כיצד לאסוף שמות אורחים במהלך RSVP
איסוף שמות אורחים מאפשר לך ללכוד את השם האישי של כל אדם שכל מוזמן מביא — לא רק את המספר. זה מושלם כאשר אתה צריך רשימת משתתפים מלאה (כרטיסי הושבה, ספירת מנות לקייטרינג, תגי שם, צ׳ק-אין לפי רשימת אורחים) אך אינך צריך תרשים הושבה מלא.
אם בהמשך תחליט שאתה כן רוצה להושיב אנשים, פשוט מפעילים את ניהול שולחנות — כל שם שכבר אספת יהפוך לאורח ללא שיוך, שמוכן לגרירה אל שולחן. בלי איסוף מחדש, בלי אובדן נתונים.
הפעלת איסוף שמות אורחים
- היכנס ללוח הבקרה של האירוע שלך בכתובת dashboard.fotify.app
- בחר את האירוע ולחץ על "RSVP" בסרגל הצד
- פתח את לשונית "Details"
- מצא את "Collect Guest Names" באזור הגדרות האירוע
- העבר את המתג למצב ON
זה הכול. בפעם הבאה שאורח יאשר הגעה (דרך קישור ההזמנה שלו או דרך טופס ההרשמה הציבורי), הוא יתבקש להזין שם פרטי ושם משפחה עבור כל אדם בקבוצה שלו.
מה האורחים רואים
לאחר ההפעלה, טופס ה-RSVP משתנה בהתאם למספר האנשים שהאורח מביא:
- מאשר הגעה לבד — ממלא את שמו, כרגיל
- מביא מלווים — מופיע מקטע חדש עם שורת שם לכל משתתף נוסף
- דוחה הגעה — לא יוצגו שדות שם
שם פרטי ושם משפחה נדרשים עבור כל ערך, כך שתמיד מתקבלת רשימת משתתפים מלאה.
היכן מופיעים השמות שנאספו
כל השמות שנקלטו זמינים בכל רחבי לוח הבקרה:
- לשונית Guests — תתי-שורות הניתנות להרחבה — לכל קבוצה של 2 אנשים או יותר מופיע שברון לצד השם הראשי. לחצו עליו כדי להרחיב את השורה ולראות כל plus-one (מלווה) שמופיע מתחתיו, עם תג "+1" לכל אדם. עיפרון קטן בכל תת-שורה מעביר ישירות לעריכת אותו שם
- לשונית Guests — חיפוש — שורת החיפוש מתאימה גם לשמות של plus-one (מלווים), כך שהקלדה של "Jane" תמצא את ההזמנה שאליה היא משויכת גם אם האורחת הראשית היא "Sarah Smith". שורות תואמות נפתחות אוטומטית והשם התואם מודגש
- ייצוא Excel/CSV של רשימת האורחים — כאשר איסוף שמות מופעל, שני ייצואי הגיליון מקבלים עמודת Plus Ones עם כל אורח שאינו האורח הראשי, מופרד באמצעות pipe (לדוגמה:
John Doe | Jane Doe | Kid Smith). עובר בצורה נקייה אל/מגיליונות נתונים - ייצוא PDF של רשימת האורחים — כל plus-one (מלווה) מופיע כתת-שורה מוזחת מתחת להזמנה הראשית
- דף אימות נוכחות — כאשר קבוצה נסרקת בכניסה, צוות האבטחה מקיש על כל אדם בנפרד בעת הגעתו, עם חותמות זמן לכל אדם
- לשונית Tables (אם תפעילו בהמשך את ניהול השולחנות) — כל אדם בעל שם מופיע כצ׳יפ לא משויך, מוכן לשיבוץ
אפשר גם למלא מראש את השמות בעצמכם מתוך לשונית Guests אם אתם כבר יודעים מי מגיע עם כל מוזמן.
הקשר לניהול שולחנות
איסוף שמות אורחים ו-ניהול שולחנות עובדים על אותו מידע בסיסי — אלו פשוט שתי דרכים שונות להשתמש בו.
| Setting | Tables Off | Tables On |
|---|---|---|
| Collect Guest Names toggle | Optional | Required — automatically ON and locked |
| Guests enter names during RSVP | Yes, if toggle is on | Always yes |
| Dashboard shows Tables tab | No | Yes |
| Seating chart / drag-and-drop | No | Yes |
התנהגות עיקרית:
- הפעלת Table Management ON מפעילה אוטומטית את Collect Guest Names ON ונועלת אותו (שולחנות דורשים שמות לכל אדם כדי לעבוד).
- כיבוי Table Management OFF משאיר את מתג שמות האורחים במצב שבו הגדרת אותו. אפשר להמשיך לאסוף שמות גם בלי שולחנות, או להשבית את שניהם.
- אפשר להתחיל בקטן רק עם איסוף שמות אורחים, ואז להפעיל שולחנות מאוחר יותר — כל השמות הקיימים נשמרים.
מתי להשתמש בכל אפשרות
השתמש ב-Collect Guest Names בלבד אם אתה רוצה:
- רשימת משתתפים מלאה עבור קייטרינג, תגי שם או צ׳ק-אין
- כרטיסי הושבה אישיים בלי תרשים הושבה רשמי
- לתכנן הושבה באופן לא פורמלי (למשל על נייר) באמצעות רשימת האורחים המיוצאת
השתמש ב-Table Management (שכולל שמות אורחים) אם אתה רוצה:
- תרשים הושבה ויזואלי עם גרירה ושחרור
- קיבולות לכל שולחן וסטטוס RSVP מקודד בצבע
- שהאורחים יראו את השולחן שהוקצה להם בתוך ההזמנה
שאלות נפוצות
ש: הפעלתי איסוף שמות אורחים לאחר שחלק מהאורחים כבר אישרו הגעה. האם אקבל את שמות המלווים שלהם? ת: אישורי הגעה קיימים שומרים את השמות שנשלחו (שמו של האורח הראשי תמיד קיים). אישורי הגעה חדשים ועריכות RSVP מאורחים קיימים יכללו מעתה והלאה את שמות המלווים. ניתן גם למלא מראש שמות חסרים בעצמך מלשונית Guests.
ש: האם ניתן להשבית איסוף שמות אורחים לאחר שהפעלתי אותו? ת: כן — כל עוד ניהול שולחנות כבוי. כאשר ניהול שולחנות מופעל, איסוף שמות אורחים נדרש והמתג מושבת. כבה קודם את השולחנות אם ברצונך להפסיק לאסוף שמות.
ש: האם כיבוי ניהול שולחנות ימחק את השמות שנאספו? ת: לא. שמות האורחים נשמרים ללא קשר למתג Tables. כיבוי השולחנות רק מסתיר את ממשק ההושבה — השמות נשארים משויכים ל-RSVP.
ש: האם שמות האורחים מוצגים לאורחים אחרים? ת: לא. שמות אישיים גלויים רק בלוח הבקרה של המארגן ובהזמנה של האורח עצמו (שם הוא יכול לערוך את הקבוצה שלו).
ש: האם איסוף שמות אורחים מחליף את מונה המלווים? ת: לא, הם עובדים יחד. האורחים עדיין בוחרים כמה אנשים הם מביאים, ולאחר מכן מתבקשים לציין שם עבור כל אחד.
ש: האם זה עובד עם טופס ההרשמה הציבורי? ת: כן. בכל פעם שאיסוף שמות אורחים (או ניהול שולחנות) מופעל, טופס ההרשמה הציבורי מבקש את שמו של כל מלווה.
האם מאמר זה היה מועיל?