Come usare la Verifica Presenze

La pagina Verifica Presenze è uno strumento dedicato al personale di sicurezza e agli addetti all’accoglienza per verificare gli ospiti all’ingresso dell’evento. Tramite la scansione del codice QR o la ricerca manuale, potete confermare rapidamente l’identità dell’ospite e tenere traccia di chi è arrivato.

Questa guida è destinata a personale di sicurezza e staff dell’evento che utilizza la pagina di verifica all’ingresso dell’evento.

Configurare la Verifica Presenze

Prima di utilizzare questa funzionalità, l’organizzatore dell’evento deve abilitarla nelle impostazioni RSVP. Per i dettagli, consultate la sezione Impostazioni presenze nella guida alla personalizzazione.

Per gli organizzatori dell’evento

Andate alla dashboard RSVP e fate clic sulla scheda Invitation
Scorrete fino a Attendance Settings
Abilitate "QR Code Access" per attivare la verifica degli ospiti
Impostate una password di accesso (minimo 6 caratteri)
Fate clic su "Copy Link" sotto Security Staff Access per ottenere l’URL della pagina di verifica
Condividete il link e la password con il vostro team di sicurezza

Accedere alla pagina di verifica

Per il personale di sicurezza

Aprite il link di verifica fornito dall’organizzatore dell’evento
Inserite la password di accesso che vi è stata fornita
Fate clic su "Verify Password"

Una volta effettuato l’accesso, vedrete l’interfaccia principale di verifica con un indicatore verde "Live" che mostra che siete connessi.

Disconnettersi

Fate clic sul pulsante rosso "Logout" per terminare la sessione. Per accedere nuovamente alla pagina, dovrete reinserire la password.

Comprendere l’interfaccia

La pagina di verifica ha due funzionalità principali:

Start Scanning QR Code

Fate clic su questo pulsante blu per attivare la fotocamera del dispositivo e scansionare i codici QR degli ospiti.

Guest List

Fate clic sul pulsante viola "Guest List" per visualizzare e cercare tutti gli ospiti confermati. Il numero tra parentesi indica quanti ospiti sono presenti nell’elenco.

Verifica degli ospiti con codici QR

Il modo più rapido per verificare gli ospiti è scansionare i loro codici QR.

Come scansionare

Fai clic su "Avvia scansione codice QR"
Consenti l’accesso alla fotocamera quando richiesto
Punta la fotocamera del tuo dispositivo verso il codice QR dell’ospite
Lo scanner rileverà e leggerà automaticamente il codice
Le informazioni dell’ospite vengono visualizzate sullo schermo

Dopo la scansione

Ciò che vedi dopo una scansione dipende da come l’organizzatore ha configurato l’invito.

Modalità semplice (nessun nome degli ospiti raccolto) — una singola scheda con:

Nome dell’ospite (l’RSVP principale)
Stato (ad es. "Pronto a partecipare")
Ospiti confermati — numero di persone nel gruppo
Pulsante "Segna come presente" — registra l’arrivo dell’intero gruppo

Modalità con ospiti nominativi — quando l’organizzatore ha abilitato Raccogli i nomi degli ospiti o Gestione dei tavoli, la scheda elenca ogni persona del gruppo singolarmente:

Ogni persona ha la propria riga selezionabile
Tocca un nome per registrare l’ingresso di quella persona — la riga diventa verde e mostra l’orario di check-in
Tocca di nuovo per annullare (utile se tocchi la persona sbagliata)
Un pulsante "Fai il check-in di tutti" registra l’intero gruppo in un’unica operazione, per i gruppi che entrano insieme
Un contatore in alto mostra l’avanzamento ("3 su 5 registrati")

Chiudere lo scanner

Fai clic su "Chiudi fotocamera" per interrompere la scansione e tornare alla schermata principale.

Ricerca manuale degli ospiti

Se un ospite non ha il suo codice QR, potete cercarlo manualmente.

Cercare gli ospiti

Fate clic su "Guest List" per aprire il pannello degli ospiti
Usate la barra di ricerca per trovare gli ospiti per:
- Nome
- Email
- Numero di telefono
L’elenco si filtra mentre digitate

Informazioni nell’elenco ospiti

L’elenco mostra:

Column	Description
Name	Nome dell’ospite
Status	Risposta RSVP (ACCEPTED, DECLINED, ecc.)
Guests	Numero di persone nel suo gruppo

Fate clic su un ospite per visualizzare i suoi dettagli e registrare la presenza.

Segnare gli ospiti come presenti

Quando verifichi un ospite (tramite scansione QR o ricerca manuale):

Modalità semplice

Controlla le informazioni sulla scheda di conferma verde
Conferma il numero di ospiti nel gruppo
Fai clic su "Segna come presente" per registrare l’arrivo dell’intero gruppo

Modalità con ospiti nominativi

Controlla l’elenco dei nomi individuali
Tocca ogni persona mentre entra — la riga diventa verde e registra l’orario
Tocca di nuovo un nome già registrato per annullare un errore
Usa "Fai il check-in di tutti" quando l’intero gruppo arriva insieme

Il gruppo viene contrassegnato come presente nel dashboard non appena viene registrata anche solo una persona, ma l’organizzatore può vedere esattamente chi è arrivato grazie ai timestamp per singola persona. Una statistica "Presenti all’ingresso" nel dashboard mostra il totale delle persone (non solo dei gruppi) registrate.

Scansionare altri ospiti

Dopo aver registrato gli ospiti, fai clic su "Scansiona un altro" per elaborare rapidamente il codice QR successivo in coda.

Attività recenti

Nella parte inferiore dello schermo, vedrete un registro Recent Activity che mostra:

Nome dell’ospite
Stato della verifica
Timestamp

Questo vi aiuta a tenere traccia dei check-in recenti e a verificare di aver elaborato correttamente gli ospiti.

Suggerimenti per il giorno dell’evento

Prima dell’evento

Testate la pagina di verifica e la fotocamera del dispositivo
Assicuratevi che ci sia una buona illuminazione all’ingresso per la scansione dei QR
Tenete la password salvata e pronta
Caricate completamente il dispositivo

Durante l’evento

Tenete la pagina aperta: l’indicatore "Live" mostra che siete connessi
Usate la scansione QR per velocizzare quando possibile
Ricorrete alla ricerca manuale quando gli ospiti non riescono a trovare il loro codice QR
Controllate il numero di ospiti per verificare la dimensione del gruppo

Gestione dei problemi

Ospite non trovato: chiedete di fare lo spelling del nome o di fornire l’email
Il codice QR non si scansiona: provate invece la ricerca manuale
Numero di ospiti errato: verificate con l’ospite prima di registrare la presenza
Connessione persa: aggiornate la pagina ed effettuate di nuovo l’accesso

Domande frequenti

D: Dove ottengono i loro codici QR gli ospiti? R: Gli ospiti ricevono un codice QR univoco quando confermano la partecipazione (RSVP). È incluso nella loro conferma e può essere recuperato dal loro link RSVP.

D: Cosa succede se si presenta un ospite che non è in elenco? R: Potrebbe non aver confermato (RSVP) oppure potrebbe essere un accompagnatore. Verifica con l’organizzatore dell’evento oppure chiedi all’ospite di fare l’RSVP sul posto, se possibile.

D: Più membri dello staff possono usare la pagina di verifica contemporaneamente? R: Sì, più dispositivi possono accedere con la stessa password. È utile per eventi con più ingressi.

D: Funziona offline? R: No, è necessaria una connessione Internet per verificare gli ospiti e registrare le presenze. L’indicatore "Live" conferma che sei connesso.

D: Cosa succede se segno come presente l’ospite sbagliato? R: In modalità con ospiti nominativi, ti basta toccare di nuovo la stessa riga per annullare il check-in. In modalità semplice, contatta l’organizzatore dell’evento: può visualizzare e gestire i registri delle presenze dal proprio dashboard.

D: Arriva un gruppo di 4 persone ma in realtà si sono presentate solo 2. Cosa devo fare? R: Se l’organizzatore ha abilitato Raccogli i nomi degli ospiti, tocca solo le due persone che si sono effettivamente presentate. Lo stato del gruppo passa a "Presente", ma il dashboard registra esattamente 2 persone all’ingresso, non 4. In modalità semplice (senza nomi degli ospiti), puoi segnare come presente solo l’intero gruppo — segnala la situazione all’organizzatore se è importante avere conteggi accurati per singola persona.

D: Posso vedere chi è già arrivato? R: L’organizzatore può vedere lo stato delle presenze nel proprio dashboard. La pagina di verifica mostra il registro delle tue attività recenti.

D: Ho bisogno di un’app speciale? R: No, la pagina di verifica funziona in qualsiasi browser mobile. Non è richiesta alcuna installazione.

D: Cosa posso fare se la fotocamera non si apre? R: Verifica di aver concesso i permessi della fotocamera nelle impostazioni del browser. Prova ad aggiornare la pagina oppure usa un browser diverso.

D: È possibile registrare gli ospiti più di una volta? R: Il sistema tiene traccia delle presenze, quindi una nuova scansione di un gruppo mostra lo stato attuale. In modalità semplice, il gruppo risulta "già registrato". In modalità con ospiti nominativi, l’elenco mostra esattamente chi è arrivato (righe verdi con timestamp), così puoi completare il check-in di chi non è ancora entrato.

D: Che cos’è il numero "Ospiti confermati"? R: Indica quante persone l’ospite ha dichiarato che parteciperanno (incluso se stesso e eventuali accompagnatori).

D: Qual è la differenza tra modalità semplice e modalità con ospiti nominativi? R: Dipende da ciò che l’organizzatore ha attivato:

Modalità semplice — l’organizzatore non ha abilitato Raccogli i nomi degli ospiti. Registri l’intero gruppo con un solo tocco. Ideale per eventi informali.
Modalità con ospiti nominativi — l’organizzatore ha raccolto il nome di ogni partecipante durante l’RSVP. Spunti ogni persona singolarmente man mano che arriva e l’organizzatore vede orari di arrivo accurati per ciascun partecipante. Ideale per matrimoni, eventi aziendali o in generale quando è importante sapere esattamente chi si è presentato.