כיצד לאסוף שמות אורחים במהלך RSVP
איסוף שמות אורחים מאפשר לך ללכוד את השם האישי של כל אדם שכל מוזמן מביא — לא רק את המספר. זה מושלם כאשר אתה צריך רשימת משתתפים מלאה (כרטיסי הושבה, ספירת מנות לקייטרינג, תגי שם, צ׳ק-אין לפי רשימת אורחים) אך אינך צריך תרשים הושבה מלא.
אם בהמשך תחליט שאתה כן רוצה להושיב אנשים, פשוט פתחו את עמוד ה-Seating — כל שם שכבר אספת יהפוך לאורח ללא שיוך, שמוכן לגרירה אל שולחן. בלי איסוף מחדש, בלי אובדן נתונים.
הפעלת איסוף שמות אורחים
Collect Guest Names מופעל כברירת מחדל (ON) עבור הזמנות חדשות. כדי לבדוק או לשנות זאת:
- היכנס ללוח הבקרה של האירוע שלך בכתובת dashboard.fotify.app
- בחר את האירוע ולחץ על "Invitation" בסרגל הצד
- פתח את לשונית "Details"
- מצא את "Collect Guest Names" באזור הגדרות האירוע
- העבר את המתג למצב ON או OFF
כל עוד האפשרות מופעלת, כל אורח שמאשר הגעה (דרך קישור ההזמנה שלו או דרך טופס ההרשמה הציבורי) מתבקש להזין שם פרטי ושם משפחה עבור כל אדם בקבוצה שלו.
מה האורחים רואים
לאחר ההפעלה, טופס ה-RSVP משתנה בהתאם למספר האנשים שהאורח מביא:
- מאשר הגעה לבד — ממלא את שמו, כרגיל
- מביא מלווים — מופיע מקטע חדש עם שורת שם לכל משתתף נוסף
- דוחה הגעה — לא יוצגו שדות שם
שם פרטי ושם משפחה נדרשים עבור כל ערך, כך שתמיד מתקבלת רשימת משתתפים מלאה.
אם כבר הזנתם שמות לקבוצה (מעמוד Guests או מעמוד ה-Seating), הטופס מציג אותם ממולאים מראש. השמות שהאורח משאיר הם האנשים שמגיעים; כל מי שהוא מסיר — או משמיט על ידי הקטנת גודל הקבוצה — נשאר ברשימת האורחים שלכם מסומן כלא מגיע/ה, כך שמושב שהקציתם לעולם לא משויך מחדש בשקט ושום דבר שהקלדתם לא הולך לאיבוד. העלאת גודל הקבוצה שוב מחזירה את אותם אנשים בשמם.
היכן מופיעים השמות שנאספו
כל השמות שנקלטו זמינים בכל רחבי לוח הבקרה:
- עמוד Guests — תתי-שורות הניתנות להרחבה — לכל קבוצה של 2 אנשים או יותר מופיע שברון לצד השם הראשי. לחצו עליו כדי להרחיב את השורה ולראות כל plus-one (מלווה) שמופיע מתחתיו, עם תג "+1" לכל אדם, ותג "לא מגיע/ה" לכל מי שהאורח השאיר מחוץ לאישור ההגעה שלו. עיפרון קטן בכל תת-שורה מעביר ישירות לעריכת אותו שם
- עמוד Guests — חיפוש — שורת החיפוש מתאימה גם לשמות של plus-one (מלווים), כך שהקלדה של "Jane" תמצא את ההזמנה שאליה היא משויכת גם אם האורחת הראשית היא "Sarah Smith". שורות תואמות נפתחות אוטומטית והשם התואם מודגש
- ייצוא Excel/CSV של רשימת האורחים — כאשר איסוף שמות מופעל, שני ייצואי הגיליון מקבלים עמודת Plus Ones עם כל אורח שאינו האורח הראשי, מופרד באמצעות pipe (לדוגמה:
John Doe | Jane Doe | Kid Smith). עובר בצורה נקייה אל/מגיליונות נתונים - ייצוא PDF של רשימת האורחים — כל plus-one (מלווה) מופיע כתת-שורה מוזחת מתחת להזמנה הראשית
- דף אימות נוכחות — כאשר קבוצה נסרקת בכניסה, צוות האבטחה מקיש על כל אדם בנפרד בעת הגעתו, עם חותמות זמן לכל אדם
- עמוד ה-Seating — כל אדם בעל שם מופיע כצ׳יפ לא משויך, מוכן לשיבוץ
אפשר גם למלא מראש את השמות בעצמכם מתוך עמוד Guests אם אתם כבר יודעים מי מגיע עם כל מוזמן.
הקשר להושבה (Seating)
איסוף שמות אורחים ועמוד ה-Seating עובדים על אותו מידע בסיסי — אלו פשוט שתי דרכים שונות להשתמש בו.
| הגדרה | שמות ON (ברירת מחדל) | שמות OFF |
|---|---|---|
| אורחים מזינים שמות במהלך RSVP | כן | לא — רק את גודל הקבוצה שלהם |
| תרשים הושבה / גרירה ושחרור | כל אדם מופיע בשמו | מלווים מופיעים כתוויות ממוספרות (למשל "Maria G. x2") |
| שינוי שם לאנשים בעמוד ה-Seating | בכל עת | בכל עת — אפשר למלא שמות בעצמכם |
התנהגות עיקרית:
- Collect Guest Names אינו תלוי בהושבה — זו בחירה חופשית, מופעלת כברירת מחדל, ואנחנו פשוט ממליצים להשאיר אותה מופעלת אם אתם מתכננים להשתמש בשולחנות (לוח הבקרה מציג תזכורת קטנה כשהיא כבויה).
- אפשר להתחיל בקטן רק עם איסוף שמות אורחים, ואז להתחיל להושיב מאוחר יותר — כל השמות הקיימים נשמרים ומופיעים כצ׳יפ לא משויך.
- האם האורחים רואים את השולחן שלהם בהזמנה זה מתג נפרד — Table Assignments בלשונית ה-Details באזור ה-Invitation.
מתי להשתמש בכל אפשרות
השתמש ב-Collect Guest Names בלבד אם אתה רוצה:
- רשימת משתתפים מלאה עבור קייטרינג, תגי שם או צ׳ק-אין
- כרטיסי הושבה אישיים בלי תרשים הושבה רשמי
- לתכנן הושבה באופן לא פורמלי (למשל על נייר) באמצעות רשימת האורחים המיוצאת
השתמש בעמוד ה-Seating (רצוי יחד עם שמות אורחים) אם אתה רוצה:
- תרשים הושבה ויזואלי עם גרירה ושחרור
- קיבולות לכל שולחן וסטטוס RSVP מקודד בצבע
- שהאורחים יראו את השולחן שהוקצה להם בתוך ההזמנה
שאלות נפוצות
ש: הפעלתי איסוף שמות אורחים לאחר שחלק מהאורחים כבר אישרו הגעה. האם אקבל את שמות המלווים שלהם? ת: אישורי הגעה קיימים שומרים את השמות שנשלחו (שמו של האורח הראשי תמיד קיים). אישורי הגעה חדשים ועריכות RSVP מאורחים קיימים יכללו מעתה והלאה את שמות המלווים. ניתן גם למלא מראש שמות חסרים בעצמך מעמוד Guests.
ש: האם ניתן להשבית איסוף שמות אורחים לאחר שהפעלתי אותו? ת: כן, בכל עת — גם כשאתם משתמשים בהושבה. שמות שכבר נאספו נשמרים; אישורי הגעה חדשים פשוט מפסיקים לבקש אותם. כשהשמות כבויים, מלווים מופיעים בתרשים ההושבה כתוויות ממוספרות שניתן לשנות בעצמכם.
ש: האם הסתרת שיוך השולחנות מהאורחים תמחק את השמות שנאספו? ת: לא. שמות האורחים ותרשימי ההושבה תמיד נשמרים. המתג Table Assignments שולט רק במה שהאורחים רואים בהזמנה — השמות נשארים משויכים ל-RSVP.
ש: האם שמות האורחים מוצגים לאורחים אחרים? ת: לא. שמות אישיים גלויים רק בלוח הבקרה של המארגן ובהזמנה של האורח עצמו (שם הוא יכול לערוך את הקבוצה שלו).
ש: האם איסוף שמות אורחים מחליף את מונה המלווים? ת: לא, הם עובדים יחד. האורחים עדיין בוחרים כמה אנשים הם מביאים, ולאחר מכן מתבקשים לציין שם עבור כל אחד.
ש: האם זה עובד עם טופס ההרשמה הציבורי? ת: כן. בכל פעם שאיסוף שמות אורחים מופעל, טופס ההרשמה הציבורי מבקש את שמו של כל מלווה.
האם מאמר זה היה מועיל?