Come creare il tuo invito digitale con RSVP

Il sistema RSVP digitale di Fotify ti consente di creare inviti bellissimi e di monitorare le risposte degli ospiti, tutto in un unico posto. Niente più inviti cartacei o tracciamento manuale: gli ospiti possono rispondere subito da qualsiasi dispositivo.

Questa guida ti accompagna nella creazione del tuo primo invito con RSVP.

Prima di iniziare

Ti serviranno:

Un evento Fotify esistente (consulta Come creare il tuo primo evento se non ne hai ancora creato uno)
La data e l’orario del tuo evento
La location/il luogo dell’evento
Una scadenza entro cui desideri ricevere le risposte

Passaggio 1: accedi alla sezione RSVP

Vai alla dashboard del tuo evento su dashboard.fotify.app
Seleziona il tuo evento dall’elenco
Fai clic su "RSVP" nella barra laterale sinistra

Se non hai ancora configurato l’RSVP, vedrai un messaggio: "RSVP Not Set Up" con le istruzioni per creare il tuo invito.

Passaggio 2: imposta la data del tuo evento

La data dell’evento è obbligatoria per creare l’invito. Compila:

Giorno - Seleziona il giorno del mese
Mese - Seleziona il mese
Anno - Seleziona l’anno
Orario dell’evento - Imposta quando inizia l’evento

Questa data e questo orario verranno mostrati in modo ben visibile sul tuo invito digitale, così gli ospiti sapranno esattamente quando arrivare.

Passaggio 3: imposta la location del tuo evento

Inserisci dove si svolgerà l’evento. Può essere:

Il nome di una location (ad es., "The Grand Ballroom")
Un indirizzo completo (ad es., "123 Main Street, New York, NY")
Un punto di riferimento (ad es., "Central Park, New York")

La location compare sul tuo invito digitale e aiuta gli ospiti a capire dove andare. Potrai aggiungere indicazioni più dettagliate in seguito, durante la personalizzazione dell’invito.

Passaggio 4: imposta la scadenza RSVP

Scegli la data entro cui gli ospiti devono rispondere:

Giorno - Seleziona il giorno della scadenza
Mese - Seleziona il mese della scadenza
Anno - Seleziona l’anno della scadenza

Suggerimenti per scegliere una scadenza:

Impostala almeno 1-2 settimane prima dell’evento
Per i matrimoni, in genere si sceglie 4-6 settimane prima
Concediti tempo sufficiente per finalizzare catering, disposizione dei posti e altri dettagli

Dopo la scadenza, gli ospiti potranno ancora visualizzare l’invito, ma non potranno inviare nuove risposte.

Passaggio 5: crea il tuo invito

Una volta compilati tutti i campi obbligatori:

Rivedi la data dell’evento, la location e la scadenza RSVP
Fai clic sul pulsante "Create Invitation"
Il tuo invito digitale è pronto!

Dopo la creazione, verrai reindirizzato alla dashboard RSVP.

La tua dashboard RSVP

Una volta creato l’invito, vedrai la dashboard RSVP con tutto ciò che ti serve per gestire le risposte:

Schede della dashboard

Event Details - Visualizza e modifica la data dell’evento, la scadenza e lo stato dell’invito
Invitation - Personalizza il design dell’invito e condividilo con gli ospiti
Guests - Visualizza l’elenco completo degli ospiti e le loro risposte
SMS - Invia promemoria via SMS agli ospiti

Statistiche delle risposte

A colpo d’occhio, vedrai quattro metriche chiave:

Confirmed Invitations - Numero di ospiti che hanno risposto sì
Declined Invitations - Numero di ospiti che non possono partecipare
Total Guests - Numero totale di persone invitate (inclusi gli accompagnatori)
Total Confirmed Guests - Conteggio effettivo delle persone che parteciperanno

Impostazioni rapide

Dalla scheda Event Details, puoi rapidamente:

Change the RSVP Deadline - Prolungare o ridurre la finestra di risposta
Set Invitation Status - Passare da Active (accetta risposte) a Paused

Per quanto tempo il tuo invito resta attivo

Quando crei un invito, accetta RSVP per 18 mesi da quel momento. La data di scadenza è mostrata direttamente nella scheda Event Details, così sai sempre quando si avvicina.

Questa tempistica copre facilmente anche le finestre di pianificazione più lunghe che vediamo: la maggior parte degli eventi viene prenotata con 3-12 mesi di anticipo e anche i matrimoni pianificati con oltre 12 mesi di anticipo rientrano comodamente nella finestra di 18 mesi.

Dopo 18 mesi, l’invito viene automaticamente contrassegnato come Finished e smette di accettare nuove RSVP. I dati RSVP esistenti, gli elenchi degli ospiti, le foto e la pagina dell’invito restano accessibili: vengono bloccati solo i nuovi invii.

Se hai bisogno di mantenere un invito attivo oltre 18 mesi, contatta l’assistenza e lo estenderemo per te.

E adesso?

Dopo aver creato l’invito di base, puoi:

Personalizzare il tuo invito - Aggiungere immagini, colori, musica, programma, lista regali e molto altro
Aggiungere informazioni per gli ospiti - Includere dress code, alloggio, trasporti e FAQ
Condividere con gli ospiti - Inviare tramite link, email, SMS o codice QR
Monitorare le risposte - Controllare chi viene, chi non può partecipare e chi non ha ancora risposto

Consulta la nostra guida completa su Come personalizzare il tuo invito con RSVP per tutte le opzioni di personalizzazione.

Domande frequenti

D: Posso modificare data, location o scadenza dopo aver creato l’invito? R: Sì! Puoi aggiornare questi dettagli in qualsiasi momento dalle impostazioni RSVP. Gli ospiti che hanno già risposto vedranno le informazioni aggiornate.

D: Per quanto tempo il mio invito resta attivo? R: 18 mesi dal momento in cui lo crei. Dopodiché viene automaticamente contrassegnato come Finished e smette di accettare RSVP. La data di scadenza è mostrata nella dashboard. Ti serve più tempo? Contatta l’assistenza e lo estenderemo.

D: Devo configurare l’RSVP prima di usare la condivisione foto? R: No, RSVP e condivisione foto sono funzionalità indipendenti. Puoi usarne una, l’altra o entrambe, in base alle esigenze del tuo evento.

D: Cosa succede se un ospite prova a rispondere dopo la scadenza? R: Dopo la scadenza, gli ospiti possono comunque visualizzare l’invito, ma il modulo di risposta sarà disabilitato. Se necessario, puoi estendere la scadenza.

D: Posso avere scadenze RSVP diverse per gruppi di ospiti diversi? R: Al momento c’è un’unica scadenza RSVP per evento. Per eventi complessi, valuta la creazione di eventi separati per i diversi gruppi di ospiti.

D: L’invito digitale è ottimizzato per dispositivi mobili? R: Sì! L’invito è perfetto su telefoni, tablet e computer. Gli ospiti possono rispondere da qualsiasi dispositivo.

D: Gli ospiti devono creare un account per rispondere? R: Non è necessario alcun account. Gli ospiti inseriscono semplicemente nome e risposta: è rapido e semplice.

D: Posso vedere chi ha visualizzato l’invito rispetto a chi ha risposto? R: La dashboard RSVP mostra le statistiche delle risposte, incluse risposte totali, partecipanti, non partecipanti e risposte in sospeso.

D: E se non conoscessi ancora l’orario esatto dell’evento? R: Puoi inserire un orario approssimativo e aggiornarlo in seguito, una volta definito. L’invito mostrerà automaticamente l’orario aggiornato.

D: Posso creare un invito senza una location fisica? R: Sì, il campo location è flessibile. Per eventi virtuali, puoi inserire "Online Event" o "Virtual" e aggiungere i link di accesso nei dettagli dell’invito in un secondo momento.

D: Come invio l’invito ai miei ospiti? R: Dopo aver creato l’invito, riceverai un link condivisibile. Inviarlo via SMS, email, social oppure includere un codice QR su materiali stampati.

I prezzi possono variare in base al Paese e alla valuta. Consulta i prezzi aggiornati nella pagina dei prezzi.