Come gestire la tua lista invitati

La pagina Guests nella tua dashboard è il punto in cui aggiungi, gestisci e monitori tutti i partecipanti al tuo evento. Che tu stia aggiungendo invitati uno per uno o importandone centinaia da un foglio di calcolo, Fotify rende semplice mantenere la lista invitati organizzata.

Non ti serve un invito RSVP per costruire la tua lista invitati — la pagina funziona in modo autonomo, e tutto si collega automaticamente se in seguito crei un invito.

Accesso alla lista invitati

Vai alla dashboard del tuo evento su dashboard.fotify.app
Seleziona il tuo evento e fai clic su "Guests" nella barra laterale

Vedrai la tua lista invitati completa con gli stati di risposta e i pulsanti di azione.

Nota: Le azioni di condivisione per singolo ospite (copia invito, copia link invito, invia dalla mia email, WhatsApp) compaiono una volta impostato il tuo invito e abilitato l'RSVP — prima di allora non c'è ancora nulla da condividere. Un banner sulla pagina ti porta alla configurazione quando sei pronto.

Informazioni sulla lista invitati

Filtrare gli ospiti

Tutti i filtri si trovano in un'unica barra dei filtri in cima alla pagina Guests. Ogni filtro si combina (AND) con gli altri, così puoi sommarli per rispondere a domande precise come "VIP che non hanno ancora risposto e hanno un numero di telefono."

Status è un gruppo di chip ed è a selezione multipla — fai clic su quanti ne vuoi:

Chip	Mostra
All	Tutti gli ospiti della tua lista (azzera il filtro sullo stato)
Accepted	Ospiti che hanno confermato la partecipazione
Declined	Ospiti che non possono partecipare
Not Answered	Ospiti che non hanno ancora risposto
Attended	Ospiti che hanno effettuato il check-in all'evento (quando l'attendance via QR è attiva)

Poiché lo stato è a selezione multipla, puoi mostrare insieme Accepted + Attended (tutti quelli che arrivano) oppure Not Answered + Declined (tutti quelli da sollecitare). Ogni chip mostra un conteggio live.

More filters (il pulsante a cursore) apre dimensioni aggiuntive:

Source — Added by me (li hai aggiunti tu) contro Self-registered (si sono registrati tramite un link di registrazione)
Party size — Solo (una sola persona) contro Group (2+ persone con accompagnatori)
Has email / Has phone — solo gli ospiti che puoi effettivamente contattare via email o messaggio, comodo appena prima di un invio

Ogni filtro attivo appare come chip rimovibile su una riga di riepilogo, con un pulsante Clear all e un conteggio live "X di Y corrispondenti", così sai sempre esattamente quale sottoinsieme stai guardando.

Colonne con le informazioni degli ospiti

La tabella mostra le informazioni principali per ogni ospite:

Name - Nome completo dell'ospite
Email - Indirizzo email (se fornito)
Cellphone - Numero di telefono per SMS/WhatsApp
Guests - Numero di persone nel gruppo (accompagnatori inclusi)
Confirmed - Quante persone hanno confermato la partecipazione
Status - La loro risposta RSVP (Accepted, Declined, Not Answered)
Tags - Chip colorati che mostrano i tag ospite applicati a questo ospite. Fai clic sul pulsante + Add tag sulla riga per aggiungere o rimuovere tag in linea
Registered - Quando l'ospite è stato aggiunto o si è autoregistrato
Actions - Pulsanti di azione rapida

Ordinamento e ricerca

Search - Usa la barra di ricerca per trovare ospiti per nome, email, telefono o — quando Collect Guest Names è attivo — per il nome di un accompagnatore. Se corrisponde un accompagnatore, quell'invito si espande automaticamente e il nome corrispondente viene evidenziato
Sort - Fai clic su un'intestazione di colonna per ordinare la lista (ad es. per nome, stato)

Visualizzazione dei nomi degli accompagnatori (quando l'opzione Nomi ospiti è attiva)

Quando hai attivato Collect Guest Names (o stai usando seating, che lo include), i gruppi di 2 o più persone mostrano una freccetta accanto al nome principale. Fai clic per espandere la riga e rivelare ogni accompagnatore come sotto-riga indentata sotto l'invito principale:

Ogni ospite con nome mostra un badge "+1" (o "Main guest" per il principale)
Un'icona a matita su ogni sotto-riga porta direttamente alla modifica di quel nome specifico
Se un gruppo ha meno nomi della dimensione dichiarata, vedrai un segnaposto "N names not provided yet" con un link Add names
Durante la ricerca, le righe che contengono un accompagnatore corrispondente si espandono automaticamente così la corrispondenza è visibile a colpo d'occhio — puoi comunque comprimerle manualmente e la tua scelta viene ricordata finché non cancelli la ricerca

I nomi che modifichi qui e i nomi che modifichi nella pagina Seating sono gli stessi nomi — correggi un'ortografia in un punto qualsiasi e si aggiornano entrambi. Un ospite che invia di nuovo il proprio RSVP in seguito non può sovrascrivere un nome che hai corretto.

Filtrare e taggare gli ospiti

Il sistema di tag di Fotify ti permette di etichettare gli ospiti (ad es. "Family", "VIP", "Work") e filtrare in base a essi. I dettagli completi sono nell'articolo sui Tag ospite; qui vediamo come i tag compaiono nella lista invitati.

La riga del filtro tag

La barra dei filtri include una riga Tags. Contiene:

Un chip per ogni tag che hai creato (fai clic per attivarlo/disattivarlo come filtro)
Un chip tratteggiato "+ New tag" che apre il gestore dei tag così puoi crearne uno al volo
Un pulsante "Manage tags" a destra (rinomina i colori, modifica o elimina i tag esistenti)
Quando due o più chip tag sono attivi, un selettore Any / All controlla se il filtro deve mostrare gli ospiti con qualsiasi dei tag selezionati o con tutti

Quando un filtro tag è attivo, la lista invitati mostra solo gli ospiti corrispondenti. Fai clic di nuovo sullo stesso chip per rimuovere quel tag, oppure usa Clear all per azzerare tutti i filtri in una volta. I filtri tag si sommano ai chip di stato, alla ricerca e alle dimensioni di More filters.

Taggare gli ospiti direttamente dalla riga

Su qualsiasi riga ospite (tabella desktop o scheda mobile), fai clic sul pulsante + Add tag nella colonna Tags. Appare un menu a discesa con tutti i tag dell'evento; fai clic per attivarli, poi Save. I tag già presenti sull'ospite compaiono come chip colorati accanto al pulsante.

Tag in blocco per gli ospiti selezionati

Per taggare (o rimuovere il tag da) molti ospiti in una sola volta:

Seleziona gli ospiti usando le caselle di spunta a sinistra di ogni riga
Nella barra degli strumenti di selezione che appare, fai clic su "Apply tags"
Scegli una modalità — Add, Remove o Replace
Seleziona i tag che vuoi, poi fai clic sul pulsante verde Save

Add aggiunge i tag selezionati a ogni ospite, in aggiunta a quelli già presenti
Remove rimuove i tag selezionati da ogni ospite
Replace cancella i tag attuali e imposta esattamente la lista selezionata

Aggiungere invitati singolarmente

Per aggiungere un singolo invitato:

Fai clic sul pulsante "Add Guest"
Compila i dati dell’invitato:
- Name - Nome dell’invitato (obbligatorio)
- Last Name - Cognome dell’invitato
- Email - Indirizzo email per inviti digitali
- Cellphone - Numero di telefono in formato internazionale con + (ad es. +14155551234)
- Number of Guests - Quante persone nel loro gruppo (predefinito: 1)
- SMS Language - Sovrascrive la lingua predefinita per i messaggi SMS di questo invitato
Fai clic su "Add Guest"

Formato del numero di telefono

Perché le funzionalità SMS e WhatsApp funzionino, i numeri di telefono devono essere nel formato internazionale E.164:

Inizia con + seguito dal prefisso internazionale
Niente spazi, trattini o parentesi
Esempi: +14155551234 (USA), +34612345678 (Spagna), +4915112345678 (Germania)

Importazione di più ospiti (CSV, Excel o incolla)

Per elenchi numerosi, importali tutti in una volta da un file oppure direttamente dal tuo foglio di calcolo.

Come importare

Fai clic su "Carica Lista Ospiti"
Trascina e rilascia il tuo file (.csv o Excel .xlsx) nell’area di caricamento, oppure fai clic su "Oppure incolla righe da un foglio di calcolo" e incolla le celle copiate da Excel o Google Sheets, inclusa la riga di intestazione
Fai clic su "Carica Lista Ospiti"

I file Excel vengono letti a partire dal primo foglio, quindi puoi caricare direttamente il file in cui tieni già il tuo elenco, senza doverlo prima salvare come CSV. I vecchi file binari .xls non sono accettati: aprili in Excel e salvali come .xlsx.

Formato delle colonne

È obbligatoria solo la colonna Name. Tutte le altre colonne sono facoltative: puoi ometterle del tutto dal file, oppure includerle e lasciare le celle vuote. Un file con la sola colonna Name e un nome per riga è un’importazione valida.

I nomi delle colonne vengono riconosciuti in modo flessibile. Maiuscole, spazi e punteggiatura non contano, e vengono riconosciuti i nomi comuni già usati in un foglio di calcolo — ad esempio First Name, Surname, E-mail, Mobile, Party Size, così come Nome, Cognome, Vorname, Nachname, Prénom, Nom, Telefono e simili. Non è necessario rinominare le tue intestazioni con quelle indicate di seguito; sono semplicemente quelle usate dal modello.

Le colonne che Fotify non riconosce vengono ignorate, e il risultato dell’importazione le elenca così sai che non è stato salvato nulla da esse.

Colonna	Obbligatorio	Descrizione
Name	Sì	Nome dell’ospite (funziona anche il nome completo)
LastName	No	Cognome dell’ospite
Email	No	Indirizzo email. Le righe con un indirizzo malformato (ad es. `john@`) vengono segnalate e ignorate — correggi il valore o lascia la cella vuota
Phone	No	Telefono con + e prefisso internazionale (ad es. `+14155551234`). Spazi, trattini, punti e parentesi vengono rimossi automaticamente, e uno `00` iniziale diventa `+`
Guests	No	Numero di ospiti nel gruppo (predefinito: 1)
Locale	No	Codice lingua per SMS ed email (en, es, fr, de, it, pt, ecc.). `SmsLocale` e `MessagingLocale` sono ancora accettati per retrocompatibilità
Tags	No	Nomi dei tag da applicare a questo ospite, separati da `\|` (pipe). I tag mancanti vengono creati automaticamente
DisplayAlias	No	Nome visualizzato usato nei messaggi al posto di `Name + LastName` (ad es. "Adam & Susan", "The Smith Family"). Utile per coppie, famiglie e gruppi
IsPlural	No	Imposta su `true` (o `yes` / `1`) quando l’invito è per più persone, così i messaggi usano la forma plurale nelle lingue supportate (svedese, spagnolo, francese, italiano, portoghese, olandese, polacco, arabo, ebraico, danese). Predefinito: `false`
Status	No	Stato RSVP che hai già per questo ospite: `Accepted`, `Declined`, `Attended` o `Not Answered`. Predefinito: `Not Answered`
Confirmed Guests	No	Quante persone del gruppo sono confermate. Usato solo quando Status è `Accepted` o `Attended`; il predefinito è la dimensione completa del gruppo

Esempio di CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural,Status,Confirmed Guests
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true,Accepted,2
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true,Accepted,2
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,,Declined,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,,Not Answered,

Suggerimenti per l’importazione CSV

Fai clic su "Scarica modello semplice (solo Name)" per il file valido più piccolo, oppure su "Scarica esempio" per un modello con tutte le colonne
Email e telefono sono facoltativi: lasciali vuoti se non disponibili
Sono accettati sia i file separati da virgola sia quelli separati da punto e virgola (Excel nella maggior parte d’Europa salva il CSV con il punto e virgola); funzionano anche i file separati da tabulazione
I nomi accentati sopravvivono a qualsiasi codifica usata dal tuo foglio di calcolo: UTF-8, Windows/ANSI e il "Testo Unicode" di Excel vengono rilevati automaticamente
Un file (o testo incollato) composto da una sola colonna di nomi senza riga di intestazione viene importato come elenco di nomi
Sono accettati file fino a 5 MB
Una riga con la cella Name vuota viene ignorata ed elencata nel risultato; le altre righe vengono comunque importate
Se vedi "Missing required column: Name", la prima riga del tuo file non ha un’intestazione che Fotify possa leggere come nome dell’ospite. Il messaggio elenca le intestazioni trovate — rinominane una in Name (o First Name, Full Name, …)
Lingue di messaggistica supportate: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
Se Locale è vuoto, l’ospite riceve SMS ed email nella lingua predefinita del tuo evento
Colonna Tags: separa più tag con | (ad es. Family|VIP). Qualsiasi nome tag che non esiste ancora per l’evento viene creato automaticamente con un colore predefinito — potrai cambiare il colore in seguito in Manage tags
DisplayAlias: se impostato, questo nome viene usato negli SMS, nelle email e nella pagina RSVP (sostituisce anche {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} e {{FULLNAME}} nei modelli di messaggio personalizzati). Lascialo vuoto per usare il normale Name + LastName
Status: usalo per importare un elenco che hai già raccolto altrove, o per spostare una lista ospiti tra eventi. Le liste ospiti esportate contengono già questa colonna, quindi un'esportazione si può reimportare con le stesse risposte. Lascia la colonna vuota (o fuori dal CSV) e tutti verranno importati come Not Answered
IsPlural: è rilevante solo nelle lingue che distinguono singolare/plurale alla 2ª persona — ad esempio in svedese "du är inbjuden" (singolare) diventa "ni är inbjudna" (plurale). In inglese, tedesco, russo e in altre lingue senza questa distinzione, il campo viene ignorato

Pulsanti azione degli ospiti

Ogni riga ospite ha pulsanti di azione per una gestione rapida:

Icona	Azione	Descrizione
Matita	Edit	Modifica i dettagli dell'ospite (nome, email, telefono, ospiti, stato)
Occhio	View	Vedi tutte le informazioni dell'ospite senza apportare modifiche
Copia	Copy Invitation	Copia l'invito dell'ospite — l'email progettata per un client di posta, il tuo modello di messaggio ovunque altro
Link	Copy Invite Link	Copia solo il link RSVP dell'ospite — senza testo del messaggio — pronto per essere incollato ovunque
Busta	Send from my email	Copia l'invito progettato e apre il tuo client di posta, indirizzato a quell'ospite, pronto per incollarlo (se è stata fornita l'email)
WhatsApp	WhatsApp	Apri WhatsApp Web con un messaggio precompilato (se è stato fornito il telefono)
Persone	Manage Names	Aggiungi o modifica i nomi degli accompagnatori (visibile quando Guest Names o seating è attivo)
Cestino	Delete	Rimuovi l'ospite dalla lista (richiede conferma)

Copy Invitation vs. Copy Invite Link: Copy mette l'invito dell'ospite negli appunti in due forme contemporaneamente, e qualunque app in cui lo incolli sceglie quella che sa interpretare — incollalo in Outlook o Gmail e ottieni l'invito progettato con l'immagine di copertina e il pulsante RSVP, incollalo in WhatsApp o in un'app di note e ottieni il messaggio di testo personalizzato (saluto + link + eventuale testo del modello). L'icona Link copia solo l'URL nudo, perfetto per un invito a calendario, una storia Instagram, o ovunque un messaggio completo sarebbe eccessivo.

Vista mobile

Sui dispositivi mobili, i pulsanti di azione sono accessibili tramite un menu (tre puntini) in basso a destra di ogni scheda ospite.

Invio degli inviti agli ospiti

Dopo aver aggiunto gli ospiti, devi inviare loro i link RSVP personalizzati.

Copia e incolla

Fai clic sull'icona Copy per un ospite
Attendi il segno di spunta — l'invito è negli appunti non appena appare
Incollalo nell'email, nel messaggio di testo o nell'app di messaggistica che preferisci

Incollalo in un client di posta e ottieni l'invito progettato; incollalo altrove e ottieni il messaggio personalizzato semplice. Non scegli tu — l'app in cui incolli prende la versione che sa visualizzare.

Copia solo il link

Fai clic sull'icona Link per un ospite
Viene copiato solo il link RSVP nudo — senza testo del messaggio
Incollalo in un invito a calendario, una storia Instagram, una chat di gruppo o ovunque un messaggio completo sarebbe eccessivo

Invia dalla tua email

Fai clic sull'icona Busta (visibile solo per gli ospiti con indirizzo email)
L'invito progettato viene copiato e si apre il tuo client di posta, indirizzato a quell'ospite con l'oggetto già compilato
Fai clic nel corpo vuoto del messaggio e incolla (Ctrl+V, o Cmd+V su Mac), poi invia

Questo invia l'invito dalla tua casella di posta e non dalla nostra. È la soluzione da usare quando il datore di lavoro di un ospite filtra le nostre email nello spam — vedi Come inviare inviti via email per capire quando succede e come riconoscerlo.

Due cose da sapere. Il corpo del messaggio si apre vuoto di proposito, quindi incolla prima di inviare. E poiché è il tuo client di posta a effettuare l'invio, questi inviti non compaiono nelle statistiche di apertura e clic di Fotify — gli RSVP vengono comunque tracciati normalmente.

Outlook sul web: Outlook incolla con la propria formattazione di default, il che elimina i colori e gli sfondi dell'invito e lascia solo testo nero semplice. Non è un problema dell'invito, è un'impostazione di Outlook. Subito dopo aver incollato, in basso a sinistra nel messaggio compare un piccolo pulsante di opzioni di incolla — fai clic e scegli Keep source formatting (mostrato anche come "Paste as is") e il design torna come previsto. Puoi impostarlo come predefinito in Settings → Mail → Compose and reply.

Outlook per Windows più vecchio: Questa versione compone i messaggi tramite Word, quindi l'invito arriva con il suo layout, i colori, le immagini e i font, ma gli angoli arrotondati potrebbero essere resi come squadrati. Tutto resta leggibile e ogni link funziona. Gmail e Apple Mail mostrano l'invito come progettato.

WhatsApp diretto

Fai clic sull'icona WhatsApp (visibile solo per gli ospiti con numero di telefono)
WhatsApp Web si apre con un messaggio di invito precompilato
Invia il messaggio direttamente

Tracciamento WhatsApp

Gli ospiti a cui hai scritto su WhatsApp avranno uno sfondo verde tenue
Questo ti aiuta a monitorare chi ha ricevuto l'invito
Usa "Reset All Sent" per cancellare questa cronologia di tracciamento e ricominciare da capo

Esportare la tua lista degli invitati

Clicca "Download" nella barra degli strumenti della pagina Guests e scegli un formato: Excel (.xlsx) per ordinare e modificare, CSV (.csv) per importare in altri strumenti, oppure PDF (.pdf) per un documento pronto per la stampa.

Le esportazioni rispettano i filtri e l'ordinamento attivi. Qualsiasi cosa la tabella degli ospiti stia mostrando in questo momento è esattamente ciò che finisce nel file — le stesse righe, nello stesso ordine — così puoi scaricare solo VIP accettati o Ospiti autoregistrati senza numero di telefono. Vuoi l'intera lista? Clicca prima su Clear all.

I file prendono il nome dal tuo evento e dalla data di esportazione (ad es. my-wedding-guests-2026-07-09.xlsx), così più download non si sovrascrivono mai a vicenda.

Scarica come Excel (consigliato per i fogli di calcolo)

Clicca "Download" → Excel (.xlsx)
Il foglio Guests include tutte le informazioni degli invitati, le risposte, ogni campo personalizzato del tuo modulo di registrazione (ad es. ruolo, organizzazione, esigenze alimentari) come colonna a sé stante, e una colonna Tags — con la riga di intestazione bloccata e i filtri di colonna già attivi, così puoi ordinare e suddividere immediatamente per qualsiasi criterio
Un secondo foglio Summary mostra a colpo d'occhio le statistiche delle risposte: inviti totali, accettati, rifiutati, senza risposta, presenti e numero di ospiti confermati
Si apre correttamente in Excel, Google Sheets e Numbers indipendentemente dalle impostazioni regionali del tuo computer

Scarica come CSV

Clicca "Download" → CSV (.csv)
Il file include tutte le informazioni degli invitati, le risposte, i valori dei campi personalizzati e una colonna Tags (nomi dei tag separati da pipe — lo stesso formato accettato in importazione, così puoi far tornare i dati)
Quando Collect Guest Names è attivo, il CSV include anche una colonna Plus Ones subito dopo Guests — ogni accompagnatore non principale separato da pipe (ad es. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). La colonna viene omessa quando la raccolta dei nomi è disattivata, così la struttura del CSV resta prevedibile per gli eventi che non usano questa funzione. La stessa colonna compare anche nell'esportazione Excel
Se il CSV si apre con tutto in un'unica colonna in Excel, usa invece il formato Excel (.xlsx) — non è influenzato dalle impostazioni regionali del separatore di elenco

Scarica come PDF

Clicca "Download" → PDF (.pdf)
Viene generato un PDF formattato con il nome del tuo evento, la data e un riepilogo delle statistiche delle risposte
Il PDF include tutti i dettagli degli invitati in una tabella pulita, con una colonna Tags che mostra i nomi dei tag di ogni ospite come testo separato da virgole

Nota: i campi di registrazione personalizzati (ad es. ruolo, organizzazione) non sono inclusi nel layout fisso del PDF — scarica il formato Excel o CSV quando ti servono quelle colonne.

Quando Collect Guest Names è attivo, il PDF include anche:

Righe secondarie rientrate per ogni accompagnatore sotto l'invito principale, con il relativo nome individuale

Quando anche seating è in uso, ogni riga secondaria mostra inoltre il tavolo assegnato a quella persona in una nuova colonna Table.

Questo rende il PDF ideale per:

Stampare una lista invitati per la location o il personale all'ingresso
Condividerla con i fornitori (catering, wedding planner) che non usano fogli di calcolo
Avere una copia fisica di backup all'evento
Controllare a colpo d'occhio le assegnazioni dei tavoli

Gestione delle risposte degli ospiti

Modifica di una risposta

Se un ospite ti contatta per cambiare il proprio RSVP:

Fai clic sull'icona Edit (matita) per quell'ospite
Aggiorna il loro stato (Accepted, Declined)
Se necessario, modifica il numero di ospiti confermati
Salva le modifiche

Visualizzazione dei dettagli della risposta

Fai clic sull'icona View (occhio) per vedere:

Tutte le informazioni dell'ospite
La loro risposta RSVP
Eventuali commenti inviati
Le risposte ai campi personalizzati

Eliminazione degli ospiti

Per rimuovere un ospite:

Fai clic sull'icona Delete (cestino)
Conferma l'eliminazione

Per eliminare più ospiti contemporaneamente:

Seleziona gli ospiti usando le caselle di spunta
Fai clic su "Delete all (X)" per rimuovere gli ospiti selezionati

Stai agendo su una lista filtrata distribuita su più pagine? Quando più ospiti corrispondono ai tuoi filtri di quanti ne entrino nella pagina corrente, la barra degli strumenti di selezione mostra un pulsante "Select all N matching". Seleziona ogni ospite corrispondente su tutte le pagine, così Apply tags in blocco o l'eliminazione agiscono sull'intero insieme filtrato, non solo sulla pagina che vedi.

Suggerimenti per la gestione della lista invitati

Prima del tuo evento

Aggiungi tutti gli invitati prima di inviare gli inviti
Ricontrolla che i numeri di telefono siano in formato internazionale
Usa l’import CSV per liste grandi per risparmiare tempo
Imposta una lingua SMS appropriata per gli invitati internazionali

Monitorare le risposte

Controlla regolarmente il filtro Not Answered per fare follow-up
Usa il tracciamento WhatsApp per vedere chi ha ricevuto gli inviti
Esporta periodicamente la lista per monitorare i progressi

Fare follow-up

Per gli invitati che non hanno risposto, usa i pulsanti Copy, Busta o WhatsApp per inviare promemoria
Valuta l’uso della funzionalità SMS per promemoria in massa

Domande frequenti

D: C'è un limite al numero di ospiti che posso aggiungere? R: I limiti sugli ospiti dipendono dal tuo piano Fotify. Controlla i dettagli del tuo piano per i limiti specifici.

D: Posso aggiungere ospiti dopo aver inviato gli inviti? R: Sì! Puoi aggiungere nuovi ospiti in qualsiasi momento. Ricorda solo di inviare loro il link dell'invito.

D: Cosa succede se elimino un ospite che ha già risposto? R: La sua risposta viene rimossa definitivamente. Se prova a usare il vecchio link RSVP, non funzionerà più.

D: Posso cambiare manualmente lo stato RSVP di un ospite? R: Sì, usa il pulsante Edit per aggiornare manualmente lo stato di qualsiasi ospite, ad esempio quando chiama per confermare invece di usare il modulo online.

D: Perché non vedo il pulsante WhatsApp per alcuni ospiti? R: Il pulsante WhatsApp appare solo per gli ospiti che hanno un numero di telefono salvato. Aggiungi il loro numero di telefono per attivare questa funzione.

D: Qual è la differenza tra le colonne "Guests" e "Confirmed"? R: "Guests" indica quante persone hai invitato in quel gruppo. "Confirmed" indica quante l'ospite ha dichiarato che parteciperanno davvero quando ha risposto.

D: Ho ridotto il numero di ospiti di un invito e non è cambiato nulla. Perché? R: Controlla cosa ti aspettavi che cambiasse. L'invito in sé non scompare mai — ridurre il numero di ospiti cambia quante persone copre quell'invito, non quanti inviti hai, quindi il numero di righe e il totale "inviti" restano gli stessi. La colonna Guests di quella riga è ciò che avrebbe dovuto cambiare.

La colonna Confirmed si compila solo quando l'ospite risponde, quindi un gruppo che non ha ancora risposto mostra un trattino lì, indipendentemente da quanti ospiti gli assegni.

D: Non mi fa abbassare il numero di ospiti. Perché? R: Perché quell'invito include ancora persone con un nome. Il numero di ospiti e le persone devono coincidere, e non eliminiamo un ospite a cui hai dato un nome — o che hai già seduto — solo per far quadrare un numero, quindi la rimozione deve restare una tua decisione. Il messaggio indica chi sta bloccando l'operazione.

Rimuovi prima quella persona con il pulsante Persone di quella riga (Manage Names), poi abbassa il numero di ospiti. Se quella persona ha già un tavolo nella pagina Seating, rimuoverla ti chiederà una conferma, perché libera anche il suo posto. I segnaposto vuoti senza nome non bloccano nulla — quelli vengono rimossi automaticamente.

D: Posso importare ospiti da Google Contacts o da un'altra app? R: Esporta i tuoi contatti come file CSV dalla tua app dei contatti, poi formattalo secondo i requisiti CSV di Fotify e importalo.

D: Qual è la differenza tra l'esportazione CSV e quella PDF? R: Il CSV è ideale per il lavoro su foglio di calcolo — modifica, filtraggio e importazione in altri strumenti. Il PDF è un documento formattato e stampabile con l'intestazione del tuo evento e le statistiche di riepilogo, ideale da condividere con i fornitori o da stampare per il personale all'ingresso.

D: Il PDF include le assegnazioni dei tavoli e i nomi degli accompagnatori? R: I nomi degli accompagnatori appaiono come sotto-righe indentate sotto l'invito principale ogni volta che Collect Guest Names è attivo. Quando è in uso anche seating, il PDF aggiunge una colonna Table che mostra l'assegnazione del posto di ogni persona.

D: Posso cercare per nome di un accompagnatore? R: Sì — quando Collect Guest Names è attivo, la barra di ricerca trova anche i nomi degli accompagnatori. L'invito corrispondente si espande automaticamente così puoi vedere quale membro del gruppo corrisponde, con quel nome evidenziato. Comodo quando un ospite ti contatta e ricordi solo il nome di chi lo accompagna, non dell'invitato principale.

D: L'esportazione CSV include i nomi degli accompagnatori? R: Quando Collect Guest Names è attivo, il CSV aggiunge una colonna Plus Ones subito dopo Guests, elencando ogni membro del gruppo non principale separato da pipe. Quando la raccolta dei nomi è disattivata, la colonna viene omessa così la struttura del CSV resta coerente.

D: Come faccio a sapere a quali ospiti ho già inviato gli inviti? R: Gli ospiti contattati via WhatsApp mostrano uno sfondo verde, e gli ospiti a cui hai inviato dal tuo client di posta mostrano una busta color ambra. Entrambi vengono tracciati nel browser che hai usato, quindi non ti seguiranno su un altro dispositivo. Per gli inviti inviati da Fotify, le statistiche email sono il riferimento affidabile.

D: I miei ospiti dicono di non aver mai ricevuto l'invito. Cosa posso fare? R: Controlla prima le statistiche email per vedere se è stato consegnato — alcuni sistemi di posta aziendali accettano un'email e poi la archiviano nello spam, il che risulta come consegnata ma mai aperta. Quando un'intera azienda le sta filtrando, usa l'icona Busta per inviare l'invito di quell'ospite dalla tua casella di posta personale. Vedi Come inviare inviti via email per sapere come leggere le statistiche.

D: Gli ospiti possono rispondere RSVP senza essere prima aggiunti alla lista? R: Per gli inviti personalizzati, gli ospiti devono prima essere aggiunti alla tua lista per ricevere il loro link RSVP univoco. Tuttavia, se attivi la funzione Registration Form, gli ospiti possono autoregistrarsi usando un link pubblico — verranno aggiunti automaticamente alla tua lista invitati al completamento del modulo.

D: Cosa succede se carico un CSV con ospiti duplicati? R: Ogni riga del file diventa un nuovo ospite — l’importazione non verifica se l’ospite esiste già, quindi caricare due volte lo stesso file crea ogni ospite due volte. Se succede, filtra l’elenco (ad esempio per il tag usato nell’importazione) e usa l’eliminazione in blocco per rimuovere le copie in eccesso, poi carica solo le righe nuove.

D: Posso importare ospiti con i tag già applicati? R: Sì. Aggiungi una colonna Tags al tuo CSV con i nomi dei tag separati da pipe (ad es. Family|VIP). Qualsiasi tag che non esiste ancora per l'evento viene creato automaticamente con un colore predefinito. Flusso completo: vedi l'articolo sui Tag ospite.

D: I tag sono inclusi quando esporto gli ospiti? R: Sì — sia l'esportazione CSV (nomi separati da pipe) sia l'esportazione PDF (elenco separato da virgole in una colonna Tags) includono ogni tag applicato all'ospite. Puoi reimportare il CSV per ripristinare i tag.

D: Come faccio a taggare molti ospiti in una volta? R: Usa le caselle di spunta per selezionare gli ospiti che vuoi, poi fai clic su "Apply tags" nella barra degli strumenti di selezione. Puoi aggiungere, rimuovere o sostituire i tag su tutti gli ospiti selezionati con un solo clic.

D: Posso filtrare per più di uno stato alla volta? R: Sì. Il filtro sullo stato è a selezione multipla — fai clic su tutti i chip che vuoi. Ad esempio, seleziona Accepted + Attended per vedere tutti quelli che arrivano, oppure Not Answered + Declined per vedere tutti quelli ancora da sollecitare. Lo stato si combina con i tag, la ricerca e le dimensioni di More filters.

D: Come copio solo il link di un ospite senza tutto il messaggio? R: Fai clic sull'icona Link nella colonna Actions. Copia solo l'URL RSVP nudo — senza saluto né testo del modello — così puoi incollarlo in un invito a calendario, una storia o una chat. L'icona Copy normale continua a copiare il messaggio personalizzato completo.

D: Posso filtrare in base al fatto che un ospite abbia un'email o un telefono? R: Sì. Apri More filters e attiva Has email o Has phone. Comodo appena prima di un invio via email o WhatsApp, così vedi solo gli ospiti che puoi effettivamente raggiungere.

D: Posso distinguere gli ospiti autoregistrati da quelli che ho aggiunto io? R: Sì. In More filters, imposta Source su Self-registered (registrati tramite un link di registrazione) oppure Added by me.

D: L'esportazione CSV/PDF include solo gli ospiti che ho filtrato? R: Sì — le esportazioni rispettano i filtri attivi, quindi il file contiene esattamente ciò che la lista sta mostrando. Fai clic prima su Clear all se vuoi esportare tutti.