Come gestire la tua lista invitati

La scheda Guests nella tua dashboard RSVP è il punto in cui aggiungi, gestisci e monitori tutti i partecipanti al tuo evento. Che tu stia aggiungendo invitati uno per uno o importandone centinaia da un foglio di calcolo, Fotify rende semplice mantenere la lista invitati organizzata.

Accesso alla lista invitati

Vai alla dashboard del tuo evento su dashboard.fotify.app
Seleziona il tuo evento e fai clic su "RSVP" nella barra laterale
Fai clic sulla scheda "Guests"

Se non hai ancora creato un invito RSVP, consulta prima Come creare il tuo invito RSVP.

Vedrai la tua lista invitati completa con gli stati di risposta e i pulsanti di azione.

Comprendere la lista invitati

Filtri di stato

Filtra gli invitati in base allo stato della risposta usando le schede in alto:

Filtro	Descrizione
All	Tutti gli invitati nella tua lista
Accepted	Invitati che hanno confermato la partecipazione
Declined	Invitati che non possono partecipare
Not Answered	Invitati che non hanno ancora risposto
Attended	Invitati che hanno effettuato il check-in all’evento (quando la presenza via QR è abilitata)

Colonne delle informazioni invitato

La tabella mostra le informazioni principali per ogni invitato:

Name - Nome completo dell’invitato
Email - Indirizzo email (se fornito)
Cellphone - Numero di telefono per SMS/WhatsApp
Guests - Numero di persone nel loro gruppo (incluse le plus-one)
Confirmed - Quante persone hanno confermato che parteciperanno
Status - La risposta RSVP (Accepted, Declined, Not Answered)
Tags - Chip colorati che mostrano i tag invitato applicati a questo invitato. Fai clic sul pulsante + Add tag nella riga per aggiungere o rimuovere tag direttamente
Registered - Quando l’invitato è stato aggiunto o si è registrato autonomamente
Actions - Pulsanti di azione rapida

Ordinamento e ricerca

Search - Usa la barra di ricerca per trovare invitati per nome o email
Sort - Fai clic su qualsiasi intestazione di colonna per ordinare la lista (ad es. per nome, stato)

Filtrare e taggare gli invitati

Il sistema di tag di Fotify ti permette di etichettare gli invitati (ad es. "Family", "VIP", "Work") e di filtrarli in base a tali etichette. I dettagli completi sono nell’articolo Guest Tags; qui trovi come i tag compaiono nella lista invitati.

La riga di filtro tag

Sopra ai filtri di stato vedrai una riga etichettata "Filter by tags". Contiene:

Un chip per ogni tag che hai creato (fai clic per attivarlo/disattivarlo come filtro)
Un chip tratteggiato "+ New tag" che apre il gestore dei tag, così puoi crearne uno direttamente
Un pulsante "Manage tags" a destra (rinomina colori, modifica o elimina i tag esistenti)
Quando sono attivi due o più chip tag, un selettore Any / All controlla se il filtro trova invitati con uno qualsiasi dei tag selezionati oppure con tutti i tag selezionati

Quando un filtro tag è attivo, la lista invitati mostra solo gli invitati corrispondenti. Fai clic di nuovo sullo stesso chip per rimuovere il filtro, oppure usa "Clear tag filter" per azzerare tutti i filtri tag in una sola volta.

Assegnare tag agli invitati direttamente

Su qualsiasi riga invitato (tabella desktop o scheda mobile), fai clic sul pulsante + Add tag nella colonna Tags. Apparirà un menu a tendina con tutti i tag dell’evento; fai clic per attivare/disattivare, poi Save. I tag già presenti sull’invitato compaiono come chip colorati accanto al pulsante.

Tag in blocco per invitati selezionati

Per taggare (o rimuovere i tag) a molti invitati contemporaneamente:

Seleziona gli invitati usando le caselle di controllo a sinistra di ogni riga
Nella barra degli strumenti di selezione che appare, fai clic su "Apply tags"
Scegli una modalità — Add, Remove o Replace
Seleziona i tag desiderati, quindi fai clic sul pulsante verde Save

Add aggiunge i tag selezionati a ogni invitato, oltre a quelli già presenti
Remove rimuove i tag selezionati da ogni invitato
Replace elimina i tag attuali e imposta esattamente l’elenco selezionato

Aggiungere invitati singolarmente

Per aggiungere un singolo invitato:

Fai clic sul pulsante "Add Guest"
Compila i dati dell’invitato:
- Name - Nome dell’invitato (obbligatorio)
- Last Name - Cognome dell’invitato
- Email - Indirizzo email per inviti digitali
- Cellphone - Numero di telefono in formato internazionale con + (ad es. +14155551234)
- Number of Guests - Quante persone nel loro gruppo (predefinito: 1)
- SMS Language - Sovrascrive la lingua predefinita per i messaggi SMS di questo invitato
Fai clic su "Add Guest"

Formato del numero di telefono

Perché le funzionalità SMS e WhatsApp funzionino, i numeri di telefono devono essere nel formato internazionale E.164:

Inizia con + seguito dal prefisso internazionale
Niente spazi, trattini o parentesi
Esempi: +14155551234 (USA), +34612345678 (Spagna), +4915112345678 (Germania)

Importazione di più ospiti (caricamento CSV)

Per elenchi di invitati numerosi, importali tutti in una volta utilizzando un file CSV.

Come importare

Fai clic su "Upload Guest List"
Prepara il tuo file CSV con il formato richiesto (vedi sotto)
Trascina e rilascia il file, oppure fai clic per selezionarlo
Fai clic su "Upload Guest List"

Formato CSV

Il tuo file CSV deve includere queste colonne:

Column	Required	Description
Name	Yes	Nome dell’ospite
LastName	No	Cognome dell’ospite (può essere vuoto)
Email	No	Indirizzo email (può essere vuoto)
Phone	No	Numero di telefono in formato E.164 con + e prefisso paese
Guests	No	Numero di ospiti nel gruppo (predefinito: 1)
Locale	No	Codice lingua per SMS ed email (en, es, fr, de, it, pt, ecc.). `SmsLocale` e `MessagingLocale` sono ancora accettati per retrocompatibilità
Tags	No	Nomi dei tag da applicare a questo ospite, separati da `\|` (pipe). I tag mancanti vengono creati automaticamente
DisplayAlias	No	Nome visualizzato usato nei messaggi al posto di `Name + LastName` (ad es. "Adam & Susan", "The Smith Family"). Utile per coppie, famiglie e gruppi
IsPlural	No	Imposta su `true` (o `yes` / `1`) quando l’invito è per più persone, così i messaggi usano la forma plurale nelle lingue supportate (svedese, spagnolo, francese, italiano, portoghese, olandese, polacco, arabo, ebraico, danese). Predefinito: `false`

Esempio di CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

Suggerimenti per l’importazione CSV

Fai clic su "Download Example" per ottenere un file modello
Email e telefono sono facoltativi: lasciali vuoti se non disponibili
Lingue di messaggistica supportate: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
Se Locale è vuoto, l’ospite riceve SMS ed email nella lingua predefinita del tuo evento
Colonna Tags: separa più tag con | (ad es. Family|VIP). Qualsiasi nome tag che non esiste ancora per l’evento viene creato automaticamente con un colore predefinito — potrai cambiare il colore in seguito in Manage tags
DisplayAlias: se impostato, questo nome viene usato negli SMS, nelle email e nella pagina RSVP (sostituisce anche {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} e {{FULLNAME}} nei modelli di messaggio personalizzati). Lascialo vuoto per usare il normale Name + LastName
IsPlural: è rilevante solo nelle lingue che distinguono singolare/plurale alla 2ª persona — ad esempio in svedese "du är inbjuden" (singolare) diventa "ni är inbjudna" (plurale). In inglese, tedesco, russo e in altre lingue senza questa distinzione, il campo viene ignorato

Pulsanti azione per invitato

Ogni riga invitato ha pulsanti di azione per una gestione rapida:

Icona	Azione	Descrizione
Pencil	Edit	Modifica i dettagli dell’invitato (nome, email, telefono, invitati, stato)
Eye	View	Visualizza tutte le informazioni dell’invitato senza apportare modifiche
Copy	Copy Message	Copia l’invito personalizzato con il nome dell’invitato e il link RSVP univoco
Envelope	Email	Apre il client email con l’invito precompilato (se l’email è stata fornita)
WhatsApp	WhatsApp	Apre WhatsApp Web con un messaggio precompilato (se il telefono è stato fornito)
Trash	Delete	Rimuove l’invitato dalla lista (richiede conferma)

Visualizzazione mobile

Sui dispositivi mobili, i pulsanti di azione sono accessibili tramite un menu (tre puntini) in basso a destra di ogni scheda invitato.

Inviare gli inviti agli invitati

Dopo aver aggiunto gli invitati, devi inviare loro i link RSVP personalizzati.

Opzione 1: Copia e incolla

Fai clic sull’icona Copy per un invitato
Il messaggio personalizzato (con il loro nome e link univoco) viene copiato
Incollalo in un’email, SMS o app di messaggistica a tua scelta

Opzione 2: WhatsApp diretto

Fai clic sull’icona WhatsApp (visibile solo per invitati con numero di telefono)
Si apre WhatsApp Web con un messaggio d’invito precompilato
Invia il messaggio direttamente

Tracciamento WhatsApp

Gli invitati a cui hai scritto su WhatsApp avranno uno sfondo verde tenue
Questo ti aiuta a tenere traccia di chi ha ricevuto l’invito
Usa "Reset All Sent" per cancellare questa cronologia di tracciamento e ricominciare da zero

Esportare la lista degli invitati

Puoi esportare l’intera lista degli invitati in due formati: CSV per i fogli di calcolo oppure PDF per un documento pronto da stampare.

Scarica come CSV

Fai clic su "Download CSV" nella barra degli strumenti della scheda Guests
Il file include tutte le informazioni sugli invitati, le risposte, i valori dei campi personalizzati e una colonna Tags (nomi dei tag separati da pipe — lo stesso formato accettato in importazione, così puoi esportare e reimportare i dati senza perdere informazioni)
Apri il file in Excel, Google Sheets o qualsiasi applicazione per fogli di calcolo

Scarica come PDF

Fai clic su "Download PDF" nella barra degli strumenti della scheda Guests
Viene generato un PDF formattato con il nome dell’evento, la data e un riepilogo delle statistiche delle risposte
Il PDF include tutti i dettagli degli invitati in una tabella pulita, con una colonna Tags che mostra i nomi dei tag di ciascun invitato come testo separato da virgole

Quando Collect Guest Names è abilitato, il PDF include anche:

Sotto-righe rientrate per ogni invitato plus-one sotto l’invito principale, con il relativo nome individuale

Quando è abilitato anche Table Management, ogni sotto-riga mostra inoltre il tavolo assegnato a quella persona in una nuova colonna Table.

Questo rende il PDF ideale per:

Stampare una lista invitati per la location o per il personale all’ingresso
Condividerla con fornitori (catering, wedding/event planner) che non usano fogli di calcolo
Avere un backup cartaceo durante l’evento
Controllare a colpo d’occhio le assegnazioni dei tavoli

Gestire le risposte degli invitati

Modificare una risposta

Se un invitato ti contatta per cambiare la sua RSVP:

Fai clic sull’icona Edit (matita) per quell’invitato
Aggiorna lo stato (Accepted, Declined)
Se necessario, regola il numero di invitati confermati
Salva le modifiche

Visualizzare i dettagli della risposta

Fai clic sull’icona View (occhio) per vedere:

Informazioni complete dell’invitato
La loro risposta RSVP
Eventuali commenti inviati
Le risposte ai campi personalizzati

Eliminare invitati

Per rimuovere un invitato:

Fai clic sull’icona Delete (cestino)
Conferma l’eliminazione

Per eliminare più invitati:

Seleziona gli invitati usando le caselle di controllo
Fai clic su "Delete all (X)" per rimuovere gli invitati selezionati

Suggerimenti per la gestione della lista invitati

Prima del tuo evento

Aggiungi tutti gli invitati prima di inviare gli inviti
Ricontrolla che i numeri di telefono siano in formato internazionale
Usa l’import CSV per liste grandi per risparmiare tempo
Imposta una lingua SMS appropriata per gli invitati internazionali

Monitorare le risposte

Controlla regolarmente il filtro Not Answered per fare follow-up
Usa il tracciamento WhatsApp per vedere chi ha ricevuto gli inviti
Esporta periodicamente la lista per monitorare i progressi

Fare follow-up

Per gli invitati che non hanno risposto, usa i pulsanti Copy o WhatsApp per inviare promemoria
Valuta l’uso della funzionalità SMS per promemoria in massa

Domande frequenti

D: Esiste un limite al numero di invitati che posso aggiungere? R: I limiti dipendono dal tuo piano Fotify. Verifica i dettagli del tuo piano per i limiti specifici.

D: Posso aggiungere invitati dopo aver inviato gli inviti? R: Sì! Puoi aggiungere nuovi invitati in qualsiasi momento. Ricorda solo di inviare loro il link dell’invito.

D: Cosa succede se elimino un invitato che ha già risposto? R: La sua risposta viene rimossa in modo permanente. Se prova a usare il vecchio link RSVP, non funzionerà più.

D: Posso modificare manualmente lo stato RSVP di un invitato? R: Sì, usa il pulsante Edit per aggiornare manualmente lo stato di qualsiasi invitato, ad esempio quando confermano telefonicamente invece di usare il modulo online.

D: Perché non vedo il pulsante WhatsApp per alcuni invitati? R: Il pulsante WhatsApp appare solo per gli invitati per cui è stato salvato un numero di telefono. Aggiungi il loro numero per abilitare questa funzione.

D: Qual è la differenza tra le colonne "Guests" e "Confirmed"? R: "Guests" indica quante persone hai invitato in quel gruppo. "Confirmed" indica quante persone l’invitato ha dichiarato che parteciperanno effettivamente quando ha risposto.

D: Posso importare invitati da Google Contatti o da un’altra app? R: Esporta i contatti come file CSV dalla tua app contatti, poi formattalo in modo che corrisponda ai requisiti CSV di Fotify e importalo.

D: Qual è la differenza tra l’esportazione CSV e PDF? R: Il CSV è ideale per lavorare in un foglio di calcolo — modificare, filtrare e importare in altri strumenti. Il PDF è un documento formattato e stampabile con intestazione dell’evento e statistiche riepilogative, ideale da condividere con i fornitori o da stampare per il personale all’ingresso durante l’evento.

D: Il PDF include le assegnazioni dei tavoli e i nomi dei plus-one? R: I nomi dei plus-one compaiono come sotto-righe rientrate sotto l’invito principale ogni volta che Collect Guest Names è abilitato. Quando anche Table Management è attivo, il PDF aggiunge una colonna Table che mostra l’assegnazione del posto per ogni persona.

D: Come faccio a sapere a quali invitati ho già inviato gli inviti? R: Gli invitati contattati tramite WhatsApp hanno uno sfondo verde. Per altri metodi, valuta l’uso della SMS Language o di un sistema di note per tenerne traccia.

D: Gli invitati possono confermare (RSVP) senza essere stati prima aggiunti alla lista? R: Per gli inviti personalizzati, gli invitati devono essere prima aggiunti alla tua lista per ricevere il loro link RSVP univoco. Tuttavia, se abiliti la funzione Registration Form feature, gli invitati possono registrarsi autonomamente tramite un link pubblico: verranno aggiunti automaticamente alla tua lista invitati quando completano il modulo.

D: Cosa succede se carico un CSV con invitati duplicati? R: Il sistema ti notificherà i duplicati. Potrai scegliere se saltarli oppure aggiornare le voci esistenti.

D: Posso importare invitati con i tag già applicati? R: Sì. Aggiungi una colonna Tags al tuo CSV con nomi dei tag separati da pipe (ad es., Family|VIP). Qualsiasi tag che non esiste ancora per l’evento viene creato automaticamente con un colore predefinito. Flusso completo: vedi l’articolo Guest Tags article.

D: I tag sono inclusi quando esporto gli invitati? R: Sì — sia l’esportazione CSV (nomi separati da pipe) sia l’esportazione PDF (elenco separato da virgole in una colonna Tags) includono tutti i tag applicati all’invitato. Puoi reimportare il CSV per ripristinare i tag.

D: Come faccio ad applicare tag a molti invitati contemporaneamente? R: Usa le caselle di selezione per selezionare gli invitati desiderati, poi fai clic su "Apply tags" nella barra degli strumenti di selezione. Puoi aggiungere, rimuovere o sostituire i tag per tutti gli invitati selezionati con un solo clic.