Come usare la Gestione Tavoli per le disposizioni dei posti

La Gestione Tavoli ti aiuta a organizzare le disposizioni dei posti per il tuo evento. Tutti i tuoi ospiti vengono caricati automaticamente quando apri la scheda Tavoli — con codifica a colori in base allo stato RSVP — così puoi iniziare a pianificare subito. Crea tavoli, trascina gli ospiti per assegnare i posti, modifica i nomi al volo e consenti agli ospiti di vedere la propria assegnazione direttamente nel loro invito.

Abilitare la Gestione Tavoli

Prima di poter creare tavoli, è necessario abilitare la funzionalità:

Vai alla dashboard del tuo evento su dashboard.fotify.app
Seleziona il tuo evento e fai clic su "RSVP" nella barra laterale
Vai alla scheda "Dettagli"
Trova "Gestione Tavoli" nella sezione Impostazioni evento
Attivala su ON

Una volta abilitata, comparirà una nuova scheda "Tavoli" nella navigazione RSVP.

Nota: Abilitare la Gestione Tavoli attiva automaticamente Raccogli i nomi degli ospiti (e la blocca su attivo) così che ogni partecipante possa essere identificato per l’assegnazione dei posti. Se ti serve solo l’elenco dei partecipanti e non una piantina dei posti, usa Raccogli i nomi degli ospiti da solo — potrai comunque abilitare i Tavoli in seguito senza perdere alcun dato.

Creare tavoli

Aggiungere un nuovo tavolo

Fai clic sulla scheda "Tavoli"
Fai clic su "Crea tavolo"
Compila i dettagli del tavolo:
- Numero tavolo - Un numero univoco per il tavolo (obbligatorio)
- Alias - Un nome amichevole opzionale come "VIP", "Famiglia" o "Amici"
- Capienza - Numero massimo di posti a sedere per questo tavolo
Fai clic su "Crea"

Proprietà del tavolo

Proprietà	Obbligatorio	Descrizione
Numero	Sì	Identificatore univoco (1, 2, 3, ecc.)
Alias	No	Nome amichevole mostrato agli ospiti
Capienza	Sì	Numero massimo di posti disponibili

Modificare i tavoli

Per modificare un tavolo:

Trova la scheda del tavolo nella scheda Tavoli
Fai clic sull’icona Modifica (matita)
Aggiorna i dettagli
Fai clic su "Salva"

Eliminare i tavoli

Fai clic sull’icona Elimina (cestino) sulla scheda del tavolo
Conferma l’eliminazione

Se al tavolo sono assegnati ospiti, verranno spostati nel gruppo dei non assegnati.

Assegnare gli ospiti ai tavoli

Caricamento automatico degli ospiti

Quando apri la scheda Tavoli, tutti i tuoi ospiti vengono caricati automaticamente — non è richiesta alcuna configurazione manuale. Gli ospiti vengono creati a partire dal tuo elenco RSVP:

Ospiti Accettati/Presenti — caricati con la loro dimensione del gruppo confermata
Ospiti In sospeso (non hanno ancora risposto) — caricati con la quantità invitata così puoi pianificare in anticipo
Ospiti Rifiutati — mostrati come una singola voce così hai il quadro completo

Questo significa che puoi abilitare i tavoli in qualsiasi momento — anche dopo che tutti i tuoi ospiti hanno già confermato l’RSVP — e tutti compariranno immediatamente.

Stato RSVP con codifica a colori

Ogni chip ospite è codificato a colori così puoi vedere lo stato RSVP a colpo d’occhio:

🟢 Verde — Accettato / Presente
🔵 Blu — In sospeso (non ha ancora risposto)
🔴 Rosso (attenuato) — Rifiutato

Usa le pillole filtro sopra l’elenco ospiti per mostrare solo uno stato specifico. Ad esempio, fai clic sulla pillola verde per vedere solo gli ospiti confermati mentre assegni i tavoli.

Visualizzazione dei plus-one

Gli ospiti con plus-one senza nome vengono mostrati usando il nome dell’ospite principale con un numero:

Maria G. — l’ospite principale
Maria G. x2 — seconda persona nel gruppo di Maria
Maria G. x3 — terza persona

Una volta inseriti i nomi reali, vengono mostrati normalmente (ad es. "Carlos R.").

Usare il drag and drop

Il modo più semplice per assegnare gli ospiti è trascinare e rilasciare:

Trova gli ospiti nella sezione "Non assegnati" a sinistra
Trascina un chip ospite sul tavolo desiderato
Rilascia l’ospite sulla scheda del tavolo

Il tavolo mostrerà la sua occupazione attuale (ad es. "6/8").

Usare la finestra di assegnazione

Fai clic su qualsiasi nome ospite per aprire la finestra di assegnazione, dove puoi:

Modificare il nome — cambia direttamente nome e cognome (ideale per rinominare "Ospite 2" con un nome reale)
Vedere a chi appartiene — per i plus-one, la finestra mostra "Ospite di [Nome Ospite Principale]"
Scegliere un tavolo — seleziona dall’elenco tavoli qui sotto
Fai clic su Salva per confermare le modifiche oppure su Annulla per scartarle

Rimuovere le assegnazioni

Per rimuovere l’assegnazione di un ospite da un tavolo:

Trova l’ospite nel suo tavolo assegnato
Trascinalo di nuovo nell’area "Non assegnati"
Oppure fai clic sul nome dell’ospite e seleziona "Rimuovi dal tavolo" nella finestra

Progettare la venue con la mappa

Oltre alla vista elenco, la vista Mappa ti consente di disporre i tavoli su una planimetria 2D che rispecchia la tua venue reale. Passa tra Griglia e Mappa usando l’interruttore in alto nella scheda Tavoli.

Cosa puoi fare sulla mappa

Posizionare i tavoli ovunque sul pavimento con il drag-and-drop.
Scegliere le forme dei tavoli — Rotondo, Quadrato, Rettangolo o Ovale.
Ridimensionare e ruotare ciascun tavolo per rispecchiare la disposizione della venue.
Aggiungere pareti per delineare stanze, divisori o aree palco.
Aggiungere etichette per punti di riferimento come "Pista da ballo", "Bar" o "Palco".
Far sedere gli ospiti trascinandoli dal pannello direttamente su un tavolo.
Andare a schermo intero per una pianificazione senza distrazioni durante l’allestimento.

Posizionare un tavolo

I nuovi tavoli iniziano nel pannello Non posizionati sul lato destro della mappa.

Fai clic su "Aggiungi tavolo" nella barra degli strumenti per crearne uno (oppure usa il flusso esistente Crea tavolo).
Trovalo nel pannello Non posizionati a destra.
Tieni premuto e trascina il tavolo in qualsiasi punto sul pavimento.
Usa le maniglie del colore del brand su un tavolo selezionato per ridimensionare (in basso a destra) o ruotare (in alto).

Per rimuovere un tavolo dalla mappa senza eliminarlo, seleziona il tavolo e fai clic su "Rimuovi posizionamento" — tornerà nel pannello Non posizionati.

Cambiare forma, dimensione e rotazione

Fai clic su un qualsiasi tavolo per aprire la barra laterale a destra e regolare:

Forma — scegli Rotondo, Quadrato, Rettangolo o Ovale. Cambiare forma ripristina una dimensione predefinita sensata.
Dimensione — trascina i cursori L/A, oppure afferra la maniglia di ridimensionamento sul tavolo stesso.
Rotazione — trascina il cursore oppure usa la maniglia di rotazione sopra il tavolo.

Aggiungere pareti

Le pareti sono rettangoli configurabili utili per delineare la struttura della venue.

Fai clic su "Aggiungi parete" nella barra degli strumenti — una nuova parete appare al centro dell’area visibile.
Trascinala in posizione.
Selezionala per regolare Lunghezza (quanto è lunga) e il cursore Spessore.
Ruotala per pareti diagonali o angoli.

Aggiungere etichette

Le etichette sono annotazioni di testo modificabili.

Fai clic su "Aggiungi etichetta" nella barra degli strumenti — l’etichetta appare con testo predefinito ed entra subito in modalità modifica.
Digita il nome dell’area (ad es. "Pista da ballo", "Bar", "Buffet").
Premi Invio o fai clic all’esterno per salvare.
Fai doppio clic su un’etichetta esistente per modificarla di nuovo, oppure cambia il testo dalla barra laterale destra.
Regola dimensioni e rotazione proprio come i tavoli.

Far sedere gli ospiti sulla mappa

Il pannello a sinistra elenca tutti gli ospiti non assegnati.

Tieni premuto e trascina un nome ospite dal pannello sinistro.
Passa sopra il tavolo di destinazione — si evidenzia in verde quando è valido.
Rilascia per assegnare l’ospite. Un toast ti avvisa se il tavolo è a capienza massima.

Per togliere un ospite dal posto:

Fai clic sul tavolo sulla mappa per aprire la barra laterale.
Passa sopra l’ospite che vuoi rimuovere.
Fai clic sulla × che appare accanto al suo nome. Torna subito nel pannello dei non assegnati.

Controlli della mappa

Controllo	Cosa fa
Trascina il canvas vuoto	Sposta la planimetria
Ctrl + scroll	Zoom avanti/indietro attorno al cursore
Interruttore griglia	Mostra o nasconde la griglia di allineamento
Interruttore snap	Aggancia tavoli ed elementi alla griglia durante il trascinamento
Adatta vista	Inquadra automaticamente tutto ciò che hai posizionato
Schermo intero	Espande la mappa a tutto schermo per il giorno dell’allestimento
Canc / Backspace	Elimina la parete o l’etichetta selezionata
Esc	Annulla la selezione

Suggerimento: Aggiungere un tavolo dall’interno della modalità schermo intero ti riporta automaticamente alla dashboard, così puoi compilare nome e capienza del tavolo.

Gestire i nomi dei singoli ospiti

Quando gli ospiti confermano l’RSVP per più persone nel loro gruppo (plus-one), devi sapere chi è ciascuno per l’assegnazione ai tavoli. Ci sono tre modi per gestire i nomi:

Opzione 1: Modificare i nomi direttamente nella scheda Tavoli

Il modo più rapido — fai clic su un qualsiasi chip ospite nella scheda Tavoli per aprire la finestra di assegnazione, dove puoi rinominarli al volo:

Fai clic su un chip ospite (ad es. "Maria G. x2")
La finestra mostra i campi nome precompilati — per i plus-one, mostra anche "Ospite di [Nome Ospite Principale]"
Inserisci il nome reale e fai clic su Salva

È ideale quando stai assegnando i tavoli e vuoi inserire i nomi nello stesso momento.

Opzione 2: L’organizzatore precompila i nomi nella scheda Ospiti

Se sai già chi c’è nel gruppo di ciascun ospite:

Vai alla scheda "Ospiti"
Trova l’ospite con più persone nel gruppo
Fai clic sull’icona Utenti (icona persone) accanto al suo nome
Aggiungi nome e cognome per ciascuna persona nel gruppo
Fai clic su "Salva"

Opzione 3: Gli ospiti forniscono i nomi durante l’RSVP

Se non precompili i nomi, agli ospiti verrà chiesto di inserirli quando rispondono al loro invito:

L’ospite apre il proprio link di invito personalizzato
Quando conferma l’RSVP con più partecipanti, gli viene richiesto di inserire il nome di ciascuna persona
I nomi vengono salvati automaticamente e compaiono nella tua dashboard

Questo avviene automaticamente — Raccogli i nomi degli ospiti viene attivato per te non appena abiliti la Gestione Tavoli.

Come funzionano i nomi

Scenario	Cosa succede
Nomi non ancora forniti	Mostra "Maria G. x2", "Maria G. x3" nella scheda Tavoli
L’organizzatore modifica nella scheda Tavoli	Il nome si aggiorna immediatamente sul chip
L’organizzatore precompila nella scheda Ospiti	I nomi compaiono nella scheda Tavoli per l’assegnazione
L’ospite fornisce i nomi durante l’RSVP	I nomi si sincronizzano automaticamente dopo la risposta

Suggerimenti per la raccolta dei nomi

Per i matrimoni, lascia che gli ospiti inseriscano i propri nomi per evitare errori di ortografia
Per eventi aziendali, precompila dal database dipendenti oppure modifica direttamente nella scheda Tavoli
Il titolare principale dell’RSVP è sempre incluso automaticamente
Ogni persona con nome può essere assegnata a tavoli diversi

Notifiche del tavolo agli ospiti

Una volta assegnati gli ospiti ai tavoli, vedranno automaticamente la loro assegnazione del tavolo nel loro invito.

Cosa vedono gli ospiti

Quando un ospite apre il proprio invito dopo essere stato assegnato a un tavolo:

Viene visualizzato il numero del tavolo assegnato
Se non è ancora assegnato, vedrà "Da annunciare"

Quando appare

La sezione dell’assegnazione del tavolo appare nell’invito dell’ospite solo quando:

La gestione tavoli è abilitata per l’evento
L’ospite ha accettato l’invito (lo stato RSVP è Accettato o Presente)

Puoi riordinare la posizione di questa sezione usando le impostazioni dell’ordine delle sezioni nella scheda Invito.

Visualizzare le statistiche dei posti

L’intestazione della scheda Tavoli mostra le statistiche principali:

Stat	Descrizione
Tavoli	Numero totale di tavoli creati
Capienza	Posti totali su tutti i tavoli
Seduti	Numero di ospiti assegnati ai tavoli
Non seduti	Ospiti ancora nel gruppo dei non assegnati

Usa queste statistiche per vedere rapidamente l’avanzamento della disposizione dei posti.

Esportare le assegnazioni dei tavoli

Esporta la tua disposizione completa dei posti:

Fai clic su "Esporta" nella scheda Tavoli
Scarica il file CSV con tutte le assegnazioni dei tavoli
Aprilo in Excel o Google Sheets

L’esportazione include:

Numero e alias del tavolo
Nomi degli ospiti assegnati a ciascun tavolo
Capienza e occupazione attuale

È utile per:

Stampare i segnaposto
Condividere con lo staff della venue
Creare tabelle fisiche di disposizione dei posti

Suggerimenti per la Gestione Tavoli

Pianificare la disposizione

Crea tutti i tavoli prima di iniziare le assegnazioni
Imposta capienze realistiche in base alla tua venue
Usa gli alias per una facile identificazione ("Famiglia della sposa", "Famiglia dello sposo")

Assegnazione efficiente

Usa la funzione di ricerca per trovare ospiti specifici
Assegna insieme i gruppi familiari
Controlla regolarmente il numero di non assegnati per assicurarti che non manchi nessuno

Prima dell’evento

Verifica che tutti gli ospiti che hanno accettato siano assegnati
Esporta e condividi con i coordinatori della venue
Ricontrolla che i limiti di capienza non vengano superati

Domande frequenti

D: Posso assegnare gli ospiti prima che confermino l’RSVP? R: Sì! Tutti gli ospiti — accettati, in sospeso e rifiutati — vengono caricati automaticamente. Gli ospiti in sospeso appaiono in blu così puoi pianificare in anticipo.

D: Cosa succede se supero la capienza di un tavolo? R: Il sistema impedisce di assegnare più ospiti di quanti ne consenta la capienza del tavolo.

D: Gli ospiti della stessa RSVP possono sedersi a tavoli diversi? R: Sì! Quando aggiungi i nomi individuali degli ospiti in un gruppo, ogni persona può essere assegnata a tavoli diversi.

D: Gli ospiti verranno avvisati quando li assegno a un tavolo? R: Gli ospiti vedono la loro assegnazione del tavolo quando visualizzano il loro invito. Non viene inviata alcuna notifica separata.

D: Posso cambiare le assegnazioni dopo l’inizio dell’evento? R: Sì, puoi modificare le assegnazioni dei tavoli in qualsiasi momento dalla dashboard.

D: Cosa succede se un ospite rifiuta dopo essere stato assegnato? R: Il suo chip diventa rosso (stato rifiutato). L’assegnazione rimane, ma non verrà mostrata all’ospite. Puoi rimuovere l’assegnazione per liberare il posto.

D: C’è un limite al numero di tavoli che posso creare? R: Non c’è alcun limite al numero di tavoli. Creane quanti ne richiede la tua venue.

D: Posso stampare le tabelle di disposizione dei posti? R: Esporta il CSV e usalo per creare le tabelle dei posti nel tuo strumento di progettazione preferito o in un’applicazione per fogli di calcolo.

D: Come raccolgo i nomi per i plus-one? R: Tre opzioni: (1) fai clic direttamente sul chip del plus-one nella scheda Tavoli per rinominarlo, (2) precompila i nomi usando l’icona Utenti nella scheda Ospiti, oppure (3) lascia che gli ospiti inseriscano i nomi da soli quando confermano l’RSVP. I plus-one senza nome vengono mostrati come "Maria G. x2" così sai sempre di chi sono ospiti.

D: Ho abilitato i tavoli dopo che gli ospiti avevano già confermato l’RSVP. Dove sono i miei ospiti? R: Tutti gli ospiti vengono caricati automaticamente quando apri la scheda Tavoli — anche se hanno confermato l’RSVP prima che tu abilitassi i tavoli. Nessuna sincronizzazione manuale è necessaria. Se stavi già usando Raccogli i nomi degli ospiti prima di abilitare i tavoli, i nomi individuali dei plus-one che hai raccolto vengono preservati e compaiono come chip non assegnati, pronti per essere sistemati.

D: Cosa significano i colori? R: I chip degli ospiti sono codificati a colori in base allo stato RSVP: verde = accettato, blu = in sospeso (non ha risposto), rosso = rifiutato. Puoi filtrare per stato usando le pillole sopra l’elenco ospiti.

D: Posso modificare i nomi degli ospiti dalla scheda Tavoli? R: Sì! Fai clic su un qualsiasi chip ospite per aprire la finestra in cui puoi modificare nome e cognome. Per i plus-one, la finestra mostra anche a chi appartengono (ad es. "Ospite di Maria Garcia").

D: Come passo dalla vista elenco alla mappa della venue? R: Usa l’interruttore Griglia / Mappa in alto nella scheda Tavoli. Entrambe le viste condividono gli stessi dati — assegnazioni e modifiche effettuate in una vista compaiono immediatamente nell’altra.

D: Devo posizionare i tavoli sulla mappa? R: No. La mappa è opzionale. Puoi continuare a usare la vista Griglia se ti serve solo un elenco e non ti interessa una planimetria visiva. I tavoli che crei rimangono nel pannello Non posizionati della mappa finché non li trascini sul pavimento.

D: Quali forme di tavolo sono disponibili? R: Rotondo, Quadrato, Rettangolo e Ovale. Scegli quella che corrisponde alla tua venue — la forma è solo visiva e non influisce sulle regole di capienza.

D: Pareti ed etichette sono visibili agli ospiti? R: No. Pareti ed etichette sono strumenti di pianificazione solo per l’organizzatore. Gli ospiti vedono comunque il numero del tavolo assegnato nel loro invito, proprio come nella vista Griglia.

D: Posso trascinare un ospite da un tavolo a un altro sulla mappa? R: Per ora, trascina dal pannello Non assegnati a sinistra su un tavolo per farlo sedere e usa il pulsante × nella barra laterale del tavolo per toglierlo dal posto (torna nel pannello Non assegnati). Per spostare qualcuno tra due tavoli, toglilo dal posto e trascinalo sul nuovo tavolo.

D: Come elimino una parete o un’etichetta? R: Fai clic sulla parete o sull’etichetta, poi fai clic sul pulsante cestino nella barra laterale destra oppure premi Canc / Backspace sulla tastiera.

D: La mappa funziona a schermo intero? R: Sì. Fai clic sul pulsante Schermo intero nella barra degli strumenti della mappa per espandere il canvas a tutto schermo — utile per pianificare su un monitor grande o un proiettore durante l’allestimento della venue. Aggiungere un nuovo tavolo da schermo intero ti riporta brevemente alla dashboard così la finestra di creazione del tavolo è visibile, e poi potrai rientrare in schermo intero.