Come usare la Verifica Presenze

La pagina Verifica Presenze è uno strumento dedicato al personale di sicurezza e agli addetti all’accoglienza per verificare gli ospiti all’ingresso dell’evento. Tramite la scansione del codice QR o la ricerca manuale, potete confermare rapidamente l’identità dell’ospite e tenere traccia di chi è arrivato.

Questa guida è destinata a personale di sicurezza e staff dell’evento che utilizza la pagina di verifica all’ingresso dell’evento.

Configurare la Verifica Presenze

Prima di utilizzare questa funzione, l'organizzatore dell'evento deve attivarla dalla scheda Check-in della dashboard dell'evento. Per i dettagli, consulta la sezione Check-in all'ingresso nella guida alla personalizzazione.

Per gli organizzatori dell'evento

1. Fai clic su Invitation nella barra laterale e apri la scheda Check-in
2. In Password dello staff, fai clic su "Imposta password" — scrivine una oppure fai clic su "Genera" per averne una già pronta (minimo 6 caratteri)
3. Attiva l'interruttore Check-in all'ingresso
4. In Pagina di check-in per il personale all'ingresso, fai clic su "Copia link" (oppure lascia che lo staff scansioni il piccolo codice QR per aprire la pagina dal telefono)
5. Condividi il link e la password con il tuo team di sicurezza

Una volta attivato il check-in, la stessa scheda mostra gli Arrivi in tempo reale: quanti gruppi e ospiti sono entrati rispetto a quelli previsti, e i check-in più recenti man mano che avvengono. Cambiare la password in seguito disconnette ogni dispositivo attualmente collegato alla pagina di check-in.

Gestire l'ingresso dalla dashboard

Non hai bisogno della pagina dello staff per farlo tu stesso. Con il check-in attivo, il blocco Registra l'arrivo degli ospiti in cima alla scheda ti permette di cercare nella lista dei confermati (per nome, email, telefono o il codice breve sull'invito di un ospite), filtrare per Non ancora entrati / Entrati, e toccare Registra su un gruppo — oppure aprire Persone per spuntare ogni ospite nominativo singolarmente. Annulla ripristina un check-in fatto per errore. Scansiona codice apre la fotocamera del tuo dispositivo per leggere direttamente il codice QR d'ingresso di un ospite.

Aprire la pagina di check-in

Per il personale all'ingresso

1. Apri il link di check-in che ti ha dato l'organizzatore (oppure scansiona il piccolo codice QR sulla sua scheda Check-in)
2. Digita la password dello staff — l'icona a forma di occhio mostra ciò che hai digitato, utile con le password generate lunghe
3. Tocca "Apri il check-in"

La pagina ti ricorda su quel telefono per 24 ore, quindi un aggiornamento o la chiusura accidentale di una scheda ti riportano direttamente alla lista. Una pillola verde "Live" nell'intestazione indica che la pagina riceve gli arrivi da ogni altro ingresso in tempo reale; mentre la connessione viene ripristinata mostra "Riconnessione" e puoi continuare a lavorare.

Uscire

Tocca il menu ⋮ in alto a destra e scegli "Esci". Lo stesso menu ha "Aggiorna lista" se vuoi forzare un ricaricamento della lista ospiti.

Capire la schermata

Tutto ciò che ti serve è in un'unica schermata — non c'è nulla da aprire o attivare:

Contatore degli arrivi

In alto, "25 su 90 ospiti entrati" e una barra di avanzamento mostrano quante persone sono arrivate rispetto a quante sono attese, con il numero di gruppi accanto. Il contatore si aggiorna in tempo reale non appena un dispositivo qualsiasi registra un ingresso.

Arrivi recenti

Quando un altro ingresso (o l'organizzatore dalla dashboard) registra qualcuno, un piccolo chip verde con nome e orario scivola sotto il contatore. È un registro discreto, non un pop-up — niente interrompe quello che stai facendo.

Ricerca e filtri

La casella di ricerca è sempre visibile. Sotto, i chip Tutti / Non ancora entrati / Entrati mostrano conteggi in tempo reale, così puoi vedere a colpo d'occhio quanti gruppi sono ancora attesi.

La lista ospiti

Ogni gruppo confermato è una riga: il nome, la dimensione del gruppo (o "2 su 4 entrati" per gruppi con ospiti nominativi) e — una volta entrati — l'orario di arrivo. Le righe già entrate diventano verdi con un segno di spunta; un cerchio mezzo pieno indica che solo una parte di un gruppo nominativo è arrivata.

Scansiona codice

Il grande pulsante "Scansiona codice" in fondo allo schermo apre la fotocamera a schermo intero.

Verificare gli ospiti con i codici QR

Il modo più veloce per registrare gli ospiti è scansionare i loro codici d'ingresso.

Come scansionare

1. Tocca "Scansiona codice"
2. Consenti l'accesso alla fotocamera quando richiesto (una volta per telefono)
3. Punta la fotocamera verso il codice QR dell'ospite — c'è un pulsante torcia per gli ingressi bui
4. Il codice viene letto automaticamente e il gruppo scorre dal basso dello schermo

I codici che non sono codici d'ingresso Fotify, o che appartengono a un altro evento, mostrano un breve avviso in fondo alla vista della fotocamera e lo scanner continua a funzionare.

Dopo la scansione

Ciò che vedi dipende da come l'organizzatore ha configurato l'invito.

Modalità semplice (nessun nome degli ospiti raccolto) — la scheda del gruppo mostra:

• Una fascia di stato: "2 ospiti confermati" per un gruppo che non è ancora entrato, oppure "Già dentro dalle 21:14" se è già entrato
• Il nome del gruppo
• Un grande pulsante "Registra 2 ospiti" — toccalo e la fascia diventa verde: "Tutto pronto - falli entrare"

Modalità con ospiti nominativi — quando l'organizzatore ha abilitato Raccogli i nomi degli ospiti o sta usando gestione dei tavoli, la scheda elenca ogni persona del gruppo singolarmente:

• Ogni persona ha la propria riga selezionabile
• Tocca un nome per registrare l'ingresso di quella persona — la riga diventa verde e mostra l'orario di check-in
• Tocca di nuovo per annullare (utile se tocchi la persona sbagliata)
• "Registra tutti (3)" registra l'intero gruppo in un'unica operazione, per i gruppi che entrano insieme
• La fascia in alto mostra l'avanzamento ("2 su 3 persone entrate")
• Chiunque il proprio gruppo abbia indicato come non partecipa (un invito per tre confermato da una sola persona) viene elencato con il badge "Non partecipa" e non può fare il check-in — l'ingresso rispetta quanto dice l'RSVP, così come un gruppo che ha rifiutato l'invito non può fare il check-in. Se si presenta comunque, l'organizzatore aggiorna l'RSVP del gruppo dalla pagina Ospiti (aumentare il numero di ospiti o riaggiungere la persona), e a quel punto potrà fare il check-in

Prossimo ospite

Tocca "Scansiona il prossimo" per tornare direttamente alla fotocamera per la persona successiva in coda, oppure "Fatto" per chiudere lo scanner e tornare alla lista. Il telefono vibra brevemente a ogni check-in riuscito, così puoi tenere gli occhi sulla coda.

Ricerca manuale degli ospiti

Se un ospite non ha il proprio codice QR, cercalo per nome — la lista è già sullo schermo.

Cercare gli ospiti

1. Tocca la casella di ricerca in alto e inizia a digitare:
   • Nome (inclusi i nomi dei loro accompagnatori)
   • Email
   • Numero di telefono
   • Il codice breve stampato sotto il QR sul loro invito
2. La lista si restringe man mano che digiti. Gli accenti non contano — "jose" trova anche "José"
3. Usa i chip Tutti / Non ancora entrati / Entrati per restringere la lista — utile verso la fine della serata per vedere chi è ancora atteso
4. Se corrisponde un solo gruppo, premere Invio sulla tastiera lo apre direttamente

Registrare l'arrivo dalla lista

• Un gruppo senza ospiti nominativi ha un pulsante "Registra" direttamente sulla sua riga — un tocco e sono entrati, senza schermate aggiuntive
• Un gruppo con ospiti nominativi mostra "0 su 3 entrati"; tocca la riga per aprire la scheda e spuntare le persone singolarmente
• Un gruppo già entrato mostra l'orario di arrivo sulla sua riga; toccalo se devi annullare

Segnare gli ospiti come presenti

Che un gruppo arrivi da una scansione o dalla lista, la scheda funziona allo stesso modo:

Modalità semplice

1. Controlla il numero di ospiti nella fascia ("2 ospiti confermati") rispetto a chi hai davanti
2. Tocca "Registra 2 ospiti" — la fascia diventa verde
3. Hai segnato il gruppo sbagliato? Riaprilo e tocca "Annulla check-in" sotto il suo nome

Modalità con ospiti nominativi

1. Rivedi l'elenco dei nomi individuali
2. Tocca ogni persona man mano che entra dalla porta — la riga diventa verde e ne registra l'orario
3. Tocca di nuovo un nome già registrato per annullare un errore
4. Usa "Registra tutti" quando l'intero gruppo arriva insieme

Il gruppo viene contrassegnato come presente nella dashboard non appena una qualsiasi persona al suo interno viene registrata, ma l'organizzatore può vedere esattamente chi è arrivato grazie ai timestamp per singola persona. Una statistica "Presenti all'ingresso" nella dashboard mostra il totale delle persone (non solo dei gruppi) registrate.

Già registrato

Scansionare un codice (o aprire un gruppo) già entrato mostra una fascia ambra con l'orario di arrivo — "Già dentro dalle 21:14" — invece di un altro pulsante di check-in. È il tuo segnale che il codice è già stato usato: o l'ospite è uscito ed è rientrato, oppure qualcun altro ha il suo codice. Non è possibile registrare per errore lo stesso gruppo due volte.

Arrivi recenti

Sotto il contatore degli arrivi, una riga di chip verdi mostra le ultime persone registrate da qualsiasi dispositivo, ciascuna con l'orario. Si aggiorna nel momento in cui un collega a un altro ingresso (o l'organizzatore dalla dashboard) registra qualcuno, e un annullamento rimuove di nuovo il chip.

Usalo per confermare che un check-in sia andato a buon fine, o per individuare un gruppo appena ammesso all'altro ingresso quando si presenta al tuo.

Consigli per il giorno dell'evento

Prima dell'evento

• Testa la pagina di check-in e la fotocamera del tuo dispositivo
• Assicurati che ci sia una buona illuminazione all'ingresso per la scansione dei QR
• Tieni la password salvata e pronta
• Carica completamente il dispositivo

Durante l'evento

• Tieni la pagina aperta - la pillola "Live" mostra che sei connesso, e la pagina mantiene lo schermo acceso mentre lavori
• Usa la scansione QR per velocizzare quando possibile
• Ricorri alla ricerca quando gli ospiti non trovano il loro codice QR - la lista è sempre sullo schermo
• Controlla il numero di ospiti nella fascia rispetto alle persone davanti a te prima di registrare l'arrivo

Gestione dei problemi

• Ospite non trovato: chiedigli di fare lo spelling del nome o di fornire l'email
• Il codice QR non si scansiona: prova invece la ricerca manuale
• Numero di ospiti errato: verifica con l'ospite prima di segnare la presenza
• Connessione persa: l'intestazione mostra "Riconnessione"; la pagina riprende da sola e ricarica la lista. Usa ⋮ → Aggiorna lista se vuoi esserne sicuro
• Ti viene richiesta di nuovo la password: l'organizzatore ha cambiato la password dello staff o ha disattivato il check-in - richiedi la password attuale e accedi di nuovo

Domande frequenti

D: Dove ottengono i loro codici QR gli ospiti? R: Una volta che un ospite accetta, sul suo invito (il suo link RSVP) compare una sezione Ingresso con il suo codice QR personale, che può salvare sul telefono. Tre giorni prima dell'evento, anche l'automatico promemoria pre-evento include il codice e il suo codice breve di riserva, a meno che l'organizzatore non l'abbia disattivato nelle impostazioni del promemoria.

D: Cosa succede se si presenta un ospite che non è in elenco? R: Potrebbe non aver confermato (RSVP) oppure potrebbe essere un accompagnatore. Verifica con l'organizzatore dell'evento oppure chiedi all'ospite di fare l'RSVP sul posto, se possibile.

D: Più membri dello staff possono usare la pagina di check-in contemporaneamente? R: Sì, più dispositivi possono accedere con la stessa password. È utile per eventi con più ingressi.

D: Funziona offline? R: No, è necessaria una connessione Internet per verificare gli ospiti e registrare le presenze. L'indicatore "Live" conferma che sei connesso.

D: Cosa succede se registro l'ospite sbagliato? R: In modalità con ospiti nominativi, ti basta toccare di nuovo la stessa riga per annullare il check-in. In modalità semplice, riapri il gruppo (tocca la sua riga o riscansiona) e tocca "Annulla check-in". L'organizzatore può inoltre annullare qualsiasi check-in dalla scheda Check-in del proprio dashboard.

D: Arriva un gruppo di 4 persone ma in realtà si sono presentate solo 2. Cosa devo fare? R: Se l'organizzatore ha abilitato Raccogli i nomi degli ospiti, tocca solo le due persone che si sono effettivamente presentate. Lo stato del gruppo passa a "Registrato", ma il dashboard registra esattamente 2 persone all'ingresso, non 4. In modalità semplice (senza nomi degli ospiti), puoi solo registrare l'intero gruppo — segnala la situazione all'organizzatore se è importante avere conteggi accurati per singola persona.

D: Posso vedere chi è già arrivato? R: Sì — il contatore in alto mostra quanti gruppi e ospiti sono entrati, i chip Entrati / Non ancora entrati filtrano la lista, e gli arrivi recenti da ogni ingresso appaiono sotto il contatore. L'organizzatore vede gli stessi arrivi in tempo reale nella scheda Check-in del proprio dashboard.

D: Ho bisogno di un'app speciale? R: No, la pagina di check-in funziona in qualsiasi browser mobile. Non è richiesta alcuna installazione.

D: Cosa posso fare se la fotocamera non si apre? R: Verifica di aver concesso i permessi della fotocamera nelle impostazioni del browser. Prova ad aggiornare la pagina oppure usa un browser diverso.

D: È possibile registrare gli ospiti più di una volta? R: No. Riscansionare un gruppo mostra il suo stato attuale: in modalità semplice una fascia ambra "Già dentro dalle…" con l'orario di arrivo, in modalità con ospiti nominativi l'elenco esatto di chi è arrivato (righe verdi con timestamp), così puoi completare il check-in di chi non è ancora entrato.

D: Cosa significa "2 ospiti confermati"? R: Quante persone l'ospite ha dichiarato che parteciperanno (incluso se stesso ed eventuali accompagnatori). Il pulsante di check-in ripete il numero così puoi confrontarlo con chi si è effettivamente presentato.

D: Qual è la differenza tra modalità semplice e modalità con ospiti nominativi? R: Dipende da ciò che l'organizzatore ha attivato:

• Modalità semplice — l'organizzatore non ha abilitato Raccogli i nomi degli ospiti. Registri l'intero gruppo con un solo tocco. Ideale per eventi informali.
• Modalità con ospiti nominativi — l'organizzatore ha raccolto il nome di ogni partecipante durante l'RSVP. Spunti ogni persona singolarmente man mano che arriva e l'organizzatore vede orari di arrivo accurati per ciascun partecipante. Ideale per matrimoni, eventi aziendali o in generale quando è importante sapere esattamente chi si è presentato.