כיצד לנהל את רשימת האורחים שלכם

הלשונית Guests (אורחים) בלוח הבקרה של ה-RSVP היא המקום שבו מוסיפים, מנהלים ועוקבים אחר כל המשתתפים באירוע. בין אם אתם מוסיפים אורחים אחד-אחד ובין אם אתם מייבאים מאות אורחים מגיליון אלקטרוני, Fotify מקל עליכם לשמור על רשימת אורחים מסודרת ומאורגנת.

גישה לרשימת האורחים

1. היכנסו ללוח הבקרה של האירוע שלכם בכתובת dashboard.fotify.app
2. בחרו את האירוע ולחצו על "RSVP" בסרגל הצד
3. לחצו על הלשונית "Guests"

אם עדיין לא יצרתם הזמנת RSVP, עברו קודם אל How to Create Your RSVP Invitation.

תופיע רשימת האורחים המלאה שלכם, כולל סטטוסי תגובה וכפתורי פעולה.

הבנת רשימת האורחים

מסנני סטטוס

סננו את האורחים לפי סטטוס תגובה באמצעות הלשוניות בחלק העליון:

מסנן	תיאור
All	כל האורחים ברשימה שלכם
Accepted	אורחים שאישרו שהם מגיעים
Declined	אורחים שלא יכולים להגיע
Not Answered	אורחים שעדיין לא השיבו
Attended	אורחים שביצעו צ'ק-אין באירוע (כאשר נוכחות באמצעות QR מופעלת)

עמודות מידע על אורחים

הטבלה מציגה מידע מרכזי עבור כל אורח:

• Name - שמו המלא של האורח
• Email - כתובת דוא"ל (אם סופקה)
• Cellphone - מספר טלפון ל-SMS/WhatsApp
• Guests - מספר האנשים בהזמנה (כולל מלווים)
• Confirmed - כמה אנשים האורח אישר שמגיעים
• Status - תגובת ה-RSVP שלהם (Accepted, Declined, Not Answered)
• Tags - תגיות צבעוניות שמציגות את תגיות האורחים שהוחלו על אורח זה. לחצו על כפתור + Add tag בשורה כדי לצרף או להסיר תגיות ישירות מתוך הרשימה
• Registered - מתי האורח נוסף או נרשם בעצמו
• Actions - כפתורי פעולה מהירים

מיון וחיפוש

• Search - השתמשו בשורת החיפוש כדי למצוא אורחים לפי שם או דוא"ל
• Sort - לחצו על כותרת של כל עמודה כדי למיין את הרשימה (למשל לפי שם או סטטוס)

סינון ותיוג אורחים

מערכת התגיות של Fotify מאפשרת לכם לתייג אורחים (למשל "Family", "VIP", "Work") ולסנן לפיהן. כל הפרטים מופיעים במאמר Guest Tags article; כאן נסביר כיצד התגיות מוצגות ברשימת האורחים.

שורת מסנן התגיות

מעל מסנני הסטטוס תופיע שורה עם התווית "Filter by tags". היא כוללת:

• צ'יפ לכל תגית שיצרתם (לחיצה מפעילה/מכבה אותה כמסנן)
• צ'יפ מקווקו "+ New tag" שפותח את מנהל התגיות כדי שתוכלו ליצור תגית ישירות במקום
• כפתור "Manage tags" בצד ימין (שינוי שמות וצבעים, עריכה או מחיקה של תגיות קיימות)
• כאשר שתי תגיות או יותר פעילות, מתג Any / All קובע האם המסנן מתאים אורחים עם כל אחת מהתגיות שנבחרו או עם כולן

כאשר מסנן תגיות פעיל, רשימת האורחים תציג רק אורחים תואמים. לחצו שוב על אותו צ'יפ כדי להסיר את המסנן, או השתמשו ב-"Clear tag filter" כדי לאפס את כל מסנני התגיות בבת אחת.

תיוג אורחים מתוך הרשימה

בכל שורת אורח (טבלת דסקטופ או כרטיס במובייל), לחצו על כפתור + Add tag בעמודת Tags. תיפתח רשימה נפתחת עם כל תגיות האירוע; לחצו כדי להפעיל/לבטל, ואז לחצו על Save. תגיות קיימות אצל האורח יוצגו כצ'יפים צבעוניים לצד הכפתור.

תיוג מרוכז לאורחים שנבחרו

כדי לתייג (או להסיר תגיות) ממספר רב של אורחים בבת אחת:

1. סמנו אורחים באמצעות תיבות הסימון בצד שמאל של כל שורה
2. בסרגל הפעולות שמופיע, לחצו על "Apply tags"
3. בחרו mode — Add, Remove, או Replace
4. סמנו את התגיות הרצויות, ואז לחצו על כפתור Save הירוק

• Add מוסיף את התגיות שנבחרו לכל אורח, בנוסף לתגיות הקיימות שלו
• Remove מסיר את התגיות שנבחרו מכל אורח
• Replace מוחק את התגיות הנוכחיות ומגדיר בדיוק את הרשימה שנבחרה

הוספת אורחים באופן ידני

כדי להוסיף אורח בודד:

1. לחצו על הכפתור "Add Guest"
2. מלאו את פרטי האורח:
   • Name - שם פרטי של האורח (חובה)
   • Last Name - שם משפחה של האורח
   • Email - כתובת דוא"ל להזמנות דיגיטליות
   • Cellphone - מספר טלפון בפורמט בינלאומי עם + (לדוגמה: +14155551234)
   • Number of Guests - כמה אנשים כלולים בהזמנה (ברירת מחדל: 1)
   • SMS Language - עקיפת שפת ברירת המחדל עבור הודעות ה-SMS של אורח זה
3. לחצו על "Add Guest"

פורמט מספר טלפון

כדי שתכונות SMS ו-WhatsApp יעבדו, מספרי הטלפון חייבים להיות בפורמט בינלאומי E.164:

• להתחיל ב-+ ולאחריו קוד מדינה
• ללא רווחים, מקפים או סוגריים
• דוגמאות: +14155551234 (ארה"ב), +34612345678 (ספרד), +4915112345678 (גרמניה)

ייבוא מספר אורחים (העלאת CSV)

עבור רשימות אורחים גדולות, ניתן לייבא את כולם בבת אחת באמצעות קובץ CSV.

כיצד לייבא

1. לחצו על "Upload Guest List"
2. הכינו את קובץ ה-CSV בפורמט הנדרש (ראו להלן)
3. גררו ושחררו את הקובץ, או לחצו כדי לבחור אותו
4. לחצו על "Upload Guest List"

פורמט CSV

קובץ ה-CSV שלכם חייב לכלול את העמודות הבאות:

Column	Required	Description
Name	Yes	שם פרטי של האורח
LastName	No	שם משפחה של האורח (יכול להיות ריק)
Email	No	כתובת אימייל (יכולה להיות ריקה)
Phone	No	מספר טלפון בפורמט E.164 עם + וקוד מדינה
Guests	No	מספר האורחים בקבוצה (ברירת מחדל: 1)
Locale	No	קוד שפה עבור SMS ואימייל (en, es, fr, de, it, pt, וכו'). SmsLocale ו-MessagingLocale עדיין נתמכים לצורך תאימות לאחור
Tags	No	שמות התגיות שיוחלו על האורח, מופרדים באמצעות | (pipe). תגיות חסרות נוצרות אוטומטית
DisplayAlias	No	שם תצוגה המשמש בהודעות במקום Name + LastName (לדוגמה "Adam & Susan", "The Smith Family"). שימושי לזוגות, משפחות וקבוצות
IsPlural	No	הגדירו ל-true (או yes / 1) כאשר ההזמנה מיועדת למספר אנשים, כדי שבהודעות ייעשה שימוש בלשון רבים בשפות נתמכות (Swedish, Spanish, French, Italian, Portuguese, Dutch, Polish, Arabic, Hebrew, Danish). ברירת המחדל היא false

דוגמת CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

טיפים לייבוא CSV

• לחצו על "Download Example" כדי לקבל קובץ תבנית
• אימייל ומספר טלפון הם אופציונליים — השאירו ריק אם אינם זמינים
• שפות הודעות נתמכות: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
• אם השדה Locale ריק, האורח יקבל SMS ואימייל בשפת ברירת המחדל של האירוע
• עמודת Tags: הפרידו בין מספר תגיות באמצעות | (לדוגמה, Family|VIP). כל שם תגית שאינו קיים כבר עבור האירוע ייווצר אוטומטית בצבע ברירת מחדל — תוכלו לשנות את הצבע מאוחר יותר ב-Manage tags
• DisplayAlias: כאשר מוגדר, שם זה ישמש ב-SMS, באימיילים ובדף ה-RSVP (וכן מחליף את {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} ו-{{FULLNAME}} בתבניות הודעה מותאמות אישית). השאירו ריק כדי להשתמש ב-Name + LastName הרגיל
• IsPlural: רלוונטי רק בשפות שמבחינות בין יחיד לרבים בגוף שני — לדוגמה בשוודית "du är inbjuden" (יחיד) הופך ל-"ni är inbjudna" (רבים). באנגלית, גרמנית, רוסית ובשפות אחרות ללא הבחנה כזו, השדה אינו נלקח בחשבון

כפתורי פעולה לאורחים

בכל שורת אורח יש כפתורי פעולה לניהול מהיר:

Icon	Action	Description
Pencil	Edit	עריכת פרטי האורח (שם, דוא"ל, טלפון, מספר אורחים, סטטוס)
Eye	View	צפייה בכל פרטי האורח ללא ביצוע שינויים
Copy	Copy Message	העתקת הזמנה מותאמת אישית עם שם האורח וקישור RSVP ייחודי
Envelope	Email	פתיחת לקוח דוא"ל עם הזמנה מוכנה מראש (אם סופק דוא"ל)
WhatsApp	WhatsApp	פתיחת WhatsApp Web עם הודעה מוכנה מראש (אם סופק טלפון)
Trash	Delete	הסרת האורח מהרשימה (נדרש אישור)

תצוגת מובייל

במכשירים ניידים, כפתורי הפעולה זמינים דרך תפריט (שלוש נקודות) בפינה הימנית התחתונה של כל כרטיס אורח.

שליחת הזמנות לאורחים

לאחר הוספת האורחים, עליכם לשלוח להם את קישורי ה-RSVP המותאמים אישית שלהם.

אפשרות 1: העתקה והדבקה

1. לחצו על סמל Copy עבור אורח
2. ההודעה המותאמת אישית (עם השם שלהם והקישור הייחודי) תועתק
3. הדביקו בדוא"ל, בהודעת טקסט או באפליקציית ההודעות לבחירתכם

אפשרות 2: WhatsApp ישירות

1. לחצו על סמל WhatsApp (מופיע רק עבור אורחים עם מספר טלפון)
2. WhatsApp Web ייפתח עם הודעת הזמנה מוכנה מראש
3. שלחו את ההודעה ישירות

מעקב WhatsApp

• אורחים ששלחתם להם הודעה ב-WhatsApp יקבלו רקע ירוק עדין
• כך תוכלו לעקוב אחרי מי כבר קיבל את ההזמנה
• השתמשו ב-"Reset All Sent" כדי לנקות את היסטוריית המעקב ולהתחיל מחדש

ייצוא רשימת האורחים שלכם

ניתן לייצא את רשימת האורחים המלאה בשני פורמטים: CSV עבור גיליונות אלקטרוניים או PDF כמסמך מוכן להדפסה.

הורדה כ-CSV

1. לחצו על "Download CSV" בסרגל הכלים של לשונית Guests
2. הקובץ כולל את כל פרטי האורחים, התגובות, ערכי השדות המותאמים אישית ועמודת Tags (שמות תגיות מופרדים בקו אנכי — אותו פורמט שמתקבל גם בייבוא, כך שניתן לבצע ייצוא וייבוא חוזר ללא אובדן נתונים)
3. פתחו ב-Excel, ב-Google Sheets או בכל יישום גיליונות אלקטרוניים

הורדה כ-PDF

1. לחצו על "Download PDF" בסרגל הכלים של לשונית Guests
2. ייווצר PDF מעוצב הכולל את שם האירוע, התאריך וסיכום סטטיסטיקות של התגובות
3. ה-PDF כולל את כל פרטי האורחים בפריסת טבלה נקייה, עם עמודת Tags שמציגה את שמות התגיות של כל אורח כטקסט מופרד בפסיקים

כאשר האפשרות Collect Guest Names מופעלת, ה-PDF כולל גם:

• שורות משנה מוזחות עבור כל אורח מלווה (plus-one) מתחת להזמנה הראשית, עם ציון השם האישי שלו

כאשר האפשרות Table Management גם היא מופעלת, כל שורת משנה מציגה בנוסף את השולחן שהוקצה לאותו אדם בעמודת Table חדשה.

הדבר הופך את ה-PDF לאידיאלי עבור:

• הדפסת רשימת אורחים לאולם או לצוות הכניסה
• שיתוף עם ספקים (קייטרינג, מפיקי אירועים) שאינם עובדים עם גיליונות אלקטרוניים
• שמירת גיבוי פיזי באירוע
• בדיקת שיוכי שולחנות במבט אחד

ניהול תגובות אורחים

עריכת תגובה

אם אורח יוצר איתכם קשר כדי לשנות את ה-RSVP שלו:

1. לחצו על סמל Edit (עיפרון) עבור אותו אורח
2. עדכנו את הסטטוס שלו (Accepted, Declined)
3. התאימו את מספר האורחים המאושרים במידת הצורך
4. שמרו את השינויים

צפייה בפרטי התגובה

לחצו על סמל View (עין) כדי לראות:

• את כל פרטי האורח
• את תגובת ה-RSVP שלו
• הערות שהוא שלח (אם יש)
• תשובות לשדות מותאמים אישית

מחיקת אורחים

כדי להסיר אורח:

1. לחצו על סמל Delete (פח)
2. אשרו את המחיקה

כדי למחוק מספר אורחים:

• סמנו אורחים באמצעות תיבות הסימון
• לחצו על "Delete all (X)" כדי להסיר את האורחים שנבחרו

טיפים לניהול רשימת אורחים

לפני האירוע

• הוסיפו את כל האורחים לפני שליחת ההזמנות
• בדקו שוב שמספרי הטלפון בפורמט בינלאומי
• השתמשו בייבוא CSV עבור רשימות גדולות כדי לחסוך זמן
• הגדירו שפת SMS מתאימה עבור אורחים מחו"ל

מעקב אחר תגובות

• בדקו בקביעות את מסנן Not Answered כדי לבצע מעקב
• השתמשו במעקב WhatsApp כדי לראות מי קיבל הזמנות
• ייצאו את הרשימה מדי פעם כדי לעקוב אחרי ההתקדמות

תזכורות ומעקב

• עבור אורחים שלא השיבו, השתמשו בכפתורי Copy או WhatsApp כדי לשלוח תזכורות
• שקלו להשתמש ב-SMS feature לתזכורות מרוכזות

שאלות נפוצות

ש: האם יש מגבלה על מספר האורחים שאפשר להוסיף? ת: מגבלות האורחים תלויות בתוכנית Fotify שלכם. בדקו את פרטי התוכנית שלכם עבור מגבלות ספציפיות.

ש: האם אפשר להוסיף אורחים לאחר שליחת ההזמנות? ת: כן! ניתן להוסיף אורחים חדשים בכל עת. רק זכרו לשלוח להם את קישור ההזמנה.

ש: מה קורה אם אני מוחק/ת אורח שכבר השיב? ת: התגובה שלו מוסרת לצמיתות. אם הוא ינסה להשתמש בקישור ה-RSVP הישן שלו, הוא כבר לא יעבוד.

ש: האם אפשר לשנות ידנית את סטטוס ה-RSVP של אורח? ת: כן, השתמשו בכפתור Edit כדי לעדכן ידנית את הסטטוס של כל אורח, למשל כאשר הם מתקשרים לאשר במקום להשתמש בטופס המקוון.

ש: למה אני לא רואה את כפתור WhatsApp עבור חלק מהאורחים? ת: כפתור WhatsApp מופיע רק עבור אורחים שיש להם מספר טלפון שמור. הוסיפו את מספר הטלפון שלהם כדי להפעיל אפשרות זו.

ש: מה ההבדל בין העמודות "Guests" ו-"Confirmed"? ת: "Guests" הוא מספר האנשים שהוזמנו באותה הזמנה/קבוצה. "Confirmed" הוא מספר האנשים שהאורח ציין שבפועל מגיעים כאשר השיב.

ש: האם אפשר לייבא אורחים מ-Google Contacts או מאפליקציה אחרת? ת: ייצאו את אנשי הקשר שלכם כקובץ CSV מאפליקציית אנשי הקשר, ואז התאימו את הפורמט לדרישות ה-CSV של Fotify וייבאו אותו.

ש: מה ההבדל בין ייצוא CSV לייצוא PDF? ת: CSV מתאים ביותר לעבודה בגיליונות אלקטרוניים — עריכה, סינון וייבוא לכלים אחרים. PDF הוא מסמך מעוצב ומוכן להדפסה עם כותרת האירוע וסטטיסטיקות מסכמות, אידיאלי לשיתוף עם ספקים או להדפסה לצוות הכניסה באירוע.

ש: האם ה-PDF כולל שיוכי שולחנות ושמות של מלווים (plus-one)? ת: שמות מלווים מופיעים כשורות משנה מוזחות מתחת להזמנה הראשית בכל פעם ש-Collect Guest Names מופעל. כאשר Table Management מופעל גם הוא, ה-PDF מוסיף עמודת Table שמציגה את שיוך המושב האישי של כל אדם.

ש: איך אדע לאילו אורחים כבר שלחתי הזמנות? ת: אורחים שאליהם נוצר קשר דרך WhatsApp מוצגים עם רקע ירוק. עבור שיטות אחרות, שקלו להשתמש ב-SMS Language או במערכת הערות לצורך מעקב.

ש: האם אורחים יכולים לאשר הגעה (RSVP) בלי להופיע קודם ברשימה? ת: עבור הזמנות מותאמות אישית, יש להוסיף את האורחים לרשימה תחילה כדי שיקבלו קישור RSVP ייחודי. עם זאת, אם תפעילו את Registration Form feature, אורחים יוכלו להירשם בעצמם באמצעות קישור ציבורי — והם יתווספו אוטומטית לרשימת האורחים לאחר שישלימו את הטופס.

ש: מה קורה אם אני מעלה קובץ CSV עם אורחים כפולים? ת: המערכת תודיע לכם על כפילויות. תוכלו לבחור לדלג עליהן או לעדכן רשומות קיימות.

ש: האם אפשר לייבא אורחים כשכבר הוחלו עליהם תגיות? ת: כן. הוסיפו עמודת Tags ל-CSV שלכם עם שמות תגיות מופרדים בקו אנכי (לדוגמה, Family|VIP). כל תגית שעדיין לא קיימת באירוע תיווצר אוטומטית בצבע ברירת מחדל. לתהליך המלא: ראו את המאמר Guest Tags article.

ש: האם תגיות נכללות בעת ייצוא אורחים? ת: כן — גם ייצוא ה-CSV (שמות מופרדים בקו אנכי) וגם ייצוא ה-PDF (רשימה מופרדת בפסיקים בעמודת Tags) כוללים כל תגית שהוחלה על האורח. ניתן לייבא מחדש את ה-CSV כדי לשחזר תגיות.

ש: איך מתייגים הרבה אורחים בבת אחת? ת: השתמשו בתיבות הסימון כדי לבחור את האורחים הרצויים, ואז לחצו על "Apply tags" בסרגל הבחירה. תוכלו להוסיף, להסיר או להחליף תגיות עבור כל האורחים שנבחרו בלחיצה אחת.