קבלת התראות כאשר אורחים מאשרים הגעה (RSVP)

במקום לרענן את רשימת האורחים כדי לראות מי כבר הגיב, Fotify יכולה לשלוח לך אימייל ברגע שאורח מגיב להזמנה. התראות RSVP שולחות לך אימייל אישור בכל פעם שמישהו מאשר הגעה, מסרב, או נרשם דרך טופס ההרשמה שלך — כך שתמיד תדע מה מצב ספירת המשתתפים.

זוהי הגדרה לבחירתך (opt-in) שנשלטת לכל אירוע בנפרד, והיא כבויה כברירת מחדל.

איך להפעיל התראות RSVP

1. היכנסו ללוח הבקרה של האירוע שלכם ב-dashboard.fotify.app
2. בחרו את האירוע ולחצו "Invitation" בסרגל הצד
3. פתחו את לשונית "RSVP & Guests"
4. מצאו את הסעיף "RSVP Notifications" והרחיבו אותו
5. הפעילו את המתג "Email me on each RSVP response"

זה הכול — השינוי נשמר מיד. מעכשיו, כל תגובה חדשה תפעיל שליחת אימייל לכתובת שמוגדרת בחשבון Fotify שלכם.

הוספת נמען שני

לאחר הפעלת המתג, יופיע שדה אימייל מתחתיו. הזינו כתובת אימייל נוספת — של בן/בת הזוג, שותף/ה לאירוח, או מתכנן/ת האירוע — ולחצו על Save email. הכתובת הזו תקבל עותק מכל התראת RSVP לצד שלכם. כדי להפסיק את העותקים, נקו את השדה ושמרו שוב.

אם עדיין לא הגדרתם את ההזמנה שלכם, התחילו עם How to Create Your RSVP Invitation.

מה מפעיל התראה

לאחר ההפעלה, תקבלו אימייל כאשר אורח:

• מאשר הגעה להזמנה — האימייל מציג את שמו וכמה אורחים הוא אישר
• מסרב להזמנה
• נרשם באופן עצמאי דרך הקישור הציבורי לטופס registration form

כל אימייל כולל את שם האורח, את התגובה שלו, את גודל הקבוצה שאושרה (במקרה של אישור הגעה), וכל הערה שהוא השאיר. כפתור "View guest list" לוקח אתכם ישירות אל רשימת האורחים של אותו אירוע בלוח הבקרה.

חשוב לדעת

• לכל אירוע — המתג (וכן הנמען הנוסף) חל רק על האירוע שבו הפעלתם אותו. הפעילו אותו עבור כל אירוע שבו תרצו התראות.
• נשלח לאימייל של החשבון שלכם — ההתראות שלכם עצמכם נשלחות לכתובת האימייל שבה נרשמתם.
• בהתאם להעדפות האימייל של החשבון שלכם — אם כיביתם לחלוטין את התראות האימייל בחשבון Fotify שלכם, התראות RSVP יפסיקו להישלח לתיבת הדואר שלכם. נמען נוסף שהגדרתם ימשיך לקבל אותן — זוהי תיבת דואר שנייה שנבחרה במפורש, ללא תלות בהעדפה האישית שלכם.
• אירועים עם נפח גבוה — באירוע עם רשימת אורחים גדולה שצפויות בו תגובות רבות בזמן קצר, ייתכן שתעדיפו להשאיר זאת כבוי ולבדוק ישירות את רשימת האורחים, שבה תוכלו לסנן לפי סטטוס ולראות ספירות בזמן אמת.

שאלות נפוצות

ש: האם האורחים יראו את אימיילי ההתראה הללו? ת: לא. התראות RSVP נשלחות רק אליכם, כמארגנים. האורחים מקבלים אישור נפרד משלהם כשהם מגיבים.

ש: האם אקבל אימייל עבור אורחים שאני מסמן ידנית כמשתתפים? ת: ההתראות מופעלות על-ידי תגובות שנשלחות על-ידי האורחים (דרך קישור ה-RSVP שלהם או טופס ההרשמה). עדכונים שאתם מבצעים בעצמכם בלוח הבקרה לא שולחים לכם התראה.

ש: הפעלתי את זה אבל אני לא מקבל/ת אימיילים. למה? ת: קודם בדקו שהתראות האימייל מופעלות בחשבון Fotify שלכם — העותקים שלכם עצמכם מפסיקים להישלח אם התראות האימייל ברמת החשבון כבויות (נמען נוסף עדיין מקבל את שלו). בנוסף, בדקו את תיקיית הספאם ואשרו שכתובת האימייל בחשבון נכונה.

ש: האם מישהו אחר יכול לקבל גם את ההתראות האלה? ת: כן. כאשר המתג מופעל, הוסיפו את הכתובת שלו/שלה בשדה אימייל נוסף ושמרו. הוא/היא יקבלו כל התראה עבור אותו אירוע יחד איתכם — לא נדרש חשבון Fotify. ניתן להגדיר כתובת נוספת אחת בלבד לכל אירוע.

ש: האם הנמען הנוסף מקבל עוד משהו? ת: לא. הוא/היא מקבלים רק את התראות תגובות ה-RSVP עבור אותו אירוע ספציפי — שום דבר על החשבון שלכם, החיוב, או אירועים אחרים.

ש: האם אפשר לכבות את זה בהמשך? ת: כן. חזרו ללשונית RSVP & Guests, פתחו את RSVP Notifications, וכבו את המתג בכל עת.

ש: האם הפעלה של זה תשלח מחדש אימיילים עבור אורחים שכבר הגיבו? ת: לא. תקבלו התראות רק עבור תגובות שנשלחו אחרי שהפעלתם את ההגדרה.