Cómo usar la Gestión de mesas para la distribución de asientos

La Gestión de mesas te ayuda a organizar la distribución de asientos de tu evento. Todos tus invitados se cargan automáticamente cuando abres la pestaña Mesas — codificados por color según el estado de RSVP — para que puedas empezar a planificar de inmediato. Crea mesas, arrastra invitados para asignar asientos, edita nombres al momento y permite que los invitados vean su asignación directamente en su invitación.

Habilitar la Gestión de mesas

Antes de poder crear mesas, debes habilitar la función:

Ve al panel de tu evento en dashboard.fotify.app
Selecciona tu evento y haz clic en "RSVP" en la barra lateral
Ve a la pestaña "Details"
Busca "Table Management" en la sección de Configuración del evento
Actívalo en ON

Una vez habilitada, aparecerá una nueva pestaña "Tables" en tu navegación de RSVP.

Nota: Al habilitar la Gestión de mesas, se activa automáticamente Collect Guest Names (y se mantiene activado) para que se pueda identificar a cada asistente para la asignación de asientos. Si solo necesitas la lista de asistentes y no un plano de asientos, usa Collect Guest Names por separado — igualmente podrás habilitar Mesas más adelante sin perder ningún dato.

Crear mesas

Añadir una nueva mesa

Haz clic en la pestaña "Tables"
Haz clic en "Create Table"
Completa los detalles de la mesa:
- Table Number - Un número único para la mesa (obligatorio)
- Alias - Un nombre opcional y fácil de reconocer como "VIP", "Family" o "Friends"
- Capacity - Número máximo de asientos en esta mesa
Haz clic en "Create"

Propiedades de la mesa

Propiedad	Obligatorio	Descripción
Number	Sí	Identificador único (1, 2, 3, etc.)
Alias	No	Nombre amigable que se muestra a los invitados
Capacity	Sí	Máximo de asientos disponibles

Editar mesas

Para modificar una mesa:

Encuentra la tarjeta de la mesa en la pestaña Mesas
Haz clic en el icono Edit (lápiz)
Actualiza los detalles
Haz clic en "Save"

Eliminar mesas

Haz clic en el icono Delete (papelera) en la tarjeta de la mesa
Confirma la eliminación

Si hay invitados asignados a la mesa, se moverán al grupo de no asignados.

Asignar invitados a mesas

Carga automática de invitados

Cuando abres la pestaña Mesas, todos tus invitados se cargan automáticamente — no se requiere configuración manual. Los invitados se crean a partir de tu lista de RSVP:

Invitados aceptados/asistieron — se cargan con el tamaño de grupo confirmado
Invitados pendientes (aún no respondieron) — se cargan con la cantidad invitada para que puedas planificar con antelación
Invitados que declinaron — se muestran como una sola entrada para que tengas la visión completa

Esto significa que puedes habilitar mesas en cualquier momento — incluso después de que todos tus invitados ya hayan confirmado — y todos aparecen al instante.

Estado de RSVP codificado por color

Cada ficha de invitado está codificada por color para que puedas ver el estado de RSVP de un vistazo:

🟢 Verde — Aceptado / Asistió
🔵 Azul — Pendiente (aún no respondió)
🔴 Rojo (atenuado) — Declinó

Usa las píldoras de filtro encima de la lista de invitados para mostrar solo un estado específico. Por ejemplo, haz clic en la píldora verde para ver solo invitados confirmados mientras asignas mesas.

Visualización de acompañantes (plus-one)

Los invitados con acompañantes sin nombre se muestran usando el nombre del invitado principal con un número:

Maria G. — el invitado principal
Maria G. x2 — segunda persona del grupo de Maria
Maria G. x3 — tercera persona

Una vez que completes los nombres reales, se muestran normalmente (por ejemplo, "Carlos R.").

Usar arrastrar y soltar

La forma más sencilla de asignar invitados es arrastrar y soltar:

Busca invitados en la sección "Unassigned" a la izquierda
Arrastra una ficha de invitado a la mesa deseada
Suelta el invitado sobre la tarjeta de la mesa

La mesa mostrará su ocupación actual (por ejemplo, "6/8").

Usar el modal de asignación

Haz clic en cualquier nombre de invitado para abrir el modal de asignación, donde puedes:

Editar su nombre — cambiar el nombre y el apellido directamente (ideal para renombrar "Guest 2" con un nombre real)
Ver a quién pertenece — para acompañantes, el modal muestra "Guest of [Main Guest Name]"
Elegir una mesa — selecciona de la lista de mesas de abajo
Haz clic en Save para confirmar los cambios, o en Cancel para descartarlos

Quitar asignaciones

Para desasignar a un invitado de una mesa:

Encuentra al invitado en su mesa asignada
Arrástralo de vuelta al área "Unassigned"
O bien, haz clic en el nombre del invitado y selecciona "Remove from table" en el modal

Diseñar tu lugar con el mapa

Además de la vista de lista, la vista de Mapa te permite organizar las mesas en un plano 2D que coincide con tu lugar real. Cambia entre Grid y Map usando el interruptor en la parte superior de la pestaña Mesas.

Qué puedes hacer en el mapa

Colocar mesas en cualquier lugar del plano con arrastrar y soltar.
Elegir formas de mesa — Redonda, Cuadrada, Rectángulo u Óvalo.
Cambiar el tamaño y rotar cada mesa para reflejar el diseño del lugar.
Añadir muros para delimitar salas, separadores o áreas de escenario.
Añadir etiquetas para puntos de referencia como "Dance Floor", "Bar" o "Stage".
Sentar invitados arrastrándolos desde el panel directamente a una mesa.
Ir a pantalla completa para planificar sin distracciones durante el montaje.

Colocar una mesa

Las mesas nuevas empiezan en el panel Unplaced en el lado derecho del mapa.

Haz clic en "Add table" en la barra de herramientas para crear una (o usa el flujo existente de Create Table).
Búscala en el panel Unplaced de la derecha.
Mantén presionado y arrastra la mesa a cualquier lugar del plano.
Usa los controles del color de la marca en una mesa seleccionada para cambiar el tamaño (abajo a la derecha) o rotar (arriba).

Para quitar una mesa del mapa sin eliminarla, selecciona la mesa y haz clic en "Unplace" — vuelve al panel Unplaced.

Cambiar forma, tamaño y rotación

Haz clic en cualquier mesa para abrir la barra lateral derecha y ajustar:

Shape — elige Redonda, Cuadrada, Rectángulo u Óvalo. Cambiar la forma restablece un tamaño predeterminado razonable.
Size — arrastra los controles deslizantes W/H, o usa el tirador de cambio de tamaño en la propia mesa.
Rotation — arrastra el control deslizante, o usa el tirador de rotación encima de la mesa.

Añadir muros

Los muros son rectángulos configurables útiles para delinear la estructura del lugar.

Haz clic en "Add wall" en la barra de herramientas — aparecerá un nuevo muro en el centro del lienzo visible.
Arrástralo a su posición.
Selecciónalo para ajustar Length (cuánto mide) y el control deslizante de Thickness.
Rótalo para muros en diagonal o con ángulos.

Añadir etiquetas

Las etiquetas son anotaciones de texto editables.

Haz clic en "Add label" en la barra de herramientas — la etiqueta aparece con texto predeterminado y entra inmediatamente en modo de edición.
Escribe el nombre del área (por ejemplo, "Dance Floor", "Bar", "Buffet").
Pulsa Enter o haz clic fuera para guardar.
Haz doble clic en cualquier etiqueta existente para editarla de nuevo, o cambia el texto desde la barra lateral derecha.
Ajusta tamaño y rotación igual que con las mesas.

Sentar invitados en el mapa

El panel izquierdo muestra todos los invitados no asignados.

Mantén presionado y arrastra un nombre de invitado desde el panel izquierdo.
Pasa el cursor sobre la mesa objetivo — se resalta en verde cuando es válido.
Suelta para asignar al invitado. Un aviso emergente te indica si la mesa está a su capacidad máxima.

Para desasignar a un invitado de una mesa:

Haz clic en la mesa del mapa para abrir la barra lateral.
Pasa el cursor sobre el invitado que quieres quitar.
Haz clic en la × que aparece junto a su nombre. Vuelve al panel de no asignados al instante.

Controles del mapa

Control	Qué hace
Drag empty canvas	Desplaza el plano
Ctrl + scroll	Acerca y aleja alrededor del cursor
Grid toggle	Muestra u oculta la cuadrícula de alineación
Snap toggle	Ajusta mesas y elementos a la cuadrícula al arrastrar
Fit view	Encuadra automáticamente todo lo que has colocado
Fullscreen	Amplía el mapa a pantalla completa para el día del montaje
Delete / Backspace	Elimina el muro o etiqueta seleccionados
Escape	Limpia la selección

Tip: Añadir una mesa desde pantalla completa te devuelve automáticamente al panel para que puedas completar el nombre y la capacidad de la mesa.

Gestionar nombres individuales de invitados

Cuando los invitados confirman con varias personas en su grupo (acompañantes), necesitas saber quién es cada persona para asignar mesas. Hay tres formas de gestionar los nombres:

Opción 1: Editar nombres directamente en la pestaña Mesas

La forma más rápida — haz clic en cualquier ficha de invitado en la pestaña Mesas para abrir el modal de asignación, donde puedes renombrarlos al momento:

Haz clic en una ficha de invitado (por ejemplo, "Maria G. x2")
El modal muestra los campos del nombre ya completados — para acompañantes, también muestra "Guest of [Main Guest Name]"
Escribe el nombre real y haz clic en Save

Esto es ideal cuando estás asignando mesas y quieres completar nombres al mismo tiempo.

Opción 2: El organizador completa previamente los nombres en la pestaña Invitados

Si ya sabes quiénes están en el grupo de cada invitado:

Ve a la pestaña "Guests"
Busca al invitado con varias personas en su grupo
Haz clic en el icono Users (icono de personas) junto a su nombre
Añade el nombre y el apellido de cada persona del grupo
Haz clic en "Save"

Opción 3: Los invitados proporcionan nombres durante el RSVP

Si no completas previamente los nombres, se les pedirá a los invitados que los proporcionen cuando respondan a su invitación:

El invitado abre su enlace de invitación personalizado
Cuando confirma con varios asistentes, se le solicita que introduzca el nombre de cada persona
Los nombres se guardan automáticamente y aparecen en tu panel

Esto ocurre automáticamente — Collect Guest Names se activa en cuanto se habilita la Gestión de mesas.

Cómo funcionan los nombres

Escenario	Qué ocurre
Aún no se han proporcionado nombres	Se muestra como "Maria G. x2", "Maria G. x3" en la pestaña Mesas
El organizador edita en la pestaña Mesas	El nombre se actualiza al instante en la ficha
El organizador completa previamente en la pestaña Invitados	Los nombres aparecen en la pestaña Mesas para asignación
El invitado proporciona nombres durante el RSVP	Los nombres se sincronizan automáticamente tras la respuesta del invitado

Consejos para recopilar nombres

Para bodas, permite que los invitados proporcionen sus propios nombres para evitar errores ortográficos
Para eventos corporativos, completa previamente desde tu base de datos de empleados o edita directamente en la pestaña Mesas
El titular principal del RSVP siempre se incluye automáticamente
Cada persona con nombre puede asignarse a mesas diferentes

Notificaciones de mesa para invitados

Una vez que asignas invitados a mesas, verán automáticamente su asignación de mesa en su invitación.

Lo que ven los invitados

Cuando un invitado abre su invitación después de haber sido asignado a una mesa:

Se muestra el número de su mesa asignada
Si aún no está asignado, ve "To be announced"

Cuándo aparece

La sección de asignación de mesa aparece en la invitación del invitado solo cuando:

La gestión de mesas está habilitada para el evento
El invitado ha aceptado la invitación (el estado de RSVP es Accepted o Attended)

Puedes reordenar dónde aparece esta sección usando la configuración de Section Order en la pestaña Invitation.

Ver estadísticas de asientos

El encabezado de la pestaña Mesas muestra estadísticas clave:

Estadística	Descripción
Tables	Número total de mesas creadas
Capacity	Total de asientos en todas las mesas
Seated	Número de invitados asignados a mesas
Unseated	Invitados que aún están en el grupo de no asignados

Usa estas estadísticas para ver rápidamente tu progreso de asignación de asientos.

Exportar asignaciones de mesa

Exporta tu distribución de asientos completa:

Haz clic en "Export" en la pestaña Mesas
Descarga el archivo CSV con todas las asignaciones de mesa
Ábrelo en Excel o Google Sheets

La exportación incluye:

Número de mesa y alias
Nombres de invitados asignados a cada mesa
Capacidad y ocupación actual

Esto es útil para:

Imprimir tarjetas de lugar
Compartir con el personal del lugar
Crear planos de asientos físicos

Consejos para la Gestión de mesas

Planificar tu distribución

Crea todas las mesas antes de empezar con las asignaciones
Establece capacidades realistas según tu lugar
Usa alias para identificarlas fácilmente ("Bride's Family", "Groom's Family")

Asignación eficiente

Usa la función de búsqueda para encontrar invitados específicos
Asigna juntos a los grupos familiares
Revisa con frecuencia el recuento de no asignados para asegurarte de que no falte nadie

Antes del evento

Verifica que todos los invitados aceptados estén asignados
Exporta y comparte con los coordinadores del lugar
Comprueba que no se excedan los límites de capacidad

Preguntas frecuentes

P: ¿Puedo asignar invitados antes de que confirmen? R: ¡Sí! Todos los invitados — aceptados, pendientes y declinados — se cargan automáticamente. Los invitados pendientes aparecen en azul para que puedas planificar con antelación.

P: ¿Qué pasa si excedo la capacidad de una mesa? R: El sistema evita que asignes más invitados de los que permite la capacidad de la mesa.

P: ¿Pueden sentarse en mesas diferentes invitados del mismo RSVP? R: ¡Sí! Cuando añades nombres individuales para los invitados de un grupo, cada persona puede asignarse a mesas diferentes.

P: ¿Se notificará a los invitados cuando los asigne a una mesa? R: Los invitados ven su asignación de mesa cuando visualizan su invitación. No se envía ninguna notificación por separado.

P: ¿Puedo cambiar las asignaciones después de que comience el evento? R: Sí, puedes modificar las asignaciones de mesa en cualquier momento desde el panel.

P: ¿Qué ocurre si un invitado declina después de haber sido asignado? R: Su ficha se vuelve roja (estado declinado). La asignación se mantiene, pero no se mostrará al invitado. Puedes desasignarlo para liberar el asiento.

P: ¿Hay un límite en la cantidad de mesas que puedo crear? R: No hay límite en la cantidad de mesas. Crea tantas como requiera tu lugar.

P: ¿Puedo imprimir planos de asientos? R: Exporta el CSV y úsalo para crear planos de asientos en tu herramienta de diseño o aplicación de hojas de cálculo preferida.

P: ¿Cómo recopilo nombres de acompañantes? R: Tres opciones: (1) Haz clic directamente en la ficha del acompañante en la pestaña Mesas para renombrarlo, (2) completa previamente los nombres con el icono Users en la pestaña Invitados, o (3) permite que los invitados introduzcan los nombres ellos mismos cuando confirmen. Los acompañantes sin nombre se muestran como "Maria G. x2" para que siempre sepas de quién son.

P: Habilité mesas después de que los invitados ya confirmaron. ¿Dónde están mis invitados? R: Todos los invitados se cargan automáticamente cuando abres la pestaña Mesas — incluso si confirmaron antes de que habilitaras mesas. No se requiere sincronización manual. Si ya estabas usando Collect Guest Names antes de habilitar mesas, los nombres individuales de acompañantes que recopilaste se conservan y aparecen como fichas no asignadas listas para sentarlos.

P: ¿Qué significan los colores? R: Las fichas de invitados están codificadas por color según el estado de RSVP: verde = aceptado, azul = pendiente (sin responder), rojo = declinado. Puedes filtrar por estado usando las píldoras encima de la lista de invitados.

P: ¿Puedo editar nombres de invitados desde la pestaña Mesas? R: ¡Sí! Haz clic en cualquier ficha de invitado para abrir el modal donde puedes cambiar su nombre y apellido. Para acompañantes, el modal también muestra a quién pertenecen (por ejemplo, "Guest of Maria Garcia").

P: ¿Cómo cambio entre la vista de lista y el mapa del lugar? R: Usa el interruptor Grid / Map en la parte superior de la pestaña Mesas. Ambas vistas comparten los mismos datos — las asignaciones y ediciones realizadas en una vista aparecen al instante en la otra.

P: ¿Necesito colocar mesas en el mapa? R: No. El mapa es opcional. Puedes seguir usando la vista Grid si solo necesitas una lista y no te interesa un plano visual. Las mesas que creas permanecen en el panel Unplaced del mapa hasta que las arrastras al plano.

P: ¿Qué formas de mesa están disponibles? R: Redonda, Cuadrada, Rectángulo y Óvalo. Elige la que coincida con tu lugar — la forma es meramente visual y no afecta las reglas de capacidad.

P: ¿Los muros y las etiquetas son visibles para mis invitados? R: No. Los muros y las etiquetas son ayudas de planificación solo para el organizador. Los invitados siguen viendo el número de su mesa asignada en su invitación, igual que con la vista Grid.

P: ¿Puedo arrastrar a un invitado de una mesa a otra en el mapa? R: Por ahora, arrastra desde el panel izquierdo Unassigned hacia una mesa para sentarlo, y usa el botón × en la barra lateral de la mesa para desasignarlo (vuelve al panel Unassigned). Para mover a alguien entre dos mesas, primero desasígnalo y luego arrástralo a la nueva mesa.

P: ¿Cómo elimino un muro o una etiqueta? R: Haz clic en el muro o la etiqueta y luego haz clic en el botón de papelera en la barra lateral derecha o pulsa Delete / Backspace en tu teclado.

P: ¿El mapa funciona en pantalla completa? R: Sí. Haz clic en el botón Fullscreen en la barra de herramientas del mapa para expandir el lienzo a toda la pantalla — útil para planificar en un monitor grande o un proyector durante el montaje del lugar. Añadir una nueva mesa desde pantalla completa te devuelve brevemente al panel para que el diálogo de creación de mesa sea visible, y luego puedes volver a entrar en pantalla completa.