כיצד להשתמש באימות נוכחות

דף אימות הנוכחות הוא כלי ייעודי עבור צוותי אבטחה ומקבלי פנים, המאפשר לאמת אורחים בכניסה לאירוע. באמצעות סריקת קוד QR או חיפוש ידני, תוכלו לאשר במהירות את זהות האורח ולעקוב אחר מי שכבר הגיע.

מדריך זה מיועד לצוותי אבטחה ואנשי צוות האירוע המשתמשים בדף האימות בכניסה לאירוע.

הגדרת אימות נוכחות

לפני השימוש בתכונה זו, על מארגן/ת האירוע להפעיל אותה מהלשונית Check-in בלוח הבקרה של האירוע. לפרטים, ראו את סעיף הצ'ק-אין בכניסה במדריך ההתאמה האישית.

עבור מארגני אירועים

1. לחצו על Invitation בסרגל הצד ופתחו את הלשונית Check-in
2. תחת Staff password, לחצו על "Set password" — הקלידו סיסמה או לחצו על "Generate" לקבלת סיסמה מוכנה (מינימום 6 תווים)
3. הפעילו את מתג Door check-in
4. תחת Check-in page for door staff, לחצו על "Copy link" (או תנו לצוות לסרוק את קוד ה-QR הקטן כדי לפתוח את הדף בטלפון שלהם)
5. שתפו את הקישור והסיסמה עם צוות האבטחה שלכם

ברגע שהצ'ק-אין פעיל, אותה לשונית מציגה Arrivals בזמן אמת: כמה קבוצות ואורחים כבר בפנים לעומת הצפי, והצ'ק-אינים האחרונים כפי שהם קורים. שינוי הסיסמה בהמשך מנתק את כל המכשירים המחוברים כרגע לדף הצ'ק-אין.

עבודה בכניסה מתוך לוח הבקרה

אתם לא חייבים את דף הצוות בעצמכם. כאשר הצ'ק-אין פעיל, מקטע "בצע צ'ק-אין לאורחים" בראש הלשונית מאפשר לכם לחפש ברשימת המאושרים (לפי שם, אימייל, טלפון או הקוד הקצר שעל הזמנת האורח), לסנן ל-עדיין לא נכנסו / נכנסו, ולהקיש בצע צ'ק-אין עבור קבוצה — או לפתוח אנשים כדי לסמן כל אורח בשמו בנפרד. בטל מבטל צ'ק-אין שבוצע בטעות. סרוק קוד פותח את מצלמת המכשיר שלכם כדי לקרוא ישירות את קוד הכניסה של אורח.

פתיחת דף הצ'ק-אין

עבור צוות הכניסה

1. פתחו את קישור הצ'ק-אין שקיבלתם מהמארגן (או סרקו את קוד ה-QR הקטן בלשונית הצ'ק-אין שלו)
2. הקלידו את סיסמת הצוות — סמל העין מציג מה הקלדתם, וזה עוזר עם סיסמאות ארוכות שנוצרו אוטומטית
3. הקישו על "פתח את הצ'ק-אין"

הדף זוכר אתכם באותו טלפון למשך 24 שעות, כך שרענון או סגירה בטעות של הלשונית מחזירים אתכם ישר לרשימה. תג ירוק "חי" בכותרת אומר שהדף מקבל הגעות מכל כניסה אחרת בזמן אמת; בזמן שהחיבור מתחדש הוא מציג "מתחבר מחדש" ותוכלו להמשיך לעבוד.

יציאה

הקישו על תפריט ⋮ בפינה העליונה ובחרו "התנתק". באותו תפריט יש גם "רענן רשימה" אם תרצו בכל שלב לאלץ טעינה מחדש של רשימת האורחים.

הכרת המסך

כל מה שאתם צריכים נמצא במסך אחד — אין שום דבר לפתוח או להפעיל:

מונה ההגעות

בראש המסך, "25 מתוך 90 אורחים בפנים" ופס התקדמות מציגים כמה אנשים הגיעו לעומת כמה צפויים, עם מספר הקבוצות לצידם. המונה מתעדכן בזמן אמת בכל פעם שמכשיר כלשהו מבצע צ'ק-אין לאנשים.

הגעות אחרונות

כאשר כניסה אחרת (או המארגן מלוח הבקרה) מבצעת צ'ק-אין למישהו, שבב ירוק קטן עם השם והשעה מחליק פנימה מתחת למונה. זהו יומן שקט, לא חלונית קופצת — שום דבר לא מפריע לכם באמצע העבודה.

חיפוש וסינון

תיבת החיפוש גלויה תמיד. מתחתיה, השבבים הכל / עדיין לא נכנסו / בפנים נושאים ספירות בזמן אמת, כך שתוכלו לראות במבט חטוף כמה קבוצות עדיין צפויות.

רשימת האורחים

כל קבוצה מאושרת היא שורה: השם, גודל הקבוצה (או "2 מתוך 4 בפנים" לקבוצות עם אורחים בשמות), וברגע שהם בפנים — שעת ההגעה שלהם. שורות שכבר בפנים הופכות לירוקות עם סימן וי; עיגול חצי מלא מציין שרק חלק מקבוצה בשמות הגיע.

סרוק קוד

הכפתור הגדול "סרוק קוד" בתחתית המסך פותח את המצלמה במסך מלא.

אימות אורחים באמצעות קודי QR

הדרך המהירה ביותר לבצע צ'ק-אין לאורחים היא סריקת קודי הכניסה שלהם.

איך סורקים

1. הקישו על "סרוק קוד"
2. אשרו גישה למצלמה כאשר תתבקשו (פעם אחת לכל טלפון)
3. כוונו את המצלמה אל קוד ה-QR של האורח — יש כפתור פנס לכניסות חשוכות
4. הקוד נקרא אוטומטית והקבוצה מחליקה מלמטה למעלה על המסך

קודים שאינם קודי כניסה של Fotify, או ששייכים לאירוע אחר, מציגים הודעה קצרה בתחתית תצוגת המצלמה, והסורק ממשיך לפעול.

אחרי הסריקה

מה שתראו תלוי באופן שבו המארגן הגדיר את ההזמנה.

מצב פשוט (לא נאספו שמות אורחים) — כרטיס הקבוצה מציג:

• רצועת סטטוס: "2 אורחים אישרו הגעה" לקבוצה שעדיין לא הגיעה, או "כבר בפנים מאז 21:14" אם כבר הגיעה
• שם הקבוצה
• כפתור גדול אחד "בצע צ'ק-אין ל-2 אורחים" — הקישו עליו והרצועה תהפוך לירוקה: "הכול מוכן - תן להם להיכנס"

מצב אורחים מזוהים בשמות — כאשר המארגן הפעיל את איסוף שמות אורחים או משתמש בהושבה, הכרטיס מציג כל אדם בקבוצה בנפרד:

• לכל אדם יש שורה נפרדת שניתן להקיש עליה
• הקישו על שם כדי לבצע צ'ק-אין לאותו אדם — השורה תהפוך לירוקה ותציג את שעת הצ'ק-אין
• הקישו שוב כדי לבטל (שימושי אם הקשתם על האדם הלא נכון)
• "בצע צ'ק-אין לכולם (3)" מסמן את כל הקבוצה בבת אחת עבור קבוצות שנכנסות יחד
• הרצועה בחלק העליון מציגה התקדמות ("2 מתוך 3 אנשים בפנים")
• כל מי שהקבוצה שלו ציינה כלא מגיע/ה (הזמנה לשלושה שאושרה כאחד) מופיע עם תג "לא מגיע/ה" ולא ניתן לבצע לו צ'ק-אין — הכניסה מתבססת על מה שה-RSVP אומר, בדיוק כפי שלא ניתן לבצע צ'ק-אין לקבוצה שדחתה. אם הוא מגיע בכל זאת, המארגן מעדכן את ה-RSVP של הקבוצה מדף האורחים (מעלה את המספר או מוסיף את האדם מחדש) ואז ניתן לבצע לו צ'ק-אין

האורח הבא

הקישו על "סרוק את הבא" כדי לחזור ישר למצלמה עבור האדם הבא בתור, או על "סיום" כדי לסגור את הסורק ולחזור לרשימה. הטלפון רוטט קלות בכל צ'ק-אין מוצלח, כך שתוכלו להשאיר את העיניים על התור.

חיפוש אורחים ידני

אם לאורח אין את קוד ה-QR שלו, חפשו אותו לפי שם — הרשימה כבר על המסך.

חיפוש אורחים

1. הקישו על תיבת החיפוש בראש המסך והתחילו להקליד:
   • שם (כולל שמות המלווים שלהם)
   • אימייל
   • מספר טלפון
   • הקוד הקצר המודפס מתחת לקוד ה-QR שעל ההזמנה שלהם
2. הרשימה מצטמצמת תוך כדי הקלדה. ניקוד לא משנה — "jose" ימצא גם "José"
3. השתמשו בשבבים הכל / עדיין לא נכנסו / בפנים כדי לצמצם את הרשימה — שימושי לקראת סוף הערב כדי לראות מי עדיין צפוי
4. אם רק קבוצה אחת תואמת, לחיצה על Enter במקלדת פותחת אותה ישר

ביצוע צ'ק-אין מהרשימה

• לקבוצה ללא אורחים בשמות יש כפתור "בצע צ'ק-אין" ישירות על השורה שלה — הקשה אחת והם בפנים, בלי מסך נוסף
• קבוצה עם אורחים בשמות מציגה "0 מתוך 3 בפנים"; הקישו על השורה כדי לפתוח את הכרטיס ולסמן אנשים בנפרד
• קבוצה שכבר בפנים מציגה את שעת ההגעה על השורה שלה; הקישו עליה אם אתם צריכים לבטל

סימון אורחים כהגיעו

בין אם הקבוצה הגיעה מסריקה או מהרשימה, הכרטיס עובד באותו אופן:

מצב פשוט

1. בדקו את מספר האורחים ברצועה ("2 אורחים אישרו הגעה") מול מי שעומד לפניכם
2. הקישו "בצע צ'ק-אין ל-2 אורחים" — הרצועה תהפוך לירוקה
3. סימנתם קבוצה לא נכונה? פתחו אותה שוב והקישו "בטל צ'ק-אין" מתחת לשמה

מצב אורחים מזוהים בשמות

1. עברו על רשימת השמות האישיים
2. הקישו על כל אדם כשהוא נכנס דרך הדלת — השורה תהפוך לירוקה ותתעד את השעה
3. הקישו שוב על שם שסומן בצ'ק-אין כדי לבטל טעות
4. השתמשו ב**"בצע צ'ק-אין לכולם"** כאשר כל הקבוצה מגיעה יחד

הקבוצה מסומנת כהגיעה בלוח הבקרה ברגע שכלשהו מהאנשים בה ביצע צ'ק-אין, אך המארגן יכול לראות בדיוק מי הגיע הודות לחותמות הזמן לכל אדם. סטטיסטיקת "הגיעו בכניסה" בלוח הבקרה שלהם מציגה את סך כל האנשים (לא רק קבוצות) שביצעו צ'ק-אין.

כבר בפנים

סריקת קוד (או פתיחת קבוצה) שכבר בפנים מציגה רצועה כתומה עם שעת ההגעה — "כבר בפנים מאז 21:14" — במקום כפתור צ'ק-אין נוסף. זהו הרמז שהקוד כבר נוצל בעבר: או שהאורח יצא וחזר, או שמישהו אחר מחזיק בקוד שלו. אין דרך לבצע צ'ק-אין לאותה קבוצה פעמיים בטעות.

הגעות אחרונות

מתחת למונה ההגעות, שורת שבבים ירוקים מציגה את האנשים האחרונים שבוצע להם צ'ק-אין מכל מכשיר, עם השעה של כל אחד. היא מתעדכנת ברגע שעמית בכניסה אחרת (או המארגן מלוח הבקרה) מבצע צ'ק-אין למישהו, וביטול מסיר את השבב בחזרה.

השתמשו בה כדי לוודא שצ'ק-אין אכן בוצע, או כדי לזהות קבוצה שרק הוכנסה בכניסה האחרת כשהיא מגיעה אליכם.

טיפים ליום האירוע

לפני האירוע

• בדקו את דף האימות ואת מצלמת המכשיר
• ודאו תאורה טובה בכניסה לצורך סריקת QR
• שמרו את הסיסמה והכינו אותה מראש
• טענו את המכשיר במלואו

במהלך האירוע

• השאירו את הדף פתוח - התג "חי" מראה שאתם מחוברים, והדף שומר על המסך דלוק בזמן שאתם עובדים
• השתמשו בסריקת QR למהירות כאשר ניתן
• עברו לחיפוש כאשר אורחים לא מצליחים למצוא את קוד ה-QR שלהם - הרשימה תמיד על המסך
• בדקו את מספר האורחים ברצועה מול האנשים שעומדים לפניכם לפני שאתם מקישים על צ'ק-אין

טיפול בתקלות

• אורח לא נמצא: בקשו ממנו לאיית את שמו או לספק את האימייל שלו
• קוד ה-QR לא נסרק: נסו במקום זאת חיפוש ידני
• מספר אורחים שגוי: ודאו מול האורח לפני סימון הנוכחות
• חיבור אבד: הכותרת מציגה "מתחבר מחדש"; הדף ממשיך מהנקודה שבה הפסיק וטוען מחדש את הרשימה בעצמו. השתמשו ב-⋮ ← רענן רשימה אם אתם רוצים לוודא
• הסיסמה נדרשת שוב: המארגן שינה את סיסמת הצוות או כיבה את הצ'ק-אין - קבלו מהם את הסיסמה הנוכחית והתחברו שוב

שאלות נפוצות

ש: מאיפה האורחים מקבלים את קודי ה-QR שלהם? ת: ברגע שאורח מאשר הגעה, מופיע בהזמנה שלו (בקישור ה-RSVP האישי) מקטע כניסה עם קוד QR אישי, שם הוא יכול לשמור אותו בטלפון. שלושה ימים לפני האירוע, גם אימייל התזכורת האוטומטי לפני האירוע כולל את הקוד ואת הקוד הקצר החלופי שלו, אלא אם המארגן כיבה זאת בהגדרות התזכורת.

ש: מה אם מגיע אורח שלא נמצא ברשימה? ת: ייתכן שהוא לא ביצע RSVP או שהוא "plus-one". בדקו עם מארגן האירוע או בקשו מהאורח לבצע RSVP במקום, אם אפשר.

ש: האם כמה אנשי צוות יכולים להשתמש בדף האימות בו-זמנית? ת: כן, ניתן להתחבר ממספר מכשירים עם אותה סיסמה. זה שימושי לאירועים עם כמה כניסות.

ש: האם זה עובד במצב לא מקוון? ת: לא, נדרש חיבור לאינטרנט כדי לאמת אורחים ולתעד הגעה. המחוון "חי" מאשר שאתם מחוברים.

ש: מה קורה אם סימנתי את האורח הלא נכון כהגיע? ת: במצב אורחים מזוהים בשמות, פשוט הקישו שוב על אותה שורה כדי לבטל את הצ'ק-אין. במצב פשוט, פתחו את הקבוצה שוב (הקישו על השורה שלה או סרקו מחדש) והקישו "בטל צ'ק-אין". המארגן יכול גם לבטל כל צ'ק-אין מלשונית הצ'ק-אין בלוח הבקרה שלו.

ש: קבוצה של 4 מגיעה אבל בפועל הגיעו רק 2 אנשים. מה עושים? ת: אם המארגן הפעיל את איסוף שמות אורחים, הקישו רק על שני האנשים שבאמת הגיעו. סטטוס הקבוצה ישתנה ל"הגיעו", אבל בלוח הבקרה יירשמו בדיוק 2 אנשים בכניסה, לא 4. במצב פשוט (ללא שמות אורחים), ניתן לסמן רק את כל הקבוצה כהגיעה — העלו זאת מול המארגן אם חשובות ספירות מדויקות לכל אדם.

ש: האם אני יכול/ה לראות מי כבר הגיע? ת: כן — המונה בראש המסך מציג כמה קבוצות ואורחים כבר בפנים, השבבים בפנים / עדיין לא נכנסו מסננים את הרשימה, והגעות אחרונות מכל כניסה מופיעות מתחת למונה. המארגן רואה את אותן הגעות בזמן אמת בלשונית הצ'ק-אין בלוח הבקרה שלו.

ש: האם צריך אפליקציה מיוחדת? ת: לא, דף האימות עובד בכל דפדפן במובייל. אין צורך בהתקנת אפליקציה.

ש: מה אם המצלמה לא נפתחת? ת: בדקו שאישרתם הרשאות מצלמה בהגדרות הדפדפן. נסו לרענן את הדף או להשתמש בדפדפן אחר.

ש: האם אפשר לבצע צ'ק-אין לאורחים יותר מפעם אחת? ת: לא. סריקה חוזרת של קבוצה מציגה את מצבה הנוכחי: במצב פשוט רצועה כתומה "כבר בפנים מאז..." עם שעת ההגעה, ובמצב אורחים מזוהים בשמות רשימה מדויקת של מי הגיע (שורות ירוקות עם חותמות זמן) כדי שתוכלו להשלים צ'ק-אין למי שעדיין לא.

ש: מה המשמעות של "2 אורחים אישרו הגעה"? ת: זה מציג כמה אנשים האורח אמר שיגיעו (כולל הוא עצמו וכל "plus-one"). כפתור הצ'ק-אין חוזר על המספר כדי שתוכלו להשוות אותו למי שבאמת הגיע.

ש: מה ההבדל בין מצב פשוט למצב אורחים מזוהים בשמות? ת: זה תלוי במה שהמארגן הפעיל:

• מצב פשוט — המארגן לא הפעיל את איסוף שמות אורחים. אתם מבצעים צ'ק-אין לכל הקבוצה בהקשה אחת. מתאים לאירועים לא פורמליים.
• מצב אורחים מזוהים בשמות — המארגן אסף את השם של כל משתתף במהלך ה-RSVP. אתם מסמנים כל אדם בנפרד כשהוא מגיע, והמארגן רואה זמני הגעה מדויקים לכל אדם. מתאים לחתונות, אירועים עסקיים, או לכל מצב שבו חשוב לדעת בדיוק מי הגיע.