כיצד לנהל את רשימת האורחים שלכם

עמוד Guests בלוח הבקרה שלכם הוא המקום שבו מוסיפים, מנהלים ועוקבים אחר כל המשתתפים באירוע. בין אם אתם מוסיפים אורחים אחד-אחד ובין אם אתם מייבאים מאות אורחים מגיליון אלקטרוני, Fotify מקל עליכם לשמור על רשימת אורחים מסודרת ומאורגנת.

אין צורך בהזמנת RSVP כדי לבנות את רשימת האורחים שלכם — העמוד עובד באופן עצמאי, והכול מתחבר אוטומטית אם תיצרו הזמנה בהמשך.

גישה לרשימת האורחים

היכנסו ללוח הבקרה של האירוע שלכם בכתובת dashboard.fotify.app
בחרו את האירוע ולחצו על "Guests" בסרגל הצד

תופיע רשימת האורחים המלאה שלכם, כולל סטטוסי תגובה וכפתורי פעולה.

שימו לב: פעולות השיתוף לכל אורח (העתקת הזמנה, העתקת קישור להזמנה, שליחה מהאימייל שלי, WhatsApp) יופיעו רק לאחר שתגדירו את ההזמנה שלכם ותפעילו RSVP — לפני כן אין עדיין מה לשתף. באנר בעמוד יוביל אתכם להגדרה כשתהיו מוכנים.

הבנת רשימת האורחים

סינון אורחים

כל הסינון מתבצע משורת סרגל סינון אחת בראש עמוד Guests. כל מסנן משתלב (AND) עם האחרים, כך שאפשר לצרף אותם יחד כדי לענות על שאלות מדויקות כמו "VIP-ים שלא ענו ויש להם מספר טלפון."

Status הוא סט של צ'יפים, וניתן לבחור כמה שתרצו בבת אחת:

צ'יפ	מציג
All	כל האורחים ברשימה שלכם (מנקה את מסנן הסטטוס)
Accepted	אורחים שאישרו שהם מגיעים
Declined	אורחים שלא יכולים להגיע
Not Answered	אורחים שעדיין לא הגיבו
Attended	אורחים שביצעו צ'ק-אין באירוע (כאשר נוכחות ב-QR מופעלת)

מכיוון שהסטטוס הוא בחירה מרובה, אפשר להציג יחד Accepted + Attended (כל מי שמגיע) או Not Answered + Declined (כל מי שעדיין צריך לעקוב אחריו). כל צ'יפ מציג ספירה חיה.

More filters (כפתור המחוון) פותח מימדים נוספים:

Source — Added by me (הוספתם אותם) לעומת Self-registered (נרשמו בעצמם דרך קישור הרשמה)
Party size — Solo (אדם בודד) לעומת Group (2+ אנשים עם פלוס-אחד)
Has email / Has phone — רק אורחים שאתם באמת יכולים לשלוח להם אימייל או הודעה, שימושי ממש לפני שליחה

כל מסנן פעיל מוצג כצ'יפ הניתן להסרה בשורת סיכום, עם כפתור Clear all וספירה חיה של "X מתוך Y תואמים", כך שתמיד תדעו בדיוק על איזו פלח אתם מסתכלים.

עמודות מידע על האורח

הטבלה מציגה מידע מרכזי על כל אורח:

Name - שם מלא של האורח
Email - כתובת אימייל (אם סופקה)
Cellphone - מספר טלפון עבור SMS/WhatsApp
Guests - מספר האנשים בקבוצה שלהם (כולל פלוס-אחד)
Confirmed - כמה אנשים הם אישרו שמגיעים
Status - תגובת ה-RSVP שלהם (Accepted, Declined, Not Answered)
Tags - צ'יפים צבעוניים המציגים את תגיות האורח שהוחלו על אורח זה. לחצו על כפתור + Add tag בשורה כדי לצרף או להסיר תגיות ישירות
Registered - מתי האורח נוסף או נרשם בעצמו
Actions - כפתורי פעולה מהירים

מיון וחיפוש

Search - השתמשו בשורת החיפוש כדי למצוא אורחים לפי שם, אימייל, טלפון, או — כאשר Collect Guest Names מופעל — שם של פלוס-אחד. אם פלוס-אחד תואם, ההזמנה מתרחבת אוטומטית והשם התואם מודגש
Sort - לחצו על כותרת עמודה כלשהי כדי למיין את הרשימה (למשל, לפי שם, סטטוס)

הצגת שמות פלוס-אחד (כאשר איסוף שמות אורחים מופעל)

לאחר הפעלת Collect Guest Names (או שאתם משתמשים בהושבה, שכוללת זאת), קבוצות של 2 אנשים ומעלה מציגות שברון (chevron) ליד השם הראשי. לחצו עליו כדי להרחיב את השורה ולחשוף כל פלוס-אחד כשורת משנה מוזחת מתחת להזמנה הראשית:

כל אורח בעל שם מוצג עם תג "+1" (או "Main guest" עבור האורח הראשי)
סמל עיפרון בכל שורת משנה קופץ ישירות לעריכת השם הספציפי הזה
אם בקבוצה יש פחות שמות מהגודל שהוצהר, יופיע placeholder של "N שמות עדיין לא סופקו" עם קישור Add names
במהלך חיפוש, שורות המכילות פלוס-אחד תואם מתרחבות אוטומטית כך שההתאמה גלויה במבט חטוף — עדיין אפשר לכווץ ידנית והבחירה שלכם נשמרת עד שתנקו את החיפוש

השמות שאתם עורכים כאן והשמות שאתם עורכים בעמוד ה-Seating הם אותם שמות — תקנו איות באחד מהמקומות ושניהם יתעדכנו. אורח ששולח מחדש RSVP בהמשך לא יכול לדרוס שם שכבר תיקנתם.

סינון ותיוג אורחים

מערכת התגיות של Fotify מאפשרת לכם לתייג אורחים (למשל, "Family", "VIP", "Work") ולסנן לפיהן. פרטים מלאים נמצאים במאמר תגיות האורח; הנה איך תגיות מופיעות ברשימת האורחים.

שורת סינון התגיות

סרגל הסינון כולל שורת Tags. היא מכילה:

צ'יפ לכל תגית שיצרתם (לחצו כדי להפעיל/לכבות אותה כמסנן)
צ'יפ מקווקו "+ New tag" שפותח את מנהל התגיות כדי שתוכלו ליצור תגית חדשה במקום
כפתור "Manage tags" בצד ימין (שינוי צבעים, עריכה או מחיקה של תגיות קיימות)
כאשר שני צ'יפי תגיות או יותר פעילים, מתג מפולח Any / All קובע האם המסנן מתאים לאורחים עם כל אחת מהתגיות שנבחרו או עם כולן

כאשר מסנן תגית פעיל, רשימת האורחים מציגה רק אורחים תואמים. לחצו שוב על אותו צ'יפ כדי להסיר את התגית הזו, או השתמשו ב-Clear all כדי לאפס את כל המסננים בבת אחת. מסנני תגיות משתלבים עם צ'יפי הסטטוס, החיפוש, ומימדי More filters.

תיוג אורחים בשורה

בכל שורת אורח (טבלת דסקטופ או כרטיס מובייל), לחצו על כפתור + Add tag בעמודת Tags. תפריט נפתח עם כל התגיות של האירוע; לחצו כדי להפעיל/לכבות, ואז Save. תגיות קיימות על האורח מוצגות כצ'יפים צבעוניים ליד הכפתור.

תיוג מרוכז לאורחים נבחרים

כדי לתייג (או להסיר תיוג) ממספר אורחים בבת אחת:

בחרו אורחים באמצעות תיבות הסימון בצד שמאל של כל שורה
בסרגל הבחירה שמופיע, לחצו על "Apply tags"
בחרו מצב — Add, Remove, או Replace
סמנו את התגיות הרצויות, ואז לחצו על כפתור Save הירוק

Add מצרפת את התגיות שנבחרו לכל אורח, בנוסף לתגיות הקיימות שלו
Remove מסירה את התגיות שנבחרו מכל אורח
Replace מוחקת את התגיות הנוכחיות שלהם ומגדירה בדיוק את הרשימה שנבחרה

הוספת אורחים באופן ידני

כדי להוסיף אורח בודד:

לחצו על הכפתור "Add Guest"
מלאו את פרטי האורח:
- Name - שם פרטי של האורח (חובה)
- Last Name - שם משפחה של האורח
- Email - כתובת דוא"ל להזמנות דיגיטליות
- Cellphone - מספר טלפון בפורמט בינלאומי עם + (לדוגמה: +14155551234)
- Number of Guests - כמה אנשים כלולים בהזמנה (ברירת מחדל: 1)
- SMS Language - עקיפת שפת ברירת המחדל עבור הודעות ה-SMS של אורח זה
לחצו על "Add Guest"

פורמט מספר טלפון

כדי שתכונות SMS ו-WhatsApp יעבדו, מספרי הטלפון חייבים להיות בפורמט בינלאומי E.164:

להתחיל ב-+ ולאחריו קוד מדינה
ללא רווחים, מקפים או סוגריים
דוגמאות: +14155551234 (ארה"ב), +34612345678 (ספרד), +4915112345678 (גרמניה)

ייבוא מספר אורחים (CSV, Excel או הדבקה)

עבור רשימות אורחים גדולות, ייבאו את כולם בבת אחת מקובץ או ישירות מגיליון האלקטרוני שלכם.

כיצד לייבא

לחצו על "העלה רשימת אורחים"
גררו ושחררו את הקובץ שלכם (.csv או אקסל .xlsx) לאזור ההעלאה, או לחצו על "או הדבק שורות מגיליון אלקטרוני" והדביקו את התאים שהעתקתם מאקסל או Google Sheets — כולל שורת הכותרות
לחצו על "העלה רשימת אורחים"

חוברות עבודה של אקסל נקראות מהגיליון הראשון שלהן, כך שניתן להעלות את הקובץ שבו כבר שמורה הרשימה שלכם — אין צורך לשמור אותו כ-CSV קודם. קבצי .xls בינאריים ישנים אינם נתמכים: פתחו אותם באקסל ושמרו כ-.xlsx.

פורמט העמודות

רק עמודת Name נדרשת. כל עמודה אחרת אופציונלית: השמיטו אותה מהקובץ לגמרי, או כללו אותה והשאירו תאים ריקים. קובץ עם עמודת Name בודדת ושם אחד בכל שורה הוא ייבוא תקין.

שמות העמודות מזוהים בגמישות. אותיות רישיות, רווחים וסימני פיסוק לא משנים, והשמות הנפוצים שגיליון אלקטרוני כבר משתמש בהם מזוהים — למשל First Name, Surname, E-mail, Mobile, Party Size, וכן Nombre, Apellidos, Vorname, Nachname, Prénom, Nom, Telefono ודומיהם. אין צורך לשנות את שם הכותרות שלכם לאלה שלהלן; אלה פשוט מה שהתבנית משתמשת בו.

עמודות ש-Fotify לא מזהה מדולגות, ותוצאת הייבוא מפרטת אותן כדי שתדעו שדבר מהן לא נשמר.

Column	Required	Description
Name	Yes	שם פרטי של האורח (שם מלא עובד גם כן)
LastName	No	שם משפחה של האורח
Email	No	כתובת אימייל. שורות עם כתובת שגויה (לדוגמה `john@`) מדווחות ומדולגות — תקנו את הערך או השאירו את התא ריק
Phone	No	טלפון עם + וקידומת מדינה (לדוגמה `+14155551234`). רווחים, מקפים, נקודות וסוגריים מוסרים אוטומטית, ו-`00` מוביל הופך ל-`+`
Guests	No	מספר האורחים בקבוצה (ברירת מחדל: 1)
Locale	No	קוד שפה עבור SMS ואימייל (en, es, fr, de, it, pt וכו'). `SmsLocale` ו-`MessagingLocale` עדיין נתמכים לצורך תאימות לאחור
Tags	No	שמות התגיות שיוחלו על האורח, מופרדים באמצעות `\|` (pipe). תגיות חסרות נוצרות אוטומטית
DisplayAlias	No	שם תצוגה המשמש בהודעות במקום `Name + LastName` (לדוגמה "Adam & Susan", "The Smith Family"). שימושי לזוגות, משפחות וקבוצות
IsPlural	No	הגדירו ל-`true` (או `yes` / `1`) כאשר ההזמנה מיועדת למספר אנשים, כדי שבהודעות ייעשה שימוש בלשון רבים בשפות נתמכות (Swedish, Spanish, French, Italian, Portuguese, Dutch, Polish, Arabic, Hebrew, Danish). ברירת המחדל היא `false`
Status	No	סטטוס אישור ההגעה שכבר ידוע לכם עבור אורח זה: `Accepted`, `Declined`, `Attended` או `Not Answered`. ברירת המחדל היא `Not Answered`
Confirmed Guests	No	כמה אנשים מהקבוצה מאושרים. בשימוש רק כאשר Status הוא `Accepted` או `Attended`; ברירת המחדל היא גודל הקבוצה המלא

דוגמת CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural,Status,Confirmed Guests
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true,Accepted,2
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true,Accepted,2
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,,Declined,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,,Not Answered,

טיפים לייבוא CSV

לחצו על "הורד תבנית פשוטה (Name בלבד)" לקובץ התקין הקטן ביותר, או "הורד דוגמה" לתבנית עם כל העמודות
אימייל וטלפון הם אופציונליים — השאירו ריק אם אינם זמינים
קבצים המופרדים בפסיק ובנקודה-פסיק שניהם מתקבלים (אקסל ברוב אירופה שומר CSV עם נקודה-פסיק); גם קבצים המופרדים בטאב עובדים
שמות עם סימנים דיאקריטיים שורדים בכל קידוד שגיליון האלקטרוני שלכם השתמש בו: UTF-8, Windows/ANSI ו-"Unicode Text" של אקסל מזוהים אוטומטית
קובץ (או הדבקה) שהוא רק עמודת שמות בודדת ללא שורת כותרות מיובא כרשימת שמות
קבצים עד 5MB מתקבלים
שורה שתא ה-Name שלה ריק מדולגת ומופיעה בתוצאה; שאר השורות עדיין מיובאות
אם אתם רואים "Missing required column: Name", השורה הראשונה בקובץ שלכם אינה מכילה כותרת ש-Fotify יכול לקרוא כשם האורח. ההודעה מפרטת את הכותרות שנמצאו — שנו את שם אחת מהן ל-Name (או First Name, Full Name, ...)
שפות הודעות נתמכות: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
אם השדה Locale ריק, האורח יקבל SMS ואימייל בשפת ברירת המחדל של האירוע
עמודת Tags: הפרידו בין מספר תגיות באמצעות | (לדוגמה, Family|VIP). כל שם תגית שאינו קיים כבר עבור האירוע ייווצר אוטומטית בצבע ברירת מחדל — תוכלו לשנות את הצבע מאוחר יותר ב-Manage tags
DisplayAlias: כאשר מוגדר, שם זה ישמש ב-SMS, באימיילים ובדף ה-RSVP (וכן מחליף את {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} ו-{{FULLNAME}} בתבניות הודעה מותאמות אישית). השאירו ריק כדי להשתמש ב-Name + LastName הרגיל
Status: השתמשו בו כדי לייבא רשימה שכבר אספתם במקום אחר, או כדי להעביר רשימת אורחים בין אירועים. רשימות אורחים מיוצאות כבר מכילות עמודה זו, כך שייבוא חוזר של קובץ מיוצא ישמר את אותן תשובות. השאירו את העמודה ריקה (או השמיטו אותה) וכל האורחים ייובאו כ-Not Answered
IsPlural: רלוונטי רק בשפות שמבחינות בין יחיד לרבים בגוף שני — לדוגמה בשוודית "du är inbjuden" (יחיד) הופך ל-"ni är inbjudna" (רבים). באנגלית, גרמנית, רוסית ובשפות אחרות ללא הבחנה כזו, השדה אינו נלקח בחשבון

כפתורי פעולה לאורח

לכל שורת אורח יש כפתורי פעולה לניהול מהיר:

סמל	פעולה	תיאור
עיפרון	Edit	שינוי פרטי האורח (שם, אימייל, טלפון, מספר אורחים, סטטוס)
עין	View	צפייה בכל פרטי האורח ללא ביצוע שינויים
העתקה	Copy Invitation	העתקת ההזמנה של האורח — ההזמנה המעוצבת עבור לקוח אימייל, תבנית ההודעה שלכם בכל מקום אחר
קישור	Copy Invite Link	העתקת רק קישור ה-RSVP של האורח — ללא טקסט הודעה — מוכן להדבקה בכל מקום
מעטפה	Send from my email	העתקת ההזמנה המעוצבת ופתיחת לקוח האימייל שלכם עם כתובת האורח כנמען, כדי שתדביקו אותה (אם סופק אימייל)
WhatsApp	WhatsApp	פתיחת WhatsApp Web עם הודעה ממולאת מראש (אם סופק טלפון)
אנשים	Manage Names	הוספה או עריכה של שמות פלוס-אחד (מוצג כאשר Guest Names או הושבה מופעלים)
פח אשפה	Delete	הסרת האורח מהרשימה (דורש אישור)

Copy Invitation לעומת Copy Invite Link: Copy מניח על הלוח שלכם את ההזמנה של האורח בשתי צורות בו-זמנית, ומה שתדביקו אליו בוחר את הצורה שהוא מבין — הדביקו לתוך Outlook או Gmail ותקבלו את ההזמנה המעוצבת עם תמונת השער וכפתור ה-RSVP שלה, הדביקו לתוך WhatsApp או אפליקציית פתקים ותקבלו את הודעת הטקסט האישית (ברכה + קישור + כל טקסט תבנית). סמל Link מעתיק רק את הכתובת החשופה, מושלם להזמנת יומן, סטורי באינסטגרם, או כל מקום שבו הודעה מלאה תהיה יותר מדי.

תצוגת מובייל

במכשירים ניידים, כפתורי הפעולה נגישים דרך תפריט (שלוש נקודות) בפינה הימנית התחתונה של כל כרטיס אורח.

שליחת הזמנות לאורחים

אחרי הוספת האורחים, עליכם לשלוח להם את קישורי ה-RSVP האישיים שלהם.

העתקה והדבקה

לחצו על סמל ה-Copy עבור אורח
המתינו לסימן הביקורת — ההזמנה נמצאת בלוח שלכם ברגע שהוא מופיע
הדביקו באימייל, הודעת טקסט, או אפליקציית ההודעות שתבחרו

הדביקו בלקוח אימייל ותקבלו את ההזמנה המעוצבת; הדביקו בכל מקום אחר ותקבלו את ההודעה האישית הפשוטה. אתם לא בוחרים — האפליקציה שאליה אתם מדביקים לוקחת את הגרסה שהיא יכולה להציג.

העתקת הקישור בלבד

לחצו על סמל ה-Link עבור אורח
רק קישור ה-RSVP החשוף מועתק — ללא טקסט הודעה
הדביקו אותו בהזמנת יומן, סטורי באינסטגרם, צ'אט קבוצתי, או כל מקום שבו הודעה מלאה תהיה מיותרת

שליחה מהאימייל שלכם

לחצו על סמל ה-Envelope (מוצג רק עבור אורחים עם כתובות אימייל)
ההזמנה המעוצבת מועתקת ולקוח האימייל שלכם נפתח עם כתובת האורח כנמען ושורת הנושא ממולאת מראש
לחצו לתוך גוף ההודעה הריק והדביקו (Ctrl+V, או Cmd+V ב-Mac), ואז שלחו

זה שולח את ההזמנה מתיבת הדואר שלכם ולא משלנו. זה הדבר שאליו פונים כאשר המעסיק של אורח מסנן את הודעות האימייל שלנו לתיקיית הספאם — ראו כיצד לשלוח הזמנות בדוא״ל למתי זה קורה ואיך לזהות זאת.

שני דברים לדעת. גוף ההודעה נפתח ריק בכוונה, אז הדביקו לפני שאתם שולחים. ומכיוון שלקוח האימייל שלכם מבצע את השליחה, ההזמנות האלה לא מופיעות בסטטיסטיקות הפתיחות והקליקים של Fotify — תגובות ה-RSVP עדיין נעקבות כרגיל.

Outlook באינטרנט: כברירת מחדל Outlook מדביק בעיצוב שלו, מה שמסיר את הצבעים והרקעים של ההזמנה ומשאיר טקסט שחור פשוט. זו הגדרה של Outlook, לא בעיה בהזמנה. מיד אחרי ההדבקה מופיע כפתור אפשרויות הדבקה קטן בפינה השמאלית התחתונה של ההודעה — לחצו עליו ובחרו Keep source formatting (מוצג גם כ-"Paste as is") והעיצוב חוזר. אפשר להפוך זאת לברירת מחדל דרך Settings → Mail → Compose and reply.

Outlook הישן יותר עבור Windows: גרסה זו מרכיבה הודעות דרך Word, כך שההזמנה מגיעה עם הפריסה, הצבעים, התמונות והגופנים שלה שמורים, אבל הפינות המעוגלות עלולות להיראות מרובעות. הכול נשאר קריא וכל קישור עובד. Gmail ו-Apple Mail מציגים את ההזמנה כפי שעוצבה.

WhatsApp ישיר

לחצו על סמל ה-WhatsApp (מוצג רק עבור אורחים עם מספרי טלפון)
WhatsApp Web נפתח עם הודעת הזמנה ממולאת מראש
שלחו את ההודעה ישירות

מעקב WhatsApp

אורחים שאליהם שלחתם הודעה ב-WhatsApp יקבלו רקע ירוק עדין
זה עוזר לכם לעקוב אחרי מי כבר קיבל את ההזמנה שלו
השתמשו ב-"Reset All Sent" כדי לנקות את היסטוריית המעקב הזו ולהתחיל מחדש

ייצוא רשימת האורחים שלכם

לחצו על "Download" בסרגל הכלים של עמוד Guests ובחרו פורמט: Excel (.xlsx) למיון ועריכה, CSV (.csv) לייבוא לכלים אחרים, או PDF (.pdf) למסמך מוכן להדפסה.

הייצוא מכבד את הפילטרים ואת סדר המיון הפעילים שלכם. מה שטבלת האורחים מציגה כרגע הוא בדיוק מה שיופיע בקובץ — אותן שורות, באותו סדר — כך שתוכלו להוריד רק VIP-ים שאישרו הגעה או אורחים שנרשמו עצמאית ללא מספר טלפון. רוצים את הרשימה המלאה? לחצו קודם על Clear all.

הקבצים נקראים על שם האירוע שלכם ותאריך הייצוא (לדוגמה my-wedding-guests-2026-07-09.xlsx), כך שהורדות מרובות לעולם לא ידרסו זו את זו.

הורדה כ-Excel (מומלץ לגיליונות אלקטרוניים)

לחצו על "Download" → Excel (.xlsx)
הגיליון Guests כולל את כל פרטי האורחים, התגובות, כל שדה מותאם אישית מטופס ההרשמה שלכם (לדוגמה תפקיד, ארגון, העדפות תזונה) כעמודה נפרדת משלו, ועמודת Tags — עם שורת הכותרות מקובעת ופילטרים לעמודות מופעלים מראש, כך שתוכלו מיד למיין ולפלח לפי כל קריטריון
גיליון שני בשם Summary מציג את סטטיסטיקות התגובות שלכם במבט חטוף: סך ההזמנות, אישרו, דחו, לא ענו, נכחו, ומספר האורחים המאושרים
נפתח כראוי ב-Excel, Google Sheets ו-Numbers, ללא תלות בהגדרות האזוריות של המחשב שלכם

הורדה כ-CSV

לחצו על "Download" → CSV (.csv)
הקובץ כולל את כל פרטי האורחים, התגובות, ערכי השדות המותאמים אישית, ועמודת Tags (שמות תגיות מופרדים באמצעות pipe — אותו פורמט המתקבל בייבוא, כך שתוכלו להחזיר את הנתונים חזרה)
כאשר Collect Guest Names מופעל, ה-CSV כולל גם עמודת Plus Ones מיד אחרי Guests — כל אורח שאינו האורח הראשי מופרד באמצעות pipe (לדוגמה John Doe | Jane Doe | Kid Smith). העמודה מושמטת כאשר איסוף השמות כבוי, כך שצורת ה-CSV נשארת צפויה עבור אירועים שלא משתמשים בתכונה זו. אותה עמודה מופיעה גם בייצוא ה-Excel
אם ה-CSV נפתח עם הכול בעמודה אחת ב-Excel, השתמשו בפורמט Excel (.xlsx) במקום — הוא אינו מושפע מהגדרות מפריד הרשימה האזוריות

הורדה כ-PDF

לחצו על "Download" → PDF (.pdf)
נוצר PDF מעוצב עם שם האירוע שלכם, התאריך, וסיכום סטטיסטיקות התגובות
ה-PDF כולל את כל פרטי האורחים בפריסת טבלה נקייה, עם עמודת Tags המציגה את שמות התגיות של כל אורח כטקסט מופרד בפסיקים

הערה: שדות הרשמה מותאמים אישית (לדוגמה תפקיד, ארגון) אינם נכללים בפריסה הקבועה של ה-PDF — הורידו את הפורמט Excel או CSV כשאתם זקוקים לעמודות האלה.

כאשר Collect Guest Names מופעל, ה-PDF כולל גם:

שורות משנה מוזחות עבור כל אורח פלוס-אחד מתחת להזמנה הראשית, המפרטות את שמו האישי

כאשר ההושבה גם היא בשימוש, כל שורת משנה מציגה בנוסף את השולחן שהוקצה לאותו אדם בעמודת Table חדשה.

זה הופך את ה-PDF לאידיאלי עבור:

הדפסת רשימת אורחים עבור המקום או צוות הדלת
שיתוף עם ספקים (קייטרינג, מתכנני אירועים) שאינם משתמשים בגיליונות אלקטרוניים
שמירת גיבוי פיזי באירוע
בדיקת שיבוצי שולחנות במבט מהיר

ניהול תגובות אורחים

עריכת תגובה

אם אורח פונה אליכם כדי לשנות את ה-RSVP שלו:

לחצו על סמל ה-Edit (עיפרון) עבור אותו אורח
עדכנו את הסטטוס שלו (Accepted, Declined)
התאימו את מספר האורחים המאושרים במידת הצורך
שמרו את השינויים

צפייה בפרטי תגובה

לחצו על סמל ה-View (עין) כדי לראות:

מידע מלא על האורח
תגובת ה-RSVP שלו
כל הערה שהוא שלח
תגובות לשדות מותאמים אישית

מחיקת אורחים

כדי להסיר אורח:

לחצו על סמל ה-Delete (פח אשפה)
אשרו את המחיקה

כדי למחוק מספר אורחים:

בחרו אורחים באמצעות תיבות הסימון
לחצו על "Delete all (X)" כדי להסיר את האורחים שנבחרו

פועלים על רשימה מסוננת שפרוסה על פני מספר עמודים? כאשר יותר אורחים תואמים למסננים שלכם ממה שנכנס בעמוד הנוכחי, סרגל הבחירה מציג כפתור "Select all N matching". הוא בוחר כל אורח תואם על פני כל העמודים, כך שפעולות מרוכזות כמו Apply tags או מחיקה פועלות על כל הקבוצה המסוננת, לא רק על העמוד שאתם רואים.

טיפים לניהול רשימת אורחים

לפני האירוע

הוסיפו את כל האורחים לפני שליחת ההזמנות
בדקו שוב שמספרי הטלפון בפורמט בינלאומי
השתמשו בייבוא CSV עבור רשימות גדולות כדי לחסוך זמן
הגדירו שפת SMS מתאימה עבור אורחים מחו"ל

מעקב אחר תגובות

בדקו בקביעות את מסנן Not Answered כדי לבצע מעקב
השתמשו במעקב WhatsApp כדי לראות מי קיבל הזמנות
ייצאו את הרשימה מדי פעם כדי לעקוב אחרי ההתקדמות

תזכורות ומעקב

עבור אורחים שלא השיבו, השתמשו בכפתורי Copy, Envelope או WhatsApp כדי לשלוח תזכורות
שקלו להשתמש ב-SMS feature לתזכורות מרוכזות

שאלות נפוצות

ש: יש הגבלה על כמות האורחים שאני יכול להוסיף? ת: הגבלות האורחים תלויות בתוכנית ה-Fotify שלכם. בדקו את פרטי התוכנית שלכם להגבלות הספציפיות.

ש: האם אפשר להוסיף אורחים אחרי שליחת ההזמנות? ת: כן! אפשר להוסיף אורחים חדשים בכל עת. רק זכרו לשלוח להם את קישור ההזמנה שלהם.

ש: מה קורה אם אני מוחק אורח שכבר הגיב? ת: התגובה שלו מוסרת לצמיתות. אם הוא ינסה להשתמש בקישור ה-RSVP הישן שלו, הוא כבר לא יעבוד.

ש: האם אפשר לשנות את סטטוס ה-RSVP של אורח ידנית? ת: כן, השתמשו בכפתור Edit כדי לעדכן ידנית את הסטטוס של כל אורח, למשל כאשר הוא מתקשר לאשר הגעה במקום להשתמש בטופס המקוון.

ש: למה אני לא רואה את כפתור ה-WhatsApp עבור חלק מהאורחים? ת: כפתור ה-WhatsApp מופיע רק עבור אורחים שיש להם מספר טלפון שמור. הוסיפו את מספר הטלפון שלהם כדי להפעיל תכונה זו.

ש: מה ההבדל בין העמודות "Guests" ו-"Confirmed"? ת: "Guests" הוא כמה אנשים הזמנתם בקבוצה הזו. "Confirmed" הוא כמה מהם האורח אמר שבאמת מגיעים כשהוא הגיב.

ש: הורדתי את גודל הקבוצה של אורח ושום דבר לא השתנה. למה? ת: בדקו מה ציפיתם שישתנה. ההזמנה עצמה לעולם לא נעלמת — הורדת גודל הקבוצה משנה כמה אנשים ההזמנה הבודדת הזו מכסה, לא כמה הזמנות יש לכם, כך שמספר השורות והסך הכולל של "הזמנות" נשארים זהים. העמודה Guests באותה שורה היא זו שהייתה אמורה להשתנות.

העמודה Confirmed מתמלאת רק לאחר שהאורח עונה, כך שקבוצה שעדיין לא הגיבה מציגה שם מקף, לא משנה איזה גודל קבוצה תיתנו לה.

ש: לא מאפשרים לי להוריד את גודל הקבוצה. למה? ת: כי ההזמנה הזו עדיין מפרטת אנשים בשם. גודל הקבוצה והאנשים חייבים להתאים, ואנחנו לא מוחקים אורח שקראתם לו בשם — או שכבר הושב — רק כדי להתאים למספר, כך שההסרה חייבת להיות החלטה שאתם מקבלים. ההודעה מציינת מי עומד בדרך.

הסירו אותו קודם באמצעות כפתור אנשים באותה שורה (Manage Names), ואז הורידו את גודל הקבוצה. אם לאותו אדם כבר יש שולחן בעמוד ה-Seating, הסרתו תבקש מכם אישור, מכיוון שהיא משחררת גם את המושב שלו. תוויות ריקות ללא שם לא חוסמות כלום — הן מתפנות עבורכם אוטומטית.

ש: האם אפשר לייבא אורחים מ-Google Contacts או אפליקציה אחרת? ת: ייצאו את אנשי הקשר שלכם כקובץ CSV מאפליקציית אנשי הקשר, ואז פרמטו אותו כך שיתאים לדרישות ה-CSV של Fotify וייבאו אותו.

ש: מה ההבדל בין ייצוא CSV לייצוא PDF? ת: CSV הוא הכי טוב לעבודה בגיליון אלקטרוני — עריכה, סינון וייבוא לכלים אחרים. PDF הוא מסמך מעוצב וניתן להדפסה עם כותרת האירוע שלכם וסטטיסטיקות מסכמות, אידיאלי לשיתוף עם ספקים או להדפסה עבור צוות הדלת באירוע.

ש: האם ה-PDF כולל שיבוצי שולחנות ושמות פלוס-אחד? ת: שמות פלוס-אחד מופיעים כשורות משנה מוזחות מתחת להזמנה הראשית בכל פעם ש-Collect Guest Names מופעל. כאשר ההושבה גם היא בשימוש, ה-PDF מוסיף עמודת Table המציגה את שיבוץ המושב האישי של כל אדם.

ש: האם אפשר לחפש לפי שם של פלוס-אחד? ת: כן — כאשר Collect Guest Names מופעל, שורת החיפוש תואמת גם שמות של פלוס-אחד. ההזמנה התואמת מתרחבת אוטומטית כך שתוכלו לראות איזה בן קבוצה תאם, עם השם מודגש. זה שימושי כאשר אורח פונה אליכם ואתם זוכרים רק את שם מי שמגיע איתו, לא את האורח הראשי.

ש: האם ייצוא ה-CSV כולל שמות פלוס-אחד? ת: כאשר Collect Guest Names מופעל, ה-CSV מוסיף עמודת Plus Ones מיד אחרי Guests, המפרטת כל בן קבוצה שאינו האורח הראשי מופרד באמצעות pipe. כאשר איסוף השמות כבוי, העמודה מושמטת כך שצורת ה-CSV נשארת עקבית.

ש: איך אני יודע לאילו אורחים כבר שלחתי הזמנות? ת: אורחים שקיבלו הודעה דרך WhatsApp מוצגים עם רקע ירוק, ואורחים ששלחתם אליהם מלקוח האימייל שלכם מוצגים עם מעטפה בצבע ענבר. שניהם נשמרים בדפדפן שבו השתמשתם, כך שהם לא יעברו איתכם למכשיר אחר. עבור הזמנות ש-Fotify שלחה, סטטיסטיקות הדוא״ל הן הרשומה האמינה.

ש: האורחים שלי אומרים שהם מעולם לא קיבלו את ההזמנה. מה אפשר לעשות? ת: קודם כול בדקו את סטטיסטיקות הדוא״ל כדי לראות אם היא נמסרה — חלק ממערכות הדוא״ל של חברות מקבלות הודעת דוא״ל ואז מעבירות אותה לספאם, מה שמוצג כנמסר אך לעולם לא נפתח. כאשר חברה שלמה מסננת אותן, השתמשו בסמל Envelope כדי לשלוח את ההזמנה של אותו אורח מתיבת הדואר שלכם במקום. ראו כיצד לשלוח הזמנות בדוא״ל איך לקרוא את הסטטיסטיקות.

ש: האם אורחים יכולים לאשר הגעה בלי להיות מוספים לרשימה קודם? ת: עבור הזמנות אישיות, יש להוסיף אורחים לרשימה שלכם קודם כדי שיקבלו את קישור ה-RSVP הייחודי שלהם. עם זאת, אם תפעילו את תכונת Registration Form, אורחים יכולים להירשם בעצמם באמצעות קישור ציבורי — הם יתווספו אוטומטית לרשימת האורחים שלכם כשישלימו את הטופס.

ש: מה קורה אם אני מעלה קובץ CSV עם אורחים כפולים? ת: כל שורה בקובץ הופכת לאורח חדש — הייבוא לא בודק מול אורחים קיימים, כך שהעלאת אותו קובץ פעמיים יוצרת כל אורח פעמיים. אם זה קורה, סננו את הרשימה (למשל לפי התגית שאיתה ייבאתם) והשתמשו במחיקה מרוכזת כדי להסיר את העותקים המיותרים, ואז העלו רק את השורות החדשות.

ש: האם אפשר לייבא אורחים עם תגיות שכבר הוחלו? ת: כן. הוסיפו עמודת Tags לקובץ ה-CSV שלכם עם שמות תגיות מופרדים באמצעות pipe (למשל, Family|VIP). כל תגית שאינה קיימת כבר עבור האירוע נוצרת אוטומטית בצבע ברירת מחדל. תהליך מלא: ראו את מאמר תגיות האורח.

ש: האם תגיות נכללות כשאני מייצא אורחים? ת: כן — גם ייצוא ה-CSV (שמות מופרדים באמצעות pipe) וגם ייצוא ה-PDF (רשימה מופרדת בפסיקים בעמודת Tags) כוללים כל תגית שהוחלה על האורח. תוכלו לייבא מחדש את ה-CSV כדי לשחזר תגיות.

ש: איך אני מתייג הרבה אורחים בבת אחת? ת: השתמשו בתיבות הסימון כדי לבחור את האורחים הרצויים, ואז לחצו על "Apply tags" בסרגל הבחירה. תוכלו להוסיף, להסיר או להחליף תגיות עבור כל האורחים שנבחרו בלחיצה אחת.

ש: האם אפשר לסנן לפי יותר מסטטוס אחד בבת אחת? ת: כן. מסנן הסטטוס הוא בחירה מרובה — לחצו על כמה צ'יפים שתרצו. לדוגמה, בחרו Accepted + Attended כדי לראות את כל מי שמגיע, או Not Answered + Declined כדי לראות את כל מי שעדיין צריך לעקוב אחריו. הסטטוס משתלב עם תגיות, חיפוש, ומימדי More filters.

ש: איך אני מעתיק רק את הקישור של אורח בלי כל ההודעה? ת: לחצו על סמל ה-Link בעמודת Actions. הוא מעתיק רק את כתובת ה-RSVP החשופה — ללא ברכה או טקסט תבנית — כך שתוכלו להדביק אותה בהזמנת יומן, סטורי, או צ'אט. סמל ה-Copy הרגיל עדיין מעתיק את ההודעה האישית המלאה.

ש: האם אפשר לסנן לפי האם לאורח יש אימייל או טלפון? ת: כן. פתחו את More filters והפעילו את Has email או Has phone. זה שימושי ממש לפני שליחת אימייל או WhatsApp, כך שתראו רק אורחים שאתם באמת יכולים להגיע אליהם.

ש: האם אפשר להבדיל בין אורחים שנרשמו בעצמם לבין כאלה שהוספתי? ת: כן. ב-More filters, הגדירו את Source ל-Self-registered (נרשמו דרך קישור הרשמה) או Added by me.

ש: האם ייצוא ה-CSV/PDF כולל רק את האורחים שסיננתי אליהם? ת: כן — ייצוא מכבד את המסננים הפעילים שלכם, כך שהקובץ מכיל בדיוק את מה שהרשימה מציגה. לחצו קודם על Clear all אם אתם רוצים לייצא את כולם.