כיצד להשתמש בניהול שולחנות לסידורי הושבה

ניהול שולחנות עוזר לכם לארגן את סידורי ההושבה באירוע שלכם. כל האורחים נטענים באופן אוטומטי כאשר אתם פותחים את לשונית Tables — בקידוד צבעים לפי סטטוס ה-RSVP — כך שתוכלו להתחיל לתכנן מיד. צרו שולחנות, גררו אורחים כדי לשייך מקומות ישיבה, ערכו שמות במקום, ותנו לאורחים לראות את השיוך שלהם ישירות בהזמנה שלהם.

הפעלת ניהול שולחנות

לפני שתוכלו ליצור שולחנות, צריך להפעיל את התכונה:

1. היכנסו ללוח הבקרה של האירוע בכתובת dashboard.fotify.app
2. בחרו את האירוע ולחצו "RSVP" בסרגל הצד
3. עברו ללשונית "Details"
4. מצאו את "Table Management" במקטע Event Settings
5. העבירו את המתג ל-ON

לאחר ההפעלה, תופיע לשונית חדשה "Tables" בניווט ה-RSVP שלכם.

הערה: הפעלת ניהול שולחנות מפעילה אוטומטית את Collect Guest Names (ומשאירה אותו מופעל ונעול), כדי שניתן יהיה לזהות כל משתתף לצורך הושבה. אם אתם צריכים רק את רשימת המשתתפים ולא תרשים הושבה, השתמשו ב-Collect Guest Names בפני עצמו — עדיין תוכלו להפעיל Tables מאוחר יותר בלי לאבד נתונים.

יצירת שולחנות

הוספת שולחן חדש

1. לחצו על לשונית "Tables"
2. לחצו "Create Table"
3. מלאו את פרטי השולחן:
   • Table Number - מספר ייחודי לשולחן (חובה)
   • Alias - שם ידידותי אופציונלי כמו "VIP", "Family" או "Friends"
   • Capacity - מספר מקומות הישיבה המקסימלי בשולחן
4. לחצו "Create"

מאפייני שולחן

מאפיין	חובה	תיאור
Number	כן	מזהה ייחודי (1, 2, 3 וכו')
Alias	לא	שם ידידותי שמוצג לאורחים
Capacity	כן	מספר מקומות הישיבה המקסימלי הזמין

עריכת שולחנות

כדי לשנות שולחן:

1. מצאו את כרטיס השולחן בלשונית Tables
2. לחצו על סמל Edit (עיפרון)
3. עדכנו את הפרטים
4. לחצו "Save"

מחיקת שולחנות

1. לחצו על סמל Delete (פח) בכרטיס השולחן
2. אשרו את המחיקה

אם משויכים אורחים לשולחן, הם יועברו למאגר הלא משויכים.

שיוך אורחים לשולחנות

טעינת אורחים אוטומטית

כאשר אתם פותחים את לשונית Tables, כל האורחים שלכם נטענים באופן אוטומטי — אין צורך בהגדרה ידנית. האורחים נוצרים מתוך רשימת ה-RSVP שלכם:

• אורחים שאישרו/השתתפו — נטענים עם גודל הקבוצה המאושר
• אורחים בהמתנה (טרם השיבו) — נטענים עם הכמות שהוזמנה, כדי שתוכלו לתכנן מראש
• אורחים שסירבו — מוצגים כפריט יחיד כדי שתהיה לכם תמונה מלאה

כלומר, תוכלו להפעיל שולחנות בכל נקודה — גם אחרי שכל האורחים כבר השיבו RSVP — וכולם יופיעו מיד.

סטטוס RSVP בקידוד צבעים

כל תג אורח (chip) מקודד בצבע, כך שניתן לראות את סטטוס ה-RSVP במבט אחד:

• 🟢 ירוק — אישר / השתתף
• 🔵 כחול — בהמתנה (טרם השיב)
• 🔴 אדום (מוחלש) — סירב

השתמשו ב-filter pills מעל רשימת האורחים כדי להציג רק סטטוס מסוים. לדוגמה, לחצו על ה-pill הירוק כדי לראות רק אורחים שאישרו בזמן שיוך לשולחנות.

תצוגת Plus-One

אורחים עם מלווים (plus-ones) ללא שם מוצגים באמצעות שם האורח הראשי עם מספר:

• Maria G. — האורח הראשי
• Maria G. x2 — האדם השני בקבוצה של Maria
• Maria G. x3 — האדם השלישי

לאחר שממלאים שמות אמיתיים, הם מוצגים כרגיל (למשל, "Carlos R.").

שימוש ב-Drag and Drop

הדרך הקלה ביותר לשייך אורחים היא באמצעות גרירה ושחרור:

1. מצאו אורחים במקטע "Unassigned" בצד שמאל
2. גררו תג אורח אל השולחן הרצוי
3. שחררו את האורח על כרטיס השולחן

השולחן יציג את התפוסה הנוכחית שלו (לדוגמה, "6/8").

שימוש בחלון השיוך (Assign Modal)

לחצו על כל שם אורח כדי לפתוח את חלון השיוך, שבו תוכלו:

1. לערוך את שמו — לשנות את השם הפרטי ושם המשפחה ישירות (מצוין לשינוי "Guest 2" לשם אמיתי)
2. לראות למי הוא שייך — עבור מלווים, החלון מציג "Guest of [Main Guest Name]"
3. לבחור שולחן — לבחור מתוך רשימת השולחנות למטה
4. ללחוץ Save כדי לאשר שינויים, או Cancel כדי לבטל

הסרת שיוכים

כדי לבטל שיוך של אורח משולחן:

1. מצאו את האורח בשולחן שאליו הוא משויך
2. גררו אותו חזרה לאזור "Unassigned"
3. או לחצו על שם האורח ובחרו "Remove from table" בחלון

עיצוב האולם באמצעות המפה

מעבר לתצוגת הרשימה, תצוגת Map מאפשרת לכם לסדר שולחנות על גבי תכנית קומה דו־ממדית שתואמת את המקום האמיתי. עברו בין Grid ל-Map באמצעות המתג בחלק העליון של לשונית Tables.

מה אפשר לעשות במפה

• למקם שולחנות בכל מקום על הרצפה בעזרת גרירה ושחרור.
• לבחור צורות שולחן — Round, Square, Rectangle או Oval.
• לשנות גודל ולסובב כל שולחן כדי לשקף את פריסת המקום.
• להוסיף קירות כדי לתחום חדרים, מחיצות או אזורי במה.
• להוסיף תוויות לנקודות ציון כמו "Dance Floor", "Bar" או "Stage".
• להושיב אורחים באמצעות גרירה מהפאנל ישירות אל שולחן.
• לעבור למסך מלא לתכנון נקי מהסחות בזמן ההקמה.

מיקום שולחן

שולחנות חדשים מתחילים בפאנל Unplaced בצד ימין של המפה.

1. לחצו "Add table" בסרגל הכלים כדי ליצור אחד (או השתמשו בזרימת Create Table הקיימת).
2. מצאו אותו בפאנל Unplaced מימין.
3. לחצו וגררו את השולחן לכל מקום על הרצפה.
4. השתמשו בידיות בצבע המותג על שולחן נבחר כדי לשנות גודל (ימין-תחתון) או לסובב (למעלה).

כדי להסיר שולחן מהמפה בלי למחוק אותו, בחרו את השולחן ולחצו "Unplace" — הוא חוזר לפאנל Unplaced.

שינוי צורה, גודל וסיבוב

לחצו על כל שולחן כדי לפתוח את סרגל הצד הימני ולהתאים:

• Shape — בחרו Round, Square, Rectangle או Oval. שינוי צורה מאפס לגודל ברירת מחדל הגיוני.
• Size — גררו את מחווני ה-W/H, או אחזו בידית שינוי הגודל על השולחן עצמו.
• Rotation — גררו את המחוון, או השתמשו בידית הסיבוב מעל השולחן.

הוספת קירות

קירות הם מלבנים הניתנים להגדרה, שימושיים לסימון מבנה המקום.

1. לחצו "Add wall" בסרגל הכלים — קיר חדש יופיע במרכז הקנבס הנראה.
2. גררו אותו למיקום הרצוי.
3. בחרו אותו כדי להתאים את Length (האורך) ואת מחוון Thickness (העובי).
4. סובבו אותו עבור קירות אלכסוניים או זוויות.

הוספת תוויות

תוויות הן הערות טקסט הניתנות לעריכה.

1. לחצו "Add label" בסרגל הכלים — התווית תופיע עם טקסט ברירת מחדל ותיכנס מיד למצב עריכה.
2. הקלידו את שם האזור (למשל "Dance Floor", "Bar", "Buffet").
3. לחצו Enter או לחצו מחוץ לתווית כדי לשמור.
4. לחצו לחיצה כפולה על תווית קיימת כדי לערוך אותה שוב, או שנו את הטקסט מסרגל הצד הימני.
5. התאימו גודל וסיבוב בדיוק כמו שולחנות.

הושבת אורחים על המפה

הפאנל השמאלי מציג את כל האורחים שאינם משויכים.

1. לחצו וגררו שם אורח מהפאנל השמאלי.
2. רחפו מעל השולחן היעד — הוא יודגש בירוק כאשר השיוך תקין.
3. שחררו כדי לשייך את האורח. הודעת toast תעדכן אם השולחן מלא בתפוסה.

כדי להוציא אורח מהושבה:

1. לחצו על השולחן במפה כדי לפתוח את סרגל הצד.
2. רחפו מעל האורח שברצונכם להסיר.
3. לחצו על × שמופיע ליד שמו. הוא יחזור מיד לפאנל האורחים הלא משויכים.

פקדי מפה

פקד	מה הוא עושה
Drag empty canvas	מזיז את תכנית הקומה
Ctrl + scroll	מגדיל ומקטין סביב מיקום הסמן
Grid toggle	מציג או מסתיר את רשת היישור
Snap toggle	מצמיד שולחנות ואלמנטים לרשת בזמן גרירה
Fit view	מבצע מסגור אוטומטי לכל מה שמיקמתם
Fullscreen	מרחיב את המפה למסך מלא עבור יום ההקמה
Delete / Backspace	מוחק את הקיר או התווית שנבחרו
Escape	מבטל בחירה

טיפ: הוספת שולחן מתוך מצב מסך מלא מחזירה אתכם אוטומטית ללוח הבקרה כדי שתוכלו למלא את שם השולחן והקיבולת.

ניהול שמות אורחים בודדים

כאשר אורחים משיבים RSVP עם כמה אנשים בקבוצה שלהם (מלווים/plus-ones), צריך לדעת מי כל אדם לצורך שיוך לשולחנות. יש שלוש דרכים לנהל שמות:

אפשרות 1: עריכת שמות ישירות בלשונית Tables

הדרך המהירה ביותר — לחצו על כל תג אורח בלשונית Tables כדי לפתוח את חלון השיוך, שבו תוכלו לשנות שמות במקום:

1. לחצו על תג אורח (למשל, "Maria G. x2")
2. החלון מציג שדות שם שמולאו מראש — עבור מלווים, הוא גם מציג "Guest of [Main Guest Name]"
3. הקלידו את השם האמיתי ולחצו Save

זה אידיאלי כאשר אתם משייכים שולחנות ורוצים למלא שמות במקביל.

אפשרות 2: המארגן ממלא מראש שמות בלשונית Guests

אם אתם כבר יודעים מי נמצא בקבוצה של כל אורח:

1. עברו ללשונית "Guests"
2. מצאו את האורח עם כמה אנשים בקבוצה שלו
3. לחצו על סמל Users (סמל אנשים) ליד שמו
4. הוסיפו שם פרטי ושם משפחה לכל אדם בקבוצה
5. לחצו "Save"

אפשרות 3: האורחים מספקים שמות במהלך ה-RSVP

אם לא תמלאו מראש שמות, האורחים יתבקשו לספק אותם כשהם משיבים להזמנה:

1. האורח פותח את קישור ההזמנה המותאם אישית שלו
2. כשהוא משיב RSVP עם כמה משתתפים, הוא מתבקש להזין את השם של כל אדם
3. השמות נשמרים אוטומטית ומופיעים בלוח הבקרה שלכם

זה קורה אוטומטית — Collect Guest Names מופעל עבורכם ברגע שניהול שולחנות מופעל.

איך שמות עובדים

תרחיש	מה קורה
שמות טרם סופקו	מוצג כ-"Maria G. x2", "Maria G. x3" בלשונית Tables
המארגן עורך בלשונית Tables	השם מתעדכן מיד על התג
המארגן ממלא מראש בלשונית Guests	השמות מופיעים בלשונית Tables לצורך שיוך
האורח מספק שמות במהלך ה-RSVP	השמות מסתנכרנים אוטומטית לאחר שהאורח משיב

טיפים לאיסוף שמות

• בחתונות, אפשרו לאורחים לספק את השמות בעצמם כדי להימנע משגיאות כתיב
• באירועים עסקיים, מלאו מראש ממאגר העובדים שלכם או ערכו ישירות בלשונית Tables
• מחזיק ה-RSVP הראשי תמיד נכלל אוטומטית
• ניתן לשייך כל אדם בעל שם לשולחנות שונים

התראות על שולחן לאורחים

לאחר שתשייכו אורחים לשולחנות, הם יראו אוטומטית את השיוך שלהם בהזמנה.

מה האורחים רואים

כאשר אורח פותח את ההזמנה שלו לאחר ששויך לשולחן:

• מספר השולחן המשויך מוצג
• אם הוא עדיין לא משויך, הוא יראה "To be announced"

מתי זה מופיע

המקטע של שיוך לשולחן מופיע בהזמנת האורח רק כאשר:

• ניהול שולחנות מופעל עבור האירוע
• האורח אישר את ההזמנה (סטטוס ה-RSVP הוא Accepted או Attended)

אפשר לשנות את סדר הופעת המקטע באמצעות הגדרות Section Order בלשונית Invitation.

צפייה בסטטיסטיקות הושבה

כותרת לשונית Tables מציגה סטטיסטיקות מרכזיות:

נתון	תיאור
Tables	מספר השולחנות הכולל שנוצרו
Capacity	סך מקומות הישיבה בכל השולחנות
Seated	מספר האורחים ששויכו לשולחנות
Unseated	אורחים שעדיין במאגר הלא משויך

השתמשו בנתונים הללו כדי לראות במהירות את ההתקדמות בהושבה.

ייצוא שיוכי שולחנות

ייצאו את סידור ההושבה המלא שלכם:

1. לחצו "Export" בלשונית Tables
2. הורידו את קובץ ה-CSV עם כל שיוכי השולחנות
3. פתחו ב-Excel או ב-Google Sheets

הייצוא כולל:

• מספר שולחן ושם כינוי
• שמות האורחים המשויכים לכל שולחן
• קיבולת ותפוסה נוכחית

זה שימושי עבור:

• הדפסת כרטיסי מקום
• שיתוף עם צוות המקום
• יצירת תרשימי הושבה פיזיים

טיפים לניהול שולחנות

תכנון הפריסה

• צרו את כל השולחנות לפני שמתחילים בשיוכים
• קבעו קיבולות מציאותיות בהתאם למקום
• השתמשו בכינויים לזיהוי קל ("Bride's Family", "Groom's Family")

שיוך יעיל

• השתמשו בתכונת החיפוש כדי למצוא אורחים ספציפיים
• שייכו קבוצות משפחתיות יחד
• בדקו את מספר הלא משויכים באופן קבוע כדי לוודא שאף אחד לא מתפספס

לפני האירוע

• ודאו שכל האורחים שאישרו משויכים
• ייצאו ושתפו עם מתאמי המקום
• בדקו שוב שמגבלות הקיבולת לא נחצות

שאלות נפוצות

ש: האם אפשר לשייך אורחים לפני שהם משיבים RSVP? ת: כן! כל האורחים — מאושרים, בהמתנה וסירבו — נטענים אוטומטית. אורחים בהמתנה מופיעים בכחול כדי שתוכלו לתכנן מראש.

ש: מה קורה אם אני חורג מקיבולת של שולחן? ת: המערכת מונעת מכם לשייך יותר אורחים ממה שקיבולת השולחן מאפשרת.

ש: האם אורחים מאותו RSVP יכולים לשבת בשולחנות שונים? ת: כן! כאשר מוסיפים שמות אישיים לאורחים בקבוצה, ניתן לשייך כל אדם לשולחנות שונים.

ש: האם האורחים יקבלו הודעה כשאשייך אותם לשולחן? ת: האורחים רואים את השיוך לשולחן כאשר הם צופים בהזמנה. לא נשלחת התראה נפרדת.

ש: האם אפשר לשנות שיוכים לאחר שהאירוע מתחיל? ת: כן, אפשר לשנות שיוכי שולחנות בכל עת מתוך לוח הבקרה.

ש: מה אם אורח מסרב אחרי שכבר שויך? ת: התג שלו הופך לאדום (סטטוס סירב). השיוך נשאר אך לא יוצג לאורח. תוכלו לבטל את השיוך כדי לפנות את המקום.

ש: האם יש מגבלה למספר השולחנות שאפשר ליצור? ת: אין מגבלה למספר השולחנות. צרו כמה שנדרש בהתאם למקום.

ש: האם אפשר להדפיס תרשימי הושבה? ת: ייצאו את ה-CSV והשתמשו בו כדי ליצור תרשימי הושבה בכלי העיצוב המועדף עליכם או באפליקציית גיליון אלקטרוני.

ש: איך אוספים שמות למלווים (plus-ones)? ת: שלוש אפשרויות: (1) לחצו על תג המלווה ישירות בלשונית Tables כדי לשנות את שמו, (2) מלאו מראש שמות באמצעות סמל Users בלשונית Guests, או (3) תנו לאורחים להזין שמות בעצמם כשהם משיבים RSVP. מלווים ללא שם מוצגים כ-"Maria G. x2" כך שתמיד תדעו של מי האורח.

ש: הפעלתי שולחנות אחרי שאורחים כבר השיבו RSVP. איפה האורחים שלי? ת: כל האורחים נטענים אוטומטית כאשר אתם פותחים את לשונית Tables — גם אם הם השיבו לפני שהפעלתם שולחנות. אין צורך בסנכרון ידני. אם כבר השתמשתם ב-Collect Guest Names לפני הפעלת השולחנות, שמות המלווים הבודדים שנאספו נשמרים ומופיעים כתגים לא משויכים, מוכנים להושבה.

ש: מה המשמעות של הצבעים? ת: תגי אורחים מקודדים בצבע לפי סטטוס RSVP: ירוק = אישר, כחול = בהמתנה (לא השיב), אדום = סירב. אפשר לסנן לפי סטטוס באמצעות ה-pills שמעל רשימת האורחים.

ש: האם אפשר לערוך שמות אורחים מלשונית Tables? ת: כן! לחצו על כל תג אורח כדי לפתוח את החלון שבו תוכלו לשנות את השם הפרטי ושם המשפחה. עבור מלווים, החלון גם מציג למי הם שייכים (למשל, "Guest of Maria Garcia").

ש: איך עוברים בין תצוגת הרשימה למפת המקום? ת: השתמשו במתג Grid / Map בחלק העליון של לשונית Tables. שתי התצוגות חולקות את אותם נתונים — שיוכים ועריכות שבוצעו בתצוגה אחת יופיעו מיד בשנייה.

ש: האם אני חייב למקם שולחנות על המפה? ת: לא. המפה אופציונלית. אפשר להמשיך להשתמש בתצוגת Grid אם אתם צריכים רק רשימה ולא חשוב לכם תכנון חזותי. שולחנות שתיצרו יישארו בפאנל Unplaced של המפה עד שתגררו אותם לרצפה.

ש: אילו צורות שולחן זמינות? ת: Round, Square, Rectangle ו-Oval. בחרו מה שמתאים למקום — הצורה היא חזותית בלבד ואינה משפיעה על כללי הקיבולת.

ש: האם קירות ותוויות גלויים לאורחים שלי? ת: לא. קירות ותוויות הם עזרי תכנון למארגן בלבד. האורחים עדיין יראו את מספר השולחן המשויך בהזמנה שלהם, בדיוק כמו בתצוגת Grid.

ש: האם אפשר לגרור אורח משולחן אחד לאחר במפה? ת: בשלב זה, גוררים מהפאנל השמאלי Unassigned אל שולחן כדי להושיב, ומשתמשים בכפתור × בסרגל הצד של השולחן כדי להוציא מהושבה (הם חוזרים לפאנל Unassigned). כדי להעביר מישהו בין שני שולחנות, הוציאו אותו מהושבה וגררו אותו לשולחן החדש.

ש: איך מוחקים קיר או תווית? ת: לחצו על הקיר או התווית, ואז או לחצו על כפתור הפח בסרגל הצד הימני או הקישו Delete / Backspace במקלדת.

ש: האם המפה עובדת במסך מלא? ת: כן. לחצו על כפתור Fullscreen בסרגל הכלים של המפה כדי להרחיב את הקנבס למסך כולו — שימושי לתכנון על מסך גדול או מקרן בזמן הקמת המקום. הוספת שולחן חדש מתוך מסך מלא מחזירה אתכם לזמן קצר ללוח הבקרה כדי שדו-שיח יצירת השולחן יהיה גלוי, ולאחר מכן תוכלו להיכנס שוב למסך מלא.