כיצד להשתמש בניהול שולחנות לסידורי הושבה

ניהול שולחנות עוזר לכם לארגן סידורי הושבה לאירוע שלכם. כל האורחים נטענים אוטומטית כשפותחים את לשונית Tables — עם קידוד צבעים לפי סטטוס אישור הגעה (RSVP) — כך שתוכלו להתחיל לתכנן מיד. צרו שולחנות, גררו אורחים כדי להקצות מושבים, ערכו שמות במקום, ותנו לאורחים לראות את ההקצאה שלהם ישירות בהזמנה שלהם. אירועים מרובי-שלבים יכולים אפילו לשמור על כמה סידורי ישיבה עצמאיים — לדוגמה תרשים אחד לטיול בסירה ותרשים נוסף לארוחת הערב.

הפעלת ניהול שולחנות

לפני שתוכלו ליצור שולחנות, צריך להפעיל את התכונה:

1. היכנסו ללוח הבקרה של האירוע שלכם בכתובת dashboard.fotify.app
2. בחרו את האירוע ולחצו על "RSVP" בסרגל הצד
3. עברו ללשונית "Details"
4. מצאו את "Table Management" באזור Event Settings
5. העבירו למצב ON

לאחר ההפעלה, תופיע לשונית חדשה בשם "Tables" בניווט ה-RSVP שלכם.

הערה: הפעלת ניהול שולחנות מפעילה באופן אוטומטי את Collect Guest Names (ונועלת אותו כפעיל), כדי שניתן יהיה לזהות כל משתתף לצורך הושבה. אם אתם צריכים רק את רשימת המשתתפים ולא תרשים הושבה, השתמשו ב-Collect Guest Names בפני עצמו — תוכלו עדיין להפעיל את Tables מאוחר יותר בלי לאבד נתונים.

יצירת שולחנות

הוספת שולחן חדש

1. לחצו על הלשונית "Tables"
2. לחצו על "Create Table"
3. מלאו את פרטי השולחן:
   • Table Number - מספר ייחודי לשולחן (חובה)
   • Alias - שם ידידותי אופציונלי כמו "VIP", "Family" או "Friends"
   • Capacity - מספר המושבים המקסימלי בשולחן
4. לחצו על "Create"

מאפייני שולחן

מאפיין	חובה	תיאור
Number	כן	מזהה ייחודי (1, 2, 3 וכו')
Alias	לא	שם ידידותי שמוצג לאורחים
Capacity	כן	מספר המושבים המקסימלי הזמין

עריכת שולחנות

כדי לשנות שולחן:

1. מצאו את כרטיס השולחן בלשונית Tables
2. לחצו על סמל Edit (עיפרון)
3. עדכנו את הפרטים
4. לחצו על "Save"

שינוי שם שולחן

ה-Alias הוא השם הידידותי שהאורחים שלכם רואים במקום רק מספר — מושלם למתן שם לשולחנות על שם סירות, משפחות או נושאים. שתי דרכים להגדיר אותו:

• חלון עריכה — לחצו על סמל ה-Edit (עיפרון) בכרטיס השולחן (או על השולחן הנבחר בסרגל הצד של המפה) ומלאו את שדה ה-Alias.
• ישירות על המפה — לחצו לחיצה כפולה על כל שולחן במפת המקום והקלידו את השם במקום. הקישו Enter לשמירה, Escape לביטול. אין צורך בחלון.

מחיקת שולחנות

1. לחצו על סמל Delete (פח) בכרטיס השולחן
2. אשרו את המחיקה

אם יש אורחים שמוקצים לשולחן, הם יועברו למאגר הלא-מוקצים (unassigned).

הקצאת אורחים לשולחנות

טעינה אוטומטית של אורחים

כשאתם פותחים את לשונית Tables, כל האורחים שלכם נטענים אוטומטית — ללא צורך בהגדרה ידנית. האורחים נוצרים מרשימת ה-RSVP שלכם:

• אורחים שאישרו/השתתפו — נטענים עם גודל הקבוצה שאושר
• אורחים בהמתנה (טרם השיבו) — נטענים עם הכמות שהוזמנה כדי שתוכלו לתכנן מראש
• אורחים שסירבו — מוצגים כרשומה אחת כדי שתהיה לכם תמונה מלאה

משמעות הדבר היא שאתם יכולים להפעיל שולחנות בכל שלב — גם אחרי שכל האורחים כבר ביצעו RSVP — וכולם יופיעו באופן מיידי.

סטטוס RSVP עם קידוד צבעים

כל תג אורח (guest chip) מקודד בצבעים כדי שתוכלו לראות את סטטוס ה-RSVP במבט אחד:

• 🟢 ירוק — Accepted / Attended
• 🔵 כחול — Pending (טרם השיבו)
• 🔴 אדום (עמום) — Declined

השתמשו ב-filter pills מעל רשימת האורחים כדי להציג רק סטטוס מסוים. לדוגמה, לחצו על הגלולה הירוקה כדי לראות רק אורחים מאושרים בזמן הקצאת שולחנות.

תצוגת פלוס-אחד

אורחים עם פלוס-אחד ללא שם מוצגים באמצעות שם האורח הראשי יחד עם מספר:

• Maria G. — האורחת הראשית
• Maria G. x2 — האדם השני בקבוצה של Maria
• Maria G. x3 — האדם השלישי

ברגע שתמלאו שמות אמיתיים, הם יוצגו כרגיל (למשל, "Carlos R.").

שימוש בגרירה ושחרור

הדרך הקלה ביותר להקצות אורחים היא גרירה ושחרור:

1. מצאו את האורחים באזור "Unassigned" בצד שמאל
2. גררו תג אורח אל השולחן הרצוי
3. שחררו את האורח על כרטיס השולחן

השולחן יציג את התפוסה הנוכחית (למשל, "6/8").

שימוש בחלון ההקצאה (Assign Modal)

לחצו על כל שם אורח כדי לפתוח את חלון ההקצאה, שבו תוכלו:

1. לערוך את השם — לשנות את השם הפרטי ושם המשפחה ישירות (מצוין לשינוי "Guest 2" לשם אמיתי)
2. לראות למי הם שייכים — עבור פלוס-אחד, החלון מציג "Guest of [Main Guest Name]"
3. לבחור שולחן — לבחור מתוך רשימת השולחנות למטה
4. ללחוץ על Save כדי לאשר שינויים, או על Cancel כדי לבטל

הסרת הקצאות

כדי לבטל הקצאה של אורח משולחן:

1. מצאו את האורח בשולחן שאליו הוא הוקצה
2. גררו אותו בחזרה לאזור "Unassigned"
3. או לחצו על שם האורח ובחרו "Remove from table" בחלון ההקצאה

עיצוב המקום באמצעות המפה

מעבר לתצוגת הרשימה, תצוגת Map מאפשרת לכם לסדר שולחנות על גבי תכנית רצפה דו-ממדית שתואמת את המקום האמיתי. עברו בין Grid ל-Map באמצעות המתג בחלק העליון של לשונית Tables.

מה אפשר לעשות במפה

• למקם שולחנות בכל מקום על הרצפה באמצעות גרירה ושחרור.
• לבחור צורות שולחן — Round, Square, Rectangle או Oval.
• לשנות שם שולחן ישירות — לחצו לחיצה כפולה על שולחן כדי להקליד את שמו ישירות על המפה.
• לשנות גודל ולסובב כל שולחן כדי לשקף את פריסת המקום.
• להושיב אורחים בכיסאות ספציפיים — כל שולחן מציג את מספר הכיסאות הנכון סביבו; שחררו אורח על כיסא כדי לנעול אותו שם.
• להוסיף ריהוט ומבנה — קירות, דלתות, חלונות, במה, DJ booth, רחבת ריקודים, בר, בופה, שולחן מתנות, שולחן עוגה, תא צילום, שירותים ותוויות טקסט חופשי.
• בחירה מרובה ויישור — Shift-קליק או בחירת מסגרת, ואז הזזה, סיבוב, יישור, פיזור, נעילה, שכפול או מחיקה כקבוצה.
• ביטול / חזרה לכל שינוי פריסה עם ⌘Z / ⌘⇧Z.
• מדריכים חכמים — קווי יישור ורודים שמצמידים אובייקט נע לקצוות או למרכזים של האובייקטים השכנים.
• נעילת פריטים כדי שלא יזוזו בזמן כוונון עדין.
• שמירה אוטומטית שומרת כל שינוי מסונכרן; אינדיקטור Saving / Saved נמצא בסרגל הכלים.
• ייצוא הפריסה כ-PNG, SVG, PDF מוכן להדפסה, כרטיסים לפי שולחן או CSV.
• מצב מסך מלא לתכנון ללא הסחות דעת בזמן ההקמה.

מיקום שולחן

שולחנות חדשים מתחילים בלוח Unplaced בצד ימין של המפה.

1. לחצו על "Add table" בסרגל הכלים כדי ליצור אחד (או השתמשו בתהליך הקיים של Create Table).
2. מצאו אותו בלוח Unplaced בצד ימין.
3. לחצו וגררו את השולחן לכל מקום על הרצפה.
4. השתמשו בידיות בצבע המותג שעל שולחן מסומן כדי לשנות גודל (ימין-למטה) או לסובב (למעלה).

כדי להסיר שולחן מהמפה בלי למחוק אותו, סמנו את השולחן ולחצו על "Unplace" — הוא יחזור ללוח Unplaced.

שינוי צורה, גודל וסיבוב

לחצו על כל שולחן כדי לפתוח את סרגל הצד הימני ולהתאים:

• Shape — בחרו Round, Square, Rectangle או Oval. החלפת צורה מאפסת לגודל ברירת מחדל הגיוני.
• Size — גררו את מחווני W/H, או תפסו את ידית שינוי הגודל על השולחן עצמו.
• Rotation — גררו את המחוון, או השתמשו בידית הסיבוב מעל השולחן.

הוספת אלמנטים של המקום

לחצו על "Add element" בסרגל הכלים כדי לפתוח את תפריט אלמנטי המקום. האלמנטים מחולקים לשתי קבוצות כדי שתמצאו במהירות את מה שאתם צריכים:

Structural — לשלד החדר:

• Wall — פס ניתן להגדרה. גררו את ידית הקצה כדי לשנות אורך וזווית בתנועה אחת; הקצה הנגדי נשאר מעוגן.
• Door ו-Window — פתחים צרים ומקווקווים לסימון כניסות ונראות.
• Dance floor — משטח רך ושקוף למחצה שמונח מתחת לשולחנות כדי שלא יתחרה ויזואלית.
• Label — הערת טקסט חופשי שניתן לערוך. לחצו לחיצה כפולה על כל תווית כדי לערוך את הטקסט.

Furniture — לדברים המונחים על הרצפה:

• Stage, DJ booth, Bar, Buffet, Gift table, Cake table, Photo booth, Restroom.

לכל סוג אלמנט יש צבע משלו, גודל ברירת מחדל וסדר שכבות (z-order) כך שפריטים שנוספו זה עתה ייכנסו לשכבה הנכונה ללא כוונון ידני. לאחר מיקום אלמנט, לחצו עליו כדי לפתוח את סרגל הצד הימני — התאימו את מחווני הגודל, הסיבוב, תווית הטקסט (אם רלוונטי) או מצב הנעילה.

טיפ: קירות הם מיוחדים — במקום ידית שינוי גודל אחת, הם מציגים אחיזה עגולה בכל קצה. גררו קצה כדי לשנות צורה ולסובב את הקיר יחד. החזיקו Shift בזמן גרירה כדי לעקוף את הצמדת הסיבוב הרכה ולקבל שליטה עדינה.

הושבת אורחים על המפה

כל שולחן מציג את מספר הכיסאות הנכון סביבו בהתאם לקיבולת ולצורה — שולחנות עגולים ואליפטיים מפזרים כיסאות באופן שווה בהיקף, ושולחנות מלבניים ומרובעים מחלקים כיסאות בין ארבעת הצדדים. כל כיסא מציג את ראשי התיבות של האורח היושב, וגם את שמו הפרטי ככיתוב קטן מחוץ לכיסא (שם מלא בהצבעה).

כדי להושיב אורח מהסרגל הצדדי:

1. מצאו אותו בלוח Unassigned משמאל. הרשימה תומכת בחיפוש עם השהייה (debounced), סינון לפי סטטוס (Accepted / Pending / Declined) וסינון לפי תגיות של כל guest tags שהגדרתם.
2. לחצו וגררו את שם האורח.
3. כשאתם מתקרבים לשולחן, הכיסא הקרוב ביותר יודגש בירוק — שחררו כדי להושיב אותו שם. שחררו על גוף השולחן (לא על כיסא ספציפי) כדי לתת למערכת לבחור אוטומטית את המושב הפנוי הבא.

כדי להעביר אורח בין כיסאות (באותו שולחן או בשולחן אחר):

גררו את האורח ישירות מהכיסא הנוכחי שלו לכיסא היעד — אין צורך להוציא אותו מההושבה קודם. אם כיסא היעד כבר תפוס, היושב שם מועבר ל-"no specific seat" באותו שולחן כדי שלא תאבדו את ההקצאה.

כדי להוציא אורח מהושבה:

• גררו אותו מהכיסא אל אזור קנבס ריק, או
• לחצו על השולחן כדי לפתוח את סרגל הצד, מצאו את השורה של אותו מושב ולחצו על כפתור ×. האורח יחזור ללוח Unassigned.

תאימות לאחור: אורחים שהוקצו לפני שתכונת ההקצאה לפי מושב יצאה (עדיין ללא מושב ספציפי) משובצים אוטומטית בכיסאות הפנויים שנותרו לפי סדר אורח ראשי ואז לפי סדר RSVP. הם מוצגים בדיוק כמו אורחים יושבים; גרירה שלהם לכיסא מאשרת את ההקצאה.

סינון לוח Unassigned

לוח Unassigned כולל חיפוש וסינון בצד השרת — שימושי כאשר באירוע יש מאות אורחים:

• תיבת חיפוש תמיד גלויה. ההקלדה מושהית (~250 ms) לפני שהיא שולחת שאילתה לשרת.
• שבבי סטטוס — All / Accepted / Pending / Declined, כל אחד עם ספירה חיה.
• שבבי תגיות — אחד לכל תג אורח שהגדרתם, בצבע של התג. אפשר להפעיל כל שילוב כדי לסנן לאורחים שנושאים לפחות אחת מהתגיות שנבחרו. אינדיקטורים של תגיות (נקודות צבע קטנות) מופיעים גם בתוך שורות האורחים כך שתוכלו לזהות אורחים מתויגים במבט.
• סימן קטן × מופיע בצד ימין של תיבת החיפוש כאשר סינון כלשהו פעיל — ניקוי הכל בלחיצה אחת.

הדגשת תגיות על המפה

לשבבי התגיות יש תפקיד כפול: כאשר סינון תגית פעיל, אורחים יושבים שנושאים את התגית מוארים על המפה — הכיסאות שלהם מקבלים טבעת בצבע התגית בעוד כל השאר מעומעמים. תייגו את האורחים שלכם (למשל, תגית אחת לכל אוטובוס, סירה או צוות), ולחיצה אחת עונה על השאלה "מי יושב איפה" בכל תוכנית הקומה. ראו תגיות אורחים כיצד ליצור ולהקצות תגיות.

הרשימה מתדפדפת אוטומטית ככל שאתם גוללים, כך שגם אירועים עם אלפי אורחים נטענים מיד.

בקרות מפה

בקרה	מה היא עושה
גרירת קנבס ריק	מזיזה (Pan) את תכנית הרצפה
Shift + גרירת קנבס ריק	בחירת מסגרת (Marquee) לכל מה שנמצא בתוך התיבה
Ctrl/⌘ + גלילה	מבצעת זום פנימה והחוצה סביב הסמן
Grid toggle	מציגה או מסתירה את רשת היישור
Snap toggle	מצמידה שולחנות ואלמנטים לרשת בזמן גרירה
Fit view (F)	ממסגרת אוטומטית את כל מה שמיקמתם
Zoom 100% (0)	מאפסת את הזום ל-100%
Fullscreen	מרחיבה את המפה למסך מלא עבור יום ההקמה
Shift-click על פריט	מוסיפה או מסירה את הפריט מהבחירה הנוכחית
גרירת פריט נבחר	מזיזה את כל הבחירה יחד
לחיצה כפולה על שולחן	משנה את שם השולחן ישירות
Delete / Backspace	שולחת שולחנות נבחרים חזרה ל"parking lot", מוחקת אלמנטים נבחרים של המקום
Escape	מנקה בחירה / סוגרת תפריטים פתוחים

טיפ: הוספה או עריכה של שולחן מתוך מצב מסך מלא פותחת את החלון ישירות מעל המפה — תישארו במצב מסך מלא לאורך כל הזמן.

סידורי ישיבה מרובים

לחלק מהאירועים דרושה יותר מתוכנית ישיבה אחת. חגיגה עם טיול בסירה ולאחריו ארוחת ערב, כנס עם סדנה וגאלה, חתונה עם תוכנית אוטובוסים לטקס ותרשים לקבלת הפנים — בכל אלה אותם אורחים יושבים במקומות שונים ברגעים שונים.

בהתאם לסוג האירוע שלכם, תוכלו ליצור סידורי ישיבה נוספים, כל אחד תרשים עצמאי לחלוטין:

• שולחנות משלו (מספרים יכולים לחזור על עצמם בין סידורים — "שולחן 1" יכול להתקיים בשני התרשימים)
• תוכנית קומה משלו — קירות, רחבת ריקודים, תוויות וריהוט הם ייחודיים לכל סידור
• הקצאות מושבים משלו — אותו אורח יכול לשבת בשולחנות שונים בכל סידור

מעבר בין סידורים וניהולם

בחלק העליון של לשונית Tables תראו שבב עבור Main seating ועוד אחד לכל סידור נוסף:

1. לחצו על שבב כדי לעבור — הרשת, המפה, הסטטיסטיקות ורשימת הלא-מוקצים כולן עוקבות.
2. לחצו על "New arrangement" ותנו לו שם (למשל "טיול בסירה") כדי ליצור אחד — ניתן להוסיף עד 5.
3. על השבב הפעיל, השתמשו בעיפרון לשינוי שם או בפח למחיקת סידור. מחיקה מסירה את השולחנות והקצאות המושבים של אותו תרשים; הישיבה הראשית שלכם לעולם לא תושפע.

מה האורחים רואים

אורחים תמיד רואים רק את הקצאת Main seating בהזמנה שלהם. סידורים נוספים הם כלי תכנון פנימיים עבורכם ועבור מקום האירוע — מושלמים כאשר התרשימים הנוספים הם לוגיסטיקה (אוטובוסים, סירות, משמרות) שהאורחים לא צריכים לעיין בה. וזכרו שאתם יכולים גם להסתיר את הישיבה הראשית מהאורחים.

הערה: סידורים מרובים זמינים בסוגי אירועים נבחרים. אם אינכם רואים את שבבי הסידורים בלשונית Tables שלכם, האירוע הנוכחי שלכם כולל רק את תרשים הישיבה הראשי היחיד.

עבודה עם מספר פריטים

צריכים ליישר שורת שולחנות או להזיז אשכול כיחידה אחת? המפה תומכת בבחירה מרובה מלאה.

בחירה של מספר פריטים

• Shift-click על כל שולחן או אלמנט של המקום כדי להוסיף או להסיר אותו מהבחירה הנוכחית.
• Shift + גרירת קנבס ריק כדי לצייר תיבת בחירה — כל מה שנמצא בתוך התיבה נבחר.
• Ctrl/⌘ + A בוחר את כל הפריטים הלא-נעולים במפה.

כאשר נבחר יותר מפריט אחד, מופיע selection toolbar שמציג את הכמות ואת כפתורי הפעולות הגורפות. פריטים נבחרים מקבלים קו מתאר צבעוני כדי שיהיה קל לראות מה מקובץ.

פעולות גורפות

כאשר נבחרים שני פריטים או יותר, סרגל הבחירה מציע:

• Align — שמאל, מרכז אופקי, ימין, למעלה, מרכז אנכי, למטה.
• Distribute — ריווח אופקי או אנכי שווה (דורש לפחות שלושה פריטים).
• Bring forward / Send backward — התאמת סדר שכבות (z-order), שימושי לשכבות של ריהוט מתחת לתוויות או מאחורי רחבת ריקודים.
• Lock / Unlock — פריטים מקובעים לא ניתנים להזזה או לשינוי גודל עד לפתיחה.
• Duplicate — משכפלת את אלמנטי המקום שנבחרו עם היסט קטן (שולחנות לא משוכפלים כדי להימנע מהתנגשות מספרים).
• Delete — מסירה אלמנטים נבחרים; שולחנות נבחרים נשלחים ללוח Unplaced במקום להימחק.

גררו כל פריט נבחר כדי להזיז את כל הקבוצה יחד, עם הצמדה באמצעות smart guides לפי הפריט הראשי שמתחת לסמן.

קיצורי מקלדת וביטול

המפה בנויה למשתמשים מתקדמים שעובדים קודם כל עם מקלדת. כל מה שמופיע למטה נגיש גם דרך סרגל הכלים.

קיצור	מה הוא עושה
Ctrl/⌘ + Z	ביטול שינוי הפריסה האחרון
Ctrl/⌘ + Shift + Z או Ctrl/⌘ + Y	ביצוע מחדש
Ctrl/⌘ + A	בחירת כל הפריטים הלא-נעולים
Ctrl/⌘ + D	שכפול אלמנטי המקום שנבחרו
מקשי חיצים	הזזת הבחירה ב-1 px
Shift + מקשי חיצים	הזזה ב-10 px
R / Shift + R	סיבוב הבחירה ב-+15° או −15°
[ / ]	שליחה אחורה / הבאה קדימה (z-order)
L	נעילה / פתיחת נעילה של הבחירה
F	Fit view — מסגור כל מה שמיקמתם
0	איפוס הזום ל-100%
Delete / Backspace	הסרת הבחירה
Escape	ניקוי הבחירה וסגירת כל תפריט פתוח

הצמדת סיבוב רכה (Soft Rotation Snap)

סיבוב חופשי (באמצעות ידית הסיבוב של שולחן או אלמנט) נצמד ל-0° / 45° / 90° / 135° / 180° / 225° / 270° / 315° כאשר נמצאים בתוך 5° מהיעד. החזיקו Shift בזמן סיבוב כדי לעקוף את ההצמדה אם אתם צריכים זווית מדויקת שאינה על הציר.

מדריכים חכמים (Smart Guides)

כאשר גוררים אובייקט יחיד, מופיעים קווי יישור ורודים מקווקווים בכל פעם שהמרכז או הקצוות שלו מיושרים עם אובייקט שכן. האובייקט גם נצמד מגנטית להתאמה בתוך סף קטן, כך שבניית שורות ועמודות מסודרות לוקחת שניות. (מדריכים חכמים מופעלים רק כאשר Snap to grid כבוי — שתי המערכות מיועדות לסגנונות פריסה שונים.)

אינדיקטור שמירה אוטומטית

גלולה קטנה בסרגל הכלים מציגה תמיד את מצב השמירה — Saved (ירוק), Saving… (צהוב עם ספינר), או Offline — retrying (אדום) אם הרשת נופלת. השינויים עוברים השהייה ונשלחים באצוות, וכשל נשלח מחדש באופן אוטומטי לאחר 5 שניות.

ניהול שמות אורחים בודדים

כאשר אורחים מבצעים RSVP עם מספר אנשים בקבוצה שלהם (פלוס-אחד), צריך לדעת מי כל אדם כדי לבצע הקצאות לשולחנות. יש שלוש דרכים לנהל שמות:

אפשרות 1: עריכת שמות ישירות בלשונית Tables

הדרך המהירה ביותר — לחצו על כל תג אורח בלשונית Tables כדי לפתוח את חלון ההקצאה, שבו תוכלו לשנות שם במקום:

1. לחצו על תג אורח (למשל, "Maria G. x2")
2. החלון מציג את שדות השם כשהם מלאים מראש — עבור פלוס-אחד, הוא גם מציג "Guest of [Main Guest Name]"
3. הקלידו את השם האמיתי ולחצו על Save

זה אידיאלי כשאתם מקצים שולחנות ורוצים למלא שמות במקביל.

אפשרות 2: המארגן ממלא מראש שמות בלשונית Guests

אם אתם כבר יודעים מי נמצא בכל קבוצה של אורח:

1. עברו ללשונית "Guests"
2. מצאו את האורח עם מספר אנשים בקבוצה שלו
3. לחצו על סמל Users (סמל אנשים) לצד שמו
4. הוסיפו שם פרטי ושם משפחה לכל אדם בקבוצה
5. לחצו על "Save"

אפשרות 3: אורחים מספקים שמות במהלך ה-RSVP

אם אינכם ממלאים שמות מראש, האורחים יתבקשו לספק אותם כשהם משיבים להזמנה:

1. האורח פותח את קישור ההזמנה האישי שלו
2. כאשר הוא מבצע RSVP עם מספר משתתפים, הוא מתבקש להזין את השם של כל אדם
3. השמות נשמרים אוטומטית ומופיעים בלוח הבקרה שלכם

זה קורה אוטומטית — Collect Guest Names מופעל עבורכם מיד כאשר ניהול שולחנות מופעל.

כיצד שמות עובדים

תרחיש	מה קורה
שמות טרם סופקו	מוצג כ-"Maria G. x2", "Maria G. x3" בלשונית Tables
המארגן עורך בלשונית Tables	השם מתעדכן מיד בתג
המארגן ממלא מראש בלשונית Guests	השמות מופיעים בלשונית Tables לצורך הקצאה
האורח מספק שמות במהלך RSVP	השמות מסתנכרנים אוטומטית לאחר שהאורח משיב

טיפים לאיסוף שמות

• בחתונות, אפשרו לאורחים לספק את השמות שלהם כדי להימנע משגיאות כתיב
• באירועים עסקיים, מלאו מראש ממאגר העובדים או ערכו ישירות בלשונית Tables
• מחזיק ה-RSVP הראשי תמיד נכלל באופן אוטומטי
• כל אדם עם שם יכול להיות מוקצה לשולחנות שונים

התראות טבלת אורחים

לאחר שתקצו אורחים לשולחנות, הם יראו באופן אוטומטי את השולחן שהוקצה להם בהזמנה שלהם.

מה האורחים רואים

כאשר אורח פותח את ההזמנה שלו לאחר שהוקצה לו שולחן:

• מספר השולחן שהוקצה לו מוצג
• אם עדיין לא הוקצה לו שולחן, הוא יראה "יוכרז בהמשך"

מתי זה מופיע

מקטע הקצאת השולחן מופיע בהזמנה של האורח רק כאשר:

• ניהול שולחנות מופעל עבור האירוע
• האורח אישר את ההזמנה (סטטוס אישור ההגעה הוא Accepted או Attended)
• הסתר הקצאות שולחן מאורחים כבוי (הוא כבוי כברירת מחדל)

ניתן לשנות את מיקום המקטע באמצעות הגדרות סדר המקטעים בלשונית ההזמנה.

הסתרת הקצאות שולחן מאורחים

לפעמים תרצו לארגן את סידורי הישיבה לעצמכם — כדי לתכנן את האולם, להדפיס תרשימים או לעדכן את מקום האירוע — בלי להציג לאורחים היכן הם יושבים. תוכלו לעשות זאת בדיוק כך:

1. עברו ללשונית "פרטים" במקטע אישורי ההגעה של האירוע שלכם
2. מצאו את "ניהול שולחנות" בהגדרות האירוע
3. כאשר ניהול שולחנות מופעל, הפעילו את "הסתר הקצאות שולחן מאורחים"

כאשר אפשרות זו מופעלת:

• תמשיכו לקבל גישה מלאה ללשונית השולחנות, למפת המקום, להקצאות המושבים ולכל הייצואים
• אורחים לעולם לא יראו את השולחן שהוקצה להם בהזמנה — מקטע השולחן מוסר לחלוטין, ולא מוצג כ"יוכרז בהמשך"

ניתן לכבות זאת שוב בכל עת כדי להציג מחדש את ההקצאות לאורחים.

צפייה בסטטיסטיקות הושבה

כותרת לשונית Tables מציגה סטטיסטיקות מרכזיות:

נתון	תיאור
Tables	מספר השולחנות שנוצרו בסך הכול
Capacity	מספר המושבים הכולל בכל השולחנות
Seated	מספר האורחים שהוקצו לשולחנות
Unseated	אורחים שעדיין נמצאים במאגר הלא-מוקצים

השתמשו בנתונים האלה כדי לראות במהירות את ההתקדמות שלכם בהושבה.

ייצוא הקצאות שולחנות

לחצו על Export בסרגל הכלים של המפה כדי לפתוח את תפריט הייצוא. זמינים חמישה פורמטים, כאשר כל אחד מותאם לתרחיש שימוש אחר:

אפשרות	מה מקבלים
Print map	פותח את מפת המקום המלאה בלשונית חדשה המעוצבת עבור A3 landscape, עם כפתור Print ותיבת הדפסה שנפתחת אוטומטית. מתאים לתלייה מאחורי דלפק קבלת הפנים או למסירה לצוות המקום.
Print table cards	מייצר כרטיס אחד לכל שולחן על A4 portrait, עם רשימת האורחים בשולחן לפי מספר מושב. אפשר להניח על כל שולחן כדי שהאורחים ימצאו את מקומם.
PNG image	תמונת PNG ברזולוציית 2× (retina) של כל המפה, רקע לבן, ללא שקיפות. מתאים להטמעה במיילים, מצגות או שיתוף ב-WhatsApp.
SVG file	עותק וקטורי של המפה — ניתן להגדלה אינסופית, מושלם להדפסת תרשימי רצפה גדולים או לעריכה ב-Illustrator.
CSV (seating)	גיליון עם שורה אחת לכל אורח: מספר שולחן, alias, capacity, מספר מושב (מבוסס-1), שם פרטי ושם משפחה של האורח, והאם הוא מחזיק ה-RSVP הראשי. נפתח ב-Excel / Google Sheets.

כל הייצואים מכבדים את הפריסה הנוכחית — שולחנות שמוקמו, אלמנטים של המקום והקצאות לפי מושב. דוגמת הרשת מוסרת מייצואי תמונה והדפסה כדי שהדף המודפס יהיה נקי. אם הקנבס ריק, תפריט הייצוא מציג הודעה ידידותית במקום להפיק קובץ ריק.

טיפים לניהול שולחנות

תכנון הפריסה

• צרו את כל השולחנות לפני שמתחילים בהקצאות
• הגדירו קיבולות ריאליות בהתאם למקום
• השתמשו בכינויים (aliases) לזיהוי קל ("Bride's Family", "Groom's Family")

הקצאה יעילה

• השתמשו בתכונת החיפוש כדי למצוא אורחים ספציפיים
• הקצו קבוצות משפחתיות יחד
• בדקו באופן קבוע את מספר הלא-מוקצים כדי לוודא שאף אחד לא התפספס

לפני האירוע

• ודאו שכל האורחים שאישרו מוקצים
• ייצאו ושתפו עם מתאמי המקום
• בדקו שוב שמגבלות הקיבולת אינן נחרגות

שאלות נפוצות

ש: האם אפשר להקצות אורחים לפני שהם מאשרים הגעה? ת: כן! כל האורחים — מאשרים, ממתינים ואלה שדחו — נטענים באופן אוטומטי. אורחים ממתינים מופיעים בכחול, כדי שתוכלו לתכנן מראש.

ש: מה קורה אם אני חורג/ת מקיבולת השולחן? ת: המערכת מונעת הקצאה של יותר אורחים ממה שקיבולת השולחן מאפשרת.

ש: האם אורחים מאותו אישור הגעה יכולים לשבת בשולחנות שונים? ת: כן! כאשר מוסיפים שמות אישיים לאורחים בקבוצה, ניתן להקצות כל אדם לשולחנות שונים.

ש: האם האורחים יקבלו התראה כשאקצה אותם לשולחן? ת: האורחים יראו את הקצאת השולחן שלהם כאשר יצפו בהזמנה. לא נשלחת התראה נפרדת.

ש: האם אפשר להשתמש בניהול שולחנות בלי להציג את ההקצאות לאורחים? ת: כן. בלשונית פרטים, הפעילו את "הסתר הקצאות שולחן מאורחים" תחת ניהול שולחנות. תמשיכו לקבל את מלוא לשונית השולחנות, מפת המקום והייצואים לצורכי התכנון שלכם, אך האורחים לעולם לא יראו את השולחן שלהם בהזמנה — מקטע השולחן מוסתר לחלוטין. כבו זאת בכל עת כשתהיו מוכנים לחשוף את סידורי הישיבה.

ש: האם אפשר שיהיה לי סידור ישיבה שונה לחלקים שונים של האירוע שלי (למשל טיול בסירה וארוחת ערב)? ת: כן — צרו סידור ישיבה נוסף. לכל סידור יש שולחנות משלו, תוכנית קומה משלו והקצאות מושבים משלו, כך שאותו אורח יכול לשבת במקומות שונים בכל אחד מהם. השתמשו בשבבים שבחלק העליון של לשונית Tables כדי לעבור ביניהם. זמין בסוגי אירועים נבחרים, עם עד 5 סידורים נוספים.

ש: איזה סידור ישיבה האורחים שלי רואים? ת: רק Main seating מופיע בהזמנות האורחים. סידורים נוספים הם כלי תכנון פנימיים — האורחים לעולם לא רואים אותם.

ש: איך משנים שם של שולחן לשם משלי, כמו שם סירה או שם משפחה? ת: לחצו לחיצה כפולה על השולחן במפת המקום והקלידו את השם ישירות שם (Enter לשמירה, Escape לביטול). ניתן גם ללחוץ על סמל ה-Edit (עיפרון) ולמלא את שדה ה-Alias. השם מוצג כ-"#3 · Neptune" על המפה וזה מה שהאורחים רואים בהזמנה שלהם.

ש: האם אפשר לראות היכן יושבים כל האורחים עם תגית מסוימת? ת: כן — לחצו על השבב של אותה תגית בלוח Unassigned של המפה. מלבד סינון הרשימה בסרגל הצד, המפה מדגישה כל אורח יושב שנושא את התגית (הכיסאות שלו מקבלים טבעת בצבע התגית) ומעמעמת את כל השאר.

ש: האם אפשר לשנות הקצאות לאחר שהאירוע מתחיל? ת: כן, ניתן לשנות הקצאות שולחן בכל עת מלוח הבקרה.

ש: מה אם אורח דוחה לאחר שכבר הוקצה לו מקום? ת: התגית שלו תהפוך לאדומה (סטטוס דחייה). ההקצאה נשארת, אך לא תוצג לאורח. ניתן להסיר את ההקצאה כדי לפנות את המושב.

ש: האם יש מגבלה על מספר השולחנות שאפשר ליצור? ת: אין מגבלה על מספר השולחנות. צרו כמה שולחנות שמקום האירוע שלכם דורש.

ש: האם אפשר להדפיס תרשימי ישיבה? ת: כן — בתפריט ייצוא של המפה יש אפשרויות הדפסה ייעודיות. הדפס מפה שולח את תוכנית הקומה להדפסה בפורמט A3 לרוחב (אידיאלי לתלייה במקום האירוע), ו-הדפס כרטיסי שולחן יוצר עמוד לכל שולחן עם כל אורח לפי מספר המושב, כדי שצוות המקום יוכל להניח אותו על כל שולחן. ניתן גם לייצא ל-PNG, SVG או CSV.

ש: איך אוספים שמות של מלווים? ת: יש שלוש אפשרויות: (1) לחצו ישירות על תגית המלווה בלשונית השולחנות כדי לשנות את שמו, (2) מלאו שמות מראש באמצעות סמל המשתמשים בלשונית האורחים, או (3) אפשרו לאורחים להזין שמות בעצמם כאשר הם מאשרים הגעה. מלווים ללא שם יוצגו כ-"Maria G. x2", כך שתמיד תדעו של מי האורח.

ש: הפעלתי שולחנות אחרי שאורחים כבר אישרו הגעה. איפה האורחים שלי? ת: כל האורחים נטענים באופן אוטומטי כשפותחים את לשונית השולחנות — גם אם הם אישרו הגעה לפני שהפעלתם שולחנות. אין צורך בסנכרון ידני. אם כבר השתמשתם ב-איסוף שמות אורחים לפני הפעלת שולחנות, שמות המלווים האישיים שאספתם נשמרים ומופיעים כתגיות לא משובצות שמוכנות להושבה.

ש: מה משמעות הצבעים? ת: תגיות האורחים מקודדות בצבע לפי סטטוס אישור ההגעה: ירוק = אושר, כחול = ממתין (לא נענה), אדום = נדחה. ניתן לסנן לפי סטטוס באמצעות התגיות שמעל רשימת האורחים.

ש: האם אפשר לערוך שמות אורחים מלשונית השולחנות? ת: כן! לחצו על כל תגית אורח כדי לפתוח את החלון שבו ניתן לשנות את השם הפרטי ושם המשפחה. עבור מלווים, החלון מציג גם למי הם שייכים (לדוגמה, "אורח של Maria Garcia").

ש: איך עוברים בין תצוגת הרשימה למפת המקום? ת: השתמשו במתג רשת / מפה בחלק העליון של לשונית השולחנות. שתי התצוגות משתפות את אותם נתונים — הקצאות ועריכות שבוצעו בתצוגה אחת יופיעו מיידית גם באחרת.

ש: האם צריך למקם שולחנות על המפה? ת: לא. המפה אופציונלית. ניתן להמשיך להשתמש בתצוגת הרשת אם אתם צריכים רק רשימה ולא חשוב לכם תכנון חזותי של הקומה. שולחנות שאתם יוצרים יישארו בחלונית לא ממוקמים של המפה עד שתגררו אותם אל תוכנית הקומה.

ש: אילו צורות שולחן זמינות? ת: עגול, ריבוע, מלבן ואליפסה. בחרו את מה שמתאים למקום האירוע שלכם — הצורה היא חזותית בלבד ואינה משפיעה על כללי הקיבולת.

ש: האם קירות ותוויות גלויים לאורחים שלי? ת: לא. קירות ותוויות הם עזרי תכנון למארגנים בלבד. האורחים עדיין יראו את מספר השולחן שהוקצה להם בהזמנה, בדיוק כמו בתצוגת הרשת.

ש: האם אפשר לגרור אורח מכיסא אחד לאחר? ת: כן — לחצו על הכיסא של האורח (תראו את ראשי התיבות שלו בפנים) וגררו אותו לכל כיסא אחר, באותו שולחן או בשולחן אחר. אם כיסא היעד כבר תפוס, היושב הקיים מועבר ל"ללא מושב ספציפי" באותו שולחן, כך ששום דבר לא נדרס בלי שתשימו לב. גרירת אורח אל הקנבס הריק מסירה אותו לחלוטין מהשולחן שלו.

ש: איך מוחקים אלמנט של מקום האירוע? ת: לחצו על האלמנט (קיר, תווית, במה, בר, כל דבר), ואז לחצו על כפתור הפח בסרגל הצד הימני או הקישו Delete / Backspace במקלדת. כדי למחוק כמה אלמנטים בבת אחת, סמנו אותם באמצעות גרירת מסגרת והקישו Delete.

ש: האם אפשר לבטל טעות? ת: כן — הקישו Ctrl/⌘ + Z כדי לבטל ו-Ctrl/⌘ + Shift + Z (או Ctrl/⌘ + Y) כדי לבצע שוב. בסרגל הכלים יש גם כפתורי ביטול / ביצוע מחדש ייעודיים. ההיסטוריה כוללת את 50 פעולות הפריסה האחרונות.

ש: איך עובדות הקצאות לפי מושב? ת: כל שולחן מציג סביבו את מספר הכיסאות המתאים. שחררו אורח ליד כיסא, והכיסא יואר בירוק — שחררו כדי להושיב אותו שם. האורחים מוצגים כראשי תיבות בתוך הכיסא ושמם הפרטי מופיע ככיתוב קטן מחוץ לו (שם מלא בריחוף). שחררו על גוף השולחן במקום על כיסא כדי לאפשר למערכת לבחור את המושב הפנוי הבא.

ש: באירוע שלי יש מאות אורחים — האם סרגל הצד עדיין יהיה שימושי? ת: כן. רשימת האורחים שלא שובצו מחולקת לעמודים בצד השרת (50 לעמוד, מעבר עמוד בגלילה), עם חיפוש מושהה וסינון בצד השרת לפי סטטוס ותג. גם אירועים עם 1000+ אורחים נשארים מהירים, משום שרק החלון הגלוי מוצג בכל רגע.

ש: איך מוסיפים במה, בר או רחבת ריקודים? ת: לחצו על הוסף אלמנט בסרגל הכלים. התפריט מציג כל אלמנט של מקום האירוע — קירות, דלתות, חלונות, רחבת ריקודים, תווית, וכן ריהוט (במה, עמדת DJ, בר, בופה, שולחן מתנות, שולחן עוגה, תא צילום, שירותים). כל סוג מגיע עם צבע וגודל ברירת מחדל משלו, כך שהוא ימוקם בשכבה הנכונה.

ש: איך מונעים מפריטים לזוז בזמן שעובדים על שאר הפריסה? ת: בחרו את הפריט/ים ולחצו על כפתור הנעילה בסרגל הצד (או הקישו L). פריטים נעולים לא ניתנים לגרירה, שינוי גודל או סיבוב. לחצו שוב על סמל הנעילה (או הקישו L) כדי לבטל את הנעילה.

ש: דברים ממשיכים להיצמד לזוויות מוזרות — האם אפשר לסובב בחופשיות? ת: ידית הסיבוב נצמדת ל-0° / 45° / 90° / 135° / 180° / 225° / 270° / 315° כאשר היא נמצאת בטווח של 5° מהערכים האלה. החזיקו Shift בזמן גרירת ידית הסיבוב כדי לעקוף את ההצמדה ולסובב בחופשיות.

ש: אני לא רואה את השינויים שביצעתי עכשיו — האם הם נשמרו? ת: כל שינוי נשמר באופן אוטומטי. עקבו אחר תגית נשמר / שומר… / לא מקוון בסרגל הכלים כדי לוודא. אם החיבור לרשת מתנתק, התגית הופכת לאדומה והשמירה תנסה שוב לאחר 5 שניות — שום עבודה לא תאבד.

ש: האם המפה עובדת במסך מלא? ת: כן. לחצו על כפתור מסך מלא בסרגל הכלים של המפה כדי להרחיב את הקנבס לכל המסך — שימושי לתכנון על מסך גדול או מקרן בזמן הכנת מקום האירוע. הוספה או עריכה של שולחן ממצב מסך מלא פותחת את החלון ישירות מעל המפה, כך שלעולם לא תצטרכו לצאת ממסך מלא בזמן העבודה.