כיצד ליצור הזמנה דיגיטלית עם RSVP

מערכת ה-RSVP הדיגיטלית של Fotify מאפשרת לכם ליצור הזמנות יפות ולעקוב אחר תגובות האורחים במקום אחד. אין יותר הזמנות נייר או מעקב ידני — האורחים יכולים להשיב באופן מיידי מכל מכשיר.

מדריך זה ילווה אתכם ביצירת הזמנת ה-RSVP הראשונה שלכם.

לפני שמתחילים

תצטרכו:

אירוע קיים ב-Fotify (ראו How to Create Your First Event אם עדיין לא יצרתם אחד)
תאריך ושעה לאירוע
מיקום/אולם לאירוע
תאריך יעד עד מתי אתם צריכים לקבל תגובות

הדרך הקלה: אשף ההגדרה המודרך

אם זו ההזמנה הראשונה שלכם, האשף שלב אחר שלב הוא הדרך המומלצת: הוא יוצר את ההזמנה ולאחר מכן מלווה אתכם דרך תמונת השער, העיצוב, הודעת הפתיחה, המקטעים, אפשרויות ה-RSVP, ואיך אורחים מוזמנים - עם הסברים פשוטים, עזרת כתיבה מבוססת AI, ותצוגה מקדימה חיה לאורך הדרך.

בדף ה-RSVP, בחרו "התחילו את האשף שלב אחר שלב". ראו הגדירו את ההזמנה שלכם עם האשף המודרך להדרכה המלאה.

מעדיפים לעשות זאת ידנית? הטופס המהיר למטה לוקח פחות מדקה - ומיד לאחר היצירה, עדיין תקבלו הצעה להשתמש באשף כדי להמשיך בהגדרה.

שלב 1: גישה לאזור ה-Invitation

היכנסו ללוח הבקרה של האירוע שלכם ב-dashboard.fotify.app
בחרו את האירוע שלכם מהרשימה
לחצו על "Invitation" בסרגל הצד השמאלי

אם עדיין לא הגדרתם RSVP, תראו הודעה: "RSVP Not Set Up" עם הנחיות ליצירת ההזמנה שלכם.

שלב 2: הגדירו את תאריך האירוע

תאריך האירוע נדרש כדי ליצור את ההזמנה. מלאו:

Day - בחרו את יום החודש
Month - בחרו את החודש
Year - בחרו את השנה
Event Time - הגדירו מתי האירוע מתחיל

תאריך ושעה אלה יוצגו בצורה בולטת בהזמנה הדיגיטלית, כדי שהאורחים ידעו בדיוק מתי להגיע.

שלב 3: הגדירו את מיקום האירוע

הזינו היכן האירוע יתקיים. זה יכול להיות:

שם מקום/אולם (לדוגמה, "The Grand Ballroom")
כתובת מלאה (לדוגמה, "123 Main Street, New York, NY")
נקודת ציון (לדוגמה, "Central Park, New York")

המיקום מופיע בהזמנה הדיגיטלית ועוזר לאורחים לדעת לאן להגיע. ניתן להוסיף הוראות הגעה מפורטות יותר בהמשך, בעת התאמה אישית של ההזמנה.

שלב 4: הגדירו את מועד היעד ל-RSVP

בחרו את התאריך עד אליו האורחים חייבים להשיב:

Day - בחרו את יום הדדליין
Month - בחרו את חודש הדדליין
Year - בחרו את שנת הדדליין
אזור הזמן של האירוע - אשרו את אזור הזמן של מקום האירוע (מולא מראש מתוך הדפדפן שלכם). כך הספירה לאחור בהזמנה, מועד היעד ל-RSVP וההזמנות ליומן יישארו מדויקים עבור כל אורח, בכל מקום שבו הוא נמצא

טיפים לבחירת דדליין:

קבעו אותו לפחות שבוע–שבועיים לפני האירוע
בחתונות, מקובל לקבוע 4–6 שבועות לפני
השאירו לעצמכם מספיק זמן לסגירת קייטרינג, סידורי הושבה וסידורים נוספים

לאחר שהדדליין חולף, האורחים עדיין יוכלו לצפות בהזמנה אך לא יוכלו לשלוח תגובות חדשות.

שלב 5: צרו את ההזמנה

לאחר שמילאתם את כל השדות הנדרשים:

בדקו את תאריך האירוע, המיקום ומועד היעד ל-RSVP
לחצו על כפתור "Create Invitation"
ההזמנה הדיגיטלית שלכם מוכנה!

לאחר היצירה, תועברו ללוח הבקרה של ההזמנה.

לוח הבקרה של ההזמנה שלכם

לאחר יצירת ההזמנה, תראו את לוח הבקרה של ההזמנה עם כל מה שאתם צריכים כדי לנהל תגובות:

לשוניות בלוח הבקרה

Event Details - צפייה ועריכה של תאריך האירוע, הדדליין וסטטוס ההזמנה
Invitation - התאמה אישית של עיצוב ההזמנה ושיתוף עם אורחים
Sub-events / Gifts / SMS / Email - תוכניות רב-שלביות, תוצאות מתנות ושליחות הודעות

רשימת האורחים ותרשים ההושבה שלכם נמצאים בעמודי סרגל צד משלהם — Guests עבור רשימת האורחים המלאה והתגובות ו-Seating עבור שולחנות.

סטטיסטיקת תגובות

במבט אחד, תראו ארבעה מדדים מרכזיים:

Confirmed Invitations - מספר האורחים שאישרו הגעה
Declined Invitations - מספר האורחים שלא יכולים להגיע
Total Guests - מספר האנשים הכולל שהוזמנו (כולל מלווים)
Total Confirmed Guests - מספר האנשים בפועל שמגיעים

הגדרות מהירות

מלשונית Event Details תוכלו במהירות:

Change the RSVP Deadline - להאריך או לקצר את חלון הזמן למענה
Set Invitation Status - להחליף בין Active (מקבל תגובות) לבין Paused

לכמה זמן ההזמנה נשארת פעילה

כאשר אתם יוצרים הזמנה, היא מקבלת RSVPs למשך 18 חודשים מהרגע הזה. תאריך התפוגה מוצג ישירות בלשונית Event Details, כך שתמיד תדעו מתי הוא מתקרב.

מסגרת זמן זו מכסה בקלות גם את חלונות התכנון הארוכים ביותר שאנחנו רואים — רוב האירועים נסגרים 3 עד 12 חודשים מראש, וגם חתונות שמתוכננות 12+ חודשים מראש נכנסות בנוחות בתוך חלון ה-18 חודשים.

לאחר 18 חודשים, ההזמנה מסומנת אוטומטית כ-Finished ומפסיקה לקבל RSVPs חדשים. נתוני ה-RSVP הקיימים, רשימות האורחים, התמונות ועמוד ההזמנה עצמו נשארים נגישים — רק שליחות חדשות נחסמות.

אם אתם צריכים להשאיר הזמנה פעילה מעבר ל-18 חודשים, פשוט צרו קשר עם התמיכה ואנחנו נאריך אותה עבורכם.

מה הלאה?

לאחר יצירת ההזמנה הבסיסית, תוכלו:

Customize your invitation - להוסיף תמונות, צבעים, מוזיקה, לו"ז, רשימת מתנות ועוד הרבה
הוספת מידע לאורחים - לכלול קוד לבוש, לינה, תחבורה ושאלות נפוצות
שיתוף עם אורחים - לשלוח באמצעות קישור, אימייל, SMS או קוד QR
מעקב אחר תגובות - לעקוב מי מגיע, מי לא יכול להגיע, ומי עדיין לא השיב

ראו את המדריך המלא שלנו: How to Customize Your RSVP Invitation לכל אפשרויות ההתאמה האישית.

שאלות נפוצות

ש: האם אפשר לערוך את התאריך, המיקום או הדדליין לאחר יצירת ההזמנה? ת: כן! ניתן לעדכן את הפרטים האלה בכל עת דרך הגדרות ה-RSVP. אורחים שכבר השיבו יראו את המידע המעודכן.

ש: לכמה זמן ההזמנה שלי נשארת פעילה? ת: 18 חודשים מרגע יצירתה. לאחר מכן היא מסומנת אוטומטית כ-Finished ומפסיקה לקבל RSVPs. תאריך התפוגה מוצג בלוח הבקרה. צריך יותר זמן? צרו קשר עם התמיכה ואנחנו נאריך אותה.

ש: האם אני צריך/ה להגדיר RSVP לפני שימוש בשיתוף תמונות? ת: לא, RSVP ושיתוף תמונות הם פיצ'רים נפרדים. תוכלו להשתמש באחד, בשני, או בשניהם בהתאם לצרכי האירוע.

ש: מה קורה אם אורח מנסה להשיב אחרי הדדליין? ת: לאחר הדדליין, האורחים עדיין יכולים לצפות בהזמנה, אך טופס המענה יהיה מושבת. ניתן להאריך את הדדליין במידת הצורך.

ש: האם אפשר להגדיר דדליינים שונים לקבוצות אורחים שונות? ת: כרגע יש דדליין RSVP אחד לכל אירוע. באירועים מורכבים, שקלו ליצור אירועים נפרדים עבור קבוצות אורחים שונות.

ש: האם ההזמנה הדיגיטלית מותאמת לנייד? ת: כן! ההזמנה נראית מצוין בטלפונים, טאבלטים ומחשבים. האורחים יכולים להשיב מכל מכשיר.

ש: האם האורחים צריכים ליצור חשבון כדי להשיב? ת: אין צורך בחשבון. האורחים פשוט מזינים את שמם ואת התשובה שלהם — זה מהיר וקל.

ש: האם אפשר לראות מי צפה בהזמנה לעומת מי השיב? ת: לוח הבקרה של ההזמנה מציג סטטיסטיקת תגובות, כולל סך התגובות, מגיעים, לא מגיעים ותגובות בהמתנה.

ש: מה אם עדיין איני יודע/ת את שעת האירוע המדויקת? ת: ניתן להזין שעה משוערת ולעדכן אותה מאוחר יותר לאחר הסגירה. ההזמנה תציג אוטומטית את השעה המעודכנת.

ש: האם אפשר ליצור הזמנה בלי מיקום פיזי? ת: כן, שדה המיקום גמיש. עבור אירועים וירטואליים, תוכלו להזין "Online Event" או "Virtual" ולהוסיף קישורי פגישה בפרטי ההזמנה מאוחר יותר.

ש: כיצד שולחים את ההזמנה לאורחים? ת: לאחר יצירת ההזמנה, תקבלו קישור לשיתוף. שלחו אותו בהודעת טקסט, אימייל, רשתות חברתיות, או כללו קוד QR על חומרים מודפסים.

התמחור עשוי להשתנות בהתאם למדינה ולמטבע שלכם. ראו את התמחור העדכני בדף ה-pricing page.