Sub-evenementen & Speciale Behandelingen: Multi-Track RSVP's voor Real-World Evenementen

De meeste real-world evenementen bestaan uit meer dan één moment. Een bruiloft is een ceremonie en een receptie, vaak met een welkomstdiner de avond ervoor en een brunch de ochtend erna. Een conferentie is het hoofdprogramma, een VIP-netwerkdiner en een workshoptrack waar slechts een deel van de aanwezigen toegang toe heeft. Een mijlpaalverjaardag is de familiebijeenkomst, gevolgd door de open afterparty om middernacht.

Jarenlang hebben organisatoren single-RSVP-uitnodigingen opgerekt om dit te dekken — omslachtige radio-knoppen met "kom je ook naar de brunch?", aparte Google Forms voor de afterparty, screenshots van hotelblokcodes die via WhatsApp worden gedeeld. Niets daarvan schaalt, en de data staan op vijf verschillende plekken.

Vandaag lanceren we twee nieuwe bouwstenen in het uitnodigingssysteem van Fotify: sub-evenementen en speciale behandelingen. Samen laten ze je evenementen modelleren zoals ze daadwerkelijk plaatsvinden — meerdere onderdelen, verschillende toegangsregels per gast, echte perks voor mensen die reizen.

Als je Fotify al gebruikt voor foto's van een bruiloft delen of digitale uitnodigingen met RSVP, dan zit de nieuwe functie gewoon in dezelfde uitnodiging. Geen nieuwe tool om te leren, geen aparte gastenlijst.

Beta: Deze functie wordt als beta uitgerold voor betaalde en abonnementsevenementen. We itereren snel op basis van feedback van organisatoren — laat ons weten wat je hierna graag zou zien.

Wat sub-evenementen oplossen

Een sub-evenement is een onderdeel binnen je hoofdevenement. Elk sub-evenement heeft zijn eigen:

• Naam, beschrijving, foto, dresscode, accentkleur
• Datum, tijd, locatie met kaartlink
• RSVP-deadline, plus-one-regels, capaciteit, wachtlijst
• Toegangsregels: open voor iedereen, afgeschermd via gasttags, of volledig expliciet
• Optionele toegangscode voor "geheime" sub-evenementen
• Optionele afhankelijkheid van een ander sub-evenement (bijv. "eerst ceremonie accepteren")

De grote doorbraak is niet capaciteitsbewaking of dresscodes — die bestaan elders al. De doorbraak is toegangsregels die aan je gastenlijst zijn gekoppeld. Je kunt een welkomstdiner draaien dat alleen is voor familie van buiten de stad. Een receptie die voor iedereen open is. Een bridal brunch beperkt tot het bruiloftsgezelschap en directe familie. Elke gast ziet alleen de sub-evenementen die op hen van toepassing zijn — geen "is dit voor mij?"-verwarring, geen ongemakkelijke follow-ups om mensen te vragen niet te komen.

Wat speciale behandelingen oplossen

Een speciale behandeling is een perk die je hebt geregeld voor sommige of alle gasten. De perks-engine ondersteunt tien verschillende types, van simpele herkenningsbadges tot en met wie-het-eerst-komt-het-eerst-maalt-toewijzingen met unieke inwisselcodes:

• Hotelblokkorting — Marriott Downtown, 20% korting, groepscode WEDDING2026
• Unieke code per gast — $40 Uber-tegoed; elke gast krijgt zijn/haar eigen one-shotcode
• Inbegrepen service — "Welkomstdiner is inbegrepen, geen aparte RSVP nodig"
• Vervoersdetails — shuttle-ophaalpunt vanaf het hotel om 17:00 uur op zaterdag
• VIP-pass / ticket — backstage-toegang voor het bruiloftsgezelschap
• Cadeau — fysieke welkomsttas bij hun hotel
• Voordelen in beperkte oplage — eerste 20 gasten krijgen een spapas, FCFS

Behandelingen verschijnen privé op de uitnodiging van elke gast, gegroepeerd in categorieën als "Where to stay", "Getting there", "Experiences" en "Gifts". Een gast ziet uitsluitend de perks die aan hem/haar zijn toegewezen. Als een behandeling unieke codes gebruikt, krijgt elke gast die deze claimt atomair één code uit je pool — geen dubbele toewijzing, geen handmatige code-uitgifte.

Beide features beheer je vanuit het nieuwe tabblad Sub-events & VIP in het RSVP-dashboard (let op de Beta-badge). Elk item heeft een eigen editorlade met het volledige optiepakket.

Vijf echte use-cases

1. Het volledige bruiloftsweekend

Dit is de belangrijkste use-case. Een typische zaterdagbruiloft wordt een vrijdag-tot-zondag-ervaring:

• Welkomstdiner (vrijdag) — tag-afgeschermd voor out-of-town-family, capaciteit 30, RSVP vereist. Alleen gasten met die tag zien het.
• Ceremonie (zaterdagmiddag) — openbaar, geen plus-ones buiten de hoofdpartygrootte, geen afzonderlijke capaciteit (gedekt door de locatie).
• Receptie (zaterdagavond) — openbaar, afhankelijk van de ceremonie. De acceptatiestroom laat een gast de receptie niet accepteren zonder eerst de ceremonie te accepteren.
• Zondagsbrunch — tag-afgeschermd voor wedding-party + immediate-family, capaciteit 20.

Combineer met behandelingen:

• Marriott-groeptarief (gedeelde code) → tag out-of-town-family
• $40 Uber-tegoed per gast (unieke code per gast) → tag out-of-town-family
• Welkomsttas bij je hotel → tag wedding-party
• VIP-suite-toegang (privé, handmatig toegewezen) → 4 specifieke gasten

Vergelijk dit met de oude workflow: een bruiloftswebsite, een papieren itinerary-kaart, een hotelblok-e-mail, een Uber-promocode in een Slack-DM, en een Google Sheet die bijhoudt wie er naar de brunch komt. De nieuwe workflow is één uitnodiging, één gastenlijst, één CSV-export per sub-evenement.

Als je ook het fotospoor plant, laat onze gids over bruiloftsfoto's verzamelen van gasten zien hoe de QR-gebaseerde fotocapture parallel werkt.

2. Hotelblok + vervoer voor destination weddings

Bestemmingsbruiloften hebben een specifiek pijnpunt: gasten naar de locatie krijgen is het halve werk. Sub-evenementen regelen het schema, maar de magie zit in behandelingen.

Stel een "Lodging"-behandeling in met de hotelnaam, groepscode, boekings-URL, geldigheidsvenster en de prijs (bijv. "$249 USD"). Wijs die toe aan de tag out-of-town. Op de uitnodiging van de gast verschijnt dit als een kaart onder "Where to stay" met een Kopiëren-knop voor de code en een Reserveren-link.

Voeg een "Transportation"-behandeling toe voor de shuttle — een unieke ophaaltijd per gast is overkill, maar een gedeelde "Shuttle vanaf de Hyatt om 17:00" met het contactnummer werkt perfect. Of gebruik unieke codes als je reispartner je een stapel Uber/Lyft-promoties gaf.

Het geheel leest als een conciërge-overdracht binnen de uitnodiging. Gasten zien precies wat er voor hen beschikbaar is, kunnen inline claimen/kopiëren/inwisselen, en jij krijgt terug in het dashboard te zien wat er daadwerkelijk is ingewisseld. Dit sluit natuurlijk aan op bredere event-fotodeling-workflows — gasten die zich ontzorgd voelen, delen meer.

3. Conferentie-VIP-track

Voor zakelijke events en conferenties is de toegangsregel-engine de killerfeature.

• Hoofdconferentie — openbaar, iedereen met een RSVP kan deelnemen.
• VIP-netwerkdiner (donderdag) — alleen expliciete toegang (capaciteit 50). Je verleent handmatig toegang aan specifieke gasten vanuit het tabblad Guests. Verborgen voor iedereen anders.
• Sprekersontbijt (vrijdag) — tag-afgeschermd voor speakers.
• After-hours rooftop — tag-afgeschermd voor executive-passes met een toegangscode "ROOFTOP". Zelfs gasten met de executive-tag zien de kaart pas nadat ze de code intypen in het veld "Have a code?" onderaan hun uitnodiging.

Behandelingen daarbovenop:

• "Premium hotel block" (gedeelde code) → tag out-of-town
• "Backstage pass" (beperkte hoeveelheid 25) → geen tag, wie-het-eerst-komt-het-eerst-maalt. Zodra 25 gasten geclaimd hebben, zien de overige een "Out of stock"-status.

Het dashboard toont live aantallen: hoeveel VIP-dinerplaatsen zijn ingenomen, hoeveel backstagepassen er nog zijn, wie welke claimde. CSV-export per sub-evenement voor catering-aantallen, per behandeling voor inwisseltracking.

Voor het koppelen van de juiste mensen op de conferentie zelf is onze event networking en matchmaking-feature de natuurlijke tegenhanger — sub-evenementen bepalen wie is uitgenodigd, matchmaking regelt wie er ter plekke met wie in contact komt.

4. Het surprise-event met een toegangscode

Misschien organiseren de beste vrienden van de bruid stiekem een vrijgezellenavond vóór het bruiloftsweekend. Of het bedrijf doet een verrassings-toast van de founders om middernacht na het gala. Je wilt een kleine groep uitnodigen zonder de verrassing te lekken naar de rest van de gastenlijst.

Configureer het sub-evenement als tag-afgeschermd EN met een toegangscode. De overeenkomende gasten zien een kaart op hun uitnodiging met de tekst "Have a code?" — ze typen de code, de verrassing ontgrendelt en ze kunnen RSVP'en. Iedereen anders heeft geen idee dat het bestaat. Het dashboard houdt bij wie er komt zodat je catering, vervoer en de rest kunt plannen. Zodra de verrassing is onthuld, kun je desgewenst de toegangscode verwijderen en blijft de kaart ontgrendeld.

5. Voordelen in beperkte oplage (eerste 20 krijgen een spapas)

Voor bruiloften of retreats met een wellnesscomponent wil je vaak een écht beperkte perk aanbieden — bijvoorbeeld: de spa van de locatie heeft 20 plekken die FCFS worden toegewezen.

Maak een behandeling aan met quantityTotal: 20. Gasten zien "Spa pass — first 20 claim" op hun uitnodiging met een Claim-knop. De eerste 20 die op Claim tikken, vergrendelen hun plek direct en exclusief. Daarna schakelt de knop over naar "Out of stock". Je kunt dit koppelen aan unieke-code-per-gast (elk van de 20 krijgt een eigen boekingscode) of aan gedeelde boekingsinstructies.

Race conditions worden server-side afgehandeld met een transactieslot op de treatment-rij, dus zelfs als honderd gasten tegelijk op Claim tikken, heb je precies 20 winnaars — geen overboeking, geen handmatige reconciliatie.

Zo blijft het overzichtelijk voor gasten

Drie ontwerpkeuzes houden de ervaring gefocust:

1. Sub-evenementen en behandelingen blijven verborgen tot de hoofd-RSVP is geaccepteerd. De eerste indruk is het hoofdevenement. Zodra een gast op Accepteren tikt, verschijnt de nieuwe sectie met een subtiele vervolgmelding: "We hebben ook 2 extra sub-evenementen en 1 speciale perk voor je ontgrendeld — scrol omlaag om ze te bekijken." Gasten zonder extra's toegewezen zien de melding nooit.

2. De limiet voor groepsgrootte volgt wat daadwerkelijk is bevestigd. Als de hoofd-RSVP 3 personen uitnodigde maar de gast er slechts 2 bevestigde, is de limiet bij sub-evenementen ook 2. Je kunt geen niet-bestaande introducé meenemen naar de afterparty die je niet naar de bruiloft meenam. Dezelfde logica geldt voor behandelingen — VIP-loungetoegang voor 2 van 4 gezinsleden werkt zoals verwacht.

3. Namen worden vastgelegd en zijn exporteerbaar. Wanneer een gast een sub-evenement accepteert, wordt om de namen van elke deelnemer gevraagd. Als je gastnamen verzamelen bij de hoofd-RSVP aanzette, zijn die namen vooraf ingevuld en bewerkbaar. Behandelingsclaims hebben een "Applies to: ☑ Alice ☑ Bob ☐ Carol"-kiezer zodat de gast kan aangeven welke partyleden door de perk worden gedekt. Alles exporteert als CSV met puntkomma-scheiding, klaar voor Excel — inclusief unieke codes, inwisselstatus en deelnemersnamen per sub-evenement of per behandeling.

De dashboard-ervaring

In het dashboard staat het nieuwe tabblad precies tussen Tables en SMS. De interface bestaat uit twee gestapelde panelen:

• Sub-events — kaartgrid met de fotominiatuur, statuslabel en een live capaciteits-voortgangsbalk. Klik op een kaart om de editorlade te openen.
• Special treatments — gegroepeerd per categorie, met hetzelfde ladepatroon. De editor past zijn velden aan op basis van het type dat je kiest — Lodging toont "Provider", "Group code", "Booking URL"; Allowance toont "Monetary value", "Currency", "Redemption URL"; enzovoort.

Voor behandelingen met unieke codes heeft de lade een ingebouwde codepoolmanager — plak een CSV, sleep een bestand, of klik op "Generate 25 codes" om Fotify ze voor je te laten maken. Zodra een gast claimt, wordt atomair één code uit de pool gehaald.

Live-responstellingen verschijnen in elke editor zodat je in één oogopslag ziet hoeveel mensen een sub-evenement hebben geaccepteerd, geweigerd of op de wachtlijst staan — en hoeveel behandelingsclaims zijn ingewisseld. Elk paneel heeft een knop "Export CSV" direct naast die tellers.

Premiumfunctie, klaar voor productie

Sub-evenementen en speciale behandelingen maken deel uit van het premiumfunctiepakket van Fotify. Ze zijn beschikbaar voor:

• Betaalde events (elk event gekocht met credits)
• Abonnementsevents die onder een actief organisator- of teamabonnement vallen

Is je event nog niet geautoriseerd, dan toont het tabblad een upgradekaart met een pad in één tik om het te activeren. Zie onze prijspagina voor de huidige tiers — hetzelfde plan dat de premium uitnodigingssjablonen (Atelier, Cinematic, Marigold, Vesper, Linen) ontgrendelt, dekt ook sub-evenementen.

De vijf premiumsjablonen worden al geleverd met on-brand styling voor de nieuwe secties — folieranden rond behandelingen in Atelier, ticketstubs in Cinematic, afgeronde pillen in Marigold en Vesper, hairline-rectangles in Linen — zo blijft de ervaring consistent of je nu de standaardkit of een betaalde design gebruikt.

Aan de slag

Als je al een Fotify-event met RSVP draait:

1. Open je event op dashboard.fotify.app
2. Klik op RSVP in de zijbalk
3. Open het tabblad Sub-events & VIP (dat met de Beta-badge)
4. Voeg je eerste sub-evenement toe — geef het een naam, datum, locatie en toegangsregel
5. Voeg optioneel behandelingen toe voor de perks die je hebt geregeld

Ons stap-voor-stap-hulpartikel loopt elk veld door. Heb je nog geen event, maak er in een paar minuten eentje aan — de gratis laag dekt de basis en de premiumlaag ontgrendelt de multi-track-flow zoals hierboven beschreven.

Plan je een bruiloft en wil je het volledige plaatje, begin dan met de 10 beste apps om bruiloftsfoto's te delen in 2026 om te zien hoe foto en RSVP samenkomen. Voor feestjes, conferenties en zakelijke events zie event-fotodeling voor de bredere featuremap.

Wat er hierna komt

We shippen in beta zodat we snel kunnen itereren. Op de directe roadmap:

• Herinneringen per sub-evenement gekoppeld aan de bestaande e-mail/SMS-planning
• QR-check-in per sub-evenement — beveiliger scant dezelfde QR voor sub-evenement-specifieke aanwezigheid
• Bulk-UI voor toewijzing van behandelingen vanuit het tabblad Guests (de API ondersteunt dit al)
• Marketplace-integraties — kant-en-klare behandelingssjablonen met hotel-/vervoerspartners

Heb je een event in aantocht dat sub-evenementen of behandelingen nodig heeft? We horen graag hoe jij ze zou gebruiken. Neem contact op via de chatwidget in het dashboard, of begin gewoon met bouwen — we lezen elk stuk betafeedback.