Come usare i tag degli ospiti

I tag degli ospiti sono etichette colorate che puoi applicare a qualsiasi invitato — ad esempio "Famiglia", "VIP", "Colleghi", "Accompagnatori", "Instagram". Una volta che un ospite ha dei tag, puoi filtrare l’elenco invitati in base a questi, assegnarli in blocco a molti ospiti in una sola volta e persino applicarli automaticamente alle persone che si registrano autonomamente tramite uno specifico link di registrazione.

Usa i tag per:

Segmentare l’elenco invitati (ad es., vedere solo la famiglia, solo i fornitori, oppure solo gli ospiti che hanno declinato ma avevano un tag VIP)
Attribuzione — sapere da quale link di registrazione o canale proviene ogni RSVP
Preparazione — contrassegnare gli ospiti per gruppo tavolo, esigenze alimentari o requisiti di accessibilità
Azioni in blocco — inviare promemoria solo a un segmento senza divulgare le informazioni di contatto degli altri

Creare il tuo primo tag

Vai alla dashboard del tuo evento su dashboard.fotify.app
Seleziona il tuo evento e fai clic su "RSVP" nella barra laterale
Fai clic sulla scheda "Guests"
Nella riga dei filtri tag sopra i filtri di stato, fai clic su "Manage tags" (oppure sul chip tratteggiato "+ New tag")
Si apre una finestra modale. Nella scheda "Create tag":
- Inserisci un Name (massimo 50 caratteri, ad es. "Family")
- Scegli un Color dalla palette
- Fai clic su Create tag

Il nuovo tag compare nell’elenco sottostante. Puoi continuare a crearne altri senza uscire dalla modale.

Modificare ed eliminare i tag

Nella modale di gestione, ogni tag esistente mostra:

Un’icona a matita per rinominare e cambiare colore direttamente
Un’icona rossa del cestino per eliminare

Eliminare un tag lo rimuove immediatamente da ogni ospite (gli altri tag rimangono). Anche qualsiasi link di registrazione che aveva quel tag nell’elenco di applicazione automatica viene aggiornato. Gli RSVP registrati prima dell’eliminazione mantengono gli altri tag che avevano — viene rimosso solo quello eliminato.

I tag sono limitati a un singolo evento. Creare un tag "VIP" per un matrimonio non lo rende disponibile in un altro evento.

Applicare tag agli ospiti

Puoi applicare i tag in quattro modi — scegli quello più adatto al momento.

1. Direttamente nella riga dell’ospite

In qualsiasi riga ospite (tabella desktop o scheda mobile), guarda la colonna Tags. Fai clic sul pulsante + Add tag per aprire un piccolo menu a tendina:

Seleziona i tag che vuoi applicare
Fai clic sul pulsante verde Save

I tag esistenti compaiono come chip colorati nella riga, accanto al pulsante. Fai di nuovo clic sul pulsante per modificarli.

2. Applicazione in blocco a più ospiti

Quando devi assegnare tag a decine di ospiti in una volta:

Seleziona gli ospiti usando le caselle di controllo a sinistra di ogni riga
Nella barra rossa di selezione che appare, fai clic su "Apply tags"
Scegli una modalità:
- Add — aggiunge i tag selezionati a quelli che ogni ospite ha già
- Remove — rimuove i tag selezionati da ciascun ospite
- Replace — elimina tutti i tag di ciascun ospite e imposta esattamente l’elenco selezionato
Seleziona i tag
Fai clic sul pulsante verde Save

La barra indica quanti ospiti saranno interessati (Apply to 23 selected).

3. Tramite importazione CSV

Quando carichi un elenco invitati, aggiungi una colonna Tags con i nomi dei tag separati dal carattere pipe:

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Tags
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,Family|VIP
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,Colleagues

Qualsiasi nome tag che non esiste ancora per il tuo evento viene creato automaticamente con un colore predefinito — puoi personalizzare il colore in seguito. Consulta Manage Your Guest List → CSV Format per il riferimento completo delle colonne.

4. Automaticamente tramite un link di registrazione

Il flusso più efficace: assegna a ogni link di registrazione un proprio tag. Ogni ospite che si registra autonomamente tramite quell’URL viene taggato automaticamente. In questo modo ottieni un’attribuzione pulita per canale senza lavoro manuale.

Vedi Registration Form → Auto-Applying Tags per la configurazione completa.

Filtrare l’elenco invitati per tag

La riga dei filtri tag si trova sopra i filtri di stato (Accepted / Declined / Not Answered / Attended) nella scheda Guests.

Fai clic su un chip tag per attivare il filtro — nell’elenco compariranno solo gli ospiti con quel tag
Fai clic su più chip per filtrare per più tag
Quando è attivo più di un tag, compare l’interruttore Any / All:
- Any — include gli ospiti che hanno almeno uno dei tag selezionati
- All — include gli ospiti che hanno tutti i tag selezionati
Fai clic su "Clear tag filter" per rimuovere tutti i filtri tag in una sola volta

I filtri tag si combinano con il filtro di stato e la barra di ricerca, così puoi rispondere rapidamente a domande come "mostrami tutti i VIP che hanno accettato e che arrivano da Instagram".

Esportazione e backup dei tag

I tag sono inclusi in entrambi i formati di esportazione:

Esportazione CSV — un elenco separato da pipe in una colonna Tags (ad es. Family|VIP). Puoi reimportare il CSV per ripristinare i tag su un altro evento, oppure modificare la colonna dei tag in un foglio di calcolo e ricaricare il file
Esportazione PDF — un elenco separato da virgole in una colonna Tags dedicata dell’elenco invitati stampato, utile come lista di controllo all’ingresso dell’evento

Buone pratiche

Mantieni breve l’elenco dei tag

Meglio pochi tag ben scelti che decine di tag sovrapposti. Buoni set iniziali:

Per relazione — Famiglia, Amici, Colleghi, Accompagnatori
Per canale — Sito web, Instagram, Lista famiglia, Lista lavoro (da abbinare ai tag di registrazione per link)
Per logistica — VIP, Fornitore, Bambini, Accessibilità
Per viaggio — In zona, In arrivo in aereo, Pernottamento in hotel

Crea i tag prima di condividere i link di registrazione

Se intendi applicare automaticamente dei tag a un link di registrazione, crea prima i tag — altrimenti l’editor del link di registrazione mostrerà un selettore vuoto e dovrai tornare a modificare il link dopo aver creato il tag.

Combina tag e filtri per guidare le comunicazioni

Filtra l’elenco per un tag + uno stato (ad es. "Famiglia + Not Answered"), quindi usa i pulsanti Copia o WhatsApp su ogni riga ospite per inviare promemoria mirati. L’elenco filtrato è ciò su cui agirai.

Pensa due volte prima di eliminare un tag

L’eliminazione è immediata e permanente. Se stai solo ripulendo i nomi (ad es. "vip" → "VIP"), usa l’icona di modifica per rinominare sul posto — così preservi l’assegnazione per ogni ospite.

Domande frequenti

D: Quanti tag posso creare per evento? R: Fino a 50 per evento.

D: Esiste un limite di caratteri per i nomi dei tag? R: Sì — 50 caratteri. I nomi brevi risultano migliori come chip e mantengono ordinata la riga dei filtri.

D: Due tag possono avere lo stesso nome? R: No, i nomi sono univoci all’interno di un evento. Se provi a creare un secondo tag con un nome già esistente, viene mostrato un errore per evitare duplicati.

D: Cosa succede quando elimino un tag? R: Viene rimosso da ogni ospite che lo aveva, viene eliminato da qualsiasi elenco di applicazione automatica dei link di registrazione ed è rimosso in modo permanente. Gli altri tag su quegli ospiti non vengono toccati. Non esiste annullamento.

D: Gli ospiti che si registrano autonomamente ricevono automaticamente i tag? R: Sì, se il link di registrazione che hanno usato ha dei tag configurati. Vedi Registration Form → Auto-Applying Tags.

D: Un ospite può avere più di un tag? R: Sì, un ospite può avere qualsiasi numero di tag. Vengono tutti visualizzati come chip nella riga.

D: Posso rinominare un tag senza perdere le assegnazioni? R: Sì. Fai clic sull’icona a matita nella modale Manage tags, modifica il nome e salva. Ogni ospite mantiene il tag e il colore rimane coerente.

D: I colori dei tag hanno un significato? R: No — i colori sono puramente visivi. Scegli quelli che ti aiutano a scorrere l’elenco più rapidamente. Consigliamo colori ad alto contrasto (rosa, oro, verde) per i tag che userai spesso nei filtri.

D: Posso usare lo stesso tag su più eventi? R: No, i tag sono per-evento. Questo evita che le pulizie di un evento influenzino un altro e ti consente di usare tag specifici dell’evento come "Cena di benvenuto" o "After-party".

D: L’importazione CSV crea i tag se non esistono? R: Sì. Qualsiasi nome tag nella colonna Tags che non è già presente nell’evento viene creato con un colore grigio predefinito. Puoi rinominarlo o cambiarne il colore in seguito nel gestore.

D: I tag sono visibili agli ospiti? R: No. I tag sono solo per gli organizzatori. Gli ospiti non vedono mai i tag associati a loro su inviti, pagine di registrazione o email di conferma.

D: Posso filtrare gli ospiti in base a "non ha il tag X"? R: Non direttamente, ma puoi approssimarlo: attiva tutti gli ALTRI tag in modalità All — no, aspetta, diventa complicato. La soluzione più semplice oggi è esportare il CSV e filtrare in un foglio di calcolo.

D: Qual è la differenza tra un tag e uno stato RSVP? R: Lo stato è un insieme fisso (Accepted / Declined / Not Answered / Attended) che riflette la risposta dell’ospite. I tag sono etichette libere che definisci tu — da "Famiglia" a "Serve accesso in sedia a rotelle". Puoi filtrare usando entrambi insieme.