כיצד להשתמש באימות נוכחות

דף אימות הנוכחות הוא כלי ייעודי עבור צוותי אבטחה ומקבלי פנים, המאפשר לאמת אורחים בכניסה לאירוע. באמצעות סריקת קוד QR או חיפוש ידני, תוכלו לאשר במהירות את זהות האורח ולעקוב אחר מי שכבר הגיע.

מדריך זה מיועד לצוותי אבטחה ואנשי צוות האירוע המשתמשים בדף האימות בכניסה לאירוע.

הגדרת אימות נוכחות

לפני השימוש בתכונה זו, על מארגן/ת האירוע להפעיל אותה בהגדרות ה-RSVP. לפרטים, ראו את סעיף הגדרות נוכחות במדריך ההתאמה האישית.

עבור מארגני אירועים

1. היכנסו ללוח הבקרה של ה-RSVP ולחצו על לשונית Invitation
2. גללו אל Attendance Settings
3. הפעילו "QR Code Access" כדי להפעיל אימות אורחים
4. הגדירו סיסמת גישה (לפחות 6 תווים)
5. לחצו על "Copy Link" תחת Security Staff Access כדי לקבל את כתובת ה-URL של דף האימות
6. שתפו את הקישור והסיסמה עם צוות האבטחה שלכם

גישה לדף האימות

עבור צוותי אבטחה

1. פתחו את קישור האימות שנמסר על ידי מארגן/ת האירוע
2. הזינו את סיסמת הגישה שקיבלתם
3. לחצו על "Verify Password"

לאחר ההתחברות, תראו את ממשק האימות הראשי עם מחוון ירוק "Live" שמראה שאתם מחוברים.

יציאה

לחצו על הכפתור האדום "Logout" כדי לסיים את ההפעלה. כדי לגשת לדף שוב, יהיה עליכם להזין מחדש את הסיסמה.

הכרת הממשק

לדף האימות יש שתי תכונות עיקריות:

Start Scanning QR Code

לחצו על הכפתור הכחול הזה כדי להפעיל את מצלמת המכשיר ולסרוק קודי QR של אורחים.

Guest List

לחצו על הכפתור הסגול "Guest List" כדי לצפות בכל האורחים שאישרו הגעה ולחפש ביניהם. המספר בסוגריים מציג כמה אורחים נמצאים ברשימה.

אימות אורחים באמצעות קודי QR

הדרך המהירה ביותר לאמת אורחים היא באמצעות סריקת קודי ה-QR שלהם.

איך סורקים

1. לחצו על "Start Scanning QR Code"
2. אשרו גישה למצלמה כאשר תתבקשו
3. כוונו את מצלמת המכשיר אל קוד ה-QR של האורח
4. הסורק יזהה ויקרא את הקוד באופן אוטומטי
5. פרטי האורח יוצגו על המסך

אחרי הסריקה

מה שתראו אחרי סריקה תלוי באופן שבו המארגן הגדיר את ההזמנה.

מצב פשוט (לא נאספו שמות אורחים) — כרטיס יחיד עם:

• שם האורח (ה-RSVP הראשי)
• סטטוס (לדוגמה, "Ready to attend")
• Confirmed Guests — מספר האנשים בקבוצה שלהם
• כפתור "Mark as Attended" — רושם את כל הקבוצה כהגיעה

מצב אורחים מזוהים בשמות — כאשר המארגן הפעיל את Collect Guest Names או את Table Management, הכרטיס מציג כל אדם בקבוצה בנפרד:

• לכל אדם יש שורה נפרדת שניתן להקיש עליה
• הקישו על שם כדי לבצע צ'ק-אין לאותו אדם — השורה תהפוך לירוקה ותציג את שעת הצ'ק-אין
• הקישו שוב כדי לבטל (שימושי אם הקשתם על האדם הלא נכון)
• כפתור "Check in everyone" מסמן את כל הקבוצה בבת אחת עבור קבוצות שנכנסות יחד
• מונה בחלק העליון מציג התקדמות ("3 of 5 checked in")

סגירת הסורק

לחצו על "Close Camera" כדי להפסיק לסרוק ולחזור למסך הראשי.

חיפוש אורחים ידני

אם לאורח אין את קוד ה-QR שלו, תוכלו לאתר אותו ידנית.

חיפוש אורחים

1. לחצו על "Guest List" כדי לפתוח את חלונית האורחים
2. השתמשו בשורת החיפוש כדי למצוא אורחים לפי:
   • שם
   • אימייל
   • מספר טלפון
3. הרשימה תסתנן תוך כדי הקלדה

מידע ברשימת האורחים

הרשימה מציגה:

Column	Description
Name	שם האורח/ת
Status	תגובת ה-RSVP (ACCEPTED, DECLINED וכו')
Guests	מספר האנשים בקבוצה

לחצו על אורח/ת כדי לצפות בפרטים ולסמן נוכחות.

סימון אורחים כהגיעו

כאשר אתם מאמתים אורח (באמצעות סריקת QR או חיפוש ידני):

מצב פשוט

1. עברו על המידע בכרטיס האישור הירוק
2. אשרו את מספר האורחים בקבוצה שלהם
3. לחצו על "Mark as Attended" כדי לרשום את כל הקבוצה כהגיעה

מצב אורחים מזוהים בשמות

1. עברו על רשימת השמות האישיים
2. הקישו על כל אדם כשהוא נכנס — השורה תהפוך לירוקה ותתועד השעה
3. הקישו שוב על שם שסומן בצ'ק-אין כדי לבטל טעות
4. השתמשו ב-"Check in everyone" כאשר כל הקבוצה מגיעה יחד

הקבוצה מסומנת כהגיעה בלוח הבקרה ברגע שכלשהו מהאנשים בה ביצע צ'ק-אין, אך המארגן יכול לראות בדיוק מי הגיע הודות לחותמות הזמן לכל אדם. סטטיסטיקת "Attended at the Door" בלוח הבקרה שלהם מציגה את סך כל האנשים (לא רק קבוצות) שביצעו צ'ק-אין.

סריקת אורחים נוספים

לאחר ביצוע צ'ק-אין לאורחים, לחצו על "Scan Another" כדי לעבד במהירות את קוד ה-QR הבא בתור.

פעילות אחרונה

בתחתית המסך תראו יומן Recent Activity המציג:

• שם האורח/ת
• סטטוס האימות
• חותמת זמן

הדבר מסייע לעקוב אחר צ'ק-אין אחרון ולוודא שטיפלתם באורחים בצורה נכונה.

טיפים ליום האירוע

לפני האירוע

• בדקו את דף האימות ואת מצלמת המכשיר
• ודאו תאורה טובה בכניסה לצורך סריקת QR
• שמרו את הסיסמה בהישג יד והכינו אותה מראש
• טענו את המכשיר במלואו

במהלך האירוע

• השאירו את הדף פתוח — מחוון "Live" מציג שאתם מחוברים
• השתמשו בסריקת QR למהירות כאשר ניתן
• עברו לחיפוש ידני כאשר אורחים לא מצליחים למצוא את קוד ה-QR שלהם
• בדקו את מספר האורחים כדי לוודא את גודל הקבוצה

טיפול בתקלות

• אורח לא נמצא: בקשו ממנו לאיית את שמו או לספק את האימייל שלו
• קוד ה-QR לא נסרק: נסו במקום זאת חיפוש ידני
• מספר אורחים שגוי: ודאו מול האורח לפני סימון הנוכחות
• חיבור אבד: רעננו את הדף והתחברו שוב

שאלות נפוצות

ש: מאיפה האורחים מקבלים את קודי ה-QR שלהם? ת: האורחים מקבלים קוד QR ייחודי כאשר הם מבצעים RSVP. הוא כלול באישור שלהם וניתן לגשת אליו דרך קישור ה-RSVP שלהם.

ש: מה אם מגיע אורח שלא נמצא ברשימה? ת: ייתכן שהוא לא ביצע RSVP או שהוא "plus-one". בדקו עם מארגן האירוע או בקשו מהאורח לבצע RSVP במקום, אם אפשר.

ש: האם כמה אנשי צוות יכולים להשתמש בדף האימות בו-זמנית? ת: כן, ניתן להתחבר ממספר מכשירים עם אותה סיסמה. זה שימושי לאירועים עם כמה כניסות.

ש: האם זה עובד במצב לא מקוון? ת: לא, נדרש חיבור לאינטרנט כדי לאמת אורחים ולתעד הגעה. מחוון "Live" מאשר שאתם מחוברים.

ש: מה קורה אם סימנתי את האורח הלא נכון כהגיע? ת: במצב אורחים מזוהים בשמות, פשוט הקישו שוב על אותה שורה כדי לבטל את הצ'ק-אין. במצב פשוט, צרו קשר עם מארגן האירוע — הוא יכול לצפות ולנהל את רשומות ההגעה דרך לוח הבקרה שלו.

ש: קבוצה של 4 מגיעה אבל בפועל הגיעו רק 2 אנשים. מה עושים? ת: אם המארגן הפעיל Collect Guest Names, הקישו רק על שני האנשים שבאמת הגיעו. סטטוס הקבוצה ישתנה ל-"Attended", אבל בלוח הבקרה יירשמו בדיוק 2 אנשים בכניסה, לא 4. במצב פשוט (ללא שמות אורחים), ניתן לסמן רק את כל הקבוצה כהגיעה — העלו זאת מול המארגן אם חשובים ספירות מדויקות לכל אדם.

ש: האם אני יכול/ה לראות מי כבר הגיע? ת: המארגן יכול לראות את סטטוס ההגעה בלוח הבקרה שלו. דף האימות מציג את יומן הפעילות האחרון שלכם.

ש: האם צריך אפליקציה מיוחדת? ת: לא, דף האימות עובד בכל דפדפן במובייל. אין צורך בהתקנת אפליקציה.

ש: מה אם המצלמה לא נפתחת? ת: בדקו שאישרתם הרשאות מצלמה בהגדרות הדפדפן. נסו לרענן את הדף או להשתמש בדפדפן אחר.

ש: האם אפשר לבצע צ'ק-אין לאורחים יותר מפעם אחת? ת: המערכת עוקבת אחרי ההגעה, כך שסריקה חוזרת של קבוצה תציג את המצב הנוכחי. במצב פשוט, הקבוצה מסומנת כ-"already checked in". במצב אורחים מזוהים בשמות, הרשימה מציגה בדיוק מי הגיע (שורות ירוקות עם חותמות זמן) כדי שתוכלו להשלים צ'ק-אין למי שעדיין לא.

ש: מהו מספר ה-"Confirmed Guests"? ת: זה מציג כמה אנשים האורח אמר שיגיעו (כולל הוא עצמו וכל "plus-one").

ש: מה ההבדל בין מצב פשוט למצב אורחים מזוהים בשמות? ת: זה תלוי במה שהמארגן הפעיל:

• מצב פשוט — המארגן לא הפעיל את Collect Guest Names. אתם מבצעים צ'ק-אין לכל הקבוצה בהקשה אחת. מתאים לאירועים לא פורמליים.
• מצב אורחים מזוהים בשמות — המארגן אסף את השם של כל משתתף במהלך ה-RSVP. אתם מסמנים כל אדם בנפרד כשהוא מגיע, והמארגן רואה זמני הגעה מדויקים לכל אדם. מתאים לחתונות, אירועים עסקיים, או לכל מצב שבו חשוב לדעת בדיוק מי הגיע.