Come gestire la tua lista invitati

La scheda Guests nella tua dashboard RSVP è il punto in cui aggiungi, gestisci e monitori tutti i partecipanti al tuo evento. Che tu stia aggiungendo invitati uno per uno o importandone centinaia da un foglio di calcolo, Fotify rende semplice mantenere la lista invitati organizzata.

Accesso alla lista invitati

Vai alla dashboard del tuo evento su dashboard.fotify.app
Seleziona il tuo evento e fai clic su "RSVP" nella barra laterale
Fai clic sulla scheda "Guests"

Se non hai ancora creato un invito RSVP, consulta prima Come creare il tuo invito RSVP.

Vedrai la tua lista invitati completa con gli stati di risposta e i pulsanti di azione.

Understanding the Guest List

Filtering Guests

All filtering lives in one filter bar at the top of the Guests tab. Every filter combines (AND), so you can stack them to answer precise questions like "VIPs who haven't answered and have a phone number."

Status is a set of chips, and it's multi-select — click as many as you like:

Chip	Shows
All	Every guest on your list (clears the status filter)
Accepted	Guests who confirmed they're attending
Declined	Guests who can't attend
Not Answered	Guests who haven't responded yet
Attended	Guests who checked in at the event (when QR attendance is enabled)

Because status is multi-select, you can show Accepted + Attended together (everyone who's coming) or Not Answered + Declined together (everyone still to chase). Each chip shows a live count.

More filters (the slider button) opens extra dimensions:

Source — Added by me (you added them) vs Self-registered (they signed up through a registration link)
Party size — Solo (just the one person) vs Group (2+ people with plus-ones)
Has email / Has phone — only guests you can actually email or message, handy right before a send

Every active filter shows as a removable chip on a summary row, with a Clear all button and a live "X of Y matching" count, so you always know exactly what slice you're looking at.

Guest Information Columns

The table displays key information for each guest:

Name - Guest's full name
Email - Email address (if provided)
Cellphone - Phone number for SMS/WhatsApp
Guests - Number of people in their party (including plus-ones)
Confirmed - How many people they confirmed are attending
Status - Their RSVP response (Accepted, Declined, Not Answered)
Tags - Colored chips showing the guest tags applied to this guest. Click the + Add tag button on the row to attach or remove tags inline
Registered - When the guest was added or self-registered
Actions - Quick action buttons

Sorting and Searching

Search - Use the search bar to find guests by name, email, phone, or — when Collect Guest Names is on — a plus-one's name. If a plus-one matches, that invitation auto-expands and the matched name is highlighted
Sort - Click any column header to sort the list (e.g., by name, status)

Viewing Plus-One Names (when Guest Names is on)

When you've enabled Collect Guest Names (or Table Management, which includes it), parties of 2 or more show a chevron next to the main name. Click it to expand the row and reveal each plus-one as an indented sub-row beneath the main invitation:

Every named guest shows with a "+1" badge (or "Main guest" for the primary)
A pencil icon on each sub-row jumps straight to editing that specific name
If a party has fewer names than its declared size, you'll see a "N names not provided yet" placeholder with an Add names link
During search, rows containing a matching plus-one auto-expand so the match is visible at a glance — you can still collapse manually and your choice is remembered until you clear the search

Filtering & Tagging Guests

Fotify's tag system lets you label guests (e.g., "Family", "VIP", "Work") and filter on them. Full details live in the Guest Tags article; here's how tags show up in the guest list.

The tag filter row

The filter bar includes a Tags row. It contains:

A chip for every tag you've created (click to toggle it on/off as a filter)
A dashed "+ New tag" chip that opens the tag manager so you can create one inline
A "Manage tags" button on the right (rename colors, edit, or delete existing tags)
When two or more tag chips are active, an Any / All segmented toggle controls whether the filter matches guests with any of the selected tags or all of them

When a tag filter is active, the guest list only shows matching guests. Click the same chip again to remove that one tag, or use Clear all to reset every filter at once. Tag filters stack with the status chips, search, and the More filters dimensions.

Tagging guests inline

On any guest row (desktop table or mobile card), click the + Add tag button in the Tags column. A dropdown appears with every tag for the event; click to toggle, then Save. Existing tags on the guest show as colored chips next to the button.

Bulk-tagging selected guests

To tag (or untag) many guests at once:

Select guests using the checkboxes on the left of each row
In the selection toolbar that appears, click "Apply tags"
Pick a mode — Add, Remove, or Replace
Tick the tags you want, then click the green Save button

Add attaches the selected tags to every guest, on top of their existing ones
Remove strips the selected tags from every guest
Replace wipes their current tags and sets exactly the selected list

Aggiungere invitati singolarmente

Per aggiungere un singolo invitato:

Fai clic sul pulsante "Add Guest"
Compila i dati dell’invitato:
- Name - Nome dell’invitato (obbligatorio)
- Last Name - Cognome dell’invitato
- Email - Indirizzo email per inviti digitali
- Cellphone - Numero di telefono in formato internazionale con + (ad es. +14155551234)
- Number of Guests - Quante persone nel loro gruppo (predefinito: 1)
- SMS Language - Sovrascrive la lingua predefinita per i messaggi SMS di questo invitato
Fai clic su "Add Guest"

Formato del numero di telefono

Perché le funzionalità SMS e WhatsApp funzionino, i numeri di telefono devono essere nel formato internazionale E.164:

Inizia con + seguito dal prefisso internazionale
Niente spazi, trattini o parentesi
Esempi: +14155551234 (USA), +34612345678 (Spagna), +4915112345678 (Germania)

Importazione di più ospiti (caricamento CSV)

Per elenchi di invitati numerosi, importali tutti in una volta utilizzando un file CSV.

Come importare

Fai clic su "Upload Guest List"
Prepara il tuo file CSV con il formato richiesto (vedi sotto)
Trascina e rilascia il file, oppure fai clic per selezionarlo
Fai clic su "Upload Guest List"

Formato CSV

Il tuo file CSV deve includere queste colonne:

Column	Required	Description
Name	Yes	Nome dell’ospite
LastName	No	Cognome dell’ospite (può essere vuoto)
Email	No	Indirizzo email (può essere vuoto)
Phone	No	Numero di telefono in formato E.164 con + e prefisso paese
Guests	No	Numero di ospiti nel gruppo (predefinito: 1)
Locale	No	Codice lingua per SMS ed email (en, es, fr, de, it, pt, ecc.). `SmsLocale` e `MessagingLocale` sono ancora accettati per retrocompatibilità
Tags	No	Nomi dei tag da applicare a questo ospite, separati da `\|` (pipe). I tag mancanti vengono creati automaticamente
DisplayAlias	No	Nome visualizzato usato nei messaggi al posto di `Name + LastName` (ad es. "Adam & Susan", "The Smith Family"). Utile per coppie, famiglie e gruppi
IsPlural	No	Imposta su `true` (o `yes` / `1`) quando l’invito è per più persone, così i messaggi usano la forma plurale nelle lingue supportate (svedese, spagnolo, francese, italiano, portoghese, olandese, polacco, arabo, ebraico, danese). Predefinito: `false`

Esempio di CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

Suggerimenti per l’importazione CSV

Fai clic su "Download Example" per ottenere un file modello
Email e telefono sono facoltativi: lasciali vuoti se non disponibili
Lingue di messaggistica supportate: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
Se Locale è vuoto, l’ospite riceve SMS ed email nella lingua predefinita del tuo evento
Colonna Tags: separa più tag con | (ad es. Family|VIP). Qualsiasi nome tag che non esiste ancora per l’evento viene creato automaticamente con un colore predefinito — potrai cambiare il colore in seguito in Manage tags
DisplayAlias: se impostato, questo nome viene usato negli SMS, nelle email e nella pagina RSVP (sostituisce anche {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} e {{FULLNAME}} nei modelli di messaggio personalizzati). Lascialo vuoto per usare il normale Name + LastName
IsPlural: è rilevante solo nelle lingue che distinguono singolare/plurale alla 2ª persona — ad esempio in svedese "du är inbjuden" (singolare) diventa "ni är inbjudna" (plurale). In inglese, tedesco, russo e in altre lingue senza questa distinzione, il campo viene ignorato

Guest Action Buttons

Each guest row has action buttons for quick management:

Icon	Action	Description
Pencil	Edit	Modify guest details (name, email, phone, guests, status)
Eye	View	See all guest information without making changes
Copy	Copy Message	Copy the personalized invitation message (guest's name + unique RSVP link, from your template)
Link	Copy Invite Link	Copy just the guest's RSVP link — no message text — ready to paste anywhere
Envelope	Email	Open email client with pre-filled invitation (if email provided)
WhatsApp	WhatsApp	Open WhatsApp Web with pre-filled message (if phone provided)
People	Manage Names	Add or edit plus-one names (shown when Guest Names or Table Management is on)
Trash	Delete	Remove guest from list (requires confirmation)

Copy Message vs. Copy Invite Link: Copy gives you the full personalized message (greeting + link + any template text), ideal for pasting into a chat. The Link icon copies only the bare URL, perfect for a calendar invite, an Instagram story, or anywhere a full message would be too much.

Mobile View

On mobile devices, action buttons are accessible through a menu (three dots) at the bottom right of each guest card.

Sending Invitations to Guests

After adding guests, you need to send them their personalized RSVP links.

Option 1: Copy and Paste

Click the Copy icon for a guest
The personalized message (with their name and unique link) is copied
Paste into email, text message, or messaging app of your choice

Option 1b: Copy Just the Link

Click the Link icon for a guest
Only the bare RSVP link is copied — no message text
Paste it into a calendar invite, an Instagram story, a group chat, or anywhere a full message would be overkill

Option 2: WhatsApp Direct

Click the WhatsApp icon (only visible for guests with phone numbers)
WhatsApp Web opens with a pre-filled invitation message
Send the message directly

WhatsApp Tracking

Guests you've messaged on WhatsApp will have a subtle green background
This helps you track who has received their invitation
Use "Reset All Sent" to clear this tracking history and start fresh

Esportare la tua lista degli invitati

Clicca "Download" nella barra degli strumenti della scheda Ospiti e scegli un formato: Excel (.xlsx) per ordinare e modificare, CSV (.csv) per importare in altri strumenti, oppure PDF (.pdf) per un documento pronto per la stampa.

Le esportazioni rispettano i filtri e l'ordinamento attivi. Qualsiasi cosa la tabella degli ospiti stia mostrando in questo momento è esattamente ciò che finisce nel file — le stesse righe, nello stesso ordine — così puoi scaricare solo VIP accettati o Ospiti autoregistrati senza numero di telefono. Vuoi l'intera lista? Clicca prima su Clear all.

I file prendono il nome dal tuo evento e dalla data di esportazione (ad es. my-wedding-guests-2026-07-09.xlsx), così più download non si sovrascrivono mai a vicenda.

Download as Excel (consigliato per i fogli di calcolo)

Clicca "Download" → Excel (.xlsx)
Il foglio Guests include tutte le informazioni degli invitati, le risposte, ogni campo personalizzato del tuo modulo di registrazione (ad es. ruolo, organizzazione, esigenze alimentari) come colonna a sé stante, e una colonna Tags — con la riga di intestazione bloccata e i filtri di colonna già attivi, così puoi ordinare e suddividere immediatamente per qualsiasi criterio
Un secondo foglio Summary mostra a colpo d'occhio le statistiche delle risposte: inviti totali, accettati, rifiutati, senza risposta, presenti e numero di ospiti confermati
Si apre correttamente in Excel, Google Sheets e Numbers indipendentemente dalle impostazioni regionali del tuo computer

Download as CSV

Clicca "Download" → CSV (.csv)
Il file include tutte le informazioni degli invitati, le risposte, i valori dei campi personalizzati e una colonna Tags (nomi dei tag separati da pipe — lo stesso formato accettato in importazione, così puoi far tornare i dati)
Quando Collect Guest Names è attivo, il CSV include anche una colonna Plus Ones subito dopo Guests — ogni accompagnatore non principale separato da pipe (ad es. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). La colonna viene omessa quando la raccolta dei nomi è disattivata, così la struttura del CSV resta prevedibile per gli eventi che non usano questa funzione. La stessa colonna compare anche nell'esportazione Excel
Se il CSV si apre con tutto in un'unica colonna in Excel, usa invece il formato Excel (.xlsx) — non è influenzato dalle impostazioni regionali del separatore di elenco

Download as PDF

Clicca "Download" → PDF (.pdf)
Viene generato un PDF formattato con il nome del tuo evento, la data e un riepilogo delle statistiche delle risposte
Il PDF include tutti i dettagli degli invitati in una tabella pulita, con una colonna Tags che mostra i nomi dei tag di ogni ospite come testo separato da virgole

Nota: i campi di registrazione personalizzati (ad es. ruolo, organizzazione) non sono inclusi nel layout fisso del PDF — scarica il formato Excel o CSV quando ti servono quelle colonne.

Quando Collect Guest Names è attivo, il PDF include anche:

Righe secondarie rientrate per ogni accompagnatore sotto l'invito principale, con il relativo nome individuale

Quando anche Table Management è attivo, ogni riga secondaria mostra inoltre il tavolo assegnato a quella persona in una nuova colonna Table.

Questo rende il PDF ideale per:

Stampare una lista invitati per la location o il personale all'ingresso
Condividerla con i fornitori (catering, wedding planner) che non usano fogli di calcolo
Avere una copia fisica di backup all'evento
Controllare a colpo d'occhio le assegnazioni dei tavoli

Managing Guest Responses

Editing a Response

If a guest contacts you to change their RSVP:

Click the Edit (pencil) icon for that guest
Update their status (Accepted, Declined)
Adjust the number of confirmed guests if needed
Save changes

Viewing Response Details

Click the View (eye) icon to see:

Full guest information
Their RSVP response
Any comments they submitted
Custom field responses

Deleting Guests

To remove a guest:

Click the Delete (trash) icon
Confirm the deletion

To delete multiple guests:

Select guests using the checkboxes
Click "Delete all (X)" to remove selected guests

Acting on a filtered list across pages? When more guests match your filters than fit on the current page, the selection toolbar shows a "Select all N matching" button. It selects every matching guest across all pages, so bulk Apply tags or delete acts on the whole filtered set, not just the page you can see.

Suggerimenti per la gestione della lista invitati

Prima del tuo evento

Aggiungi tutti gli invitati prima di inviare gli inviti
Ricontrolla che i numeri di telefono siano in formato internazionale
Usa l’import CSV per liste grandi per risparmiare tempo
Imposta una lingua SMS appropriata per gli invitati internazionali

Monitorare le risposte

Controlla regolarmente il filtro Not Answered per fare follow-up
Usa il tracciamento WhatsApp per vedere chi ha ricevuto gli inviti
Esporta periodicamente la lista per monitorare i progressi

Fare follow-up

Per gli invitati che non hanno risposto, usa i pulsanti Copy o WhatsApp per inviare promemoria
Valuta l’uso della funzionalità SMS per promemoria in massa

Frequently Asked Questions

Q: Is there a limit to how many guests I can add? A: Guest limits depend on your Fotify plan. Check your plan details for specific limits.

Q: Can I add guests after sending invitations? A: Yes! You can add new guests at any time. Just remember to send them their invitation link.

Q: What happens if I delete a guest who already responded? A: Their response is permanently removed. If they try to use their old RSVP link, it will no longer work.

Q: Can I change a guest's RSVP status manually? A: Yes, use the Edit button to manually update any guest's status, such as when they call to confirm instead of using the online form.

Q: Why can't I see the WhatsApp button for some guests? A: The WhatsApp button only appears for guests who have a phone number saved. Add their phone number to enable this feature.

Q: What's the difference between "Guests" and "Confirmed" columns? A: "Guests" is how many people you invited in that party. "Confirmed" is how many the guest said are actually attending when they responded.

Q: Can I import guests from Google Contacts or another app? A: Export your contacts as a CSV file from your contact app, then format it to match Fotify's CSV requirements and import it.

Q: What's the difference between the CSV and PDF export? A: CSV is best for spreadsheet work — editing, filtering, and importing into other tools. PDF is a formatted, printable document with your event header and summary stats, ideal for sharing with vendors or printing for door staff at the event.

Q: Does the PDF include table assignments and plus-one names? A: Plus-one names appear as indented sub-rows beneath the main invitation whenever Collect Guest Names is enabled. When Table Management is also on, the PDF adds a Table column showing each person's individual seat assignment.

Q: Can I search by a plus-one's name? A: Yes — when Collect Guest Names is on, the search bar matches plus-one names too. The matching invitation auto-expands so you can see which party member matched, with that name highlighted. This is handy when a guest contacts you and you only remember the name of who's coming with them, not the main invitee.

Q: Does the CSV export include plus-one names? A: When Collect Guest Names is enabled, the CSV adds a Plus Ones column right after Guests, listing each non-main party member pipe-separated. When name capture is off, the column is omitted so the CSV shape stays consistent.

Q: How do I know which guests I've already sent invitations to? A: Guests contacted via WhatsApp show a green background. For other methods, consider using the SMS Language or a notes system to track.

Q: Can guests RSVP without being added to the list first? A: For personalized invitations, guests must be added to your list first to receive their unique RSVP link. However, if you enable the Registration Form feature, guests can self-register using a public link - they'll be automatically added to your guest list when they complete the form.

Q: What happens if I upload a CSV with duplicate guests? A: The system will notify you of duplicates. You can choose to skip them or update existing entries.

Q: Can I import guests with tags already applied? A: Yes. Add a Tags column to your CSV with pipe-separated tag names (e.g., Family|VIP). Any tag that doesn't already exist for the event is created automatically with a default color. Full workflow: see the Guest Tags article.

Q: Are tags included when I export guests? A: Yes — both the CSV export (pipe-separated names) and the PDF export (comma-separated list in a Tags column) include every tag applied to the guest. You can re-import the CSV to restore tags.

Q: How do I tag many guests at once? A: Use the checkboxes to select the guests you want, then click "Apply tags" in the selection toolbar. You can Add, Remove, or Replace tags across all selected guests in one click.

Q: Can I filter by more than one status at once? A: Yes. The status filter is multi-select — click as many chips as you want. For example, select Accepted + Attended to see everyone who's coming, or Not Answered + Declined to see everyone still to chase. Status combines with tags, search, and the More filters dimensions.

Q: How do I copy just a guest's link without the whole message? A: Click the Link icon in the Actions column. It copies only the bare RSVP URL — no greeting or template text — so you can paste it into a calendar invite, story, or chat. The regular Copy icon still copies the full personalized message.

Q: Can I filter by whether a guest has an email or phone? A: Yes. Open More filters and toggle Has email or Has phone. This is handy right before an email or WhatsApp send, so you only look at guests you can actually reach.

Q: Can I tell self-registered guests apart from ones I added? A: Yes. In More filters, set Source to Self-registered (signed up through a registration link) or Added by me.

Q: Does the CSV/PDF export only include the guests I've filtered to? A: Yes — exports respect your active filters, so the file contains exactly what the list is showing. Click Clear all first if you want to export everyone.