic en "Add table" en la barra de herramientas para crear una (o usa el flujo existente de Create Table).
Búscala en el panel Unplaced a la derecha.
Mantén presionado y arrastra la mesa a cualquier lugar del plano.
Usa los controladores del color de la marca en una mesa seleccionada para cambiar tamaño (abajo a la derecha) o rotar (arriba).

Para quitar una mesa del mapa sin eliminarla, selecciona la mesa y haz clic en "Unplace" — vuelve al panel Unplaced.

Cambiar forma, tamaño y rotación

Haz clic en cualquier mesa para abrir la barra lateral derecha y ajustar:

Shape — elige Round, Square, Rectangle u Oval. Cambiar la forma restablece un tamaño predeterminado razonable.
Size — arrastra los deslizadores W/H o usa el controlador de redimensionado en la propia mesa.
Rotation — arrastra el deslizador o usa el controlador de rotación encima de la mesa.

Añadir elementos del espacio

Haz clic en "Add element" en la barra de herramientas para abrir el menú de elementos del espacio. Los elementos se dividen en dos grupos para que encuentres lo que necesitas rápidamente:

Structural — para la estructura básica de la sala:

Wall — una barra configurable. Arrastra cualquiera de los controladores de los extremos para cambiar la longitud y el ángulo en un solo movimiento; el extremo opuesto queda anclado.
Door y Window — aberturas estrechas y discontinuas para marcar entradas y visibilidad.
Dance floor — una superficie suave y translúcida que queda debajo de las mesas para que no compita visualmente.
Label — anotación editable de texto libre. Haz doble clic en cualquier etiqueta para editar su texto.

Furniture — para los elementos que se colocan en el suelo:

Stage, DJ booth, Bar, Buffet, Gift table, Cake table, Photo booth, Restroom.

Cada tipo de elemento tiene su propio color, tamaño predeterminado y orden Z, de modo que los elementos recién añadidos caen en la capa correcta sin ajustes manuales. Después de colocar un elemento, haz clic en él para abrir la barra lateral derecha — ajusta sus deslizadores de tamaño, rotación, etiqueta de texto (cuando corresponda) o estado de bloqueo.

Tip: Las paredes son especiales — en lugar de un solo controlador de tamaño, muestran un agarre circular en cada extremo. Arrastra un extremo para cambiar la forma y rotar la pared a la vez. Mantén Shift mientras arrastras para omitir el ajuste suave de rotación y tener un control más preciso.

Sentar invitados en el mapa

Cada mesa muestra la cantidad correcta de sillas alrededor según su capacidad y forma — las mesas redondas y ovaladas distribuyen las sillas de manera uniforme en el perímetro; las rectangulares y cuadradas reparten las sillas entre los cuatro lados. Cada silla muestra las iniciales del invitado sentado, además de su nombre como un pequeño rótulo fuera de la silla (nombre completo al pasar el cursor).

Para sentar a un invitado desde la barra lateral:

Encuéntralo en el panel Unassigned a la izquierda. La lista admite búsqueda con retardo (debounced), filtros por estado (Accepted / Pending / Declined) y filtros por etiquetas de cualquier guest tags que hayas definido.
Mantén presionado y arrastra el nombre del invitado.
Al acercarte a una mesa, la silla más cercana se resalta en verde — suelta para sentarlo ahí. Suelta sobre el cuerpo de la mesa (no sobre una silla específica) para que el sistema elija automáticamente el siguiente asiento libre.

Para mover a un invitado entre sillas (en la misma mesa o en otra):

Arrastra al invitado directamente desde su silla actual a la silla de destino — no hace falta desasignarlo primero. Si la silla de destino ya tiene a alguien, esa persona pasa a "no specific seat" en la misma mesa, para que no se pierda la asignación.

Para levantar a un invitado de su asiento:

Arrástralo desde su silla hacia un área vacía del lienzo, o
Haz clic en la mesa para abrir la barra lateral, busca la fila de ese asiento y haz clic en el botón ×. El invitado vuelve al panel Unassigned.

Backwards compatibility: Los invitados asignados antes de que se lanzara la función por asiento (sin asiento específico aún) se colocan automáticamente en las sillas vacías restantes en orden de invitado principal y luego por RSVP. Se muestran exactamente igual que los invitados ya sentados; arrastrarlos a una silla confirma la asignación.

Filtrar el panel Unassigned

El panel Unassigned incluye búsqueda y filtrado del lado del servidor — útil cuando un evento tiene cientos de invitados:

El Search box siempre está visible. Lo que escribes se procesa con retardo (~250 ms) antes de consultar al servidor.
Status chips — All / Accepted / Pending / Declined, cada uno con recuentos en vivo.
Tag chips — uno por cada etiqueta de invitado que hayas definido, en el color propio de la etiqueta. Activa cualquier combinación para filtrar a los invitados que tengan al menos una de las etiquetas seleccionadas. Los indicadores de etiqueta (pequeños puntos de color) también aparecen en línea en las filas de invitados para identificarlos de un vistazo.
Un pequeño × aparece a la derecha del search box cuando hay algún filtro activo — borra todo con un clic.

Resaltar etiquetas en el mapa

Las tag chips cumplen una doble función: mientras un filtro de etiqueta está activo, los invitados sentados que tienen esa etiqueta se iluminan en el mapa — sus sillas obtienen un anillo del color de la etiqueta mientras el resto se atenúa. Etiqueta a tus invitados (por ejemplo, una etiqueta por autobús, barco o equipo) y con un solo clic sabrás "quién está sentado dónde" en todo el plano. Consulta guest tags para saber cómo crear y asignar etiquetas.

La lista se pagina automáticamente a medida que te desplazas, por lo que incluso eventos con miles de invitados cargan al instante.

Controles del mapa

Control	Qué hace
Drag empty canvas	Desplaza el plano
Shift + drag empty canvas	Selecciona con un recuadro todo lo que quede dentro
Ctrl/⌘ + scroll	Acerca y aleja el zoom alrededor del cursor
Grid toggle	Muestra u oculta la cuadrícula de alineación
Snap toggle	Ajusta mesas y elementos a la cuadrícula mientras arrastras
Fit view (F)	Encuadra automáticamente todo lo que has colocado
Zoom 100% (0)	Restablece el zoom al 100%
Fullscreen	Expande el mapa a pantalla completa para el día de montaje
Shift-click an item	Añade o quita el elemento de la selección actual
Drag a selected item	Mueve toda la selección junta
Double-click a table	Renombra la mesa directamente
Delete / Backspace	Envía las mesas seleccionadas al parking lot; elimina los elementos del espacio seleccionados
Escape	Limpia la selección / cierra menús abiertos

Tip: Añadir o editar una mesa desde la pantalla completa abre el diálogo justo encima del mapa — permaneces en pantalla completa en todo momento.

Varias distribuciones de asientos

Algunos eventos necesitan más de un plano de asientos. Una celebración con un paseo en barco seguido de una cena, una conferencia con una sesión de taller y una gala, una boda con un plano para el autobús de la ceremonia y otro para la recepción — en todos estos casos los mismos invitados se sientan en lugares distintos en momentos distintos.

Según el tipo de tu evento, puedes crear distribuciones de asientos adicionales, cada una un plano completamente independiente:

Sus propias mesas (los números pueden repetirse entre distribuciones — la "Mesa 1" puede existir en ambos planos)
Su propio plano del lugar — paredes, pista de baile, etiquetas y mobiliario son específicos de cada distribución
Sus propias asignaciones de asientos — el mismo invitado puede sentarse en mesas diferentes en cada distribución

Cambiar entre distribuciones y gestionarlas

En la parte superior de la pestaña Tables verás un chip para Distribución principal más uno por cada distribución adicional:

Haz clic en un chip para cambiar — la cuadrícula, el mapa, las estadísticas y la lista de no asignados se actualizan en conjunto.
Haz clic en "Nueva distribución" y dale un nombre (por ejemplo, "Paseo en barco") para crear una — puedes añadir hasta 5.
En el chip activo, usa el lápiz para renombrar o la papelera para eliminar una distribución. Eliminarla borra las mesas y asignaciones de asientos de ese plano; tu distribución principal nunca se ve afectada.

Qué ven los invitados

Los invitados solo ven la asignación de la Distribución principal en su invitación. Las distribuciones adicionales son herramientas de planificación internas para ti y tu lugar — perfectas cuando los planos extra son cuestiones logísticas (autobuses, barcos, turnos) que los invitados no necesitan consultar. Y recuerda que también puedes ocultar la distribución principal a los invitados.

Nota: Las distribuciones múltiples están disponibles en tipos de evento seleccionados. Si no ves los chips de distribución en tu pestaña Tables, tu evento actual incluye únicamente el plano principal de asientos.

Trabajar con varios elementos

¿Necesitas alinear una fila de mesas o mover un grupo como una sola unidad? El mapa admite selección múltiple completa.

Seleccionar varios elementos

Shift-click en cualquier mesa o elemento del espacio para añadirlo o quitarlo de la selección actual.
Shift + drag the empty canvas para dibujar un recuadro de selección — se selecciona todo lo que quede dentro.
Ctrl/⌘ + A selecciona todos los elementos desbloqueados del mapa.

Cuando hay más de un elemento seleccionado, aparece una selection toolbar que muestra el recuento y botones de acciones masivas. Los elementos seleccionados se resaltan con un contorno de color para que sea fácil ver qué está agrupado.

Operaciones masivas

Con dos o más elementos seleccionados, la barra de herramientas de selección ofrece:

Align — izquierda, centro horizontal, derecha, arriba, centro vertical, abajo.
Distribute — espaciado horizontal o vertical uniforme (requiere al menos tres elementos).
Bring forward / Send backward — ajusta el orden Z, útil para poner mobiliario debajo de etiquetas o detrás de una pista de baile.
Lock / Unlock — los elementos fijados no se pueden mover ni redimensionar hasta desbloquearlos.
Duplicate — clona los elementos del espacio seleccionados con un pequeño desplazamiento (las mesas no se clonan para evitar colisiones de números).
Delete — elimina los elementos seleccionados; las mesas seleccionadas se envían al panel Unplaced en lugar de eliminarse.

Arrastra cualquier elemento seleccionado para mover todo el grupo junto, con ajuste a guías inteligentes impulsado por el elemento principal bajo tu cursor.

Atajos de teclado y deshacer

El mapa está diseñado para usuarios avanzados que prefieren el teclado. Todo lo siguiente también está disponible desde la barra de herramientas.

Atajo	Qué hace
Ctrl/⌘ + Z	Deshace el último cambio de diseño
Ctrl/⌘ + Shift + Z o Ctrl/⌘ + Y	Rehace
Ctrl/⌘ + A	Selecciona todos los elementos desbloqueados
Ctrl/⌘ + D	Duplica los elementos del espacio seleccionados
Arrow keys	Desplaza la selección 1 px
Shift + Arrow keys	Desplaza 10 px
R / Shift + R	Rota la selección +15° o −15°
[ / ]	Enviar hacia atrás / Traer hacia adelante (orden Z)
L	Bloquear / desbloquear la selección
F	Fit view — encuadra todo lo que has colocado
0	Restablece el zoom al 100%
Delete / Backspace	Elimina la selección
Escape	Limpia la selección y cierra cualquier menú abierto

Ajuste suave de rotación

La rotación libre (mediante el controlador de rotación de la mesa o del elemento) se ajusta a 0° / 45° / 90° / 135° / 180° / 225° / 270° / 315° cuando está a menos de 5° de esos objetivos. Mantén Shift mientras rotas para evitar el ajuste si necesitas un ángulo preciso fuera de eje.

Guías inteligentes

Cuando arrastras un solo objeto, aparecen líneas de alineación rosas y discontinuas cada vez que su centro o bordes se alinean con un elemento vecino. El objeto también se ajusta magnéticamente a la coincidencia dentro de un pequeño umbral, por lo que crear filas y columnas ordenadas lleva segundos. (Las guías inteligentes solo se activan cuando Snap to grid está desactivado — ambos sistemas sirven a estilos de diseño distintos.)

Indicador de guardado automático

Una pequeña píldora en la barra de herramientas muestra el estado de guardado en todo momento — Saved (verde), Saving… (amarillo con un spinner) u Offline — retrying (rojo) si se cae la red. Los cambios se agrupan con retardo y se envían por lotes; un fallo se reintenta automáticamente después de 5 segundos.

Gestionar nombres individuales de invitados

Cuando los invitados confirman RSVP con varias personas en su grupo (acompañantes), necesitas saber quién es cada persona para asignar mesas. Hay tres formas de gestionar los nombres:

Opción 1: Editar nombres directamente en la pestaña Tables

La forma más rápida — haz clic en cualquier chip de invitado en la pestaña Tables para abrir el modal de asignación, donde puedes renombrarlos al instante:

Haz clic en un chip de invitado (por ejemplo, "Maria G. x2")
El modal muestra los campos de nombre prellenados — para acompañantes, también muestra "Guest of [Main Guest Name]"
Escribe el nombre real y haz clic en Save

Esto es ideal cuando estás asignando mesas y quieres completar los nombres al mismo tiempo.

Opción 2: El organizador precompleta nombres en la pestaña Guests

Si ya sabes quiénes forman el grupo de cada invitado:

Ve a la pestaña "Guests"
Encuentra al invitado con varias personas en su grupo
Haz clic en el icono Users (icono de personas) junto a su nombre
Añade el nombre y apellido de cada persona del grupo
Haz clic en "Save"

Opción 3: Los invitados proporcionan nombres durante el RSVP

Si no precompletas los nombres, se les pedirá que los proporcionen cuando respondan a su invitación:

El invitado abre su enlace de invitación personalizado
Cuando confirma RSVP con varios asistentes, se le solicita que introduzca el nombre de cada persona
Los nombres se guardan automáticamente y aparecen en tu dashboard

Esto ocurre automáticamente — Collect Guest Names se activa en cuanto se habilita Table Management.

Cómo funcionan los nombres

Escenario	Qué ocurre
Aún no se proporcionaron nombres	Se muestra como "Maria G. x2", "Maria G. x3" en la pestaña Tables
El organizador edita en la pestaña Tables	El nombre se actualiza al instante en el chip
El organizador precompleta en la pestaña Guests	Los nombres aparecen en la pestaña Tables para asignación
El invitado proporciona nombres durante el RSVP	Los nombres se sincronizan automáticamente después de responder

Consejos para recopilar nombres

Para bodas, permite que los invitados proporcionen sus propios nombres para evitar errores de ortografía
Para eventos corporativos, precompleta desde tu base de datos de empleados o edita directamente en la pestaña Tables
El titular principal del RSVP siempre se incluye automáticamente
Cada persona con nombre puede asignarse a mesas diferentes

Notificaciones de mesas para invitados

Una vez que asigne invitados a las mesas, verán automáticamente su mesa asignada en su invitación.

Lo que ven los invitados

Cuando un invitado abre su invitación después de haber sido asignado a una mesa:

Se muestra el número de su mesa asignada
Si aún no se le ha asignado una mesa, ve "Por anunciar"

Cuándo aparece

La sección de asignación de mesa aparece en la invitación del invitado solo cuando:

La gestión de mesas está habilitada para el evento
El invitado ha aceptado la invitación (el estado de RSVP es Aceptado o Asistió)
Ocultar las asignaciones de mesa a los invitados está desactivado (está desactivado de forma predeterminada)

Puede reordenar dónde aparece esta sección usando la configuración de Orden de secciones en la pestaña Invitación.

Ocultar las asignaciones de mesa a los invitados

A veces, desea organizar los asientos solo para usted: para planificar el salón, imprimir planos o informar al lugar del evento, sin mostrar a los invitados dónde se sentarán. Puede hacerlo exactamente así:

Vaya a la pestaña "Detalles" de la sección RSVP de su evento
Busque "Gestión de mesas" en la Configuración del evento
Con la Gestión de mesas habilitada, active "Ocultar las asignaciones de mesa a los invitados"

Cuando esta opción está activada:

Mantiene acceso completo a la pestaña Mesas, el mapa del lugar, las asignaciones de asientos y todas las exportaciones
Los invitados nunca ven su mesa asignada en la invitación: la sección de mesas se elimina por completo, no se muestra como "Por anunciar"

Puede desactivarla de nuevo en cualquier momento para volver a mostrar las asignaciones a los invitados.

Ver estadísticas de asientos

El encabezado de la pestaña Tables muestra estadísticas clave:

Estadística	Descripción
Tables	Número total de mesas creadas
Capacity	Total de asientos en todas las mesas
Seated	Número de invitados asignados a mesas
Unseated	Invitados que aún están sin asignar

Usa estas estadísticas para ver rápidamente tu avance con la asignación de asientos.

Exportar asignaciones de mesa

Haz clic en Export en la barra de herramientas del mapa para abrir el menú de exportación. Hay cinco formatos disponibles, cada uno optimizado para un caso de uso diferente:

Opción	Qué obtienes
Print map	Abre el mapa completo del espacio en una nueva pestaña con estilo para A3 apaisado, con un botón Print y un cuadro de diálogo de impresión que se abre automáticamente. Ideal para colgar detrás del mostrador de bienvenida o entregarlo al personal del lugar.
Print table cards	Genera una tarjeta por mesa en A4 vertical, listando los invitados de esa mesa por número de asiento. Colócala en cada mesa para que los invitados encuentren su asiento.
PNG image	PNG 2× retina de todo el mapa, fondo blanco, sin transparencia. Ideal para incrustar en correos, presentaciones o compartir por WhatsApp.
SVG file	Copia vectorial del mapa — escalable infinitamente, perfecta para imprimir diagramas enormes del plano o editar en Illustrator.
CSV (seating)	Hoja de cálculo con una fila por invitado: número de mesa, alias, capacidad, número de asiento (basado en 1), nombre y apellido del invitado, y si es el titular principal del RSVP. Se abre en Excel / Google Sheets.

Todas las exportaciones respetan el diseño actual — mesas colocadas, elementos del espacio y asignaciones por asiento. El patrón de cuadrícula se elimina de las exportaciones de imagen e impresión para que la página impresa quede limpia. Si el lienzo está vacío, el menú de exportación muestra un mensaje amigable en lugar de generar un archivo en blanco.

Consejos para la Gestión de mesas

Planificar tu distribución

Crea todas las mesas antes de empezar con las asignaciones
Define capacidades realistas según tu lugar
Usa alias para una identificación sencilla ("Bride's Family", "Groom's Family")

Asignación eficiente

Usa la función de búsqueda para encontrar invitados específicos
Asigna a los grupos familiares juntos
Revisa el recuento de no asignados con regularidad para asegurarte de que no falte nadie

Antes del evento

Verifica que todos los invitados aceptados estén asignados
Exporta y compártelo con los coordinadores del lugar
Comprueba que no se excedan los límites de capacidad

Preguntas frecuentes

P: ¿Puedo asignar invitados antes de que confirmen su asistencia? R: ¡Sí! Todos los invitados —aceptados, pendientes y rechazados— se cargan automáticamente. Los invitados pendientes aparecen en azul para que pueda planificar con antelación.

P: ¿Qué ocurre si supero la capacidad de una mesa? R: El sistema impide asignar más invitados de los que permite la capacidad de la mesa.

P: ¿Pueden los invitados de la misma confirmación RSVP sentarse en mesas diferentes? R: ¡Sí! Cuando añade nombres individuales para los invitados de un grupo, cada persona puede asignarse a mesas diferentes.

P: ¿Se notificará a los invitados cuando los asigne a una mesa? R: Los invitados ven su asignación de mesa cuando consultan su invitación. No se envía ninguna notificación aparte.

P: ¿Puedo usar la gestión de mesas sin mostrar las asignaciones a los invitados? R: Sí. En la pestaña Detalles, active "Ocultar las asignaciones de mesa a los invitados" en Gestión de mesas. Mantiene la pestaña Mesas completa, el mapa del lugar y las exportaciones para su propia planificación, pero los invitados nunca ven su mesa en la invitación: la sección de mesas queda completamente oculta. Desactívela cuando esté listo para revelar la distribución de asientos.

P: ¿Puedo tener distribuciones de asientos distintas para distintas partes de mi evento (por ejemplo, un paseo en barco y una cena)? R: Sí — cree una distribución de asientos adicional. Cada distribución tiene sus propias mesas, su propio plano del lugar y sus propias asignaciones de asientos, de modo que el mismo invitado puede sentarse en lugares distintos en cada una. Use los chips en la parte superior de la pestaña Tables para cambiar entre ellas. Disponible en tipos de evento seleccionados, con hasta 5 distribuciones adicionales.

P: ¿Qué distribución de asientos ven mis invitados? R: Solo la Distribución principal aparece en las invitaciones de los invitados. Las distribuciones adicionales son herramientas de planificación internas — los invitados nunca las ven.

P: ¿Cómo renombro una mesa con mi propio nombre, como un barco o una familia? R: Haga doble clic en la mesa en el mapa del lugar y escriba el nombre ahí mismo (Enter guarda, Escape cancela). También puede hacer clic en el icono Edit (lápiz) y completar el campo Alias. El nombre se muestra como "#3 · Neptune" en el mapa y es lo que ven los invitados en su invitación.

P: ¿Puedo ver dónde están sentados todos los invitados con una etiqueta determinada? R: Sí — haga clic en el chip de esa etiqueta en el panel Unassigned del mapa. Además de filtrar la lista de la barra lateral, el mapa resalta a cada invitado sentado que tiene la etiqueta (sus sillas obtienen un anillo del color de la etiqueta) y atenúa a todos los demás.

P: ¿Puedo cambiar las asignaciones después de que comience el evento? R: Sí, puede modificar las asignaciones de mesa en cualquier momento desde el panel de control.

P: ¿Qué ocurre si un invitado rechaza la invitación después de haber sido asignado? R: Su ficha se vuelve roja (estado rechazado). La asignación permanece, pero no se mostrará al invitado. Puede quitarle la asignación para liberar el asiento.

P: ¿Hay un límite en la cantidad de mesas que puedo crear? R: No hay límite en la cantidad de mesas. Cree tantas como requiera el lugar de su evento.

P: ¿Puedo imprimir planos de asientos? R: Sí — el menú Exportar del mapa tiene opciones de impresión específicas. Imprimir mapa envía el plano del salón a imprimir en A3 horizontal (ideal para colgarlo en el lugar del evento), y Imprimir tarjetas de mesa genera una página por mesa con cada invitado listado por número de asiento para que el personal del lugar la coloque en cada mesa. También puede exportar a PNG, SVG o CSV.

P: ¿Cómo recopilo los nombres de los acompañantes? R: Hay tres opciones: (1) haga clic directamente en la ficha del acompañante en la pestaña Mesas para cambiarle el nombre, (2) complete los nombres previamente usando el icono Usuarios en la pestaña Invitados, o (3) permita que los invitados introduzcan los nombres ellos mismos cuando confirmen su asistencia. Los acompañantes sin nombre se muestran como "Maria G. x2" para que siempre sepa de quién son invitados.

P: Habilité las mesas después de que los invitados ya habían confirmado su asistencia. ¿Dónde están mis invitados? R: Todos los invitados se cargan automáticamente cuando abre la pestaña Mesas, incluso si confirmaron su asistencia antes de que habilitara las mesas. No se necesita sincronización manual. Si ya estaba usando Recopilar nombres de invitados antes de habilitar las mesas, los nombres individuales de acompañantes que capturó se conservan y aparecen como fichas sin asignar listas para ubicar.

P: ¿Qué significan los colores? R: Las fichas de invitados están codificadas por color según el estado de RSVP: verde = aceptado, azul = pendiente (sin respuesta), rojo = rechazado. Puede filtrar por estado usando las etiquetas sobre la lista de invitados.

P: ¿Puedo editar los nombres de los invitados desde la pestaña Mesas? R: ¡Sí! Haga clic en cualquier ficha de invitado para abrir la ventana modal donde puede cambiar su nombre y apellido. Para acompañantes, la ventana modal también muestra a quién pertenecen (por ejemplo, "Invitado de Maria Garcia").

P: ¿Cómo cambio entre la vista de lista y el mapa del lugar? R: Use el interruptor Cuadrícula / Mapa en la parte superior de la pestaña Mesas. Ambas vistas comparten los mismos datos: las asignaciones y ediciones realizadas en una vista aparecen al instante en la otra.

P: ¿Necesito colocar mesas en el mapa? R: No. El mapa es opcional. Puede seguir usando la vista de Cuadrícula si solo necesita una lista y no le interesa un plano visual del salón. Las mesas que cree permanecen en el panel Sin colocar del mapa hasta que las arrastre al plano.

P: ¿Qué formas de mesa están disponibles? R: Redonda, cuadrada, rectangular y ovalada. Elija la que coincida con el lugar de su evento: la forma es puramente visual y no afecta las reglas de capacidad.

P: ¿Los muros y las etiquetas son visibles para mis invitados? R: No. Los muros y las etiquetas son ayudas de planificación solo para el organizador. Los invitados seguirán viendo su número de mesa asignado en la invitación, igual que con la vista de Cuadrícula.

P: ¿Puedo arrastrar a un invitado de una silla a otra? R: Sí — mantenga presionada la silla del invitado (verá sus iniciales dentro) y arrástrelo a cualquier otra silla, en la misma mesa o en otra diferente. Si la silla de destino ya está ocupada, el ocupante existente pasa a "sin asiento específico" en esa misma mesa, por lo que nada se sobrescribe sin avisar. Arrastrar a un invitado al lienzo vacío lo elimina por completo de su mesa.

P: ¿Cómo elimino un elemento del lugar? R: Haga clic en el elemento (muro, etiqueta, escenario, barra, cualquier elemento) y luego haga clic en el botón de papelera en la barra lateral derecha o pulse Delete / Backspace en su teclado. Para eliminar varios a la vez, selecciónelos con un marco y pulse Delete.

P: ¿Puedo deshacer un error? R: Sí — pulse Ctrl/⌘ + Z para deshacer y Ctrl/⌘ + Shift + Z (o Ctrl/⌘ + Y) para rehacer. La barra de herramientas también tiene botones específicos de Deshacer / Rehacer. El historial cubre las últimas 50 acciones de diseño.

P: ¿Cómo funcionan las asignaciones por asiento? R: Cada mesa muestra la cantidad correcta de sillas a su alrededor. Suelte un invitado cerca de una silla y esa silla se iluminará en verde; suéltelo para sentarlo allí. Los invitados se muestran con sus iniciales dentro de la silla y su nombre como una pequeña etiqueta fuera de ella (nombre completo al pasar el cursor). Suéltelo sobre el cuerpo de la mesa en lugar de una silla para permitir que el sistema elija el siguiente asiento libre.

P: Mi evento tiene cientos de invitados — ¿la barra lateral seguirá siendo utilizable? R: Sí. La lista de invitados sin asignar está paginada en el servidor (50 por página, se cargan más al desplazarse), con búsqueda con espera y filtrado del lado del servidor por estado y etiqueta. Incluso los eventos con más de 1000 invitados se mantienen ágiles porque solo se renderiza la ventana visible en cada momento.

P: ¿Cómo añado un escenario, una barra o una pista de baile? R: Haga clic en Añadir elemento en la barra de herramientas. El menú enumera todos los elementos del lugar: muros, puertas, ventanas, pista de baile, etiqueta, además de mobiliario (escenario, cabina de DJ, barra, buffet, mesa de regalos, mesa de pastel, fotomatón, baño). Cada tipo viene con su propio color y tamaño predeterminado para que se coloque en la capa correcta.

P: ¿Cómo evito que los elementos se muevan mientras trabajo en el resto del diseño? R: Seleccione el/los elemento(s) y haga clic en el botón bloquear de la barra lateral (o pulse L). Los elementos bloqueados no pueden arrastrarse, cambiarse de tamaño ni rotarse. Haga clic de nuevo en el icono de bloqueo (o pulse L) para desbloquear.

P: Los elementos siguen ajustándose a ángulos extraños — ¿puedo rotar libremente? R: El controlador de rotación se ajusta a 0° / 45° / 90° / 135° / 180° / 225° / 270° / 315° cuando está dentro de 5° de esos valores. Mantenga pulsada la tecla Shift mientras arrastra el controlador de rotación para omitir el ajuste y rotar libremente.

P: No veo los cambios que acabo de hacer — ¿están guardados? R: Cada cambio se guarda automáticamente. Observe la etiqueta Guardado / Guardando… / Sin conexión en la barra de herramientas para confirmarlo. Si la red se interrumpe, la etiqueta se vuelve roja y el guardado se reintenta después de 5 segundos; no se pierde ningún trabajo.

P: ¿El mapa funciona en pantalla completa? R: Sí. Haga clic en el botón Pantalla completa en la barra de herramientas del mapa para expandir el lienzo a toda la pantalla — útil para planificar en un monitor grande o proyector durante la preparación del lugar. Añadir o editar una mesa desde pantalla completa abre el diálogo justo encima del mapa, por lo que nunca sale de pantalla completa mientras trabaja.