כיצד להשתמש בניהול שולחנות לסידורי ישיבה

ניהול שולחנות עוזר לכם לארגן סידורי ישיבה לאירוע שלכם, מתוך עמוד Seating משלו בלוח הבקרה. כל האורחים נטענים אוטומטית כשפותחים אותו — עם קידוד צבעים לפי סטטוס אישור הגעה (RSVP) — כך שתוכלו להתחיל לתכנן מיד. צרו שולחנות (עד כדי כמה כיסאות יושבים בכל צד), גררו אורחים כדי להקצות מושבים, או תנו לעוזר ההושבה האוטומטית להושיב את כולם במכה אחת. שרטטו את הפריסה שלכם מעל תמונה של תוכנית הקומה האמיתית של המקום, עקבו אחר סרגל בעיות ההושבה ככל שה-RSVP משתנה, ושתפו עמוד מצאו את מקומכם שאורחים יכולים לפתוח בכניסה. אירועים מרובי-שלבים יכולים אפילו לשמור על כמה סידורי ישיבה עצמאיים — לדוגמה תרשים אחד לטיול בסירה ותרשים נוסף לארוחת הערב.

אין צורך להגדיר RSVP או הזמנה דיגיטלית קודם — ה-Seating עובד לגמרי בעצמו, ומתחבר אוטומטית אם תוסיפו הזמנה בהמשך.

פתיחת עמוד ה-Seating

אין שום דבר שצריך להפעיל — ה-Seating תמיד זמין:

1. היכנסו ללוח הבקרה של האירוע שלכם בכתובת dashboard.fotify.app
2. בחרו את האירוע ולחצו על "Seating" בסרגל הצד

זהו זה. העמוד עובד גם אם עדיין לא יצרתם הזמנה או הפעלתם RSVP עבור האירוע.

הערה: אנו ממליצים להשאיר את Collect Guest Names מופעל (הוא ON כברירת מחדל עבור הזמנות חדשות) כדי שניתן יהיה לזהות כל משתתף בשמו לצורך הושבה. זו המלצה, לא דרישה — כשהשמות כבויים, ההושבה עדיין עובדת ומלווים מופיעים כתוויות ממוספרות (למשל "Maria G. x2") שניתן לשנות בעצמכם.

יצירת שולחנות

הוספת שולחן חדש

1. פתחו את עמוד Seating
2. לחצו על "Create Table"
3. מלאו את פרטי השולחן:
   • Table Number - מספר ייחודי לשולחן (חובה)
   • Alias - שם ידידותי אופציונלי כמו "VIP", "Family" או "Friends"
   • Capacity - מספר המושבים המקסימלי בשולחן
4. לחצו על "Create"

יצירת השולחן הראשון שלכם גם מפעילה אוטומטית את תכונת ההושבה עבור האירוע — אין מתג נפרד שצריך לזכור.

תבניות שולחן — צרו פעם אחת, השתמשו בהן בכל מקום

אם אתם בונים שוב ושוב את אותו השולחן — שולחן ראשי עם כיסאות בצד אחד, שולחן עגול לעשרה עם שני מקומות שמורים — שמרו אותו כתבנית ולעולם אל תבנו אותו מחדש:

• שמירת תבנית — בחרו כל שולחן על מפת המקום, לחצו על "Save as template" בסרגל הצד, ותנו לו שם (לדוגמה "Head table"). התבנית שומרת את צורת השולחן, גודלו, קיבולתו ואת מלוא פריסת הכיסאות שלו, כולל מקומות שמורים.
• יצירה מתבנית — בפעם הבאה שתלחצו על "Create Table", התבניות שלכם יופיעו כשבבים בחלק העליון של החלון. בחרו אחת והשולחן החדש ייווצר לפי אותה תבנית; בחרו "Blank table" עבור התהליך הרגיל.

התבניות שייכות לחשבון שלכם, לא לאירוע בודד — בנו את השולחנות הסטנדרטיים שלכם פעם אחת והשתמשו בהם שוב בכל אירוע שאתם מארגנים. עריכה או מחיקה של תבנית לעולם לא משפיעה על שולחנות שכבר נוצרו ממנה (העבירו עכבר מעל שבב תבנית ולחצו על ה-× כדי למחוק אותה).

מאפייני שולחן

מאפיין	חובה	תיאור
Number	כן	מזהה ייחודי (1, 2, 3 וכו')
Alias	לא	שם ידידותי שמוצג לאורחים
Capacity	כן	מספר המושבים המקסימלי הזמין

עריכת שולחנות

כדי לשנות שולחן:

1. מצאו את כרטיס השולחן בתצוגת הרשת של עמוד Seating
2. לחצו על סמל Edit (עיפרון)
3. עדכנו את הפרטים
4. לחצו על "Save"

שינוי שם שולחן

ה-Alias הוא השם הידידותי שהאורחים שלכם רואים במקום רק מספר — מושלם למתן שם לשולחנות על שם סירות, משפחות או נושאים. שתי דרכים להגדיר אותו:

• חלון עריכה — לחצו על סמל ה-Edit (עיפרון) בכרטיס השולחן (או על השולחן הנבחר בסרגל הצד של המפה) ומלאו את שדה ה-Alias.
• ישירות על המפה — לחצו לחיצה כפולה על כל שולחן במפת המקום והקלידו את השם במקום. הקישו Enter לשמירה, Escape לביטול. אין צורך בחלון.

מחיקת שולחנות

1. לחצו על סמל Delete (פח) בכרטיס השולחן
2. אשרו את המחיקה

אם יש אורחים שמוקצים לשולחן, הם יועברו למאגר הלא-מוקצים (unassigned).

הקצאת אורחים לשולחנות

טעינה אוטומטית של אורחים

כשאתם פותחים את עמוד ה-Seating, כל האורחים שלכם נטענים אוטומטית — ללא צורך בהגדרה ידנית. האורחים נוצרים מרשימת האורחים שלכם:

• אורחים שאישרו/השתתפו — נטענים עם גודל הקבוצה שאושר
• אורחים בהמתנה (טרם השיבו) — נטענים עם הכמות שהוזמנה כדי שתוכלו לתכנן מראש
• אורחים שסירבו — מוצגים כרשומה אחת כדי שתהיה לכם תמונה מלאה

משמעות הדבר היא שאתם יכולים להתחיל להושיב בכל שלב — גם אחרי שכל האורחים כבר ביצעו RSVP — וכולם יופיעו באופן מיידי.

הוספת אורחים מעמוד ה-Seating

מתחילים מאפס? אין צורך לצאת מהעמוד:

• לחצו על "Add Guest" בלוח Unassigned כדי להוסיף אדם (עם גודל הקבוצה שלו) ישירות — הוא נוצר ברשימת האורחים שלכם ומופיע כצ׳יפ לא משויך מיד.
• לפרטי קשר, תגיות או ייבוא מגיליון אלקטרוני, השתמשו בקישור "Manage guest list" מתחת ללוח, שמעביר אתכם לעמוד Guests.

סטטוס RSVP עם קידוד צבעים

כל תג אורח (guest chip) מקודד בצבעים כדי שתוכלו לראות את סטטוס ה-RSVP במבט אחד:

• 🟢 ירוק — Accepted / Attended
• 🔵 כחול — Pending (טרם השיבו)
• 🔴 אדום (עמום) — Declined, או לא מגיע/ה

הצבע הוא לפי אדם, לא לפי הזמנה. כשקבוצה מאשרת פחות אנשים ממה שהוזמנו — הזמנה לשלושה שחוזרת כ"רק אני" — רק האנשים שהאורח אישר בפועל הופכים לירוקים. השאר הופכים לאדומים כדי שתוכלו לראות במבט אחד אילו מושבים באמת תפוסים. הם נשארים בקבוצה כך שדבר ממה שהגדרתם לא הולך לאיבוד, וכל מושב שהקציתם להם נשאר שמור עד שתבטלו את ההקצאה שלהם (לחצו על התג → "Remove from table") או תמחקו אותם מהקבוצה. אם האורח מאוחר יותר מעלה שוב את המספר, אותם אנשים חוזרים כמאושרים, עם השמות והמושבים כפי שהיו.

השתמשו ב-filter pills מעל רשימת האורחים כדי להציג רק סטטוס מסוים. לדוגמה, לחצו על הגלולה הירוקה כדי לראות רק אורחים מאושרים בזמן הקצאת שולחנות.

תצוגת פלוס-אחד

אורחים עם פלוס-אחד ללא שם מוצגים באמצעות שם האורח הראשי יחד עם מספר:

• Maria G. — האורחת הראשית
• Maria G. x2 — האדם השני בקבוצה של Maria
• Maria G. x3 — האדם השלישי

ברגע שתמלאו שמות אמיתיים, הם יוצגו כרגיל (למשל, "Carlos R.").

שימוש בגרירה ושחרור

הדרך הקלה ביותר להקצות אורחים היא גרירה ושחרור:

1. מצאו את האורחים באזור "Unassigned" בצד שמאל
2. גררו תג אורח אל השולחן הרצוי
3. שחררו את האורח על כרטיס השולחן

השולחן יציג את התפוסה הנוכחית (למשל, "6/8").

שימוש בחלון ההקצאה (Assign Modal)

לחצו על כל שם אורח כדי לפתוח את חלון ההקצאה, שבו תוכלו:

1. לערוך את השם — לשנות את השם הפרטי ושם המשפחה ישירות (מצוין לשינוי "Guest 2" לשם אמיתי)
2. לראות למי הם שייכים — עבור פלוס-אחד, החלון מציג "Guest of [Main Guest Name]"
3. לבחור שולחן — לבחור מתוך רשימת השולחנות למטה
4. ללחוץ על Save כדי לאשר שינויים, או על Cancel כדי לבטל

הסרת הקצאות

כדי לבטל הקצאה של אורח משולחן:

1. מצאו את האורח בשולחן שאליו הוא הוקצה
2. גררו אותו בחזרה לאזור "Unassigned"
3. או לחצו על שם האורח ובחרו "Remove from table" בחלון ההקצאה

הושבה אוטומטית

להושיב מאה אורחים ידנית זה החלק הכי פחות כיפי בתכנון אירוע — אז תנו לעוזר ההושבה האוטומטית לעשות את המעבר הראשון. לחצו על הכפתור "Auto-seat" בחלק העליון של עמוד ה-Seating כדי לפתוח אותו.

מה העוזר מבטיח

איך שלא תגדירו אותו, כמה כללים לעולם לא נשברים:

• קבוצות נשארות יחד — אורח והמלווים שלו תמיד נוחתים באותו שולחן; אם אין שולחן שיכול להכיל את כל הקבוצה, אף אחד ממנה לא מושב והעוזר מודיע לכם.
• אורחים שדחו לעולם לא מושבים.
• כיסאות שמורים נשארים פנויים — מקומות שמורים לעולם לא ניתנים לאורחים.
• שום דבר לא קורה בלי תצוגה מקדימה — העוזר תמיד מציג לכם את התוכנית המלאה (מי הולך לאיזה שולחן, מי לא נכנס) לפני שהיא מיושמת.

אפשרויות

• הושיבו אורחים עם אותה תגית יחד (פעיל כברירת מחדל) — אורחים שחולקים תגית אורח מתקבצים באותם שולחנות. תייגו את הקבוצות שלכם ("משפחת הכלה", "חברים מהעבודה", "מועדון טניס שולחן") והעוזר ישמור עליהם יחד.
• שמרו על אורחים שכבר יש להם שולחן במקום שבו הם נמצאים (פעיל כברירת מחדל) — כבו אותה כדי לתת לעוזר לערבב מחדש הקצאות קיימות להתאמה טובה יותר.
• הושיבו גם אורחים שעדיין לא השיבו (כבוי כברירת מחדל) — בדרך כלל רק אורחים מאושרים מושבים.

זו שיחה

לחיצה על "Auto-seat" פותחת את העוזר בתוך לוח הבקרה עם תדריך מוכן מראש עבור האירוע שלכם — כמה אורחים עדיין צריכים שולחן, הכללים שלמעלה — כך שאתם יכולים פשוט ללחוץ שליחה, או לערוך אותו קודם. מכאן זו שיחה: העוזר מריץ הרצת בדיקה (dry run), מראה לכם מי היה יושב איפה ומי לא נכנס, ומחיל את התוכנית רק לאחר שאתם מאשרים. כל מה שהטופס לא הצליח לבטא, פשוט אומרים:

"הושיבו את משפחת הכלה יחד, תרחיקו את אנה גרסיה מלואיס פרס, והשאירו את שולחן 3 ריק."

העוזר משתמש באותם כלי הושבה כמו לוח הבקרה (הוא יכול גם להזיז אורחים בודדים או ליצור שולחנות אם תבקשו), תמיד עם כרטיס אישור לפני שהוא משנה משהו. אורחים שהוא מציב נוחתים בשולחנות שלהם ללא מספרי כיסא ספציפיים — כווננו כיסאות בודדים על המפה בהמשך אם חשוב לכם מיקום מדויק.

עיצוב המקום באמצעות המפה

מעבר לתצוגת הרשימה, תצוגת Map מאפשרת לכם לסדר שולחנות על גבי תכנית רצפה דו-ממדית שתואמת את המקום האמיתי. עברו בין Grid ל-Map באמצעות המתג בחלק העליון של עמוד ה-Seating.

מה אפשר לעשות במפה

• למקם שולחנות בכל מקום על הרצפה באמצעות גרירה ושחרור.
• לבחור צורות שולחן — Round, Square, Rectangle או Oval.
• להתאים אישית את פריסת הכיסאות — לקבע כיסאות לכל צד בשולחנות מלבניים (כולל שולחנות ראשיים חד-צדדיים), לשמור על כיסאות שולחן עגול על הקשת הקדמית בלבד, ולשמור כיסאות עבור ה-DJ, הצלם, או כיסא תינוק.
• לשרטט מעל תוכנית הקומה האמיתית שלכם — להעלות תמונה או סריקה של תוכנית המקום כשכבת רקע ולבנות את התרשים מעליה.
• לשנות שם שולחן ישירות — לחצו לחיצה כפולה על שולחן כדי להקליד את שמו ישירות על המפה.
• לשנות גודל ולסובב כל שולחן כדי לשקף את פריסת המקום.
• להושיב אורחים בכיסאות ספציפיים — כל שולחן מציג את מספר הכיסאות הנכון סביבו; שחררו אורח על כיסא כדי לנעול אותו שם.
• להוסיף ריהוט ומבנה — קירות, דלתות, חלונות, במה, DJ booth, רחבת ריקודים, בר, בופה, שולחן מתנות, שולחן עוגה, תא צילום, שירותים ותוויות טקסט חופשי.
• בחירה מרובה ויישור — Shift-קליק או בחירת מסגרת, ואז הזזה, סיבוב, יישור, פיזור, נעילה, שכפול או מחיקה כקבוצה.
• ביטול / חזרה לכל שינוי פריסה עם ⌘Z / ⌘⇧Z.
• מדריכים חכמים — קווי יישור ורודים שמצמידים אובייקט נע לקצוות או למרכזים של האובייקטים השכנים.
• נעילת פריטים כדי שלא יזוזו בזמן כוונון עדין.
• שמירה אוטומטית שומרת כל שינוי מסונכרן; אינדיקטור Saving / Saved נמצא בסרגל הכלים.
• ייצוא הפריסה כ-PNG, SVG, PDF מוכן להדפסה, כרטיסים לפי שולחן או CSV.
• מצב מסך מלא לתכנון ללא הסחות דעת בזמן ההקמה.

מיקום שולחן

שולחנות חדשים מתחילים בלוח Unplaced בצד ימין של המפה.

1. לחצו על "Add table" בסרגל הכלים כדי ליצור אחד (או השתמשו בתהליך הקיים של Create Table).
2. מצאו אותו בלוח Unplaced בצד ימין.
3. לחצו וגררו את השולחן לכל מקום על הרצפה.
4. השתמשו בידיות בצבע המותג שעל שולחן מסומן כדי לשנות גודל (ימין-למטה) או לסובב (למעלה).

כדי להסיר שולחן מהמפה בלי למחוק אותו, סמנו את השולחן ולחצו על "Unplace" — הוא יחזור ללוח Unplaced.

שינוי צורה, גודל וסיבוב

לחצו על כל שולחן כדי לפתוח את סרגל הצד הימני ולהתאים:

• Shape — בחרו Round, Square, Rectangle או Oval. החלפת צורה מאפסת לגודל ברירת מחדל הגיוני.
• Size — גררו את מחווני W/H, או תפסו את ידית שינוי הגודל על השולחן עצמו.
• Rotation — גררו את המחוון, או השתמשו בידית הסיבוב מעל השולחן.

פריסות כיסאות מותאמות אישית

כברירת מחדל, הכיסאות מתפזרים אוטומטית סביב כל שולחן — שולחנות עגולים ואליפטיים מפזרים אותם באופן שווה בהיקף, ושולחנות מלבניים מחלקים אותם בין ארבעת הצדדים. מקטע ה-Chair layout בסרגל הצד של השולחן מאפשר לכם לקחת שליטה כאשר ברירת המחדל לא תואמת את המציאות:

• כיסאות לכל צד (Rectangle / Square) — סמנו "Custom chairs per side" וקבעו בדיוק כמה כיסאות יושבים בצד העליון, הימני, התחתון והשמאלי. קיבולת השולחן עוקבת אחר הסכום אוטומטית. כך בונים:
  • שולחן ראשי (head table) — כל הכיסאות בצד אחד, פונים אל האולם (למשל Top: 6, כל השאר 0; סובבו את השולחן כך שיפנה לרחבת הריקודים),
  • שורת סעודה (banquet row) ללא כיסאות בקצוות הקצרים,
  • כל פריסה א-סימטרית שהמקום שלכם מכתיב.
• קשת מושבים (Round / Oval) — בחרו Full circle, Three-quarter, Half (front) או Quarter. חצי-עיגול שומר את כל הכיסאות על הקשת הקדמית — מושלם לשולחן זוגי (sweetheart table) או לכל שולחן עגול הצמוד לקיר. הכיסאות מתמרכזים סביב ה"12 בשעון" של השולחן, אז סובבו את השולחן כדי לכוון את הקשת.
• מקומות שמורים — ברשימת המושבים בסרגל הצד, לחצו על סמל הסימנייה בכל מושב פנוי כדי לשמור אותו, והקלידו תווית ישירות בשורה ("DJ", "Photographer", "Highchair"). כיסאות שמורים מוצגים אפורים על המפה, לעולם לא ניתנים לאורח (גרירת אורח אל כיסא שמור פשוט מכוונת אותו למושב הפנוי הבא), ואינם נכללים בקיבולת האורחים של השולחן — שולחן עם 10 כיסאות ו-2 מקומות שמורים נספר כ-8 מקומות זמינים בכל מקום: תג התפוסה, סרגל הסטטיסטיקה, בדיקות הקיבולת והייצוא. לחצו שוב על הסימנייה כדי לשחרר את הכיסא.

אם אתם מצמצמים פריסה מתחת לאורחים שכבר מחזיקים במספרי כיסא ספציפיים, המושבים שלהם מתפנים בעדינות — הם נשארים בשולחן ומתמלאים אוטומטית לכיסאות הפנויים שנותרו, שום דבר לא הולך לאיבוד. שינוי קיבולת השולחן ידנית משחרר נעיצת כיסאות-לכל-צד (המקומות השמורים נשארים).

רקע תוכנית קומה

במקום לתכנן את החדר מהזיכרון, שימו את תוכנית הקומה האמיתית של המקום מתחת לתרשים ושרטטו מעליה:

1. לחצו על "Floor plan" בסרגל הכלים של המפה ובחרו "Upload venue floor plan" (JPEG, PNG או WebP, עד 15MB — גם תמונת טלפון של התוכנית המודפסת של המקום עובדת מצוין).
2. התמונה מופיעה כשכבת רקע נעולה, שקופה למחצה, מתחת לכל השאר.
3. השתמשו במחוונים באותו תפריט כדי להתאים את ה-opacity (שקיפות), ה-size (גודל) וה-position (מיקום) שלה עד שקירות התוכנית מיושרים עם הקנבס שלכם, ואז מקמו שולחנות ואלמנטים ישירות מעליה.

לכל סידור ישיבה יש תוכנית קומה משלו, כך שתרשים הסירה ותרשים ארוחת הערב יכולים כל אחד להציג את המרחב שלו. הרקע הוא כלי תכנון למארגן בלבד: האורחים לעולם לא רואים אותו, והוא אינו נכלל בייצואי תמונה או הדפסה (השולחנות, האלמנטים והתוויות שלכם כן נכללים). "Replace floor plan" מחליף את התמונה; "Remove floor plan" מוחק אותה מבלי לגעת בכל מה שמיקמתם.

הוספת אלמנטים של המקום

לחצו על "Add element" בסרגל הכלים כדי לפתוח את תפריט אלמנטי המקום. האלמנטים מחולקים לשתי קבוצות כדי שתמצאו במהירות את מה שאתם צריכים:

Structural — לשלד החדר:

• Wall — פס ניתן להגדרה. גררו את ידית הקצה כדי לשנות אורך וזווית בתנועה אחת; הקצה הנגדי נשאר מעוגן.
• Door ו-Window — פתחים צרים ומקווקווים לסימון כניסות ונראות.
• Dance floor — משטח רך ושקוף למחצה שמונח מתחת לשולחנות כדי שלא יתחרה ויזואלית.
• Label — הערת טקסט חופשי שניתן לערוך. לחצו לחיצה כפולה על כל תווית כדי לערוך את הטקסט.

Furniture — לדברים המונחים על הרצפה:

• Stage, DJ booth, Bar, Buffet, Gift table, Cake table, Photo booth, Restroom.

לכל סוג אלמנט יש צבע משלו, גודל ברירת מחדל וסדר שכבות (z-order) כך שפריטים שנוספו זה עתה ייכנסו לשכבה הנכונה ללא כוונון ידני. לאחר מיקום אלמנט, לחצו עליו כדי לפתוח את סרגל הצד הימני — התאימו את מחווני הגודל, הסיבוב, תווית הטקסט (אם רלוונטי) או מצב הנעילה.

טיפ: קירות הם מיוחדים — במקום ידית שינוי גודל אחת, הם מציגים אחיזה עגולה בכל קצה. גררו קצה כדי לשנות צורה ולסובב את הקיר יחד. החזיקו Shift בזמן גרירה כדי לעקוף את הצמדת הסיבוב הרכה ולקבל שליטה עדינה.

הושבת אורחים על המפה

כל שולחן מציג את מספר הכיסאות הנכון סביבו בהתאם לקיבולת ולצורה — שולחנות עגולים ואליפטיים מפזרים כיסאות באופן שווה בהיקף, ושולחנות מלבניים ומרובעים מחלקים כיסאות בין ארבעת הצדדים. כל כיסא מציג את ראשי התיבות של האורח היושב, וגם את שמו הפרטי ככיתוב קטן מחוץ לכיסא (שם מלא בהצבעה).

כדי להושיב אורח מהסרגל הצדדי:

1. מצאו אותו בלוח Unassigned משמאל. הרשימה תומכת בחיפוש עם השהייה (debounced), סינון לפי סטטוס (Accepted / Pending / Declined) וסינון לפי תגיות של כל guest tags שהגדרתם.
2. לחצו וגררו את שם האורח.
3. כשאתם מתקרבים לשולחן, הכיסא הקרוב ביותר יודגש בירוק — שחררו כדי להושיב אותו שם. שחררו על גוף השולחן (לא על כיסא ספציפי) כדי לתת למערכת לבחור אוטומטית את המושב הפנוי הבא.

כדי להעביר אורח בין כיסאות (באותו שולחן או בשולחן אחר):

גררו את האורח ישירות מהכיסא הנוכחי שלו לכיסא היעד — אין צורך להוציא אותו מההושבה קודם. אם כיסא היעד כבר תפוס, היושב שם מועבר ל"ללא מושב ספציפי" באותו שולחן כדי שלא תאבדו את ההקצאה.

כדי להוציא אורח מהושבה:

• גררו אותו מהכיסא אל אזור קנבס ריק, או
• לחצו על השולחן כדי לפתוח את סרגל הצד, מצאו את השורה של אותו מושב ולחצו על כפתור ×. האורח יחזור ללוח Unassigned.

תאימות לאחור: אורחים שהוקצו לפני שתכונת ההקצאה לפי מושב יצאה (עדיין ללא מושב ספציפי) משובצים אוטומטית בכיסאות הפנויים שנותרו לפי סדר אורח ראשי ואז לפי סדר RSVP. הם מוצגים בדיוק כמו אורחים יושבים; גרירה שלהם לכיסא מאשרת את ההקצאה.

סינון לוח Unassigned

לוח Unassigned כולל חיפוש וסינון בצד השרת — שימושי כאשר באירוע יש מאות אורחים:

• תיבת חיפוש תמיד גלויה. ההקלדה מושהית (~250 ms) לפני שהיא שולחת שאילתה לשרת.
• שבבי סטטוס — All / Accepted / Pending / Declined, כל אחד עם ספירה חיה.
• שבבי תגיות — אחד לכל תג אורח שהגדרתם, בצבע של התג. אפשר להפעיל כל שילוב כדי לסנן לאורחים שנושאים לפחות אחת מהתגיות שנבחרו. אינדיקטורים של תגיות (נקודות צבע קטנות) מופיעים גם בתוך שורות האורחים כך שתוכלו לזהות אורחים מתויגים במבט.
• סימן קטן × מופיע בצד ימין של תיבת החיפוש כאשר סינון כלשהו פעיל — ניקוי הכל בלחיצה אחת.

הדגשת תגיות על המפה

לשבבי התגיות יש תפקיד כפול: כאשר סינון תגית פעיל, אורחים יושבים שנושאים את התגית מוארים על המפה — הכיסאות שלהם מקבלים טבעת בצבע התגית בעוד כל השאר מעומעמים. תייגו את האורחים שלכם (למשל, תגית אחת לכל אוטובוס, סירה או צוות), ולחיצה אחת עונה על השאלה "מי יושב איפה" בכל תוכנית הקומה. ראו תגיות אורחים כיצד ליצור ולהקצות תגיות.

הרשימה מתדפדפת אוטומטית ככל שאתם גוללים, כך שגם אירועים עם אלפי אורחים נטענים מיד.

בקרות מפה

בקרה	מה היא עושה
גרירת קנבס ריק	מזיזה (Pan) את תכנית הרצפה
Shift + גרירת קנבס ריק	בחירת מסגרת (Marquee) לכל מה שנמצא בתוך התיבה
Ctrl/⌘ + גלילה	מבצעת זום פנימה והחוצה סביב הסמן
Grid toggle	מציגה או מסתירה את רשת היישור
Snap toggle	מצמידה שולחנות ואלמנטים לרשת בזמן גרירה
Fit view (F)	ממסגרת אוטומטית את כל מה שמיקמתם
Zoom 100% (0)	מאפסת את הזום ל-100%
Fullscreen	מרחיבה את המפה למסך מלא עבור יום ההקמה
Shift-click על פריט	מוסיפה או מסירה את הפריט מהבחירה הנוכחית
גרירת פריט נבחר	מזיזה את כל הבחירה יחד
לחיצה כפולה על שולחן	משנה את שם השולחן ישירות
Delete / Backspace	שולחת שולחנות נבחרים חזרה ל"parking lot", מוחקת אלמנטים נבחרים של המקום
Escape	מנקה בחירה / סוגרת תפריטים פתוחים

טיפ: הוספה או עריכה של שולחן מתוך מצב מסך מלא פותחת את החלון ישירות מעל המפה — תישארו במצב מסך מלא לאורך כל הזמן.

סידורי ישיבה מרובים

לחלק מהאירועים דרושה יותר מתוכנית ישיבה אחת. חגיגה עם טיול בסירה ולאחריו ארוחת ערב, כנס עם סדנה וגאלה, חתונה עם תוכנית אוטובוסים לטקס ותרשים לקבלת הפנים — בכל אלה אותם אורחים יושבים במקומות שונים ברגעים שונים.

בהתאם לסוג האירוע שלכם, תוכלו ליצור סידורי ישיבה נוספים, כל אחד תרשים עצמאי לחלוטין:

• שולחנות משלו (מספרים יכולים לחזור על עצמם בין סידורים — "שולחן 1" יכול להתקיים בשני התרשימים)
• תוכנית קומה משלו — קירות, רחבת ריקודים, תוויות וריהוט הם ייחודיים לכל סידור
• הקצאות מושבים משלו — אותו אורח יכול לשבת בשולחנות שונים בכל סידור

מעבר בין סידורים וניהולם

בחלק העליון של עמוד ה-Seating תראו שבב עבור Main seating ועוד אחד לכל סידור נוסף:

1. לחצו על שבב כדי לעבור — הרשת, המפה, הסטטיסטיקות ורשימת הלא-מוקצים כולן עוקבות.
2. לחצו על "New arrangement" ותנו לו שם (למשל "טיול בסירה") כדי ליצור אחד — ניתן להוסיף עד 5.
3. על השבב הפעיל, השתמשו בעיפרון לשינוי שם או בפח למחיקת סידור. מחיקה מסירה את השולחנות והקצאות המושבים של אותו תרשים; הישיבה הראשית שלכם לעולם לא תושפע.

מה האורחים רואים

אורחים רואים כל סידור שבו הם יושבים, מוצגים בזה אחר זה בהזמנה שלהם ומתויגים בשם הסידור שבחרתם — כך שאורח שהיה בטיול בסירה ואחריו ארוחת ערב יראה את שניהם, לפי הסדר שבו השבבים מופיעים בעמוד ה-Seating שלכם:

טיול בסירה — Havfruen ארוחת ערב — שולחן 4

אם מישהו עדיין לא הוקצה לאחד התרשימים, אותו סידור יציג עבורו "יוכרז בהמשך" בעוד שהאחרים ימשיכו להיות מוצגים כרגיל. אירועים עם תרשים יחיד ייראו בדיוק כמו קודם — בלי כותרת סידור, רק השולחן.

המתג Table Assignments מכסה את כולם בבת אחת: הסתרת ההקצאות מהאורחים מסתירה כל סידור, כך שתרשימים נוספים שהם לוגיסטיקה טהורה (אוטובוסים, משמרות, צוות) נשארים פנימיים.

הערה: סידורים מרובים זמינים בסוגי אירועים נבחרים. אם אינכם רואים את שבבי הסידורים בעמוד ה-Seating שלכם, האירוע הנוכחי שלכם כולל רק את תרשים הישיבה הראשי היחיד.

עבודה עם מספר פריטים

צריכים ליישר שורת שולחנות או להזיז אשכול כיחידה אחת? המפה תומכת בבחירה מרובה מלאה.

בחירה של מספר פריטים

• Shift-click על כל שולחן או אלמנט של המקום כדי להוסיף או להסיר אותו מהבחירה הנוכחית.
• Shift + גרירת קנבס ריק כדי לצייר תיבת בחירה — כל מה שנמצא בתוך התיבה נבחר.
• Ctrl/⌘ + A בוחר את כל הפריטים הלא-נעולים במפה.

כאשר נבחר יותר מפריט אחד, מופיע selection toolbar שמציג את הכמות ואת כפתורי הפעולות הגורפות. פריטים נבחרים מקבלים קו מתאר צבעוני כדי שיהיה קל לראות מה מקובץ.

פעולות גורפות

כאשר נבחרים שני פריטים או יותר, סרגל הבחירה מציע:

• Align — שמאל, מרכז אופקי, ימין, למעלה, מרכז אנכי, למטה.
• Distribute — ריווח אופקי או אנכי שווה (דורש לפחות שלושה פריטים).
• Bring forward / Send backward — התאמת סדר שכבות (z-order), שימושי לשכבות של ריהוט מתחת לתוויות או מאחורי רחבת ריקודים.
• Lock / Unlock — פריטים מקובעים לא ניתנים להזזה או לשינוי גודל עד לפתיחה.
• Duplicate — משכפלת את אלמנטי המקום שנבחרו עם היסט קטן (שולחנות לא משוכפלים כדי להימנע מהתנגשות מספרים).
• Delete — מסירה אלמנטים נבחרים; שולחנות נבחרים נשלחים ללוח Unplaced במקום להימחק.

גררו כל פריט נבחר כדי להזיז את כל הקבוצה יחד, עם הצמדה באמצעות smart guides לפי הפריט הראשי שמתחת לסמן.

קיצורי מקלדת וביטול

המפה בנויה למשתמשים מתקדמים שעובדים קודם כל עם מקלדת. כל מה שמופיע למטה נגיש גם דרך סרגל הכלים.

קיצור	מה הוא עושה
Ctrl/⌘ + Z	ביטול שינוי הפריסה האחרון
Ctrl/⌘ + Shift + Z או Ctrl/⌘ + Y	ביצוע מחדש
Ctrl/⌘ + A	בחירת כל הפריטים הלא-נעולים
Ctrl/⌘ + D	שכפול אלמנטי המקום שנבחרו
מקשי חיצים	הזזת הבחירה ב-1 px
Shift + מקשי חיצים	הזזה ב-10 px
R / Shift + R	סיבוב הבחירה ב-+15° או −15°
[ / ]	שליחה אחורה / הבאה קדימה (z-order)
L	נעילה / פתיחת נעילה של הבחירה
F	Fit view — מסגור כל מה שמיקמתם
0	איפוס הזום ל-100%
Delete / Backspace	הסרת הבחירה
Escape	ניקוי הבחירה וסגירת כל תפריט פתוח

הצמדת סיבוב רכה (Soft Rotation Snap)

סיבוב חופשי (באמצעות ידית הסיבוב של שולחן או אלמנט) נצמד ל-0° / 45° / 90° / 135° / 180° / 225° / 270° / 315° כאשר נמצאים בתוך 5° מהיעד. החזיקו Shift בזמן סיבוב כדי לעקוף את ההצמדה אם אתם צריכים זווית מדויקת שאינה על הציר.

מדריכים חכמים (Smart Guides)

כאשר גוררים אובייקט יחיד, מופיעים קווי יישור ורודים מקווקווים בכל פעם שהמרכז או הקצוות שלו מיושרים עם אובייקט שכן. האובייקט גם נצמד מגנטית להתאמה בתוך סף קטן, כך שבניית שורות ועמודות מסודרות לוקחת שניות. (מדריכים חכמים מופעלים רק כאשר Snap to grid כבוי — שתי המערכות מיועדות לסגנונות פריסה שונים.)

אינדיקטור שמירה אוטומטית

גלולה קטנה בסרגל הכלים מציגה תמיד את מצב השמירה — Saved (ירוק), Saving… (צהוב עם ספינר), או Offline — retrying (אדום) אם הרשת נופלת. השינויים עוברים השהייה ונשלחים באצוות, וכשל נשלח מחדש באופן אוטומטי לאחר 5 שניות.

ניהול שמות אורחים בודדים

כאשר אורחים מבצעים RSVP עם מספר אנשים בקבוצה שלהם (פלוס-אחד), צריך לדעת מי כל אדם כדי לבצע הקצאות לשולחנות. יש שלוש דרכים לנהל שמות:

עריכת שמות ישירות בעמוד ה-Seating

הדרך המהירה ביותר — לחצו על כל תג אורח בעמוד ה-Seating כדי לפתוח את חלון ההקצאה, שבו תוכלו לשנות שם במקום:

1. לחצו על תג אורח (למשל, "Maria G. x2")
2. החלון מציג את שדות השם כשהם מלאים מראש — עבור פלוס-אחד, הוא גם מציג "Guest of [Main Guest Name]"
3. הקלידו את השם האמיתי ולחצו על Save

זה אידיאלי כשאתם מקצים שולחנות ורוצים למלא שמות במקביל.

המארגן ממלא מראש שמות בעמוד Guests

אם אתם כבר יודעים מי נמצא בכל קבוצה של אורח:

1. לחצו על "Guests" בסרגל הצד
2. מצאו את האורח עם מספר אנשים בקבוצה שלו
3. לחצו על סמל Users (סמל אנשים) לצד שמו
4. הוסיפו שם פרטי ושם משפחה לכל אדם בקבוצה
5. לחצו על "Save"

אורחים מספקים שמות במהלך ה-RSVP

אם אינכם ממלאים שמות מראש, האורחים יתבקשו לספק אותם כשהם משיבים להזמנה:

1. האורח פותח את קישור ההזמנה האישי שלו
2. כאשר הוא מבצע RSVP עם מספר משתתפים, הוא מתבקש להזין את השם של כל אדם
3. השמות נשמרים אוטומטית ומופיעים בלוח הבקרה שלכם

זה עובד בכל פעם ש-Collect Guest Names מופעל — וכך הוא כברירת מחדל עבור הזמנות חדשות. אם כיביתם אותו, האורחים מתבקשים רק לציין את גודל הקבוצה שלהם, והמלווים שלהם מופיעים כתוויות ממוספרות שניתן לשנות מעמוד ה-Seating.

כיצד שמות עובדים

תרחיש	מה קורה
שמות טרם סופקו	מוצג כ-"Maria G. x2", "Maria G. x3" בעמוד ה-Seating
המארגן עורך בעמוד ה-Seating	השם מתעדכן מיד בתג, וגם בעמוד Guests
המארגן ממלא מראש בעמוד Guests	השמות מופיעים בעמוד ה-Seating לצורך הקצאה
האורח מספק שמות במהלך RSVP	השמות מסתנכרנים אוטומטית לאחר שהאורח משיב
האורח מבצע RSVP מחדש אחרי ששיניתם את שמו	הגרסה שלכם נשמרת — שליחה מאוחרת יותר לעולם לא דורסת שם שתיקנתם

בכל מקום שבו אתם מקלידים שם, זה אותו שם: עריכת האורח הראשי בעמוד ה-Seating מעדכנת גם את עמוד Guests (וגם את המיילים שנשלחים אליו), ועריכה בעמוד Guests מעדכנת את תרשים ההושבה. אין עותק שני שצריך לשמור מסונכרן.

טיפים לאיסוף שמות

• בחתונות, אפשרו לאורחים לספק את השמות שלהם כדי להימנע משגיאות כתיב
• באירועים עסקיים, מלאו מראש ממאגר העובדים או ערכו ישירות בעמוד ה-Seating
• מחזיק ה-RSVP הראשי תמיד נכלל באופן אוטומטי
• כל אדם עם שם יכול להיות מוקצה לשולחנות שונים

התראות טבלת אורחים

לאחר שתקצו אורחים לשולחנות, הם יראו באופן אוטומטי את השולחן שהוקצה להם בהזמנה שלהם.

מה האורחים רואים

כאשר אורח פותח את ההזמנה שלו לאחר שהוקצה לו שולחן:

• השולחן שהוקצה לו מוצג — לפי ה-Alias אם נתתם לו שם ("Havfruen", "שולחן האלון"), או לפי מספרו אם לא
• כל אדם בקבוצה שלו מופיע עם השולחן שלו, כך שמשפחה יכולה לראות שהיא יושבת יחד
• אם לאירוע יש כמה סידורי ישיבה, כל אחד מהם מופיע כבלוק מתויג משלו
• אם עדיין לא הוקצה לו שולחן, הוא יראה "יוכרז בהמשך"

מתי זה מופיע

מקטע הקצאת השולחן מופיע בהזמנה של האורח רק כאשר:

• המתג Table Assignments מוגדר ל-Shown on the invitation (ראו בהמשך)
• האורח אישר את ההזמנה (סטטוס אישור ההגעה הוא Accepted או Attended)

ניתן לשנות את מיקום המקטע באמצעות הגדרות סדר המקטעים בלשונית ההזמנה.

הצגה או הסתרה של הקצאות שולחן

לפעמים תרצו לארגן את סידורי הישיבה לעצמכם — כדי לתכנן את האולם, להדפיס תרשימים או לעדכן את מקום האירוע — בלי להציג לאורחים היכן הם יושבים. מתג אחד שולט בזה:

1. לחצו על "Invitation" בסרגל הצד ועברו ללשונית "Details"
2. מצאו את "Table Assignments" בהגדרות האירוע
3. הגדירו את המתג ל-Shown on the invitation או ל-Hidden from guests

כאשר ההקצאות מוסתרות:

• תמשיכו לקבל גישה מלאה לעמוד ה-Seating, למפת המקום, להקצאות המושבים ולכל הייצואים
• אורחים לעולם לא יראו את השולחן שהוקצה להם בהזמנה — מקטע השולחן מוסר לחלוטין, ולא מוצג כ"יוכרז בהמשך"

הפעילו את המתג בכל עת כדי להציג מחדש את ההקצאות לאורחים — הסתרה לעולם לא נוגעת בתרשימי ההושבה שלכם.

מצאו את מקומכם (Find My Seat)

אורחים בכניסה לא צריכים לחפש תרשים מודפס. כל אירוע מקבל עמוד ציבורי מצאו את מקומכם: האורחים פותחים אותו, מקלידים את שמם, ומיד רואים את השולחן שלהם.

שיתוף העמוד

בעמוד ה-Seating, לחצו על "Seat finder link" כדי להעתיק את כתובת ה-URL של העמוד — הציבו אותה מאחורי קוד QR על שלט הקבלה, שתפו אותה בצ'אט הקבוצתי של האירוע, או הוסיפו אותה ליד קוד ה-QR להעלאת תמונות שהאורחים כבר סורקים. אם האירוע שלכם משתמש בדומיין מותאם אישית, הקישור משתמש בו אוטומטית.

כיבוי העמוד

מעדיפים לא לחשוף רשימה שניתן לחפש בה? הפעילו את המתג Guest seat finder ליד הקישור. העמוד אז יגיד לאורחים שהישיבה עדיין לא פורסמה, בעוד שההזמנה האישית של כל אורח ממשיכה להציג את השולחן שלו. המתג פעיל כברירת מחדל, ועוזר AI מחובר יכול להפעיל או לכבות עבורכם את אותו המתג.

איך זה עובד עבור אורחים

1. האורח פותח את העמוד בטלפון שלו ורואה את שם האירוע שלכם.
2. הוא מקליד את שמו (כמה אותיות מספיקות) ואורחים תואמים מופיעים עם מספר השולחן שלהם ("Table 4"). כינויי השולחנות (aliases) הם תוויות התכנון שלכם ונשארים פרטיים אצלכם.
3. מלווים שעדיין לא קיבלו שם ניתנים לאיתור תחת שם האורח הראשי ("Marta Ruiz x2").

פרטיות מובנית

העמוד חושף רק שמות ושולחנות — לעולם לא פרטי קשר, סטטוסי RSVP או רשימת האורחים המלאה, ואין דרך לדפדף ברשימה. הוא מחפש רק בתרשים הישיבה הראשי שלכם (זה שהאורחים רואים בהזמנות שלהם), והוא פועל רק כאשר הקצאות השולחנות מוצגות לאורחים: אם המתג Table Assignments מוגדר ל-Hidden, העמוד אומר בנימוס שהישיבה עדיין לא פורסמה, לא משנה מה מישהו מקליד. הפעילו את המתג ביום שאתם מוכנים והעמוד מתחיל לענות.

צפייה בסטטיסטיקות הושבה

כותרת עמוד ה-Seating מציגה סטטיסטיקות מרכזיות:

נתון	תיאור
Tables	מספר השולחנות שנוצרו בסך הכול
Capacity	מספר המושבים הזמינים לאורחים בכל השולחנות (כיסאות שמורים אינם נספרים)
Seated	מספר האורחים שהוקצו לשולחנות
Unseated	אורחים שעדיין נמצאים במאגר הלא-מוקצים

השתמשו בנתונים האלה כדי לראות במהירות את ההתקדמות שלכם בהושבה.

בעיות הושבה

ה-RSVP ממשיך להשתנות גם אחרי שבניתם את התרשים — מישהו דוחה אחרי שכבר הושב, אישורים מאוחרים מצטברים ללא הקצאה. סרגל בעיות ההושבה שמעל תצוגות ההושבה עוקב בדיוק אחר זה, בזמן אמת, והופך לענברי כאשר יש משהו שדורש תשומת לב. לחצו עליו כדי להרחיב את הפרטים:

• אורחים שדחו אך עדיין מחזיקים מושב — כל אחד מהם מופיע עם השולחן שלו וכפתור Unseat בלחיצה אחת לפינוי הכיסא.
• אורחים מאושרים ללא מושב — ספירה, בתוספת כמה מושבים פנויים נותרו לכם; "Show them in the guest list" קופץ ישירות לרשימה המסוננת כדי שתוכלו להושיב אותם.
• שולחנות עמוסים מדי (overbooked) — כל שולחן עם יותר אורחים מכמות המושבים הזמינים (זה יכול לקרות כאשר שומרים כיסאות או מצמצמים שולחן אחרי שכבר הושבו בו אנשים).

כשהכול נקי, הסרגל הופך לירוק ופשוט מודיע לכם כמה מושבים פנויים נותרו. אין שום דבר להגדיר — הכול מחושב מהנתונים שכבר קיימים בעמוד.

ייצוא הקצאות שולחנות

לחצו על Export בסרגל הכלים של המפה כדי לפתוח את תפריט הייצוא. זמינים שישה פורמטים, כאשר כל אחד מותאם לתרחיש שימוש אחר:

אפשרות	מה מקבלים
Print map	פותח את מפת המקום המלאה בלשונית חדשה המעוצבת עבור A3 landscape, עם כפתור Print ותיבת הדפסה שנפתחת אוטומטית. מתאים לתלייה מאחורי דלפק קבלת הפנים או למסירה לצוות המקום.
Print table cards	מייצר כרטיס אחד לכל שולחן על A4 portrait, עם רשימת האורחים באותו שולחן לפי מספר מושב — כיסאות שמורים מופיעים גם הם עם התוויות שלהם, כך שצוות המקום יודע שהם מכוונים. אפשר להניח על כל שולחן כדי שהאורחים ימצאו את מקומם.
Print escort list	רשימת "מצאו את מקומכם" אלפביתית — שורה אחת לכל אורח מושב עם השולחן שלו, בפריסת A4 נקייה בשתי עמודות. תלו אותה בכניסה או מסרו אותה למי שמקבל את פני האורחים.
PNG image	תמונת PNG ברזולוציית 2× (retina) של כל המפה, רקע לבן, ללא שקיפות. מתאים להטמעה במיילים, מצגות או שיתוף ב-WhatsApp.
SVG file	עותק וקטורי של המפה — ניתן להגדלה אינסופית, מושלם להדפסת תרשימי רצפה גדולים או לעריכה ב-Illustrator.
CSV (seating)	גיליון עם שורה אחת לכל אורח: מספר שולחן, alias, קיבולת זמינה, מספר מושב (מבוסס-1), שם פרטי ושם משפחה של האורח, והאם הוא מחזיק ה-RSVP הראשי — בתוספת שורה לכל כיסא שמור. נפתח ב-Excel / Google Sheets.

כל הייצואים מכבדים את הפריסה הנוכחית — שולחנות שמוקמו, אלמנטים של המקום והקצאות לפי מושב. דוגמת הרשת (וגם רקע תוכנית הקומה) מוסרת מייצואי תמונה והדפסה כדי שהדף המודפס יהיה נקי. אם הקנבס ריק, תפריט הייצוא מציג הודעה ידידותית במקום להפיק קובץ ריק.

טיפים לניהול שולחנות

תכנון הפריסה

• צרו את כל השולחנות לפני שמתחילים בהקצאות
• הגדירו קיבולות ריאליות בהתאם למקום
• השתמשו בכינויים (aliases) לזיהוי קל ("Bride's Family", "Groom's Family")

הקצאה יעילה

• השתמשו בתכונת החיפוש כדי למצוא אורחים ספציפיים
• הקצו קבוצות משפחתיות יחד
• בדקו באופן קבוע את מספר הלא-מוקצים כדי לוודא שאף אחד לא התפספס

לפני האירוע

• ודאו שכל האורחים שאישרו מוקצים
• ייצאו ושתפו עם מתאמי המקום
• בדקו שוב שמגבלות הקיבולת אינן נחרגות

שאלות נפוצות

ש: האם אני צריך להגדיר RSVP או הזמנה לפני שימוש בהושבה? ת: לא. עמוד ה-Seating עובד לגמרי בעצמו — פתחו אותו מסרגל הצד, הוסיפו אורחים ישירות שם (או ייבאו אותם בעמוד Guests), והתחילו לבנות שולחנות. אם תיצרו בהמשך הזמנה דיגיטלית ותפעילו RSVP, אותה רשימת אורחים והושבה יעברו אוטומטית.

ש: האם אפשר להקצות אורחים לפני שהם מאשרים הגעה? ת: כן! כל האורחים — מאשרים, ממתינים ואלה שדחו — נטענים באופן אוטומטי. אורחים ממתינים מופיעים בכחול, כדי שתוכלו לתכנן מראש.

ש: מה קורה אם אני חורג/ת מקיבולת השולחן? ת: המערכת מונעת הקצאה של יותר אורחים ממה שקיבולת השולחן מאפשרת.

ש: שיניתי את גודל הקבוצה של הזמנה. למה עמוד ה-Seating לא התעדכן בהתאם? ת: ה-Seating שומר על אדם אחד לכל מקום בגודל הקבוצה, כך שהעלאת גודל הקבוצה מוסיפה תוויות זמניות חדשות ללא שם ("Guest 2", "Guest 3"), והורדתו מסירה את אותן תוויות בחזרה — בפעם הבאה שתפתחו את עמוד ה-Seating תראו הודעה שמציינת כמה מושבים ריקים שוחררו.

עם זאת, הורדת גודל הקבוצה מתחת למספר האנשים שההזמנה בפועל מפרטת נחסמת. אם למישהו בקבוצה כבר יש שם, שולחן, מושב או צ'ק-אין בכניסה, לא נמחק אותו כדי להתאים את המספר — תקבלו הודעה שמציינת מי עומד בדרך. הסירו קודם את אותו אדם מהקבוצה (פתחו את ההזמנה בעמוד Guests → אנשים (Manage Names)), ואז הורידו את גודל הקבוצה. אם הוא כבר הושב, הסרתו תבקש אישור, כי היא משחררת גם את המושב שלו.

ש: רשימת האורחים שלי ועמוד ה-Seating מציגים מספרים שונים של אנשים. מי צודק? ת: הם סופרים דברים שונים. עמוד Guests סופר הזמנות ואת גודל הקבוצה שלהן; עמוד ה-Seating סופר אנשים להושבה — צ'יפ אחד לכל מקום בגודל הקבוצה, בתוספת כל מי שאתם או האורחים שלכם הוסיפו מעבר לכך בשם. כך שהזמנה עם גודל קבוצה של 2 שהאורחים שלה נתנו שם ל-3 משתתפים תוצג כ-1 הזמנה / גודל קבוצה 2 בעמוד Guests, ו-3 צ'יפים בעמוד ה-Seating. פתחו את ההזמנה בעמוד Guests כדי לראות את הקבוצה שלה וליישב בין השניים.

ש: שיניתי את שמות האורחים שלי, אבל השמות הישנים ממשיכים לחזור. למה? ת: זה לא אמור לקרות — עמוד Guests ועמוד ה-Seating עורכים את אותם שמות, כך שתיקון בכל אחד מהם חל בכל מקום, ואורח ששולח מחדש RSVP כבר לא יכול להחליף שם שתיקנתם. אם שיניתם שמות של אנשים לפני העדכון הזה, פתחו את האורח ושמרו שוב את השם הנכון — הוא יישאר מעתה והלאה.

ש: האם אורחים מאותו אישור הגעה יכולים לשבת בשולחנות שונים? ת: כן! כאשר מוסיפים שמות אישיים לאורחים בקבוצה, ניתן להקצות כל אדם לשולחנות שונים.

ש: האם האורחים יקבלו התראה כשאקצה אותם לשולחן? ת: האורחים יראו את הקצאת השולחן שלהם כאשר יצפו בהזמנה. לא נשלחת התראה נפרדת.

ש: האם אפשר להשתמש בניהול שולחנות בלי להציג את ההקצאות לאורחים? ת: כן. בלשונית Details של אזור ה-Invitation, הגדירו את המתג Table Assignments ל-Hidden from guests. תמשיכו לקבל את מלוא עמוד ה-Seating, מפת המקום והייצואים לצורכי התכנון שלכם, אך האורחים לעולם לא יראו את השולחן שלהם בהזמנה — מקטע השולחן מוסתר לחלוטין. הפעילו את המתג בחזרה בכל עת כשתהיו מוכנים לחשוף את סידורי הישיבה.

ש: האם אפשר שיהיה לי סידור ישיבה שונה לחלקים שונים של האירוע שלי (למשל טיול בסירה וארוחת ערב)? ת: כן — צרו סידור ישיבה נוסף. לכל סידור יש שולחנות משלו, תוכנית קומה משלו והקצאות מושבים משלו, כך שאותו אורח יכול לשבת במקומות שונים בכל אחד מהם. השתמשו בשבבים שבחלק העליון של עמוד ה-Seating כדי לעבור ביניהם. זמין בסוגי אירועים נבחרים, עם עד 5 סידורים נוספים.

ש: איזה סידור ישיבה האורחים שלי רואים? ת: כולם. כל סידור שבו האורח יושב מופיע בהזמנה שלו, מתויג בשם שנתתם לו ("טיול בסירה", "ארוחת ערב"), לפי אותו הסדר של השבבים בעמוד ה-Seating שלכם. כדי לשמור על תרשים פנימי, הגדירו את המתג Table Assignments ל-Hidden from guests — זה מסתיר את כל הסידורים בבת אחת.

ש: איך משנים שם של שולחן לשם משלי, כמו שם סירה או שם משפחה? ת: לחצו לחיצה כפולה על השולחן במפת המקום והקלידו את השם ישירות שם (Enter לשמירה, Escape לביטול). ניתן גם ללחוץ על סמל ה-Edit (עיפרון) ולמלא את שדה ה-Alias. השם מוצג כ-"#3 · Neptune" על המפה וזה מה שהאורחים רואים בהזמנה שלהם.

ש: האם אפשר לראות היכן יושבים כל האורחים עם תגית מסוימת? ת: כן — לחצו על השבב של אותה תגית בלוח Unassigned של המפה. מלבד סינון הרשימה בסרגל הצד, המפה מדגישה כל אורח יושב שנושא את התגית (הכיסאות שלו מקבלים טבעת בצבע התגית) ומעמעמת את כל השאר.

ש: האם אפשר לשנות הקצאות לאחר שהאירוע מתחיל? ת: כן, ניתן לשנות הקצאות שולחן בכל עת מלוח הבקרה.

ש: מה אם אורח דוחה לאחר שכבר הוקצה לו מקום? ת: התגית שלו תהפוך לאדומה (סטטוס דחייה). ההקצאה נשארת, אך לא תוצג לאורח. ניתן להסיר את ההקצאה כדי לפנות את המושב.

ש: האם יש מגבלה על מספר השולחנות שאפשר ליצור? ת: אין מגבלה על מספר השולחנות. צרו כמה שולחנות שמקום האירוע שלכם דורש.

ש: האם אפשר להדפיס תרשימי ישיבה? ת: כן — בתפריט Export של המפה יש אפשרויות הדפסה ייעודיות. Print map שולח את תוכנית הקומה להדפסה בפורמט A3 לרוחב (אידיאלי לתלייה במקום האירוע), ו-Print table cards יוצר עמוד לכל שולחן עם כל אורח לפי מספר המושב, כדי שצוות המקום יוכל להניח אותו על כל שולחן. ניתן גם לייצא ל-PNG, SVG או CSV.

ש: איך אוספים שמות של מלווים? ת: יש שלוש אפשרויות: (1) לחצו ישירות על תגית המלווה בעמוד ה-Seating כדי לשנות את שמו, (2) מלאו שמות מראש באמצעות סמל המשתמשים בעמוד Guests, או (3) אפשרו לאורחים להזין שמות בעצמם כאשר הם מאשרים הגעה. מלווים ללא שם יוצגו כ-"Maria G. x2", כך שתמיד תדעו של מי האורח.

ש: התחלתי להושיב אחרי שאורחים כבר אישרו הגעה. איפה האורחים שלי? ת: כל האורחים נטענים באופן אוטומטי כשפותחים את עמוד ה-Seating — גם אם הם אישרו הגעה לפני שיצרתם שולחנות. אין צורך בסנכרון ידני. אם כבר השתמשתם ב-איסוף שמות אורחים קודם לכן, שמות המלווים האישיים שאספתם נשמרים ומופיעים כתגיות לא משובצות שמוכנות להושבה.

ש: מה משמעות הצבעים? ת: תגיות האורחים מקודדות בצבע לפי סטטוס אישור ההגעה: ירוק = אושר, כחול = ממתין (לא נענה), אדום = נדחה או לא מגיע/ה. הצבע הוא לפי אדם, כך שבתוך קבוצה שאושרה רק האנשים שהאורח אישר מופיעים בירוק. ניתן לסנן לפי סטטוס באמצעות התגיות שמעל רשימת האורחים.

ש: האם אפשר לערוך שמות אורחים מעמוד ה-Seating? ת: כן! לחצו על כל תגית אורח כדי לפתוח את החלון שבו ניתן לשנות את השם הפרטי ושם המשפחה. עבור מלווים, החלון מציג גם למי הם שייכים (לדוגמה, "אורח של Maria Garcia").

ש: איך עוברים בין תצוגת הרשימה למפת המקום? ת: השתמשו במתג Grid / Map בחלק העליון של עמוד ה-Seating. שתי התצוגות משתפות את אותם נתונים — הקצאות ועריכות שבוצעו בתצוגה אחת יופיעו מיידית גם באחרת.

ש: האם צריך למקם שולחנות על המפה? ת: לא. המפה אופציונלית. ניתן להמשיך להשתמש בתצוגת הרשת אם אתם צריכים רק רשימה ולא חשוב לכם תכנון חזותי של הקומה. שולחנות שאתם יוצרים יישארו בחלונית Unplaced של המפה עד שתגררו אותם אל תוכנית הקומה.

ש: אילו צורות שולחן זמינות? ת: Round, Square, Rectangle ו-Oval. בחרו את מה שמתאים למקום האירוע שלכם. במלבנים ובריבועים אפשר גם לקבוע כמה כיסאות יושבים בכל צד; שולחנות עגולים ואליפטיים יכולים לשמור את הכיסאות שלהם על קשת קדמית חלקית.

ש: איך יוצרים שולחן ראשי עם כיסאות בצד אחד בלבד? ת: צרו שולחן Rectangle, פתחו את סרגל הצד שלו, סמנו "Custom chairs per side", וקבעו את הצד העליון למספר הכיסאות הרצוי, עם 0 בשלושת הצדדים האחרים. סובבו את השולחן כך שהכיסאות יפנו אל האולם. שמרו אותו כתבנית אם תצטרכו אותו שוב.

ש: אפשר לחסום כיסא לדי-ג'יי, לצלם או לכיסא תינוק? ת: כן — פתחו את סרגל הצד של השולחן, לחצו על סמל הסימנייה במושב פנוי, והקלידו תווית. מקומות שמורים לעולם לא ניתן להקצות לאורחים, הם אינם נספרים בקיבולת הזמינה של השולחן, ומוצגים עם התווית שלהם על המפה, בכרטיסי השולחן ובייצוא ה-CSV.

ש: האם Fotify יכול להושיב את האורחים שלי אוטומטית? ת: כן — לחצו על "Auto-seat" בעמוד ה-Seating. העוזר מושיב את כל מי שעדיין לא הוקצה: קבוצות תמיד נשארות יחד, אורחים עם אותה תגית מקובצים יחד, אורחים שדחו מדולגים, וכיסאות שמורים נשארים פנויים. אפשר גם להקליד הנחיות בשפה חופשית ("תרחיקו את אנה מלואיס") ולעיין בתוכנית המלאה לפני החלתה. שום דבר לא נשמר עד שמיישמים את התוכנית.

ש: אפשר לשים את תוכנית האולם האמיתית מאחורי סידור ההושבה? ת: כן — לחצו על "Floor plan" בסרגל הכלים של המפה והעלו תמונה או סריקה שלה (JPEG/PNG/WebP, עד 15MB). היא הופכת לשכבת רקע נעולה ושקופה למחצה שניתן לשנות את גודלה, מיקומה ושקיפותה, כך שאתם משרטטים את החדר במקום לבנות אותו מחדש מהזיכרון. האורחים לעולם לא רואים אותה והיא אינה נכללת בייצואים.

ש: איך האורחים מוצאים את השולחן שלהם באירוע? ת: בשלוש דרכים משלימות: השולחן מופיע בהזמנה שלהם ברגע שההקצאות מוצגות; ייצוא Print escort list נותן לכם דף אלפביתי "מצאו את מקומכם" לכניסה; והעמוד הציבורי מצאו את מקומכם מאפשר לאורחים להקליד את שמם בטלפון ולראות מיד את השולחן שלהם — העתיקו את הקישור עם כפתור "Seat finder link" בעמוד ה-Seating.

ש: למה שולחן מציג פחות מקומות זמינים מהקיבולת שלו? ת: יש לו כיסאות שמורים. שולחן עם 10 כיסאות ו-2 מקומות שמורים מציע לאורחים 8 מקומות, וכל מונה — תג התפוסה, סרגל הסטטיסטיקה, בדיקות הקיבולת והייצוא — משתמש במספר הזמין הזה.

ש: האם קירות ותוויות גלויים לאורחים שלי? ת: לא. קירות ותוויות הם עזרי תכנון למארגנים בלבד. האורחים עדיין יראו את מספר השולחן שהוקצה להם בהזמנה, בדיוק כמו בתצוגת הרשת.

ש: האם אפשר לגרור אורח מכיסא אחד לאחר? ת: כן — לחצו על הכיסא של האורח (תראו את ראשי התיבות שלו בפנים) וגררו אותו לכל כיסא אחר, באותו שולחן או בשולחן אחר. אם כיסא היעד כבר תפוס, היושב הקיים מועבר ל"ללא מושב ספציפי" באותו שולחן, כך ששום דבר לא נדרס בלי שתשימו לב. גרירת אורח אל הקנבס הריק מסירה אותו לחלוטין מהשולחן שלו.

ש: איך מוחקים אלמנט של מקום האירוע? ת: לחצו על האלמנט (קיר, תווית, במה, בר, כל דבר), ואז לחצו על כפתור הפח בסרגל הצד הימני או הקישו Delete / Backspace במקלדת. כדי למחוק כמה אלמנטים בבת אחת, סמנו אותם באמצעות גרירת מסגרת והקישו Delete.

ש: האם אפשר לבטל טעות? ת: כן — הקישו Ctrl/⌘ + Z כדי לבטל ו-Ctrl/⌘ + Shift + Z (או Ctrl/⌘ + Y) כדי לבצע שוב. בסרגל הכלים יש גם כפתורי ביטול / ביצוע מחדש ייעודיים. ההיסטוריה כוללת את 50 פעולות הפריסה האחרונות.

ש: איך עובדות הקצאות לפי מושב? ת: כל שולחן מציג סביבו את מספר הכיסאות המתאים. שחררו אורח ליד כיסא, והכיסא יואר בירוק — שחררו כדי להושיב אותו שם. האורחים מוצגים כראשי תיבות בתוך הכיסא ושמם הפרטי מופיע ככיתוב קטן מחוץ לו (שם מלא בריחוף). שחררו על גוף השולחן במקום על כיסא כדי לאפשר למערכת לבחור את המושב הפנוי הבא.

ש: באירוע שלי יש מאות אורחים — האם סרגל הצד עדיין יהיה שימושי? ת: כן. רשימת האורחים שלא שובצו מחולקת לעמודים בצד השרת (50 לעמוד, מעבר עמוד בגלילה), עם חיפוש מושהה וסינון בצד השרת לפי סטטוס ותג. גם אירועים עם 1000+ אורחים נשארים מהירים, משום שרק החלון הגלוי מוצג בכל רגע.

ש: איך מוסיפים במה, בר או רחבת ריקודים? ת: לחצו על הוסף אלמנט בסרגל הכלים. התפריט מציג כל אלמנט של מקום האירוע — קירות, דלתות, חלונות, רחבת ריקודים, תווית, וכן ריהוט (במה, עמדת DJ, בר, בופה, שולחן מתנות, שולחן עוגה, תא צילום, שירותים). כל סוג מגיע עם צבע וגודל ברירת מחדל משלו, כך שהוא ימוקם בשכבה הנכונה.

ש: איך מונעים מפריטים לזוז בזמן שעובדים על שאר הפריסה? ת: בחרו את הפריט/ים ולחצו על כפתור הנעילה בסרגל הצד (או הקישו L). פריטים נעולים לא ניתנים לגרירה, שינוי גודל או סיבוב. לחצו שוב על סמל הנעילה (או הקישו L) כדי לבטל את הנעילה.

ש: דברים ממשיכים להיצמד לזוויות מוזרות — האם אפשר לסובב בחופשיות? ת: ידית הסיבוב נצמדת ל-0° / 45° / 90° / 135° / 180° / 225° / 270° / 315° כאשר היא נמצאת בטווח של 5° מהערכים האלה. החזיקו Shift בזמן גרירת ידית הסיבוב כדי לעקוף את ההצמדה ולסובב בחופשיות.

ש: אני לא רואה את השינויים שביצעתי עכשיו — האם הם נשמרו? ת: כל שינוי נשמר באופן אוטומטי. עקבו אחר תגית נשמר / שומר… / לא מקוון בסרגל הכלים כדי לוודא. אם החיבור לרשת מתנתק, התגית הופכת לאדומה והשמירה תנסה שוב לאחר 5 שניות — שום עבודה לא תאבד.

ש: האם המפה עובדת במסך מלא? ת: כן. לחצו על כפתור מסך מלא בסרגל הכלים של המפה כדי להרחיב את הקנבס לכל המסך — שימושי לתכנון על מסך גדול או מקרן בזמן הכנת מקום האירוע. הוספה או עריכה של שולחן ממצב מסך מלא פותחת את החלון ישירות מעל המפה, כך שלעולם לא תצטרכו לצאת ממסך מלא בזמן העבודה.